JP5610524B2 - 文書の優先度を決定する方法、プログラム及び装置 - Google Patents

文書の優先度を決定する方法、プログラム及び装置 Download PDF

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Description

本発明は、文書のスキャン優先度を決定する方法、プログラム及び装置に関する。
従来、コンピュータ内の文書ファイルに関して、その情報の機密性を判断し、開示先を限定するための機密ラベルを設定することが行われてきた。ところが、例えば、管理者等により機密ラベルが指定される場合には、主観に左右されて判定にばらつきが生じやすい。また、設定された機密ラベルを適切なタイミングで更新することは難しい。そこで、文書ファイルの機密性を自動的に判断して機密ラベルを設定することが望まれる。
このような状況において、例えば、特許文献1及び特許文献2には、ファイル毎のオープン回数等の統計値に応じて重要度を算出することが示されている。また、特許文献3には、類似する文書からセキュリティ属性値を推定することが示されている。
特開2008−191812号公報 特開2008−191813号公報 特開2007−334588号公報
ところで、文書ファイルにアクセスする際には、予め機密ラベルが設定されており、速やかにアクセス制御されることが望ましい。しかしながら、対象となる文書ファイルが大量に存在する場合、これらを漏れなく処理するには長時間を要する。その結果、適切な機密ラベルに基づくアクセス制御がされない場合があった。
したがって、予め機密ラベルを設定する場合、機密ラベルの見直しを要する文書ファイルが優先して判定されるべきである。この優先度は、文書ファイルに対して刻々と変化する操作状況等の動的な情報に影響される。ところが、上述の特許文献1〜3に示されている重要度やセキュリティ属性の判定方法は、文書ファイルの静的な情報に基づいているため、優先度を適切に設定できなかった。
本発明は、複数の文書を効率的に分類するための優先度を決定できる方法、プログラム及び装置を提供することを目的とする。
本発明の第1の形態によると、複数の文書を分類する処理の優先度をコンピュータが決定する方法を提供する。コンピュータは、複数の文書それぞれに関するコンテキストを取得し、取得されたコンテキストの組合せに応じて、優先度の算出規則を定めた優先度算出ポリシーに基づいて、複数の文書それぞれの優先度を算出する。
当該方法は、文書のコンテンツに基づいて当該文書を複数種類の機密度合いに分類する処理に対して適用でき、コンテキストとして、更新頻度、作業時間、ワークフローにおける状態、稼働中プロセスの有無、ユーザ権限又はロケーションの少なくともいずれかを取得することを特徴とする。
また、本発明は別の形態として、上記の方法の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムとしても提供可能である。
さらに別の形態として、上記の方法を実行する装置(コンピュータ)としても提供可能である。
本発明によれば、コンピュータが分類対象の文書それぞれのコンテキストを解析し、このコンテキストの組合せに応じて、所定の算出規則により分類処理の優先度を算出できる。したがって、分類の必要性が高い文書を優先して、多数の文書を効率的に分類できる。
本実施形態に係る文書管理装置の全体構成を示すブロック図である。 本実施形態に係るポリシー判定部及びコンテキスト解析部の詳細構成を示すブロック図である。 本実施形態に係るスキャン優先度の算出例を示す図である。 本実施形態に係るスキャン優先度の算出処理を示すフローチャートである。 本実施形態に係る機密度合いのラベル付け処理を示すフローチャートである。 本実施形態に係る文書管理装置のハードウェア構成を示す図である。
以下、本発明の実施形態の一例について図を参照しながら説明する。
本実施形態では、文書の分類処理は、文書内のコンテンツに基づいて文書を複数種類の機密度合いのいずれかに分類し、対応する機密ラベルを付与する処理として説明する。
図1は、本実施形態に係る文書管理装置1の全体構成を示すブロック図である。
文書管理装置1は、操作検出部11と、ポリシー判定部12と、コンテンツ抽出部13と、取得手段としてのコンテキスト解析部14と、ポリシー参照部15と、アクセス制御部16と、コンテンツ表示制御部17と、コンテンツ変更部18とを備える。
操作検出部11は、アプリケーション・ソフトウェア等におけるユーザ操作を検出し、この操作の対象である文書の機密ラベル及び操作の可否を、ポリシー判定部12へ問合せる。
ポリシー判定部12は、コンテンツ抽出部13から得られる文書のコンテンツ、及びコンテキスト解析部から得られる文書のコンテキスト等を、ポリシー参照部15から得られる各種ポリシーと照合する。そして、ポリシー判定部12は、この文書の機密ラベルを判定すると共に、操作検出部11により検出されたユーザ操作が許可されるか否かを判定する。
ここで、ポリシー判定部12は、コンテンツに基づいて文書に機密ラベルを付与するが、本実施形態では、操作検出時の処理負荷を低減させるために、予め複数の文書をスキャンして機密ラベルを付与しておく。なお、ポリシー判定部12は、対象の文書に機密ラベルが付与されていない、又は付与された日時が所定以上に古い場合には、この文書に対する操作が検出された時点で機密ラベルを判定してもよい。
コンテンツ抽出部13は、機密ラベルの判定に用いられる文書ファイルや印刷コマンド、メモリや画面表示内容等のコンテンツを抽出し、ポリシー判定部12へ提供する。
コンテキスト解析部14は、文書に関する種々のコンテキスト及び関連情報を取得する。本実施形態において、コンテキストとは、文書ファイルに対して刻々と変化する操作状況等の動的な情報である。具体的には、コンテキスト解析部14は、例えば、更新頻度、作業時間、ワークフローにおける状態、稼働中プロセスの有無、ユーザ権限、作業ロケーション等を取得する。さらに、コンテキスト解析部14は、コンテキストの関連情報として、例えば、ディレクトリ名、ファイル名、更新日時、メタデータ等のファイル情報を取得する。
ポリシー参照部15は、企業ポリシー・データベース(DB)を参照し、コンテンツに基づく機密ラベルの付与ルールが規定されたラベル付けポリシー、機密ラベルに応じて施行される制御内容が規定された強制施行ポリシー、及び機密ラベルを付与する文書のスキャン優先度を算出するための優先度算出ポリシーを抽出する。抽出された各種ポリシーは、ポリシー判定部12へ通知される。
アクセス制御部16は、ポリシー判定部12の判定結果に基づいて、操作検出部11により検出された操作を許可又は拒否する。
コンテンツ表示制御部17は、ポリシー判定部12の判定結果に基づいて、コンテンツの表示内容を制御する。具体的には、コンテンツ表示制御部17は、例えば、コンテンツの一部又は全部を非表示にしたり、マスク処理したり、機密情報であることを示すヘッダ又はフッタ等を表示したりする。
コンテンツ変更部18は、ポリシー判定部12の判定結果に基づいて、コンテンツの内容(文書ファイルデータ)を更新する。具体的には、コンテンツ変更部18は、例えば、コンテンツの一部又は全部を恒久的に変更したり、ヘッダやフッタ等に機密ラベルを示す情報を埋め込んだりする。
このように、アクセス制御部16、コンテンツ表示制御部17及びコンテンツ変更部18は、ラベル付けポリシーに従って文書に付与された機密ラベルに応じて、強制施行ポリシーに従った制御を行う。
図2は、本実施形態に係るポリシー判定部12及びコンテキスト解析部14の詳細構成を示すブロック図である。
ポリシー判定部12は、ラベル付けポリシー判定部121と、強制施行ポリシー判定部122と、算出手段としての優先度算出部123とを備える。また、コンテキスト解析部14は、アプリケーション情報参照部141と、リソース情報参照部142とを備える。
ラベル付けポリシー判定部121は、ポリシー参照部15から最新のラベル付けポリシーを取得し、コンテンツ抽出部13で抽出される文書のコンテンツと照合して、この文書の機密ラベルを判定する。この判定処理は、後述の優先度算出部123により設定された優先度に応じて、即時、文書管理装置1のアイドル中、又は予定時刻等、所定のタイミングで予め実行され、管理対象の複数の文書に対して機密ラベルが付与される。また、ラベル付けポリシー判定部121は、判定した機密ラベルを文書と関連付けて記憶する。
強制施行ポリシー判定部122は、ポリシー参照部15から最新の強制施行ポリシーを取得し、文書の機密ラベルに対応する制御内容を判定する。このとき、強制施行ポリシー判定部122は、強制施行ポリシーに規定された判定ロジックに応じて、必要であれば、コンテンツ抽出部13又はコンテキスト解析部14から、コンテンツやファイル情報を取得し、制御内容を判定する。
優先度算出部123は、ポリシー参照部15から最新の優先度算出ポリシーを取得し、ラベル付けポリシー判定部121が機密ラベルを判定する処理における文書毎のスキャン優先度を設定し、各文書をスキャン優先度それぞれに対応したキューへ格納する。具体的には、優先度算出部123は、対象の文書に関してコンテキスト解析部14により取得されるコンテキストの組合せに応じて、優先度算出ポリシーに従ってスキャン優先度を算出する。そして、ラベル付けポリシー判定部121は、各キューに格納されている文書に対して、スキャン優先度に対応する所定のタイミングで機密ラベルを付与する。
アプリケーション情報参照部141は、所定のアプリケーション・プログラムにより、文書に関する種々のコンテキストを取得する。本実施形態において、コンテキストとは、文書ファイルに対して刻々と変化する操作状況等の動的な情報である。具体的には、アプリケーション情報参照部141は、例えば、ECM(Enterprise Content Management)ツールのうち、プロセスエンジンの情報を参照するアプリケーション・プログラムからワークフローにおける状態を、コンテントエンジンの情報を参照するアプリケーション・プログラムから文書の更新頻度や、作業時間としての文書ファイルを開いていた時間を取得する。
リソース情報参照部142は、プロセスやネットワーク等の各種リソース情報から、文書に関する種々のコンテキストを取得する。具体的には、リソース情報参照部142は、例えば、文書にアクセス可能な稼働中プロセスの有無、アクセス権限を定めたユーザロール、社内又は社外等の作業ロケーションを取得する。
また、リソース情報参照部142は、コンテキストと組み合わせて、強制施行ポリシーで参照されるファイル情報も取得する。ファイル情報とは、例えば、ディレクトリ名、ファイル名、更新日時、メタデータ等である。これにより、例えば、あるプロセスが稼働している場合に、特定のファイル名の文書ファイルは外付けメモリへのコピーを禁止する等の強制施行ポリシーが実現される。
図3は、本実施形態に係るスキャン優先度の算出例を示す図である。
この算出例では、ECM Process Engineから得られるワークフローの状態と、ECM Content Engineから得られる更新頻度(過去1ヶ月の更新回数)とに基づいて、3種類(High、Middle、Low)のスキャン優先度が算出される。
3つの文書ファイル(「aaa.txt」、「bbb.doc」、「ccc.pdf」)に関して、コンテキスト(ワークフローの状態、更新頻度)が取得され、優先度算出ポリシーに従った所定の算出ルールにより、これらの組合せに基づいたスキャン優先度が算出される。
スキャン優先度が高く(High)設定された文書ファイル「bbb.doc」は、即座にラベル付け処理が実行されるキュー(Immediate Scan Queue)に格納される。スキャン優先度が中程度(Middle)に設定された文書ファイル「ccc.pdf」は、緊急ではないが所定のタイミング(例えば、アイドル発生等の契機)でラベル付け処理が実行されるキュー(Middle Scan Queue)に格納される。また、スキャン優先度が低く(Low)設定された文書ファイル「aaa.txt」は、バッチ処理により所定の時刻にラベル付け処理が実行されるキュー(Batch Scan Queue)に格納される。
このように、各文書は、優先度算出ポリシーに従ってスキャン優先度が算出されると、ラベル付け処理の実行契機が異なることで実行タイミング(例えば、処理実行までの時間、実行頻度)が異なる複数のキューに振り分けられ、機密ラベルの見直しが必要な文書から優先的にラベル付け処理が実行される。
図4は、本実施形態に係るスキャン優先度の算出処理を示すフローチャートである。
ステップS1において、優先度算出部123は、機密ラベルを付与する対象である文書ファイルを1つ選択する。
ステップS2において、優先度算出部123は、ステップS1で選択された文書ファイルに関して、コンテキスト解析部14によりコンテキストを解析させ、優先度算出ポリシーが参照するコンテキストの組合せを取得する。
ステップS3において、優先度算出部123は、ステップS2で取得したコンテキストの組合せに基づいて、優先度算出ポリシーに従ってスキャン優先度を算出する。
ステップS4において、優先度算出部123は、ステップS3で算出されたスキャン優先度に応じて、スキャン優先度毎に設けられているキューのいずれかに対象の文書ファイルを格納する。
ステップS5において、優先度算出部123は、機密ラベルを付与する対象である文書ファイルを全て処理し、スキャン優先度を設定したか否かを判定する。優先度算出部123は、この判定がYESの場合、処理を終了し、判定がNOの場合、処理をステップS1に戻して別の文書ファイルのスキャン優先度を設定する。
図5は、本実施形態に係る機密度合いのラベル付け処理を示すフローチャートである。
本処理は、スキャン優先度毎のキューに対して、それぞれ所定のタイミングで実行される。
ステップS11において、ラベル付けポリシー判定部121は、所定のキューから対象の文書ファイルを1つ取り出す。
ステップS12において、ラベル付けポリシー判定部121は、ポリシー参照部15を介して取得したラベル付けポリシーに従って、ステップS11で取り出した文書ファイルに関して、ラベル付けの基準となるコンテンツであるファイルデータを抽出する。
ステップS13において、ラベル付けポリシー判定部121は、ステップS12で抽出したファイルデータを解析し、ラベル付けポリシーに従った機密ラベルを対象の文書ファイルへ付与する。
ステップS14において、ラベル付けポリシー判定部121は、キュー内の全ての文書ファイルを処理し、機密ラベルを付与したか否かを判定する。ラベル付けポリシー判定部121は、この判定がYESの場合、処理を終了し、判定がNOの場合、処理をステップS11に戻して別の文書ファイルのラベル付けを行う。
以上のように、本実施形態によれば、文書管理装置1は、機密ラベルを見直すためにスキャンすべき文書のスキャン優先度を、文書のコンテキストに基づいて設定することができる。すなわち、文書管理装置1は、複数の文書を効率的に分類するためのスキャン優先度を決定できる。このことにより、多数の文書のコンテンツを解析してラベル付けするという長時間を要する処理において、文書管理装置1は、必要性の高い文書から順に効率的に処理することができる。
また、コンテキストは、文書ファイルに対して刻々と変化する操作状況等の動的な情報であるので、文書管理装置1は、スキャン優先度を動的に変化させて、状況に応じて変化するスキャンの必要性に対応できる。その結果、文書管理装置1は、文書の機密ラベルを適時に更新しておけるので、文書に対するアクセスが発生した際に、即座にアクセス制御ポリシーを適用できる。
また、文書管理装置1は、算出されたスキャン優先度に対応して、ラベル付け処理のタイミングが異なるキューのいずれかへ格納する。このことにより、各タイミングでのラベル付け処理の対象文書が明確となり、効率的に処理が実行される。
本実施形態では、スキャン優先度を、文書のコンテキストに基づいて算出したが、文書の静的情報である、ディレクトリ名、ファイル名、更新日時、メタデータ又はコンテンツの一部等を、さらに算出の基準として用いてもよい。
また、文書管理装置1は、対象の文書に対して最後にラベル付け処理が実行された日時からの経過時間が短いほど、この文書のスキャン優先度を低く算出する等、経過時間に基づいてスキャン優先度を調整してもよい。
なお、本実施形態では、文書を機密度合いにより分類するラベル付け処理について、スキャン優先度を設定したが、本発明を適用可能な文書の分類処理は、これには限られない。
最後に、ハードウェア構成について説明する。
図6は、本実施形態に係る文書管理装置1のハードウェア構成を示す図である。図6においては、文書管理装置1を情報処理装置1000とし、そのハードウェア構成を例示する。以下は、コンピュータを典型とする情報処理装置として全般的な構成を説明するが、その環境に応じて必要最小限な構成を選択できることはいうまでもない。
情報処理装置1000は、CPU(Central Processing Unit)1010、バスライン1005、通信I/F1040、メインメモリ1050、BIOS(Basic Input Output System)1060、パラレルポート1080、USBポート1090、グラフィック・コントローラ1020、VRAM1024、音声プロセッサ1030、I/Oコントローラ1070並びにキーボード及びマウス・アダプタ1100等の入力手段を備える。I/Oコントローラ1070には、フレキシブル・ディスク(FD)ドライブ1072、ハードディスク1074、光ディスク・ドライブ1076、半導体メモリ1078等の記憶手段を接続することができる。
グラフィック・コントローラ1020には、表示装置1022が接続されている。また、音声プロセッサ1030には、増幅回路1032及びスピーカ1034が接続される。
BIOS1060は、情報処理装置1000の起動時にCPU1010が実行するブートプログラムや、情報処理装置1000のハードウェアに依存するプログラム等を格納する。FDドライブ1072は、フレキシブル・ディスク1071からプログラム又はデータを読み取り、I/Oコントローラ1070を介してメインメモリ1050又はハードディスク1074に提供する。
光ディスク・ドライブ1076としては、例えば、DVD−ROMドライブ、CD−ROMドライブ、DVD−RAMドライブ、BD(Blu−ray Disc)ドライブ等を使用することができる。この際は各ドライブに対応した光ディスク1077を使用する必要がある。光ディスク・ドライブ1076は光ディスク1077からプログラム又はデータを読み取り、I/Oコントローラ1070を介してメインメモリ1050又はハードディスク1074に提供することもできる。
情報処理装置1000に提供されるコンピュータ・プログラムは、フレキシブル・ディスク1071、光ディスク1077又はメモリカード等の記録媒体に格納されて利用者によって提供される。このコンピュータ・プログラムは、I/Oコントローラ1070を介して、記録媒体から読み出され、又は通信I/F1040を介してダウンロードされることによって、情報処理装置1000にインストールされ実行される。コンピュータ・プログラムが情報処理装置に働きかけて行わせる動作は、既に説明した装置における動作と同一であるので省略する。
前述のコンピュータ・プログラムは、外部の記憶媒体に格納されてもよい。記憶媒体としてはフレキシブル・ディスク1071、光ディスク1077又はメモリカードの他に、MD等の光磁気記録媒体、テープ媒体を用いることができる。また、専用通信回線やインターネットに接続されたサーバシステムに設けたハードディスク又は光ディスク・ライブラリ等の記憶装置を記録媒体として使用し、通信回線を介してコンピュータ・プログラムを情報処理装置1000に提供してもよい。
以上の例は、情報処理装置1000について主に説明したが、コンピュータに、情報処理装置で説明した機能を有するプログラムをインストールして、そのコンピュータを情報処理装置として動作させることにより上記で説明した情報処理装置と同様な機能を実現することができる。したがって、本発明において1つの実施形態として説明した情報処理装置は、方法及びそのコンピュータ・プログラムによっても実現可能である。
本装置は、ハードウェア、ソフトウェア又はハードウェア及びソフトウェアの組み合わせとして実現可能である。ハードウェアとソフトウェアの組み合わせによる実施では、所定のプログラムを有するコンピュータ・システムでの実施が典型的な例として挙げられる。係る場合、該所定のプログラムが該コンピュータ・システムにロードされ実行されることにより、該プログラムは、コンピュータ・システムに本発明に係る処理を実行させる。このプログラムは、任意の言語、コード又は表記によって表現可能な命令群から構成される。そのような命令群は、システムが特定の機能を直接実行すること、又は(1)他の言語、コード、もしくは表記への変換、(2)他の媒体への複製、のいずれか一方もしくは双方が行われた後に、実行することを可能にするものである。もちろん、本発明は、そのようなプログラム自体のみならず、プログラムを記録した媒体を含むプログラム製品もその範囲に含むものである。本発明の機能を実行するためのプログラムは、フレキシブル・ディスク、MO、CD−ROM、DVD、ハードディスク装置、ROM、RAM、M−RAM(Magnetoresistive RAM)、フラッシュメモリ等の任意のコンピュータ可読媒体に格納することができる。係るプログラムは、コンピュータ可読媒体への格納のために、通信回線で接続する他のコンピュータ・システムからダウンロードしたり、他の媒体から複製したりすることができる。また、係るプログラムは、圧縮し、又は複数に分割して、単一又は複数の記録媒体に格納することもできる。
以上、本発明を実施形態に則して説明したが、本発明は上述した実施形態に限るものではない。また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、実施形態に記載されたものに限定されるものではない。
1 文書管理装置
11 操作検出部
12 ポリシー判定部
13 コンテンツ抽出部
14 コンテキスト解析部
15 ポリシー参照部
16 アクセス制御部
17 コンテンツ表示制御部
18 コンテンツ変更部
121 ポリシー判定部
122 強制施行ポリシー判定部
123 優先度算出部
141 アプリケーション情報参照部
142 リソース情報参照部

Claims (6)

  1. 複数の文書を分類する処理を開始する優先度をコンピュータが決定する方法であって、
    前記コンピュータの演算部が前記複数の文書それぞれに関するコンテキストを取得するステップと、
    前記演算部が前記取得されたコンテキストの組合せに応じて、記憶部に記憶され前記優先度の算出規則を定めた優先度算出ポリシーに基づいて、前記複数の文書それぞれの前記優先度を算出するステップと、
    前記演算部が前記算出された優先度に応じて、前記複数の文書を、前記分類する処理の開始タイミングが互いに異なる複数のキューのいずれかへ格納するステップと、を含む方法。
  2. 前記コンテキストは、更新頻度、作業時間、ワークフローにおける状態、稼働中プロセスの有無、ユーザ権限又はロケーションの少なくともいずれかを含む請求項1に記載の方法。
  3. 前記優先度を算出するステップにおいて、前記演算部が対象の文書に対して前記分類する処理が実行された日時からの経過時間に基づいて、当該文書の前記優先度を調整する請求項1又は請求項に記載の方法。
  4. 前記分類する処理は、文書のコンテンツに基づいて当該文書を複数種類の機密度合いに分類する処理である請求項1から請求項のいずれかに記載の方法。
  5. 請求項1から請求項のいずれかに記載の方法の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラム。
  6. 複数の文書を分類する処理を開始する優先度を決定する装置であって、
    前記複数の文書それぞれに関するコンテキストを取得する取得手段と、
    前記取得されたコンテキストの組合せに応じて、優先度の算出規則を定めた優先度算出ポリシーに基づいて、前記複数の文書それぞれの前記優先度を算出し、前記算出された優先度に応じて、前記複数の文書を、前記分類する処理の開始タイミングが互いに異なる複数のキューのいずれかへ格納する算出手段と、を備える装置。
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