JP2009199103A - ファイル管理プログラム及びファイル管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザが分類構造を作成する作業を行うことなく、ファイルの分類構造を作成する。
【解決手段】ユーザにより指定されたファイルの分類条件を受け付けるユーザ入力受付部２１と、当該ユーザによって指定された分類条件に従って、当該ユーザによって指定された分類条件に応じて、当該分類条件に合致するファイルに対する当該ユーザ用の第１の分類構造を作成すると共に、当該分類条件に合致しないファイルに対する第２の分類構造を作成する分類構造作成部２２と、作成された分類構造を保持管理する分類構造管理部２４とを有する。
【選択図】図３

Description

本発明は、ファイル管理プログラム及びファイル管理装置に関する。

文書データを電子ファイル化して管理する文書管理システムにおいて、文書をファイル属性に従って分類して管理することは、従来から行われている分類管理手法である。ユーザは、目的に応じてファイルを格納するフォルダを作成することによって分類構造を作成して、分類基準として用いるファイル属性を指定して各ファイルを分類する。

これに関連する技術として、複数の分類構造をひとつのビューでまとめて表示することによって、分類構造の乱立を防ぎ、柔軟な分類構造へのアクセスを可能とする技術が提案されている（例えば、特許文献１）。

特開２００７−１７２０４６号公報

本発明は、ユーザが分類構造を作成する作業を行うことなく、ファイルの分類構造を作成するファイル管理プログラム及びファイル管理装置を提供することを目的とする。

本発明に係るファイル管理プログラムは、コンピュータを、ユーザにより指定されたファイルの分類条件を受け付ける受付手段、当該ユーザによって指定された分類条件に応じて、当該分類条件に合致するファイルに対する当該ユーザ用の第１の分類構造を作成すると共に、当該分類条件に合致しないファイルに対する第２の分類構造を作成する作成手段、前記作成手段により作成された分類構造を保持する保持手段、として機能させる。

前記コンピュータを更に、前記作成手段により作成された分類構造のそれぞれに含まれる分類項目を区別して表示装置に表示する表示手段として機能させ、前記保持手段は、表示されている第２の分類構造の中からユーザにより選択された分類項目を、当該ユーザ用の第１の分類構造に移して保持することを特徴とする。

また、前記コンピュータを更に、前記作成手段により作成された分類構造のそれぞれに含まれる分類項目を区別して表示装置に表示する表示手段として機能させ、前記保持手段は、表示されている当該ユーザ用の第１の分類構造の中からユーザにより選択された分類項目を、第２の分類構造に移して保持することを特徴とする。

本発明に係るファイル管理装置は、ユーザにより指定されたファイルの分類条件を受け付ける受付手段と、当該ユーザによって指定された分類条件に応じて、当該分類条件に合致するファイルに対する当該ユーザ用の第１の分類構造を作成すると共に、当該分類条件に合致しないファイルに対する第２の分類構造を作成する作成手段と、前記作成手段により作成された分類構造を保持する保持手段と、を有することを特徴とする。

請求項１記載の発明によれば、ユーザが分類構造を作成する作業を行うことなく、ファイルの分類構造を作成することができる。

請求項２記載の発明によれば、コンピュータに、ユーザにより指定された分類条件に合致しないファイルを対象にした分類構造に含まれる分類項目を当該ユーザ用の分類構造に追加させることができる。

請求項３記載の発明によれば、コンピュータに、当該ユーザ用の分類構造に含まれる分類項目を当該ユーザ用の分類構造から削除させることができる。

請求項４記載の発明によれば、ユーザが分類構造を作成する作業を行うことなく、ファイルの分類構造を作成することができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

図１は、本発明に係るファイル管理装置の一実施の形態を含むシステム構成図である。図１には、分類構造を作成するユーザが使用する１または複数台のクライアント１２と、本発明の一実施の形態に係るファイル管理装置に相当するファイル管理サーバ２０とがネットワーク１４に接続された構成が示されている。

図２は、本実施の形態におけるファイル管理サーバのハードウェア構成図の例である。本実施の形態におけるファイル管理サーバ２０は、従前から存在する汎用的なサーバコンピュータのハードウェア構成で実現できる。すなわち、ファイル管理サーバ２０は、図２に示したようにＣＰＵ１、ＲＯＭ２、ＲＡＭ３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４を接続したＨＤＤコントローラ５、入力手段として設けられたマウス６とキーボード７、及び表示装置として設けられたディスプレイ８をそれぞれ接続する入出力コントローラ９、通信手段として設けられたネットワークコントローラ１０を内部バス１1に接続して構成される。なお、性能的に差異はあるかもしれないが、クライアント１２もコンピュータであることから、そのハードウェア構成は、図２と同じように図示することができる。

図３は、本実施の形態におけるファイル管理サーバ２０のブロック構成図の例である。本実施の形態におけるファイル管理サーバ２０は、ユーザ入力受付部２１、分類構造作成部２２、表示部２３、分類構造管理部２４、文書記憶部２５及び分類構造記憶部２６を有している。ユーザ入力受付部２１は、所定の表示画面からユーザにより指定された分類条件を受け付ける。分類構造作成部２２は、ユーザにより指定された分類条件に従って分類構造を作成する。表示部２３は、作成された分類構造を表示する。分類構造管理部２４は、作成された分類構造及び分類構造の変更等分類構造に関する情報を、分類構造記憶部２６を用いて保持管理する。文書記憶部２５には、ファイル管理サーバ２０が管理対象とするファイルの一例である電子文書ファイル（単に「文書」と称する）が記憶されている。文書記憶部２５に記憶されている文書は、本実施の形態における分類構造作成処理とは無関係の分類構造にて格納されている。分類構造記憶部２６には、詳細は後述するように作成された分類構造に関連する情報が記憶される。

ファイル管理サーバ２０における各構成要素２１〜２４は、ファイル管理サーバ２０に搭載されたコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、各記憶部２５，２６は、ファイル管理サーバ２０に搭載されたＨＤＤ４にて実現される。もちろん、各記憶部２５，２６は、ファイル管理サーバ２０に搭載せずに他のコンピュータに保持されている記憶手段で実現してもよい。

また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはファイル管理サーバ２０にインストールされ、ファイル管理サーバ２０のＣＰＵ１がインストールプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。

次に、本実施の形態における動作について説明する。まず、分類構造を作成する処理の例について図４に示したフローチャートを用いて説明する。

ユーザが所定の操作を行うことでクライアント１２のディスプレイ８に表示された所定の分類構造作成画面（図示せず）から分類条件を入力する。分類条件とは、分類構造作成部２２が分類構造を作成する上で必要な条件情報である。つまり、分類構造記憶部２６に記憶された文書を、何を分類基準として分類するかという条件である。例えば、文書の作成者、作成日、名称等のファイル属性が分類条件としてユーザに指定させてもよい。作成者が指定されれば、文書をユーザ毎に分類した分類構造が作成されることになるが、ユーザは、どの作成者の文書について分類構造を作成するか、という分類範囲を指定することができる。例えば、作成者Ａ，Ｂ，Ｃの３人を分類範囲と指定した場合には、その３人が作成した文書が分類の対象となる。なお、ユーザは、作成者Ａ，Ｂ，Ｃそれぞれが作成した文書を分類して格納するためのフォルダ名を所定の画面から入力指定できるようにしてもよい。また、文書のファイル属性以外に文書内に記述されたデータ値等文書に記載された内容が分類条件としてユーザに指定させてもよい。分類条件としては、これらの例に限らず、文書の分類基準となりうるあらゆる項目を分類条件として指定できるようにしてもよい。

更に、分類条件と指定される分類項目が数値などの範囲指定が可能な場合、分類範囲及び分類する刻み幅を分類条件として指定させることも可能である。事業年度という分類範囲と月単位という刻み幅とが分類条件として指定されれば、指定された事業年度の帳票（文書）を月毎に分類するための分類構造が作成されることになる。更に、階層構造が形成された分類構造を作成したい場合、フォルダの階層関係を指定させてもよい。

以上のような分類条件がユーザにより指定されると、その入力された分類条件に関する情報がファイル管理サーバ２０へ送られる。ユーザ入力受付部２１がクライアント１２から送られてきた分類条件に関する情報を受け付けると（ステップ１０１）、分類構造作成部２２は、次のようにして分類構造を作成する（ステップ１０２）。

すなわち、例えば、分類条件として作成者Ａ，Ｂ，Ｄを識別しうるユーザＩＤが指定されていた場合、分類構造作成部２２は、その分類条件に従い作成者Ａ，Ｂ，Ｄが作成した文書を分類して格納するためのフォルダを、それぞれ指定された名称で作成し、そして文書記憶部２５に記憶されている文書のファイル属性を参照し、作成者がユーザＡ，ＢまたはＣである文書を取り出し、対応するフォルダに格納する。以上のようにして、分類構造作成部２２は、ユーザにより指定された分類条件に従い当該ユーザ用の分類構造を作成する。

ところで、文書の作成者がユーザＡ，Ｂ，Ｃの３人だけであれば、文書記憶部２５に記憶されている文書は、いずれかのフォルダに分類されることになるが、その他のユーザによって文書が作成されている場合は、分類されていない文書が存在することになる。

そこで、本実施の形態における分類構造作成部２２は、分類されていない文書が存在する場合（ステップ１０３でＹ）、ユーザにより分類条件として指定された作成者というファイル属性を参照して、ユーザＡ，Ｂ，Ｃと同様にその他の作成者に対応したフォルダを作成し、その他の作成者が作成した文書を取り出し、対応するフォルダに格納する。つまり、分類構造作成部２２は、ユーザにより指定されなかったことにより分類範囲に含まれなかった文書も、指定された文書と同様に分類できるように分類構造を作成する（ステップ１０４）。なお、ユーザにより指定された分類範囲以外の文書を分類するために作成された分類構造を「追加分類構造」と称することにする。

更に、分類範囲と共に分類する刻み幅が分類条件として指定されていた場合（ステップ１０５でＹ）、指定されていた以外の刻み幅で文書が格納できるようにフォルダを作成し、当該刻み幅の範囲に含まれる文書を、対応するフォルダに格納する。つまり、分類構造作成部２２は、ユーザにより指定されなかった刻み幅で、文書を分類できるように分類構造を作成する（ステップ１０６）。前述したステップ１０４及びステップ１０６における分類構造の作成は、ユーザにより指定された分類条件に従い、ユーザにより要求されていない分類範囲若しくは刻み幅で、ユーザに要求されることなく分類構造をバックグラウンドで自動作成することになる。分類構造作成部２２は、以上のようにして作成した分類構造を分類構造記憶部２６に保存する（ステップ１０７）。

図５は、分類構造記憶部２６にて保存される分類構造設定テーブルのデータ構成例を示した図であり、図６は、分類構造記憶部２６にて保存されるアクセス権設定テーブルのデータ構成例を示した図である。分類構造作成部２２は、作成した分類構造に関連する情報をこれらの各テーブルに設定登録することになる。分類構造設定テーブルには、作成された分類構造に含まれる分類項目に相当するフォルダの名称と、当該フォルダに格納された文書に対してアクセス可能なユーザを特定するために設定されたアクセス権設定情報のアクセスＩＤと、当該フォルダに格納される文書の条件とが、対応付けして設定される。アクセス権設定テーブルには、アクセスＩＤと、アクセス権設定情報と、が対応付けして設定される。アクセスＩＤによって各テーブルは関連付けられている。これにより、分類条件に従って作成された各フォルダに対してアクセス可能なユーザが特定される。

なお、分類構造設定テーブルは、新たな分類条件が指定されるたびに１つ作成される。例えば、分類条件として作成者が指定された場合には、この作成者という分類条件毎に分類構造設定テーブルが作成される。例えば、図５に示した例によると、フォルダ“Ａ”に割り当てられたアクセスＩＤ“Ａ００１”には、“ＵＳＥＲＡのみ参照可”というアクセス権設定情報が設定されていることからＵＳＥＲＡ用の分類構造のみにフォルダ“Ａ”が含まれていることがわかる。他のユーザにとってみれば、フォルダ“Ａ”は追加分類構造に含まれていることがわかる。

本実施の形態では、以上説明したように分類条件毎にアクセス権設定テーブルを設定するように構成したが、例えば文書に対してアクセスを行うユーザ毎に設定するなど、分類構造記憶部２６に記憶されるテーブルの構成は上記例に限定されない。

図７は、本実施の形態における分類構造作成処理により作成された分類構造の例を示した概念図である。図７において、一点鎖線３１で囲ったフォルダは、ユーザにより指定された分類条件に合致する当該ユーザ用の分類構造に含まれる分類項目に該当し、それ以外のフォルダは、ユーザにより指定された分類条件に合致しなかったが、分類構造作成部２２が自動作成したことにより形成された分類構造、すなわち追加分類構造に含まれる分類項目に該当する。なお、図７は、分類構造を概念的に表現したときの図であって、実際には当該ユーザ用の分類構造と追加分類構造とは、別のルートフォルダから派生したフォルダとして保持管理するようにしてもよい。

図８は、上記分類構造作成処理にて作成された分類構造をディスプレイ８に表示したときの画面表示例を示した図である。図８に示した分類構造表示画面は、分類構造の階層関係構造を表示する表示領域３２と、当該ユーザの分類構造に含まれている分類項目を表示する表示領域３３と、当該ユーザにおける追加分類構造に含まれている分類項目を表示する表示領域３４と、で構成される。図８に示した表示例では、当該ユーザの分類構造及び追加分類構造それぞれに含まれる分類項目を表示領域３３，３４に分けて表示するようにしたので、フォルダ名“Ａ”，“Ｂ”，“Ｄ”のフォルダが当該ユーザの分類構造に含まれ、フォルダ名“Ｃ”，“Ｅ”のフォルダが追加分類構造に含まれていることがわかる。

続いて、分類構造を変更する処理の例について図９に示したフローチャートを用いて説明する。

ユーザが当該ユーザ用の分類構造に追加したい分類項目がある場合、クライアント１２のディスプレイ８に図８に示した分類構造表示画面を表示させる。そして、その画面の表示領域３４に表示されている分類項目の中から追加したい分類項目に対応したいずれかのチェックボックス３５にチェックを入れることで選択した後、追加ボタン３７を選択する。なお、複数の分類項目を選択してもよい。追加ボタン３６が選択されると、ユーザ入力受付部２１がユーザにより選択された機能と分類項目とを受け付ける（ステップ１１１）。受け付けられた機能がこの例のように追加機能である場合（ステップ１１２でＹ）、分類構造管理部２４は、ユーザにより選択された分類項目を追加分類構造から当該ユーザの分類構造に移して管理することにする（ステップ１１３）。具体的には、当該フォルダのアクセス権設定情報を更新し、当該ユーザによる当該フォルダへのアクセスを可能にする。

また、ユーザが当該ユーザ用の分類構造から削除したい分類項目がある場合、クライアント１２のディスプレイ８に図８に示した分類構造表示画面を表示させる。そして、その画面の表示領域３３に表示されている分類項目の中から削除したい分類項目に対応したいずれかのチェックボックス３７にチェックを入れることで選択した後、削除ボタン３８を選択する。なお、複数の分類項目を選択してもよい。削除ボタン３８が選択されると、ユーザ入力受付部２１がユーザにより選択された機能と分類項目とを受け付ける（ステップ１１１）。受け付けられた機能が削除機能である場合（ステップ１１２でＮ，ステップ１１４でＹ）、分類構造管理部２４は、ユーザにより選択された分類項目を当該ユーザの分類構造から追加分類構造に移して管理することにする（ステップ１１５）。具体的には、当該フォルダのアクセス権設定情報を更新し、当該ユーザによる当該フォルダへのアクセスを不可にする。

また、ユーザが作成済みの分類構造とは異なる分類構造を新たに作成し直したい場合、クライアント１２のディスプレイ８に図８に示した分類構造表示画面を表示させる。そして、その画面の表示領域３４に表示されている条件作成ボタン３９を選択する。条件作成ボタン３９が選択されると、ユーザ入力受付部２１がユーザにより選択された機能と分類項目とを受け付ける（ステップ１１１）。受け付けられた機能が削除機能である場合（ステップ１１２，１１４でＮ，ステップ１１６でＹ）、分類構造管理部２４は、分類構造作成部２２を呼び出し、前述した分類構造作成処理を実行させる（ステップ１１７）。分類構造作成処理については、説明したとおりなので説明を省略する。

図８に例示した分類構造表示画面から把握できる分類構造の状態からフォルダＢが当該ユーザの分類構造から削除されると共に、フォルダＣが当該ユーザの分類構造に追加されたことによって更新された分類構造表示画面の表示例を図１０に示す。また、変更後における分類構造の例を示した概念図を図１１に示す。

図１２は、本実施の形態において作成した他の分類構造を表示する分類構造表示画面の表示例を示した図である。

図１２に示した例では、文書に記載された売上データを参照して、売上データを１００の刻みで分類した場合であって、分類構造作成処理においてユーザにより指定されたのと異なる刻み幅にて分類構造を別途作成した場合である。ユーザは、売上データに基づき１００の刻みで文書を分類したが、例えば、フォルダに数多くの文書が格納されていた場合、効果的に分類するために刻み幅を小さくする。あるいは、フォルダに数少ない文書しか格納されていなかった場合、効果的に分類するために刻み幅を大きくする。

本実施の形態では、以上説明したとおりであるが、作成した分類構造を以下のように活用することができる。

例えば、ユーザ毎に分類構造を作成することができるが、アクセス権設定情報を解析することにより同様の分類構造を作成したユーザをグルーピングすることができる。同様のというのは、当該ユーザ用の分類構造のうち、例えば９０％が同一であるユーザを抽出する。このようにグルーピングされたユーザ若しくはこれから分類構造を作成しようとするユーザに対し、分類構造に含まれる分類項目の異同を提示することで分類構造のカスタマイズを支援する。

また、上記説明では、分類構造表示画面を表示された条件作成ボタン３９を選択することで分類構造を新たに作成し直すようにしたが、一ユーザが複数の分類構造にて文書を分類できるようにしてもよい。これにより、複数の分類構造を切り替えて利用したり、変更前の分類構造のバックアップを取ることも可能になる。また、最初に作成した分類構造を初期設定として保存しておき、所定の操作によりいつでも初期設定の状態に戻せるようにしてもよい。

本発明に係るファイル管理装置の一実施の形態を含むシステム構成図である。 本実施の形態におけるファイル管理サーバのハードウェア構成図の例である。 本実施の形態におけるファイル管理サーバのブロック構成図の例である。 本実施の形態における分類構造作成処理の例を示したフローチャートである。 本実施の形態における分類構造設定テーブルのデータ構成例を示した図である。 本実施の形態におけるアクセス権設定テーブルのデータ構成例を示した図である。 本実施の形態における分類構造作成処理により作成された分類構造の例を示した概念図である。 本実施の形態において作成した分類構造を表示する分類構造表示画面の表示例を示した図である。 本実施の形態における分類構造変更処理の例を示したフローチャートである。 本実施の形態において変更後の分類構造を表示する分類構造表示画面の表示例を示した図である。 本実施の形態において変更後の分類構造の例を示した概念図である。 本実施の形態において作成した他の分類構造を表示する分類構造表示画面の表示例を示した図である。

符号の説明

１ ＣＰＵ、２ ＲＯＭ、３ ＲＡＭ、４ ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、５ ＨＤＤコントローラ、６ マウス、７ キーボード、８ ディスプレイ、９ 入出力コントローラ、１０ ネットワークコントローラ、１１ 内部バス、１２ クライアント、１４ ネットワーク、２０ ファイル管理サーバ、２１ ユーザ入力受付部、２２ 分類構造作成部、２３ 表示部、２４ 分類構造管理部、２５ 文書記憶部、２６ 分類構造記憶部。

Claims (4)

1. コンピュータを、
   ユーザにより指定されたファイルの分類条件を受け付ける受付手段、
   当該ユーザによって指定された分類条件に応じて、当該分類条件に合致するファイルに対する当該ユーザ用の第１の分類構造を作成すると共に、当該分類条件に合致しないファイルに対する第２の分類構造を作成する作成手段、
   前記作成手段により作成された分類構造を保持する保持手段、
   として機能させるためのファイル管理プログラム。
2. 請求項１記載のファイル管理プログラムにおいて、
   前記コンピュータを更に、
   前記作成手段により作成された分類構造のそれぞれに含まれる分類項目を区別して表示装置に表示する表示手段として機能させ、
   前記保持手段は、表示されている第２の分類構造の中からユーザにより選択された分類項目を、当該ユーザ用の第１の分類構造に移して保持することを特徴とするファイル管理プログラム。
3. 請求項１記載のファイル管理プログラムにおいて、
   前記コンピュータを更に、
   前記作成手段により作成された分類構造のそれぞれに含まれる分類項目を区別して表示装置に表示する表示手段として機能させ、
   前記保持手段は、表示されている当該ユーザ用の第１の分類構造の中からユーザにより選択された分類項目を、第２の分類構造に移して保持することを特徴とするファイル管理プログラム。
4. ユーザにより指定されたファイルの分類条件を受け付ける受付手段と、
   当該ユーザによって指定された分類条件に応じて、当該分類条件に合致するファイルに対する当該ユーザ用の第１の分類構造を作成すると共に、当該分類条件に合致しないファイルに対する第２の分類構造を作成する作成手段と、
   前記作成手段により作成された分類構造を保持する保持手段と、
   を有することを特徴とするファイル管理装置。

Images