CN104049921B - 一种电子文档打印管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种电子文档打印管理方法，其根据待打印文档的特定信息在特定打印机上打印相应的文档，并基于所述特定信息按照与发起打印的人员和/或设备有关的方式存储所述待打印文档的电子源文档。本发明的电子文档打印管理方法能够根据用户数据信息和待打印文档的特征信息来实现对电子文档的打印控制和文档分类，减小了人力投入，有效地控制了打印浪费，提升了文档管理的效率和准确性。本发明还适用于打印服务提供商提供规模化打印服务，减小了企业及机构用户的打印耗材和人力成本，同时避免了服务提供商访问用户的打印文档数据，也避免了打印文档打印出来后被非打印人员有意或无意取走的安全隐患，提高了打印文档数据的安全性。

Description

一种电子文档打印管理方法

技术领域

本发明涉及一种文档管理方法，尤其涉及一种电子文档打印管理方法。

背景技术

随着信息技术的快速发展，越来越多的公司及机构实现了办公自动化，通常使用电子文档进行信息交互和保存信息。在实际应用中，通常需要将电子文档打印为纸质文档，并且对打印的电子文档进行文档管理。这就引发了以下实际问题：1、电子文档管理需要考虑到多方面的信息，采用人工处理会耗费大量的时间并且容易出错。2、打印设备属于消耗品，使用成本较高，在使用过程中需要人员对其进行管理。打印服务提供商能通过为许多公司与机构提供专业打印服务来缩减打印成本，减小用户的人力与财务支出，但是在现有的打印服务方法中，打印服务提供商在记录打印数据时还能通过服务器访问用户的所打印的电子源文档，并不适应对于文档数据有较高安全需求的应用场合。

现有技术通常仅关注于电子文档的管理与打印控制，而没有实现电子文档的打印、分类管理与电子文档的安全相结合。例如，中国专利CN103294739公开了一种文档管理服务器、文档管理装置、文档管理系统及方法，该技术方案能实现电子文档的有效管理，但是未涉及电子文档的打印管理技术。中国专利CN101841621公开了一种打印管理设备和打印管理方法，该技术方案能实现移动终端与打印设备的交互，但是未解决打印电子文档的管理和文档安全问题。中国专利CN102541482公开了一种文档打印管控与文档溯源追踪的方法和系统，该技术方案实现了对打印过程的管控和文档溯源及内容审计，但是并没有涉及打印电子文档的管理，并且该技术方案不适合大范围的应用场合。

发明内容

针对现有技术存在的若干缺陷，本发明提供了一种电子文档打印管理方法，其特征在于，根据待打印文档的特定信息在特定打印机上打印相应的文档，并基于所述特定信息按照与发起打印的人员和/或设备有关的方式存储所述待打印文档的电子源文档。

根据一个优选实施方式，用于存储电子源文档的文件服务器与用于控制打印的打印分析模块采取有线/无线的方式彼此连接，使得所述打印分析模块能够基于所述文件服务器中存储的数据库执行文档打印控制和打印计数任务；

所述文件服务器与操作设备之间具有有线和/或无线连接，并且所述文件服务器基于用户的特征信息预存有所述用户的分类数据和权重数据，使得所述文件服务器能根据用户通过所述操作设备发送的打印请求提取发起打印人员的分类数据、权重数据以及待打印文档的特定信息；

所述打印分析模块通过有线和/或无线连接的方式连接打印机，使得所述打印分析模块能够根据所述文件服务器发送来的所述分类数据、权重数据和/或所述特定信息控制特定打印机的动作，并且将电子源文档存储至所述文件服务器上的数据库中；

所述打印分析模块还与提供打印服务的提供商服务器之间有无线/有线连接，从而使所述打印分析模块能将打印计数信息和服务信息发送至所述提供商服务器上。

根据一个优选实施方式，所述方法包括下列步骤：

S1)文件服务器根据用户的特征信息对用户进行分类并计算用户的权重，然后将所述用户的分类数据和权重数据存储至数据库中；

S2)用户通过操作设备上的客户端向所述文件服务器发送打印请求，所述文件服务器基于所述打印请求提取分析基础数据并将其发送至打印分析模块；

S3)所述打印分析模块根据所述分析基础数据判定是否对所述待打印文档执行打印操作；

S4)在所述打印分析模块确定执行打印操作后，所述打印分析模块根据所述分析基础数据将所述待打印文档发送至特定的打印机上并将所述特定打印机的位置信息通过客户端发送至发起打印人员的操作设备上；

S5)所述打印分析模块基于所述分析基础数据将所述待打印文档的电子源文档存储至所述文件服务器上的数据库中，所述特定打印机打印所述待打印文档，所述打印分析模块记录打印文档的计数信息，并且将所述计数信息和服务信息发送至服务提供商的服务器上。

根据一个优选实施方式，步骤S1包括：

S1.1)所述文件服务器根据用户的所在部门、职位、密码、磁卡、生物特征识别码、NFC芯片和/或RFID标签进行分类并计算用户权重；

S1.2)所述文件服务器将所述分类数据和所述权重数据存储至数据库中；

S1.3)当有新用户加入或者原用户的信息发生变化时，所述文件服务器对用户重新分类、计算其权重并存储其分类数据和权重数据；

步骤S2包括：

S2.1)用户通过电脑客户端、运行在安卓系统、Windows Phone系统或IOS系统上的APP形式的手持设备客户端向所述文件服务器发送打印请求；

S2.2)所述文件服务器根据发起打印人员的请求信息从所述数据库中检索并提取出所述发起打印人员的分类数据和权重数据，所述请求信息包括：发起打印请求的渠道、发起打印请求的时间、发起打印请求的设备IP地址/MAC地址/地理位置、发起打印请求的电脑/手持设备客户端上的用户名、请求内容中的文字或图片信息；

S2.3)所述文件服务器通过其特征提取单元从待打印文档和数据库中提取所述待打印文档的特定信息，所述待打印文档的特定信息包括：文档的大小、格式、水印、二维码、页数、文档内容、文档的历史打印次数、打印时间和发起打印的人员；

S2.4)所述文件服务器将所述发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息发送至所述打印分析模块；

所述分析基础数据包括所述发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息，所述操作设备包括电脑、手机、平板电脑和扫描仪，所述文件服务器与所述操作设备之间的连接方式为有线连接或无线通信连接，所述无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、NFC、ZigBee、2G、3G或4G；

在步骤S3中，当所述待打印文档具有历史打印记录时，所述打印分析模块通过所述操作设备的客户端弹出提示信息，

当所述发起打印人员的分类数据和/或权重数据不符合打印所述待打印文档的预定策略时，所述打印分析模块通过所述操作设备的客户端弹出帮助与提示信息并拒绝执行打印操作。

根据一个优选实施方式，步骤S4包括：

S4.1)所述打印分析模块分析所述待打印文档的特定信息、发起打印人员的分类数据和权重数据，并且得出优选打印信息；

S4.2)所述打印分析模块根据所述优选打印信息将所述待打印文档路由至优选的打印机上；

S4.3)所述打印分析模块将所述优选打印机的位置信息发送至所述发起打印人员的操作设备上；

在所述打印分析模块确定执行打印操作后，所述发起打印人员还能执行步骤S4a)：所述发起打印人员就近选择打印机并且进行身份验证，所述身份验证方式为磁卡、密码、RFID、NFC和/或生物特征识别，通过验证后打印机才执行打印文档的操作。

根据一个优选实施方式，步骤S5包括：

S5.1)所述打印分析模块基于所述分析基础数据将所述待打印文档的电子源文档存储至所述文件服务器上的数据库中，当用户发起访问所述文件服务器上的电子源文档的操作时，所述文件服务器根据所述用户的权重信息判定其是否具有访问权限；

S5.2)所述打印分析模块输出打印控制信息至所述特定打印机，所述特定打印机根据所述打印控制信息对所述待打印文档执行黑白打印和/或彩印操作，在打印完成后，所述特定打印机根据所述打印控制信息对已打印文档执行装订操作；

S5.3)所述打印分析模块记录打印文档的计数信息，并且将所述计数信息和服务信息发送至服务提供商的服务器上，所述计数信息包括打印文档的页面数、打印颜色类别、纸张大小和/或纸张类别，所述服务信息包括剩余纸张数、剩余墨粉量和/或打印机故障信息，并且所述打印分析模块与所述提供商服务器之间的无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、ZigBee、2G、3G或4G。

根据一个优选实施方式，用于控制打印的打印服务器与操作设备之间具有有线和/或无线连接，并且所述打印服务器基于用户的特征信息预存有所述用户的分类数据和权重数据，使得所述打印服务器能根据用户通过所述操作设备发送的打印请求提取发起打印人员的分类数据、权重数据以及待打印文档的特定信息；

所述打印服务器通过有线和/或无线连接的方式连接打印机，使得所述打印服务器能够根据所述发起打印人员的分类数据、权重数据和/或所述待打印文档的特定信息控制特定打印机的动作；

用于监测打印信息和所述打印机状态的打印盒子通过有线和/或无线连接的方式分别连接所述打印机与提供商服务器，使得所述打印盒子能将打印计数信息和服务信息发送至提供商服务器上；

所述打印盒子还与所述操作设备、所述打印服务器和存储服务器之间具有有线和/或无线连接，使得所述打印盒子能将打印的电子源文档存储至存储服务器上的数据库中，并且当用户发起访问电子源文档的请求后能根据其权重数据判定该用户是否具有权限访问相关内容。

根据一个优选实施方式，所述方法包括下列步骤：

S1)打印服务器根据用户的特征信息对用户进行分类并计算用户的权重，然后将所述用户的分类数据和权重数据存储至数据库中；

S2)用户通过操作设备上的客户端向所述打印服务器发送打印请求，所述打印服务器基于所述打印请求提取分析基础数据；

S3)所述打印服务器根据所述分析基础数据判定是否对所述待打印文档执行打印操作；

S4)在确定执行打印操作后，所述打印服务器根据所述分析基础数据将所述待打印文档发送至特定的打印机上并将所述特定打印机的位置信息发送至发起打印人员的操作设备上；

S5)所述打印盒子基于所述分析基础数据将所述待打印文档的电子源文档存储至所述存储服务器上的数据库中，所述特定打印机打印所述待打印文档，所述打印盒子记录打印文档的计数信息，并且将所述计数信息和服务信息发送至所述提供商服务器上。

根据一个优选实施方式，步骤S1包括：

S1.1)所述打印服务器根据用户的所在部门、职位、密码、磁卡、生物特征识别码、NFC芯片和/或RFID标签进行分类并计算用户权重；

S1.2)所述打印服务器将所述分类数据和所述权重数据存储至数据库中；

S1.3)当有新用户加入或者原用户的信息发生变化时，所述打印服务器对用户重新分类、计算其权重并存储其分类数据和权重数据；

步骤S2包括：

S2.1)用户通过电脑客户端、运行在安卓系统、Windows Phone系统或IOS系统上的APP形式的手持设备客户端向所述打印服务器发送打印请求；

S2.2)所述打印服务器根据发起打印人员的请求信息从所述数据库中检索并提取出所述发起打印人员的分类数据和权重数据，所述请求信息包括：发起打印请求的渠道、发起打印请求的时间、发起打印请求的设备IP地址/MAC地址/地理位置、发起打印请求的电脑/手持设备客户端上的用户名、请求内容中的文字或图片信息；

S2.3)所述打印服务器通过其特征提取单元从待打印文档和所述存储服务器的数据库中提取所述待打印文档的特定信息，所述待打印文档的特定信息包括：文档的大小、格式、水印、二维码、页数、文档内容、文档的历史打印次数、打印时间和发起打印的人员；

S2.4)所述打印服务器将所述发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息发送至所述打印服务器上的分析单元；

所述分析基础数据包括所述发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息，所述操作设备包括电脑、手机、平板电脑和扫描仪，所述打印服务器与所述操作设备之间的连接方式为有线连接或无线通信连接，所述无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、NFC、ZigBee、2G、3G或4G；

在步骤S3中，所述打印服务器的分析单元根据所述分析基础数据判定是否对所述待打印文档执行打印操作，当所述待打印文档具有历史打印记录时，所述打印服务器通过所述操作设备的客户端弹出提示信息，

当所述发起打印人员的分类数据和/或权重数据不符合打印所述待打印文档的预定策略时，所述打印服务器通过所述操作设备的客户端弹出帮助与提示信息并拒绝执行打印操作。

根据一个优选实施方式，步骤S4包括：

S4.1)所述打印服务器分析所述待打印文档的特定信息、发起打印人员的分类数据和权重数据，并且得出优选打印信息；

S4.2)所述打印服务器根据所述优选打印信息将所述待打印文档路由至优选的打印机上；

S4.3)所述打印服务器将所述优选打印机的位置信息发送至所述发起打印人员的操作设备上；

在所述打印服务器确定执行打印操作后，所述发起打印人员还能执行步骤S4a)：所述发起打印人员就近选择打印机并且进行身份验证，所述身份验证方式为磁卡、密码、RFID、NFC和/或生物特征识别，通过验证后打印机才执行打印文档的操作；

步骤S5包括：

S5.1)所述打印盒子基于所述分析基础数据将所述待打印文档的电子源文档存储至所述存储服务器上的数据库中，当用户发起访问所述存储服务器上的电子源文档的操作时，所述打印盒子根据所述用户的权重信息判定其是否具有访问权限；

S5.2)所述打印服务器输出打印控制信息至所述特定打印机，所述特定打印机根据所述打印控制信息对所述待打印文档执行黑白打印和/或彩印操作，在打印完成后，所述特定打印机根据所述打印控制信息对已打印文档执行装订操作；

S5.3)所述打印盒子记录打印文档的计数信息，并且将所述计数信息和服务信息发送至所述提供商服务器上，所述计数信息包括打印文档的页面数、打印颜色类别、纸张大小和/或纸张类别，所述服务信息包括剩余纸张数、剩余墨粉量和/或打印机故障信息，并且所述打印盒子与所述提供商服务器之间的无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、ZigBee、2G、3G或4G。

本发明的有益效果是：

本发明能够根据用户信息和待打印文档的特征信息来判定是否执行打印操作，并且对打印文档的电子源文档进行实时储存和分类管理，减小了人力投入，有效地控制了打印浪费，提升了文档管理的效率和准确性。本发明适用于打印服务提供商提供规模化打印服务，减小了企业及机构用户的打印耗材和人力成本，同时避免了服务提供商访问用户的打印文档数据，也避免了打印文档打印出来后被非打印人员有意或无意取走的安全隐患，提高了打印文档数据的安全性。

附图说明

图1是本发明的电子文档打印管理方法的流程图；

图2是本发明的一个实施例的设备连接示意图；和

图3是本发明的另一个实施例的设备连接示意图。

附图标记列表

101、201：操作设备 102：文件服务器 103：打印分析模块

104、204：打印机 105、205：提供商服务器 202：打印服务器

203：打印盒子 206：存储服务器

具体实施方式

为使本发明的目的、技术方案和优点更加清楚明了，下面结合具体实施方式并参照附图，对本发明进一步详细说明。应该理解，这些描述只是示例性的，而并非要限制本发明的范围。此外，在以下说明中，省略了对公知结构和技术的描述，以避免不必要地混淆本发明的概念。

本发明的一种电子文档打印管理方法，其根据待打印文档的特定信息在特定打印机上打印相应的文档，并且基于特定信息按照与发起打印的人员和/或设备有关的方式存储待打印文档的电子源文档。本发明实现了对电子文档的打印控制和文档分类，减小了文档管理的工作量并且提升了电子文档管理的效率和准确性，能有效的控制打印浪费现象，同时增加了电子源文档数据的安全性。

本发明中的打印分析模块103可以是一台计算机，其包括处理设备、存储器、用户接口和至少一个I/O设备，其中的每一个连接至本地接口。处理设备可以包括与计算机相关联的多个处理器当中的中央处理单元或辅助处理器、或者基于半导体的微处理器(具有微芯片的形式)。存储器包括易失性存储元件(如RAM)和非易失性存储元件(如硬盘、ROM、磁带等)中的任意一个或其组合。用户接口包括用户借以与计算机进行交互的组件。例如，用户接口可以包括键盘、鼠标和显示器，例如阴极射线管(CRT)或液晶显示器(LCD)。一个或多个I/O设备适于促进与其他设备的通信，并可以包括一个或多个通信组件，例如调制器/解调器、无线收发器、网卡等。存储器包括各种程序，这些程序包括操作系统、打印机驱动器和网络浏览器。操作系统控制其他程序的执行，并提供调度、输入输出控制、文件和数据管理、存储管理以及通信控制和相关服务。此外，本领域技术人员应当明白，可以利用其他计算机系统配置来实施此处描述的主题，这些计算机系统配置包括手持式设备、多处理器系统、基于微处理器的或可编程消费电子产品、小型计算机、大型计算机等等。

打印分析模块103可以是计算机内的一个PCI插槽上的硬件实体卡，这个硬件卡上设有控制器、存储器、I/O接口等。此外，打印分析模块103还可以是大容量存储设备，如CD-ROM、U盘等，其中存储有打印控制程序和其它程序模块。当执行打印控制程序时，计算机就可实现打印分析模块103的功能。大容量存储设备通过连接至总线的大容量存储控制器连接到中央处理单元。大容量存储设备及其相关联的计算机可读介质为计算机提供非易失性的存储。虽然对这里包含的计算机可读介质的描述引用了诸如U盘或CD-ROM驱动器之类的大容量存储设备，但是本领域的技术人员应该明白，计算机可读介质可以是可由计算机访问的任何可用计算机存储介质。作为示例而非限制，计算机可读介质可以包括以用于存储诸如计算机可读指令、数据结构、程序模块之类的信息或其他数据的任何方法或技术实现的易失性和非易失性、可移动和不可移动介质。例如，计算机可读介质包括但不限于，RAM、ROM、EPROM、EEPROM、闪存或其他固态存储器技术、CD-ROM、DVD、HD-DVD、BLU-RAY或其他光学存储、磁带盒、磁带、磁盘存储或其他磁性存储设备、或能用于存储所需信息且可以由计算机访问的任何其他介质。

实施例1：

本实施例的流程图如图1所示，其设备连接示意图如图2所示，文件服务器102与操作设备101之间具有有线和/或无线连接，并且文件服务器102基于用户的特征信息预存有用户的分类数据和权重数据。从而文件服务器102能根据用户通过操作设备101发送的打印请求提取发起打印人员的分类数据、权重数据以及待打印文档的特定信息。打印分析模块103通过有线和/或无线连接的方式分别连接文件服务器102和打印机104。这样，打印分析模块103能够根据文件服务器102发送来的分类数据、权重数据和/或特定信息控制特定打印机的动作，并且将电子源文档存储至文件服务器102上的数据库中。打印分析模块103还与提供打印服务的提供商服务器105之间有无线/有线连接，从而使打印分析模块103能将打印计数信息和服务信息发送至提供商服务器105上。

本实施例的电子文档打印管理方法包括以下步骤：

S1：文件服务器102根据用户的特征信息对用户进行分类并计算用户的权重，然后将用户的分类数据和权重数据存储至数据库中。

具体的，文件服务器102根据用户的所在部门、职位、密码、磁卡、生物特征识别码、NFC芯片和/或RFID标签进行分类并计算用户权重。然后文件服务器102将分类数据和权重数据存储至其数据库中。当有新用户加入或者原用户的信息发生变化时，文件服务器102对用户重新分类、计算其权重并存储其分类数据和权重数据。

通过上述步骤，文件服务器102在其数据库上存储了用户的分类数据和权重数据。由于对用户进行分类和计算权重的指标多样化，使得分类数据和权重数据能满足打印分析、电子文档分类和加密措施的不同要求。同时，企业机构也有相应的权限根据自身需求对指标的种类和权重进行调整，从而提高了分类数据和权重数据的实用性和应用范围。

S2：用户通过操作设备101上的客户端向文件服务器102发送打印请求，文件服务器102基于该打印请求提取分析基础数据并将其发送至打印分析模块103。

具体的，用户通过电脑客户端、运行在安卓系统、Windows Phone系统或IOS系统上的APP形式的手持设备客户端向文件服务器102发送打印请求。操作设备101包括电脑、手机、平板电脑和扫描仪。然后，文件服务器102根据发起打印人员的请求信息从数据库中检索并提取出发起打印人员的分类数据和权重数据。前述请求信息包括：发起打印请求的渠道、发起打印请求的时间、发起打印请求的设备类型、IP地址/MAC地址/地理位置、发起打印请求的电脑/手持设备客户端上的用户名、请求内容中的文字或图片信息。

文件服务器102通过其特征提取单元从待打印文档和数据库中提取待打印文档的特定信息。所述待打印文档的特定信息包括：文档的大小、格式、水印、二维码、页数、文档内容、文档的历史打印次数、打印时间和发起打印的人员。需要注意的是，文件服务器102对分类数据、权重数据以及特定信息的提取可以根据需要同时进行，也可以有不同的先后次序。在前述数据信息提取完成之后，文件服务器102将分析基础数据发送至打印分析模块103。分析基础数据包括发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息。文件服务器102与操作设备101之间的连接方式为有线连接或无线通信连接，无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、NFC、ZigBee、2G、3G或4G。

在上述步骤中，文件服务器102与用户使用的操作设备101之间的通信连接方式灵活，能满足多种使用场合的需要。文件服务器102对请求信息和待打印文档的特定信息的提取和识别多样，提高了对分析基础数据提取的准确性。同时还能够使打印更加便捷和人性化，例如，在识别了用户所使用的具体操作设备101的类型之后，能够对待打印文档自动调整格式，从而使得打印出的文档更加美观。

S3：打印分析模块103根据分析基础数据判定是否对待打印文档执行打印操作。具体的，当待打印文档具有历史打印记录时，打印分析模块103通过操作设备101的客户端弹出提示信息，提示信息包括该文档的历史打印记录等，以确认是否要继续打印。这样就减少了因为信息沟通不畅导致的打印浪费现象。当发起打印人员的分类数据和/或权重数据不符合打印待打印文档的预定策略时，打印分析模块103通过操作设备101的客户端弹出帮助与提示信息并拒绝执行打印操作。前述预定策略主要指用户的分类数据和权重数据是否达到了打印待打印文档的要求，并且这种规则可以根据不同的应用需要进行调整。

通过上述步骤，有效地避免了打印浪费现象。同时，因为用户只能打印符合其权限的文档，从而提高了打印的合理性和安全性。这样就规范了企业机构的打印管理，在提高打印效率的同时减小了打印的支出。

S4：在打印分析模块103确定执行打印操作后，打印分析模块103根据分析基础数据将待打印文档发送至特定的打印机上并将特定打印机的位置信息通过客户端发送至发起打印人员的操作设备101上。

具体的，打印分析模块103分析待打印文档的特定信息、发起打印人员的分类数据和权重数据，并且得出优选打印信息。打印分析模块103根据优选打印信息将待打印文档路由至优选的打印机上。打印分析模块103将优选打印机的位置信息发送至发起打印人员的操作设备101上。这样，在规模较大的应用场合下，打印分析模块103能根据分析基础数据自动选择离用户较近且满足特定打印需求的打印机，然后及时的告知用户相关信息。因此，提高了打印的便捷性。

S5：打印分析模块103基于分析基础数据将待打印文档的电子源文档存储至文件服务器102上的数据库中。特定打印机打印待打印文档。打印分析模块103记录打印文档的计数信息，并且将计数信息和服务信息发送至服务提供商的服务器105上。需要注意的是，电子源文档的存储和打印机对文档的打印可以同时进行，也可以根据需要设定先后次序。

具体的，打印分析模块103基于分析基础数据将待打印文档的电子源文档分类并存储至文件服务器102上的数据库中。该分类储存的规则能够根据具体需要进行调整，从而提高了电子源文档管理的实用性。打印分析模块103输出打印控制信息至特定打印机，特定打印机根据打印控制信息对待打印文档执行黑白打印和/或彩印操作。在打印完成后，特定打印机根据打印控制信息对已打印文档执行装订操作。

打印分析模块103记录打印文档的计数信息，并且将计数信息和服务信息发送至服务提供商的服务器105上。所述计数信息包括打印文档的页面数、打印颜色类别、纸张大小和/或纸张类别，所述服务信息包括剩余纸张数、剩余墨粉量和/或打印机故障信息。打印分析模块103与提供商服务器105之间的无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、ZigBee、2G、3G或4G。

通过上述步骤，提高了电子文档管理的效率和准确性，当用户发起访问文件服务器102上的电子源文档的操作时，文件服务器102能根据该用户的权重信息判定其是否具有访问权限，从而提高了企业机构内部文档数据的安全性。打印服务提供商能获取计数信息和服务信息，保证了打印服务的正常运转。与传统的打印服务不同的是，打印服务提供商不能接触到企业机构或个人用户的打印文档内容，因而避免了电子文档的外流，从根本上提高了文档数据的安全性。

实施例2：

本实施例的流程图和设备连接示意图如图1和图2所示，本实施例的设备连接方式与实施例1相同，此处不再赘述。

与实施例1相比，本实施例的改进之处在于，在打印分析模块103确定执行打印操作后，发起打印人员还能通过执行步骤S4a来实现快速打印。步骤S4a为：发起打印人员就近选择打印机104并且进行身份验证，身份验证方式为磁卡、密码、RFID、NFC和/或生物特征识别，通过验证后打印机104才执行打印文档的操作。这样方便了发起打印人员根据自身需要自主选择打印机进行打印，同时避免了打印文档打印出来后被非打印人员有意或无意取走的安全隐患。该步骤对实施例1中的步骤S4起了很好的补充作用。例如，发起打印人员未在日常位置时，仅通过步骤S4自动选择打印机就可能出现偏差。这时候用户通过自主选择就近的打印机，在进行身份识别之后打印文档就提高了打印的便捷性。通过磁卡、密码、RFID、NFC和/或生物特征识别的方式验证身份既快速准确，同时也便于进行打印管理。

实施例3：

本实施例的流程图如图1所示，其设备连接示意图如图3所示，用于控制打印的打印服务器202与操作设备201之间具有有线和/或无线连接。打印服务器202基于用户的特征信息预存有用户的分类数据和权重数据，使得打印服务器202能根据用户通过操作设备201发送的打印请求提取发起打印人员的分类数据、权重数据以及待打印文档的特定信息，并且根据前述数据信息控制特定打印机的动作。用于监测打印信息和打印机204状态的打印盒子203通过有线和/或无线连接的方式分别连接打印机204与提供商服务器205，使得打印盒子203能将打印计数信息和服务信息发送至提供商服务器205上。打印盒子203还与操作设备201、打印服务器202和存储服务器206之间具有有线和/或无线连接。这样打印盒子203能将打印的电子源文档存储至存储服务器206上的数据库中，并且当用户发起访问电子源文档的请求后能根据其权重数据判定该用户是否具有权限访问相关内容。

本实施例的电子文档打印管理方法包括以下步骤：

S1：打印服务器202根据用户的特征信息对用户进行分类并计算用户的权重，然后将用户的分类数据和权重数据存储至数据库中。

具体的，打印服务器202根据用户的所在部门、职位、密码、磁卡、生物特征识别码、NFC芯片和/或RFID标签进行分类并计算用户权重。然后，打印服务器202将分类数据和权重数据存储至数据库中。当有新用户加入或者原用户的信息发生变化时，打印服务器202对用户重新分类、计算其权重并存储其分类数据和权重数据。

由于对用户进行分类和计算权重的指标多样化，使得分类数据和权重数据能满足打印分析、电子文档分类和加密措施的不同要求。同时，企业机构也有相应的权限根据自身需求对指标的种类和权重进行调整，从而提高了分类数据和权重数据的实用性和应用范围。

S2：用户通过操作设备201上的客户端向打印服务器202发送打印请求。打印服务器202基于该打印请求提取分析基础数据。

具体的，用户通过电脑客户端、运行在安卓系统、Windows Phone系统或IOS系统上的APP形式的手持设备客户端向打印服务器202发送打印请求。操作设备201包括电脑、手机、平板电脑和扫描仪。然后，打印服务器202根据发起打印人员的请求信息从数据库中检索并提取出发起打印人员的分类数据和权重数据。所述请求信息包括：发起打印请求的渠道、发起打印请求的时间、发起打印请求的设备类型、IP地址/MAC地址/地理位置、发起打印请求的电脑/手持设备客户端上的用户名、请求内容中的文字或图片信息。

打印服务器202通过其特征提取单元从待打印文档和存储服务器206的数据库中提取待打印文档的特定信息。待打印文档的特定信息包括：文档的大小、格式、水印、二维码、页数、文档内容、文档的历史打印次数、打印时间和发起打印的人员。打印服务器202对分类数据、权重数据以及特定信息的提取可以同时进行，也可以有不同的先后次序。打印服务器202将发起打印人员的分析基础数据以及待打印文档的特定信息发送至打印服务器202上的分析单元。分析基础数据包括发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息。打印服务器202与操作设备201之间无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、NFC、ZigBee、2G、3G或4G。

打印服务器202与操作设备201之间的连接方式灵活，能满足多种使用场合的需要。打印服务器202对请求信息和待打印文档的特定信息的提取和识别多样，提高了对分析基础数据提取的准确性。同时还能够使打印更加便捷和人性化。例如，在识别了用户所使用的具体操作设备201的类型之后，能够对待打印文档自动调整格式，从而使得打印出的文档更加实用和美观。

S3：打印服务器202根据分析基础数据判定是否对待打印文档执行打印操作。具体的，当待打印文档具有历史打印记录时，打印服务器202通过操作设备201的客户端弹出提示信息，以确认是否要继续打印。这样就减少了因为信息沟通不畅导致的打印浪费现象。当发起打印人员的分类数据和/或权重数据不符合打印待打印文档的预定策略时，打印服务器202通过操作设备201的客户端弹出帮助与提示信息并拒绝执行打印操作。前述预定策略主要指用户的分类数据和权重数据是否达到了打印待打印文档的要求，并且这种规则可以根据不同的应用需要进行调整。

通过上述步骤，有效地避免了打印浪费现象。同时，因为用户只能打印符合其权限的文档，从而提高了打印的合理性和安全性。这样就规范了企业机构的打印管理，在提高打印效率的同时减小了打印的支出。

S4：在确定执行打印操作后，打印服务器202根据分析基础数据将待打印文档发送至特定的打印机上并将特定打印机的位置信息发送至发起打印人员的操作设备201上。

具体的，打印服务器202分析待打印文档的特定信息、发起打印人员的分类数据和权重数据，并且得出优选打印信息。打印服务器202根据优选打印信息将待打印文档路由至优选的打印机上。打印服务器202将优选打印机的位置信息发送至发起打印人员的操作设备201上。这样就提高了打印的便捷性。

在打印服务器202确定执行打印操作后，发起打印人员还能通过执行步骤S4a来实现快速打印。步骤S4a为：发起打印人员就近选择打印机204并且进行身份验证，身份验证方式为磁卡、密码、RFID、NFC和/或生物特征识别，通过验证后打印机204才执行打印文档的操作。这样方便了发起打印人员根据自身需要自主选择打印机进行打印。例如，发起打印人员未在日常位置时，仅通过步骤S4自动选择打印机就可能出现偏差。这时候用户通过自主选择就近的打印机，在进行身份识别之后打印文档就提高了打印的便捷性。通过磁卡、密码、RFID、NFC和/或生物特征识别的方式验证身份既快速准确，避免了打印文档打印出来后被非打印人员有意或无意取走的安全隐患，同时也便于进行打印管理。

S5：打印盒子203基于分析基础数据将待打印文档的电子源文档存储至存储服务器206上的数据库中。特定打印机打印待打印文档。打印盒子203记录打印文档的计数信息，并且将计数信息和服务信息发送至提供商服务器205上。电子源文档的存储和打印机对文档的打印可以同时进行，也可以根据需要设定先后次序。

具体的，打印盒子203基于分析基础数据将待打印文档的电子源文档分类并存储至存储服务器206上的数据库中。打印服务器202输出打印控制信息至特定打印机，特定打印机根据打印控制信息对待打印文档执行黑白打印和/或彩印操作，在打印完成后，特定打印机根据打印控制信息对已打印文档执行装订操作。打印盒子203记录打印文档的计数信息，并且将计数信息和服务信息发送至提供商服务器205上。所述计数信息包括打印文档的页面数、打印颜色类别、纸张大小和/或纸张类别。所述服务信息包括剩余纸张数、剩余墨粉量和/或打印机故障信息。打印盒子203与提供商服务器205之间的无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、ZigBee、2G、3G或4G。

通过上述步骤，提高了电子文档管理的效率和准确性。当用户发起访问存储服务器206上的电子源文档的操作时，打印盒子203根据该用户的权重信息判定其是否具有访问权限，从而保证了文档数据的安全性。打印服务提供商能获取计数信息和服务信息，保证了打印服务的正常运转。与传统的打印服务不同的是，打印服务提供商不能接触到企业机构或个人用户的打印文档内容，因而避免了电子文档的外流，从根本上提高了文档数据的安全性。本发明的电子文档打印管理方法实现了根据用户数据和待打印文档的特定信息对打印过程进行控制和分类存储，降低了打印环节和电子文档管理的成本，并且提升了电子文档打印和管理的效率和准确性。同时，本发明适用于打印服务提供商提供规模化打印服务，减小了企业及机构用户的打印耗材和人力成本，同时避免了服务提供商访问用户的打印文档数据，提高了打印文档数据的安全性。

需要注意的是，上述具体实施例是示例性的，在本发明的上述教导下，本领域技术人员可以在上述实施例的基础上进行各种改进和变形，而这些改进或者变形落在本发明的保护范围内。本领域技术人员应该明白，上面的具体描述只是为了解释本发明的目的，并非用于限制本发明。本发明的保护范围由权利要求及其等同物限定。

Claims (9)

1.一种电子文档打印管理方法，其特征在于，根据待打印文档的特定信息在特定打印机上打印相应的文档，并基于所述特定信息按照与发起打印的人员和/或设备有关的方式存储所述待打印文档的电子源文档；

用于存储电子源文档的文件服务器(102)与用于控制打印的打印分析模块(103)采取有线/无线的方式彼此连接，使得所述打印分析模块(103)能够基于所述文件服务器(102)数据库中存储的数据执行文档打印控制和打印计数任务；

所述文件服务器(102)与操作设备(101)之间具有有线和/或无线连接，并且所述文件服务器(102)基于用户的特征信息预存有所述用户的分类数据和权重数据，使得所述文件服务器(102)能根据用户通过所述操作设备(101)发送的打印请求提取发起打印人员的分类数据、权重数据以及待打印文档的特定信息；

所述打印分析模块(103)通过有线和/或无线连接的方式连接打印机(104)，使得所述打印分析模块(103)能够根据所述文件服务器(102)发送来的所述分类数据、权重数据和/或所述特定信息控制特定打印机(104)的动作，并且将电子源文档存储至所述文件服务器(102)上的数据库中；

所述打印分析模块(103)还与提供打印服务的提供商服务器(105)之间有无线/有线连接，从而使所述打印分析模块(103)能将打印计数信息和服务信息发送至所述提供商服务器(105)上。

2.根据权利要求1所述的电子文档打印管理方法，其特征在于，所述方法包括下列步骤：

S1)文件服务器(102)根据用户的特征信息对用户进行分类并计算用户的权重，然后将所述用户的分类数据和权重数据存储至数据库中；

S2)用户通过操作设备(101)上的客户端向所述文件服务器(102)发送打印请求，所述文件服务器(102)基于所述打印请求提取分析基础数据并将其发送至打印分析模块(103)；

S3)所述打印分析模块(103)根据所述分析基础数据判定是否对所述待打印文档执行打印操作；

S4)在所述打印分析模块(103)确定执行打印操作后，所述打印分析模块(103)根据所述分析基础数据将所述待打印文档发送至特定的打印机上并将所述特定打印机的位置信息通过客户端发送至发起打印人员的操作设备(101)上；

S5)所述打印分析模块(103)基于所述分析基础数据将所述待打印文档的电子源文档存储至所述文件服务器(102)上的数据库中，所述特定打印机打印所述待打印文档，所述打印分析模块(103)记录打印文档的计数信息，并且将所述计数信息和服务信息发送至服务提供商的服务器(105)上。

3.根据权利要求2所述的电子文档打印管理方法，其特征在于，步骤S1包括：

S1.1)所述文件服务器(102)根据用户的所在部门、职位、密码、磁卡、生物特征识别码、NFC芯片和/或RFID标签进行分类并计算用户权重；

S1.2)所述文件服务器(102)将所述分类数据和所述权重数据存储至数据库中；

S1.3)当有新用户加入或者原用户的信息发生变化时，所述文件服务器(102)对用户重新分类、计算其权重并存储其分类数据和权重数据；

步骤S2包括：

S2.1)用户通过电脑客户端、运行在安卓系统、Windows Phone系统或IOS系统上的APP形式的手持设备客户端向所述文件服务器(102)发送打印请求；

S2.2)所述文件服务器(102)根据发起打印人员的请求信息从所述数据库中检索并提取出所述发起打印人员的分类数据和权重数据，所述请求信息包括：发起打印请求的渠道、发起打印请求的时间、发起打印请求的设备IP地址/MAC地址/地理位置、发起打印请求的电脑/手持设备客户端上的用户名、请求内容中的文字或图片信息；

S2.3)所述文件服务器(102)通过其特征提取单元从待打印文档和数据库中提取所述待打印文档的特定信息，所述待打印文档的特定信息包括：文档的大小、格式、水印、二维码、页数、文档内容、文档的历史打印次数、打印时间和发起打印的人员；

S2.4)所述文件服务器(102)将所述发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息发送至所述打印分析模块(103)；

所述分析基础数据包括所述发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息，所述操作设备(101)包括电脑、手机、平板电脑和扫描仪，所述文件服务器(102)与所述操作设备(101)之间的连接方式为有线连接或无线通信连接，所述无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、NFC、ZigBee、2G、3G或4G；

在步骤S3中，当所述待打印文档具有历史打印记录时，所述打印分析模块(103)通过所述操作设备(101)的客户端弹出提示信息，

当所述发起打印人员的分类数据和/或权重数据不符合打印所述待打印文档的预定策略时，所述打印分析模块(103)通过所述操作设备(101)的客户端弹出帮助与提示信息并拒绝执行打印操作。

4.根据权利要求2所述的电子文档打印管理方法，其特征在于，步骤S4包括：

S4.1)所述打印分析模块(103)分析所述待打印文档的特定信息、发起打印人员的分类数据和权重数据，并且得出优选打印信息；

S4.2)所述打印分析模块(103)根据所述优选打印信息将所述待打印文档路由至优选的打印机上；

S4.3)所述打印分析模块(103)将所述优选打印机的位置信息发送至所述发起打印人员的操作设备(101)上；

在所述打印分析模块(103)确定执行打印操作后，所述发起打印人员还能执行步骤S4a)：所述发起打印人员就近选择打印机(104)并且进行身份验证，所述身份验证方式为磁卡、密码、RFID、NFC和/或生物特征识别，通过验证后打印机(104)才执行打印文档的操作。

5.根据权利要求2所述的电子文档打印管理方法，其特征在于，步骤S5包括：

S5.1)所述打印分析模块(103)基于所述分析基础数据将所述待打印文档的电子源文档存储至所述文件服务器(102)上的数据库中，当用户发起访问所述文件服务器(102)上的电子源文档的操作时，所述文件服务器(102)根据所述用户的权重信息判定其是否具有访问权限；

S5.2)所述打印分析模块(103)输出打印控制信息至所述特定打印机，所述特定打印机根据所述打印控制信息对所述待打印文档执行黑白打印和/或彩印操作，在打印完成后，所述特定打印机根据所述打印控制信息对已打印文档执行装订操作；

S5.3)所述打印分析模块(103)记录打印文档的计数信息，并且将所述计数信息和服务信息发送至服务提供商的服务器(105)上，所述计数信息包括打印文档的页面数、打印颜色类别、纸张大小和/或纸张类别，所述服务信息包括剩余纸张数、剩余墨粉量和/或打印机故障信息，并且所述打印分析模块(103)与所述提供商服务器(105)之间的无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、ZigBee、2G、3G或4G。

6.一种电子文档打印管理方法，其特征在于，根据待打印文档的特定信息在特定打印机上打印相应的文档，并基于所述特定信息按照与发起打印的人员和/或设备有关的方式存储所述待打印文档的电子源文档；

用于控制打印的打印服务器(202)与操作设备(201)之间具有有线和/或无线连接，并且所述打印服务器(202)基于用户的特征信息预存有所述用户的分类数据和权重数据，使得所述打印服务器(202)能根据用户通过所述操作设备(201)发送的打印请求提取发起打印人员的分类数据、权重数据以及待打印文档的特定信息；

所述打印服务器(202)通过有线和/或无线连接的方式连接打印机(204)，使得所述打印服务器(202)能够根据所述发起打印人员的分类数据、权重数据和/或所述待打印文档的特定信息控制特定打印机的动作；

用于监测打印信息和所述打印机(204)状态的打印盒子(203)通过有线和/或无线连接的方式分别连接所述打印机(204)与提供商服务器(205)，使得所述打印盒子(203)能将打印计数信息和服务信息发送至提供商服务器(205)上；

所述打印盒子(203)还与所述操作设备(201)、所述打印服务器(202)和存储服务器(206)之间具有有线和/或无线连接，使得所述打印盒子(203)能将打印的电子源文档存储至存储服务器(206)上的数据库中，并且当用户发起访问电子源文档的请求后能根据其权重数据判定该用户是否具有权限访问相关内容。

7.根据权利要求6所述的电子文档打印管理方法，其特征在于，所述方法包括下列步骤：

S1)打印服务器(202)根据用户的特征信息对用户进行分类并计算用户的权重，然后将所述用户的分类数据和权重数据存储至数据库中；

S2)用户通过操作设备(201)上的客户端向所述打印服务器(202)发送打印请求，所述打印服务器(202)基于所述打印请求提取分析基础数据；

S3)所述打印服务器(202)根据所述分析基础数据判定是否对所述待打印文档执行打印操作；

S4)在确定执行打印操作后，所述打印服务器(202)根据所述分析基础数据将所述待打印文档发送至特定的打印机上并将所述特定打印机的位置信息发送至发起打印人员的操作设备(201)上；

S5)所述打印盒子(203)基于所述分析基础数据将所述待打印文档的电子源文档存储至所述存储服务器(206)上的数据库中，所述特定打印机打印所述待打印文档，所述打印盒子(203)记录打印文档的计数信息，并且将所述计数信息和服务信息发送至所述提供商服务器(205)上。

8.根据权利要求7所述的电子文档打印管理方法，其特征在于，步骤S1包括：

S1.1)所述打印服务器(202)根据用户的所在部门、职位、密码、磁卡、生物特征识别码、NFC芯片和/或RFID标签进行分类并计算用户权重；

S1.2)所述打印服务器(202)将所述分类数据和所述权重数据存储至数据库中；

S1.3)当有新用户加入或者原用户的信息发生变化时，所述打印服务器(202)对用户重新分类、计算其权重并存储其分类数据和权重数据；

步骤S2包括：

S2.1)用户通过电脑客户端、运行在安卓系统、Windows Phone系统或IOS系统上的APP形式的手持设备客户端向所述打印服务器(202)发送打印请求；

S2.2)所述打印服务器(202)根据发起打印人员的请求信息从所述数据库中检索并提取出所述发起打印人员的分类数据和权重数据，所述请求信息包括：发起打印请求的渠道、发起打印请求的时间、发起打印请求的设备IP地址/MAC地址/地理位置、发起打印请求的电脑/手持设备客户端上的用户名、请求内容中的文字或图片信息；

S2.3)所述打印服务器(202)通过其特征提取单元从待打印文档和所述存储服务器(206)的数据库中提取所述待打印文档的特定信息，所述待打印文档的特定信息包括：文档的大小、格式、水印、二维码、页数、文档内容、文档的历史打印次数、打印时间和发起打印的人员；

S2.4)所述打印服务器(202)将所述发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息发送至所述打印服务器(202)上的分析单元；

所述分析基础数据包括所述发起打印人员的分类数据和权重数据以及待打印文档的特定信息，所述操作设备(201)包括电脑、手机、平板电脑和扫描仪，所述打印服务器(202)与所述操作设备(201)之间的连接方式为有线连接或无线通信连接，所述无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、NFC、ZigBee、2G、3G或4G；

在步骤S3中，所述打印服务器(202)的分析单元根据所述分析基础数据判定是否对所述待打印文档执行打印操作，当所述待打印文档具有历史打印记录时，所述打印服务器(202)通过所述操作设备(201)的客户端弹出提示信息，

当所述发起打印人员的分类数据和/或权重数据不符合打印所述待打印文档的预定策略时，所述打印服务器(202)通过所述操作设备(201)的客户端弹出帮助与提示信息并拒绝执行打印操作。

9.根据权利要求7所述的电子文档打印管理方法，其特征在于，步骤S4包括：

S4.1)所述打印服务器(202)分析所述待打印文档的特定信息、发起打印人员的分类数据和权重数据，并且得出优选打印信息；

S4.2)所述打印服务器(202)根据所述优选打印信息将所述待打印文档路由至优选的打印机上；

S4.3)所述打印服务器(202)将所述优选打印机的位置信息发送至所述发起打印人员的操作设备(201)上；

在所述打印服务器(202)确定执行打印操作后，所述发起打印人员还能执行步骤S4a)：所述发起打印人员就近选择打印机(204)并且进行身份验证，所述身份验证方式为磁卡、密码、RFID、NFC和/或生物特征识别，通过验证后打印机(204)才执行打印文档的操作；

步骤S5包括：

S5.1)所述打印盒子(203)基于所述分析基础数据将所述待打印文档的电子源文档存储至所述存储服务器(206)上的数据库中，当用户发起访问所述存储服务器(206)上的电子源文档的操作时，所述打印盒子(203)根据所述用户的权重信息判定其是否具有访问权限；

S5.2)所述打印服务器(202)输出打印控制信息至所述特定打印机，所述特定打印机根据所述打印控制信息对所述待打印文档执行黑白打印和/或彩印操作，在打印完成后，所述特定打印机根据所述打印控制信息对已打印文档执行装订操作；

S5.3)所述打印盒子(203)记录打印文档的计数信息，并且将所述计数信息和服务信息发送至所述提供商服务器(205)上，所述计数信息包括打印文档的页面数、打印颜色类别、纸张大小和/或纸张类别，所述服务信息包括剩余纸张数、剩余墨粉量和/或打印机故障信息，并且所述打印盒子(203)与所述提供商服务器(205)之间的无线通信连接方式为蓝牙、Wi-Fi、ZigBee、2G、3G或4G。