CN110992160A - 一种自助报账投递处理系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种自助报账投递处理系统，包括：接收模块，投递暂存模块，归档模块，后台信息处理模块对接模块。本系统收集原始凭证的实体票据和信息数据，汇集和保存属于同一单据的原始凭证，对同一单据的原始凭证进行分类，并将分类后的原始凭证装在具有编码的档案盒中，盒上的编码及盒中的内容物录入后台信息处理模块。本系统还具有文字识别单元、数据库、取件及签收记录单元。本系统各模块与报账系统进行数据交互，将报账系统的内容与文字识别信息及原始凭证对比，将对比结果反馈至报账系统。本系统是一个完整的软硬件一体化方案，可与企业的在用任何报账系统进行对接，实现最低信息化投入，最大收益。

Description

一种自助报账投递处理系统

技术领域

本发明涉及企业计划管理领域，特别是涉及一种自助报账投递处理系统。

背景技术

随着ERP及网上报销系统的发展，通过pc网页或手机app进行线上报销已经非常普遍。但是，虽然文字识别的OCR、发票验真、影像系统等技术在现有设备中得到了充分集成，但是实物单据投递大多仍处于线下操作，实物原始凭证多次转手后，期间经常会出现丢单、丢票、发票破损等现象，给报账人和财务都带来很大烦恼。

线下纸质提交单据的问题主要表现在三个方面，1)提交烦：报账人不知道哪些原始单据有问题，个人递交单据后，不知道什么时候财务会处理，拖慢线上审批进度，多方都不满意；2)跟踪难：单据、凭证、发票丢失、在其整个流转周期无法跟踪、无法与员工匹配等，不能探究真实原因，且未来再发生时依然如此；3)财务收到纸质单据后，需要逐份进行检查，无法仅根据影像单据进行快速审核，更无法快速发现上交错误的单据，审核效率无法提高，财务加班是常态。

发明内容

本发明的一个目的是要提供一种自助报账投递处理系统，有效提高了财务处理效率，实现了报账业务的全程跟踪。

特别地，本发明提供了一种自助报账投递处理系统，包括：

接收模块，具有实体接收装置、信息获取装置、实体传递机构，从而收集原始凭证的实体票据和信息数据，信息获取装置得到的数据传递至后台信息处理模块；

投递暂存模块，汇集和保存属于同一单据的原始凭证；

归档模块，用于对所述同一单据的原始凭证进行分类，并将分类后的原始凭证装在具有编码的档案盒中，盒上的编码及盒中的内容物录入后台信息处理模块；

后台信息处理模块，具有文字识别单元、数据库、取件及签收记录单元；

对接模块，用于与报账系统进行数据交互，从报账系统中获取报账单信息及发票信息，从所述后台信息处理模块获取文字识别信息，从所述归档模块获取档案盒中的原始凭证，然后将所述报账系统的内容与所述文字识别信息及原始凭证对比，将对比结果反馈至所述报账系统。

优选的，还包括：原始凭证缓存模块，包括暂存格、分格机械手以及缓存占用管理单元，用于逐份进行原始凭证的暂存。

优选的，所述暂存格具有100～200格。

优选的，还包括：打印支持模块，用于分别与所述后台信息处理模块和所述报账系统远程连接。

优选的，还包括：身份认证模块，用于对使用者的身份进行核查，以解锁与所述使用者身份对应的功能模块，所述使用者身份包括报账人、归档财务、对账财务，所述报账人对应的功能模块包括接收模块、后台信息处理模块、原始凭证缓存模块，所述归档财务对应的功能模块包括投递暂存模块、归档模块、后台信息处理模块，所述对账财务对应的功能模块包括后台信息处理模块、对接模块、原始凭证缓存模块。

优选的，还包括：显示与操作控制模块，具有显示屏和信息输入设备。

本发明的自助报账投递处理系统，由于提出了一种不影响现有企业网上报账系统(ERP费控系统、网报系统、OA报销等)的工作逻辑的处理系统，通过增加多个实体设备模块，借助服务接口对接，融合线上报账单据流和线下原始凭证投递的收单流。

本发明实现了发票投递的二次验证(检查报销上传的发票和线下投递的发票是否一致)，大大减轻财务审核人员的工作强度。人工审核配合智能初审服务，则可以实现机器人/岗初审，进一步提升财务处理效率，真正实现了报账人一投即审。审核速度快即代表报销快，员工报销的垫资周期就短，大大提高了员工和财务的满意度。

根据下文结合附图对本发明具体实施例的详细描述，本领域技术人员将会更加明了本发明的上述以及其他目的、优点和特征。

附图说明

后文将参照附图以示例性而非限制性的方式详细描述本发明的一些具体实施例。附图中相同的附图标记标示了相同或类似的部件或部分。本领域技术人员应该理解，这些附图未必是按比例绘制的。附图中：

图1是自助报账投递处理系统的信息处理关系图；

图2是本发明在对接模块的对比及收单情况展示示例图；

图3是本发明的收单流展示示意图。

具体实施方式

本发明提供了一种自助报账投递处理系统，具体为对原始凭证自助投递、签收、处理的系统及其信息处理的方法。如图1所示，本发明这个系统架构主要有三大类，十个模块。三大类为：硬件模块、软件模块、扩展功能模块。

硬件模块包括：①接收模块、②投递暂存模块、③归档模块(也可以是图中的归档及取件模块)、④显示与操作控制模块。在高端机型还会增加⑧纸质凭证缓存模块、⑨打印支持模块；

软件模块包括：⑤后台信息处理模块(也可以是图中的信息处理及存储模块)、⑥对接模块(也可以是图中的任务及系统对接模块)。根据项目需要还会增加：⑩身份认证模块(需认证硬件支持)。在与报账系统对接后，还会在报账系统中增加：⑦收单流模块。

本发明的自助报账投递处理系统，最基础的五个模块包括：①接收模块、②投递暂存模块、③归档模块、⑤后台信息处理模块、⑥对接模块。使用本发明系统的人员主要有：报账人、归档财务、对账财务。不同身份的使用人员对应着本系统不同的功能。

接收模块具有实体接收装置、信息获取装置、实体传递机构。实体接收装置可以是投递口或者投递箱。信息获取装置可以是扫描设备、图像/影像获取设备。实体传递机构可以是传送带或者传送通道，从实体接收装置直达投递暂存模块。投递暂存模块处设置有新的存储箱，用来放置、汇集和保存属于同一单据的原始凭证。因此，接收模块既接收原始凭证的实体票据，又通过技术手段获取原始凭证的信息数据(如扫描后的图像等)。报账人通过接收模块投递原始凭证的实体票据，上传原始凭证的图像信息数据。

归档财务对投递暂存模块处汇集的属于同一单据的原始凭证做后续归档处理。归档模块具有多个顺序/规律编码的档案盒。归档模块对所述同一单据的原始凭证进行分类，同一类别分拣合并在一起。归档财务将分类后的原始凭证装在具有编码的档案盒中。盒上的编码及盒中的内容物可以自动/手动录入后台信息处理模块。因此，后台信息处理模块的数据库中，存储有档案盒的编码、与编码对应的内容物、归档人、归档时间等。由于报账人已经利用接收模块上传了图像信息数据，因此，后台信息处理模块的数据库中，还存储有与内容物对应的图像信息数据。

归档模块除了归档功能还可以具有取件功能。因此图1中归档模块，又称作，归档及取件模块。当需要实体票据时，人员可以在后台信息处理模块申请取件，获得相应的编码，然后从归档模块中取走档案盒及其内的内容物。取件人、取件时间等取件记录存储在后台信息处理模块。

除了数据库、取件及签收记录单元，后台信息处理模块还具有文字识别单元，即OCR(Optical Character Recognition)识别单元。文字识别单元能够自动对数据库中的图像进行识别，提取关键信息。例如，从车票中提取时间、地点、金额等信息，并对发票进行查验，处理后的图片和凭证信息都将被存储备用。提取的关键信息与上述相应的档案盒的编码、与编码对应的内容物、与内容物对应的图像信息数据、归档人、归档时间等一同存储。

后台信息处理模块还同时对以下情况进行处理，如异常单据提交、异常票据提交、增值专票抵扣联分拣、发票信息收据检查后按报账单发票签收情况进行展示等。

企业的网上报账系统一般为ERP费控系统、网报系统、OA报销等。报账人在接收模块投递实体票据及上传图像信息数据后，还要在报账系统中提出报账报销申请。对账财务接收到报账申请，并通过本系统的对接模块，实现对接模块与报账系统的数据交互。从报账系统中，对接模块获取报账单信息及发票信息；从所述后台信息处理模块中，对接模块获取文字识别信息；从所述归档模块中，对接模块获取档案盒中的原始凭证。然后，对接模块将报账系统的内容与文字识别信息及原始凭证对比，将对比结果反馈至报账系统。如图2所示，左边栏目是报账人的报销申请，底下栏目是报账人通过接收模块提交的图像信息，右边栏目是对账财务通过比对各方面信息和实体票据之后得到的验证结果和反馈。

对账财务完成工作后，可以将通过审核的实体单据通过后台信息处理模块、归档模块归还至相应的档案盒。模块将记录归还的具体票据。还可以将没有通过的实体票据通过原始凭证缓存模块退给报账人。报账人从原始凭证缓存模块领取退还的实体票据，修正后再通过接收模块重新提交。重新提交时，提交的实体票据和图像数据信息不需要另外建档，只需要归入原先的编码档案盒中。

如图3所示，本系统还包括收单流模块，用于存储和展示收单设备输出数据的模块。报账人或者财务在外部报账系统中，可以通过收单流模块查看收单的验证结果和反馈。如图3中的示例，点击查看按钮即可弹出图2的收单的验证结果和反馈。

除了上述最基础的五个模块，本发明的硬件模块还包括：④显示与操作控制模块、⑧纸质凭证缓存模块、⑨打印支持模块。软件模块还包括：⑩身份认证模块(需认证硬件支持)。

原始凭证缓存模块，包括暂存格、分格机械手以及缓存占用管理单元。在智能收单设备中扩充一个缓存区，用于逐份进行原始凭证的暂存，以满足单据被驳回后个人取回与之对应的纸质凭证的需要。增加此模块后设备体积将增大，但扩展能力将得到巨大提升。原始凭证缓存模块不仅支持个人驳回取件，还可支持财务按照任意维度进行归档。一般缓存区会保留100～200份缓存格。

打印支持模块，用于分别与所述后台信息处理模块和所述报账系统远程连接。解决报销单首页、电子发票打印的问题，进一步提高企业员工投递单据的体验。根据项目需要，还可以打印记账凭证等其他需求。

身份认证模块，用于对使用者的身份进行核查，以解锁与所述使用者身份对应的功能模块。身份认证模块包含IC卡、身份证、磁卡、人脸及指纹识别等身份认证的硬件和软件服务。使用者身份包括报账人、归档财务、对账财务。报账人对应的功能模块包括接收模块、后台信息处理模块、原始凭证缓存模块。归档财务对应的功能模块包括投递暂存模块、归档模块、后台信息处理模块。对账财务对应的功能模块包括后台信息处理模块、对接模块、原始凭证缓存模块。

显示与操作控制模块，具有显示屏和输入设备。该模块可以是一个在硬件设备上的触摸显示屏，所有操作和信息都需要该模块支持。

综上，本系统是一个完整的软硬件一体化方案，可与企业的在用任何报账系统进行对接，实现最低信息化投入，最大收益。本发明可以完全替代现有人工票据初审的工作(省岗)，一次性投入，不仅大大提高发票收单复核的准确度，还会大大提高复核效率，与报账配合还能实现二次发票验符。

至此，本领域技术人员应认识到，虽然本文已详尽示出和描述了本发明的多个示例性实施例，但是，在不脱离本发明精神和范围的情况下，仍可根据本发明公开的内容直接确定或推导出符合本发明原理的许多其他变型或修改。因此，本发明的范围应被理解和认定为覆盖了所有这些其他变型或修改。

Claims (6)

1.一种自助报账投递处理系统，其特征在于，包括：

接收模块，具有实体接收装置、信息获取装置、实体传递机构，从而收集原始凭证的实体票据和信息数据，信息获取装置得到的数据传递至后台信息处理模块；

投递暂存模块，汇集和保存属于同一单据的原始凭证；

归档模块，用于对所述同一单据的原始凭证进行分类，并将分类后的原始凭证装在具有编码的档案盒中，盒上的编码及盒中的内容物录入后台信息处理模块；

后台信息处理模块，具有文字识别单元、数据库、取件及签收记录单元；

对接模块，用于与报账系统进行数据交互，从报账系统中获取报账单信息及发票信息，从所述后台信息处理模块获取文字识别信息，从所述归档模块获取档案盒中的原始凭证，然后将所述报账系统的内容与所述文字识别信息及原始凭证对比，将对比结果反馈至所述报账系统。

2.根据权利要求1所述的自助报账投递处理系统，其特征在于，还包括：

原始凭证缓存模块，包括暂存格、分格机械手以及缓存占用管理单元，用于逐份进行原始凭证的暂存。

3.根据权利要求2所述的自助报账投递处理系统，其特征在于，所述暂存格具有100～200格。

4.根据权利要求1所述的自助报账投递处理系统，其特征在于，还包括：

打印支持模块，用于分别与所述后台信息处理模块和所述报账系统远程连接。

5.根据权利要求2所述的自助报账投递处理系统，其特征在于，还包括：

身份认证模块，用于对使用者的身份进行核查，以解锁与所述使用者身份对应的功能模块，所述使用者身份包括报账人、归档财务、对账财务，所述报账人对应的功能模块包括接收模块、后台信息处理模块、原始凭证缓存模块，所述归档财务对应的功能模块包括投递暂存模块、归档模块、后台信息处理模块，所述对账财务对应的功能模块包括后台信息处理模块、对接模块、原始凭证缓存模块。

6.根据权利要求1至5中任一项所述的自助报账投递处理系统，其特征在于，还包括：

显示与操作控制模块，具有显示屏和信息输入设备。

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