CN110557513A - 印刷辅助系统 - Google Patents

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Abstract

本发明提供一种印刷辅助系统。印刷辅助系统包括信息处理装置和图像形成装置。信息处理装置生成表示分发对象的分发对象数据。图像形成装置基于分发对象数据来识别各分发对象的所属部门。图像形成装置识别能够使用的颜色数最少的颜色数最小部门。图像形成装置判断文档数据的强调部分。图像形成装置对强调部分进行强调处理并生成自动强调图像数据，该自动强调图像数据是颜色数最小部门的颜色数的图像数据。

Description

印刷辅助系统
技术领域
本发明涉及一种包括图像形成装置的印刷辅助系统。
背景技术
有像打印机、数码复合机、复印机和传真机那样的图像形成装置。有时使用图像形成装置来印刷会议用文档(文件)。如下所示的会议用文档的印刷技术已为公众所知。
具体地说，已知一种图像形成装置，基于印刷设定输出印刷数据，并针对每个用户将印刷设定存储为用户印刷设定，针对印刷数据的每个页面，取得表示是否准许用户印刷设定的页面设定信息，并基于页面设定信息对每个页面判断是否准许用户印刷设定，在准许用户印刷设定的页面中应用用户印刷设定，在除此以外的页面中不应用印刷数据的印刷设定，基于应用的印刷设定针对每个用户输出印刷数据，关于应用的每种印刷设定的准许或不准许的指示，作为每个页面的页面设定能够指定准许或不准许双面输出、黑白化、二合一和四合一各种印刷设定，在由页面设定信息不准许用户印刷设定的页面中，针对各页面的双面输出、黑白化、二合一和四合一各种印刷设定，使在页面设定信息中应用的准许或不准许每种印刷设定的指示的设定优先，并且在用户设定能够应用的范围内改变印刷设定。
设置于办公室的图像形成装置通常共用。因此，有时多个部门(部署)共同使用图像形成装置。在这种情况下，有时将每个部门的印刷设定注册于图像形成装置。例如，有时在某个部门，彩色印刷和黑白印刷都能够进行。另一方面，有时在其他部门，彩色印刷和黑白印刷中仅能够进行黑白印刷。从印刷张数管理和印刷成本控制的角度出发，有时会设置这种部门间的差异。换句话说，针对不同的部门，印刷中的准许事项有时会不同。
另一方面，有时使用计算机(PC)来制作文件。例如，使用文字处理软件或演示软件来制作文件。制作完成的文件的数据(文档数据)输入到图像形成装置。图像形成装置基于输入的数据进行印刷。
有时会印刷多个部门的人参加的会议的文件。往往会对会议用文件进行黑白(白黑)印刷。例如，考虑仅能够进行黑白印刷的部门，往往对会议用文件进行黑白印刷。其中，会议用文件的文档数据(文件)的制作者有时进行强调特定的部分的编辑。例如，改变想要强调的部分和其他部分的颜色。强调部分(重要部分)为红色或蓝色。未强调的部分为黑色。当对这种文件进行黑白印刷时，存在不知道强调部分的问题。
在上述的已为公众所知的技术中，能够进行精细的印刷设定。例如，能够设定是否准许或不准许黑白化的印刷设定。但是，在印刷者的所属部门仅能够进行黑白印刷的情况下，往往对文件进行黑白印刷。因此，会有不知道文件的强调部分的情况。因而，不能解决上述问题。
发明内容
鉴于上述现有技术存在的问题，本发明考虑了各部门的印刷设定。利用本发明进行的印刷，即使进行黑白印刷也能知道强调部分(重要部分)。
本发明提供一种印刷辅助系统，包括信息处理装置和图像形成装置，所述信息处理装置存储作为被分发的文档的数据的文档数据，并且生成表示所述文档数据的印刷品的分发对象的分发对象数据，所述图像形成装置进行如下处理：存储每个所属部门的印刷设定；接收从所述信息处理装置发送的所述文档数据和与所述文档数据对应的所述分发对象数据；基于接收到的所述分发对象数据来识别各所述分发对象的所述所属部门；识别颜色数最小部门，所述颜色数最小部门是各个所述分发对象的所述所属部门之中、在印刷中能够使用的颜色数最少的所述所属部门；当所述文档数据的可使用颜色数比所述颜色数最小部门在印刷中能够使用的颜色数多时，在所述文档数据中判断强调部分，所述强调部分是用于强调的进行了编辑的部分；对所述强调部分进行强调处理并生成自动强调图像数据，所述自动强调图像数据是所述颜色数最小部门在印刷中能够使用的颜色数的图像数据；以及基于所述自动强调图像数据进行印刷。
按照本发明，当印刷向多个部门分发的文档(文件、资料)时，即使进行黑白印刷，也能够以知道强调部分(重要部分)的方式印刷文档。
本发明更多的特征和优点利用以下所示的实施方式会进一步明确。
附图说明
图1是表示实施方式的印刷辅助系统的一例的图。
图2是表示实施方式的信息处理装置的一例的图。
图3是表示实施方式的图像形成装置的一例的图。
图4是表示实施方式的使用者信息的一例的图。
图5是表示实施方式的部门信息的一例的图。
图6是表示使用实施方式的印刷辅助系统中的分发对象数据的印刷的一例的图。
图7是表示使用实施方式的印刷辅助系统中的分发对象数据的印刷的一例的图。
图8是表示实施方式的强调处理选择画面的一例的图。
图9是表示实施方式的自动强调图像数据的一例的图。
具体实施方式
下面，利用图1～图9说明本发明实施方式的印刷辅助系统100的一例。在以下的本实施方式中记载的结构、配置等各要素并不限定发明的范围，而仅是说明例。
(印刷辅助系统100)
利用图1对实施方式的印刷辅助系统100的一例进行说明。如图1所示，印刷辅助系统100包括至少一台信息处理装置1和至少一台图像形成装置2。印刷辅助系统100也可以包括多台信息处理装置1和多台图像形成装置2。信息处理装置1和图像形成装置2能够相互通信。例如，由网络连接信息处理装置1和图像形成装置2。
信息处理装置1例如是计算机。在信息处理装置1中能够使用PC。信息处理装置1也可以是便携通信设备。便携通信设备例如是智能手机或平板终端。图像形成装置2例如是数码复合机。图像形成装置2并不限定于数码复合机。图像形成装置2也可以是打印机。
(信息处理装置1)
接着，利用图2对实施方式的信息处理装置1的一例进行说明。信息处理装置1包括：处理部10、第一存储部11、显示器12、输入设备13和第一通信部14。
处理部10包括电路和元件。处理部10例如包括CPU和图像处理用电路。第一存储部11以非易失方式存储OS(操作系统)、数据、程序和软件15。第一存储部11例如包括快速只读存储器、HDD和RAM。处理部10基于OS、数据、程序和软件15来控制信息处理装置1的动作。处理部10按照第一存储部11的存储内容来控制信息处理装置1的各部分。
处理部10使显示器12显示各种信息。显示器12例如使用液晶或有机EL(电致发光)显示用面板。输入设备13接收使用者的操作。输入设备13例如是键盘或鼠标。输入设备13也可以是触摸面板23b。基于输入设备13的输出，处理部10识别操作内容。第一通信部14包括通信电路和通信用存储器。通信用存储器存储通信用软件。第一通信部14根据处理部10的指示与图像形成装置2通信。第一通信部14能够通过无线或有线方式与各装置通信。
软件15安装于第一存储部11。安装像文字处理软件、演示软件和表计算软件那样的软件15中的一个或多个。当制作文档(资料)时，使用者使软件15启动。使用者使用输入设备13进行文档的制作和编辑。输入设备13接收使用者的指令输入。处理部10进行与输入的指令对应的处理。当向输入设备13输入保存指令时，处理部10将文档的数据(文档数据17)以非易失方式存储在第一存储部11中。文档数据17是利用软件15制作的文件。
在信息处理装置1的第一存储部11中安装有分发对象设定用软件16。信息处理装置1的使用者能够利用该分发对象设定用软件16制作分发对象数据18。分发对象是被分发文档(资料)的人员。例如，分发对象数据18包括分发对象的姓名和地址。地址例如是邮件地址或分发对象的计算机的路径。分发的文档例如是会议的资料。
例如，信息处理装置1(处理部10)基于分发对象设定用软件16来识别包含于电子邮件的姓名。例如，处理部10识别包含于收件人或cc(抄送)栏的姓名和邮件地址。处理部10基于识别出的姓名生成分发对象数据18。此外，信息处理装置1的输入设备13也可以接收与分发对象相关的输入。例如，键盘接收姓名或邮件地址的输入。处理部10使输入到输入设备13的分发对象包含在分发对象数据18中。信息处理装置1生成分发对象数据18。
此外，能够对制作完成的分发对象数据18进行编辑。在这种情况下，输入设备13接收分发对象的姓名的变更或删除以及邮件地址的变更或删除。由此，信息处理装置1接收分发对象的设定。
(图像形成装置2)
利用图3，对实施方式的图像形成装置2的一例进行说明。如图3所示，图像形成装置2包括控制部20、第二存储部21、图像读取部22、操作面板23、印刷部24和第二通信部25。
控制部20控制图像形成装置2的动作。控制部20是包括控制电路(CPU)和图像处理电路的基板。控制电路进行与图像形成装置2相关的控制和运算。控制电路基于存储于第二存储部21的程序和数据进行图像形成装置2各部分的控制和各种运算处理。第二存储部21包括ROM、RAM和存储器(HDD)。第二存储部21存储图像形成装置2的控制用的设定数据、图像数据和控制用程序。
当进行像复印作业那样的伴随原稿读取的作业时，控制部20使图像读取部22进行原稿的读取。图像读取部22生成原稿的图像数据。为了原稿读取和图像数据的生成，图像读取部22包括光源(灯)、透镜、图像传感器(线阵传感器)和A/D转换电路。
操作面板23包括显示面板23a、触摸面板23b和硬键23c。显示面板23a显示画面和图像。控制部20控制显示面板23a的显示。控制部20使显示面板23a显示用于作业的设定的操作图像。操作图像例如是按钮或键。触摸面板23b接收使用者的操作。触摸面板23b设置在显示面板23a的上表面。触摸面板23b识别触摸位置。控制部20基于触摸面板23b的输出来识别被操作的操作图像。控制部20基于被操作的操作图像来识别使用者的操作内容。硬键23c也接收使用者的操作。
印刷部24包括供纸部24a、送纸部24b、图像形成部24c和定影部24d。控制部20控制这些部分的动作。控制部20控制供纸、送纸、调色剂像的形成、转印和定影。当进行印刷作业时，控制部20将纸一张张地向供纸部24a供给。控制部20使送纸部24b输送供给的纸。控制部20基于印刷用图像数据使图像形成部24c形成调色剂像。控制部20使图像形成部24c进行调色剂像向所输送的纸的转印。控制部20使定影部24d对转印到纸上的调色剂像进行定影。控制部20使送纸部24b将定影后的纸向设备外排出。
图像形成部24c能够进行彩色印刷。图像形成部24c包括：形成黑色的调色剂像的图像形成单元；形成黄色的调色剂像的图像形成单元；形成青色的调色剂像的图像形成单元；以及形成品红色的调色剂像的图像形成单元。当进行彩色印刷时，各图像形成单元形成调色剂像。图像形成部24c使形成的各色的调色剂像重叠并转印在纸上。另外，当进行黑白(白黑)印刷时，控制部20仅使黑色的图像形成单元形成调色剂像。
第二通信部25与信息处理装置1(数码复合机)能够通信地连接。第二通信部25包括通信用的硬件(各种插口、通信用电路)和通信用存储器。通信用存储器存储通信用软件。
(使用者信息4和所属部门)
接着，利用图3～图5，说明实施方式的图像形成装置2存储的使用者信息4和部门信息5的一例。如图3所示，第二存储部21以非易失方式存储使用者信息4。使用者信息4是与图像形成装置2的可利用者相关的信息。如图4所示，使用者信息4包括像各可利用者的姓名(使用者名字)、所属部门和使用计算机的邮件地址之类的信息。操作面板23接收可利用者的追加(注册)、删除和与可利用者相关的信息的编辑。控制部20基于操作面板23中的追加、删除和编辑的操作来更新使用者信息4。
此外，如图3所示，第二存储部21以非易失方式存储部门信息5。预先注册部门信息5。通过对操作面板23进行操作，能够注册部门信息5。部门信息5包括与部门相关的信息。如图5所示，部门信息5与一个部门相关，包括部门名称、部门代码和多个印刷设定项目的设定值。在印刷设定项目中例如有可否彩色印刷。能够进行准许彩色印刷和黑白印刷两方的设定。此外，能够进行仅准许彩色印刷和黑白印刷中的黑白印刷而不准许彩色印刷的设定。由此，部门信息5包括每个所属部门在印刷中能够使用的颜色数。作为其他印刷设定项目例如有印刷张数的限制。(使用分发对象数据18的印刷)
接着，利用图6～图9，说明实施方式的印刷辅助系统100中的使用分发对象数据18的印刷的一例。图6的开始是信息处理装置1(处理部10)向图像形成装置2(第二通信部25)发送文档数据17以及第一通信部14发送了与文档数据17对应的分发对象数据18的时刻。
信息处理装置1的输入设备13接收向图像形成装置2发送文档数据17的指示。例如，操作面板23接收发送利用演示软件、文字处理软件或表计算软件制作的文档数据17(文件)的指示。此时，输入设备13也接收添加于发送的文档数据17的分发对象数据18的设定。处理部10使文档数据17和与文档数据17对应的分发对象数据18一同向第二通信部25发送。
图像形成装置2(第二通信部25)接收文档数据17和与文档数据17对应的分发对象数据18(步骤#11)。图像形成装置2(控制部20)使第二存储部21以非易失方式存储接收的文档数据17和分发对象数据18(步骤#12、参照图3)。
图像形成装置2(控制部20)确认是否开始使用分发对象数据18的印刷(步骤#13、步骤#13的“否”→步骤#13)。在接收到文档数据17和与文档数据17对应的分发对象数据18的时刻，控制部20可以识别为开始印刷。此外，当图像形成装置2的操作面板23接收到基于文档数据17和与文档数据17对应的分发对象数据18开始印刷时，控制部20也可以识别为开始印刷。
当识别为开始印刷时(步骤#13的“是”)，控制部20基于分发对象数据18来识别各分发对象的所属部门(步骤#14)。具体地说，控制部20基于分发对象数据18来识别各分发对象的姓名。接着，控制部20参照使用者信息4，识别与已识别的姓名对应的使用者的所属部门。
控制部20识别各个分发对象的所属部门中、颜色数最小部门(步骤#15)。颜色数最小部门是识别的所属部门中在印刷中能够使用的颜色数最少的所属部门。例如，a部门能够进行彩色和黑白两方印刷而b部门仅能够进行黑白印刷的情况下，颜色数最小部门是b部门。
控制部20确认文档数据17的可使用颜色数是否比颜色数最小部门在印刷中能够使用的颜色数多(步骤#16)。例如，文档数据17是彩色数据(使用了有彩色的数据)，在颜色数最小部门仅是黑白印刷的部门的情况下，控制部20判断为文档数据17的可使用颜色数比颜色数最小部门的颜色数多(步骤#16的“是”)。当文档数据17是彩色数据且颜色数最小部门是可彩色印刷的部门时，控制部20判断为文档数据17的可使用颜色数不比颜色数最小部门的颜色数多(步骤#16的“否”)。
在步骤#16为“否”的情况下，控制部20进行基于文档数据17的印刷(步骤#17)。具体地说，控制部20进行RIP(栅格图像处理器)处理，生成基于文档数据17的图像数据(栅格图像)。文档数据17是彩色时，控制部20生成彩色的图像数据。例如，控制部20将文档数据17转换为由页面描述语言描述的数据。图像处理电路基于由页面描述语言描述的数据，生成文档数据17的各页面的图像数据(位图数据)。图像处理电路基于图像数据来生成印刷用图像数据。控制部20将生成的印刷用图像数据向图像形成部24c发送。图像形成部24c基于接收到的印刷用图像数据来形成调色剂像。随后，本流程结束(end)。
在步骤#16为“是”的情况下，图像形成装置2(控制部20)在文档数据17中判断强调部分6(步骤#18)。强调部分6是被认为用于强调的进行了编辑的部分(参照图9)。控制部20推测文档制作者想要强调的部分。
控制部20可以基于包含于文档数据17的字符串(包括字符、文本部分、数字和符号)来判断强调部分6。例如，在演示用的文档数据17中有时包含“关注X”这样的字符。在这种情况下，控制部20可以检索“关注”的字符串，并将与“X”部分(宾语部分)的字符串相同的字符串的部分判断为强调部分6。
控制部20可以判断在宾语部分的字符串中是否包含表示颜色的单词。控制部20可以将与表示包含的颜色的单词相同的颜色的字符串判断为强调部分6。例如，当在宾语部分中包含“红色”的字符时，控制部20可以将包含于文档数据17的字符中的红色的字符串判断为强调部分6。
此外，控制部20可以基于判断用数据33来判断强调部分6。判断用数据33以非易失方式存储在第二存储部21(图像形成装置2)中(参照图3)。判断用数据33是定义判断为强调部分6的条件的数据。能够由判断用数据33定义的条件各种各样。例如，当判断条件定义为红色的字符串时，控制部20将文档数据17中的红色的字符串判断为强调部分6。此外，当作为判断条件定义了像“重要”这种特定的单词(关键词)时，控制部20将文档数据17中的特定的单词部分判断为强调部分6。操作面板23也可以接收判断条件的设定。此时，控制部20对判断用数据33进行更新。具体地说，控制部20将利用操作面板23设定的条件追加在判断用数据33中。
此外，图像形成装置2(控制部20)可以基于字符颜色来判断强调部分6。例如，控制部20识别包含于文档数据17的各字符的字符颜色。并且，控制部20可以将使用数少的字符颜色的字符串判断为强调部分6。例如，有时改变字符串的颜色来表示想要强调的部分。控制部20识别包含于文档数据17的字符数是在规定值以下的字符颜色。控制部20将识别出的字符颜色的字符串判断为强调部分6。从而能够将文档数据17的制作者改变了字符颜色的部位判断为强调部分6。
此外，图像形成装置2(控制部20)可以基于字符字号来判断强调部分6。有时使想要强调的部分的字符字号不同。例如，控制部20识别包含于文档数据17的各字符的字体字号。并且，控制部20可以将字符数最多的字号以外的字号的字符部分判断为强调部分6。例如，控制部20可以将包含于文档数据17的字符数最少的字号的字符部分判断为强调部分6。从而能够将文档数据17的制作者改变了字符字号的部分判断为强调部分6。
此外，图像形成装置2(控制部20)可以基于字符的字体来判断强调部分6。有时为了强调，会改变一部分字符的字体。例如，控制部20识别包含于文档数据17的各字符的字体。并且，控制部20可以将字符数最多的字体以外的字体的字符部分判断为强调部分6。例如，控制部20可以将包含于文档数据17的字符数最少的字体的字符部分判断为强调部分6。从而能够将文档数据17的制作者改变了字符字体的部分判断为强调部分6。
此外，图像形成装置2(控制部20)可以基于包含于文档数据17的箭头来判断强调部分6。例如，控制部20识别包含于文档数据17的箭头图像。并且，控制部20可以将位于箭头前端的字符串或图像判断为强调部分6。从而能够将文档数据17的制作者利用箭头所指的部分判断为强调部分6。
操作面板23(图像形成装置2)可以接收选择利用包含于文档数据17的字符串、判断用数据33、字符颜色、字符字号、字符字体和箭头之中的哪一种来判断强调部分6的设定。在这种情况下，控制部20将操作面板23中的表示选择内容的数据存储在第二存储部21中。控制部20参照表示选择内容的数据来判断强调部分6。
然后，控制部20使文档数据17的RIP处理开始(步骤#19)。接着，控制部20对文档数据17的强调部分6实施强调处理(步骤#110)。控制部20将文件转换为由页面描述语言描述的数据(页面描述数据)。例如，转换文字文档或演示文档的文件。控制部20识别由转换得到的页面描述数据中的强调部分6。控制部20在页面描述数据的强调部分6中追加表示强调处理的描述。
预先确定强调处理。例如，强调处理是用框线包围强调部分6的处理。在这种情况下，控制部20追加页面描述数据中用框线包围强调部分6的描述。另外，强调处理也可以是追加下划线的处理。此外，强调处理可以是放大强调部分6的字体字号的处理。此外，强调处理可以是改变强调部分6的字体样式的处理。强调处理也可以是将强调部分6的字符变更为斜体的处理。
此外，图像形成装置2(控制部20)可以在强调部分6中附加表示为重要部分的字符。例如，控制部20可以在页面描述数据中的强调部分6的右上追加赋予“重要”字符的描述。
此外，控制部20也可以自动选择强调处理的表现(内容)。在这种情况下，图像形成装置2识别文档数据17中在包含强调部分6的页面内使用的强调表现。并且，控制部20对强调部分6实施页面内未使用的强调表现的强调处理。例如，当包含强调部分6的页面内使用了下划线时，控制部20对强调部分6实施下划线以外的强调处理。当包含强调部分6的页面内大量使用了框线时，控制部20对强调部分6实施框线以外的强调处理。
图8是表示强调处理选择画面26的一例的图。强调处理选择画面26是用于选择使用的强调处理的画面。强调处理选择画面26包括多个复选框。能够利用复选框的ON/OFF(勾选/不勾选)，在框线(包围线)、下划线、斜体、变更字体字号、变更字体样式、附加字符和自动选择强调处理的表现(内容)中选择使用的处理。操作面板23接收使用的强调处理的选择。控制部20进行所选择的强调处理。
接着，控制部20生成基于进行了强调处理的页面描述数据的图像数据(步骤#111)。控制部20基于追加了强调处理的描述的页面描述数据来生成栅格图像数据(位图数据)。由此，生成对强调部分6进行了强调处理的图像数据。
接着，控制部20(图像处理电路)使生成的图像数据的颜色数减少来生成自动强调图像数据7(步骤#112)。具体地说，控制部20转换为在颜色数最小部门的印刷中能够使用的颜色数。例如，在颜色数最小部门的印刷中能够使用的颜色数为黑白时，控制部20将彩色的图像数据转换为黑白的图像数据。转换后的图像数据成为自动强调图像数据7。
图9左侧的图表示文档数据17的某一页面。图9右侧的图表示生成的自动强调图像数据7的一例。在图9左侧的图的文档数据17中，控制部20将“40％”的字符串判断为强调部分6。在这种情况下，如图9右侧的图所示，控制部20生成用框线强调了“40％”的字符(数字+符号)部分的自动强调图像数据7。即使对彩色的文档数据17进行黑白印刷，也能够知道彩色的文档数据17中强调的部分。
并且，控制部20使显示面板23a显示基于自动强调图像数据7的预览图像(步骤#113)。例如，控制部20使自动强调图像数据7缩小来生成预览用的图像数据。控制部20基于预览用的图像数据使显示面板23a显示预览图像。
控制部20确认是否进行了印刷开始指示(步骤#114)。操作面板23接收印刷开始指示。例如，控制部20使显示面板23a与预览图像一起显示印刷开始按钮。当对印刷开始按钮进行了操作时，控制部20识别为进行了印刷开始指示。此外，当对操作面板23的开始键(硬键23c)进行了操作时，控制部20也可以识别为进行了印刷开始指示。
当未进行印刷开始指示时(步骤#114的“否”)，控制部20确认是否进行了印刷中止指示(步骤#115)。例如，控制部20使显示面板23a与预览图像一起显示印刷中止按钮。当对印刷中止按钮进行了操作时，控制部20识别为进行了印刷中止指示。当进行了印刷中止指示时(步骤#115的“是”)，本流程结束(end)。在这种情况下，不进行基于文档数据17的印刷。另一方面，当未进行印刷中止指示时(步骤#115的“否”)，流程返回步骤#114。
当进行了印刷开始指示时(步骤#114的“是”)，控制部20使印刷部24进行基于自动强调图像数据的印刷(步骤#116)。由此，即使以黑白方式对彩色的文档数据17进行印刷，也能够得到知道强调部分6的印刷品。然后，本流程结束(end)。
由此，实施方式的印刷辅助系统100包括信息处理装置1和图像形成装置2。信息处理装置1存储作为被分发的文档的数据的、文档数据17。信息处理装置1生成表示文档数据17的印刷品的分发对象的分发对象数据18。图像形成装置2存储每个所属部门的印刷设定。图像形成装置2接收从信息处理装置1发送的文档数据17和与文档数据17对应的分发对象数据18。图像形成装置2基于接收的分发对象数据18来识别各分发对象的所属部门。图像形成装置2识别颜色数最小部门，该颜色数最小部门是各个分发对象的所属部门中、在印刷中能够使用的颜色数最少的所属部门。当文档数据17的可使用颜色数比颜色数最小部门的印刷中能够使用的颜色数多时，图像形成装置2在文档数据17中判断强调部分6，该强调部分6是用于强调的进行了编辑的部分。图像形成装置2对强调部分6实施强调处理并生成自动强调图像数据7，该自动强调图像数据7是在颜色数最小部门的印刷中能够使用的颜色数的图像数据。图像形成装置2基于自动强调图像数据7进行印刷。
当基于文档数据17使颜色数减少来进行印刷时，能够以知道强调部分6的方式印刷文档。能够以知道用彩色(有彩色)表现的强调部分6的方式对文档数据17进行黑白(白黑)印刷。这样，即使会议参加者的所属部门各不相同，也能够向全部的参加者分发相同的文档(黑白印刷的文档)。从而能够与参加者中限制了能使用的颜色数的部门配合来印刷会议用文件。
此外，自动进行黑白印刷时强调部分6的图像数据中的强调处理。文档的制作者不需要编辑彩色印刷用的文档数据17来制作黑白印刷用的文档数据17。例如，在文档数据17中，不用进行对通过颜色表明为重要的部分实施加工的作业。
在基于自动强调图像数据7进行印刷之前，图像形成装置2显示基于自动强调图像数据7的预览图像。在接收到印刷开始指示时，开始基于自动强调图像数据7的印刷。能够向使用者表示基于自动强调图像数据7的印刷结果的一例。使用者能够确认是否可以基于自动强调图像数据7进行印刷。
图像形成装置2(控制部20)识别包含于文档数据17的字符。图像形成装置2基于所识别的字符来判断强调部分6。能够基于包含于文档数据17的字符，自动判断文档数据17中的强调部分6。例如，能够抽出表示强调部位的词组并自动确定强调部分6。
图像形成装置2(第二存储部21)存储用于判断强调部分6的判断用数据33。图像形成装置2(控制部20)基于判断用数据33来判断为强调部分6。判断用数据33是确定判断为预先确定的强调部分6的条件的数据。能够将描述为与由判断用数据33确定的条件一致的部分判断为强调部分6。为了判断为强调部分6，文档制作者只要描述为与条件一致即可。
信息处理装置1(处理部10)识别包含于电子邮件的姓名。信息处理装置1基于识别到的姓名来生成分发对象数据18。基于记载有分发对象数据18的电子邮件，能够自动生成分发对象数据18。
信息处理装置1(输入设备13)接收选择分发对象的输入。信息处理装置1(处理部10)使选择的分发对象包含于分发对象数据18。从而能够设定分发对象。能够使所希望的人员包含于分发对象数据18。
图像形成装置2(控制部20)识别包含于文档数据17的各个字符的字符颜色。图像形成装置2将字符数在规定值以下的字符颜色的字符串判断为强调部分6。从而能够将文档数据17中使用了特殊颜色的部分判断为强调部分6。
图像形成装置2(控制部20)将包含于文档数据17的字符中使用最多的字号以外的字号的字符部分判断为强调部分6，并且将使用最多的字体以外的字体的字符部分判断为强调部分6。从而能够将文档数据17中的特殊字体的部分判断为强调部分6。
当在文档数据17中包含箭头时，图像形成装置2(控制部20)将位于箭头前端的字符或图像判断为强调部分6。从而能够将文档数据17中箭头所指的部分判断为强调部分6。
图像形成装置2(控制部20)在强调部分6中生成附加了表示重要的字符的自动强调图像数据7。从而能印刷附加了表示强调部分6的字符的文档。接收到文档的人员(文档领取者)能够容易地识别强调部分6。
图像形成装置2(控制部20)识别文档数据17中包含强调部分6的页面内使用的强调表现。图像形成装置2对强调部分6实施页面内未使用的强调表现的强调处理。当大量使用了同样的强调表现时，即使进行了同样的强调处理也因大量使用而不醒目。但因为用不包含在调查范围内的方法进行强调，所以能够使进行了强调处理的部分醒目。
图像形成装置2(第二存储部21)存储包含预先注册的所属部门的信息的部门信息5。此外，图像形成装置2存储使用者信息4，该使用者信息4包含图像形成装置2的可利用者的信息并对每个可利用者确定了所属的所属部门。部门信息5包含每个所属部门在印刷中能够使用的颜色数。从而能够判断在各部门中许可彩色印刷和黑白印刷双方还是在彩色印刷和黑白印刷中仅许可黑白印刷。
以上对本发明的实施方式进行了说明，但是本发明的范围并不限定于此，能够在不脱离发明宗旨的范围内进行各种变更来实施本发明。

Claims (12)

1.一种印刷辅助系统，其特征在于，
包括信息处理装置和图像形成装置，
所述信息处理装置存储作为被分发的文档的数据的文档数据，并且生成表示所述文档数据的印刷品的分发对象的分发对象数据，
所述图像形成装置进行如下处理：
存储每个所属部门的印刷设定；
接收从所述信息处理装置发送的所述文档数据和与所述文档数据对应的所述分发对象数据；
基于接收到的所述分发对象数据来识别各所述分发对象的所述所属部门；
识别颜色数最小部门，所述颜色数最小部门是各个所述分发对象的所述所属部门之中、在印刷中能够使用的颜色数最少的所述所属部门；
当所述文档数据的可使用颜色数比所述颜色数最小部门在印刷中能够使用的颜色数多时，在所述文档数据中判断强调部分，所述强调部分是用于强调的进行了编辑的部分；
对所述强调部分进行强调处理并生成自动强调图像数据，所述自动强调图像数据是所述颜色数最小部门在印刷中能够使用的颜色数的图像数据；以及
基于所述自动强调图像数据进行印刷。
2.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，
在基于所述自动强调图像数据进行印刷之前，所述图像形成装置显示基于所述自动强调图像数据的预览图像，并且
在接收到印刷开始指示时，开始基于所述自动强调图像数据的印刷。
3.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，
所述图像形成装置识别包含于所述文档数据的字符，并且
基于识别到的字符来判断所述强调部分。
4.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，
所述图像形成装置存储用于判断所述强调部分的判断用数据，并且
基于所述判断用数据来判断为所述强调部分，
所述判断用数据是确定判断为预先确定的所述强调部分的条件的数据。
5.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，
所述信息处理装置识别包含于电子邮件的姓名，并且
基于识别到的姓名来生成所述分发对象数据。
6.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，
所述信息处理装置接收选择所述分发对象的输入，并且
使选择的所述分发对象包含于分发对象数据。
7.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，
所述图像形成装置识别包含于所述文档数据的各个字符的字符颜色，并且
将字符数在规定值以下的所述字符颜色的字符串判断为所述强调部分。
8.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，
所述图像形成装置将包含于所述文档数据的字符中、使用最多的字号以外的字号的字符部分判断为所述强调部分，并且
将使用最多的字体以外的字体的所述字符部分判断为所述强调部分。
9.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，当在所述文档数据中包含箭头时，所述图像形成装置将位于所述箭头前端的字符或图像判断为所述强调部分。
10.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，所述图像形成装置生成在所述强调部分中附加了表示为重要内容的字符的所述自动强调图像数据。
11.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，
所述图像形成装置识别所述文档数据中、包含所述强调部分的页面内使用的强调表现，并且
对所述强调部分进行所述页面内未使用的强调表现的所述强调处理。
12.根据权利要求1所述的印刷辅助系统，其特征在于，
所述图像形成装置存储包含预先注册的所述所属部门的信息的部门信息，并且
存储使用者信息，所述使用者信息包含所述图像形成装置的可利用者的信息，并对每个所述可利用者确定了所属的所述所属部门，
所述部门信息包含每个所述所属部门在印刷中能够使用的颜色数。
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