CN106599012A - 文件管理系统及其方法 - Google Patents

Abstract

本发明实施例提出一种文件管理系统及其方法。此文件管理系统包括辨识装置及管理服务器。辨识装置用以辨识文件数据上的编码信息，并依据编码信息产生分类信息。而管理服务器耦接辨识装置。辨识装置传送文件数据及分类信息至管理服务器，而管理服务器依据分类信息对文件数据进行对应的文件管理作业。借此，便能有效提升信息安全层级及作业效率。

Description

文件管理系统及其方法

技术领域

本发明涉及一种文件管理技术，尤其涉及一种自动化文件管理技术的文件管理系统及其方法。

背景技术

随着科技快速发展，办公所产生的纸本文件大多都会另以电子化方式存储，从而减少资源浪费并方便办公人员调阅文件。电子文件通常会以对应的索引来进行存储，以方便后续归档及编辑作业。而现今电子化文件归档流程通常是，操作人员将纸本文件通过扫描或影像获取装置转换为电子文件，且操作人员可在电脑系统(例如，台式电脑、笔记本电脑、平板电脑或智能手机等)上对电子文件进行编辑作业，再将电子文件传送至服务器以进行存储。然而，由于前述现有文件归档流程涉及人为操作，因此恐怕会衍生出资安问题、个人数据外泄、操作失误以及耗费人力等诸多问题。

发明内容

本发明提供一种文件管理系统及其方法，其可提供自动化的文件编辑作业，从而避免前述人为操作所造成的问题。

本发明实施例提出一种文件管理系统，此文件管理系统包括辨识装置及管理服务器。辨识装置用以辨识文件数据上的编码信息，并依据编码信息产生分类信息。而管理服务器耦接辨识装置。辨识装置传送文件数据及分类信息至管理服务器，而管理服务器依据分类信息对文件数据进行对应的文件管理作业。

本发明实施例提出一种文件管理方法，其包括下列步骤。通过辨识装置辨识文件数据上的编码信息，并依据编码信息产生分类信息。通过辨识装置传送文件数据及分类信息至管理服务器。通过管理服务器依据分类信息对文件数据进行对应的文件管理作业。

基于上述，本发明实施例所提出的文件管理系统及其方法，其文件数据上具有编码信息，而辨识装置可通过扫描或传真取得此文件数据，并辨识此编码信息以产生分类信息，且管理服务器便能依据此分类信息对文件数据执行对应文件管理作业。

为让本发明的上述特征和优点能更明显易懂，下文特举实施例，并配合附图作详细说明如下。

附图说明

图1为本发明一实施例的文件管理系统的方块图；

图2为本发明一实施例的文件管理方法流程图；

图3为分类信息以字串序框表示的范例；

图4为编辑代码以字串序框表示的范例；

图5为本发明一实施例的实体文件扫描流程的示意图；

图6为本发明另一实施例的实体文件传真流程的示意图。

100、500、600：文件管理系统；

355：版本代码；

110：辨识装置；

357：身份识别码；

111：扫描模块；

359：校验码；

113、153：通讯模块；

451～459：操作代码区块；

115、151：存储模块；

510：扫描器；

115_1：辨识模块；

550：档案服务器；

117、155：处理单元；

560、660：实体文件；

150：管理服务器；

561：条状代码；

151_1：监控模块；

570：pdf文件；

S210～S250、S501～S504、S601～S604：步骤；

300：分类信息；

571、671：分类信息；

310：文件识别码；

610：传真机；

350：作业代码；

650：工作站服务器；

351：章节代码；

661：QR码；

353、450：编辑代码；

670：DOC文件。

具体实施方式

图1为本发明一实施例的文件管理系统的方块图。请参照图1，文件管理系统100包括辨识装置110及管理服务器150。

辨识装置110可以是各类型的印表机、事务机、传真机、扫描器或任何影像获取装置(例如，数码相机、数位摄影机等)及电脑系统(例如，台式电脑、笔记本电脑、平板电脑等)的组合等电子装置。辨识装置110包括扫描模块111、通讯模块113及处理单元117。

扫描模块111可对实体文件(例如，纸本文件等各类型文件)通过其具备的影像感测元件(例如，电荷耦合元件(CCD)、互补式金氧半导体(CMOS)影像感测元件)进行扫描，并依据实体文件产生电子化的文件数据。此文件数据例如是任何类型的图像档案(例如，JPEG、BMP、PNG格式等)、纯文字档案、DOC格式档案、试算表档案、简报图形档案、pdf档案及电子书格式等。

通讯模块113例如是支援WiFi标准、第三代无线通讯(3G)、第四代无线通讯(4G)或其他具备无线传输功能的任何类型无线网络介面模块或是支援乙太网络(Ethernet)、光纤(optical fiber)或其他具备有线传输功能的任何类型的有线网络介面模块。在一实施例中，通讯模块113可还包括可连结至公共交换电话网络(Public Switched Telephone Network，PSTN)的电话网络介面，并用以通过传真通讯接收文件数据。或者，通讯模块113可基于网络传真技术而通过网际网络取得文件数据，且不以此为限。

存储模块115可以是任何型态的固定或可移动随机存取存储器(randomaccess memory，RAM)、只读存储器(read-only memory，ROM)、快闪存储器(flash memory)或类似元件或上述元件的组合。在本实施例中，存储模块115用以记录辨识模块115_1等软件程式。辨识模块115_1用以对编码信息进行辨识，以转换成分类信息，其详细说明待稍后实施例叙述。

处理单元117分别与扫描模块111及通讯模块113连接，其可以是中央处理单元(Central Processing Unit，CPU)，或是其他可程式化的一般用途或特殊用途的微处理器(Microprocessor)、数字信号处理器(Digital SignalProcessor，DSP)、可程式化控制器、特殊应用集成电路(Application SpecificIntegrated Circuit，ASIC)或其他类似元件或上述元件的组合。在本发明时实施例中，处理单元117用以执行识别装置110的所有作业，用以存取并执行上述存储单元115中记录的模块。

管理服务器150可以是具有运算能力的档案服务器、数据库服务器、应用程式服务器、云端服务器、工作站或个人电脑等计算机装置，其种类不限于此。管理服务器150包括存储模块151、通讯模块153及处理单元155。

存储模块151的种类与识别装置110中的存储模块115相同或相似，故于此不再赘述。存储模块151具有一个或数个数据库，并用以存储来自识别装置110的文件数据及既有文件数据。各既有文件数据可依据文件识别码(例如，案件编号、文件序号等)及/或身份识别码分别存储在不同数据库或数据夹中。需说明的是，依据不同设计需求，数据库及数据夹的管理方式可能不同，且本发明实施例不以此为限。此外，存储模块151用以记录监控模块151_1等软件程式。监控模块151_1用以对监控分类信息，其详细说明待稍后实施例叙述。

在其他一些实施例中，存储模块151还纪录辨识模块115_1。换言之，管理服务器150可进行编码信息的辨识作业。

通讯模块153及处理单元155的种类及功能分别与识别装置110中的通讯模块113及处理单元117相同或相似，故于此不再赘述。处理单元155用以执行管理服务器150的所有作业，用以存取并执行上述存储单元151中记录的模块。处理单元155可通过通讯模块153以无线(例如，传送无线讯号)或有线(例如，通过缆线、光纤等)方式与识别装置110中的通讯模块113连线，以传送及接收文件数据、信息、信号等。需说明的是，辨识装置110及管理服务器150可能同处于相同内部区域网络或是可通过网际网络来传递数据。

为了方便理解本发明实施例的操作流程，以下将举诸多实施例详细说明本发明实施例中文件管理系统100的文件管理方法。图2为本发明一实施例的文件管理方法流程图。请参照图2，本实施例的方法适用于图1中文件管理系统100中的辨识装置110及管理服务器150。下文中，将辨识装置110及管理服务器150中的各项元件及模块说明本发明实施例所述的方法。本方法的各个流程可依照实施情形而随之调整，且并不仅限于此。

在步骤S210中，辨识装置110的处理单元117辨识文件数据上的编码信息，并依据编码信息产生分类信息。具体而言，处理单元117可通过扫描模块111进行扫描作业或通过通讯模块113而通过传真通讯取得文件数据。而其文件数据的原始实体文件上具有编码信息。此编码信息可以是线性(或是一维)条码(例如，编码11、25、49、EAN-8码等类型条状代码)、矩阵(或是二维)条码(例如，快速回应(quick response，QR)代码、数据矩阵等)或任何类型经编码或未经编码的代码、文字、符号或图样(pattern)。基于光学字节辨识(Optical Character Recognition，OCR)或图像辨识，处理单元117通过辨识模块115_1直接对文件数据中的编码信息进行影像辨识，或通过内建的扫描模块111或额外的光学扫描装置辨识，以产生对应于此编码信息的分类信息。

此影像辨识过程例如是辨识模块115_1先辨识编码信息的种类(例如，判断是否为QR码、编码25条状代码等)，并基于所辨识出的种类对编码信息进行解码，以基于解码结果产生分类信息。需说明的是，若实作上仅使用一种类型的编码信息，则无须先辨识编码信息。而分类信息可能是英文字母、数字或特定字节等，其详细实施例将于稍后进行说明。

此外，在实际操作上，使用者可手动绘制编码信息在实体文件上，手动或自动将编码信息贴上在实体文件上，甚至是实体文件上已具有编码信息，且不以此为限。而实体文件可能不只一张，因此作业上可能会将编码信息放置于数张实体文件的封面页上。此外，处理单元117可依序通过扫描模块111或传真通讯扫描或接收数张实体文件，并将可取得编码信息的封面页及其后续取得的一张或数张实体文件作为一份文件数据。

接着，在步骤S230中，处理单元117通过通讯模块113将文件数据及分类信息至管理服务器150。辨识装置110与管理服务器150间的数据传输可参考图1中通讯模块113及153的说明，于此不再赘述。

而在步骤S250中，管理服务器150的处理单元155依据分类信息对文件数据进行对应的文件管理作业。具体而言，处理单元155会依据分类信息决定文件管理作业的类型，而文件管理作业可能包括文件编辑作业及文件归档作业。处理单元155可自存储模块151中存取并载入监控模块151_1，以依据分类信息进行对应的作业。文件编辑作业包括创建作业、更新作业、替换作业、插入作业、删除作业及增添作业其中之一或其组合，其可对存储模块151中对应的既有文件数据更新、替换、插入或添增一页或多页的文件数据，对对应的既有文件数据删除部份页面，或是在未存在对应的既有文件数据下，直接将接收的文件数据存储在存储模块151中，以作为既有文件数据。而文件归档作业例如是将接收的文件数据存储在存储模块151中对应的档案数据库(例如，数据夹、存储区块等)。以下将举诸多实施例来进行说明。

在一实施例中，分类信息包括文件识别码，而处理单元155依据文件识别码对文件数据进行文件编辑作业。此文件识别码例如是案件编号、文件序号等，依据设计需求而可自行变更。而分类信息还包括作业代码。处理单元155依据作业代码选择创建作业、更新作业、替换作业、插入作业、删除作业或增添作业其中一者，并依据作业代码执行选择的文件编辑作业。

作业代码包括章节代码及编辑代码。而处理单元155搜寻文件识别码对应的既存文件数据，并依据编辑代码在既存文件数据中的章节代码对应的章节进行选择的文件编辑作业。而编辑代码还包括操作代码及编辑页面指示代码其中之一或其组合。操作代码用以指示创建作业、更新作业、替换作业、插入作业、删除作业或增添作业其中一者。而处理单元155依据操作代码在既存文件数据中的编辑页面指示代码对应的页面进行选择的文件编辑作业。

举例而言，假设文件识别码为C50521001，且章节代码C2S5代表第2章第5节。若编辑代码中的操作代码为C代表对进行创建作业，则处理单元155在存储模块151中C50521001所对应的档案数据库中新增接收的文件数据。若编辑代码U5P12(操作代码为U，且编辑页面指示代码为5P12)代表对第5页至第12页进行更新作业，则处理单元155将存储模块151中C50521001的既存文件数据中的第5页至第12页更新成接收的文件数据，而既有或不同版本的既存文件可同时并存于存储模块151。

依此类推，编辑代码R1P5(操作代码为R(替换作业)，且编辑页面指示代码为1P5)代表将C50521001的既存文件数据中的第1页至第5页替换成文件数据；编辑代码I2P3(操作代码为I(插入作业)，且编辑页面指示代码为2P3)代表将C50521001的既存文件数据中的第2页及第3页之间插入文件数据；编辑代码D21P36(操作代码为D(删除作业)，且编辑页面指示代码为21P36)代表将C50521001的既存文件数据中的第21页至第36页删除；而编辑代码中的操作代码为A(增添作业)代表将C50521001的既存文件数据自最后页面增添接收的文件数据。

图3为分类信息以字串序框表示的范例。请参照图3，分类信息300包括文件识别码310及作业代码350。而作业代码350还包括章节代码351、编辑代码353、版本代码355、身份识别码357及校验码359。章节代码351及编辑代码353可参照前述实施例说明。而版本代码355代表文件版本，以让不同文件版本的文件数据及既存文件数据共存于存储模块151中。身份识别码357例如是员工编号、编辑者代码、作业人员代码等。校验码359是用以通过处理单元155检验读取到的数据是否正确，而不同编码规则可能会有不同的校验规则。

在另一实施例中，编辑代码包括一个或数个操作代码区块，且各操作代码区块包括编辑页面指示代码或冗余代码。编辑页面指示代码可参照前述实施例说明。冗余代码可以是连续相同的特定字码、数字或符号(例如，AAAA、000、@@@@@等)，亦可是依据不同设计需求所决定的特定字码、数字、符号(例如，EMPTY、123456、__**等)或空置等。处理单元155依据出现编辑页面指示代码的操作代码区块所对应的位置，选择创建作业、更新作业、替换作业、插入作业、删除作业或增添作业其中一者，并依据操作代码在既存文件数据中的编辑页面指示代码对应的页面进行选择的文件编辑作业。

举例而言，图4为编辑代码以字串序框表示的范例。请参照图4，编辑代码450包括操作代码区块451～459，其分别对应到创建作业、更新作业、替换作业、插入作业、删除作业及增添作业。若处理单元155辨识出操作代码区块453具有编辑页面指示代码(例如，5P9)，而操作代码区块453～459具有冗余代码(例如，000)。由于操作代码区块451的位置是对应于更新作业，因此处理单元155会对接收的文件数据进行更新作业。依此类推，若在操作代码区块451、455～459辨识出编辑页面指示代码，则会依据操作代码区块451、455～459的位置所对应的创建作业、替换作业、插入作业、删除作业或增添作业，将文件数据对文件识别码所对应的既有文件数据进行对应作业。

需说明的是，针对创建作业及增添作业，处理单元155可在创建作业或增添作业对应的操作代码区块未存在冗余代码时，便进行创建作业或增添作业。另一方面，依据不同设计需求，作业代码中操作代码、编辑页面指示代码、章节代码、编辑代码及操作代码区块的编制可能会不同，作业代码所具有的信息也可能不同，且本发明实施例不局限于前述范例。此外，在其他一些实施例中，作业代码可能仅是章节代码及编辑代码其中一者。

前述实施例是针对文件编辑作业，而下方将针对文件归档作业继续说明。分类信息包括身份识别码。此身份识别码可能是员工编号、电话号码或电子邮件地址等。而处理单元155将文件数据传送至对应于身份识别码的档案数据库。换言之，处理单元155可分析分类信息中的标头(header)信息(例如，分类信息的前5、10个字节)，以判断标头信息存在文件识别码或是身份识别码。若标头信息存在文件识别码，则处理单元155进行文件编辑作业。而若标头信息存在身份识别码，则处理单元155进行文件归档作业。在其他一些实施例中，若处理单元155判断分类信息的长度大于字节门槛值(例如，身份识别码的长度、10、20字节长度等)，则进行文件编辑作业，而若分类信息的长度未大于字节门槛值，则进行文件归档作业。

在文件归档作业中，处理单元155会先依据身份识别码自存储模块151中寻找对应的档案数据库，且将接收的文件数据存储至此档案数据库。

接着，管理服务器150可接受其他电子装置(例如，台式电脑、笔记本电脑、智能手机)或是直接在管理服务器150上的登入作业，此登入作业可利用身份识别码作为帐号，且这些电子装置可对身份识别码所对应的档案数据库中的文件数据进行存取。或者，处理单元155可直接将接收的文件数据传送至身份识别码所对应的电子装置。例如，传送电子邮件、信息等。而在一些实施例中，处理单元155可进一步对特定身份识别码的文件数据添加特定的编码图案、浮水印(watermark)或其他的编码信息。

为了帮助理解前述实施例步骤，以下将另举两个范例说明两种应用情境。图5为本发明一实施例的实体文件扫描流程的示意图。请参照图5，文件管理系统500包括扫描器510及档案服务器550。扫描器510对实体文件560进行扫描作业(步骤S501)，而此实体文件560的封面页具有条状代码561。接着，扫描器510辨识条状代码561以产生分类信息571，且产生数字化的pdf文件570(步骤S502)。扫描器510可通过网络线传送pdf文件570及分类信息571至档案服务器550(步骤S503)。接着，由于分类信息571为123C1S2U7P12V2I1230(即，文件识别码为123，章节代码为C1S2，操作代码为U，且编辑页面指示代码为第7至12页，版本代码为2，身份识别码为I123，校验代码为0)，因此档案服务器550将文件识别码123的既有pdf文件中第1章第2节的第7至10页更新成pdf文件570(步骤S504)。

图6为本发明另一实施例的实体文件传真流程的示意图。请参照图6，文件管理系统600包括传真机610及工作站服务器650。传真机610通过传真通讯接收到实体文件660(步骤S601)，而此实体文件660的封面页具有QR码661。接着，传真机610辨识QR码661以产生分类信息671，且产生数字化的DOC文件670(步骤S602)。传真机610可通过WiFi技术无线传送DOC文件670及分类信息671至工作站服务器650(步骤S603)。接着，由于分类信息671为M57832(即，身份识别码为M57832)，因此工作站服务器650将DOC文件670存储至身份识别码为M57832的档案数据库中(步骤S604)。

综上所述，本发明实施例所提出的文件管理系统及其方法，其辨识装置可对文件数据上的编码信息(例如，QR码、EAN-8码等)进行辨识，且解码成分类信息。而管理服务器可依据分类信息决定文件管理作业的类型(例如，文件编辑作业及文件归档作业)，并执行选择的文件管理作业(创建作业、更新作业、替换作业、插入作业、删除作业或增添作业等)。此外，分类信息更具有操作代码、编辑页面指示代码及章节代码等信息，以让管理服务器能执行更细节的文件编辑作业。借此，本发明实施例在文件管理作业上可免除大部分人为操作流程，进而提升安全性、遵守个资法规范、提升作业速度并减少作业失误。

最后应说明的是：以上各实施例仅用以说明本发明的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述各实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或者全部技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围。

Claims (10)

1.一种文件管理系统，其特征在于，包括：

辨识装置，用以辨识文件数据上的编码信息，并依据所述编码信息产生分类信息；以及

管理服务器，耦接所述辨识装置，其中所述辨识装置传送所述文件数据及所述分类信息至所述管理服务器，而所述管理服务器依据所述分类信息对所述文件数据进行对应的文件管理作业。

2.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于，所述分类信息包括文件识别码，而所述管理服务器依据所述文件识别码对所述文件数据进行文件编辑作业。

3.根据权利要求2所述的文件管理系统，其特征在于，所述分类信息还包括作业代码，且所述文件编辑作业包括创建作业、更新作业、替换作业、插入作业、删除作业及增添作业其中之一或其组合，而所述管理服务器依据所述作业代码选择所述创建作业、所述更新作业、所述替换作业、所述插入作业、所述删除作业或所述增添作业其中一者，并依据所述作业代码执行选择的所述文件编辑作业。

4.根据权利要求3所述的文件管理系统，其特征在于，所述作业代码包括章节代码及编辑代码，而所述管理服务器搜寻所述文件识别码对应的既存文件数据，并依据所述编辑代码在所述既存文件数据中的所述章节代码对应的章节进行选择的所述文件编辑作业。

5.根据权利要求4所述的文件管理系统，其特征在于，所述编辑代码包括操作代码及编辑页面指示代码其中之一或其组合，且所述操作代码用以指示所述创建作业、所述更新作业、所述替换作业、所述插入作业、所述删除作业或所述增添作业其中一者，而所述管理服务器依据所述操作代码在所述既存文件数据中的所述编辑页面指示代码对应的至少一页面进行选择的所述文件编辑作业。

6.根据权利要求4所述的文件管理系统，其特征在于，所述编辑代码包括多个操作代码区块，且各该些操作代码区块包括编辑页面指示代码或冗余代码，而所述管理服务器依据出现所述编辑页面指示代码的该些操作代码区块其中一者所对应的位置，选择所述创建作业、所述更新作业、所述替换作业、所述插入作业、所述删除作业或所述增添作业其中一者，并依据所述操作代码在所述既存文件数据中的所述编辑页面指示代码对应的至少一页面进行选择的所述文件编辑作业。

7.根据权利要求2所述的文件管理系统，其特征在于，所述辨识装置对实体文件进行扫描，并依据所述实体文件产生所述文件数据。

8.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于，所述分类信息包括身份识别码，而所述管理服务器将所述文件数据传送至对应于所述身份识别码的档案数据库。

9.根据权利要求8所述的文件管理系统，其特征在于，所述辨识装置通过传真通讯接收所述文件数据，并对所述文件数据中的所述编码信息进行辨识。

10.一种文件管理方法，其特征在于，包括：

通过辨识装置辨识文件数据上的编码信息，并依据所述编码信息产生分类信息；

通过所述辨识装置传送所述文件数据及所述分类信息至管理服务器；以及

通过所述管理服务器依据所述分类信息对所述文件数据进行对应的文件管理作业。