TW201714124A - 文件管理系統及其方法 - Google Patents

Abstract

本發明實施例提出一種文件管理系統及其方法。此文件管理系統包括辨識裝置及管理伺服器。辨識裝置用以辨識文件資料上的編碼資訊，並依據編碼資訊產生分類資訊。而管理伺服器耦接辨識裝置。辨識裝置傳送文件資料及分類資訊至管理伺服器，而管理伺服器依據分類資訊對文件資料進行對應的文件管理作業。藉此，便能有效提昇資訊安全層級及作業效率。

Description

文件管理系統及其方法

本發明是有關於一種文件管理技術，且特別是有關於一種自動化文件管理技術的文件管理系統及其方法。

隨著科技快速發展，辦公所產生的紙本文件大多都會另以電子化方式儲存，從而減少資源浪費並方便辦公人員調閱文件。電子文件通常會以對應的索引來進行儲存，以方便後續歸檔及編輯作業。而現今電子化文件歸檔流程通常是，操作人員將紙本文件透過掃描或影像擷取裝置轉換為電子文件，且操作人員可在電腦系統（例如，桌上型電腦、筆記型電腦、平板電腦或智慧型手機等）上對電子文件進行編輯作業，再將電子文件傳送至伺服器以進行儲存。然而，由於前述習知文件歸檔流程涉及人為操作，因此恐怕會衍生出資安問題、個人資料外洩、操作失誤以及耗費人力等諸多問題。

本發明提供一種文件管理系統及其方法，其可提供自動化的文件編輯作業，從而避免前述人為操作所造成的問題。

本發明實施例提出一種文件管理系統，此文件管理系統包括辨識裝置及管理伺服器。辨識裝置用以辨識文件資料上的編碼資訊，並依據編碼資訊產生分類資訊。而管理伺服器耦接辨識裝置。辨識裝置傳送文件資料及分類資訊至管理伺服器，而管理伺服器依據分類資訊對文件資料進行對應的文件管理作業。

本發明實施例提出一種文件管理方法，其包括下列步驟。透過辨識裝置辨識文件資料上的編碼資訊，並依據編碼資訊產生分類資訊。透過辨識裝置傳送文件資料及分類資訊至管理伺服器。透過管理伺服器依據分類資訊對文件資料進行對應的文件管理作業。

基於上述，本發明實施例所提出的文件管理系統及其方法，其文件資料上具有編碼資訊，而辨識裝置可透過掃描或傳真取得此文件資料，並辨識此編碼資訊以產生分類資訊，且管理伺服器便能依據此分類資訊對文件資料執行對應文件管理作業。

為讓本發明的上述特徵和優點能更明顯易懂，下文特舉實施例，並配合所附圖式作詳細說明如下。

圖1是依據本發明實施例說明一種文件管理系統的方塊圖。請參照圖1，文件管理系統100包括辨識裝置110及管理伺服器150。

辨識裝置110可以是各類型的印表機、事務機、傳真機、掃描器或任何影像擷取裝置（例如，數位相機、數位攝影機等）及電腦系統（例如，桌上型電腦、筆記型電腦、平板電腦等）之組合等電子裝置。辨識裝置110包括掃描模組111、通訊模組113及處理單元117。

掃描模組111可對實體文件（例如，紙本文件等各類型文件）透過其具備的影像感測元件（例如，電荷耦合元件（CCD）、互補式金氧半導體（CMOS）影像感測元件）進行掃描，並依據實體文件產生電子化的文件資料。此文件資料例如是任何類型的影像檔案（例如，JPEG、BMP、PNG格式等）、純文字檔案、DOC格式檔案、試算表檔案、簡報圖形檔案、pdf檔案及電子書格式等。

通訊模組113例如是支援WiFi標準、第三代無線通訊（3G）、第四代無線通訊（4G）或其他具備無線傳輸功能的任何類型無線網路介面模組或是支援乙太網路（Ethernet）、光纖（optical fiber）或其他具備有線傳輸功能的任何類型的有線網路介面模組。在一實施例中，通訊模組113可更包括可連結至公共交換電話網路（Public Switched Telephone Network，PSTN）的電話網路介面，並用以經由傳真通訊接收文件資料。或者，通訊模組113可基於網路傳真技術而經由網際網路取得文件資料，且不以此為限。

儲存模組115可以是任何型態的固定或可移動隨機存取記憶體（random access memory，RAM）、唯讀記憶體（read-only memory，ROM）、快閃記憶體（flash memory）或類似元件或上述元件的組合。在本實施例中，儲存模組115係用以記錄辨識模組115_1等軟體程式。辨識模組115_1用以對編碼資訊進行辨識，以轉換成分類資訊，其詳細說明待稍後實施例敘述。

處理單元117分別與掃描模組111及通訊模組111連接，其可以是中央處理單元（Central Processing Unit，CPU），或是其他可程式化之一般用途或特殊用途的微處理器（Microprocessor）、數位信號處理器（Digital Signal Processor，DSP）、可程式化控制器、特殊應用積體電路（Application Specific Integrated Circuit，ASIC）或其他類似元件或上述元件的組合。在本發明時實施例中，處理單元117用以執行識別裝置110的所有作業，用以存取並執行上述儲存單元115中記錄的模組。

管理伺服器150可以是具有運算能力的檔案伺服器、資料庫伺服器、應用程式伺服器、雲端伺服器、工作站或個人電腦等計算機裝置，其種類不限於此。管理伺服器150包括儲存模組151、通訊模組153及處理單元155。

儲存模組151的種類與識別裝置110中的儲存模組115相同或相似，故於此不再贅述。儲存模組151具有一個或數個資料庫，並用以儲存來自識別裝置110的文件資料及既有文件資料。各既有文件資料可依據文件識別碼（例如，案件編號、文件序號等）及/或身份識別碼分別儲存在不同資料庫或資料夾中。需說明的是，依據不同設計需求，資料庫及資料夾的管理方式可能不同，且本發明實施例不以此為限。此外，儲存模組151係用以記錄監控模組151_1等軟體程式。監控模組151_1用以對監控分類資訊，其詳細說明待稍後實施例敘述。

在其他一些實施例中，儲存模組151更紀錄辨識模組115_1。換言之，管理伺服器150亦可進行編碼資訊的辨識作業。

通訊模組153及處理單元155的種類及功能係分別與識別裝置110中的通訊模組113及處理單元117相同或相似，故於此不再贅述。處理單元155用以執行管理伺服器150的所有作業，用以存取並執行上述儲存單元151中記錄的模組。處理單元155可透過通訊模組153以無線（例如，傳送無線訊號）或有線（例如，經由纜線、光纖等）方式與識別裝置110中的通訊模組113連線，以傳送及接收文件資料、訊息、訊號等。需說明的是，辨識裝置110及管理伺服器150可能同處於相同內部區域網路或是可經由網際網路來傳遞資料。

為了方便理解本發明實施例的操作流程，以下將舉諸多實施例詳細說明本發明實施例中文件管理系統100的文件管理方法。圖2是依據本發明一實施例說明一種文件管理方法流程圖。請參照圖2，本實施例的方法適用於圖1中文件管理系統100中的辨識裝置110及管理伺服器150。下文中，將辨識裝置110及管理伺服器150中的各項元件及模組說明本發明實施例所述之方法。本方法的各個流程可依照實施情形而隨之調整，且並不僅限於此。

在步驟S210中，辨識裝置110的處理單元117辨識文件資料上的編碼資訊，並依據編碼資訊產生分類資訊。具體而言，處理單元117可透過掃描模組111進行掃描作業或透過通訊模組113而經由傳真通訊取得文件資料。而其文件資料的原始實體文件上具有編碼資訊。此編碼資訊可以是線性（或是一維）條碼（例如，編碼11、25、49、EAN-8碼等類型條狀代碼）、矩陣（或是二維）條碼（例如，快速回應（quick response，QR）代碼、資料矩陣等）或任何類型經編碼或未經編碼的代碼、文字、符號或圖樣（pattern）。基於光學字元辨識（Optical Character Recognition，OCR）或圖像辨識，處理單元117透過辨識模組115_1直接對文件資料中的編碼資訊進行影像辨識，或透過內建的掃描模組111或額外的光學掃描裝置辨識，以產生對應於此編碼資訊的分類資訊。

此影像辨識過程例如是辨識模組115_1先辨識編碼資訊的種類（例如，判斷是否為QR碼、編碼25條狀代碼等），並基於所辨識出之種類對編碼資訊進行解碼，以基於解碼結果產生分類資訊。需說明的是，若實作上僅使用一種類型的編碼資訊，則無須先辨識編碼資訊。而分類資訊可能是英文字母、數字或特定字元等，其詳細實施例將於稍後進行說明。

此外，在實際操作上，使用者可手動繪製編碼資訊在實體文件上，手動或自動將編碼資訊貼上在實體文件上，甚至是實體文件上已具有編碼資訊，且不以此為限。而實體文件可能不只一張，因此作業上可能會將編碼資訊放置於數張實體文件的封面頁上。此外，處理單元117可依序透過掃描模組111或傳真通訊掃描或接收數張實體文件，並將可取得編碼資訊的封面頁及其後續取得的一張或數張實體文件作為一份文件資料。

接著，在步驟S230中，處理單元117透過通訊模組113將文件資料及分類資訊至管理伺服器150。辨識裝置110與管理伺服器150間的資料傳輸可參考圖1至中通訊模組113及153之說明，於此不再贅述。

而在步驟S250中，管理伺服器150的處理單元155依據分類資訊對文件資料進行對應的文件管理作業。具體而言，處理單元155會依據分類資訊決定文件管理作業的類型，而文件管理作業可能包括文件編輯作業及文件歸檔作業。處理單元155可自儲存模組151中存取並載入監控模組151_1，以依據分類資訊進行對應的作業。文件編輯作業包括創建作業、更新作業、替換作業、插入作業、刪除作業及增添作業其中之一或其組合，其可對儲存模組151中對應的既有文件資料更新、替換、插入或添增一頁或多頁的文件資料，對對應的既有文件資料刪除部份頁面，或是在未存在對應的既有文件資料下，直接將接收的文件資料儲存在儲存模組151中，以作為既有文件資料。而文件歸檔作業例如是將接收的文件資料儲存在儲存模組151中對應的檔案資料庫（例如，資料夾、儲存區塊等）。以下將舉諸多實施例來進行說明。

在一實施例中，分類資訊包括文件識別碼，而處理單元155依據文件識別碼對文件資料進行文件編輯作業。此文件識別碼例如是案件編號、文件序號等，依據設計需求而可自行變更。而分類資訊更包括作業代碼。處理單元155依據作業代碼選擇創建作業、更新作業、替換作業、插入作業、刪除作業或增添作業其中一者，並依據作業代碼執行選擇的文件編輯作業。

作業代碼包括章節代碼及編輯代碼。而處理單元155搜尋文件識別碼對應的既存文件資料，並依據編輯代碼在既存文件資料中的章節代碼對應的章節進行選擇的文件編輯作業。而編輯代碼更包括操作代碼及編輯頁面指示代碼其中之一或其組合。操作代碼用以指示創建作業、更新作業、替換作業、插入作業、刪除作業或增添作業其中一者。而處理單元155依據操作代碼在既存文件資料中的編輯頁面指示代碼對應的頁面進行選擇的文件編輯作業。

舉例而言，假設文件識別碼為C50521001，且章節代碼C2S5代表第2章第5節。若編輯代碼中的操作代碼為C代表對進行創建作業，則處理單元155在儲存模組151中C50521001所對應的檔案資料庫中新增接收的文件資料。若編輯代碼U5P12（操作代碼為U，且編輯頁面指示代碼為5P12）代表對第5頁至第12頁進行更新作業，則處理單元155將儲存模組151中C50521001的既存文件資料中的第5頁至第12頁更新成接收的文件資料，而既有或不同版本的既存文件可同時並存於儲存模組151。

依此類推，編輯代碼R1P5（操作代碼為R（替換作業），且編輯頁面指示代碼為1P5）代表將C50521001的既存文件資料中的第1頁至第5頁替換成文件資料；編輯代碼I2P3（操作代碼為I（插入作業），且編輯頁面指示代碼為2P3）代表將C50521001的既存文件資料中的第2頁及第3頁之間插入文件資料；編輯代碼D21P36（操作代碼為D（刪除作業），且編輯頁面指示代碼為21P36）代表將C50521001的既存文件資料中的第21頁至第36頁刪除；而編輯代碼中的操作代碼為A（增添作業）代表將C50521001的既存文件資料自最後頁面增添接收的文件資料。

圖3是分類資訊以字串序框表示的範例。請參照圖3，分類資訊300包括文件識別碼310及作業代碼350。而作業代碼350更包括章節代碼351、編輯代碼353、版本代碼355、身份識別碼357及校驗碼359。章節代碼351及編輯代碼353可參照前述實施例說明。而版本代碼355代表文件版本，以讓不同文件版本的文件資料及既存文件資料共存於儲存模組151中。身份識別碼357例如是員工編號、編輯者代碼、作業人員代碼等。校驗碼359是用以透過處理單元155檢驗讀取到的資料是否正確，而不同編碼規則可能會有不同的校驗規則。

在另一實施例中，編輯代碼包括一個或數個操作代碼區塊，且各操作代碼區塊包括編輯頁面指示代碼或冗餘代碼。編輯頁面指示代碼可參照前述實施例說明。冗餘代碼可以是連續相同的特定字碼、數字或符號（例如，AAAA、000、@@@@@等），亦可是依據不同設計需求所決定的特定字碼、數字、符號（例如，EMPTY、123456、__**等）或空置等。處理單元155依據出現編輯頁面指示代碼的操作代碼區塊所對應的位置，選擇創建作業、更新作業、替換作業、插入作業、刪除作業或增添作業其中一者，並依據操作代碼在既存文件資料中的編輯頁面指示代碼對應的頁面進行選擇的文件編輯作業。

舉例而言，圖4是編輯代碼以字串序框表示的範例。請參照圖4，編輯代碼450包括操作代碼區塊451～459，其分別對應到創建作業、更新作業、替換作業、插入作業、刪除作業及增添作業。若處理單元155辨識出操作代碼區塊453具有編輯頁面指示代碼（例如，5P9），而操作代碼區塊453～459具有冗餘代碼（例如，000）。由於操作代碼區塊451的位置是對應於更新作業，因此處理單元155會對接收的文件資料進行更新作業。依此類推，若在操作代碼區塊451、455～459辨識出編輯頁面指示代碼，則會依據操作代碼區塊451、455～459的位置所對應的創建作業、替換作業、插入作業、刪除作業或增添作業，將文件資料對文件識別碼所對應的既有文件資料進行對應作業。

需說明的是，針對創建作業及增添作業，處理單元155可在創建作業或增添作業對應的操作代碼區塊未存在冗餘代碼時，便進行創建作業或增添作業。另一方面，依據不同設計需求，作業代碼中操作代碼、編輯頁面指示代碼、章節代碼、編輯代碼及操作代碼區塊的編制可能會不同，作業代碼所具有的資訊亦可能不同，且本發明實施例不侷限於前述範例。此外，在其他一些實施例中，作業代碼可能僅是章節代碼及編輯代碼其中一者。

前述實施例是針對文件編輯作業，而下方將針對文件歸檔作業繼續說明。分類資訊包括身份識別碼。此身份識別碼可能是員工編號、電話號碼或電子郵件地址等。而處理單元155將文件資料傳送至對應於身份識別碼的檔案資料庫。換言之，處理單元155可分析分類資訊中的標頭（header）資訊（例如，分類資訊的前5、10個字元），以判斷標頭資訊存在文件識別碼或是身份識別碼。若標頭資訊存在文件識別碼，則處理單元155進行文件編輯作業。而若標頭資訊存在身份識別碼，則處理單元155進行文件歸檔作業。在其他一些實施例中，若處理單元155判斷分類資訊之長度大於字元門檻值（例如，身份識別碼之長度、10、20字元長度等），則進行文件編輯作業，而若分類資訊之長度未大於字元門檻值，則進行文件歸檔作業。

在文件歸檔作業中，處理單元155會先依據身份識別碼自儲存模組151中尋找對應的檔案資料庫，且將接收的文件資料儲存至此檔案資料庫。

接著，管理伺服器150可接受其他電子裝置（例如，桌上型電腦、筆記型電腦、智慧型手機）或是直接在管理伺服器150上的登入作業，此登入作業可利用身份識別碼作為帳號，且這些電子裝置可對身份識別碼所對應之檔案資料庫中的文件資料進行存取。或者，處理單元155可直接將接收的文件資料傳送至身份識別碼所對應之電子裝置。例如，傳送電子郵件、訊息等。而在一些實施例中，處理單元155可進一步對特定身份識別碼的文件資料添加特定的編碼圖案、浮水印（watermark）或其他的編碼訊息。

為了幫助理解前述實施例步驟，以下將另舉兩個範例說明兩種應用情境。圖5是依據本發明一實施例說明實體文件掃描流程之示意圖。請參照圖5，文件管理系統500包括掃描器510及檔案伺服器550。掃描器510對實體文件560進行掃描作業（步驟S501），而此實體文件560的封面頁具有條狀代碼561。接著，掃描器510辨識條狀代碼561以產生分類資訊571，且產生數位化的pdf文件570（步驟S502）。掃描器510可經由網路線傳送pdf文件570及分類資訊571至檔案伺服器550（步驟S503）。接著，由於分類資訊571為123C1S2U7P12V2I1230（即，文件識別碼為123，章節代碼為C1S2，操作代碼為U，且編輯頁面指示代碼為第7至12頁，版本代碼為2，身份識別碼為I123，校驗代碼為0），因此檔案伺服器550將文件識別碼123的既有pdf文件中第1章第2節的第7至10頁更新成pdf文件570（步驟S504）。

圖6是依據本發明另一實施例說明實體文件傳真流程之示意圖。請參照圖6，文件管理系統600包括傳真機610及工作站伺服器650。傳真機610經由傳真通訊接收到實體文件660（步驟S601），而此實體文件660的封面頁具有QR碼661。接著，傳真機610辨識QR碼661以產生分類資訊671，且產生數位化的DOC文件670（步驟S602）。傳真機610可透過WiFi技術無線傳送DOC文件670及分類資訊671至工作站伺服器650（步驟S603）。接著，由於分類資訊671為M57832（即，身份識別碼為M57832），因此工作站伺服器650將DOC文件670儲存至身份識別碼為M57832的檔案資料庫中（步驟S604）。

綜上所述，本發明實施例所提出的文件管理系統及其方法，其辨識裝置可對文件資料上的編碼資訊（例如，QR碼、EAN-8碼等）進行辨識，且解碼成分類資訊。而管理伺服器可依據分類資訊決定文件管理作業的類型（例如，文件編輯作業及文件歸檔作業），並執行選擇的文件管理作業（創建作業、更新作業、替換作業、插入作業、刪除作業或增添作業等）。此外，分類資訊更具有操作代碼、編輯頁面指示代碼及章節代碼等資訊，以讓管理伺服器能執行更細節的文件編輯作業。藉此，本發明實施例在文件管理作業上可免除大部分人為操作流程，進而提昇安全性、遵守個資法規範、提昇作業速度並減少作業失誤。

雖然本發明已以實施例揭露如上，然其並非用以限定本發明，任何所屬技術領域中具有通常知識者，在不脫離本發明的精神和範圍內，當可作些許的更動與潤飾，故本發明的保護範圍當視後附的申請專利範圍所界定者為準。

100、500、600‧‧‧文件管理系統 
355‧‧‧版本代碼
110‧‧‧辨識裝置
357‧‧‧身份識別碼
111‧‧‧掃描模組
359‧‧‧校驗碼
113、153‧‧‧通訊模組
451～459‧‧‧操作代碼區塊
115、151‧‧‧儲存模組
510‧‧‧掃描器
115_1‧‧‧辨識模組
550‧‧‧檔案伺服器
117、155‧‧‧處理單元
560、660‧‧‧實體文件
150‧‧‧管理伺服器
561‧‧‧條狀代碼
151_1‧‧‧監控模組
570‧‧‧pdf文件
S210～S250、S501～S504、S601～S604‧‧‧步驟
300‧‧‧分類資訊
571、671‧‧‧分類資訊
310‧‧‧文件識別碼
610‧‧‧傳真機
350‧‧‧作業代碼
650‧‧‧工作站伺服器
351‧‧‧章節代碼
661‧‧‧QR碼
353、450‧‧‧編輯代碼
670‧‧‧DOC文件

圖1是依據本發明實施例說明一種文件管理系統的方塊圖。 圖2是依據本發明一實施例說明一種文件管理方法流程圖。 圖3是分類資訊以字串序框表示的範例。 圖4是編輯代碼以字串序框表示的範例。 圖5是依據本發明一實施例說明實體文件掃描流程之示意圖。 圖6是依據本發明另一實施例說明實體文件傳真流程之示意圖。

100‧‧‧文件管理系統

110‧‧‧辨識裝置

111‧‧‧掃描模組

113、153‧‧‧通訊模組

115、151‧‧‧儲存模組

115_1‧‧‧辨識模組

117、155‧‧‧處理單元

150‧‧‧管理伺服器

151‧‧‧儲存模組

151_1‧‧‧監控模組

Claims (10)

1. 一種文件管理系統，包括： 一辨識裝置，用以辨識一文件資料上的一編碼資訊，並依據該編碼資訊產生一分類資訊；以及 一管理伺服器，耦接該辨識裝置，其中該辨識裝置傳送該文件資料及該分類資訊至該管理伺服器，而該管理伺服器依據該分類資訊對該文件資料進行對應的一文件管理作業。
2. 如申請專利範圍第1項所述的文件管理系統，其中該分類資訊包括一文件識別碼，而該管理伺服器依據該文件識別碼對該文件資料進行一文件編輯作業。
3. 如申請專利範圍第2項所述的文件管理系統，其中該分類資訊更包括一作業代碼，且該文件編輯作業包括一創建作業、一更新作業、一替換作業、一插入作業、一刪除作業及一增添作業其中之一或其組合，而該管理伺服器依據該作業代碼選擇該創建作業、該更新作業、該替換作業、該插入作業、該刪除作業或該增添作業其中一者，並依據該作業代碼執行選擇的該文件編輯作業。
4. 如申請專利範圍第3項所述的文件管理系統，其中該作業代碼包括一章節代碼及一編輯代碼，而該管理伺服器搜尋該文件識別碼對應的一既存文件資料，並依據該編輯代碼在該既存文件資料中的該章節代碼對應的一章節進行選擇的該文件編輯作業。
5. 如申請專利範圍第4項所述的文件管理系統，其中該編輯代碼包括一操作代碼及一編輯頁面指示代碼其中之一或其組合，且該操作代碼用以指示該創建作業、該更新作業、該替換作業、該插入作業、該刪除作業或該增添作業其中一者，而該管理伺服器依據該操作代碼在該既存文件資料中的該編輯頁面指示代碼對應的至少一頁面進行選擇的該文件編輯作業。
6. 如申請專利範圍第4項所述的文件管理系統，其中該編輯代碼包括多個操作代碼區塊，且各該些操作代碼區塊包括一編輯頁面指示代碼或一冗餘代碼，而該管理伺服器依據出現該編輯頁面指示代碼的該些操作代碼區塊其中一者所對應的位置，選擇該創建作業、該更新作業、該替換作業、該插入作業、該刪除作業或該增添作業其中一者，並依據該操作代碼在該既存文件資料中的該編輯頁面指示代碼對應的至少一頁面進行選擇的該文件編輯作業。
7. 如申請專利範圍第2項所述的文件管理系統，其中該辨識裝置對一實體文件進行掃描，並依據該實體文件產生該文件資料。
8. 如申請專利範圍第1項所述的文件管理系統，其中該分類資訊包括一身份識別碼，而該管理伺服器將該文件資料傳送至對應於該身份識別碼的一檔案資料庫。
9. 如申請專利範圍第8項所述的文件管理系統，其中該辨識裝置經由一傳真通訊接收該文件資料，並對該文件資料中的該編碼資訊進行辨識。
10. 一種文件管理方法，包括： 透過一辨識裝置辨識一文件資料上的一編碼資訊，並依據該編碼資訊產生一分類資訊； 透過該辨識裝置傳送該文件資料及該分類資訊至一管理伺服器；以及 透過該管理伺服器依據該分類資訊對該文件資料進行對應的一文件管理作業。