JP2007306228A - 電子文書の処理方法、電子文書処理装置、および電子文書を管理、印刷するためのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】記録紙文書に対して、スキャン、保存、印刷という一連の処理を繰返しても、その文書の含んでいる１次元または２次元コード情報が劣化しないようにする。
【解決手段】コード情報を記した記録紙文書を読取って、画像ファイルに変換するスキャナ２１ないし、コード情報を記した記録紙文書の画像ファイルを受信する通信手段２２と、その画像ファイルをパターン検索して、コード情報を、その配置位置と共に検出するコード情報検出手段１１と、検出したコード情報から文字情報を抽出する情報抽出手段１２と、その文字情報に基づいて、新たなコード情報のイメージを生成して、前記配置位置に組込む処理により、画像ファイルから印刷用ファイルを生成保存するファイル保存手段１７とを備えている。
【選択図】図１

Description

本発明は、１次元または２次元コード情報を含む記録紙文書を電子文書として保存する電子文書の処理方法、電子文書処理装置、および電子文書を管理、印刷するためのプログラムに関する。

昨今、ペーパーレス化のため、文書をスキャンし、電子文書として管理する文書管理システムが広がりつつある。そのようなシステムには、電子文書を印刷して配布したあとの管理を容易にするため、電子文書に１次元または２次元コード情報を付加するものもある。

すなわち、そのコード情報に、何らかの属性情報を伝達させるようにすれば、記録紙文書をスキャンした際に、その属性情報を認識することができるため、高度な管理が容易にできるようになる。

１次元コード情報は、バーコードとして流通しているもので、幅広のバーと、幅細のバーとの並びパターンによって情報を伝達し、読取り装置の仕組が簡単になるという利点があるが、コード化効率は、余り優れてはいない。

一方、２次元コード情報は、代表的なものであるＱＲコードを例にすると、市松模様のパターンによって情報を伝達しており、１次元コードに比べて、およそ３０倍のコード化効率を有する。そのため、伝達可能な最大情報量も膨大で、具体的には、英数字で４２００文字余り、漢字で１８００字余りまでの情報を伝達することができる。また、切出しシンボルを３隅に配置しているため、イメージの大きさ、位置等に関わらず読取れる、また、誤り検出だけでなく、その訂正も可能という特長も有している。

なお、上記文書管理システムに関連する技術として、次の特許文献１には文書データの属性を示す文字情報を２次元コード情報に変換し、その文書データと、その２次元コード情報とを含む画像データを生成して出力する文書管理装置が開示されている。

また、特許文献２には、文書管理システムは、アクセス権が設定された電子文書の印刷が指示されると、アクセス権が設定された機密部分を２次元コード情報に変換して印刷媒体に印刷する一方、そのような２次元コード情報が印刷された印刷媒体の画像をスキャンすると、そこに含まれている２次元コード情報を解読して、機密情報と、この機密情報に設定されているアクセス権設定情報を復元することが記載されている。
特開２００６−０７９３０４号公開公報 特開２００４−２６０７５０号公開公報

しかしながら、上記文書管理システム、特に特許文献２に開示されているものでは、スキャンした記録紙文書のコード情報を解読しているが、そのコード情報が汚れ等により劣化している場合に発生する次のような問題は解決されていない。

すなわち、記録紙文書をスキャンして保存し、印刷するという過程を繰返すと、文書の画像が次第に劣化していくため、ある時点では、そのコード情報がもはや認識できなくなるという問題が未解決のまま残されている。

本発明は、そのような問題を解決すること目的とし、以下に、その解決手段を提案する。

ここに、第１の発明である請求項１に記載した電子文書の処理方法は、前記電子文書の画素全体をパターン検索して、前記コード情報を、その配置位置と共に検出し、更に、そのコード情報から文字情報を抽出し、前記電子文書を保存する際には、前記文字情報に基づいて、新たなコード情報のイメージを生成して、前記配置位置に組込むことにより、所定形式の印刷用ファイルに変換する。なお、ここでのコード情報は、バーコード等の１次元コード情報、ＱＲコード等の２次元コード情報のいずれであってもよい。

第２の発明である請求項２に記載した電子文書処理装置は、コード情報を記した記録紙文書を読取って、画像ファイルに変換するスキャナと、前記画像ファイルの画素全体をパターン検索して、前記コード情報を、その配置位置と共に検出するコード情報検出手段と、前記コード情報から文字情報を抽出する情報抽出手段と、前記文字情報に基づいて、新たなコード情報のイメージを生成して、前記配置位置に組込む処理により、前記画像ファイルから、所定形式の印刷用ファイルを生成して保存するファイル保存手段とを備えている。

第３の発明である請求項２に記載した電子文書処理装置は、コード情報を記した記録紙文書の画像ファイルを受信する通信手段と、前記画像ファイルの画素全体をパターン検索して、前記コード情報を、その配置位置と共に検出するコード情報検出手段と、前記コード情報から文字情報を抽出する情報抽出手段と、前記文字情報に基づいて、新たなコード情報のイメージを生成して、前記配置位置に組込む処理により、前記画像ファイルから、所定形式の印刷用ファイルを生成して保存するファイル保存手段とを備えている

請求項４では、前記ファイル保存手段は、前記処理の前に、前記文字情報を、参照した外部情報に従って編集することを特徴とする。

請求項５では、前記ファイル保存手段は、前記文字情報に基づいて、前記印刷用ファイルのファイル名を自動生成することを特徴としている。

請求項６では、前記ファイル保存手段は、前記処理として、前記画素データから、検出した前記コード情報の部分を削除し、削除した部分に、前記新たなコード情報のイメージを挿入することを特徴とする。

請求項７では、前記ファイル保存手段は、前記処理として、前記画素データの、検出した前記コード情報の部分を、前記新たなコード情報のイメージで覆い隠すようにすることを特徴とする。

請求項８では、請求項３において、上記電子文書蓄積装置は、ファクシミリ受信装置であり、受信したファクシミリ文書を、コード情報を記した記録紙文書の画像ファイルとしていることを特徴とする。

また、請求項９に記載のプログラムは、請求項１に記載の方法により、上記印刷用ファイルとして、ＰＤＦファイルを生成することを特徴としている。

請求項１〜９によれば、記録紙文書に対して、スキャン、保存、印刷という一連の処理を繰返しても、その文書に含まれているコード情報は、毎回、新たなイメージとして印刷されるために劣化することがない。従って、ある時点では、そのコード情報がもはや認識できなくなるという上記問題は、原理的に発生しない。また、コード情報の伝達する文字情報を抽出しているので、保存する際に、その情報を利用して仕分けることも可能である。

特に請求項４によれば、コード情報から抽出した文字情報を外部情報に従って編集し、その編集後の文字情報から生成した新たなコード情報を、従前のコード情報の配置位置に組込むので、印刷し、追記等をした後、再びスキャンして電子文書としたときには、その文書の更新を新たなコード情報に反映させることができる。

特に請求項５によれば、印刷用ファイルのファイル名を自動生成するので、手作業でファイル名を付けるという手間が省かれる。

特に請求項８によれば、画質劣化が特に顕著なファクシミリ通信においても、受信したファクシミリ文書のコード情報が、印刷後には認識できなくなるという問題が未然に防止される。

以下の説明では、文書は、コード情報として、１つのＱＲコードを含むことを想定しているが、ＱＲコード以外の２次元コード情報、例えば、Data Matrix、PDF417、Maxi Code、Veri Codeを使用してもよく、また、１次元コード情報であるバーコードを使用してもよい。また、複数の１次元または２次元コード情報を含む例にも適用でき、その場合には、各コード情報に関して、同様の処理を行えばよい。

図１は、本発明による電子文書処理装置の思想的構成を説明するブロック図である。

この電子文書処理装置１０は、上記コード情報１ａを含む電子文書、このときには記録紙文書１をスキャンして得た画像ファイル２の画素全体をパターン検索して、コード情報１ａを、その配置位置と共に検出するコード情報検出手段１１と、検出したコード情報１ａから文字情報を抽出する情報抽出手段１２と、抽出した文字情報に基づいて、新たなコード情報１ａのイメージを生成するコード情報生成手段１３と、新たなコード情報１ａのイメージを、画像ファイル２の、検出したコード情報１ａの置かれていた配置位置に組込む印刷用ファイル生成手段１４と、印刷用ファイル３をデータベース１５ａとして蓄積するファイル蓄積手段１５と、この装置１０に対する操作等の指令を受付ける指令手段１６とを備える。

そのうち、コード情報生成手段１３、印刷用ファイル生成手段１４、及びファイル蓄積手段１５は、画像ファイル２から所定形式の印刷用ファイル３を生成して保存するファイル保存手段１７を構成する。また、指令手段１６により、保存すべき電子文書を受付けさせ、また、印刷用ファイル３の閲覧指令、印刷指令を与えることができる。

そして、更に、入力手段として、記録紙文書１をスキャンするスキャナ２１や、別の装置で記録紙文書１をスキャンした画像ファイル２を、ファクシミリ通信、ネットワーク通信等によって受信する通信手段２２を備えてもよく、また、出力手段として、印刷用ファイル３を印刷するプリンタ３１や、印刷用ファイル３を閲覧するディスプレー３２を備えてもよい。

また、コード情報生成手段１３は、この構成から見たときの外部情報を参照する外部情報参照手段１３ａを備え、コード情報１ａのイメージを生成する際に、情報抽出手段１２の抽出した文字情報を、参照した外部情報に従って編集するようにしてもよい。ここでいう外部情報には、例えば、参照した時点の日時情報を応答するリアルタイムクロック１３ｂ、参照した度数を応答するカウンタ１３ｃ、あるいは、コード情報１ａから抽出した文字情報によって検索されるデータベース１３ｄの情報等が挙げられる。このデータベース１３ｄは、具体的には、例えば、従業員番号「１９０４」をキーとして検索して、社員名「本田克己」を取出す等の構成が可能である。

装置１０は、思想的には上記のような構成とされるが、より具体的には、専用装置として、上記各手段１１〜３２の全てを回路、及び機械機構により実現してもよく、その一部をソフトウェア的に実現し、別の一部を回路、及び機械機構により実現してもよい。

例を挙げるならば、本発明をファクシミリ受信装置に適用してもよい。この場合、各手段１１〜３２は、１つの装置中に組込まれ、その一部は、プログラムによるソフトウェア的手段として実現され、別の一部は、電子回路、機械構造として実現される。なお、ファクシミリ受信装置の基本構成には、公知構成を採用できる。また、コード情報検出手段１１は、例えば、公知のコード情報読取り装置と同様の構成にすればよい。なお、ＱＲコードを読取るためのプログラムは公知であり、現在、複数のベンダから入手可能である。

あるいは、ウインドウズ（登録商標）によるパーソナルコンピュータシステムに適用してもよい。この場合、各手段１１〜１５は、パーソナルコンピュータが実行するプログラムによるソフトウェア的手段として実現され、指令手段１６は、例えばキーボード、マウス等により、ディスプレー３２は、液晶モニタ等により構成される。

また、スキャナ２１は、例えば、パーソナルコンピュータに着脱可能なＵＳＢ規格対応スキャナ等により、通信手段２２は、内蔵モデム装置等により、また、プリンタ３１は、インクジェットプリンタ等により構成される。

このように、本発明は、ファクシミリ受信機、複合機、スキャナ装置等、電子文書を蓄積する機能を有する装置に適用でき、また、電子文書を管理、印刷するためのパーソナルコンピュータのアプリケーションプログラムや、その他の組込みプログラムにも適用することができる。

図２は、本発明による電子文書の処理方法を概略説明するフローチャートである。この方法では、まず、記録紙文書１をスキャンして、例えば黒白２値の画像ファイル２を生成する。そして、その画像ファイル２の画素全体をパターン検索して、そこに含まれているコード情報１ａを検出する。これと共に、検出したコード情報１ａの配置位置、すなわち、Ｘ位置、Ｙ位置やサイズ等を算出する（ステップ１０１〜１０３）。

ここで、コード情報１ａが検出された場合には、そのコード情報１ａの伝達する文字情報を抽出する（ステップ１０４、１０５）。

次いで、その文字情報を、日時情報等の外部情報に従って編集し、編集後の文字情報を伝達するコード情報１ａのイメージを所定の手順に従って生成する。なお、この編集は必ずしも必要というわけではない（ステップ１０６、１０７）。

そして最後に、画像ファイル２に対して、その新たなコード情報１ａのイメージを、検出したコード情報１ａが置かれていた配置位置に組込む処理を施して、印刷用ファイル３を生成し、その印刷用ファイル３を蓄積する（ステップ１０８、１０９）。

なお、複数のコード情報１ａがある場合には、それぞれの配置位置と共に全て検出し、検出した各コード情報１ａから文字情報を抽出し、抽出した各文字情報から、検出したコード情報１ａと同形式の、新たなコード情報１ａのイメージを生成して、画像ファイル２に対して、検出した各コード情報１ａの部分を、対応する新たなコード情報１ａのイメージで置換するイメージ処理を施せばよい。

ここで、そのイメージ処理をより詳細に説明すると、次のような方法が可能である。すなわち、コード情報１ａを検出する際に、その配置位置として、イメージの位置、大きさ等を取得し、イメージ処理では、その配置位置に基づいて、画像ファイル２から、検出したコード情報１ａの部分を削除し、その部分に、生成したコード情報１ａのイメージを挿入してもよいし、あるいは、検出したコード情報１ａを、生成したコード情報１ａで覆い隠してもよい。

前者の方法は、印刷用ファイル３を、黒白２値画像ファイル形式等にした場合に適しており、後者の方法は、１つのファイルの中に画像ファイルを含ませておけるファイル形式にした場合に適している。後者の例として、例えば米国アドビ社（登録商標）が提唱するＰＤＦ、米国マイクロソフト社（登録商標）のワード形式を挙げることができるが、この２形式に限定される訳ではない。そして、ＰＤＦ等では、コード情報１ａのイメージを、ベクトル画像にして保存することが望ましい。

なお、上記フローチャートの処理順序の変形も可能で、画像ファイル２にコード情報１ａが含まれているか否かを判別する処理から、印刷用ファイル３を生成するまでの処理は、印刷用ファイル３を記録紙に印刷するより前のどの段階で行ってもよい。例えば、印刷する直前の段階で行うこととし、画像ファイル２を、上記処理を行わないまま、印刷用ファイル３とは別形式の保存用ファイルとして蓄積し、印刷の際に、上記処理によって印刷用ファイル３を生成、出力してから削除してもよい。

図３は、本発明の方法を利用した際の、記録紙文書１の遷移過程を説明する図面である。この図に示すように、会議録を例としたオリジナルの記録紙文書１がスキャンされ、画像ファイル２に変換される。ここで、記録紙文書１は、コード情報１ａを含んでいるが、そのイメージは、例えば、汚れによるノイズＦやスキャン時の傾き等のため、劣化している。

この画像ファイル２をパターン検索することにより、コード情報１ａを検出する。その際、そのコード情報１ａのイメージの配置位置も同時に取得されるので、その情報を記憶しておく。

そして、コード情報１ａから抽出した文字情報から、新たなコード情報１ａのイメージを生成し、記憶している配置位置に基づいて、画像ファイル２中の、検出したコード情報１ａの部分を、新たなコード情報１ａのイメージによって置換することにより、印刷用ファイル３を生成する。従って、印刷用ファイル３上のコード情報１ａは、ノイズＦ等を含まない新規なものになる。なお、ノイズＦ等により、コード情報１ａ中の読取れなかった部分の情報は、誤り訂正によって復元される。

このようにして生成した印刷用ファイル３を保存し、印刷したものが、コピー文書４である。このコピー文書４には、復元されたコード情報１ａが含まれている。更に、コピー文書４に手書きで追加記入等をしてから、それを再びオリジナルの記録紙文書１として、同様の処理を繰返してもよく、そうした場合でも、コード情報１ａは劣化せずに保たれる。

図４は、上記とは異なる記録紙文書１の遷移過程を説明する図面である。この例では、図の１段目に示すように、ワープロ、手書等により作成された営業会議記録用紙が、記録紙文書１´としてスキャンされ、画像ファイル２´に変換される。そして、この画像ファイル２´に、何らかの処理によってコード情報１ａを付加して、印刷用ファイル３´を生成する。このコード情報１ａは、「営業会議議事録 ＸＸ年ＹＹ月ＺＺ日，Ｃ：￥ドキュメント￥営業」という文字情報を伝達するようにする。ここに、「営業会議議事録 ＸＸ年ＹＹ月ＺＺ日」はこの印刷用ファイル３´のファイル名であり、「Ｃ：￥ドキュメント￥営業」はその保存フォルダを表している。

コピー文書４´は、この印刷用ファイル３´を印刷したもので、営業会議記録用紙として、必要なときには、いつでも印刷して利用でき、図の２段目、３段目は、その利用例を表している。

すなわち、２段目では、例えば、６年４月１日に議事を記入し、検印を押したものが、再び、記録紙文書１としてスキャンされ、画像ファイル２に変換される。

この画像ファイル２をパターン検索することにより、コード情報１ａを検出し、その配置位置を算出すると共に、そのコード情報から文字情報を抽出する。ここで抽出される文字情報は、「営業会議議事録 ＸＸ年ＹＹ月ＺＺ日，Ｃ：￥ドキュメント￥営業」であるが、この例では、このとき、外部情報として現在の日時情報を参照して、文字情報の編集を行う。これにより、文字情報は「営業会議議事録 ０６年４月１日，Ｃ：￥ドキュメント￥営業」に変更され、その変更後の文字情報を伝達するコード情報１ａ´のイメージが生成される。

そして、その生成したコード情報１ａ´によって、画像ファイル２中のコード情報１ａを置換して、印刷用ファイル３を生成し、「Ｃ：￥ドキュメント￥営業」のフォルダに保存する。なお、印刷用ファイル３は、「営業会議議事録 ０６年４月１日」というファイル名を有する。コピー文書４は、これを保存、印刷したものであるが、スキャンされたときのコード情報１ａではなく、別のコード情報１ａ´を含んでいることに注意されたい。

この方法によれば、このコピー文書４に対して、別の日に追記してから、それを再び、記録紙文書１として、同様の手順を繰返してもよく、その度に、別の名前を有する印刷用ファイル３が生成されて、同じフォルダに保存される。

また、図の３段目に示すように、その後、例えば５月２日に、２段目と同様の手順を施してもよい。すると、「営業会議議事録 ０６年５月２日」というファイル名で、「営業会議議事録 ０６年５月２日，Ｃ：￥ドキュメント￥営業」という文字情報を伝達するコード情報１ａ´´を含む印刷用ファイル３が生成され、「Ｃ：￥ドキュメント￥営業」のフォルダに保存されることになる。

このように、本発明によれば、記録紙文書１に対してスキャン、保存、印刷という処理を繰返しても、コード情報１ａが劣化しないので、ある時点では、そのコード情報１ａが検出できなくなるという事態を未然に防止できる。また、コード情報１ａの伝達する文字情報を抽出し、更に外部情報に従って編集もできるので、その文字情報に基づいて、電子文書を自動的に仕分けて保存することも可能である。

本発明による電子文書処理装置の思想的構成を説明するブロック図。 本発明による電子文書の処理方法を説明する概略フローチャート。 本発明における記録紙文書の遷移過程を説明する図面。 本発明における記録紙文書の別の遷移過程を説明する図面。

符号の説明

１ 記録紙文書
１ａ コード情報
２ 画像ファイル
３ 印刷用ファイル
１０ 電子文書処理装置
１１ コード情報検出手段
１２ 情報抽出手段
１７ ファイル保存手段
２１ スキャナ
２２ 通信手段

Claims (9)

1. コード情報を含んだ電子文書の保存方法において、
   前記電子文書の画素全体をパターン検索して、前記コード情報を、その配置位置と共に検出し、更に、そのコード情報から文字情報を抽出し、
   前記電子文書を保存する際には、前記文字情報に基づいて、新たなコード情報のイメージを生成して、前記配置位置に組込むことにより、所定形式の印刷用ファイルに変換することを特徴とする電子文書の処理方法。
2. コード情報を記した記録紙文書を読取って、画像ファイルに変換するスキャナと、
   前記画像ファイルの画素全体をパターン検索して、前記コード情報を、その配置位置と共に検出するコード情報検出手段と、
   前記コード情報から文字情報を抽出する情報抽出手段と、
   前記文字情報に基づいて、新たなコード情報のイメージを生成して、前記配置位置に組込む処理により、前記画像ファイルから、所定形式の印刷用ファイルを生成して保存するファイル保存手段とを備えていることを特徴とする電子文書処理装置。
3. コード情報を記した記録紙文書の画像ファイルを受信する通信手段と、
   前記画像ファイルの画素全体をパターン検索して、前記コード情報を、その配置位置と共に検出するコード情報検出手段と、
   前記コード情報から文字情報を抽出する情報抽出手段と、
   前記文字情報に基づいて、新たなコード情報のイメージを生成して、前記配置位置に組込む処理により、前記画像ファイルから、所定形式の印刷用ファイルを生成して保存するファイル保存手段とを備えていることを特徴とする電子文書処理装置。
4. 請求項２または３において、
   前記ファイル保存手段は、前記処理の前に、前記文字情報を、参照した外部情報に従って編集することを特徴とする電子文書処理装置。
5. 請求項２〜４のいずれかにおいて、
   前記ファイル保存手段は、
   前記文字情報に基づいて、前記印刷用ファイルのファイル名を自動生成することを特徴とする電子文書処理装置。
6. 請求項２〜５のいずれかにおいて、
   前記ファイル保存手段は、前記処理として、前記画素データから、検出した前記コード情報の部分を削除し、削除した部分に、前記新たなコード情報のイメージを挿入することを特徴とする電子文書処理装置。
7. 請求項２〜５のいずれかにおいて、
   前記ファイル保存手段は、前記処理として、前記画素データの、検出した前記コード情報の部分を、前記新たなコード情報のイメージで覆い隠すようにすることを特徴とする電子文書処理装置。
8. 請求項３〜７のいずれかにおいて、
   上記電子文書蓄積装置は、ファクシミリ受信装置であり、
   受信したファクシミリ文書を、前記コード情報を記した記録紙文書の画像ファイルとしていることを特徴とする電子文書処理装置。
9. 電子文書を管理、印刷するためのプログラムにおいて、
   請求項１に記載の方法により、前記印刷用ファイルとして、ＰＤＦファイルを生成することを特徴とするプログラム。

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