CN106022734A - 一种合同自动化管理方法与系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种合同自动化管理方法，包括：设置合同的基本参数，根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，根据用户反馈对合同模板进行修改；向用户在线展示审批后的合同，在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容。本发明能够简便快速的针对不同业务类型和业务需求对合同进行制作和修改，并且能够在合同制作过程中对合同进行有效的控制。本发明还提供了相应的合同自动化管理系统。

Description

一种合同自动化管理方法与系统

技术领域

本发明属于电子办公技术领域，更具体地，涉及一种合同自动化管理方法与系统。

背景技术

随着互联网技术的发展，电子化办公成为企业办公方式的选择趋势。企业办公中一个重要的组成部分是合同的制作与修改，在传统的合同制作与修改过程中，合同一般设置成功后，在后续过程中无法简便快速的针对类似业务制定类似的合同；并且也无法简便快速的针对不同业务需求对合同进行修改；同时在合同制作过程中也无法对合同的制作和修改进行有效的控制。

发明内容

针对现有技术的以上缺陷或改进需求，本发明提供了一种合同自动化管理方法与系统，其目的在于能在合同的制作过程中针对业务类型以及不同业务需求进行方便的制作与修改，由此解决现有技术中制作合同低效不便的技术问题。

为实现上述目的，按照本发明的一个方面，提供了一种合同自动化管理方法，包括：

设置合同的基本参数，并根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；

接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；

在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，并根据用户反馈对合同模板进行修改；

向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容。

本发明的一个实施例中，所述设置合同的基本参数包括：设置合同对应的部门以及设置合同常用变量；所述根据合同的业务类型设置对应的合同类型具体为，根据不同业务类型设置对应的合同类型，使合同类型与业务类型建立一对一的关系；所述根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板具体为，在系统初始化中将不同合同类型对应不同合同模板。

本发明的一个实施例中，所述增加自动取数字段，具体为通过元素设置界面设置对应合同类型审批表单中的审批元素，并设置相应取数规则；所述设置合同对应的审批流程，具体为根据公司实际业务流程，对不同合同类型设定对应的审批流程；所述设置合同模板是否启用，具体为设置该合同模板是否启用，如果启用则该合同模板可在后续使用；如不启用则该合同模板在后续不可使用。

本发明的一个实施例中，所述根据流程类型自动匹配并启用对应合同，具体为根据流程类型，在发起合同设置的时候自动匹配并使用具有对应合同审批流程的合同模板；所述根据用户反馈对合同模板进行修改，具体为接收用户对合同流程的反馈意见，并接收管理员根据该反馈意见对对应合同流程的修改指令，根据所述修改指令对该合同流程进行修改。

本发明的一个实施例中，所述向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容具体为：

向用户在线展示已完成设置及修改的合同，当接收在用户确认合同无误后发出的打印指令时，在已经用户确认的合同内容的每一页添加自动生成的随机唯一水印，并打印添加了水印的合同内容。

按照本发明的另一方面，还提供了一种合同自动化管理系统，包括合同模板设置模块、合同模板在线编辑模块、流程反馈修改模块以及审核确认打印模块，其中：

所述合同模板设置模块，用于设置合同的基本参数，并根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；

所述合同模板在线编辑模块，用于接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；

所述流程反馈修改模块，用于在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，并根据用户反馈对合同模板进行修改；

所述审核确认打印模块，用于向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容。

本发明的一个实施例中，所述合同模板设置模块包括基本参数设置子模块、合同类型设置子模块以及合同模板生成子模块，其中：

所述基本参数设置子模块，用于设置合同对应的部门以及设置合同常用变量；

所述合同类型设置子模块，用于根据不同业务类型设置对应的合同类型，使合同类型与业务类型建立一对一的关系；

所述合同模板生成子模块，用于在系统初始化中将不同合同类型对应不同合同模板。

本发明的一个实施例中，所述合同模板在线编辑模块包括自动取数字段设置子模块、审批流程设置子模块以及合同模块启用设置子模块，其中：

所述自动取数字段设置子模块，用于增加自动取数字段，具体为通过元素设置界面设置对应合同类型审批表单中的审批元素，并设置相应取数规则；

所述审批流程设置子模块，用于根据公司实际业务流程，对不同合同类型设定对应的审批流程；

所述合同模块启用设置子模块，用于设置该合同模板是否启用，如果启用则该合同模板可在后续使用；如不启用则该合同模板在后续不可使用。

本发明的一个实施例中，所述流程反馈修改模块包括合同模板匹配子模块以及反馈修改子模块，其中：

所述合同模板匹配子模块，用于根据流程类型自动匹配并启用对应合同，具体为根据流程类型，在发起合同设置的时候自动匹配并使用具有对应合同审批流程的合同模板；

所述反馈修改子模块，用于接收用户对合同流程的反馈意见，并接收管理员根据该反馈意见对对应合同流程的修改指令，根据所述修改指令对该合同流程进行修改。

本发明的一个实施例中，所述审核确认打印模块包括审核确认子模块以及打印子模块，其中：

所述审核确认子模块，用于向用户在线展示已完成设置及修改的合同；

所述打印子模块，用于当接收在用户确认合同无误后发出的打印指令时，在已经用户确认的合同内容的每一页添加自动生成的随机唯一水印，并打印添加了水印的合同内容。

本发明实施例提供的合同自动化管理方法，通过设置合同的基本参数，并根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，并根据用户反馈对合同模板进行修改；向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容；从而在制作合同过程中，能够有效利用电子化办公手段，设置合同参数并设置不同业务类型对应的合同类型及其对应合同模板，并针对不同合同模板进行相应字段及审批流程的设置，并能在流程审批时根据用户的反馈对合同进行合理的修改，并且在合同设置和修改完成后，由用户对合同进行最后审核在确认无误后才进行打印。从而能够简便快速的针对不同业务类型和业务需求对合同进行制作和修改，并且能够在合同制作过程中对合同的制作和修改进行有效的控制。

附图说明

图1是本发明实施例中一种合同自动化管理方法的流程示意图；

图2是本发明实施例中一种合同自动化管理系统的结构示意图；

图3是本发明实施例中合同模板设置模块的结构示意图；

图4是本发明实施例中合同模板在线编辑模块的结构示意图；

图5是本发明实施例中流程反馈修改模块的结构示意图；

图6是本发明实施例中审核确认打印模块的结构示意图。

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。此外，下面所描述的本发明各个实施方式中所涉及到的技术特征只要彼此之间未构成冲突就可以相互组合。

首先，说明本发明的整体思路，合同管理分为三个阶段进行管理。第一阶段：合同基础参数设置。其中包括：合同类型设置、合同对应模板设置(包括模板的自动参数获取设置)、合同对应类型设置。第二阶段：合同业务管理，通过自动化的设置。在合同进行审批时。根据合同类型，报送不同的审批流程。同时支持在线对合同进行编辑，在线对合同进行编辑。提高合同的处理效率。第三阶段：确保合同的唯一性，在生成合同后在合同的每一页自动生成唯一的水印。避免合同在打印后的对合同内容进行篡改。并支持合同的自动化打印。对电子合同的管理(编辑、修改、发布、审查、审批、归档等自动化管理)。

为了实现上述方案，如图1所示，本发明提供了一种合同自动化管理方法，包括：

S1、设置合同的基本参数，并根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；

其中所述设置合同的基本参数包括：设置合同对应的部门以及设置合同常用变量；例如：用户在指定部门时，会根据用户所在的部门自动生成对应的合同模板。用户在选择合同变量时会将合同变量对应的消息自动获取过来；

所述根据合同的业务类型设置对应的合同类型具体为，根据不同业务类型设置对应的合同类型，使合同类型与业务类型建立一对一的关系，方便根据不同业务类型选择不同合同类型；

所述根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板具体为，在系统初始化中将不同合同类型对应不同合同模板；这样在选择不同合同类型时，可以手动的选择对应的合同模板；

S2、接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；

本步骤支持对合同模板进行在线编辑，通过富文本的形式，对在线的模板进行创建/修改。

其中，所述增加自动取数字段，具体为通过元素设置界面设置对应合同类型审批表单中的审批元素，并设置相应取数规则；具体地，可以为通过点击获取元素，打开元素设置界面。元素设置界面的元素是对应合同类型审批表单中的审批元素。通过在合同模板中的指定位置，添加指定的元素，并设置合同模板的取数规则。

所述设置合同对应的审批流程，具体为根据公司实际业务流程，对不同合同类型设定对应的审批流程；

所述设置合同模板是否启用，具体为设置该合同模板是否启用，如果启用则该合同模板可在后续使用；如不启用则该合同模板在后续不可使用。本步骤用于加强合同模板的控制/维护功能，通过对合同状态控制，实现对合同模板的冗余处理、暂停编辑等控制。

S3、在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，并根据用户反馈对合同模板进行修改；

其中，所述根据流程类型自动匹配并启用对应合同，具体为根据流程类型，在发起合同设置的时候自动匹配并使用具有对应合同审批流程的合同模板；

所述根据用户反馈对合同模板进行修改，具体为接收用户对合同流程的反馈意见，并接收管理员根据该反馈意见对对应合同流程的修改指令，根据所述修改指令对该合同流程进行修改；

具体地，在合同流程中，用户对需要修改的合同内容在审批表单中进行留言。审批人员根据修改内容，进行判断。判断后分两种情况：(1)不对合同进行修改：修改内容涉及对合同修改范围较大，不建议对合同进行修改，修改内容被打回；(2)同意进行修改：则审批人根据修改内容，在线进行对合同模板进行编辑。(在线发起流程后，相关的流程审批中保留对应的合同模板)当合同审批通过(合同中自动取数元素，自动提取审批流程中字段)：审批通过后根据合同设置中的元素设置，自动获取审批表单中对应字段的数值。

S4、向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容。

本步骤中，在审批通过后向用户在线展示经过前述步骤已完成设置及修改的合同，当接收在用户确认合同无误后发出的打印指令时，在已经用户确认的合同内容的每一页添加自动生成的随机唯一水印，并打印添加了水印的合同内容。

例如，在合同通过审批后，在合同管理流程中出现打印按钮。点击打印按钮，在生成在合同的每一页自动生成唯一的水印，避免合同在打印后的对合同内容进行篡改。

与现有技术相比，本发明方法具有如下几方面特点：

合同的自动生成：合同模板设置中，通过设置取数元素，自动实现合同的参数填充；

自动生成标示：通过系统后台设置随机的标示码。在生成合同时，随机的在每页合同上面打上随机的标识码，从而降低对生成后的合同变动；

合同的管理方式：实现了合同的全自动化管理，从合同文本设置到合同元素的获取，再到合同的获取，合同的打印。

本发明实施例提供的合同自动化管理方法，通过设置合同的基本参数，并根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，并根据用户反馈对合同模板进行修改；向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容；从而在制作合同过程中，能够有效利用电子化办公手段，设置合同参数并设置不同业务类型对应的合同类型及其对应合同模板，并针对不同合同模板进行相应字段及审批流程的设置，并能在流程审批时根据用户的反馈对合同进行合理的修改，并且在合同设置和修改完成后，由用户对合同进行最后审核在确认无误后才进行打印。从而能够简便快速的针对不同业务类型和业务需求对合同进行制作和修改，并且能够在合同制作过程中对合同的制作和修改进行有效的控制。

进一步地，如图2所示，本发明还提供了一种合同自动化管理系统，包括合同模板设置模块1、合同模板在线编辑模块2、流程反馈修改模块3以及审核确认打印模块4，其中：

所述合同模板设置模块1，用于设置合同的基本参数，并根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；

具体地，如图3所示，所述合同模板设置模块1包括基本参数设置子模块11、合同类型设置子模块12以及合同模板生成子模块13，其中：

所述基本参数设置子模块11，用于设置合同对应的部门以及设置合同常用变量；

所述合同类型设置子模块12，用于根据不同业务类型设置对应的合同类型，使合同类型与业务类型建立一对一的关系；方便根据不同业务类型选择不同合同类型；

所述合同模板生成子模块13，用于在系统初始化中将不同合同类型对应不同合同模板。

所述合同模板在线编辑模块2，用于接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；

具体地，如图4所示，所述合同模板在线编辑模块2包括自动取数字段设置子模块21、审批流程设置子模块22以及合同模块启用设置子模块23，其中：

所述自动取数字段设置子模块21，用于增加自动取数字段，具体为通过元素设置界面设置对应合同类型审批表单中的审批元素，并设置相应取数规则；

所述审批流程设置子模块22，用于根据公司实际业务流程，对不同合同类型设定对应的审批流程；

所述合同模块启用设置子模块23，用于设置该合同模板是否启用，如果启用则该合同模板可在后续使用；如不启用则该合同模板在后续不可使用；

所述流程反馈修改模块3，用于在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，并根据用户反馈对合同模板进行修改；

具体地，如图5所示，所述流程反馈修改模块3包括合同模板匹配子模块31以及反馈修改子模块32，其中：

所述合同模板匹配子模块31，用于根据流程类型自动匹配并启用对应合同，具体为根据流程类型，在发起合同设置的时候自动匹配并使用具有对应合同审批流程的合同模板；

所述反馈修改子模块32，用于接收用户对合同流程的反馈意见，并接收管理员根据该反馈意见对对应合同流程的修改指令，根据所述修改指令对该合同流程进行修改。

所述审核确认打印模块4，用于向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容；

具体地，如图6所示，所述审核确认打印模块4包括审核确认子模块41以及打印子模块42，其中：

所述审核确认子模块41，用于向用户在线展示已完成设置及修改的合同；

所述打印子模块42，用于当接收在用户确认合同无误后发出的打印指令时，在已经用户确认的合同内容的每一页添加自动生成的随机唯一水印，并打印添加了水印的合同内容。

本发明实施例提供的合同自动化管理方法，通过设置合同的基本参数，并根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，并根据用户反馈对合同模板进行修改；向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容；从而在制作合同过程中，能够有效利用电子化办公手段，设置合同参数并设置不同业务类型对应的合同类型及其对应合同模板，并针对不同合同模板进行相应字段及审批流程的设置，并能在流程审批时根据用户的反馈对合同进行合理的修改，并且在合同设置和修改完成后，由用户对合同进行最后审核在确认无误后才进行打印。从而能够简便快速的针对不同业务类型和业务需求对合同进行制作和修改，并且能够在合同制作过程中对合同的制作和修改进行有效的控制。

本领域的技术人员容易理解，以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换和改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (10)

1.一种合同自动化管理方法，其特征在于，包括：

设置合同的基本参数，并根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；

接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；

在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，并根据用户反馈对合同模板进行修改；

向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容。

2.如权利要求1所述的合同自动化管理方法，其特征在于，所述设置合同的基本参数包括：设置合同对应的部门以及设置合同常用变量；所述根据合同的业务类型设置对应的合同类型具体为，根据不同业务类型设置对应的合同类型，使合同类型与业务类型建立一对一的关系；所述根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板具体为，在系统初始化中将不同合同类型对应不同合同模板。

3.如权利要求1或2所述的合同自动化管理方法，其特征在于，所述增加自动取数字段，具体为通过元素设置界面设置对应合同类型审批表单中的审批元素，并设置相应取数规则；所述设置合同对应的审批流程，具体为根据公司实际业务流程，对不同合同类型设定对应的审批流程；所述设置合同模板是否启用，具体为设置该合同模板是否启用，如果启用则该合同模板可在后续使用；如不启用则该合同模板在后续不可使用。

4.如权利要求1或2所述的合同自动化管理方法，其特征在于，所述根据流程类型自动匹配并启用对应合同，具体为根据流程类型，在发起合同设置的时候自动匹配并使用具有对应合同审批流程的合同模板；所述根据用户反馈对合同模板进行修改，具体为接收用户对合同流程的反馈意见，并接收管理员根据该反馈意见对对应合同流程的修改指令，根据所述修改指令对该合同流程进行修改。

5.如权利要求1或2所述的合同自动化管理方法，其特征在于，所述向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容具体为：

向用户在线展示已完成设置及修改的合同，当接收在用户确认合同无误后发出的打印指令时，在已经用户确认的合同内容的每一页添加自动生成的随机唯一水印，并打印添加了水印的合同内容。

6.一种合同自动化管理系统，其特征在于，包括合同模板设置模块、合同模板在线编辑模块、流程反馈修改模块以及审核确认打印模块，其中：

所述合同模板设置模块，用于设置合同的基本参数，并根据合同的业务类型设置对应的合同类型，根据合同的基本参数以及合同类型设置相应的合同模板；

所述合同模板在线编辑模块，用于接收对合同模板的在线编辑指令并根据所述在线编辑指令对所述合同进行修改，包括增加自动取数字段、设置合同对应的审批流程以及设置合同模板是否启用；

所述流程反馈修改模块，用于在发起流程审批时，根据流程类型自动匹配并启用对应合同模板，并根据用户反馈对合同模板进行修改；

所述审核确认打印模块，用于向用户在线展示审批后的合同，并在用户确认合同无误的时候接收用户的打印指令，打印已经用户确认的合同内容。

7.如权利要求6所述的合同自动化管理方法，其特征在于，所述合同模板设置模块包括基本参数设置子模块、合同类型设置子模块以及合同模板生成子模块，其中：

所述基本参数设置子模块，用于设置合同对应的部门以及设置合同常用变量；

所述合同类型设置子模块，用于根据不同业务类型设置对应的合同类型，使合同类型与业务类型建立一对一的关系；

所述合同模板生成子模块，用于在系统初始化中将不同合同类型对应不同合同模板。

8.如权利要求6或7所述的合同自动化管理方法，其特征在于，所述合同模板在线编辑模块包括自动取数字段设置子模块、审批流程设置子模块以及合同模块启用设置子模块，其中：

所述自动取数字段设置子模块，用于增加自动取数字段，具体为通过元素设置界面设置对应合同类型审批表单中的审批元素，并设置相应取数规则；

所述审批流程设置子模块，用于根据公司实际业务流程，对不同合同类型设定对应的审批流程；

所述合同模块启用设置子模块，用于设置该合同模板是否启用，如果启用则该合同模板可在后续使用；如不启用则该合同模板在后续不可使用。

9.如权利要求6或7所述的合同自动化管理方法，其特征在于，所述流程反馈修改模块包括合同模板匹配子模块以及反馈修改子模块，其中：

所述合同模板匹配子模块，用于根据流程类型自动匹配并启用对应合同，具体为根据流程类型，在发起合同设置的时候自动匹配并使用具有对应合同审批流程的合同模板；

所述反馈修改子模块，用于接收用户对合同流程的反馈意见，并接收管理员根据该反馈意见对对应合同流程的修改指令，根据所述修改指令对该合同流程进行修改。

10.如权利要求6或7所述的合同自动化管理方法，其特征在于，所述审核确认打印模块包括审核确认子模块以及打印子模块，其中：

所述审核确认子模块，用于向用户在线展示已完成设置及修改的合同；

所述打印子模块，用于当接收在用户确认合同无误后发出的打印指令时，在已经用户确认的合同内容的每一页添加自动生成的随机唯一水印，并打印添加了水印的合同内容。