CN110782224A - 工作流建立及审批节点自适配的方法和系统 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种工作流建立及审批节点自适配的方法和系统，该方法根据企业组织架构设置用户账号及账号关联信息，用户登录账号选择具体工作流程办理事务时，根据其岗位的行政管辖关系及业务管辖关系，各流程节点自动配置，生成完整工作流程，动态获取各节点审批人员账号信息，当节点审批人账号关键信息发生变更，流程自动检索该节点所需匹配的账号进行节点审批人替换，利用该方法的系统包括信息管理模块、算法模块、模型构建模块。系统管理人员不需要知道申请人及业务办理人的上级领导集，只需要设定审批节点的连续向上审批的级别个数及业务流转方向，就能完成具体工作流程的设定，使得流程配置及管理工作快速、简便。

Description

工作流建立及审批节点自适配的方法和系统
技术领域
本发明涉及一种ERP等管理软件系统的工作流建立方法及审批节点自适配的方法和应用上述方法的系统，特别是涉及一种基于组织架构的工作流建立及审批节点自适配的方法和系统。
背景技术
随着互联网技术的飞速发展，越来越多的传统工作流程被智能化系统代替，企事业办公方式也从纸质化转变为电子化，各种各样的OA、ERP等信息化办公软件层出不穷。企业员工办理某项工作需要进行线上申请，通过工作流流转，经过领导审批及业务人员配合，完成事务后进行归档。
目前市场上的办公系统对于工作流程及流程中审批节点的设置多采用固定流程和自由流程两种方案，固定流程方案是指办公系统管理人员预先设置流程节点及审批人，无法变更；自由流程方案是指流程中的当前申请人或当前审批人可以自行决定配置下一级审批人，这两种方案都是在节点规则设置完成后，工作流的流向才得以确定，任何一个节点未确定时，工作流都没有确定的走向和终结。
固定流程方案存在以下问题：在流程人员发生变动时会导致流程卡顿中止或失效终结，只能通过重新配置流程进行运转，浪费事务审批时间，且办公系统管理人员需要完全熟悉公司的管理结构和管理模式，清楚每个岗位员工的直接上级或具体业务负责人员，否则无法正确设置审批流程，管理成本高。
自由流程方案存在以下问题：影响流程的分支因素变多，每项流程节点的后续流程不可控，若当前节点设置的下一级节点为该流程非关键人员，该非关键人会影响整个流程的时间和效率成本。
发明内容
不同于市场上常见的基于部门级别和审批角色建立工作流及审批节点的方法，本发明基于组织架构而建立，目的在于提供一种适用于业务种类繁杂、多层级管理类型企业的工作流模型构建及审批节点自动配置的方法，及应用该方法的系统。
本发明是这样实现的：
一种工作流建立及审批节点自适配的方法，基于组织架构实现，包括如下步骤：
（1）根据企业组织架构设置用户账号及账号关联信息，所述账号关联信息包括组织业务类别、组织级别、岗位类别、岗位权重；
（2）根据企业组织架构设定各组织之间及组织内部岗位的行政管辖关系和业务管辖关系；
（3）设置基本工作流程模型；
（4）在基本工作流程模型的基础上区别设定各项具体工作流程；
（5）用户登录账号选择具体工作流程办理事务时，根据其岗位的行政管辖关系及业务管辖关系，各流程节点自动配置，生成完整工作流程，动态获取各节点审批人员账号信息，将相应流程推送至各审批人员账号；
（6）当具体工作流程中当前节点审批人账号行政管辖关系或业务管辖关系发生变更，流程自动检索该节点所需行政管辖关系及业务管辖关系匹配的账号进行节点审批人替换。
优选地，所述组织级别定义方法为： N1表示一级组织，N2表示二级组织，Nx表示x级组织，以此类推，下角标数字x越大，则组织级别越低；所述岗位权重定义方法为：W1表示一级岗位权重，W2表示二级岗位权重，Wy表示y级岗位权重，以此类推，下角标数字y越大，则岗位权重越高。
优选地，步骤（1）中，所述组织业务类别、岗位类别由企业自定义。
优选地，步骤（2）中，所述行政管辖关系定义方法为：组织与组织之间高级别组织管辖低级别组织，组织内部高权重岗位管辖低权重岗位；所述业务管辖关系是指不同业务组织之间需要跨业务类别进行配合时，一业务组织委托另一业务组织开展后者职责工作，则称后者业务管辖前者。
优选地，步骤（3）中，所述基本工作流程模型按时序分为申请—审批—归档三个阶段，其中审批阶段涉及行政审批、平行业务流转两种审批模式；用户办理工作流程申请后优先进行行政审批；若该工作流程不需要跨业务类别合作，则行政审批通过后进行归档；若该工作流程需要跨业务类别合作，则前一业务组织行政审批结束后进入平行业务流转，由后续业务组织继续进行该组织自身的行政审批，最后进行归档。
优选地，所述行政审批是指当前流程节点按行政管辖关系，组织内按岗位权重级别由低向高逐级审批，组织之间按组织级别由低向高逐级审批；所述平行业务流转是指工作流程由后续组织业务管辖前组织并接手该工作流程的过程；所述归档是指工作流程的结束节点，结束节点可以是审批节点也可以是时间节点。
优选地，步骤（4）中，所述各项具体工作流程的设定内容包括：对行政审批中的组织与组织之间逐级向上审批的连续级别个数进行设定；对各级组织内部依托岗位权重逐级向上审批的连续级别个数进行设定；对平行业务流转的前后级组织进行设定；根据个性化需求对工作流程归档节点进行设定。
优选地，行政审批中逐级向上审批的连续级别个数优先在同组织内由低权重岗位流向高权重岗位适配，同组织内适配完毕后，剩余的级别个数在不同组织之间由低级别组织流向高级别组织适配。
根据本发明的另一方面，提供了一种工作流建立及审批节点自适配的系统，包括信息管理模块、算法模块、模型构建模块；所述信息管理模块管理的信息包括企业的组织架构信息及员工岗位信息，所述组织架构信息包括行政管辖关系信息及业务管辖关系信息；所述算法模块包括节点自适配算法、平行业务流转算法；所述模型构建模块用于构建基本工作流程及具体工作流程。
优选地，系统管理人员在信息管理模块中进行信息的录入、更改、删除操作，创建系统用户账号进行信息关联及权限配置管理；行政管辖关系信息为节点自适配算法提供用户信息匹配，业务管辖关系信息为平行业务流转算法提供组织信息匹配；模型构建模块构建基本工作流程模型，识别具体工作流程申请人账户信息后，调用算法模块的计算规则构建具体工作流程，自动匹配各审批节点，并且调用岗位信息对审批节点进行外现化的信息展示，便于观察和查找具体节点责任人员。
本发明根据组织架构中设定的行政管辖关系和业务管辖关系，通过预设的规则算法构造审批节点，该节点可以动态的获取用户信息，因此在流程生成初期是不需要确定具体用户，仅设定参与审批的岗位与申请人的行政管辖与业务管辖关系即可，一旦关系确立，无论具体用户的在职、调动或离职，系统会自动识别适合该审批节点的用户来完成流程，并且系统管理人员不需要知道申请人及业务办理人的上级领导集，只需要设定审批节点的连续向上审批的级别个数及业务流转方向，就能完成具体工作流程的设定，使得流程配置及管理工作快速、简便。
附图说明
图1为工作流建立及审批节点自适配的方法的流程图；
图2为工作流建立及审批节点自适配系统的架构及该系统输出的基本工作流程模型的组合示意图；
图3为匹配了组织业务类别、组织级别、岗位类别、岗位权重、行政管辖关系、业务管辖关系六类信息的完整组织架构图举例；
图4为具体工作流程模型举例示意图。
具体实施方式
下面结合附图进一步详细描述本发明的技术方案，但本发明的保护范围不局限于以下所述。
定义某组织相同岗位的人员Json数组为var A = [a1,a2,a3]，定义该岗位业务管辖的组织Json数组为：var D = [{d1,d2,d3},{d4,d5,d6},{d7,d8}]而两个数组中各值的索引位置对应表示岗位与岗位的业务管辖关系，由此可知a1管辖d1,d2,d3三个组织，a2管辖 d4,d5,d6三个组织，a3管辖d7,d8两个组织，则部门d1中的人员提交申请后，工作流程中平行业务审批的第一个节点a确定方法为a= A [Index(d1)]，其中index表示申请人所在组织集合中的索引位置。
如图3所示，图中实线代表行政管辖关系，点划线代表业务管辖关系；N1表示一级组织，N2表示二级组织，Nx表示x级组织，以此类推，下角标数字x越大，则组织级别越低；所述岗位权重定义方法为：W1表示一级岗位权重，W2表示二级岗位权重，Wy表示y级岗位权重，以此类推，下角标数字y越大，则岗位权重越高；行政审批中逐级向上审批的连续级别个数优先在同组织内由低权重岗位流向高权重岗位适配，同组织内适配完毕后，剩余的级别个数在不同组织之间由低级别组织流向高级别组织适配，则申请人提交流程后，审批人流转规则为：Nx[W1]→…Nx [Wy]→Nx+1[W1]→…→Nx+1[Wy]→…→N1[W1]→…→N1[Wy]。
作为举例，设定一级组织为总裁办，一级正管理者为总裁，一级副管理者为公司副总裁，二级A组织为行政部，二级正管理者为行政部主任，二级副管理者为行政部副主任，岗位1为行政专员，岗位2为后勤专员；二级B组织为财务部门，三级X组织为会计科，三级Y组织为出纳科；X业务岗位1为会计1，X业务岗位2为会计2；如图中点划线所示，会计1业务管辖后勤专员、行政部副主任、行政部主任；会计2业务管辖行政专员、行政部副主任、出纳科全部员工及领导。
【实施例一】根据图2所示，当行政专员想办理一项费用报销，选择办公系统中“费用报销”流程的功能选项，因费用类事务需要财务部门相关人员办理，故系统设置行政部门的“费用报销”基本工作流程为申请—行政部门内部进行行政审批—平行流转至财务部门—财务部门内部进行行政审批。如图4所示假设系统设置在行政专员岗位费用报销流程中，需要行政部门连续向上审批个数为2，财务部门会计岗位连续向上审批个数为4，因会计2业务管辖行政专员，故系统自动适配具体工作流程为：行政专员提出申请，经过行政部副主任、行政部正主任连续两级审批后进行平行业务流转，流转到会计2，会计2审批后，经过会计科主任、财务部主管、副总裁、总裁连续四级审批后归档。
【实施例二】如图3所示，X业务岗位1和X业务岗位2都可以业务管辖二级A组织的副管理者，则当二级A组织的副管理者提出X业务工作流申请时，平行业务流转后的自适配审批节点可以是X业务岗位1也可以是X业务岗位2，系统管理者可以在后台进行会签或择一审批等规则设置。
【实施例三】如图2所示，当申请人申请的工作流程不涉及跨业务类别合作，则审批阶段只需要行政审批，例如图3中行政专员想办理会议室预约，该项业务是行政部管辖的业务，若系统管理人员设置了向上连续审批级别个数为1，则行政专员申请该流程后经行政部副主任审批后即可归档；若系统管理人员设置了向上连续审批级别个数为2，则行政专员申请该流程后经行政部副主任审批后，再经行政部主任审批后才可归档。

Claims (10)

1.一种工作流建立及审批节点自适配的方法，基于组织架构实现，其特征在于，包括如下步骤：
（1）根据企业组织架构设置用户账号及账号关联信息，所述账号关联信息包括组织业务类别、组织级别、岗位类别、岗位权重；
（2）根据企业组织架构设定各组织之间及组织内部岗位的行政管辖关系和业务管辖关系；
（3）设置基本工作流程模型；
（4）在基本工作流程模型的基础上区别设定各项具体工作流程；
（5）用户登录账号选择具体工作流程办理事务时，根据其岗位的行政管辖关系及业务管辖关系，各流程节点自动配置，生成完整工作流程，动态获取各节点审批人员账号信息，将相应流程推送至各审批人员账号；
（6）当具体工作流程中当前节点审批人账号行政管辖关系或业务管辖关系发生变更，流程自动检索该节点所需行政管辖关系及业务管辖关系匹配的账号进行节点审批人替换。
2.根据权利要求1所述工作流建立及审批节点自适配的方法，其特征在于，步骤（1）中，所述组织级别定义方法为： N1表示一级组织，N2表示二级组织，Nx表示x级组织，以此类推，下角标数字x越大，则组织级别越低；所述岗位权重定义方法为：W1表示一级岗位权重，W2表示二级岗位权重，Wy表示y级岗位权重，以此类推，下角标数字y越大，则岗位权重越高。
3.根据权利要求1所述工作流建立及审批节点自适配的方法，其特征在于，步骤（1）中，所述组织业务类别、岗位类别由企业自定义。
4.根据权利要求1所述工作流建立及审批节点自适配的方法，其特征在于，步骤（2）中，所述行政管辖关系定义方法为：组织与组织之间高级别组织管辖低级别组织，组织内部高权重岗位管辖低权重岗位；所述业务管辖关系是指不同业务组织之间需要跨业务类别进行配合时，一业务组织委托另一业务组织开展后者职责工作，则称后者业务管辖前者。
5.根据权利要求1所述工作流建立及审批节点自适配的方法，其特征在于，步骤（3）中，所述基本工作流程模型按时序分为申请—审批—归档三个阶段，其中审批阶段涉及行政审批、平行业务流转两种审批模式；用户办理工作流程申请后优先进行行政审批；若该工作流程不需要跨业务类别合作，则行政审批通过后进行归档；若该工作流程需要跨业务类别合作，则前一业务组织行政审批结束后进入平行业务流转，由后续业务组织继续进行该组织自身的行政审批，最后进行归档。
6.根据权利要求5所述工作流建立及审批节点自适配的方法，其特征在于，所述行政审批是指当前流程节点按行政管辖关系，组织内按岗位权重级别由低向高逐级审批，组织之间按组织级别由低向高逐级审批；所述平行业务流转是指工作流程由后续组织业务管辖前组织并接手该工作流程的过程；所述归档是指工作流程的结束节点，结束节点可以是审批节点也可以是时间节点。
7.根据权利要求6所述工作流建立及审批节点自适配的方法，其特征在于，步骤（4）中，所述各项具体工作流程的设定内容包括：对行政审批中的组织与组织之间逐级向上审批的连续级别个数进行设定；对各级组织内部依托岗位权重逐级向上审批的连续级别个数进行设定；对平行业务流转的前后级组织进行设定；根据个性化需求对工作流程归档节点进行设定。
8.根据权利要求7所述工作流建立及审批节点自适配的方法，其特征在于，行政审批中逐级向上审批的连续级别个数优先在同组织内由低权重岗位流向高权重岗位适配，同组织内适配完毕后，剩余的级别个数在不同组织之间由低级别组织流向高级别组织适配。
9.一种工作流建立及审批节点自适配的系统，其特征在于，包括信息管理模块、算法模块、模型构建模块；所述信息管理模块管理的信息包括企业的组织架构信息及员工岗位信息，所述组织架构信息包括行政管辖关系信息及业务管辖关系信息；所述算法模块包括节点自适配算法、平行业务流转算法；所述模型构建模块用于构建基本工作流程及具体工作流程。
10.根据权利要求9所述工作流建立及审批节点自适配的系统，其特征在于，系统管理人员在信息管理模块中进行信息的录入、更改、删除操作，创建系统用户账号进行信息关联及权限配置管理；行政管辖关系信息为节点自适配算法提供用户信息匹配，业务管辖关系信息为平行业务流转算法提供组织信息匹配；模型构建模块构建基本工作流程模型，识别具体工作流程申请人账户信息后，调用算法模块的计算规则构建具体工作流程，自动匹配各审批节点，并且调用岗位信息对审批节点进行外现化的信息展示，便于观察和查找具体节点责任人员。
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