CN110347987A - 一种数字化控制的合同范本管理方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种数字化控制的合同范本管理方法，包括数控范本后台系统和数控范本前台系统，所述数控范本后台系统包括以下使用方法：S1：合同内容结构化设置功能：将合同范本的内容统一设置为封面、首部、鉴于条款、一级标题、二级标题、三级标题、正文、尾部、附件等组成部分；涉及合同范本管理技术领域。该数字化控制的合同范本管理方法，通过采用了机器换人及数控化理念，以数控范本产品作为管理工具，以数控范本服务为工具搭载内容，帮助企业满足合同范本自助定制、范本合同线上起草、合同起草与合同审查无缝衔接、知识管理等切实需求，帮助企业管控范本合同风险、提升合同起草效率，实现合同数控化驱动业务管理精细化的目标。

Description

一种数字化控制的合同范本管理方法
技术领域
本发明涉及合同范本管理技术领域，具体为一种数字化控制的合同范本管理方法。
背景技术
在企业法务管理中，合同范本管理是一项至关重要的工作，合同范本是企业输出标准化业务的载体，一般由交易中占据主导地位的一方制定，合同范本具有签订频率高，体例和内容相对固定等特点，合同范本条款根据编辑权限，可区分为固定条款与变量条款，固定条款是谈判中一般不允许修改的内容，变量条款是可修改的内容，如数量、价款、时间等。
目前在合同范本的管理中，普遍存在以下管理问题：业务人员套用与业务类型不匹配的合同范本；合同范本固定条款被篡改；范本变量条款填写内容无法控制；经办人对合同专业条款理解偏差，手工填写易失误、效率低；使用范本起草的文本与审核文本、审批表单不一致；范本调研、发布、更新、使用流程不完善，缺乏数据统计等。
发明内容
(一)解决的技术问题
针对现有技术的不足，本发明提供了一种数字化控制的合同范本管理方法，解决了目前的合同范本管理，其风险控制等级低，使用灵活度低的问题。
(二)技术方案
为实现以上目的，本发明通过以下技术方案予以实现：一种数字化控制的合同范本管理方法，包括数控范本后台系统和数控范本前台系统，所述数控范本后台系统包括以下使用方法：
S1：合同内容结构化设置功能：将合同范本的内容统一设置为封面、首部、鉴于条款、一级标题、二级标题、三级标题、正文、尾部、附件等组成部分；
S2：条款级别设置功能：根据颗粒度不同，将合同范本正文设置为不同层级的条款单元，以每个条款单元为对象，可设置关联的知识推送；
S3：固定条款与变量条款设置功能：根据管控程度不同，将合同范本正文划分为固定条款与变量条款，实现合同条款防篡改目的：固定条款在前台系统中无法被修改，变量条款在前台系统中以答题方式填写；
S4：变量条款设计功能；
S5：数据共享功能；
S6：知识管理设置功能：对合同条款设置关联的知识库，包括填写提示、风险提示、关联法规和相关案例等；
所述数控范本前台系统包括以下使用方法：
S7：合同结构化页面：包括工具栏、结构目录、浏览区域、空位填写与知识推送区域；
S8：条款分级：根据后台系统的设置，合同条款显示为一级、二级、三级等不同层级的条款单元，可查看每个条款关联的空位填写和知识推送；
S9：固定条款与变量条款：根据后台系统的设置，合同正文划分为固定条款与变量条款，固定条款不可修改；
S10：空位填写校验；
S11：知识管理；
S12：合同文本自动生成；
S13：范本合同数据推送至其他业务系统。
所述数控范本后台系统的作用是定制合同范本，通过范本定制专业服务将线下的合同范本转化为可数字化控制的线上文本。
数控范本前台系统的作用是完成范本合同线上起草，生成填写完整的合同文本，并向其他业务系统推送合同信息数据。
进一步地，所述步骤S4包括以下步骤：S41：场景及题目设置功能：对变量条款进行场景设置，将晦涩难懂的合同语言翻译成简短通俗的题干；把填空区域设计成各种题目；S42：边界值设置：对合同文本填空区域设置边界值。
进一步地，所述步骤S5包括以下步骤：S51：数据打通：合同填空区域与企业其他业务系统基础数据库之间的打通；S52：数据推送：范本合同起草完成后，需要向其他业务系统审批表单推送的数据，从其他业务系统审批表单向合同范本起草页面推送数据。
进一步地，所述空位填写校验为变量条款的填写区域在填写后会由红色变成绿色，提交时如果没有填写完整，系统会提示合同内容空缺风险。
进一步地，所述知识管理为根据后台系统的设置，合同条款关联呈现填写提示、风险提示、关联法规、相关案例等。
进一步地，所述合同文本自动生成为在线填写完毕后可以自动生成合同文本，还原word文档格式，确保合同起草文本的一致性。
进一步地，所述范本合同数据推送至其他业务系统为将起草完毕的“合同文件word文档”自动推送至其他业务系统的审批表单“合同附件”相关字段中。
(三)有益效果
本发明具有以下有益效果：
该数字化控制的合同范本管理方法，通过采用了“机器换人”及“数控化”理念，以“数控范本”产品作为管理工具，以“数控范本”服务为工具搭载内容，“数控范本”能够帮助企业满足合同范本自助定制、范本合同线上起草、合同起草与合同审查无缝衔接、知识管理等切实需求，帮助企业管控范本合同风险、提升合同起草效率，实现合同数控化驱动业务管理精细化的目标，同时“数控范本”产品作为一款文本管理工具，其并不限应用于合同范本管理，还可应用于其他内容标准的文本管理。
当然，实施本发明的任一产品并不一定需要同时达到以上所述的所有优点。
具体实施方式
下面对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
在本发明的描述中，需要理解的是，术语“开孔”、“上”、“下”、“厚度”、“顶”、“中”、“长度”、“内”、“四周”等指示方位或位置关系，仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的组件或元件必须具有特定的方位，以特定的方位构造和操作，因此不能理解为对本发明的限制。
本发明实施例提供一种技术方案：一种数字化控制的合同范本管理方法，包括数控范本后台系统和数控范本前台系统，所述数控范本后台系统包括以下使用方法：
S1：合同内容结构化设置功能：将合同范本的内容统一设置为封面、首部、鉴于条款、一级标题、二级标题、三级标题、正文、尾部、附件等组成部分；
S2：条款级别设置功能：根据颗粒度不同，将合同范本正文设置为不同层级的条款单元，以每个条款单元为对象，可设置关联的知识推送；
S3：固定条款与变量条款设置功能：根据管控程度不同，将合同范本正文划分为固定条款与变量条款，实现合同条款防篡改目的：固定条款在前台系统中无法被修改，变量条款在前台系统中以答题方式填写；
S4：变量条款设计功能；
S5：数据共享功能；
S6：知识管理设置功能：对合同条款设置关联的知识库，包括填写提示、风险提示、关联法规和相关案例等，目的是在前台系统中，业务人员可以在合同起草工作中潜移默化地完成知识学习；
所述数控范本前台系统包括以下使用方法：
S7：合同结构化页面：包括工具栏、结构目录、浏览区域、空位填写与知识推送区域；
S8：条款分级：根据后台系统的设置，合同条款显示为一级、二级、三级等不同层级的条款单元，可查看每个条款关联的空位填写和知识推送；
S9：固定条款与变量条款：根据后台系统的设置，合同正文划分为固定条款与变量条款，固定条款不可修改；
S10：空位填写校验；
S11：知识管理；
S12：合同文本自动生成；
S13：范本合同数据推送至其他业务系统。
所述数控范本后台系统的作用是定制合同范本，通过范本定制专业服务将线下的合同范本转化为可数字化控制的线上文本。
数控范本前台系统的作用是完成范本合同线上起草，生成填写完整的合同文本，并向其他业务系统推送合同信息数据。
所述步骤S4包括以下步骤：S41：场景及题目设置功能：对变量条款进行场景设置，将晦涩难懂的合同语言翻译成简短通俗的题干；把填空区域设计成各种题目，比如：填空题、下拉选择题、金额组合题、时间题、选择加填空题等，目的是在合同起草页面呈现做题方式填写合同空位，提高业务经办人合同起草效率；S42：边界值设置：对合同文本填空区域设置边界值，如：仅可填写数字；设置数值区间(违约金上限)等。
所述步骤S5包括以下步骤：S51：数据打通：合同填空区域与企业其他业务系统基础数据库之间的打通，如：填写空位时可以选择合同对方库、项目库、合同库、产品库中的数据；S52：数据推送：范本合同起草完成后，需要向其他业务系统审批表单推送的数据，比如：合同名称、合同对方、合同金额、标的信息、联系人、质保期、管辖机构等，本功能可避免经办人员重复填写表单，与前述方向相反的数据推送方式：从其他业务系统审批表单向合同范本起草页面推送数据。
所述空位填写校验为变量条款的填写区域在填写后会由红色变成绿色，提交时如果没有填写完整，系统会提示合同内容空缺风险。
所述知识管理为根据后台系统的设置，合同条款关联呈现填写提示、风险提示、关联法规、相关案例等。
所述合同文本自动生成为在线填写完毕后可以自动生成合同文本，还原word文档格式，确保合同起草文本的一致性。
所述范本合同数据推送至其他业务系统为将起草完毕的“合同文件word文档”自动推送至其他业务系统的审批表单“合同附件”相关字段中，防止出现起草文本与审批文本不一致问题。
需要说明的是，在本文中，诸如第一和第二等之类的关系术语仅仅用来将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系列要素的过程、方法、物品或者设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者设备所固有的要素。
以上公开的本发明优选实施例只是用于帮助阐述本发明。优选实施例并没有详尽叙述所有的细节，也不限制该发明仅为所述的具体实施方式。显然，根据本说明书的内容，可作很多的修改和变化。本说明书选取并具体描述这些实施例，是为了更好地解释本发明的原理和实际应用，从而使所属技术领域技术人员能很好地理解和利用本发明。本发明仅受权利要求书及其全部范围和等效物的限制。

Claims (9)

1.一种数字化控制的合同范本管理方法，其特征在于：包括数控范本后台系统和数控范本前台系统，所述数控范本后台系统包括以下使用方法：
S1：合同内容结构化设置功能：将合同范本的内容统一设置为封面、首部、鉴于条款、一级标题、二级标题、三级标题、正文、尾部、附件等组成部分；
S2：条款级别设置功能：根据颗粒度不同，将合同范本正文设置为不同层级的条款单元，以每个条款单元为对象，可设置关联的知识推送；
S3：固定条款与变量条款设置功能：根据管控程度不同，将合同范本正文划分为固定条款与变量条款，实现合同条款防篡改；
S4：变量条款设计功能；
S5：数据共享功能；
S6：知识管理设置功能：对合同条款设置关联的知识库，包括填写提示、风险提示、关联法规和相关案例等；
所述数控范本前台系统包括以下使用方法：
S7：合同结构化页面：包括工具栏、结构目录、浏览区域、空位填写与知识推送区域；
S8：条款分级：根据后台系统的设置，合同条款显示为一级、二级、三级等不同层级的条款单元，可查看每个条款关联的空位填写和知识推送；
S9：固定条款与变量条款：根据后台系统的设置，合同正文划分为固定条款与变量条款，固定条款不可修改；
S10：空位填写校验；
S11：知识管理；
S12：合同文本自动生成；
S13：范本合同数据推送至其他业务系统。
2.根据权利要求1所述的一种数字化控制的合同范本管理方法，其特征在于：所述数控范本后台系统的作用是定制合同范本，通过范本定制专业服务将线下的合同范本转化为可数字化控制的线上文本。
3.根据权利要求1所述的一种数字化控制的合同范本管理方法，其特征在于：数控范本前台系统的作用是完成范本合同线上起草，生成填写完整的合同文本，并向其他业务系统推送合同信息数据。
4.根据权利要求1所述的一种数字化控制的合同范本管理方法，其特征在于：所述步骤S4包括以下步骤：S41：场景及题目设置功能：对变量条款进行场景设置，将晦涩难懂的合同语言翻译成简短通俗的题干；把填空区域设计成各种题目；S42：边界值设置：对合同文本填空区域设置边界值。
5.根据权利要求1所述的一种数字化控制的合同范本管理方法，其特征在于：所述步骤S5包括以下步骤：S51：数据打通：合同填空区域与企业其他业务系统基础数据库之间的打通；S52：数据推送：范本合同起草完成后，需要向其他业务系统审批表单推送的数据，从其他业务系统审批表单向合同范本起草页面推送数据。
6.根据权利要求1所述的一种数字化控制的合同范本管理方法，其特征在于：所述空位填写校验为变量条款的填写区域在填写后会由红色变成绿色，提交时如果没有填写完整，系统会提示合同内容空缺风险。
7.根据权利要求1所述的一种数字化控制的合同范本管理方法，其特征在于：所述知识管理为根据后台系统的设置，合同条款关联呈现填写提示、风险提示、关联法规、相关案例等。
8.根据权利要求1所述的一种数字化控制的合同范本管理方法，其特征在于：所述合同文本自动生成为在线填写完毕后可以自动生成合同文本，还原word文档格式，确保合同起草文本的一致性。
9.根据权利要求1所述的一种数字化控制的合同范本管理方法，其特征在于：所述范本合同数据推送至其他业务系统为将起草完毕的“合同文件word文档”自动推送至其他业务系统的审批表单“合同附件”相关字段中。
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