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1. Technisches Gebiet :
Die Erfindung ist das Ergebnis einer Projektarbeit aus der Informations-und
Kommunikationstechnologie in Zusammenarbeit mit Anwendern aus der Tischlerbranche 2. Stand der Technik
Für die Abwicklung der Kommunikat üonsflüsse und für die Archivierung der m einem
Tischlereibetneb anfallenden Daten (CAD-Pläne u. dgl.) stehen sehr gute Insellösungen zur
Verfügung, welchen jedoch durchwegs den Nachteil besitzen, dass aufgrund der Schnittstellen zwischen den Insellösungen eine chronologische Rekonstruktion eines Projekts kaum möglich ist, und dass ausserdem dazu einer mehrfaches Anlage der Stammdaten erforderlich ist. Weiters ist eine technische Realisierung mittels Termmalserver bei mehreren Insellösungen meist schwieriger als bei einem kompakten Gesamtpaket.
3. Die Erfindung a) die Aufgabenstellung
Der projektonentierte Tischler hat zur Zeit keine geeigneten Instrumente um sämtliche Daten eines grösseren Projektes strukturiert abzulegen, und zwar so abzulegen, dass er möglichst schnell wieder darauf zugreifen kann, und dies wennmöglich auch noch von "ausser Haus" (z. B.
Hotelzimmer). Briefe, Fax, Emails, Telefonnotizen und interne Kommentare sollten zu den jeweiligen Projekten erfasst werden können, und auch Kollegen mittels Verteilerfunktion zugänglich gemacht werden. Weiters sollte das versionsgesteuerte Ablegen grösserer Pläne (CAD-Pläne) ein Bestandteil dieser Komplettlösung sein. Damit nicht genug, auch die
Terminplanung, Ressourcenvergabe, Aufgabenlisten sollten ebenfalls zum Standardumfang gehören. Nicht zuletzt die Forderung, dass natürlich Stammdaten (wie Kundenadressen, Tel- und Faxnummer oder dgl. ) nur einmal gewartet werden müssen.
Ein weiterer Nachteil bisher eingesetzter Systeme sollte beseitigt werden, nämlich die mehrfache und dezentrale Speicherung von Emails (jeder Benutzter speicherte bisher seine
Emails auf seiner workstation) und die zentrale Ablage von Architektenplänen in den jeweiligen
Versionen mit Zugriffschutz während der Bearbeitung.
Daher bestand die Forderung nach einer brancheninternen Standardlösung für die
Kommunikationsvorgänge eines Tischlers, welche sich dieser auch finanziell leisten kann.
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b) der Lösungsansatz Mittels jenen Softwarekomponenten, die zur Zeit Stand der Technik sind, hätten einzelne Anforderungen - isoliert betrachtet - zwar teilweise abgedeckt werden können, aber der integrierte Charakter wäre verlorengegangen, und es hätte damit auch die Anforderung nach einer einzigen Stammdatenwartung nicht erfüllt werden können. Ausserdem hätte der Ankauf einer derartigen Vielzahl von Softwarekomponenten den finanziellen Spielraum der Tischler gesprengt.
Auch die Variante, dass nun ein Softwareprodukt von Grund auf neu entwickelt wird, dass alle oben angeführten Anforderungen entspricht, ist natürlich finanziell für die Tischlerbranche nicht machbar.
Daher wurde folgendes Ablaufschema bei der Dokumentenerfassung (Ein- und Ausgang)
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Für die Anbindung an die "Aussenwelt" für FAX und EMAIL wird ein LINUX-Server eingesetzt, der durch sein OPEN SOURCE-Konzept sowohl die technische richtige Basis liefert, als auch finanziell eine wesentliche Erleichterung für das zur Verfügung stehende Budget bei den Tischlern. D. h. der Linux-Server fungiert als extrem kostengünstiger Fax- und EmailServer (siehe auch Fig. 3. 1).
Da aber die Datenbank mit den Kundenstammdaten, die Bedieneroberfläche für die Erfassung der Kommunikationsvorgänge (Fax, Email, Brief,...) sowie letztlich die Archivierung der Daten auf NT-Servern bzw. Windows2000 Servern basiert, musste nun eine geeignete Funktionalität geschaffen werden, die die Fax- und Email-Daten vom Lmux-Server zum Nt-Server transportiert und transferiert und umgekehrt. In den Schemata aus Fig. . - $4 lut dieser Vorgang sehr genau ersichtlich.
(2) Teil B des Ablaufschema : Schnittstelle LINUX-Server-NT-Server : Am Beispiel einer eingehenden Email wird die Email beim Durchlaufen dieser Schnittstelle aufgesplittet in die eigentliche Email-Nachricht und in die evtl. vorhandenen Attachements.
Dieser Vorgang erlaubt es beim Erfassen (Archivieren) dieser Email, den Emailtext direkt in der Datenbank, und die Attachments in einer vordefinierten Filestruktur abzulegen. Da beides, nämlich der Emailtext und die Attachements, mit einer eindeutigen Posteingangsnummer versehen werden, und dabei einem Kunden oder Projekt (oder beidem) zugeordnet werden, kann in späterer Folge auch jeder Mitarbeiter beim Aufruf dieses Kommunikationsvorganges, stets auf die gleichen Attachements zugreifen, welche-im Gegensatz zu üblichen Emailprogrammen-nur ein einziges Mal firmenintem gespeichert werden. D. h. ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung ruft stets die gleichen Attachment auf wie evtl. ein Aussendienstmitarbeiter, der sich über Modem und Terminalserver ebenfalls diese Mail und dessen Attachement anschauen will.
Wenn mehrere Mitarbeiter von einem Email-Eingang benachrichtigt werden sollen, dann erfolgt dies mittels Angabe eines Verteilers, wobei - und das ist ein ganz wichtiges Merkmalnicht die ganze Email mehrmals verteilt wird, sondern sozusagen nur der Hinweis auf die neue
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ganze Belegschaft interessant ist, dann werden alle Betroffenen in den Verteiler "gestellt" und bekommen daraufhin eine Eingangsmitteilung auf dem Bildschirm, aber beim Aufruf der Email greifen alle auf das selbe Email (Attachment) zu.
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Gleiche Logik wird auch beim Faxeingang angewendet. (siehe auch Fig. 3. 2) (3) Teil B des Ablaufschema : Archivierungskonzept
Das Ablageschema der Kommunikationssätze erfolgt dabei ebenfalls immer nach einheitlichem
Konzept und vor allem immer zentral, niemals auf den Arbeitsstationen und immer redundanzfrei. D. h das Dokument zu einem Postsatz gibt es definitiv nur einmal, auch wenn es an 500 Mitarbeiter "verteilt" worden ist (siehe Fig. 3. 3) :
Jedes Dokuments eines Kommunikationsvorganges (egal ob Mail, Fax oder Brief) wird mit einer eindeutigen Laufnummer versehen. Damit wird das Schriftstück eindeutig identifiziert.
Sollten ausgedruckte Dokumente "herrenlos" im Büro herumlegen, kann also aufgrund der
Laufnummer jederzeit die Herkunft rekonstruiert werden c) Ergebnis
Mit dem Produkt KOMMUNIKATIOVFUR TISCHLER steht nun dem projektonentierten
Tischler eine Lösung zur Verfügung, welche es ermöglicht, mit nur einem Software-Produkt, sämtliche betrieblich relevanten Kommunikationsflüsse (Fax, Email, Brief, Telefonnotzen,
Termine, Aufgabenliste, Ressourcenplanung, Besprechungsplanung) und sämtliche betrieblich relevanten Daten (Cad-Pläne u. dg1.) zu erfassen, speichern, archiveren und für spätere
Recherchen Projekte, Kunden oder Lieferanten zuzuordnen.
Die Stammdaten müssen lediglich ein einziges Mal erfasst werden. Eine interne
Verteilerstruktur ermöglicht letztlich ein gezieltes Verteilen der Informationen zu den einzelnen Anwendern. Sämtliche Daten werden nur mehr einmal zentral archiviert und nicht mehr auf den einzelnen Arbeitsstationen (speziell wie bisher beim Mailverkehr) Weiters ist dieses Produkt auch für den Einsatz auf Terrmnalserver konzipiert, um den Anforderungen der Mitarbeiter in der Tischlerbranche gerecht zu werden (Aussendienstritarbeiter, Telearbeitsplätze der Arbeitsvorbereiter u. dg1.). D. h. z.
B. : wenn sich ein Mitarbeiter einer österreichischen Firma auf Auslandsreise in Polen befindet, dann kann er direkt vom seinem Hotelzunmer (bei gegebener Infrastruktur) ein Fax an den polnischen Geschäftspartner faxen und gleichzeitig wird dieses Fax automatisch in der österreichischen Zentrale archiviert und sein Vorgesetzter per Verteilerfunktion davon in Kenntnis gesetzt mit der Möglichkeit sich das Fax des Mitarbeiters sofort am Bildschirm anzuschauen (auch dann, wenn der Vorgesetzte sich ebenfalls im Ausland befindet.).
Nachfolgend ein Beispiel eines Zugriffes auf die Historie eines Lieferanten : 1. Schritt : Man wählt sich den gewünschten Lieferanten aus dem Lieferantenstamm aus : siehe Fig. 3. 4 2. Schritt : Man lässt sich die Histone im Überblick anzeigen (siehe Fig. 3. 5) 3. Schritt : Mit einem Doppelklick auf das gefundene Dokument kann man dieses öffnen (siehe Fig. 3. 6) Man kann Dokumente auch im nachhinein intern an Kollegen "verteilen" ohne dass dabei zusätzliche Daten verschickt oder mehrfach gespeichert werden müssen, und es ist dabei egal, ob es sich um Fax, Emails, Briefe, interne Mitteilungen oder Telefonnotizen handelt.
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4. Schntt : Dokument (nachträglich) verteilen : Verteilung erfolgt durch anklicken der Benutzer Kurzzeichen (siehe Fig. 3. 7) und der jeweilige Benutzer bekommt auf seinem Bildschirm sofort die Mitteilung, dass ein neues Dokument für ihn eingegangen ist (siehe Fig. 3. 8).
Wird die Eingangsbox geöffnet, kann sofort der gewünschte Datensatz mittels Doppelklick geöffnet werden (siehe Fig. 3. 9).
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4. Beschreibung des Erfindungsgegenstandes Abwicklung Fax Eingehend (siehe Fig. 4. 1) Bei den eingehenden Faxen muss zwischen verschiedenen Bearbeitungsvorgängen unterschieden werden : a) Faxe werden auf externe Faxgerät geleitet, dort ausgedruckt, manuell erfasst und manuell an die
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b) Faxe werden auf einen Faxserver geleitet, von dort in eine Queue gestellt (optional mit
Ausdruck aus der FAX¯EMPFANG¯QUEUE (zuständige Person nicht im Büro- AV-Mann braucht trotzdem Fax) und danach manuell einem Kontakt zugeordnet und an die betreffenden
Mitarbeiter weitergeleitet. Wenn ein Fax ankommt-Meldung am Bildschirm. c) evtl. auch ein fixes Fax mit eigener DW für Eingänge (Notfall) d) evtl. alle eingehenden Fax zusätzlich auf eigenem Fax ausdrucken Technischer Ablauf : 1.
Faxe werden am Linux-Server empfangen und in dem Verzeichnis KOMM\FAX\EIN\ abgelegt.
Dabei wird jeweils abgelegt : # Textdatei # tif-file
Das Textfile enthält folgende Informationen : # Anrufende Nummer
Seiten 'Datum/Zeit/Dauer # Status
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die eingehenden Faxe in die FAX¯EMPFANG¯QUEUE gestellt werden, soll mittels Parameter eingestellt werden können).
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so wird Meldung #Fax eingegangen" ausgegeben (falls user Berechtigung dafür besitzt) 4. Beim Erfassen aus der Übersicht (dIgFax) wird ein Postsatz mit neuer laufender.
Nummer. angelegt, das tif-file unter \\SERVER\VOL\FAX\JAHR\MONAT\EIN\post.lfd¯no.tif gespeichert, die Fax- filesvomLinux-ServerausdemVerzeichnisKOMM\FAX\EIN\gelöschtundderDatensatz aus der Tabelle FAXEMPFANGQUEUE mit einem Status "verarbeitet" versehen (als Basis fur ProtokoHauswertungen).
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Ausgehend (siehe Fig. 4. 2) Ausgang-KOMM Schnftstücke werden im Kommunikationsmodul mit einem Textverarbeitungseditor (Schaltfläche TEXT) oder mit einem externen Programm-nur solche aus dem Eintrag in der Benutzerverwaltung (Schaltfläche Externe Programme) erarbeitet und werden danach als postscript-Drucker-file weitergeleitet. Am LINUX-Server wird dieses file als Grafik aufbereitet und dort erfolgt auch die Kontrolle über das Versenden der Schriftstücke. Die entstandene Grafik wird gespeichert und kann nach dem Versenden nicht mehr geändert werden. Das Original kann auch nicht mehr verändert werden, lediglich an eine andere Fax-Nummer gesendet werden (nur falls falsche Nummer verwendet worden ist).
In der Kunden- oder Lieferantenhistorie wird aber nur die Grafik angezeigt (Diese kann dann erneut gefaxt werden). Die Rückmeldung an das System (Fax O. K. oder Fehlgeschlagen) soll sichergestellt werden - Meldung am Bildschirm. add. Schritt 2 aus Fig. 4. 2 : Beim Erzeugen des ps-files ist darauf zu achten, dass bei der Fax-Nummer die Sonderzeichen entfernt worden sind.
Abwicklung Email Eingehend (siehe Fig. 4. 3) Prinzipiell sind wieder 2 verschiedene Arten der Behandlung von Emails möglich : a) Alle Emails kommen zentral an eine Stelle (unabhängig wie viele Email-Adressen in der Firma vorhanden sind) und werden dort manuell einem Kontakt zugeordnet und an die betreffenden
Mitarbeiter über die Kenntnisnahme weitergeleitet. b) Jeder Mitarbeiter, der Emails empfangen kann, hat eine eigene Email-Adresse und das Email wird direkt an diesen Mitarbeiter gesandt. Dieser muss nun das Email einem Kontakt manuell zuordnen und ist auch für die Weiterleitung an jene Personen, die dieses Dokument betrifft, zuständig.
Technischer Ablauf :
1. EMails werden am Linux-Server empfangen und in dem Verzeichnis KOMM\EMAIL\E IN abgelegt (Verwaltung mehrerer Emailadressen - jeweils em Verzeichnis).
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pro eingehenden Email ein Textfile mit den Grundinformationen (wird laufend durchnummeriert) : wenn Attachements bei Email dabei, dann mit laufender Numme. ein Verzeichnis geneneren,
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3. Erkennt KOMM-Programm einen neuen Eintrag in der EMAIL EMPFANGQUEUE
Tabelle, so wird Meldung.. EMail eingegangen" ausgegeben (falls user Berechtigung dafür besitzt)
4. Beim Erfassen aus der Übersicht (dlgEMail) wird ein Postsatz mit neuer laufender Nummer angelegt.
Etwaige Attachements können unter \\SERVER\VOL\EMAIL\JAHR\MONAT\EIN\POST. LFDNO\ abgespeichertwerden.
Weiters werden die EMail-files vom Lmux-Server aus dem Verzeichnis KOMM\EMAIL\EIN gelöscht und auch der Eintrag aus der Tabelle E ! v1AIL¯EMPFANG¯QUEUE gelöscht.
Ausgehend (siehe Fig. 4. 4)
Technischer Ablauf :
1. Nach dem Erfassen eines EMails (pro Postsatz nur eine Email-Adresse ! !) 1m KOMM-
Programm wird
Textfile abgelegt in : \\SERVER\VOL\EMAIL\JAHR\MONAT\AUS\post. lfd¯no. txt evtl. Attachements in :
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LFDNO\Abwicklung Post (Brief)
Eingehend (siehe Fig. 4. 5)
Eingehende Poststücke werden prinzipiell manuell erfasst und damit einem Kontakt und Projekt zugeordnet. Dabei wird auch definiert welche Mitarbeiter von diesem Schriftstück Kenntnis erhalten.
Ausgehend
Es dürften eigentlich keine Postsätze mehr manuell zu erfassen sein.
Abwicklung Telefonate
Telefonate werden von den Mitarbeitern manuell erfasst. Dabei wird das Telefonat einem Kunden bzw. und einem Projekt zugeordnet und an andere Mitarbeiter verteilt. Ein direktes Anwählen der
Telefonnummer aus dem Kommunikationsmodul ist vorerst nicht vorgesehen.
Kenntnisnahme Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die für ihn bestimmten Dokumente (Fax, Email, Telefonate, Poststücke und interne Mitteilungen) zu Kenntnis zu nehmen.
Interne Mitteilungen Es besteht die Möglichkeit an andere Mitarbeiter interne Mitteilungen zu versenden. Dabei sind KEINE Attachements möglich. Optional kann eingestellt werden, ob der Absender benachrichtigt werden soll, wenn der Empfänger die Nachricht gelesen hat.
Bei dringenden Mitteilungen soll es eine Rückmeldung an den Absender geben, wenn jemand die Mitteilung nicht zur Kenntnis nimmt, wobei man definieren kann in welcher Zeit diese Kenntnisnahme zu erfolgen hat (1 Stunde,... oder keine Definition) Projekte In einer Projekttabelle können Projekte, Startdatum, Enddatum, Beschreibungen und andere relevante Informationen hinterlegt werden. Für diese Mastertabelle gibt es 2 Detailtabellen. In einer davon wird definiert, welche Aufträge gehören zu diesem Projekt.
In der zweiten Detailtabelle ist hinterlegt, welche externen Dokumente gibt es dafür (Zeichnungen, PowerPoint-Files....). Dafür wird in einer Voreinstellungstabelle definiert, welche Dokumente es gibt ( Winword-Files, AutoCAD-Files, html-Files...) und wo die dafür ausführenden EXE-Dateien liegen (z. B. c : \msoffice\office\winword. exe). Hier können nun mit Doppelklick bereits angeführte Dateien geöffnet werden bzw. neue Dateien dem Projekt zugeordnet werden.