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Gebiet der Erfindung
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Die Erfindung bezieht sich auf ein
Verfahren und System für
die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem Datenübertragungssystem.
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Hintergrund
der Erfindung
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Eine zunehmende Anzahl von E-Mail-Systemen
unterstützt
Standards, bei denen der eigentliche Nachrichtenteil der E-Mail
nicht nur einen Datenblock mit reinem ASCII-Text, sondern so genannte
"Anhänge"
(Attachments) unterschiedlicher Art enthalten kann.
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In einfachen E-Mail-Systemen rufen
die Empfänger
ihre E-Mail mit derartigen Anhängen
von einem Nachrichtenserver ab, wobei die gesamte Nachricht aus
dem Nachrichtenserver gelöscht
wird und der Anhang von der Nachricht getrennt und auf der Arbeitsstation
des Empfänger
gespeichert werden kann. Komplexere Arbeitsgruppen-Software wie beispielsweise
Lotus Notes (eingetragene Marke) oder Microsoft (eingetragene Marke)
Exchange speichern E-Mails in Serverdatenbanken und ermöglichen
den Empfängern,
entweder direkt auf dem Server zu arbeiten oder die Serverdaten
auf der Arbeitsstation des Empfängers
nachzubilden und von dort zu arbeiten. Wenn die Empfänger mit
Nachbildungen (Replication) ihrer Nachrichtendatenbanken arbeiten, werden
große
Anhänge
oft als unpraktisch empfunden, da sie bei der Nachbildung an den
Empfänger übertragen
werden. Dies gilt insbesondere für
Empfänger,
die mit mobilen Computern mit einer langsamen Datenübertragungsleitung
zu einem Nachrichtenserver arbeiten. Nachdem die E-Mail mit dem
Anhang den Empfänger
erreicht hat, ermöglichen
diese Systeme den Empfängern,
die Anhänge
von Hand zu trennen. Auch nach der Trennung ist der ursprüngliche
Anhang jedoch noch in der E-Mail enthalten. Wenn der Empfänger nicht
möchte,
dass der Anhang in einer Antwort enthalten ist, muss er ihn von
Hand aus der E-Mail entfernen.
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In Lotus Notes können ferner Verknüpfungen in
Lotus Notes-Dokumenten;
z.B. E-Mails, aufgenommen werden. Diese Verknüpfungen müssen jedoch von Hand hergestellt
werden und sind im Gegensatz zu Anhängen, die einen beliebigen
Dateityp aufweisen und z.B. eine Grafik-, Textverarbeitungs- oder
Multimediadatei sein können,
nur für
Lotus Notes-Dokumente möglich,
die sich beispielsweise in Lotus Notes-Datenbanken befinden.
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Ein E-Mail-System mit einer Verarbeitung von
Anhängen
wird in der US-Patentschrift 5 903 723 beschrieben. Darin werden
Anhänge
nicht zusammen mit der E-Mail verschickt. Statt dessen wird ein Anhangsverweis
verwendet. Der Verweis zeigt zur Speicherstelle des Anhangs, die
sich möglichst
nahe beim Sender der E-Mail befindet. Mit diesem Ansatz wird die Übertragungszeit
für den
sendenden Server reduziert, sofern der Empfänger nie versucht, den Anhang
der E-Mail zu lesen. Dies ist eindeutig nicht im Interesse des Senders
und entspricht nicht den statistischen Durchschnittswerten zur E-Mail-Nutzung,
da die Mehrzahl der Anhänge
mindestens einmal von jedem Empfänger
geöffnet
wird. Wenn die E-Mail vor Erreichen des Empfängers weitere Stellen (z.B.
Verteilerstellen) durchlaufen muss, fertigt möglicherweise jede folgende
Verteilerstelle weitere Kopien des Anhangs an und ändert den
Anhangsverweis eventuell wie erforderlich, so dass er zur letzten
Speicherstelle der Kopie des Anhangs zeigt, oder lässt den
Anhangsverweis gegebenenfalls unberührt. Die Gesamtkosten für Übertragung
und Speicherung der Anhangsdatei sind vergleichsweise hoch, vorausgesetzt
die Mehrzahl der Empfänger
liest den Anhang., da in diesem Fall weitere Prozesse ausgeführt werden
müssen,
um bis zum Sender zurückzugehen
und den Anhang von dort zu holen. Auf diese Weise benötigt der
Empfänger
deutlich länger,
um die Anhänge
zu lesen. Der Abruf eines Anhangs in einem derartigen System kann
recht kompliziert sein, wenn der Anhang auf dem Personalcomputer
des Senders oder in einer Verteilerstelle am Standort des Senders gespeichert
ist. So kann es z.B. schwierig sein sicherzustellen, dass alle Empfänger des
angehängten Verweises
für einen
Fernzugriff auf die beim Sender gespeicherten Anhänge berechtigt
sind.
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Ein weiteres E-Mail-System mit einer
Verarbeitung von Anhängen
wird in der US-Patentschrift 6,009,462 A beschrieben. Darin werden
Anhänge von
E-Mails bevor sie zum Adressaten gelangen in einem dazwischengeschalteten
E-Mail-Service-System von der E-Mail
abgetrennt und dort gespeichert. Statt des Anhangs erhält der Empfänger einen
mit der E-Mail verbundenen Anhangsverweis. Der Verweis zeigt zur
Speicherstelle des Anhangs. Diese ist bei dem E-Mail-Service-System.
Die Speicherung der Anhänge
erfolgt an jedem solchen E-Mail-Service-System, so dass bei einer
Mehrzahl solcher Systeme im Datenübertragungssystem ebenso viele
Anhangsspeicherstellen existieren. Dabei kann es vorkommen, wenn
eine E-Mail an viele Empfänger
verschickt wird, dass deren Anhang gleichzeitig an verschiedenen
E-Mail-Service-Systemen gespeichert wird.
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Die Speicherung gleicher Anhänge mehrere Male
in dem Datenübertragungssystem
hat den Nachteil, dass insgesamt für die abgetrennten Anhänge sehr
viel Speicherplatz und Verwaltungslogik benötigt wird.
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Aufgabe der
Erfindung
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Es ist daher eine Aufgabe der vorliegenden Erfindung,
ein verbessertes Verfahren und System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten
in einem Datenübertragungssystem
bereitzustellen.
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Zusammenfassung
der Erfindung
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Diese und andere Aufgaben der Erfindung werden
durch ein Verfahren und System gemäß den unabhängigen Ansprüchen gelöst.
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Gemäß der vorliegenden Erfindung
wird in einem Datenübertragungssystem
mit einer oder mehreren dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtungen
ein jeder Anhang einer E-
Mail-Nachricht in
der dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung getrennt und gespeichert.
Des Weiteren wird der Anhang durch einen Verweis auf den gespeicherten Anhang
ersetzt, bevor die E-Mail-Nachricht an den Empfänger weitergeleitet wird.
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Darüber hinaus wird ein System
für die
Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten
gemäß dem beschriebenen
Verfahren bereitgestellt.
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In einer bevorzugten Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung werden die Anhänge durch eine Vorrichtung
zur Verarbeitung von Anhängen
getrennt und in eine Server-Anhangsdatenbank kopiert, die für alle dazwischen
geschalteten Empfangsvorrichtungen auf der Empfangsseite zugänglich ist,
vorzugsweise auf dem dazwischen geschalteten Server. Außerdem werden
Zugangsbedingungen definiert dergestalt, dass alle Empfänger des
angehängten Verweises
dazu berechtigt sind, auf ihre Anhänge zuzugreifen. Bei einer
entsprechenden Anforderung durch den Empfänger wird der gespeicherte
Anhang an den Empfänger übertragen.
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In einem E-Mail-System unter Verwendung der
vorliegenden Erfindung muss ein Anhang nicht für jeden Empfänger auf
dem empfangenden Server mehrfach gespeichert werden. Pro Anhang
wird lediglich eine Kopie in der Server-Anhangsdatenbank gespeichert.
Die an die Empfänger übertragenen E-Mails
umfassen nur den Verweis. Wenn eine E-Mail mit Anhang an mehrere
Empfänger
auf demselben empfangenden Server geschickt wird, erhalten alle
Empfänger
eine E-Mail mit einem Verweis auf dieselbe Kopie des Anhangsdokuments.
Die Leistungsfähigkeit
des Systems zur Verarbeitung von Anhängen kann weiter verbessert
werden, wenn mehrere empfangende Server, die räumlich nahe beieinander liegen,
dieselbe Anhangsdatenbank gemeinsam nutzen. In Fällen, bei denen die Empfänger mit
Kopien ihrer Nachrichtendatenbanken arbeiten, müssen sie beim Kopieren die
Anhänge
nicht in ihre lokalen Nachrichtendatenbanken übertragen.
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Ein E-Mail-System unter Verwendung
der vorliegenden Erfindung kann auch dann erfolgreich betrieben
werden, wenn die Senderseite nicht weiß, ob ein System zur Verarbeitung
von Anhängen
auf der Empfängerseite
vorhanden ist, da keine Vorbedingungen für die eingehende E-Mail gelten.
Wenn andererseits ein Benutzer des E-Mail-Systems unter Verwendung
der vorliegenden Erfindung eine E-Mail an einen Benutzer eines anderen
E-Mail-Systems sendet, treten auch hier keine Probleme auf, da das System
zur Verarbeitung von Anhängen
nur auf der Empfängerseite
arbeitet. Wenn ein Benutzer des E-Mail-Systems unter Verwendung
der vorliegenden Erfindung auf eine empfangene E-Mail, die einen
Anhang enthalten hat (der dann durch einen Verweis ersetzt wurde),
antwortet, beinhaltet die ausgehende E-Mail vorzugsweise nur den Verweis und
zeigt dem Empfänger
(z.B. dem ursprünglichen
Sender des Anhangs) so an, dass der Anhang ersetzt wurde. Alternativ
kann in derartigen Fällen
der Verweis entweder von Hand oder automatisch vom Sender bzw. vom sendenden
System gelöscht
werden.
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Die vorliegende Erfindung kann in
verschiedenen Typen von bekannten E-Mail-Systemen realisiert werden.
So kann sie z.B. in einem Lotus Notes-System realisiert werden,
wobei Verweise erzeugt werden, die Ähnlichkeiten mit den bekannten Verknüpfungen
in Lotus Notes aufweisen. Dabei werden die neuen Verweise nicht
von Hand erzeugt. Stattdessen werden die Verweise automatisch erzeugt,
um die Anhangsdateien in E-Mails zu ersetzen, und können sich
auf alle Arten von Dokumenten beziehen.
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Bei Verwendung der vorliegenden Erfindung bleibt
der Anhang der E-Mail immer so nahe wie möglich am Standort des Empfängers. Änderungen der
Komponenten für
die E-Mail-Verarbeitung auf der Senderseite und im Datenübertragungsnetzwerk sind
nicht erforderlich. Das neue Konzept der Verwendung von Anhangsdatenbanken
auf der Empfängerseite
und die neue Vorrichtung zur Verarbeitung von Anhängen verhindern
die Speicherung und Übertragung
redundanter Daten. Dies führt
zu erheblichen Einsparungen bei Übertragungskosten,
Festplattenspeicherplatz und Übertragungszeit.
Aus diesem Grund ist die vorliegende Erfindung äußerst nützlich, wenn E-Mails mit Anhängen an
mehrere Empfänger
gesendet werden. Da Anhänge
automatisch in der Anhangsdatenbank des Servers gespeichert werden,
bleiben sie auch dann erhalten, wenn die ursprüngliche E-Mail versehentlich
gelöscht
wurde.
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Kurze Beschreibung
der Zeichnungen
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1 zeigt
ein E-Mail-System gemäß einer Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung,
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2 ist
ein Flussdiagramm, das die Funktionsweise eines Mittels zur Verarbeitung
von Anhängen
gemäß einer
Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung beschreibt,
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3 zeigt
den Inhalt einer E-Mail mit Anhang gemäß einer Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung,
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4 zeigt
den Inhalt einer E-Mail mit einer Dokumentenverknüpfung gemäß einer
Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung,
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5 zeigt
den Inhalt einer Serveranhangsdatenbank gemäß einer Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung,
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6 ist
ein Flussdiagramm, das die Funktionsweise eines Mittels zum Kopieren
von Anhängen gemäß einer
Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung beschreibt.
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Ausführliche
Beschreibung der Erfindung
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Eine E-Mail (von engl. Electronic
Mail, elektronischer Brief) gemäß der vorliegenden
Erfindung ist eine elektronische Nachricht, die von einem Computer
(oder einer beliebigen anderen Vorrichtung, die für das Senden
einer derartigen Nachricht geeignet ist) an einen anderen Computer
(oder eine beliebige andere Vorrichtung, die für das Empfangen einer derartigen
Nachricht geeignet ist) gesendet wird. Diese Computer können z.B. über lokale
oder globale Netzwerke und/oder über
Modems unter Verwendung von Telefonleitungen oder anderen Mitteln
miteinander verbunden sein. Im Rahmen der Beschreibung der vorliegenden
Erfindung wird davon ausgegangen, dass die E-Mail von einem System
mit einer so genannten Client-/Server-Architektur empfangen wird.
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1 zeigt
ein E-Mail-System 100 gemäß einer Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung. Da für
die vorliegende Erfindung der Empfangsvorgang von Belang ist, wird
der eine E-Mail 10 verschickende Sender 101 nur
angedeutet. Einzelheiten zum Sender 101 und etwaige weitere
Stellen zwischen dem Sender 101 und der Empfängerseite,
z.B. der sendende Server, Verteilerstellen usw. auf der Senderseite,
sind nicht abgebildet.
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Das E-Mail-System 100 besteht
vorzugsweise aus mindestens einem empfangenden Server 102 und
mindestens einem Client 110. Der empfangende Server 102 umfasst
Client-Nachrichtendatenbanken 103 für jeden Client 110.
Zur besseren Übersichtlichkeit
sind in 1 jedoch nur
ein Client 110 und nur eine Client-Nachrichtendatenbank 103 in
dem empfangenden Server 102 abgebildet.
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Der empfangende Server 102,
z.B. ein AS/400*- oder System/390*- oder RS/6000*-System von IBM* kann
z.B. über
verdrahtete oder drahtlose Datenübertragungswege
mit den Clientsystemen 110 verbunden sein, bei denen es
sich beispielsweise um Arbeitsstationen, Personalcomputer oder tragbare Computer
handeln kann. Weiter ist darauf hinzuweisen, dass nicht alle Teile
des empfangenden Servers 102 und des Clientsystems 110 in 1 dargestellt sind.
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Auf dem empfangenden Server 102 befindet sich
ein Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen. Das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
ist vorzugsweise als ein Softwareprogramm ausgeführt, z.B. als integrierter
Bestandteil der Nachrichtenserversoftware unter Realisierung einer
bestimmten Funktionalität.
Das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen wird vorzugsweise während des
Betriebs des empfangenden Servers 102 ausgeführt, wobei seine
Funktionalität
automatisch immer dann ausgeführt
wird, wenn eine eingehende E-Mail 10 bei dem empfangenden
Server 102 eintrifft. Das Mittel 104 zur Verarbeitung
von Anhängen
ist vorzugsweise so realisiert, dass es z.B. vom Systemverwalter
des empfangenden Servers 102 vorübergehend oder dauerhaft abgeschaltet
werden kann.
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Außerdem befindet sich gemäß der vorliegenden
Erfindung eine Serveranhangsdatenbank 105 auf dem empfangenden
Server 102. Dabei ist die Serveranhangsdatenbank 105 mit
dem Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen verbunden bzw. kann damit
verbunden werden. In einer anderen Ausführungsform der vorliegenden
Erfindung kann die Serveranhangsdatenbank 105 z.B. auf
einer anderen physischen Maschine untergebracht sein, die sich in der
Nähe des
empfangenden Servers 102 befindet, wobei die spezifische
physische Speicherstelle der Serveranhangsdatenbank 105 für die Erfindung
nicht von Belang ist. Es ist jedoch zu beachten, dass die Serveranhangsdatenbank 105 logisch
zu dem empfangenden Server 102 gehört.
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2 ist
ein Flussdiagramm, das die Funktionsweise eines Mittels 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
gemäß einer
Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung beschreibt. Immer dann, wenn eine E-Mail 10 bei
dem empfangenden Server 102 eintrifft, beginnt das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
in Schritt 201 seinen Betrieb und prüft die eingehende E-Mail 10 in
Schritt 202 auf Anhänge.
Wenn keine Anhänge
vorhanden sind, fährt
der empfangende Server 102 damit fort, die empfangene E-Mail 10 in
Schritt 203 an die Empfänger
weiterzuleiten, indem er z.B. die E-Mail 10 in die Client-Nachrichtendatenbanken 103 der
betreffenden Empfänger
stellt. Wenn die empfangene E-Mail 10 Anhänge enthält, liest
das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt 204 die Liste
der Empfänger,
z.B. eine Liste der E-Mail-Adressen.
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Der Inhalt einer E-Mail 10,
bestehend aus dem eigentlichen Nachrichtenteil 310 der
E-Mail und einem Anhang 300, ist in 3 dargestellt.
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Danach trennt das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
in
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2,
Schritt 205, alle angehängten
Dateien 300 und speichert sie z.B. auf der Festplatte 106 des empfangenden
Servers oder auf einer beliebigen anderen Speichervorrichtung, auf
die das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen Zugriff
hat, und erzeugt so Kopien der angehängten Dateien 300.
Nachdem die angehängte
Datei 300 getrennt wurde, erzeugt das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
in Schritt 206 eine Kennung (Anhangskennung) für den Anhang 300.
Zu diesem Zweck liest das Mittel 104 zur Verarbeitung von
Anhängen
den Namen der angehängten
Datei 300 sowie Datum und Uhrzeit, zu der die angehängte Datei 300,
z.B. ein Textdokument, ursprünglich
beispielsweise mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt worden
war. Unter Verwendung von Dateiname und Datum und Uhrzeit der Erstellung
erzeugt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen die
Anhangskennung für
den Anhang 300. Die Anhangskennung kann auch unter Verwendung
anderer Daten aus der Anhangsdatei erzeugt werden, die zur Kenntlichmachung
des Anhangs geeignet sind, z.B. Dateigröße des Anhangs oder Daten des
elektronischen Fingerabdrucks. Im nächsten Schritt 207 prüft das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
die Serveranhangsdatenbank 105 darauf, ob in der Serveranhangsdatenbank
ein Dokument mit derselben Anhangskennung vorhanden ist. Wenn ein
derartiges Dokument nicht vorhanden ist, d.h., wenn die Anhangskennung
neu ist, erzeugt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in
Schritt 208 ein neues Serveranhangsdatenbank-Dokument in der Serveranhangsdatenbank 105,
indem es beispielsweise einen entsprechenden Standardbefehl des
Datenbanksystems verwendet. Danach fügt das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
in Schritt 209 die erzeugte Anhangskennung in das Serveranhangsdatenbank-Dokument
ein und hängt
die getrennte Datei 300 in Schritt 210 daran an. In einem
nächsten
Schritt 211 ermöglicht
das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen es den Empfängern der
E-Mail 10, auf das neue Serveranhangsdatenbank-Dokument
zuzugreifen. Dies kann z.B. durch die Erzeugung einer Zugriffskontrollliste
(Access Control List, ACL), die auf der Liste der Empfänger basiert,
oder durch die Erzeugung eines entsprechenden Eintrags in einer
Berechtigungsdatenbank geschehen. Danach ersetzt das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
in Schritt 212 den Anhang 300 in der E-Mail 10 durch eine
Dokumentverknüpfung
mit dem neuen Serveranhangsdatenbank-Dokument.
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4 zeigt
eine E-Mail 10, die anstelle des Anhangs 300 eine
derartige Dokumentverknüpfung 400 umfasst.
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Wie in 2 dargestellt,
aktualisiert in Fällen,
bei denen ein Serveranhangsdatenbank-Dokument mit derselben Anhangskennung
vorhanden ist, das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt
213 die betreffende ACL und ersetzt in Schritt 212 den Anhang 300 in
der E-Mail durch einen Verweis auf das bereits bestehende Serveranhangsdatenbank-Dokument.
Der Verweis kann eine Verknüpfung 400 wie
beispielsweise eine in Hypertextdokumenten verwendete Verknüpfung oder
ein beliebiger anderer geeigneter Verweis auf das Serveranhangsdatenbank-Dokument sein. In
einer bevorzugten Ausführungsform
der Erfindung ist die Verknüpfung 400 durch
ein Symbol dargestellt, das dem Benutzer direkten Zugriff aus der
E-Mail heraus auf den Anhang 300 ermöglicht. Der Schritt des Ersetzens
findet vorzugsweise nur dann statt, wenn eine Prüfung der vorherigen (nicht
abgebildeten) Schritte erfolgreich war. Die oben beschriebene Vorgehensweise
wird für jeden
Anhang 300 durchgeführt
(siehe Schritt 214). Wenn alle Anhänge 300 verarbeitet
wurden, löscht das
Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen die Dateien, die in Schritt
215 getrennt wurden, z.B.
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von der Festplatte 106 des
Servers. Schließlich
stellt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen die
resultierende E-Mail 10 in
alle Nachrichtendatenbanken 103 des Empfängers auf
dem empfangenden Server 102, mit denen das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
verbunden ist.
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5 zeigt
den Inhalt einer Serveranhangsdatenbank 105 gemäß einer
Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung. Die Serveranhangsdatenbank 105 umfasst
Serveranhangsdatenbank-Dokumente,
wobei ein jedes derartiges Dokument 500 vorzugsweise aus
der Anhangskennung 501, die in Schritt 206 aus dem Namen 510 und
dem Erstellungsdatum 511 sowie der Erstellungszeit 512 der getrennten
Datei 300 erzeugt wurde, sowie aus der Datei 300 besteht,
die in Schritt 205 getrennt und danach in Schritt 210 an das Serveranhangsdatenbank-Dokument 500 angehängt wurde.
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In einer bevorzugten Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung kann die Prüfung auf ein bestehendes Serveranhangsdatenbank-Dokument 500 dahingehend
modifiziert werden, dass zunächst
nach dem Dateinamen 510 gesucht wird und anschließend das
Datum 511 und die Uhrzeit 512 aller Treffer mit den
entsprechenden Daten aus dem neuen Anhang 300 verglichen
werden. Schritt 212 aus 2 wird dann
so modifiziert, dass z.B. ein derartiger Anhang 300 durch
mehrere Verknüpfungen 400 zu
allen Serveranhangsdatenbank-Dokumenten 500 ersetzt
werden kann, die denselben Dateinamen 510 in der Anhangskennung 501 enthalten,
wobei beispielsweise eine chronologische Reihenfolge eingehalten
wird. Diese Ausführungsform
der Erfindung ist vorteilhaft für
die Verarbeitung mehrerer Versionen eines Anhangs.
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Die vorliegende Erfindung kann vorzugsweise
auf Systeme angewendet werden, bei denen Clients mit einer Nachbildung
der Client-Nachrichtendatenbank 103 arbeiten, da derartige
Clients vorzugsweise E-Mails ohne Anhang 300 empfangen,
wodurch die Nachbildungszeit erheblich verkürzt wird. Bei Einsatz eines
E-Mail-Systems 100 unter
Verwendung der vorliegenden Erfindung muss der Client nicht über eine
dauerhafte lokale Kopie des Anhangs 300 verfügen, um
diese lesen zu können.
Wenn der Client einen Anhang 300 lesen möchte, wird
der Anhang 300 lediglich als flüchtige Nur-Lese-Kopie in den
Speicher des Clientsystems 110 geladen. Dies kann z.B.
durch ein Mittel zum Anzeigen von Anhängen (nicht abgebildet) erfolgen,
das vorzugsweise in dem Client-Nachrichtendatenbanksystem 103 realisiert
ist und auf die Serveranhangsdatenbank 105 zugreifen kann.
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In einer bevorzugten Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung wird ein weiteres Mittel, das als Mittel 111 zum
Kopieren von Anhängen
bezeichnet wird, eingeführt.
Das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen ist vorzugsweise als ein
zum Client gehöriges
Softwareprogramm, z.B. als Teil der Client-Nachrichtendatenbanksoftware 103 unter
Realisierung einer bestimmten Funktionalität, ausgeführt, die darin besteht, dem
Empfänger
persönliche
Kopien der Anhänge 300 bereitzustellen.
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Das Mittel 111 zum Kopieren
von Anhängen wird
vom Empfänger
vorzugsweise von Hand über eine
Aktionsschaltfläche 401 aufgerufen,
die in seiner E-Mail-Software realisiert ist, z.B. "Persönliche Kopie
abrufen". Dies kann z.B. dann erfolgen, wenn der Empfänger die
von seiner Client-Nachrichtendatenbank 103 empfangene E-Mail
anzeigt und darin eine oder mehrere Verknüpfungen 400 feststellt.
Alternativ führt
das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen z.B. über eine benutzerdefinierte
Einstellung seine Funktionalität
automatisch für
alle Verknüpfungen 400 einer
jeden eingehenden E-Mail aus (automatischer Abruf aller Anhänge). Der
automatische Abruf wird vorzugsweise während der Nachbildung der Client-Nachrichtendatenbank 103 ausgeführt.
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6 zeigt
die Funktionsweise des Mittels 111 zum Kopieren von Anhängen gemäß einer
Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung. Bei jedem Start dieser Prozedur in Schritt
601, d.h. bei der Ausführung
des Mittels 111 zum Kopieren von Anhängen, folgt das Mittel 111 in
Schritt 602 der ausgewählten Verknüpfung 400 (oder – bei der
automatischen Ausführung – allen
Verknüpfungen)
zu dem betreffenden Serveranhangsdatenbank-Dokument 500.
Danach kopiert das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen in Schritt
603 dieses Dokument 500 aus der Serveranhangsdatenbank 105 in
eine lokale Clientanhangsdatenbank 112. Die Clientanhangsdatenbank 112 ist vorzugsweise
als Teil der Client-Nachrichtendatenbank 103 ausgeführt. In
einer weiteren Ausführungsform
ist die Clientanhangsdatenbank 112 als eine separate Datenbank
auf dem Clientsystem 110 ausgeführt. Schließlich aktualisiert das Mittel 111 zum
Kopieren von Anhängen
in Schritt 604 die verfolgten Verknüpfungen so, dass sie auf den
betreffenden Clientanhangsdatenbank-Dokumente verweisen.
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In einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung
umfasst das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen zusätzlich die
Funktionalität,
die vom Mittel zum Anzeigen von Anhängen wie oben beschrieben bereitgestellt
wird, z.B. für
den Fall, dass. Empfänger
nur das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen verwendet und entscheiden
kann, ob er den Anhang 300 nur aus der Serveranhangsdatenbank 105 liest
oder den Anhang in die Clientanhangsdatenbank 112 seines
Systems 110 kopiert, indem er z.B. auf die entsprechenden
Aktionsschaltflächen 401, 402 der
E-Mail-Software
klickt.
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In einer bevorzugten Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung werden die Anhänge 300 in der Serveranhangsdatenbank 105 für eine bestimmte
Zeitspanne gespeichert, die vom Verwalter des E-Mail-Systems festgelegt werden kann,
und nach Ablauf dieser Zeitspanne automatisch gelöscht (Datenbankpflege).
Für die
Clientanhangsdatenbank 112 kann der Benutzer des Clientsystems 110 seine
eigene Speicherdauer vorzugsweise selbst festlegen. Wenn diese Zeitspanne überschritten
ist, wird eine Liste der abgelaufenen Anhänge angezeigt, und der Benutzer
wird gefragt, ob sie gelöscht
werden können.
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Im Folgenden wird ein E-Mail-System 100 unter
Verwendung der vorliegenden Erfindung mit einem E-Mail-System nach
dem Stand der Technik verglichen. Dazu wird angenommen, dass sowohl
Sender als auch Empfänger
mit einer Nachbildung der Nachrichtendatenbank arbeiten, bei der
es sich z.B. um die normale Lotus Notes-Konfiguration handelt, insbesondere
bei der Arbeit auf einem tragbaren Computer. Eine Clientanhangsdatenbank
wird nicht verwendet.
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Wenn in einem E-Mail-System nach
dem Stand der Technik der Sender eine E-Mail mit Anhang an einen
Empfänger
sendet, wird der Anhang in der Nachrichtendatenbank des Senders
auf dem sendenden Server und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert.
Die E-Mail wird zusammen mit dem Anhang an den Server des Empfängers übertragen
und in der Nachrichtendatenbank des Empfängers auf dem Server sowie
in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert. Wenn der Empfänger auf
diese E-Mail antwortet, ohne den Anhang von Hand zu löschen, z.B. unter
Verwendung einer Funktion "Antwort mit Historie", mit der die ursprüngliche
Nachricht in der neuen Nachricht enthalten ist, wird die E-Mail
mit dem Anhang ein zweites Mal in der Nachrichtendatenbank des Empfängers und
in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert und zurück an den Sender übertragen.
Die Antwort mit dem Anhang wird außerdem erneut in der Nachrichtendatenbank
des Senders und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert. Dies bedeutet,
dass ein Anhang pro Übertragung
zwei Mal auf der Senderseite und zwei Mal auf der Empfängerseite
gespeichert wird. Wenn die ursprüngliche
E-Mail mit Anhang an mehrere Empfänger gesendet wird, multipliziert
sich die Anzahl der gespeicherten Kopien mit der Zahl der Empfänger selbst
dann, wenn alle Empfänger
auf ein und demselben Server liegen. Der gesamte benötigte Speicherplatz
(Sender und Empfänger)
berechnet sich wie folgt:
2 (1+n) m·Dateigröße der Anhänge
wobei n die Anzahl
der Empfänger
und m die Anzahl der Übertragungen
bezeichnet.
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Wenn ein Sender 101 eine
E-Mail 10 mit Anhang 300 an einen Empfänger mit
einem E-Mail-System 100 unter Verwendung einer Ausführungsform der
vorliegenden Erfindung sendet, wird der Anhang 300 in der
Nachrichtendatenbank des Senders auf dem sendenden Server und in
ihrer lokalen Nachbildung gespeichert (nicht in 1 abgebildet). Die E-Mail 10 wird
mit dem Anhang 300 an den Server 102 des Empfängers übertragen.
In dem empfangenden Server 102 trennt das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen
den Anhang 300, legt ihn in der Serveranhangsdatenbank 104 ab
und ersetzt den Anhang 300 in der E-Mail durch eine Dokumentverknüpfung 400 zu
dem Serveranhangsdatenbank-Dokument 300 in der Serveranhangsdatenbank 105.
Die E-Mail mit der Verknüpfung 400 wird
in der Nachrichtendatenbank 103 des Empfängers und
in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert. Auf diese Weise wird nur
eine Kopie des Anhangs am Standort des Empfängers gespeichert. Wenn sich
mehrere Empfänger auf
ein und demselben Server 102 befinden, empfangen alle Empfänger eine
E-Mail mit einer Verknüpfung 400 zu
derselben Kopie 500 des angehängten Dokuments. Daher multipliziert
sich die Zahl der gespeicherten Kopien nur mit der Anzahl der empfangenen
Serveranhangsdatenbanken 105. Wenn der Empfänger antwortet,
z.B. unter Verwendung einer Funktion "Antwort mit Historie", wird
die E-Mail mit der Verknüpfung 400 zurück an den
Sender übertragen,
und unnötige Übertragungen
des Anhangs 300 sowie wiederholtes Speichern von Kopien
des Anhangs werden automatisch vermieden. Der gesamte benötigte Speicherbedarf
(Sender und Empfänger) berechnet
sich dann wie folgt:
(2+x)·Dateigröße der Anhänge
wobei x die Anzahl
der Serveranhangsdatenbanken bezeichnet.
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Mit zunehmender Anzahl der Übertragungen zwischen
dem Sender und dem Empfänger
nimmt der Nutzen des Systems zur Verarbeitung von Anhängen gemäß der vorliegenden
Erfindung rapide zu.
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Die Anzahl der Serveranhangsdatenbanken 105 kann
optimiert werden, wenn mehrere empfangende Server 102,
die z.B. räumlich
nahe beieinander liegen, dieselbe Serveranhangsdatenbank 105 nutzen.
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Die vorliegende Erfindung kann z.B.
in vorhandenen E-Mail-Systemen
wie beispielsweise Lotus Notes realisiert werden. Es ist jedoch
darauf hinzuweisen, dass zur Ausführung der vorliegenden Erfindung
das System, das die vorliegende Erfindung verwendet, nicht notwendigerweise
in der Lage sein muss, E-Mails zu versenden. Die vorliegende Erfindung
kann ebenso gut in Systemen realisiert werden, die ausschließlich E-Mails
empfangen.
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Die vorliegende Erfindung kann in
Hardware, Software oder in einer Kombination aus Hardware und Software
realisiert werden. Die Erfindung kann sowohl auf zentrale Art und
Weise in einem Computersystem als auch auf verteilte Art und Weise
realisiert werden, wobei verschiedene Elemente auf mehrere, miteinander
verbundene Computersysteme verteilt sind. Sämtliche Arten von Computersystemen – oder anderweitige
Mechanismen, die für
die Ausführung
der hier beschriebenen Verfahren geeignet sind – können verwendet werden. Eine
typische Kombination aus Hardware und Software wäre ein universelles Computersystem
mit einem Computerprogramm, das, wenn es geladen und ausgeführt wird,
das Computersystem so steuert, dass es die hier beschriebenen Verfahren
ausführt.
Die vorliegende Erfindung kann außerdem in ein Computerprogrammprodukt eingebettet
werden, das alle Merkmale umfasst, die die Ausführung der hier beschriebenen
Verfahren ermöglichen,
und das, wenn es in ein Computersystem geladen wird, diese Verfahren
ausführen
kann. Computerprogramm-Mittel
bzw. Computerprogramm bedeutet in diesem Zusammenhang jeglichen
Ausdruck in einer beliebigen Sprache, einem beliebigen Code bzw.
einer beliebigen Schreibweise einer Gruppe von Anweisungen, die
ein System, das über
eine Informationsverarbeitungsfähigkeit
verfügt,
dazu veranlassen, eine bestimmte Funktion entweder direkt auszuführen oder
nachdem eine oder beide der folgenden Voraussetzungen gegeben sind
a) Umwandlung in eine andere Sprache, einen anderen Code bzw. eine andere
Schreibweise; b) Reproduktion in einer anderen materiellen Form.