DE10064627A1 - Verfahren und System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem Datenübertragungssystem - Google Patents
Verfahren und System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem DatenübertragungssystemInfo
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Abstract
Die Erfindung bezieht sich auf ein Verfahren und System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem Datenübertragungssystem. Gemäß vorliegender Erfindung wird in einem Datenübertragungssystem, das eine oder mehrere dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtungen umfasst, ein beliebiger Anhang in einer E-Mail-Nachricht in der dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung von der Nachricht getrennt und gespeichert. Des Weiteren wird der Anhang durch eine Verweis auf den gespeicherten Anhang ersetzt, bevor die E-Mail-Nachricht an den Empfänger weitergeleitet wird. Bei Verwendung der vorliegenden Erfindung bleibt der Anhang der E-Mail stets so nah wie möglich am Standort des Empfängers. Änderungen an den Komponenten zur E-Mail-Verarbeitung auf der Senderseite und am Datenübertragungsnetzwerk sind nicht erforderlich. Da die Speicherung und Übertragung redundanter Daten verhindert wird, entstehen beträchtliche Einsparungen bei Kosten, Festplattenspeicherplatz und Übertragungszeit.
Description
Die Erfindung bezieht sich auf ein Verfahren und System für die
Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem
Datenübertragungssystem.
Eine zunehmende Anzahl von E-Mail-Systemen unterstützt
Standards, bei denen der eigentliche Nachrichtenteil der E-Mail
nicht nur einen Datenblock mit reinem ASCII-Text, sondern so
genannte "Anhänge" (Attachments) unterschiedlicher Art enthalten
kann.
In einfachen E-Mail-Systemen rufen die Empfänger ihre E-Mail mit
derartigen Anhängen von einem Nachrichtenserver ab, wobei die
gesamte Nachricht aus dem Nachrichtenserver gelöscht wird und
der Anhang von dar Nachricht getrennt und auf der Arbeitsstation
des Empfänger gespeichert werden kann. Komplexere
Arbeitsgruppen-Software wie beispielsweise Lotus Notes
(eingetragene Marke) oder Microsoft (eingetragene Marke)
Exchange speichern E-Mails in Serverdatenbanken und ermöglichen
den Empfängern, entweder direkt auf dem Server zu arbeiten oder
die Serverdaten auf der Arbeitsstation des Empfängers
nachzubilden und von dort zu arbeiten. Wenn die Empfänger mit
Nachbildungen (Replication) ihrer Nachrichtendatenbanken
arbeiten, werden große Anhänge oft als unpraktisch empfunden, da
sie bei der Nachbildung an den Empfänger übertragen werden. Dies
gilt insbesondere für Empfänger, die mit mobilen Computern mit
einer langsamen Datenübertragungsleitung zu einem
Nachrichtenserver arbeiten. Nachdem die E-Mail mit dem Anhang
den Empfänger erreicht hat, ermöglichen diese Systeme den
Empfängern, die Anhänge von Hand zu trennen. Auch nach der
Trennung ist der ursprüngliche Anhang jedoch noch in der E-Mail
enthalten. Wenn der Empfänger nicht möchte, dass der Anhang in
einer Antwort enthalten ist, muss er ihn von Hand aus der E-Mail
entfernen.
In Lotus Notes können ferner Verknüpfungen in Lotus Notes-
Dokumenten, z. B. E-Mails, aufgenommen werden. Diese
Verknüpfungen müssen jedoch von Hand hergestellt werden und sind
im Gegensatz zu Anhängen, die einen beliebigen Dateityp
aufweisen und z. B. eine Grafik-, Textverarbeitungs- oder
Multimediadatei sein können, nur für Lotus Notes-Dokumente
möglich, die sich beispielsweise in Lotus Notes-Datenbanken
befinden.
Ein E-Mail-System mit einer Verarbeitung von Anhängen wird in
der US-Patentschrift 5 903 723 beschrieben. Darin werden Anhänge
nicht zusammen mit der E-Mail verschickt. Statt dessen wird ein
Anhangsverweis verwendet. Der Verweis zeigt zur Speicherstelle
des Anhangs, die sich möglichst nahe beim Sender der E-Mail
befindet. Mit diesem Ansatz wird die Übertragungszeit für den
sendenden Server reduziert, sofern der Empfänger nie versucht,
den Anhang der E-Mail zu lesen. Dies ist eindeutig nicht im
Interesse des Senders und entspricht nicht den statistischen
Durchschnittswerten zur E-Mail-Nutzung, da die Mehrzahl der
Anhänge mindestens einmal von jedem Empfänger geöffnet wird.
Wenn die E-Mail vor Erreichen des Empfängers weitere Stellen
(z. B. Verteilerstellen) durchlaufen muss, fertigt möglicherweise
jede folgende Verteilerstelle weitere Kopien des Anhangs an und
ändert den Anhangsverweis eventuell wie erforderlich, so dass er
zur letzten Speicherstelle der Kopie des Anhangs zeigt, oder
lässt den Anhangsverweis gegebenenfalls unberührt. Die
Gesamtkosten für Übertragung und Speicherung der Anhangsdatei
sind vergleichsweise hoch, vorausgesetzt die Mehrzahl der
Empfänger liest den Anhang, da in diesem Fall weitere Prozesse
ausgeführt werden müssen, um bis zum Sender zurückzugehen und
den Anhang von dort zu holen. Auf diese Weise benötigt der
Empfänger deutlich länger, um die Anhänge zu lesen. Der Abruf
eines Anhangs in einem derartigen System kann recht kompliziert
sein, wenn der Anhang auf dem Personalcomputer des Senders oder
in einer Verteilerstelle am Standort des Senders gespeichert
ist. So kann es z. B. schwierig sein sicherzustellen, dass alle
Empfänger des angehängten Verweises für einen Fernzugriff auf
die beim Sender gespeicherten Anhänge berechtigt sind.
Es ist daher eine Aufgabe der vorliegenden Erfindung, ein
Verfahren und System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten
in einem Datenübertragungssystem bereitzustellen.
Diese und andere Aufgaben der Erfindung werden durch ein
Verfahren und System gemäß den unabhängigen Ansprüchen gelöst.
Gemäß der vorliegenden Erfindung wird in einem
Datenübertragungssystem mit einer oder mehreren dazwischen
geschalteten Empfangsvorrichtungen ein jeder Anhang einer E-
Mail-Nachricht in der dazwischen geschalteten
Empfangsvorrichtung getrennt und gespeichert. Des Weiteren wird
der Anhang durch einen Verweis auf den gespeicherten Anhang
ersetzt, bevor die E-Mail-Nachricht an den Empfänger
weitergeleitet wird.
Darüber hinaus wird ein System für die Verarbeitung von E-Mail-
Nachrichten gemäß dem beschriebenen Verfahren bereitgestellt.
In einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung
werden die Anhänge durch eine Vorrichtung zur Verarbeitung von
Anhängen getrennt und in eine Server-Anhangsdatenbank kopiert,
die für alle däzwischen geschalteten Empfangsvorrichtungen auf
der Empfangsseite zugänglich ist, vorzugsweise auf dem
dazwischen geschalteten Server. Außerdem werden
Zugangsbedingungen definiert dergestalt, dass alle Empfänger des
angehängten Verweises dazu berechtigt sind, auf ihre Anhänge
zuzugreifen. Bei einer entsprechenden Anförderung durch den
Empfänger wird der gespeicherte Anhang an den Empfänger
übertragen.
In einem E-Mail-System unter Verwendung der Vorliegenden
Erfindung muss ein Anhang nicht für jeden Empfänger auf dem
empfangenden Server mehrfach gespeichert werden. Pro Anhang wird
lediglich eine Kopie in der Server-Anhangsdatenbank gespeichert.
Die an die Empfänger übertragenen E-Mails umfassen nur den
Verweis. Wenn eine E-Mail mit Anhang an mehrere Empfänger auf
demselben empfangenden Server geschickt wird, erhalten alle
Empfänger eine E-Mail mit einem Verweis auf dieselbe Kopie des
Anhangsdokuments. Die Leistungsfähigkeit des Systems zur
Verarbeitung von Anhängen kann weiter verbessert werden, wenn
mehrere empfangende Server, die räumlich nahe beieinander
liegen, dieselbe Anhangsdatenbank gemeinsam nutzen. In Fällen,
bei denen die Empfänger mit Kopien ihrer Nachrichtendatenbanken
arbeiten, müssen sie beim Kopieren die Anhänge nicht in ihre
lokalen Nachrichtendatenbanken übertragen.
Ein E-Mail-System unter Verwendung der vorliegenden Erfindung
kann auch dann erfolgreich betrieben werden, wenn die
Senderseite nicht weiß, ob ein System zur Verarbeitung von
Anhängen auf der Empfängerseite vorhanden ist, da keine
Vorbedingungen für die eingehende E-Mail gelten. Wenn
andererseits ein Benutzer des E-Mail-Systems unter Verwendung
der vorliegenden Erfindung eine E-Mail an einen Benutzer eines
anderen E-Mail-Systems sendet, treten auch hier keine Probleme
auf, da das System zur Verarbeitung von Anhängen nur auf der
Empfängerseite arbeitet. Wenn ein Benutzer des E-Mail-Systems
unter Verwendung der vorliegenden Erfindung auf eine empfangene
E-Mail, die einen Anhang enthalten hat (der dann durch einen
Verweis ersetzt wurde), antwortet, beinhaltet die ausgehende E-
Mail vorzugsweise nur den Verweis und zeigt dem Empfänger (z. B.
dem ursprünglichen Sender des Anhangs) so an, dass der Anhang
ersetzt wurde. Alternativ kann in derartigen Fällen der Verweis
entweder von Hand oder automatisch vom Sender bzw. vom sendenden
System gelöscht werden.
Die vorliegende Erfindung kann in verschiedenen Typen von
bekannten E-Mail-Systemen realisiert werden. So kann sie z. B. in
einem Lotus Notes-System realisiert werden, wobei Verweise
erzeugt werden, die Ähnlichkeiten mit den bekannten
Verknüpfungen in Lotus Notes aufweisen. Dabei werden die neuen
Verweise nicht von Hand erzeugt. Stattdessen werden die Verweise
automatisch erzeugt, um die Anhangsdateien in E-Mails zu
ersetzen, und können sich auf alle Arten von Dokumenten
beziehen.
Bei Verwendung der vorliegenden Erfindung bleibt der Anhang der
E-Mail immer so nahe wie möglich am Standort des Empfängers.
Änderungen der Komponenten für die E-Mail-Verarbeitung auf der
Senderseite und im Datenübertragungsnetzwerk sind nicht
erforderlich. Das neue Konzept der Verwendung von
Anhangsdatenbanken auf der Empfängerseite und die neue
Vorrichtung zur Verarbeitung von Anhängen verhindern die
Speicherung und Übertragung redundanter Daten. Dies führt zu
erheblichen Einsparungen bei Übertragungskosten,
Festplattenspeicherplatz und Übertragungszeit. Aus diesem Grund
ist die vorliegende Erfindung äußerst nützlich, wenn E-Mails mit
Anhängen an mehrere Empfänger gesendet werden. Da Anhänge
automatisch in der Anhangsdatenbank des Servers gespeichert
werden, bleiben sie auch dann erhalten, wenn die ursprüngliche
E-Mail versehentlich gelöscht wurde.
Fig. 1 zeigt ein E-Mail-System gemäß einer Ausführungsform der
vorliegenden Erfindung,
Fig. 2 ist ein Flussdiagramm, das die Funktionsweise eines
Mittels zur Verarbeitung von Anhängen gemäß einer
Ausführungsform der vorliegenden Erfindung beschreibt,
Fig. 3 zeigt den Inhalt einer E-Mail mit Anhang gemäß einer
Ausführungsform der vorliegenden Erfindung,
Fig. 4 zeigt den Inhalt einer E-Mail mit einer
Dokumentenverknüpfung gemäß einer Ausführungsform der,
vorliegenden Erfindung,
Fig. 5 zeigt den Inhalt einer Serveranhangsdatenbank gemäß
einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung,
Fig. 6 ist ein Flussdiagramm, das die Funktionsweise eines
Mittels zum Kopieren von Anhängen gemäß einer
Ausführungsform der vorliegenden Erfindung beschreibt.
Eine E-Mail (von engl. Electronic Mail, elektronischer Brief)
gemäß der vorliegenden Erfindung ist eine elektronische
Nachricht, die von einem Computer (oder einer beliebigen anderen
Vorrichtung, die für das Senden einer derartigen Nachricht
geeignet ist) an einen anderen Computer (oder eine beliebige
andere Vorrichtung, die für das Empfangen einer derartigen
Nachricht geeignet ist) gesendet wird. Diese Computer können
z. B. über lokale oder globale Netzwerke und/oder über Modems
unter Verwendung von Telefonleitungen oder anderen Mitteln
miteinander verbunden sein. Im Rahmen der Beschreibung der
vorliegenden Erfindung wird davon ausgegangen, dass die E-Mail
von einem System mit einer so genannten Client-/Server-
Architektur empfangen wird.
Fig. 1 zeigt ein E-Mail-System 100 gemäß einer Ausführungsform
der vorliegenden Erfindung. Dafür die vorliegende Erfindung der
Empfangsvorgang von Belang ist, wird der eine E-Mail 10
verschickende Sender 101 nur angedeutet. Einzelheiten zum Sender
101 und etwaige weitere Stellen zwischen dem Sender 101 und der
Empfängerseite, z. B. der sendende Server, Verteilerstellen usw.
auf der Senderseite, sind nicht abgebildet.
Das E-Mail-System 100 besteht, vorzugsweise aus mindestens einem
empfangenden Server 102 und mindestens einem Client 110. Der
empfangende Server 102 umfasst Client-Nachrichtendatenbanken 103
für jeden Client 110. Zur besseren Übersichtlichkeit sind in
Fig. 1 jedoch nur ein Client 110 und nur eine Client-
Nachrichtendatenbank 103 in dem empfangenden Server 102
abgebildet.
Der empfangende Server 102, z. B. ein AS/400*- oder System/390*-
oder RS/6000*-System von IBM* kann z. B. über verdrahtete oder
drahtlose Datenübertragungswege mit den Clientsystemen 110
verbunden sein, bei denen es sich beispielsweise um
Arbeitsstationen, Personalcomputer oder tragbare Computer
handeln kann. Weiter ist darauf hinzuweisen, dass nicht alle
Teile des empfangenden Servers 102 und des Clientsystems 110 in
Fig. 1 dargestellt sind.
Auf dem empfangenden Server 102 befindet sich ein Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen. Das Mittel 104 zur Verarbeitung von
Anhängen.ist vorzugsweise als ein Softwareprogramm ausgeführt,
z. B. als integrierter Bestandteil der Nachrichtenserversoftware
unter Realisierung einer bestimmten Funktionalität. Das Mittel
104 zur Verarbeitung von Anhängen wird vorzugsweise während des
Betriebs des empfangenden Servers 102 ausgeführt, wobei seine
Funktionalität automatisch immer dann ausgeführt wird, wenn eine
eingehende E-Mail 10 bei dem empfangenden Server 102 eintrifft.
Das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen ist vorzugsweise so
realisiert, dass es z. B. vom Systemverwalter des empfangenden
Servers 102 vorübergehend oder dauerhaft abgeschaltet werden
kann.
Außerdem befindet sich gemäß der vorliegenden Erfindung eine
Serveranhangsdatenbank 105 auf dem empfangenden Server 102.
Dabei ist die Serveranhangsdatenbank 105 mit dem Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen verbunden bzw. kann damit verbunden
werden. In einer anderen Ausführungsform der vorliegenden
Erfindung kann die Serveranhangsdatenbank 105 z. B. auf einer
anderen physischen Maschine untergebracht sein, die sich in der
Nähe des empfangenden Servers 102 befindet, wobei die
spezifische physische Speicherstelle der Serveranhangsdatenbank
105 für die Erfindung nicht von Belang ist. Es ist jedoch zu
beachten, dass die Serveranhangsdatenbank 105 logisch zu dem
empfangenden Server 102 gehört.
Fig. 2 ist ein Flussdiagramm, das die Funktionsweise eines
Mittels 104 zur Verarbeitung von Anhängen gemäß einer
Ausführungsform der vorliegenden Erfindung beschreibt. Immer
dann, wenn eine E-Mail 10 bei dem empfangenden Server 102
eintrifft, beginnt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen
in Schritt 201 seinen Betrieb und prüft die eingehende E-Mail 10
in Schritt 202 auf Anhänge. Wenn keine Anhänge vorhanden sind,
fährt der empfangende Server 102 damit fort, die empfangene E-
Mail 10 in Schritt 203 an die Empfänger weiterzuleiten, indem er
z. B. die E-Mail 10 in die Client-Nachrichtendatenbanken 103 der
betreffenden Empfänger stellt. Wenn die empfangene E-Mail 10
Anhänge enthält, liest das Mittel 104 zur Verarbeitung von
Anhängen in Schritt 204 die Liste der Empfänger, z. B. eine Liste
der E-Mail-Adressen.
Der Inhalt einer E-Mail 10, bestehend aus dem eigentlichen
Nachrichtenteil 310 der E-Mail und einem Anhang 300, ist in Fig.
3 dargestellt.
Danach trennt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in
Fig. 2, Schritt 205, alle angehängten Dateien 300 und speichert
sie z. B. auf der Festplatte 106 des empfangenden Servers oder
auf einer beliebigen anderen Speichervorrichtung, auf die das
Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen Zugriff hat, und
erzeugt so Kopien der angehängten Dateien 300. Nachdem die
angehängte Datei 300 getrennt wurde, erzeugt das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen in Schritt 206 eine Kennung
(Anhangskennung) für den Anhang 300. Zu diesem Zweck liest das
Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen den Namen der
angehängten Datei 300 sowie Datum und Uhrzeit, zu der die
angehängte Datei 300, z. B. ein Textdokument, ursprünglich
beispielsweise mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt
worden war. Unter Verwendung von Dateiname und Datum und Uhrzeit
der Erstellung erzeugt das Mittel 104 zur Verarbeitung von
Anhängen die Anhangskennung für den Anhang 300. Die
Anhangskennung kann auch unter Verwendung anderer Daten aus der
Anhangsdatei erzeugt werden, die zur Kenntlichmachung des
Anhangs geeignet sind, z. B. Dateigröße des Anhangs oder Daten
des elektronischen Fingerabdrucks. Im nächsten Schritt 207 prüft
das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen die
Serveranhangsdatenbank 105 darauf, ob in der
Serveranhangsdatenbank ein Dokument mit derselben Anhangskennung
vorhanden ist. Wenn ein derartiges Dokument nicht vorhanden ist,
d. h., wenn die Anhangskennung neu ist, erzeugt das Mittel 104
zur Verarbeitung von Anhängen in. Schritt 208 ein neues
Serveranhangsdatenbank-Dokument in der Serveranhangsdatenbank
105, indem es beispielsweise einen entsprechenden Standardbefehl
des Datenbanksystems verwendet. Danach fügt das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen in Schritt 209 die erzeugte
Anhangskennung in das Serveranhangsdatenbank-Dokument ein und
hängt die getrennte Datei 300 in Schritt 210 daran an. In einem
nächsten Schritt 211 ermöglicht das Mittel 104 zur Verarbeitung
von Anhängen es den Empfängern der E-Mail 10, auf das neue
Serveranhangsdatenbank-Dokument zuzugreifen. Dies kann z. B.
durch die Erzeugung einer Zugriffskontrollliste (Access Control
List, ACL), die auf der Liste der Empfänger basiert, oder durch
die Erzeugung eines entsprechenden Eintrags in einer
Berechtigungsdatenbank geschehen. Danach ersetzt das Mittel 104
zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt 212 den Anhang 300 in
der E-Mail 10 durch eine Dokumentverknüpfung mit dem neuen
Serveranhangsdatenbank-Dokument.
Fig. 4 zeigt eine E-Mail 10, die anstelle des Anhangs 300 eine
derartige Dokumentverknüpfung 400 umfasst.
Wie in Fig. 2 dargestellt, aktualisiert in Fällen, bei denen ein
Serveranhangsdatenbank-Dokument mit derselben Anhangskennung
vorhanden ist, das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in
Schritt 213 die betreffende ACL und ersetzt in Schritt 212 den
Anhang 300 in der E-Mail durch einen Verweis auf das bereits
bestehende Serveranhangsdatenbank-Dokument. Der Verweis kann
eine Verknüpfung 400 wie beispielsweise eine in
Hypertextdokumenten verwendete Verknüpfung oder ein beliebiger
anderer geeigneter Verweis auf das Serveranhangsdatenbank-
Dokument sein. In einer bevorzugten Ausführungsform der
Erfindung ist die Verknüpfung 400 durch ein Symbol dargestellt,
das dem Benutzer direkten Zugriff aus der E-Mail heraus auf den
Anhang 300 ermöglicht. Der Schritt des Ersetzens findet
vorzugsweise nur dann statt, wenn eine Prüfung der vorherigen
(nicht abgebildeten) Schritte erfolgreich war. Die oben
beschriebene Vorgehensweise wird für jeden Anhang 300
durchgeführt (siehe Schritt 214). Wenn alle Anhänge 300
verarbeitet wurden, löscht das Mittel 104 zur Verarbeitung von
Anhängen die Dateien, die in Schritt 215 getrennt wurden, z. B.
von der Festplatte 106 des Servers. Schließlich stellt das
Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen die resultierende E-
Mail 10 in alle Nachrichtendatenbanken 103 des Empfängers auf
dem empfangenden Server 102, mit denen das Mittel 104 zur
Verarbeitung von Anhängen verbunden ist.
Fig. 5 zeigt den Inhalt einer Serveranhangsdatenbank 105 gemäß
einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung. Die
Serveranhangsdatenbank 105 umfasst Serveranhangsdatenbank-
Dokumente, wobei ein jedes derartiges Dokument 500 vorzugsweise
aus der Anhangskennung 501, die in Schritt 206 aus dem Namen 510
und dem Erstellungsdatum 511 sowie der Erstellungszeit 512 der
getrennten Datei 300 erzeugt wurde, sowie aus der Datei 300
besteht, die in Schritt 205 getrennt und danach in Schritt 210
'an das Serveranhangsdatenbank-Dokument 500 angehängt wurde.
In einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung
kann die Prüfung auf ein bestehendes Serveranhangsdatenbank-
Dokument 500 dahingehend modifiziert werden, dass zunächst nach
dem Dateinamen 510 gesucht wird und anschließend das Datum 511
und die Uhrzeit 512 aller Treffer mit den entsprechenden Daten
aus dem neuen Anhang 300 verglichen werden. Schritt 212 aus Fig.
2, wird dann so modifiziert, dass z. B. ein derartiger Anhang 300
durch mehrere Verknüpfungen 400 zu allen Serveranhangsdatenbank-
Dokumenten 500 ersetzt werden kann, die denselben Dateinamen 510
in der Anhangskennung 501 enthalten, wobei beispielsweise eine
chronologische Reihenfolge eingehalten wird. Diese
Ausführungsform der Erfindung ist vorteilhaft für die
Verarbeitung mehrerer Versionen eines Anhangs.
Die vorliegende Erfindung kann vorzugsweise auf Systeme
angewendet werden, bei denen Clients mit einer Nachbildung der
Client-Nachrichtendatenbank 103 arbeiten, da derartige Clients
vorzugsweise E-Mails ohne Anhang 300 empfangen, wodurch die
Nachbildungszeit erheblich verkürzt wird. Bei Einsatz eines E-
Mail-Systems 100 unter Verwendung der vorliegenden Erfindung
muss der Client nicht über eine dauerhafte lokale Kopie des
Anhangs 300 verfügen, um diese lesen zu können. Wenn der Client
einen Anhang 300 lesen möchte, wird der Anhang 300 lediglich als
flüchtige Nur-Lese-Kopie in den Speicher des Clientsystems 110
geladen. Dies kann z. B. durch ein Mittel zum Anzeigen von
Anhängen (nicht abgebildet) erfolgen, das vorzugsweise in dem
Client-Nachrichtendatenbanksystem 103 realisiert ist und auf die
Serveranhangsdatenbank 105 zugreifen kann.
In einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung
wird ein weiteres Mittel, das als Mittel 111 zum Kopieren von.
Anhängen bezeichnet wird, eingeführt. Das Mittel 111 zum
Kopieren von Anhängen ist vorzugsweise als ein zum Client
gehöriges Softwareprogramm, z. B. als Teil der Client-
Nachrichtendatenbanksoftware 103 unter Realisierung einer
bestimmten Funktionalität, ausgeführt, die darin besteht, dem
Empfänger persönliche Kopien der Anhänge 300 bereitzustellen.
Das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen wird vom Empfänger
vorzugsweise von Hand über eine Aktionsschaltfläche 401
aufgerufen, die in seiner E-Mail-Software realisiert ist, z. B.
"Persönliche Kopie abrufen". Dies kann z. B. dann erfolgen, wenn
der Empfänger die von seiner Client-Nachrichtendatenbank 103
empfangene E-Mail anzeigt und darin eine oder mehrere
Verknüpfungen 400 feststellt. Alternativ führt das Mittel 111
zum Kopieren von Anhängen z. B. über eine benutzerdefinierte
Einstellung seine Funktionalität automatisch für alle
Verknüpfungen 400 einer jeden eingehenden E-Mail aus
(automatischer Abruf aller Anhänge). Der automatische Abruf wird
vorzugsweise während der Nachbildung der Client-
Nachrichtendatenbank 103 ausgeführt.
Fig. 6 zeigt die Funktionsweise des Mittels 111 zum Kopieren von
Anhängen gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung.
Bei jedem Start dieser Prozedur in Schritt 601, d. h. bei der
Ausführung des Mittels 111 zum Kopieren von Anhängen, folgt das
Mittel 111 in Schritt 602 der ausgewählten Verknüpfung 400 (oder
- bei der automatischen Ausführung - allen Verknüpfungen) zu dem
betreffenden Serveranhangsdatenbank-Dokument 500. Danach kopiert
das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen in Schritt 603 dieses
Dokument 500 aus der Serveranhangsdatenbank 105 in eine lokale
Clientanhangsdatenbank 112. Die Clientanhangsdatenbank 112 ist
vorzugsweise als Teil der Client-Nachrichtendatenbank 103
ausgeführt. In einer weiteren Ausführungsform ist die
Clientanhangsdatenbank 112 als eine separate Datenbank auf dem
Clientsystem 110 ausgeführt. Schließlich aktualisiert das Mittel
111 zum Kopieren von Anhängen in Schritt 604 die verfolgten
Verknüpfungen so, dass sie auf den betreffenden
Clientanhangsdatenbank-Dokumente verweisen.
In einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung umfasst das
Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen zusätzlich die
Funktionalität, die vom Mittel zum Anzeigen von Anhängen wie
oben beschrieben bereitgestellt wird, z. B. für den Fall, dass
Empfänger nur das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen verwendet
und entscheiden kann, ob er den Anhang 300 nur aus der
Serveranhangsdatenbank 105 liest oder den Anhang in die
Clientanhangsdatenbank 112 seines Systems 110 kopiert, indem er
z. B. auf die entsprechenden Aktionsschaltflächen 401, 402 der E-
Mail-Software klickt.
In einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung
werden die Anhänge 300 in der Serveranhangsdatenbank 105 für
eine bestimmte Zeitspanne gespeichert, die vom Verwalter des E-
Mail-Systems festgelegt werden kann, und nach Ablauf dieser
Zeitspanne automatisch gelöscht (Datenbankpflege). Für die
Clientanhangsdatenbank 112 kann der Benutzer des Clientsystems
110 seine eigene Speicherdauer vorzugsweise selbst festlegen.
Wenn diese Zeitspanne überschritten ist, wird eine Liste der
abgelaufenen Anhänge angezeigt, und der Benutzer wird gefragt,
ob sie gelöscht werden können.
Im Folgenden wird ein E-Mail-System 100 unter Verwendung der
vorliegenden Erfindung mit einem E-Mail-System nach dem Stand
der Technik verglichen. Dazu wird angenommen, dass sowohl Sender
als auch Empfänger mit einer Nachbildung der
Nachrichtendatenbank arbeiten, bei der es sich z. B. um die
normale Lotus Notes-Konfiguration handelt, insbesondere bei der
Arbeit auf einem tragbaren Computer. Eine Clientanhangsdatenbank
wird nicht verwendet.
Wenn in einem E-Mail-System nach dem Stand der Technik der
Sender eine E-Mail mit Anhang an einen Empfänger sendet, wird
der Anhang in der Nachrichtendatenbank des Senders auf dem
sendenden Server und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert.
Die E-Mail wird zusammen mit dem Anhang an den Server des
Empfängers übertragen und in der Nachrichtendatenbank des
Empfängers auf dem Server sowie in ihrer lokalen Nachbildung
gespeichert. Wenn der Empfänger auf diese E-Mail antwortet, ohne
den Anhang von Hand zu löschen, z. B. unter Verwendung einer
Funktion "Antwort mit Historie", mit der die ursprüngliche
Nachricht in der neuen Nachricht enthalten ist, wird die E-Mail
mit dem Anhang ein zweites Mal in der Nachrichtendatenbank des
Empfängers und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert und
zurück an den Sender übertragen. Die Antwort mit dem Anhang wird
außerdem erneut in der Nachrichtendatenbank des Senders und in
ihrer lokalen Nachbildung gespeichert. Dies bedeutet, dass ein
Anhang pro Übertragung zwei Mal auf der Senderseite und zwei Mal
auf der Empfängerseite gespeichert wird. Wenn die ursprüngliche
E-Mail mit Anhang an mehrere Empfänger gesendet wird,
multipliziert sich die Anzahl der gespeicherten Kopien mit der
Zahl der Empfänger selbst dann, wenn alle Empfänger auf ein und
demselben Server liegen. Der gesamte benötigte Speicherplatz
(Sender und Empfänger) berechnet sich wie folgt:
2 (1+n) m.Dateigröße der Anhänge
wobei n die Anzahl der Empfänger und m die Anzahl der
Übertragungen bezeichnet.
Wenn ein Sender 101 eine E-Mail 10 mit Anhang 300 an einen
Empfänger mit einem E-Mail-System 100 unter Verwendung einer
Ausführungsform der vorliegenden Erfindung sendet, wird der
Anhang 300 in der Nachrichtendatenbank des Senders auf dem
sendenden Server und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert
(nicht in Fig. 1 abgebildet). Die E-Mail 10 wird mit dem Anhang
300 an den Server 102 des Empfängers übertragen. In dem
empfangenden Server 102 trennt das Mittel 104 zur Verarbeitung
von Anhängen den Anhang 300, legt ihn in der
Serveranhangsdatenbank 104 ab und ersetzt den Anhang 300 in der
E-Mail durch eine Dokumentverknüpfung 400 zu dem
Serveranhangsdatenbank-Dokument 300 in der
Serveranhangsdatenbank 105. Die E-Mail mit der Verknüpfung 400
wird in der Nachrichtendatenbank 103 des Empfängers und in ihrer
lokalen Nachbildung gespeichert. Auf diese Weise wird nur eine
Kopie des Anhangs am Standort des Empfängers gespeichert. Wenn
sich mehrere Empfänger auf ein und demselben Server 102
befinden, empfangen alle Empfänger eine E-Mail mit einer
Verknüpfung 400 zu derselben Kopie 500 des angehängten
Dokuments. Daher multipliziert sich die Zahl der gespeicherten
Kopien nur mit der Anzahl der empfangenen
Serveranhangsdatenbanken 105. Wenn der Empfänger antwortet, z. B.
unter Verwendung einer Funktion "Antwort mit Historie", wird die
E-Mail mit der Verknüpfung 400 zurück an den Sender übertragen,
und unnötige Übertragungen des Anhangs 300 sowie wiederholtes
Speichern von Kopien des Anhangs werden automatisch vermieden.
Der gesamte benötigte Speicherbedarf (Sender und Empfänger)
berechnet sich dann wie folgt:
(2+x).Dateigröße der Anhänge
wobei x die Anzahl der Serveranhangsdatenbanken bezeichnet.
Mit zunehmender Anzahl der Übertragungen zwischen dem Sender und
dem Empfänger nimmt der Nutzen des Systems zur Verarbeitung von
Anhängen gemäß der vorliegenden Erfindung rapide zu.
Die Anzahl der Serveranhangsdatenbanken 105 kann optimiert
werden, wenn mehrere empfangende Server 102, die z. B. räumlich
nahe beieinander liegen, dieselbe Serveranhangsdatenbank 105
nutzen.
Die vorliegende Erfindung kann z. B. in vorhandenen E-Mail-
Systemen wie beispielsweise Lotus Notes realisiert werden. Es
ist jedoch darauf hinzuweisen, dass zur Ausführung der
vorliegenden Erfindung das System, das die vorliegende Erfindung
verwendet, nicht notwendigerweise in der Lage sein muss, E-Mails
zu versenden. Die vorliegende Erfindung kann ebenso gut in
Systemen realisiert werden, die ausschließlich E-Mails
empfangen.
Die vorliegende Erfindung kann in Hardware, Software oder in
einer Kombination aus Hardware und Software realisiert werden.
Die Erfindung kann sowohl auf zentrale Art und Weise in einem
Computersystem als auch auf verteilte Art und Weise realisiert
werden, wobei verschiedene Elemente auf mehrere, miteinander
verbundene Computersysteme verteilt sind. Sämtliche Arten von
Computersystemen - oder anderweitige Mechanismen, die für die
Ausführung der hier beschriebenen Verfahren geeignet sind -
können verwendet werden. Eine typische Kombination aus Hardware
und Software wäre ein universelles Computersystem mit einem
Computerprogramm, das, wenn es geladen und ausgeführt wird, das
Computersystem so steuert, dass es die hier beschriebenen
Verfahren ausführt. Die vorliegende Erfindung kann außerdem in
ein Computerprogrammprodukt eingebetet werden, das alle
Merkmale umfasst, die die Ausführung der hier beschriebenen
Verfahren ermöglichen, und das, wenn es in ein Computersystem
geladen wird, diese Verfahren ausführen kann. Computerprogramm-
Mittel bzw. Computerprogramm bedeutet in diesem Zusammenhang
jeglichen Ausdruck in einer beliebigen Sprache, einem beliebigen
Code bzw. einer beliebigen Schreibweise einer Gruppe von
Anweisungen, die ein System, das über eine
Informationsverarbeitungsfähigkeit verfügt, dazu veranlassen,
eine bestimmte Funktion entweder direkt auszuführen oder nachdem
eine oder beide der folgenden Voraussetzungen gegeben sind a)
Umwandlung in eine andere Sprache, einen anderen Code bzw. eine
andere Schreibweise; b) Reproduktion in einer anderen
materiellen Form.
Claims (14)
1. Verfahren für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in
einem Datenverarbeitungssystem, das eine oder mehrere
dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtungen (102) umfasst,
wobei jede mindestens einen Empfänger bedient, wobei das
Verfahren die folgenden Schritte umfasst:
- - in der dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung (102) Trennen eines jeden Anhangs (300) in einer E- Mail-Nachricht und Speichern des Anhangs,
- - Ersetzen eines jeden Anhangs in der E-Mail-Nachricht (10) durch einen Verweis (400) auf den gespeicherten Anhang, und
- - Weiterleiten der E-Mail-Nachricht (10) mit dem Verweis (400) von der dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung (102) an den in der E-Mail- Nachricht angegebenen Empfänger (10).
2. Verfahren nach Anspruch 1, wobei der Schritt des Trennens
Folgendes umfasst:
- - Kopieren von mindestens einem Anhang (300) in eine Anhangsdatenbank (105), die für alle däzwischen geschalteten Empfangsvorrichtungen (102) auf der empfangenden Seite (100) zugänglich ist.
3. Verfahren nach Anspruch 1 mit dem weiteren Schritt des:
- - Definierens von Zugangsbedingungen der Art, dass der gespeicherte Anhang (300) für jeden Empfänger des betreffenden Verweises (400) zugänglich ist.
4. Verfahren nach Anspruch 1, wobei der Anhang durch mehrere
Verweise auf mehrere Versionen des Anhangs ersetzt wird.
5. Verfahren nach Anspruch 1 mit dem weiteren Schritt des:
- - Weiterleiten des gespeicherten Anhangs an den Empfänger bei einer entsprechenden Anforderung des Empfängers.
6. System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem
Datenübertragungssystem, das Folgendes umfasst:
eine oder mehrere dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtungen (102), wobei jede mindestens einen Empfänger bedient, wobei die dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtung (102) eine Vorrichtung (104) zur Verarbeitung von Anhängen umfasst, die geeignet ist für
eine oder mehrere dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtungen (102), wobei jede mindestens einen Empfänger bedient, wobei die dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtung (102) eine Vorrichtung (104) zur Verarbeitung von Anhängen umfasst, die geeignet ist für
- - das Trennen eines beliebigen Anhangs (300) in einer E- Mail-Nachricht (10) und das Speichern des Anhangs (300),
- - das Ersetzen eines jeden Anhangs (300) in der E-Mail- Nachricht (10) durch einen Verweis (400) auf den gespeicherten Anhang, und
- - das Weiterleiten der E-Mail-Nachricht (10) mit dem Verweis (400) von der dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung (102) an den in der E-Mail- Nachricht (10) angegebenen Empfänger.
7. System nach Anspruch 6, das weiter eine erste
Anhangsdatenbank (105) umfasst, die für alle dazwischen
geschalteten Empfangsvorrichtungen (102) auf einer
Empfangsseite (100) zugänglich ist und mit der Vorrichtung
(104) zur Verarbeitung von Anhängen verbunden werden kann.
8. System nach Anspruch 7, wobei sich die erste
Anhangsdatenbank (105) bei der dazwischen geschalteten
Empfangsvorrichtung (102) befindet.
9. System nach Anspruch 7, das weiter für mindestens einen der
Empfänger eine Vorrichtung (111) zum Kopieren von Anhängen
umfasst, die geeignet ist, den gespeicherten Anhang von der
ersten Anhangsdatenbank (105) an den Empfänger zu
übertragen.
10. System nach Anspruch 7, das weiter eine zweite
Anhangsdatenbank (112) umfasst, die mit der Vorrichtung
(111) zum Kopieren von Anhängen verbunden werden kann.
11. System nach Anspruchs, wobei die dazwischen, geschaltete
Empfangsvorrichtung (102) ein Server in einer Client-
/Server-Architektur ist und mindestens einen Client des
Empfängers (110) bedient.
12. System nach Anspruch 10 und 11, wobei sich die zweite
Anhangsdatenbank (112) beidem Client (110) des Empfängers
befindet.
13. Computerprogrammprodukt, das direkt in den internen Speicher
eines Computers geladen werden kann, das Softwarecodeteile
für die Durchführung der Schritte nach Anspruch 1 umfasst,
wenn das Produkt auf einem Computer ausgeführt wird.
14. Computersystem, das einen internen Speicher umfasst, wobei
das Computerprogrammprodukt nach Anspruch 13 geladen wird,
sowie eine Ausführungsumgebung für die Ausführung des
Verfahrens nach Anspruch 1.
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