KR102260197B1 - 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템 - Google Patents

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Abstract

본 발명은 컨벤션 행사 계획의 수립 및 예산 산출을 용이하게 하고, 산출된 예산에 리스크 상황을 실시간으로 반영해서 효율적으로 예산을 운영할 수 있도록 지원하는 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템을 제공하기 위한 것으로서, 본 발명의 컨벤션 관리시스템은 컨벤션 행사의 기본사항들을 사용자로부터 입력받아 구체적인 컨벤션 행사 계획을 원스탑으로 설정하는 원스탑 설정부; 및 상기 원스탑 설정부에서 설정된 컨벤션 행사 계획과 관련 가격정보를 활용하여 상기 컨벤션 행사의 예산을 산출하는 예산산출부(7); 및 날씨 및 돌발상황에 따른 리스크를 관리하는 리스크관리부(8);를 포함하여 구성되며, 전문가가 아니어도 쉽게 컨벤션 행사계획 및 예산안을 효율적으로 수립 관리하고, 날씨 및 돌발 상황에 따른 리스크 관리도 쉽게 할 수 있는 효과가 있다.

Description

예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템{CONVENTION MANAGEMENT SYSTEM INCLUDING EVENT BUDGET CALCULATION APPARATUS}
본 발명은 컨벤션 행사의 운영 관리를 지원하는 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템에 관한 것으로, 보다 상세하게는 이전에 개최된 컨벤션 행사의 상세 정보를 참조하여 개최하고자 하는 컨벤션 행사 기본계획안을 제시하고, 날씨의 급격한 변화, 전염성 질병의 만연 또는 예기치 않은 돌발사고 등 긴급 상황을 반영하여 컨벤션 행사의 예산을 실시간으로 변경하여 관리하는 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템에 관한 것이다.
일반적으로 컨벤션 관리시스템은 컨벤션 행사에 관련된 일정, 예산 등의 정보를 관리하거나 고객 정보를 이용하여 컨벤션 행사를 지원한다.
종래 컨벤션 행사 관리시스템에 관련된 선행기술인 공개특허공보 제10-2008-0087513호 ‘웹 기반의 컨벤션 관리시스템 및 그 운용방법’은 도 1에 도시된 바와 같이, 국내외에서 개최되는 컨벤션을 웹상에서 홍보 및 관리하며, 컨벤션을 주최하는 각종 단체정보를 관리하고, 컨벤션 진행에 관한 정보를 관리하며, 컨벤션 진행업무를 웹상에서 처리하고, 컨벤션을 주최하는 기관에 관한 정보를 저장하고, 컨벤션 관리시스템의 운영에 필요한 정보를 관리한다.
또 다른 선행기술인 공개특허공보 제10-2007-0052629호 ‘특정 장소(전시장 등)에서의 고객정보 운용 방법 및 시스템과 이를 위한 고객정보 운용장치, 정보 저장매체, 기록매체’는 도 2에 도시된 바와 같이, 특정 장소(전시장 등)에서 입장 고객의 고객정보를 확인하고, 확인된 고객정보를 고객 특성에 대응되도록 분류한 후 저장매체에 저장하여, 특정 장소에 설치된 부스 단말에서 고객정보를 이용하여 이벤트정보 또는 부스정보를 고객 단말에 전송한다.
이와 같이 종래의 컨벤션 관리시스템은 컨벤션의 진행, 홍보 및 고객 관리 등에 치중하여 컨벤션 개최에 적정한 예산을 산출하고 운영하는 기능이 미흡할 뿐만 아니라, 특히 날씨의 급변, 전염병의 유행 또는 돌발사고의 발생 등 긴급 상황에 따른 컨벤션 행사계획의 변경 필요성에 적절히 대응할 수 있는 대책이 전무한 문제점이 있다.
또한, 종래의 일반적 예산산출시스템은 기본적으로 물건의 제조나 생산에 기초하여 예산안을 산출하는 시스템이어서 재료비, 인건비 등 몇 가지 항목의 비용을 더하여 예산을 산출하는 간단한 방식이고, 상황의 변동에 따라 예산을 변경할 필요성이 적을 뿐만 아니라, 예산안을 변경하고자 하는 경우에도 그 변경의 시급성이 적었다.
반면, 컨벤션 행사의 경우에는 방문객의 규모가 날씨나 광고, 방문객의 선호도에 따라 예상치와 크게 차이 날수도 있고, 행사의 내용까지 변경해야 하는 경우가 빈번히 발생하여 당초 예산을 변경하여야 하는 경우가 많지만, 기존의 예산산출시스템은 그 상황 변화를 신속하게 반영할 수 없어서 컨벤션 행사관련 예산 산출에 적용하기 어려운 문제가 있었다.
공개특허공보 제10-2008-0087513호(2008. 10. 1. 공개) 공개특허공보 제10-2007-0052629호(2007. 5. 22. 공개)
본 발명은 상기한 문제점을 해결하기 위한 것으로서, 컨벤션 행사 계획의 수립 및 예산 산출을 용이하게 하고, 산출된 예산에 리스크로 작용하는 긴급 상황을 실시간으로 반영해서 효율적으로 컨벤션 행사 예산을 관리할 수 있도록 지원하는 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템을 제공하는 것을 목적으로 한다.
본 발명의 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템은, 컨벤션 주최자에 대한 업무지원 서비스, 외부인을 대상으로 하는 컨벤션 관련 정보제공 서비스, 컨벤션 관련 빅데이터의 활용 서비스 및 컨벤션 업체 관리서비스를 제공하는 서버를 포함하여 구성되는 컨벤션 관리시스템에 있어서, 상기 컨벤션 주최자에 대한 업무지원 서비스를 제공하는 서버가 이전에 개최되었던 컨벤션 행사에 대한 상세 정보가 컨벤션 행사의 카테고리별로 분류되어 저장되어 있는 다수의 원스탑 설정카드(40); 사용자로부터 컨벤션의 행사명, 행사 형태, 개최 시기, 개최일수, 개최 예정지역, 예상 방문객 수 및 예산한도액을 기본사항으로 입력받고, 상기 기본사항을 상기 다수의 원스탑 설정카드별로 대응되는 항목들과 대비하여 행사 형태가 동일하고, 1일 평균 예상 방문객수가 가장 근접한 원스탑 설정카드(40)를 선택하거나, 행사 형태가 동일하고 예산한도액이 가장 근접한 원스탑 설정카드(40)를 선택하며, 상기 기본사항과 상기 선택된 원스탑 설정카드(40)로부터 추출된 나머지 항목에 관한 상세 정보를 결합하여 컨벤션 기본계획안을 생성시켜 사용자의 컨벤션 기본계획 수립을 지원하고, 수립된 컨벤션 기본계획을 예산산출부(7)로 송신하는 원스탑 설정부; 및 상기 원스탑 설정부로부터 수신한 상기 컨벤션 기본계획의 각 지출항목별 가격정보를 조달청의 가격정보사이트 또는 자체 가격정보 DB로부터 입수하거나 상기 원스탑 설정카드(40)에 기재된 비용으로부터 산출하여 상기 컨벤션 기본계획에 지출항목별 소요비용이 반영된 컨벤션 행사 실행계획안을 생성시킴으로써 사용자의 컨벤션 행사 실행계획 수립을 지원하는 예산산출부(7);를 구비한다.
또한, 상기 컨벤션 관리시스템은 예산산출부(7)가 최초로 생성시킨 상기 컨벤션 행사 실행계획안 상의 총예산의 규모가 상기 기본사항으로 입력된 예산한도액을 초과하는 경우에는, 상기 예산산출부(7)는 사용자가 사전에 지정한 우선순위에 따라 ① 일부 부대행사의 감축 또는 취소, ② 행사장소의 변경, ③ 객실 등급의 변경 또는 ④ 일반적인 지출항목에 대한 일률적인 예산 감축의 어느 하나 이상을 반영하여 상기 총예산의 규모가 상기 예산한도액 이내가 되도록 편성한 복수의 예산안을 생성시킨다.
또한, 상기 컨벤션 관리시스템은, 컨벤션 행사장소의 선정을 지원하는 장소설정부(20);를 더 포함하고, 상기 컨벤션 행사의 장소 선정 담당자가 후보 장소 또는 시설물을 방문하여 평가하고, 방문한 후보 장소 또는 시설물에서 휴대용 단말기(10)를 통해 상기 장소설정부(20)에 접속하여 접속자 ID 및 평가결과를 입력하면, 상기 장소설정부(20)는 입력자의 신분을 확인하고, 상기 접속위치를 감지하여 해당 접속장소 또는 그에 위치한 시설물을 행사 개최장소 또는 행사 시설물 후보로 지정하여 상기 평가결과와 함께 등록하고, 후보 등록이 종료되면 상기 평가결과에 기초하여 컨벤션 행사장소를 선정하되, 당해 컨벤션 행사가 실내행사로 계획된 경우에는 실내 행사장소 1곳과 예비 장소 1곳을 선정하고, 상기 컨벤션 행사가 옥외행사로 계획된 경우에는 옥외 행사장소 1곳과 예비 장소 1곳 및 실내 행사로의 전환을 대비한 예비 실내장소 1곳을 선정하여 사용자에게 제공하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 컨벤션 관리시스템은, 상기 컨벤션 행사 개최지역의 천재지변, 날씨의 급변, 컨벤션 행사 관련 설비의 고장, 파손 또는 돌발사고에 따라 행사장소의 변경, 설비의 대체, 인력 및 설비의 추가 투입 중의 어느 하나 이상이 필요한 리스크상황이 발생하면 상기 리스크상황을 반영한 컨벤션 행사 실행계획 변경방안을 생성시켜 상기 예산산출부(7)에 송신하는 리스크관리부(8);를 더 포함하고, 상기 리스크관리부(8)는 상기 컨벤션 행사 실행계획의 수립 이후 컨벤션 행사의 종료 시까지 상기 리스크상황이 상기 컨벤션 행사 실행계획에 실시간으로 반영되도록 관리하는 것을 특징으로 한다.
그리고 상기 리스크관리부(8)로부터 컨벤션 행사 실행계획 변경방안을 수신한 상기 예산산출부(7)는 상기 리스크상황을 컨벤션 행사 실행계획에 반영하여 실시간으로 관리함과 동시에 상기 변경된 컨벤션 행사 실행계획을 관계자들의 휴대용 단말기(10)에 전파하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 컨벤션 관리시스템은 광고부(60);를 더 포함하고, 상기 광고부(60)는 상기 컨벤션 관리시스템 상에 입력되는 검색어(50)를 포함하는 컨벤션 행사정보를 검색하고, 검색된 컨벤션 행사정보를 광고 필드에 노출시키는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 컨벤션 관리시스템은, 일정메일부(80)와 일정관리부(90);를 더 포함하고, 상기 일정메일부(80)는 컨벤션 행사 준비를 위해 시스템 로그인한 사용자의 메일 정보를 읽어 들여 컨벤션 일정(70)을 메일로 통보하고, 상기 일정관리부(90)는 컨벤션 일정(70)을 일정 관리 메뉴에 등록하는 것을 특징으로 한다.
본 발명은 컨벤션 행사의 행사명, 행사 형태, 개최시기 및 기간(개최일수), 개최 예정지역, 예상 방문객수, 총비용(예산) 한도액의 기본사항들이 입력되면 이전에 개최되었던 컨벤션 행사의 상세 정보를 참조하여 유사한 컨벤션 행사 기본계획안이 자동으로 생성되고, 그에 적합한 예산이 반영된 컨벤션 행사 실행계획안도 자동 생성되므로, 전문가가 아니어도 쉽게 컨벤션 행사계획 및 예산안을 효율적으로 수립할 수 있는 효과가 있다.
또한, 본 발명은 날씨 또는 돌발 상황에 따른 리스크를 쉽게 컨벤션 행사 계획 및 예산안에 실시간으로 반영하여 관리할 수 있으므로, 리스크를 쉽게 관리할 수 있는 효과가 있다.
또한, 본 발명은 각종 리스크 상황과 그에 따른 컨벤션 행사 예산안의 변경내용이 실시간으로 기록 유지되므로, 컨벤션 행사의 결산 및 사후 평가가 용이한 효과가 있다.
또한, 본 발명은 컨벤션 행사장소의 선정, 광고 업무 및 일정 관리 등이 쉬워지는 효과도 있다.
도 1은 종래 기술에 의한 웹 기반의 컨벤션 관리시스템의 서버 구성을 도시한 블록도이다.
도 2는 종래 기술에 의한 고객정보 운용시스템의 구성을 도시한 개념도이다.
도 3은 본 발명의 컨벤션 관리시스템 기본 구성을 보인 개념도이다.
도 4는 본 발명의 컨벤션 관리시스템의 행사예산 산출장치의 동작 흐름도이다.
도 5는 본 발명의 예산 산출 및 리스크 관리의 상관관계를 보인 예시도이다.
도 6은 본 발명의 장소 선정과정을 보인 예시도이다.
도 7은 본 발명의 행사 카테고리별 원스탑 설정카드에 의해 행사계획을 원스탑으로 설정하는 과정을 보인 예시도이다.
도 8은 본 발명의 컨벤션 광고과정을 보인 예시도이다.
도 9는 본 발명의 컨벤션 일정관리를 보인 예시도이다.
도 10은 본 발명의 정보수집서버를 통해 리스크 상황을 리스크관리부에 반영하는 사례를 보인 예시도이다.
이하, 도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 일실시예에 따른 행사 예산 산출 장치 및 방법에 대하여 상세히 설명하기로 한다. 이하에서 종래 주지된 사항에 대한 설명은 본 발명의 요지를 명확히 하기 위해 생략하거나 간단히 한다.
본 발명의 컨벤션 관리시스템은 도 3에 도시된 바와 같이, 컨벤션 주최자 대상 서비스(1), 지식관련 정보제공 서비스(2), 컨벤션 정보 빅데이터 서비스(3) 및 컨벤션 업체 관리 서비스(4)를 제공한다.
상기 컨벤션 주최자 대상 서비스(1)는 기본정보 입력에 맞춘 온라인 서비스 지원, 장소, 인력 등 컨벤션 관련 제반 사항 소개 및 예산 산출 등 컨벤션 주최자의 업무를 지원하는 서비스이고, 지식관련 정보제공 서비스(2)는 컨벤션 관련 정보검색 서비스, 온라인 교육프로그램 제공, 인재 취업지원 및 국가지원사업을 안내하는 서비스이며, 컨벤션 정보 빅데이터 서비스(3)는 참가자 정보 취합 관리 및 컨벤션 관련 빅데이터를 활용한 홍보사업 등을 추진하는 서비스이고, 컨벤션 업체 관리서비스(4)는 컨벤션 관련 업체들을 분야별 업체의 데이터 유지 관리, 등급 및 가격별 분류, 지속적인 네트워크를 형성 유지하는 활동을 지원하는 것이다.
또한, 본 발명의 컨벤션 관리시스템은 컨벤션 주최자 대상 서비스를 위해, 원스탑 설정부, 예산산출부(7), 리스크관리부(8), 장소설정부(20), 일정메일부(80), 일정관리부(90), 광고부(60), 메모리부 및 데이터베이스(DB) 등을 포함한다.
본 발명의 컨벤션 관리시스템을 이용한 컨벤션 기획 및 실행 과정을 시간 순서에 따라 설명하면, 컨벤션 기획자는 도 4에 도시된 바와 같이, 본 발명의 컨벤션 관리시스템의 상기 원스탑 설정부에 접속한다.
상기 원스탑 설정부는 메모리부에 저장된 컨벤션 기본사항 입력 템플릿을 디스플레이에 출력하여 컨벤션 기획자인 사용자에게 제공하고, 사용자는 상기 기본사항 입력 템플릿에 컨벤션의 행사명, 행사 형태, 개최 시기 및 기간(개최일수), 개최 예정지역, 예상 방문객 수 및 총비용(또는 예산) 한도액을 기본사항으로 입력한다.
한편, 본 발명의 컨벤션 관리시스템의 서버에는 이전에 개최되었던 컨벤션 행사들의 상세 정보가 컨벤션 행사의 카테고리(30)별로 분류되어 저장되어 있는 다수의 원스탑 설정카드(40)들이 탑재되어 있다.
상기 컨벤션 행사의 ‘상세 정보’에는 각 컨벤션 행사의 단위 행사별 투입인원 및 인건비; 상기 투입인원 숙박용 객실의 종류, 수량 및 숙박료, 행사 방문객 숙박용 객실의 종류 및 수량; 회의장, 전시장, 공연장 등 행사장소의 종류, 규모, 수량 및 임차료; 행사용 기자재의 종류, 수량 및 임차료; 식·음료비 및 기타 소모품비; 항공료, 의전차량, 교통비, 기타 수송 및 투어 비용; 공식 사교행사 비용; 인쇄·홍보비; 대행수수료 및 기타 운영비 등이 포함된다.
본 발명 컨벤션 관리시스템의 원스탑 설정부는 도 7에 도시된 바와 같이, 상기 기본사항으로 입력된 컨벤션의 행사 형태 및 1일 평균 예상 방문객 수(=예상 방문객 수 ÷개최일수)를 상기 다수의 원스탑 설정카드(40)들의 해당 항목과 대비하여 행사 형태가 동일하고 1일 평균 예상 방문객 수가 가장 근접한 원스탑 설정카드(40)를 선택한다.
또는, 본 발명 컨벤션 관리시스템의 원스탑 설정부는 상기 컨벤션의 행사 형태, 개최 예정지역 및 예산한도액을 상기 다수의 원스탑 설정카드(40)들의 해당 항목과 대비하여 행사 형태와 개최 지역이 동일하고, 지출된 총비용이 상기 예산한도액과 가장 근접한 원스탑 설정카드(40)를 선택한다. 이때, 상기 원스탑 설정카드(40)에 기록된 총비용에 당해 컨벤션 개최시점으로부터 당해 컨벤션 행사의 기획 시점까지의 물가상승률을 반영하여 산출된 금액을 상기 예산한도액과 대비한다.
한편, 컨벤션 개최 예정지역에서 동일한 형태의 컨벤션 개최이력이 없는 경우에는 컨벤션 개최 예정지역과 가장 근접한 인구수를 갖는 지역에서 개최된 컨벤션 행사들 중에서 지출된 총비용이 상기 예산한도액과 가장 근접한 원스탑 설정카드(40)를 선택한다. 다만, 인구수가 10% 이상 차이가 나는 경우에는 컨벤션 인프라 수준 및 물가 수준의 차이가 클 수 있어서 직접 대비하기 곤란할 수 있으므로 개최지역은 대비하지 않고 행사 형태와 예산한도액만을 대비하여 원스탑 설정카드(40)를 선택한다.
그리고 원스탑 설정부는 선택된 원스탑 설정카드(40)로부터 상세 정보를 추출하고, 상기 기본사항 입력 템플릿에 입력된 기본사항과 상기 추출된 상세 정보를 결합하여 컨벤션 기본계획안을 생성시킨다.
즉, 상기 기본사항은 사용자가 입력한 바와 같이 설정하고, 기타 사항들은 상기 원스탑 설정카드(40)에 기록된 상세 정보에서 지출항목만을 적용하여 컨벤션 행사의 형태 및 규모가 설정된 컨벤션 기본계획안을 생성시키고, 이를 디스플레이에 출력하여 사용자에게 제공한다.
컨벤션 행사의 기획자인 사용자는 원스탑 설정부가 제공하는 상기 컨벤션 기본계획안을 검토하고, 컨벤션 기본계획안의 세부사항을 삭제 또는 추가하여 조정하거나, 특별 고려사항을 추가함으로써 컨벤션 기본계획을 원스탑으로 수립할 수 있다.
이와 관련하여, 상기 ‘특별 고려사항’은 당해 컨벤션 행사를 위해 필수적인 특정한 초청 인사, 행사 장소, 기자재를 지정할 필요가 있는 사항을 의미한다.
본 발명 컨벤션 관리시스템의 원스탑 설정부는 상기 컨벤션 기본계획을 메모리부에 저장함과 동시에 본 발명 컨벤션 관리시스템의 예산산출부(7)에 송신한다.
본발명 컨벤션 관리시스템의 예산산출부(7)는 조달청의 가격정보 사이트에 접속하여 상기 컨벤션 기본계획의 각 지출항목별 가격정보를 수집하여 상기 컨벤션 기본계획의 지출항목별로 소요비용을 산출하고, 조달청의 가격정보 사이트에서 입수할 수 없는 항목은 자체 가격정보 DB를 활용하거나 상기 원스탑 설정카드(40)에 기재된 비용에 물가상승률을 적용하여 산출하고, 상기 특별 고려사항과 관련하여 특별대우가 필요한 초청인사의 초청료, 숙박비 및 교통비 등의 비용과, 고가의 작품이나 희귀물품 등 특수한 물품의 임차에 따른 임차료, 보험료, 수송비 및 보관료 등의 부대비용은 상기 특별 고려사항에 사용자가 입력한 소요비용을 적용하여 해당 컨벤션 행사의 실행계획안(또는 예산안)을 생성한다.
이때, 상기 생성된 총비용의 규모가 기본사항으로 입력된 예산한도액을 초과할 경우에는 상기 예산산출부(7)는 사용자가 사전에 지정한 우선순위에 따라 ① 일부 부대행사의 감축 또는 취소, ② 행사장소의 변경, ③ 객실 등급의 변경 또는 ④ 특별 고려사항을 제외한 일반 지출항목에 대한 일률적인 예산 감축방안의 어느 하나 이상을 반영한 복수의 예산안을 생성하여 사용자가 선택할 수 있도록 한다.
사용자는 상기 예산안을 검토하고 적합한 예산안을 선택하거나 지출항목을 조정함으로써 컨벤션 실행계획을 확정하고, 확정된 컨벤션 실행계획은 예산산출부(7) 및 원스탑 설정부의 메모리부에 각각 저장됨과 동시에 소관업무별 담당자의 휴대용 단말기(10)에도 송신되어 컨벤션 행사 관계자 모두에게 전파된다.
그에 따라 상기 컨벤션 행사 관계자들은 상기 컨벤션 실행계획에 의거 각자의 소관업무별로 컨벤션 행사 개최를 위한 준비를 개시한다.
행사장소의 선정을 예로 들면, 행사장소의 선정은 해당 담당자가 인터넷 등을 통한 자료조사를 실시하여 후보 목록을 작성한 후 직접 현장을 답사하여 관련 시설의 규모, 형태 등의 사항을 평가하여 복수의 후보 중에서 최종적인 컨벤션 행사 장소를 확정하는데, 그 구체적인 절차는 다음과 같다.
도 6은 본 발명의 컨벤션 장소 선정 과정을 보인 예시도인데, 이는 상기 컨벤션 실행계획에 따른 컨벤션 행사장소를 선정하는 과정을 도시한 것이다.
즉, 담당자는 행사 예정지역 내의 후보 장소 또는 시설물들을 답사하여 확인하고, 시설의 형태, 규모, 소요비용, 시설물의 노후화 정도, 파손 또는 고장 여부 등의 유지관리 상태 및 주변 교통상황 등의 평가항목들을 검토한 후 그 결과를 사전에 설정된 기준에 따라 각 평가항목별로 점수화 하여 휴대용 단말기(10)를 통해 본 발명 컨벤션 관리시스템의 장소설정부(20)에 접속하여 입력한다.
상기 장소설정부(20)는 상기 휴대용 단말기(10)의 접속 ID를 확인하여 입력 권한을 확인하고, 접속 위치를 감지하여 해당 접속 위치 또는 그에 위치한 시설물을 행사 개최장소의 후보군으로 등록하고, 다른 후보지 및 시설물들에 대해서도 위와 같은 과정을 반복하여 행사 개최장소 후보군들을 형성한다.
이때, 개최 예정인 컨벤션 행사가 옥외 행사로 예정된 경우에는 날씨 등의 문제로 옥외 행사를 실내 행사로 전환해야 하는 상황을 고려하여 실내 행사장소를 1 ~ 2곳 추가로 선정하여 행사장소 후보군에 반영한다.
본 발명의 장소설정부(20)는 상기 행사 개최장소 후보군에 포함된 각 장소 또는 시설물에 대한 평가결과를 취합하여 장소·시설물별로 평가항목별 점수 및 총점을 산출하고, 그 결과에 따라 컨벤션 행사장소를 선정한다. 이때 개최예정 컨벤션 행사가 실내행사로 계획된 경우에는 행사장소 1곳과 예비 장소 1곳을 선정하고, 상기 컨벤션 행사가 옥외행사로 계획된 경우에는 행사장소 1곳과 예비 장소 1곳 및 실내 행사 전환을 대비한 예비 실내장소 1곳을 선정하여 사용자에게 제공함으로써 컨벤션 행사장소를 선택하여 확정할 수 있도록 지원한다.
이때 사용자는 해당 장소나 시설이 당해 컨벤션 행사에 적합한지 여부 등을 정성적으로 평가하여 상기 컨벤션 행사장소를 변경할 수 있음은 물론이다.
이와 같이 컨벤션 행사장소가 확정되면, 장소설정부(20)는 상기 확정된 컨벤션 행사장소 및 소요비용을 예산산출부(7)로 송신한다.
한편, 초청인사의 초청, 전시물품의 섭외, 필요한 기자재 및 설비의 준비 및 홍보 등 다른 분야의 준비도 각 담당자들에 의해 추진되고, 확정된 항목별 비용은 각 담당자의 휴대용 단말기(10) 등 입력수단을 통해 예산산출부(7)로 입력된다.
한편, 상기와 같은 컨벤션 행사의 준비과정에서 확정된 항목별 비용들의 내역을 수신한 예산산출부(7)는 상기 컨벤션 실행계획상의 예산 항목에 맞춰 상기 예산안과 대비되도록 상기 항목별 비용들을 메모리에 임시로 저장함과 동시에 각 담당자들의 휴대용 단말기(10)에도 전파한다.
이와 같은 컨벤션 행사의 준비과정이나 컨벤션 행사의 진행 중에 예기치 리스크 상황이 발생할 수 있다.
상기 ‘리스크 상황’이란, 강우, 폭설, 폭염, 한파 및 천재지변 등에 의해 계획된 옥외 행사장소를 사용할 수 없게 되어 대체 장소를 물색해야 하거나, 전염병의 유행, 돌발적인 사고 또는 설비 파손 등의 이유로 대체 설비 또는 추가 설비가 소요되거나, 추가적인 인력 투입이 필요한 상황 등 컨벤션 행사 실행계획에 변경을 요하는 모든 상황을 의미한다.
이와 같은 리스크 상황의 관리는 도 5에 도시된 바와 같이, 리스크관리부(8)에 의해 당해 리스크 상황 및 그에 따른 변경사항이 예산산출부(7)에 송신되고, 예산산출부(7)는 상기 리스크상황 등을 컨벤션 행사 실행계획에 반영하여 실시간으로 관리함과 동시에 상기 변경된 사항을 관계자들의 휴대용 단말기(10)에 전파한다.
도 10에 도시된 바와 같이, 본 발명의 정보수집서버(120)는 기상청의 서버(100)로부터 행사 개최(예정)지역의 날씨정보를 정기적으로 입수하여 본 발명의 리스크관리부(8)에 송신하고, 본 발명의 상황서버(110)를 통해 수신된 긴급 상황도 상기 리스크관리부(8)에 송신한다.
이와 관련하여 본 발명의 리스크관리부(8)는 수신한 상기 날씨정보를 사전에 설정된 기준과 대비하여 기준 이상의 강우, 폭설이 예상되거나 기준 이상의 고온 또는 기준 이하의 저온이 예상되는 경우에는 옥외행사를 실내행사로 전환하거나 당해 옥외행사를 취소하는 등의 방안을 알람과 함께 관련 담당자의 휴대용 단말기(10)에 긴급 송신하고, 상기 담장자의 동의 신호 또는 수정 요구를 수신하면 상기 변경방안 또는 수정된 변경방안을 상기 예산산출부(7)로 송신한다.
또한, 행사 장소 및 설비 등에 고장, 파손 등의 문제가 발생하거나 예기치 않은 사고 등에 의해 설비의 대체나 추가 등 컨벤션 행사계획의 변경이 필요한 긴급 상황을 파악한 관계자는 휴대용 단말기(10)를 통해 본 발명의 상황서버(110)에 접속하여 접속자 ID 및 상기한 긴급 상황을 입력한다. 상기 상황서버(110)는 입력자의 신분을 확인하여 정당한 입력 권한을 가진 자의 입력으로 확인되면 상기한 입력사항들을 정보수집서버(120)에 송신하고, 정보수집서버(120)는 수신된 상기 긴급 상황 정보를 보고자, 보고일시 및 보고내용으로 분류하여 기록 유지함과 동시에 리스크관리부(8)에 송신한다.
한편, 상기 긴급 상황 정보를 수신한 리스크관리부(8)는 사전에 설정된 기준에 따라 상기 긴급 상황에 따라 행사 장소나 설비의 변경이 필요한지 판단하고, 장소 변경이 필요하거나 설비의 대체나 추가가 필요한 경우 변경할 장소나 설비, 추가할 설비의 수량, 규격 및 특성 등이 포함된 변경방안을 알람과 함께 관련 담당자의 휴대용 단말기(10)에 긴급 송신하고, 상기 담장자의 동의 신호나 수정 요구를 수신하면 상기 변경방안 또는 수정된 변경방안을 상기 예산산출부(7)로 송신한다.
상기 리스크관리부(8)로부터 날씨나 예기치 않은 사고 등에 따른 변경방안을 수신한 예산산출부(7)는 상기 변경방안을 반영하여 상기 컨벤션 행사 실행계획을 변경하고, 변경된 상기 실행계획을 자체 메모리와 원스탑 설정부의 메모리에 각각 저장하고, 소관 담당자별 휴대용 단말기(10)에도 송신하여 컨벤션 행사 실행계획이 변경되었음을 모든 관계자에게 공지함으로써 컨벤션 행사계획의 준비상황을 쉽게 파악하고, 그 변경에 적절히 대응할 수 있도록 한다.
아울러, 상기 리스크관리부(8)에 의한 리스크 관리는 해당 컨벤션 행사에 대한 최초의 예산안 산출 이후 당해 컨벤션 행사가 종료될 때까지 실시간으로 이루어지고, 관련 변경사항은 변경 요청자, 요청 일시 및 변경 내용에 관한 자료와 함께 저장되어 차후 당해 컨벤션 행사에 대한 사후 평가 자료로 활용될 수 있다.
또한, 당해 컨벤션 행사가 종료되고, 사후 평가 및 결산이 완료된 후에는 최종의 컨벤션 행사 실행계획이 당해 컨벤션 행사의 추진 실적으로 확정되고 새로운 원스탑 설정카드(40)로 설정되어 원스탑 설정부에 탑재되어, 추후 진행될 컨벤션 행사의 기본계획 수립 시에 참고자료로 활용된다.
또한, 도 8은 본 발명의 컨벤션 광고를 보인 예시도인데, 본 발명의 컨벤션 관리시스템의 광고부(60)는 시스템 상에 입력되는 검색어(50)를 포함하는 컨벤션 행사정보를 검색하고, 검색된 컨벤션 행사정보를 광고 필드에 노출시킨다.
그리고 본 발명의 컨벤션 관리시스템은 시스템 운영정보를 웹 페이지로 표시하고, 웹 페이지 상에서 광고 필드에 노출되는 컨벤션 행사 정보는 사용자가 볼 수 있다.
그리고 도 9는 본 발명의 일정 관리부를 보인 예시도로서, 컨벤션 관리시스템의 일정메일부(80)는 컨벤션 행사 준비를 위해 시스템 로그인한 사용자의 메일 정보를 읽어 들여 컨벤션 일정(70)을 메일로 통보하고, 일정 관리부(80)는 컨벤션 일정(70)을 사용자 정보의 일정 관리 메뉴에 등록한다.
또한 상기 사용자는 메일로 전달되는 컨벤션 일정(70)을 확인하고, 일정 관리 메뉴에 등록된 컨벤션 일정을 확인할 수 있다.
본 발명은 상술한 특정의 바람직한 실시 예에 한정되지 아니하며, 청구범위에서 청구하는 본 발명의 요지를 벗어남이 없이 해당 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자라면 누구든지 다양한 변형실시가 가능한 것은 물론이고, 그와 같은 변경은 청구범위 기재의 범위 내에 있게 된다.
1: 컨벤션 주최자 대상 서비스
2: 지식관련 정보제공 서비스
3: 컨벤션 정보 빅데이터 서비스
4: 컨벤션 업체관리 서비스
5: 행사 조건
6: 단가 적용
7: 예산산출부
8: 리스크관리부
10: 휴대용 단말기
20: 장소설정부
30: 카테고리
40: 원스탑 설정카드
50: 검색어
60: 광고부
70: 일정
80: 일정메일부
90: 일정관리부
100: 기상청 서버
110: 상황서버
120: 정보수집서버

Claims (7)

  1. 컨벤션 주최자에 대한 업무지원 서비스, 외부인을 대상으로 하는 컨벤션 관련 정보제공 서비스, 컨벤션 관련 빅데이터의 활용 서비스 및 컨벤션 업체 관리서비스를 제공하는 서버를 포함하여 구성되는 컨벤션 관리시스템에 있어서,
    상기 컨벤션 주최자에 대한 업무지원 서비스를 제공하는 서버는,
    이전에 개최되었던 컨벤션 행사에 대한 상세 정보가 컨벤션 행사의 카테고리별로 분류되어 저장되어 있는 다수의 원스탑 설정카드(40);
    사용자로부터 컨벤션의 행사명, 행사 형태, 개최 시기, 개최일수, 개최 예정지역, 예상 방문객 수 및 예산한도액을 기본사항으로 입력받고, 상기 기본사항을 상기 다수의 원스탑 설정카드별로 대응되는 항목들과 대비하여 행사 형태가 동일하고, 1일 평균 예상 방문객수가 가장 근접한 원스탑 설정카드(40)를 선택하거나, 행사 형태가 동일하고 예산한도액이 가장 근접한 원스탑 설정카드(40)를 선택하며, 상기 기본사항과 상기 선택된 원스탑 설정카드(40)로부터 추출된 나머지 항목에 관한 상세 정보를 결합하여 컨벤션 기본계획안을 생성시켜 사용자의 컨벤션 기본계획 수립을 지원하고, 수립된 컨벤션 기본계획을 예산산출부(7)로 송신하는 원스탑 설정부;
    상기 원스탑 설정부로부터 수신한 상기 컨벤션 기본계획의 각 지출항목별 가격정보를 조달청의 가격정보사이트 또는 자체 가격정보 DB로부터 입수하거나 상기 원스탑 설정카드(40)에 기재된 비용으로부터 산출하여 상기 컨벤션 기본계획에 지출항목별 소요비용이 반영된 컨벤션 행사 실행계획안을 생성시킴으로써 사용자의 컨벤션 행사 실행계획 수립을 지원하는 예산산출부(7); 및
    상기 컨벤션 행사 개최지역의 천재지변, 날씨의 급변, 컨벤션 행사 관련 설비의 고장, 파손 또는 돌발사고에 따라 행사장소의 변경, 설비의 대체, 인력 및 설비의 추가 투입 중의 어느 하나 이상이 필요한 리스크상황이 발생하면 상기 리스크상황을 반영한 컨벤션 행사 실행계획 변경방안을 생성시켜 상기 예산산출부(7)에 송신하는 리스크관리부(8);를 더 포함하고,
    상기 리스크관리부(8)는 상기 컨벤션 행사 실행계획의 수립 이후 컨벤션 행사의 종료 시까지 상기 리스크상황이 상기 컨벤션 행사 실행계획에 실시간으로 반영되도록 관리하는 것을 특징으로 하는, 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템.
  2. 제1항에 있어서,
    상기 예산산출부(7)가 최초로 생성시킨 상기 컨벤션 행사 실행계획안 상의 총예산의 규모가 상기 기본사항으로 입력된 예산한도액을 초과하는 경우에는 상기 예산산출부(7)는 사용자가 사전에 지정한 우선순위에 따라 ① 일부 부대행사의 감축 또는 취소, ② 행사장소의 변경, ③ 객실 등급의 변경 또는 ④ 일반적인 지출항목에 대한 일률적인 예산 감축의 어느 하나 이상을 반영하여 상기 총예산의 규모가 상기 예산한도액 이내가 되도록 편성한 복수의 예산안을 생성시키는 것을 특징으로 하는, 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템.
  3. 제1항에 있어서,
    상기 컨벤션 관리시스템은, 컨벤션 행사장소의 선정을 지원하는 장소설정부(20);를 더 포함하고,
    상기 컨벤션 행사의 장소 선정 담당자가 후보 장소 또는 시설물을 방문하여 평가하고, 방문한 후보 장소 또는 시설물에서 휴대용 단말기(10)를 통해 상기 장소설정부(20)에 접속하여 접속자 ID 및 평가결과를 입력하면, 상기 장소설정부(20)는 입력자의 신분을 확인하고, 접속위치를 감지하여 해당 접속장소 또는 그에 위치한 시설물을 행사 개최장소 또는 행사 시설물 후보로 지정하여 상기 평가결과와 함께 등록하고, 후보 등록이 종료되면 상기 평가결과에 기초하여 컨벤션 행사장소를 선정하되, 당해 컨벤션 행사가 실내행사로 계획된 경우에는 실내 행사장소 1곳과 예비 장소 1곳을 선정하고, 상기 컨벤션 행사가 옥외행사로 계획된 경우에는 옥외 행사장소 1곳과 예비 장소 1곳 및 실내 행사로의 전환을 대비한 예비 실내장소 1곳을 선정하여 사용자에게 제공하는 것을 특징으로 하는, 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템.
  4. 삭제
  5. 제1항에 있어서,
    상기 리스크관리부(8)로부터 컨벤션 행사 실행계획 변경방안을 수신한 상기 예산산출부(7)는 상기 리스크상황을 컨벤션 행사 실행계획에 반영하여 실시간으로 관리함과 동시에 상기 변경된 컨벤션 행사 실행계획을 관계자들의 휴대용 단말기(10)에 전파하는 것을 특징으로 하는, 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템.
  6. 제1항에 있어서,
    상기 컨벤션 관리시스템은 광고부(60);를 더 포함하고,
    상기 광고부(60)는 상기 컨벤션 관리시스템 상에 입력되는 검색어(50)를 포함하는 컨벤션 행사정보를 검색하고, 검색된 컨벤션 행사정보를 광고 필드에 노출시키는 것을 특징으로 하는, 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템.
  7. 제1항에 있어서,
    상기 컨벤션 관리시스템은, 일정메일부(80)와 일정관리부(90);를 더 포함하고,
    상기 일정메일부(80)는 컨벤션 행사 준비를 위해 시스템 로그인한 사용자의 메일 정보를 읽어 들여 컨벤션 일정(70)을 메일로 통보하고,
    상기 일정관리부(90)는 컨벤션 일정(70)을 일정 관리 메뉴에 등록하는 것을 특징으로 하는, 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템.
KR1020200168009A 2020-08-05 2020-12-04 예산산출장치를 포함하는 컨벤션 관리시스템 KR102260197B1 (ko)

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