JPS60227557A - 電話受注管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 技術分野 本発明は電話受注管理システムに関し、特に自動ダイヤ
ル装置とデータ処理装置とを用いて構成され納入業者側
から顧客側へ発信して受注活動をなす能動型電話受注管
理システムに関する。

従来技術 流通業界等では、受注活動を合理化する方法として電話
による方法が手軽な形で利用されているが、特にある程
度限定された顧客に対する受注活動は一般に、納入者側
から顧客側へ発信する形をとっており、いわゆる能動型
電話受注システムと称されている。

このシステムにあっては、顧客と事前に取交した契約条
件（コール曜日、コール頻度、コール時間帯）等によシ
受注活動日の対象顧客を事前に選択し、対応する顧客台
帳を抽出してコール時間順に整理しその資料に従って手
動ダイヤル若しくはカードダイヤルと呼ばれる半自動ダ
イヤル装置を利用してコールする。その後、顧客台帳を
参照しつつ商談活動を行い、今回受注データを追加記入
すると共に本来の受注伝票に転記する。

この様に全てが人手に頼る形式でなされているので、誤
ダイヤル、誤記入等の人為的ミス及び作業ロスの発生等
積々の欠点を有している。

発明の目的 本発明はか５る従来システムの欠点を解決すべくなされ
たもので、その目的とするところは、上述の一連の作業
を自動化９合理化して誰にも操作可能とした能動型の電
話受注管理システムを提供することにある。

発明の構成 本発明による電話受注管理７ステムは、各顧客毎の受注
状態を示す受注データを記憶する記憶装置と、各種動作
指令を入力するキーボード装置と、各種データを可視表
示する表示装置と、自動ダイヤル発信可能な電話装置と
、これ等すべての装置に夫々接続されてデータ処理やこ
れ等装置の動作制御をなすデータ処理装置とを有し、顧
客毎の過去の受注データを予め記憶装置に記憶せしめて
おき、キーボード装置による特定顧客の呼出指令に応答
してこの特定顧客の電話番号を電話装置から自動発信さ
せ、この特定顧客の通話応答によりこの顧客に対応する
受注データを記憶装置から読出し表示装置に表示せしめ
ると共に、当該通話による今回受注データをキーボード
装置のキー人力操作により記憶装置へ書込むようにして
なることを特徴としている。

実施例 以下に図面を参照して本発明の詳細な説明する。

第１図は本発明の実施例のシステムブロック図であり、
１は画面表示用のＣＲＴ　（陰極線管）ディスプレイ装
置及びキーボード装置であり、２は中央処理装置であっ
て各装置間のデータ伝送を制御しまたＣＲＴディスプレ
イ装置やキーボード装置１よりのデータを処理記憶する
と共に各装置へデータを伝送するものである。３〜５は
それぞれ過去（直近）の実績受注データを記録した磁気
ディスク装置、顧客情報を記録した磁気ディスク装置、
今回受注データを記録する磁気ディスク装置である。６
は受注伝票を出力する印字装置を示している。

７は、中央処理装置２の指示によシ指定された特定顧客
の電話番号を自動的に発信する自動発信型通話モードの
自動ダイヤル装置であり、８けこの自動ダイヤル装置７
に接続されてノ・ンドフリーで通話が可能なヘッドセッ
トである。９け契約を締結している電話受注対象となる
顧客群であり、１０は電話交換網を示す。

か＼るシステム構成のもとに以下の手順に従った一連の
動作がなされる。

（１）当日コールする予定の顧客の選択、抽出（曜日、
コール頻度、担当者コードによる）作業、（２）契約条
件等で設定されているコール時間帯又はコールＪ＠序番
号による分類、順序付は作業、（３）該当顧客の直近の
受注記録の参照及び編集作業、 （４）データ処理システムのターミナル画面上への顧客
メニュー表示、 （５）オペレータ（電話による受注係）によるメニュー
選択作業、 （６）業務プログラムによる該当顧客の電話番号を自動
発信、 （７）相手先が受話器をとると同時に直近の受注記録を
画面上部に表示、（この時オペレータはヘッドセットに
より通常の商談活動を行う）（８）今回受注デ〜りのキ
ーボードからの入力により、受注伝票の自動発行、 （９）受注トランザクション（受注伝票）をデータ処理
システムの磁気ディスク記録装置に記録、α０）上記（
４）のメニュー画面を再度表示し、上記作業を繰返し実
施して１日の所定の受注活動を継続して実施、 （１１）　１日の受注活動終了時に日報レポートを自動
生成。

以下に第２図の処理フローを用いて上記（１）〜（６）
の手順につき具体的に説明する。

従来システムでの前処理すなわち対象データの抽出整理
は、全て中央処理装置２に接続されているＣＲＴディス
プレイ装置及びキーボード部１を対話形式で操作しつつ
諸条件を入力することにより実施される。そして、最終
的に顧客ファイルとして磁気ディスク装置４へ導入して
記録される。

しかる後に、抽出された顧客の一覧表が第２図の画面１
の形式で表示される。オペレータはこの画面１に表示さ
れている顧客のなかから特定のコールしたい顧客を選択
し、対応するメニューナンバを入力する。これに応答し
て中央処理装置２に内蔵されている業務プログラムが自
動ダイヤル装置７を制御し、該当電話番号を発信する。

そして電話交換網１０を経由して顧客９を呼出す。相手
先が電話口に出ると、画面は第２図の画面２の形式に変
り、業務プログラムで直近の複数回の受注テークを磁気
ディスク装置３より読出し、ＣＲＴディスプレイ装置１
の上半分に表示すると共に下半分に今回の受注データ入
力画面を表示する。更に自動ダイヤル装置７に付属して
いるヘッドセット８を通じてオペレータはハンドフリー
の形で今回ドセット８を通じて行える。その結果決定し
た受注内容をキーボード部１より入力することにより、
受注データ処理を中央処理装置２で行い印字装置６に出
力すると共に受注データファイルとして磁気ディスク装
置５に出力する。すると画面は前記の第２図の画面ｌの
顧客メニューを再度表示し、次の顧客向けの作業に備え
るという形で順次実行される。即ち受注活動に伴う後処
理つまり、受注データの登録及び受注伝票の発行も同時
並行的に実施される。

発明の効果 本発明によれば、以上説明したように、自動ダイヤル装
置とテーク処理システムとを組合せることにより、素人
でも確実、正確に受注活動することが可能となると同時
に前処理、後、処理も含めた一連の作業を含めて合理化
することが可能になる。

従って最近の人件費高騰の折から、パート又はアルバイ
ト要員を採用することによシ、効率的、効果的計画のも
とに電話を使用し、製品等の積極的売り込みを行うと共
に情報の収集と提供を行い販売の増進を計ると共に顧客
との信頼関係を確立２、維持することができる。

以上述べた実施例は受注活動であるが、類似した業務と
しては、電話を使用したモニター調査及び信用業務（ク
レジット）に於ける入金依頼のように幅広く適用可能で
ある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の実施例による能動型電話受注管理シス
テムの構成図、第２図は本発明の実施例の動作を説明す
る処理フローチャートである。 主要部分の符号の説明 １・・・ＣＲＴディスプレイ及びキーボード装置２・・
・中央処理装置 ３〜５・・・記臆装置　７・・・自動ダイヤル装置出願
人日本電気株式会社 代理人　弁理士　柳　川　信

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 各顧客毎の受注状態を示す受注データを記憶する記憶装
   置と、各種動作指令を入力するキーボー、ド装置と、各
   種データを可視表示する表示装置と、自動ダイヤル発信
   可能な電話装置と、これ等すべての装置に夫々接続され
   てデータ処理やこれ等装置の動作制御をなすデータ処理
   装置とを有し、顧客毎の過去の受注データを予め前記記
   憶手段に記憶せしめ、前記キーボード装置による特定顧
   客の呼出指令に応答してこの特定顧客の電話番号を前記
   電話装置から自動発信させ、前記特定顧客の通話応答に
   よりこの顧客に対応する受注データを前記記憶装置から
   読出し前記表示装置へ表示せしめると共に、当該通話に
   よる今回受注データを前記キーボード装置のキー人力操
   作によって前記記憶装置へ書込むようにしてなることを
   特徴とする電話受注管理システム。