JPH11194982A - 複数電子メールの連続処理方法及びメール連続処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】操作の手間や処理の待ち時間といったユーザの
負荷を軽減することが可能な複数メールの連続処理方法
及びメール連続処理プログラムを記録したコンピュータ
読み取り可能な記録媒体を提供する。 【解決手段】メールサーバに保存されている自分宛ての
全てのメールを自端末（パソコンやワークステーショ
ン）の記憶装置にメール毎にフォルダを設定して連続し
て格納し、格納したメールを読み出し、そのメール本文
及び添付ファイルの画面に次ファイルボタン及び次メー
ルボタンを設ける。メールサーバに保存されている自分
宛ての全てのメールを自端末の記憶装置にメール毎にフ
ォルダを設定して連続して格納し、格納した複数のメー
ルを連続して一括印刷する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、パソコンやワーク
ステーションを用いて電子メールを授受するシステムに
係り、特に複数の電子メールの本文及びそれに添付され
た複数のファイルを効率良く参照するのに好適な電子メ
ールの処理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、パソコンやワークステーションを
用いた通信である電子メールシステムが普及しており、
メール本文に、複数の各種ファイルを添付して送受信す
ることが可能なシステムが活用されている。パソコンや
ワークステーションから送信された電子メールは、パソ
コンやワークステーションの全体を統括するサーバで一
旦保存され、ユーザは、自分宛ての電子メールをメール
サーバを呼び出して閲覧する。

【０００３】この種の電子メールシステムにおいて、複
数のメール文書を閲覧する場合、ユーザは以下の操作を
行う。

【０００４】第１番目の電子メール（以下、単に「メー
ル」という）のメール本文を開いて表示画面を閲覧し、
続いてメールに添付されている最初のファイル（以下、
メールに添付されているファイルを「添付ファイル」と
いう）を開いて表示し、それを閲覧した後、表示してい
る添付ファイルを閉じ、次の添付ファイルを開いて閲覧
する。全ての添付ファイルを閲覧するまで、ファイル閲
覧処理（ファイルを開く、ファイルを閲覧する、ファイ
ルを閉じる）を繰返した後、メールを閉じ、第２番目の
メールを開く。そのようにして、全てのメールについ
て、メール処理（メールを開く、ファイル閲覧処理を添
付ファイル数だけ繰返す、メールを閉じる）を繰返す必
要がある。

【０００５】また、複数のメール文書を印刷する場合、
ユーザは以下の操作を行う。

【０００６】第１番目のメールの本文を開いて表示し、
本文を印刷後、画面を閉じ、次に最初の添付ファイルを
画面に開いて印刷操作を行う。添付ファイルの全ページ
／全シートの印刷処理が終了したら、添付ファイルを閉
じる。第１番目のメールの全ての添付ファイルを印刷す
るまで、ファイル印刷処理（添付ファイルを画面に開い
て印刷する、全ページの印刷処理が終了するまで待つ、
添付ファイルを閉じる）を繰返した後、メールを閉じ
て、第２番目のメールを開く。そのようにして、全ての
メールについて、メール印刷処理（メールを開く、ファ
イル印刷処理をファイル数だけ繰返す、印刷が終了した
らファイルを閉じる、メールを閉じる）を繰返す必要が
ある（例えばＬｏｔｕｓ社製電子メールソフト「ｃｃ：
Ｍａｉｌ」の取扱説明ファイル「オンラインヘルプ」参
照）。

【０００７】従って、従来の電子メールシステムには、
メールの数やメールの添付ファイルの数が多い場合に、
それらを連続して閲覧したり、印刷してから纏めて閲覧
する際、メールの開閉及び添付ファイルの開閉や印刷の
操作に非常に手間がかかるという問題点があった。

【０００８】また、メールの添付ファイルは１つずつし
か開くことができないため、特にファイルのサイズが大
きい場合は、ファイルが開くまでの待ち時間、ファイル
が閉じるまでの待ち時間、印刷処理が終了するまでの待
ち時間が長時間になるという問題点があった。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】本発明の目的は、従来
技術の前記問題点を解決し、各操作の手間や各処理の待
ち時間といったユーザの負荷を軽減することが可能な複
数電子メールの連続処理方法及びメール連続処理プログ
ラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を
提供することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明の第１の特徴は、
自分宛ての全てのメールを自端末（パソコンやワークス
テーション）の記憶装置にメール毎にフォルダを設定し
て連続して格納し、格納したメールを読み出して表示し
た画面に次ファイルボタンと次メールボタンを備えるこ
とにある。次ファイルボタンは、押されたときにフォル
ダの中にある次の添付ファイルをファイルの閉開操作な
しに読み出して表示するためのものであり、次メールボ
タンは、押されたときに次のフォルダにあるメールの本
文をファイルの閉開操作なしに読み出して表示するため
のものである。なお、そのときに閲覧していない添付フ
ァイルが残っていても直ちに次のフォルダに移る。

【００１１】そのような読み出しの制御手段を採用する
ことによって、ファイルの開く、閉じるを繰返すことな
く、ボタン操作だけで全てのメールを連続して参照して
いくことができ、効率良くメールを閲覧することができ
る。

【００１２】本発明の第２の特徴は、メールサーバに保
存されている自分宛ての全てのメールを自端末の記憶装
置にメール毎にフォルダを設定して連続して格納し、格
納した複数のメールを連続して一括印刷することにあ
る。そのような手段を採用することにより、メール本文
及び添付ファイルの開く、閉じるを繰返すことなく、全
てのメールを連続して印刷することができる。印刷して
から纏めて閲覧するを効率良く行なうことができる。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係る複数メールの
連続処理方法及びメール連続処理プログラムを記録した
コンピュータ読み取り可能な記録媒体を幾つかの実施例
によって示した発明の実施の形態を参照して更に詳細に
説明する。

【００１４】

【実施例】＜実施例１＞本発明のメール連続処理プログ
ラムを備えた複数の端末と、それらを統括するメールサ
ーバとからなる電子メールシステムの構成を図１に示
す。端末１には、自端末である端末１Ａと、端末１Ａに
メールを送信する別の端末１Ｂ，１Ｃ，１Ｄがあり、端
末１を統括するメールサーバは、端末１Ａ宛てのメール
を記憶装置２１にある電子メールプログラム２１１によ
って、同装置の電子メール格納部２１２に格納する。

【００１５】端末１のハードウェア構成を図１に同時に
示す。構成は、通常のパソコンと同様であり、キーボー
ド及びマウスからなる入力手段１１、メールサーバ２と
通信を行なうための通信接続装置１２、プログラムを実
行するＣＰＵ（Central Processing Unit）１３、プロ
グラム及びデータを記憶する記憶装置１４、プログラム
の実行結果を表示する表示装置１５及びプログラムの実
行結果を印刷するプリンタ３がバス線１０に接続されて
いる。プリンタ３は、端末１の周辺機器として端末１の
外部に設置されている。

【００１６】記憶装置１４は、電子メール部１７ａを備
え、ここに、通常の電子メールプログラム１６と、本発
明によるメール連続処理プログラム１８と、電子メール
プログラム１６をメール連続処理プログラム１８に作用
させるためのＶＩＭ（Vendor-Independent Messaging）
インターフェース１９（後で詳述する）とが格納されて
いる。記憶装置１４は、更に、受信したメールを格納す
るメール格納部１７ｂを備えている。

【００１７】メール連続処理プログラム１８は、メール
サーバ２からのメール受信を確定するためのメール開封
ユニット１８１と、受信したメールを連続してメール格
納部１７ｂに格納する処理を行なうメール格納処理ユニ
ット１８２と、メール格納部１７ｂに格納したメールを
入力手段１１からの指示に従って表示装置１５の画面に
表示させる画面表示処理ユニット１８３とからなる。

【００１８】以下に、メール連続処理プログラム１８の
実行内容を具体的に説明する。

【００１９】端末１Ａのユーザは、端末１Ｂ，１Ｃ，１
Ｄから届いた複数のメールに含まれる本文とその添付フ
ァイルを一つ一つ開閉しないで纏めて閲覧したい場合、
メール連続処理プログラム１８を起動する。これによ
り、メール連続処理プログラム１８は、以下の（１）〜
（３）の処理を自動的に行なう。次に、ユーザが（４）
の応答操作を行なうと、メール連続処理プログラム１８
は、引き続き（５）の処理を自動的に行なう。

【００２０】（１）メール開封ユニット１８１により、
電子メールプログラム１６を動作させて端末１Ａをメー
ルサーバ２に通信接続装置１２を介して接続し、電子メ
ール格納部２１２に格納されている端末１Ａ宛てのメー
ルを読出可能の状態にする（以下「ログインする」とい
う）。その際、端末１Ａのユーザが端末１Ａにプログラ
ムをインストール（組み込む）したときに予め設定した
ログイン名とパスワードを用いる。

【００２１】（２）メール格納処理ユニット１８２によ
り、端末１Ａのユーザが未開封の全てのメール本文と、
各々の添付ファイルの全てとを端末１の記憶装置１４の
メール格納部１７ｂにメール毎にフォルダを設定して順
々に保存していく。その際、メール開封ユニット１８１
により、通常のメールの開封処理と同様、端末１Ｂ，１
Ｃ，１Ｄから送信されたメールに開封確認が付いている
場合には、開封通知をメールサーバ２に返す。なお、メ
ール本文は、送信者、送信日時、件名、添付ファイル名
などの情報が加えられてメール情報となり、メール格納
部１７ｂにメール情報ファイルとして保存される。メー
ル情報ファイルと添付ファイルをメール格納部１７ｂに
保存していく方式としては、後で図３を用いて詳述する
が、メール１通につき１フォルダを作成し、そのフォル
ダの下に、メール情報ファイルと１つ以上の添付ファイ
ルを順々に保存していく方式とする。

【００２２】（３）メールがメール格納部１７ｂに保存
された後、画面表示処理ユニット１８３により、表示装
置１５に閲覧画面を表示させる。第１番目のメールのメ
ール情報を画面に表示し、続いて、同メールの第１番目
の添付ファイルを画面に表示する。その画面の例を図２
に示す。そして、添付ファイルが複数ある場合、画面２
２に［次ファイル］ボタン２３を表示し、メールが複数
ある場合、［次メール］ボタン２４を表示する。なお、
図２は、添付ファイルが複数あり、メールが複数ある場
合の画面の一例である。また、添付ファイルの種類は、
文書形式、図形、表形式など各種に対応している。

【００２３】（４）端末１Ａのユーザが［次ファイル］
ボタン２３、または［次メール］ボタン２４を押す。

【００２４】（５）［次ファイル］ボタン２３が押され
たら、現在表示中のファイルを閉じ、次の添付ファイル
を画面に表示する。［次メール］ボタン２４が押された
ら、現在表示中のファイルを閉じ、次のメールのメール
情報を表示し、続いてその第１番目の添付ファイルを画
面に表示する。

【００２５】次に、図３を参照して、メール情報ファイ
ルと添付ファイルをメモリ格納部１７ｂに保存していく
メール格納処理ユニット１８２の処理フローを詳しく説
明する。

【００２６】まず、フローを実現するため、ＶＩＭイン
ターフェース１９を用いる。同インターフェースは、マ
ルチベンダ固有のメッセージングシステム上で、メール
機能を備えたアプリケーションを開発することができる
業界標準のアプリケーション・プログラム・インターフ
ェースである。

【００２７】メール連続処理プログラム１８は、同プ
ログラムに組み込んだタイマー関数（図示せず）を用い
て予め設定した時刻に自動的に起動する。なお、起動
は、タイマーによらず、入力手段１１を用いたユーザに
よる起動が可能である。続いてプログラム１８のメール
開封ユニット１８１は、ＶＩＭインターフェース１９の
有するＶＩＭの関数を用いかつ電子メールプログラム１
６を起動してメールサーバ２にログインする（ログイン
ユーザ名とパスワードは、プログラム１８中に組み込ま
れている）（Ｓ３０１）。

【００２８】メール開封ユニット１８１は、ＶＩＭの
関数を用い、未開封のメールがあるかどうかを探す（Ｓ
３０２）。未開封のメールがなかったら、ＶＩＭの関数
を用いてメールサーバ２からログアウトし（接続を絶
ち）、本フローを終了する（Ｓ３１１）。

【００２９】未開封のメールがあったら、メール格納
処理ユニット１８２は、メール格納部１７ｂのカウンタ
ｎに初期値１を設定してｎ＝１とし（Ｓ３０３）、以下
の（Ｓ３０４）〜（Ｓ３１０）の処理を未開封のメール
がなくなるまで繰り返す。

【００３０】ｎ番目のメールについて、ｎ番目のフォ
ルダをメール格納部１７ｂに作成する（Ｓ３０４）。フ
ォルダ名は、mailｎとしてｎを４桁の数字で表わし、例
えば、ｎ＝１のときは、mail0001と表わす。

【００３１】ｎ番目のメールについて、ＶＩＭの関数
を用いて、メールに関する情報（送信日時、送信者、添
付ファイル名、件名など）を取得し、その情報をメール
本文に加えてメール情報のファイル（テキスト文書）と
し、同ファイルをmailｎフォルダ下に格納する（Ｓ３０
５）。

【００３２】ｎ番目のメールの全ての添付ファイルを
メールサーバ２の電子メール格納部２１２から順々に取
り出して、mailｎフォルダに格納していく（Ｓ３０６）
（図１を合わせて参照）。

【００３３】ｎ番目のメールの全ての添付ファイルに
ついて未処理の存在の有無をチェックし（Ｓ３０７）、
無を確認した場合、ｎ番目のメールの開封通知をメール
サーバ２に返信する（開封通知は、メールサーバ２から
送信者に伝えられる）（Ｓ３０８）。続いて、ｎを１だ
け増やしてｎ＝ｎ＋１とし（３０９）、そのフォルダに
未開封のメールがあるか否かを調べる（Ｓ３１０）。未
開封のメール有を検出した場合、ｎ＋１を改めてｎと
し、処理Ｓ３０４へ戻る。

【００３４】未開封のメールがなくなったら、即ち全
てのメールの全ての添付ファイルをメール格納部１７ｂ
に保存する処理が終了したら、ＶＩＭの関数を用いてメ
ールサーバ２からログアウトし（Ｓ３１１）、本フロー
を終了する。

【００３５】次に、図４を参照して、ファイルの開閉を
繰り返すことなくボタンの操作で画面の表示を行なう画
面表示処理ユニット１８３の処理フローを説明する。

【００３６】ｎ番目のメールのｍ番目の添付ファイル
を表示し（Ｓ４０１）、その画面の［次ファイル］ボタ
ン２３が押されると（Ｓ４０２）、ｍ番目の添付ファイ
ルを閉じ（Ｓ４０３）、ｍを１だけ増やしてｍ＝ｍ＋１
とし（Ｓ４０４）、それを改めてｍとして次の添付ファ
イルを開き（Ｓ４０５）、それを画面に表示する（Ｓ４
０１）。閲覧したいファイルのそれぞれを見終わる迄処
理Ｓ４０１〜処理Ｓ４０５を繰り返す。

【００３７】閲覧したいファイルを見終わり、［次メ
ール］ボタン２４が押されると（４０６）、ｎ番目のメ
ールのｍ番目の添付ファイルを閉じ（４０７）、ｎを１
だけ増やしてｎ＝ｎ＋１とし（Ｓ４０８）、それを改め
てｎとして次のメールを開き（Ｓ４０９）、その画面を
表示する（Ｓ４０１）。閲覧したいメールのそれぞれの
添付ファイルを見終わる迄処理Ｓ４０１〜処理Ｓ４０９
を繰り返す。

【００３８】閲覧したいメールのそれぞれの添付ファ
イルを見終わったとき［終了］ボタン２５（図２参照）
が押され（Ｓ４１０）、フローを終了する。

【００３９】以上に説明したように、本発明のメール連
続処理プログラム１８により、端末１のユーザは、複数
のメール本文や添付ファイルをいちいち開閉しないで、
ボタンを押す応答操作だけで、全てのメールの内容を連
続して参照していくことが可能となる。

【００４０】なお、メール連続処理プログラム１８は、
記録媒体に記録して提供することが可能である。

【００４１】＜実施例２＞実施例１におけるメール連続
処理プログラムの画面表処理ユニットを印刷処理ユニッ
トに変更した実施例を図５に示す。

【００４２】端末１Ａのユーザは、メールサーバ２から
得た端末１Ｂ，１Ｃ，１Ｄからの複数のメールを、一つ
一つ開閉しないで、全メールを紙に出力して纏めて閲覧
したい場合、印刷処理ユニット１８４を加えたメール連
続処理プログラム１８ａを起動する。起動は、ユーザに
よらず、同プログラムに組み込んだタイマー関数（図示
せず）を用いて予め設定した時刻に自動的に起動するこ
とが可能である。

【００４３】起動の後、メール連続処理プログラム１８
ａは、まず未開封の全てのメールをメール格納部１７ｂ
に格納するが、この処理は、実施例１において述べた
（１）〜（３）の処理及びその詳細説明の図３の処理フ
ローと同じであるので説明を省略する。次に、以下の
（４），（５）を実行し、メール格納部１７ｂに格納に
保存したメール情報ファイル及び添付ファイルを、１つ
ずつ順々に印刷していく。

【００４４】（４）第１番目のメールのメール情報ファ
イルを印刷し、その後、同メールの第１番目の添付ファ
イルの全頁を印刷する。

【００４５】（５）第１番目のメールの添付ファイルを
全て印刷し終えたら、同様にして、次のメールの印刷処
理を行ない、全てのメールのメール情報ファイルと全て
の添付ファイルの印刷が終了したとき、終了合図のメロ
ディ（プログラム中に設定）を流し、印刷日時、印刷フ
ァイル名、ファイルの枚数、印刷エラー情報などを記述
した「印刷結果報告の一覧」を画面に表示してそれを印
刷する。なお、添付ファイルの種類は、文書形式、図
形、表形式など各種に対応している。

【００４６】以上の複数のファイルを連続して印刷して
いく処理フローの詳細を図６を参照して説明する。

【００４７】図３に示した処理フローが終了した後、即
ち、未開封のメールが１件以上あって１つ以上のフォル
ダが作成された場合に、図６の処理フローが自動的に開
始する。

【００４８】カウンタｎに初期値１を設定し（Ｓ６０
１）、メールを格納した全てのフォルダについて処理
（Ｓ６０２）〜処理（Ｓ６０７）の処理を繰り返す。

【００４９】ｎ番目のフォルダ下にあるメール情報フ
ァイルを印刷する（Ｓ６０２）。

【００５０】ｎ番目のフォルダ下に添付ファイルを、
１ファイルずつ順々に印刷していく（Ｓ６０３）。

【００５１】１つのファイルの印刷を行なう毎に、印
刷処理の結果（印刷完了した枚数、印刷処理エラーな
ど）を、ログファイルに出力していく（Ｓ６０４）。

【００５２】ｎ番目のフォルダに印刷未処理のファイ
ルが存在するかをチェックし（Ｓ６０５）、未処理ファ
イルがない、即ち全てのファイルの印刷処理が終了した
ことを確認したら、ｎを１だけ増やす（ｎ＝ｎ＋１）
（Ｓ６０６）。

【００５３】１だけ増やしたｎ＋１番目のフォルダが
存在するかその有無をチェックし（Ｓ６０７）、有りで
あったら、処理（Ｓ６０２）へ戻る。

【００５４】ｎ＋１番目のフォルダが存在するかをチ
ェックし、同フォルダが無い、即ちメールを格納した全
てのフォルダ下の全てのファイルの印刷が終了したら、
印刷枚数、印刷処理エラーなどを記述した「処理結果レ
ポート」（ログファイル）を出力し（Ｓ６０８）、フロ
ーを終了する。

【００５５】以上に説明したように、本発明のメール連
続処理プログラム１８により、複数のメール本文や添付
ファイルを開閉することなく一括して連続印刷されるの
で、印刷された資料を纏めて閲覧することが可能とな
る。

【００５６】なお、メール連続処理プログラム１８は、
記録媒体に記録して提供することが可能である。

【００５７】また、云うまでもなく、画面表示処理ユニ
ット１８３を有する実施例１のメール連続処理プログラ
ム１８に実施例２の印刷処理ユニット１８４を加えるこ
とが可能であり、双方のユニットの効果を合わせて得る
ことができる。

【００５８】

【発明の効果】本発明によれば、メールの開く、閉じる
を繰返すことなくボタン操作だけで全てのメールを閲覧
することができ、更に、全メールを紙に出力して纏めて
閲覧することが可能となるので、メールやファイルの開
閉の手間や、開閉中および印刷中の待ち時間を削減する
ことができ、ユーザの負荷を軽減することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る複数メールの連続処理方法及びメ
ール連続処理プログラムを記録したコンピュータ読み取
り可能な記録媒体の第１の実施例を説明するための構成
図。

【図２】表示される画面の一例を示す図。

【図３】第１の実施例で用いるメール連続処理プログラ
ムのメール格納処理の手順を説明するためのフローチャ
ート図。

【図４】第１の実施例で用いるメール連続処理プログラ
ムの画面表示処理の手順を説明するためのフローチャー
ト図。

【図５】本発明の第２の実施例を説明するための構成
図。

【図６】第２の実施例で用いるメール連続処理プログラ
ムの印刷処理の手順を説明するためのフローチャート
図。

【符号の説明】

１…端末、２…メールサーバ、１４…記憶装置、１５…
表示装置、１７ａ…電子メール部、１７ｂ…メール格納
部、１８…メール連続処理プログラム。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の端末間で授受する本文と添付ファ
   イルからなる電子メールを端末の有するコンピュータに
   よって処理する方法であって、自端末宛ての電子メール
   をメール毎にフォルダを設定して自端末の記憶装置に連
   続して格納し、格納した電子メールを読み出して表示し
   た画面に次ファイルボタンと次メールボタンとを設け、
   次ファイルボタンが押されたときにフォルダの中で次に
   配置されている添付ファイルを表示し、次メールボタン
   が押されたときに次のフォルダに配置されている電子メ
   ールの本文を表示するように電子メールの読み出しを制
   御することを特徴とする複数電子メールの連続処理方
   法。
2. 【請求項２】 複数の端末間で授受する本文と添付ファ
   イルからなる電子メールを端末の有するコンピュータに
   よって処理するの処理方法であって、自端末宛ての電子
   メールをメール毎にフォルダを設定して自端末の記憶装
   置に連続して格納し、続いて、格納した電子メールを一
   括して連続印刷することを特徴とする複数電子メールの
   連続処理方法。
3. 【請求項３】 複数の端末間で授受する本文と添付ファ
   イルからなる電子メールを自端末の具備するコンピュー
   タによって処理するためのプログラムを記録した記録媒
   体であって、自端末宛ての電子メールをメール毎にフォ
   ルダを設定して自端末の記憶装置に連続して格納する手
   順と、格納した電子メールを読み出して表示した画面に
   次ファイルボタンと次メールボタンとを設け、次ファイ
   ルボタンが押されたときにフォルダの中で次に配置され
   ている添付ファイルを表示し、次メールボタンが押され
   たときに次のフォルダに配置されている電子メールの本
   文を表示するように電子メールの読み出しを制御する手
   順とをコンピュータに実行させることを特徴とするメー
   ル連続処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り
   可能な記録媒体。
4. 【請求項４】 複数の端末間で授受する本文と添付ファ
   イルからなる電子メールを自端末の具備するコンピュー
   タによって処理するための処理プログラムを記録した記
   録媒体であって、自端末宛ての電子メールをメール毎に
   フォルダを設定して自端末の記憶装置に連続して格納す
   る手順と、格納後に続いて格納した電子メールを一括し
   て連続印刷する手順とをコンピュータに実行させること
   を特徴とするメール連続処理プログラムを記録したコン
   ピュータ読み取り可能な記録媒体。