JPH10261164A

JPH10261164A - 事務経費管理システム

Info

Publication number: JPH10261164A
Application number: JP9083426A
Authority: JP
Inventors: Yuuri Iwakabe; 有里岩壁
Original assignee: Daiwa Denki Seisakusho Kk
Current assignee: Daiwa Denki Seisakusho Kk
Priority date: 1997-03-18
Filing date: 1997-03-18
Publication date: 1998-09-29

Abstract

(57)【要約】【課題】各部門等、各事業部等または各フロア等の各
単位毎の事務経費を細かいレベルで管理できない。【解決手段】ある集団１に設置された複写機２５０
Ａ，２５０Ｂ，２５０Ｃには、ＩＣカードリーダ／ライ
タ２００が取り付けられている。そして、ＩＣカードリ
ーダ／ライタ２００のＩＣカード挿入口２２４にＩＣカ
ードが挿入されることによって複写機２５０Ａ，２５０
Ｂ，２５０Ｃが使用可能になる。集計装置７０は、ＩＣ
カードのＥＥＰＲＯＭに書き込まれている各複写作業の
複写料金に係る情報、日付および時刻を読み取る。そし
て、個人毎あるいは部門毎の複写料金に係る項目のリス
トを作成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、企業等の集団にお
ける事業部等の各単位毎に、事務経費を正確に管理でき
る事務経費管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】１つの企業や１つの工場等の集団内に複
数の各部門や各事業部等の単位が存在している場合があ
る。その集団内には、一般に複数の複写機等の設備が存
在している。その場合に、各単位毎に複写機使用料を集
計する方法として、種々の方法がある。例えば、図８に
示すように、各単位に所属する人は、その単位に支給さ
れたキーカウンタ３０１Ａ，３０１Ｂ，３０１Ｃを用い
て複写機３００を使用する。例えば、部門Ａに属する人
は、キーカウンタ３０１Ａを用いて複写機３００を使用
する。複写機３００は、キーカウンタ３０１Ａが挿入さ
れると使用可能状態になり、１枚の複写が完了するたび
に、挿入されているキーカウンタ３０１Ａに対してカウ
ントアップ信号を与える。キーカウンタ３０１Ａは、カ
ウントアップ信号に応じて、計数値を「１」増やす。部
門Ｂ，Ｃに属する人は、キーカウンタ３０１Ｂ，３０１
Ｃを用いて複写機３００を使用する。そして、任意に、
あるいは所定の期間ごとに、例えば１カ月に１回、集団
全体の管理部門は、各単位のキーカウンタ３０１Ａ，３
０１Ｂ，３０１Ｃの管理者に計数値を問い合わせ、各単
位の複写機使用料を集計する。また、図９に示すよう
に、複写機４００が集計装置４１０に接続される方式も
ある。その場合には、各単位にその単位の部門番号が記
録された磁気カード４０１Ａ，４０１Ｂ，４０１Ｃが支
給される。各単位に所属する人は、その単位に属する磁
気カード４０１Ａ，４０１Ｂまたは４０１Ｃを用いて複
写機４００を使用する。複写機４００は、複写動作開始
時に、今挿入されている磁気カード４０１Ａ，４０１Ｂ
または４０１Ｃに記録されている部門番号を読み取って
それを集計装置４１０に対して送信する。そして、１枚
の複写が完了するたびに、カウントアップ信号を集計装
置４１０に対して送信する。集計装置４１０は、各単位
毎に複写機使用料を集計する。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来の事務経費管理シ
ステムは以上のように構成されているので、各単位毎の
正確な使用料を把握できない場合がある。例えば、部門
Ａの磁気カード４０１Ａを部門Ａに属する個人ａ１が使
用中であって、部門Ａに属する個人ａ２が緊急に複写を
行いたい場合には、部門Ｂの磁気カード４０１Ｂを借用
して複写機４００を使用することがある。そのような場
合には、集計装置４１０においてそのような事情を把握
することは困難であって、結局、そのときの複写機使用
料が本来部門Ａの経費とされるべきところ、部門Ｂの経
費として計上されてしまう。また、集団内で単位の再構
成がなされると、新たな単位構成に対応した新たな磁気
カードを作り直さなければならない。それに応じて、集
計装置４１０の構成変更が要求される場合もある。

【０００４】そこで、本発明は、各部門等、各事業部等
または各フロア等の各単位毎の事務経費をより容易かつ
正確に管理でき、さらには、より細かいレベルで事務経
費を管理できる事務経費管理システムを提供することを
目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明による事務経費管
理システムは、少なくとも各人が属する部門を特定する
データが記録された記憶担体と、記憶担体が挿入される
と設備を使用可能にするとともに、設備使用後に使用料
計算の基礎となる情報を記憶担体に書き込む情報書込手
段と、各記憶担体に書き込まれた情報にもとづいて、各
部門毎の設備使用料金を計算する料金管理装置とを備え
る。

【０００６】

【発明の実施の形態】図１は、本発明による事務経費管
理システムの一構成例を示すブロック図である。ここで
は、記憶担体としてＩＣカードが用いられる場合につい
て説明する。図に示すように、ある集団１に設置された
複写機２５０Ａ，２５０Ｂ，２５０Ｃには、ＩＣカード
リーダ／ライタ２００が取り付けられている。そして、
ＩＣカードリーダ／ライタ２００のＩＣカード挿入口２
２４にＩＣカードが挿入されることによって複写機２５
０Ａ，２５０Ｂ，２５０Ｃが使用可能になる。また、事
務経費管理システムには、料金集計を行う集計装置７０
も含まれる。

【０００７】図２は、このシステムで用いられるＩＣカ
ード５０を示すブロック図である。図に示すように、Ｉ
Ｃカード５０は、プログラムを内蔵したＣＰＵ５１、Ｅ
ＥＰＲＯＭ５２によるメモリ、および端子５３〜６０を
有するＩＣチップが内蔵されている。端子５３は電圧供
給端子であり、端子５７はグラウンド端子である。端子
５４はリセット信号入力端子、端子５５はクロック信号
入力端子、端子５８は書き込み電圧供給端子、端子５９
はデータ入出力端子である。端子５６，６０は、使用さ
れない予約端子である。

【０００８】図３は、ＩＣカードリーダ／ライタ２００
を示すブロック図である。図において、プログラムを内
蔵したＣＰＵ２３１は、Ｉ／Ｏポート２３２を介して複
写機２５０Ａ，２５０Ｂ，２５０Ｃと信号の授受を行
う。また、ＣＰＵ２３１は、ＩＣカード挿入口２２４に
挿入されたＩＣカード５０とＩ／Ｏポート２３２を介し
てデータをやりとりするとともに、Ｉ／Ｏポート２３２
および電圧変換回路２３３を介してＩＣカード５０に書
き込み信号を与える。電圧変換回路２３３は、ＩＣカー
ド５０に書き込み電圧を与えるものである。さらに、Ｃ
ＰＵ２３１には、時計ＩＣ２３４がバス接続されてい
る。なお、端子２３５はＩＣカード５０に動作電圧を与
える端子、端子２３８はＩＣカード５０にグラウンドレ
ベルを与える端子である。端子２３６はＩＣカード５０
にリセット信号を与えるための端子、端子２３７はＩＣ
カード５０にクロック信号を与えるための端子、端子２
３９はＩＣカード５０に書き込み電圧を与えるための端
子、端子２４０はＩＣカード５０とデータをやりとりす
るためのデータ入出力端子である。

【０００９】図４は、集計装置７０の構成を示すブロッ
ク図である。図に示すように、集計装置７０は、ＣＰＵ
７１、料金集計プログラムが格納されたＲＯＭ７２、デ
ータを格納するメモリ７３、ＩＣカード挿入口８１に挿
入されたＩＣカード５０とデータをやりとりするＩ／Ｏ
ポート７４、キーボード等の入力装置７５、およびプリ
ンタ７６を有する。なお、端子８５はＩＣカード５０に
動作電圧を与える端子、端子８８はＩＣカード５０にグ
ラウンドレベルを与える端子である。端子８６はＩＣカ
ード５０にリセット信号を与えるための端子、端子８７
はＩＣカード５０にクロック信号を与えるための端子、
端子８９はＩＣカード５０に電圧変換回路７８からの書
き込み電圧を与えるための端子、端子９０はＩＣカード
５０とデータをやりとりするためのデータ入出力端子で
ある。

【００１０】次に動作について説明する。各部門Ａ，
Ｂ，Ｃに在籍する各在籍者には、記憶担体の一例として
ＩＣカード５０が支給される。各ＩＣカード５０のＥＥ
ＰＲＯＭ５２には、あらかじめ各人のＩＤ番号とその人
が属する部門の部門番号とが記録されている。ＩＣカー
ド５０の保持者が複写機２５０Ａ，２５０Ｂ，２５０Ｃ
を使用する場合には、ＩＣカード５０を複写機２５０
Ａ，２５０Ｂ，２５０Ｃに付属しているカードリーダ／
ライタ２００のＩＣカード挿入口２２４に差し込む。す
ると、ＩＣカード５０における端子５３，５４，５５，
５７，５８，５９が、カードリーダ／ライタ２００にお
ける端子２３５，２３６，２３７，２３８，２３９，２
４０にそれぞれ合致する。カードリーダ／ライタ２００
は、あらかじめ各人のＩＤ番号とその人が属する部門の
部門番号とを保持している。しかし、必ずしも個人ＩＤ
番号と部門番号との双方を保持する必要はなく、そのう
ちのいずれかを保持していればよい。また、増員または
部門の増設・変更への対処を容易にするために、その集
団１の全構成員の数よりも多い数の個人ＩＤ番号を保持
していてもよい。また、その集団１の全部門数よりも多
い数の部門番号を保持していてもよい。

【００１１】カードリーダ／ライタ２００のＣＰＵ２３
１は、ＩＣカード５０の認証を行う。すなわち、ＩＣカ
ード５０の端子５９、カードリーダ／ライタ２００の端
子２４０およびＩ／Ｏポート２３２を介して、ＥＥＰＲ
ＯＭ５２に書き込まれている部門番号およびＩＤ番号を
読み取る。ここでは、複写機２５０Ａに接続されている
カードリーダ／ライタ２００にＩＣカード５０が挿入さ
れたとする。そして、ＥＥＰＲＯＭ５２に書き込まれて
いる部門番号およびＩＤ番号が、あらかじめ登録されて
いる番号群のうちにあるものであれば、ＣＰＵ２３１
は、Ｉ／Ｏポート２３２を介して複写機２５０Ａに対し
て使用許可信号を送る。複写機２５０Ａは、その信号に
応じて使用可能状態になる。ＥＥＰＲＯＭ５２に書き込
まれている部門番号およびＩＤ番号がカードリーダ／ラ
イタ２００において登録されていないものであるなら
ば、ＣＰＵ２３１は、使用可能信号を送らない。

【００１２】１枚の複写が行われるたびに、カードリー
ダ／ライタ２００のＣＰＵ２３１は、複写機２５０Ａか
らカウントアップ信号を受信し、Ｉ／Ｏポート２３２、
端子２４０およびＩＣカード５０の端子５９を介して、
ＩＣカード５０のＣＰＵ５１にカウントアップ信号を送
る。ＩＣカード５０のＣＰＵ５１は、ＥＥＰＲＯＭ５２
に記憶される今回の複写枚数をカウントアップする。複
写作業が完了したら、ＩＣカード５０の保持者は、ＩＣ
カード挿入口２４からＩＣカード５０を抜き取る。この
とき、ＩＣカード５０のＥＥＰＲＯＭ５２には、複写し
た枚数が今回の複写枚数として記憶されている。なお、
ＩＣカード５０の認証を行った後に、カードリーダ／ラ
イタ２００のＣＰＵ２３１は、時計ＩＣ２３４から日付
および時刻を入手しそれらもＩＣカード５０に送る。従
って、ＩＣカード５０のＥＥＰＲＯＭ５２には、今回の
複写枚数、日付および時刻が記憶される。また、複写枚
数のカウントアップ信号の他に、白黒コピーかカラーコ
ピーの別、用紙サイズ等の複写料金に係る情報を記憶さ
せてもよい。

【００１３】管理者は、定期的に、例えば各月の最終日
に各人のＩＣカード５０を回収する。そして、集計装置
７０のＩＣカード挿入口８１に順次ＩＣカード５０を挿
入する。集計装置７０において、ＩＣカード５０が集計
装置７０のＩＣカード挿入口８１に差し込まれると、Ｉ
Ｃカード５０における端子５３，５４，５５，５７，５
８，５９が、集計装置７０における端子８５，８６，８
７，８８，８９，９０にそれぞれ合致する。ＣＰＵ７１
は、ＩＣカード５０の端子５９、集計装置７０における
端子９０およびＩ／Ｏポート７４を介して、ＩＣカード
５０のＥＥＰＲＯＭ５２に書き込まれている部門番号お
よびＩＤ番号を読み取る。続いて、ＩＣカード５０のＥ
ＥＰＲＯＭ５２に書き込まれている各複写作業の複写料
金に係る情報、例えば、複写枚数、白黒コピーかカラー
コピーの別、用紙サイズ、日付および時刻を読み取る。
そして、個人毎あるいは部門毎の複写料金に係る項目の
リストを作成する。例えば、今扱っているＩＣカード５
０が部門Ａに属するａという個人であったならば、各行
に各複写作業の複写枚数、その他複写料金に係る項目、
日付および時刻が記入された個人ａの複写状況リストを
作成する。そして、複写状況リストにおける各複写状況
の総和を計算して、計算値を累積複写状況として複写状
況リストに追記する。さらに、ＣＰＵ７１は、部門Ａの
リストに、個人ａのＩＤ番号と累積複写状況とを追記す
る。なお、これらのリストは、メモリ７３内に存在す
る。リストに全ての複写状況の明細を入れると膨大なも
のとなる場合には、累積複写状況のみを作成してもよ
い。

【００１４】全てのカード保持者のＩＣカード５０につ
いての集計処理が完了すると、メモリ７３内に、各人の
複写状況一覧表および各部門Ａ，Ｂ，Ｃの複写状況一覧
表が作成されたことになる。集計装置７０のＣＰＵ７１
は、各部門Ａ，Ｂ，Ｃの複写状況一覧表における複写状
況の各総和を算出し、それを各部門Ａ，Ｂ，Ｃの複写状
況一覧表に追記する。さらに、累積複写状況計算後に、
各人および各部門Ａ，Ｂ，Ｃの累積複写状況に各項目の
単価を掛けて累積使用料金を算出し、それを各人および
各部門Ａ，Ｂ，Ｃの複写状況一覧表に追記する。以上の
ようにして、各人および各部門Ａ，Ｂ，Ｃの所定期間の
複写状況の総和および使用料金が算出される。

【００１５】なお、ＣＰＵ７１は、必要ならば、Ｉ／Ｏ
ポート７４、端子９０およびＩＣカード５０の端子５９
を介してＩＣカード５０に消去用データを与えるととも
に、電圧変換回路７８、端子８９およびＩＣカード５０
の端子５８を介して書き込み電圧を与えることによっ
て、ＩＣカード５０のＥＥＰＲＯＭ５２に消去用データ
を書き込む。すなわち、ＥＥＰＲＯＭ５２のデータを消
去する。そのようにした場合には、カード保持者が次に
初めて複写作業をするときには、ＥＥＰＲＯＭ５２内の
データは空になっている。従って、管理期間の当初にお
いてＩＣカード５０のメモリ内が空になるので、ＥＥＰ
ＲＯＭ５２が十分な容量を有する場合には、ＥＥＰＲＯ
Ｍ５２へのデータ書き込み時にメモリ容量チェックを行
う必要はない。そのようにしない場合には、複写開始時
にすでにＩＣカード５０のメモリが満杯になっている場
合が生ずる。そこで、カードリーダ／ライタ２００のＣ
ＰＵ２３１は、複写作業開始時時にＩＣカード５０のメ
モリ容量チェックを行い、満杯であれば最旧データを消
去するとともに、そのアドレス領域に複写枚数、日付お
よび時刻を書き込むようにする。

【００１６】会計担当者は、集計装置７０の入力装置７
５で所定の操作を行うことによってプリンタ７０に各人
および各部門Ａ，Ｂ，Ｃの複写状況一覧表を出力させる
ことができる。すなわち、会計担当者は、各部門毎の使
用料金を得ることができる。

【００１７】なお、その集団内に全体的な管理を行う上
位の計算機が存在する場合には、図４では示されていな
い通信装置を介して、ＩＣカード５０から読み取った各
データを上位の計算機に送信するようにしてもよい。そ
の場合には、上位の計算機が複写状況一覧表を作成す
る。従って、集計装置７０は、単にカード読み取り装置
として機能すればよい。なお、集計装置７０が複写状況
一覧表を作成する場合でも、集計装置７０はパーソナル
コンピュータ等で容易に実現することができる。

【００１８】ＩＣカード５０のＣＰＵ５１が、以下のよ
うに、累積複写状況の計算を行ってもよい。ＩＣカード
５０には、複写の料金に係る情報、例えば用紙サイズ別
に白黒コピー／カラーコピーの単価に関する情報が格納
されている。カードリーダ／ライタ２００のＣＰＵ２３
１からカウントアップ信号が送られてくると、今回の複
写枚数を、白黒コピーかカラーコピーの別および用紙の
サイズ別にカウントアップするとともに、累積複写状況
に係る項目もカウントアップする。そのようにした場合
には、集計装置７０は、ＩＣカード５０がカード挿入口
８１に挿入されると、ＩＣカード５０のＥＥＰＲＯＭ５
２に書き込まれている部門番号およびＩＤ番号を読み取
り、続いて、ＩＣカード５０のＥＥＰＲＯＭ５２に書き
込まれている各複写作業の複写料金に係る情報、日付お
よび時刻とともに累積複写状況の各データも読み取る。
従って、集計装置７０は、各人の累積複写状況の計算を
行わなくてよい。各人の各複写作業の複写状況までの管
理は要求されない場合には、ＩＣカード５０のＣＰＵ５
１は、各複写作業毎の複写状況のカウントアップを行わ
ず、累積複写状況のカウントアップのみを行う。その場
合には、各人毎の複写状況一覧表は作成されない。しか
し、部門単位の複写状況一覧表から、その管理期間にお
ける各人の複写状況を把握することができる。

【００１９】以上のように、各人にＩＣカード５０を保
持させ、集計装置７０で複写料金の集計を行う場合に
は、よりきめ細かい事務経費管理を行うことができる。
例えば、図８や図９に示されたシステムでは個人毎の管
理はできないし、部門別管理においても誤差が生ずる可
能性がある。また、図９に示されたシステムでは各複写
機４００が伝送路で集計装置４１０に接続される必要が
あるが、このシステムではそのようなことは要求されず
低コスト化を図ることができる。また、集計装置７０を
簡易なパーソナルコンピュータ等で実現できるので、本
システムにかかるコストはそれほど大きくない。後で例
示するようにＩＣカード５０を他の業務効率化処理にも
利用するようにすれば、本システムにかかるコストをよ
り低下させることができる。さらに、個人毎の複写状況
一覧表が作成される場合には、各個人において自己規制
が働いて、私用複写が低減する効果も期待できる。

【００２０】なお、ここでは、ＩＣカード５０に個人の
ＩＤ番号と部門のＩＤ番号との双方が記録されている場
合について説明したが、いずれか一方が記録されている
ようにしてもよい。個人のＩＤ番号のみが記録されてい
る場合でも、個人のＩＤ番号−部門の対応表が用意され
ていれば、料金集計時に、個人のＩＤ番号からその人が
属する部門が特定される。また、個人管理までは要求さ
れない場合には、部門のＩＤ番号のみがＩＣカード５０
に記録される。また、この実施形態では、複写機２５０
Ａ，２５０Ｂ，２５０Ｃの外部にＩＣカードリーダ／ラ
イタ２００が設けられる場合を例に説明したが、ＩＣカ
ードリーダ／ライタ２００は、複写機２５０Ａ，２５０
Ｂ，２５０Ｃに内蔵されていてもよい。

【００２１】上記の実施形態では複写機使用料の管理を
例に事務経費管理システムを説明したが、事務経費管理
システムは、複写機使用料の管理に限られない。例え
ば、以下のような電話料金管理にも適用できる。

【００２２】図５は、各部門Ａ，Ｂ，Ｃに設置される各
電話機の外観を示す平面図である。このシステムにおけ
る電話機は、送受話器２１、ダイアル部２２および表示
部２３のほかに、ＩＣカード挿入口２４を有する。図６
は、各電話機におけるＩＣカード制御部分を示すブロッ
ク図である。図において、プログラムを内蔵したＣＰＵ
３１は、Ｉ／Ｏポート３２を介して、ダイアル部２２の
各キーの接点信号を入力するとともに通話回路側（図示
せず）と信号の授受を行う。また、ＣＰＵ３１は、ＩＣ
カード挿入口２４に挿入されたＩＣカード５０とＩ／Ｏ
ポート３２を介してデータをやりとりするとともに、Ｉ
／Ｏポート３２および電圧変換回路３３を介してＩＣカ
ード５０に書き込み信号を与える。電圧変換回路３３
は、ＩＣカード５０に書き込み電圧を与えるものであ
る。さらに、ＣＰＵ３１には、時計ＩＣ３４がバス接続
されている。なお、端子３５はＩＣカード５０に動作電
圧を与える端子、端子３８はＩＣカード５０にグラウン
ドレベルを与える端子である。端子３６はＩＣカード５
０にリセット信号を与えるための端子、端子３７はＩＣ
カード５０にクロック信号を与えるための端子、端子３
９はＩＣカード５０に書き込み電圧を与えるための端
子、端子４０はＩＣカード５０とデータをやりとりする
ためのデータ入出力端子である。

【００２３】次に、動作について説明する。ＩＣカード
５０の保持者が電話をかける場合には、ＩＣカード５０
を電話機のＩＣカード挿入口２４に差し込む。すると、
ＩＣカード５０における端子５３，５４，５５，５７，
５８，５９が、電話機における端子３５，３６，３７，
３８，３９，４０にそれぞれ合致する。電話機のＣＰＵ
３１は、ＩＣカード５０の認証を行う。すなわち、ＩＣ
カード５０の端子５９、電話機の端子４０およびＩ／Ｏ
ポート３２を介して、ＥＥＰＲＯＭ５２に書き込まれて
いる部門番号およびＩＤ番号を読み取る。そして、それ
らが、あらかじめ登録されている番号群のうちにあるも
のであれば、電話機による発信ができる状態にする。部
門番号およびＩＤ番号が登録されていないものであるな
らば、ＣＰＵ３１は、ダイアル部２２に対する操作が行
われたとしても、入力された番号を通話回路側に渡さな
いようにする。なお、ＩＣカード５０の認証がパスしな
くても、また、ＩＣカード５０がＩＣカード挿入口２４
に差し込まれなくても、内線発信は可能である。

【００２４】ＩＣカード５０の認証がパスしたら、電話
機のＣＰＵ３１は、ダイアル部２２に入力された番号に
もとづいて発呼制御を行う。また、その番号を相手先電
話番号として記憶する。構内交換装置２から、相手先に
接続されたことを示す信号を受信したら、ＣＰＵ３１
は、時計ＩＣ３４からそのときの日付および時刻を入力
し記憶する。送受話器２１が置かれたことが通話回路側
から知らされたら、すなわち通話が完了したら、ＣＰＵ
３１は、時計ＩＣ３４からそのときの時刻を入力する。
そして、入力した時刻と記憶されている時刻との差をと
って通話時間を算出する。さらに、ＣＰＵ３１は、ＩＣ
カード５０の端子５９、電話機の端子４０およびＩ／Ｏ
ポート３２を介して、ＥＥＰＲＯＭ５２の空きエリアに
関する情報をＩＣカード５０から入力する。そして、Ｉ
／Ｏポート３２、端子４０およびＩＣカード５０の端子
５９を介して、ＩＣカード５０に書き込みアドレスを通
知する。書き込みアドレスは、ＥＥＰＲＯＭ５２の空き
エリアのうちのいずれかである。さらに、ＣＰＵ３１
は、Ｉ／Ｏポート３２、端子４０およびＩＣカード５０
の端子５９を介して、通話の相手先電話番号、日付およ
び通話時間をＩＣカード５０に送信する。同時に、Ｉ／
Ｏポート３２、電圧変換回路３３、端子３９およびＩＣ
カード５０の端子５８を介して、ＩＣカード５０に書き
込み電圧を与える。

【００２５】ＩＣカード５０において、ＣＰＵ５１は、
書き込みアドレスが通知されると、ＥＥＰＲＯＭ５２を
データ書き込み可能状態に設定する。そして、続いて送
信されてくるデータをＥＥＰＲＯＭ５２に与える。ＥＥ
ＰＲＯＭ５２には、端子５８を介して書き込み電圧が与
えられるので、データ、すなわち通話の相手先電話番
号、日付および通話時間が書き込まれる。以上のような
処理が完了したら、ＩＣカード５０が抜き出し可能にさ
れるので、ＩＣカード５０の保持者は、ＩＣカード挿入
口２４からＩＣカード５０を抜き取る。以上のようにし
て、ＩＣカード５０の保持者が外線電話をかけた場合
に、ＩＣカード５０に通話の相手先電話番号、日付およ
び通話時間が書き込まれる。

【００２６】集計装置７０において、メモリ７３には、
課金テーブルも格納される。課金テーブルには、その集
団が存在する地域の市外局番と他の各市外局番との間の
通話の単位料金が格納されている。

【００２７】ＩＣカード５０が集計装置７０のＩＣカー
ド挿入口８１に差し込まれると、集計装置７０のＣＰＵ
７１は、上述したようにＥＥＰＲＯＭ５２に書き込まれ
ている各複写作業の複写に係る情報、日付および時刻を
読み取って複写状況一覧表を作成するとともに、ＥＥＰ
ＲＯＭ５２に書き込まれている各通話の相手先電話番
号、日付および通話時間を順次読み取る。１つの通話の
相手先電話番号、日付および通話時間を読み取るたび
に、ＣＰＵ７１は、課金テーブルを参照してその通話の
通話料金を算出する。すなわち、相手先電話番号の市外
局番と自身が位置する地域の市外局番との間の単位料金
に通話時間を掛け合わせて通話料金を得る。そして、個
人毎および部門毎に、日付、相手先電話番号、通話時間
および通話料金を分類する。例えば、今扱っているＩＣ
カード５０が部門Ａに属するａという個人であったなら
ば、個人ａのリストにその通話の日付、相手先電話番
号、通話時間および通話料金を追記する。また、部門Ａ
のリストにその通話の日付、相手先電話番号、通話時
間、通話料金および個人ＩＤ番号を追記する。なお、こ
れらのリストは、メモリ７３内に存在する。

【００２８】全てのカード保持者のＩＣカード５０につ
いての料金集計処理が完了すると、メモリ７３内に、各
人の所定期間（例えば１カ月）の通話一覧表および各部
門Ａ，Ｂ，Ｃの通話一覧表が作成されたことになる。集
計装置７０のＣＰＵ７１は、さらに、各人の通話一覧表
における通話料金の各総和を算出し、それを各人の一覧
表に追記する。また、各部門Ａ，Ｂ，Ｃの通話一覧表に
おける通話料金の各総和を算出し、それを各部門Ａ，
Ｂ，Ｃの通話一覧表に追記する。以上のようにして、各
人および各部門Ａ，Ｂ，Ｃの所定期間の通話料金の総和
が算出される。

【００２９】なお、ＣＰＵ７１は、必要ならば、Ｉ／Ｏ
ポート７４、端子９０およびＩＣカード５０の端子５９
を介してＩＣカード５０に消去用データを与えるととも
に、電圧変換回路７８、端子８９およびＩＣカード５０
の端子５８を介して書き込み電圧を与えることによっ
て、ＩＣカード５０のＥＥＰＲＯＭ５２に消去用データ
を書き込む。すなわち、ＥＥＰＲＯＭ５２のデータを消
去する。そのようにした場合には、カード保持者が次に
初めて通話するときには、ＥＥＰＲＯＭ５２内のデータ
は空になっている。従って、管理期間の当初においてＩ
Ｃカード５０のメモリ内が空になるので、ＥＥＰＲＯＭ
５２が十分な容量を有する場合には、ＥＥＰＲＯＭ５２
へのデータ書き込み時にメモリ容量チェックを行う必要
はない。そのようにしない場合には、通話終了時にすで
にＩＣカード５０のメモリが満杯になっている場合が生
ずる。そこで、電話機のＣＰＵ３１は、通話終了時にＩ
Ｃカード５０のメモリ容量チェックを行い、満杯であれ
ば最旧データを消去するとともに、そのアドレス領域に
通話の相手先電話番号、日付および通話時間を書き込
む。

【００３０】会計担当者は、集計装置７０の入力装置７
５で所定の操作を行うことによってプリンタ７０に各人
および各部門Ａ，Ｂ，Ｃの通話料金の総和を含む通話一
覧表も出力させることができる。すなわち、会計担当者
は、各部門毎の電話料金も得ることができる。

【００３１】なお、その集団内に全体的な管理を行う上
位の計算機が存在する場合には、図５では示されていな
い通信装置を介して、ＩＣカード５０から読み取った各
データを上位の計算機に送信するようにしてもよい。そ
の場合には、上位の計算機が通話一覧表を作成する。従
って、集計装置７０は、単にカード読み取り装置として
機能すればよい。

【００３２】ＩＣカード５０のＥＥＰＲＯＭ５２が大容
量のものであれば、ＥＥＰＲＯＭ５２に課金テーブルを
組み込んでもよい。その場合には、ＩＣカード５０のＣ
ＰＵ５１が通話終了直後に通話料金の計算を行う。すな
わち、ＩＣカード５０のＣＰＵ５１は、電話機から送信
されＥＥＰＲＯＭ５２に書き込まれた相手先電話番号、
日付および通話時間を読み取り、課金テーブルを参照し
てその通話の通話料金を算出する。すなわち、相手先電
話番号の市外局番と自身が位置する地域の市外局番との
間の単位料金に通話時間を掛け合わせて通話料金を得
る。そして、通話料金を、相手先電話番号、日付および
通話時間に対応させてＥＥＰＲＯＭ５２に書き込む。

【００３３】そのようにした場合には、集計装置７０
は、ＩＣカード５０がカード挿入口８１に挿入される
と、ＩＣカード５０のＥＥＰＲＯＭ５２に書き込まれて
いる部門番号およびＩＤ番号を読み取り、続いて、ＩＣ
カード５０のＥＥＰＲＯＭ５２に書き込まれている各通
話の相手先電話番号、日付、通話時間および通話料金を
順次読み取る。そして、既に説明したような処理によっ
て、メモリ７３内に、各人の所定期間（例えば１カ月）
の通話一覧表および各部門Ａ，Ｂ，Ｃの通話一覧表を作
成する。この場合、集計装置７０は、通話料金計算を行
わないので、その構成が簡略化される。

【００３４】以上のように、各人にＩＣカード５０を保
持させ、集計装置７０で通話料金の集計を行う場合に
は、よりきめ細かい事務経費管理を行うことができる。
例えば、ＰＢＸの管理コンピュータによる事務経費管理
を利用した場合には、個人毎の管理はできないし、部門
別管理においても誤差が生ずる可能性がある。例えば、
一般に部門Ａに属する個人ａが部門Ｂに設置されている
電話機を利用することができるが、その場合には、本来
部門Ａの経費として扱われるべきところ、部門Ｂの経費
として扱われてしまう。本発明のように、ＩＣカード５
０に部門番号を記録しておくようにすれば、正確に部門
単位の事務経費管理を行うことができる。さらに、個人
毎の通話一覧表が作成される場合には、各個人において
自己規制が働いて、私用電話が低減する効果も期待でき
る。

【００３５】上記の実施形態では、各電話機にあらかじ
め番号群が登録されていて、挿入されたＩＣカード５０
に記録されている各人のＩＤ番号と部門番号とが、登録
されている番号群のいずれかの番号と一致したら使用許
可されたが、各電話機にそのような番号群を登録してお
かなくてもよい。その場合には、カード保持者は、ＩＣ
カード５０を電話機に挿入後、まず、ダイアル部２２か
らＩＤ番号をキー入力する。電話機のＣＰＵ３１は、入
力されたＩＤ番号とＩＣカード５０に記載されているＩ
Ｄ番号とを比較して一致したら電話機使用可能状態にす
る。

【００３６】なお、ここでは端末として電話機を例にと
ったが、データ端末等についても本発明は同様に適用さ
れる。

【００３７】各人にＩＣカード５０をもたせた場合に
は、ＩＣカード５０を用いた種々の業務効率化処理を行
うことができる。例えば、ＩＣカード５０に個人のＩＤ
番号が記録されているので、タイムカードとして利用す
ることもできる。図７は、ＩＣカード５０を読み取るタ
イムレコーダ１０１および業務管理コンピュータ１１０
を含む勤務管理システムの一例を示すブロック図であ
る。各人は、出勤時および退出時にＩＣカード５０をタ
イムレコーダ１０１のカード挿入口１０２に差し込む。
すると、時計を内蔵しているタイムレコーダ１０１は、
個人のＩＤ番号とそのときの時刻を業務管理コンピュー
タ１１０に送信する。業務管理コンピュータ１１０は、
それらのデータを受信して所定の勤務管理処理を行う。

【００３８】そのようなシステムがある場合に、定期的
に、例えば各月の最終日にタイムレコーダ１０１がＩＣ
カード５０に記録されている各複写作業の複写状況、日
付および時刻を順次読み取り、それらのデータも業務管
理コンピュータ１１０に送信すれば、業務管理コンピュ
ータ１１０は、既に説明した個人毎および部門毎の集計
を行うことができる。タイムレコーダ１０１によるＩＣ
カード５０のデータ読み取り処理は、既に説明した集計
装置７０におけるデータ読み取り処理と同じである。ま
た、業務管理コンピュータ１１０における集計処理は、
既に説明した集計装置７０における集計処理と同じであ
る。

【００３９】この場合には、所定期間（例えば１カ月）
の複写状況一覧表を作成するにあたって、各人のＩＣカ
ード５０を回収する必要はない。各人がタイムレコーダ
１０１にＩＣカード５０をかけるだけで、複写状況一覧
表の作成と通話料金集計処理が業務管理コンピュータ１
１０で実行される。また、ＩＣカード５０を電話料金管
理等の他の用途にも用いられる場合には、同様に、業務
管理コンピュータ１１０が、通話一覧表の作成等を行う
ことができる。なお、ここでは、記憶担体としてＩＣカ
ードを用いた場合について説明したが、メモリカード、
磁気カード、光カード等の他の記憶担体を用いることも
できる。

【００４０】

【発明の効果】以上のように、本発明によれば、事務経
費管理システムが、少なくとも各人が属する部門を特定
するデータが記録された記憶担体と、記憶担体が挿入さ
れると設備を使用可能にするとともに、設備使用後に使
用料計算の基礎となる情報を記憶担体に書き込む情報書
込手段と、任意にあるいは所定期間ごとに各記憶担体に
書き込まれた情報にもとづいて、各部門毎の設備使用料
金を計算する料金管理装置とを備えた構成となっている
ので、１つの集団における各単位毎の事務経費をより容
易かつ正確に管理でき、さらには、より細かいレベルで
事務経費を管理できる効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による事務経費管理システムの一構成
例を示すブロック図である。

【図２】ＩＣカードを示すブロック図である。

【図３】ＩＣカードリーダ／ライタの構成を示すブロ
ック図である。

【図４】集計装置の構成を示すブロック図である。

【図５】電話機の外観を示す平面図である。

【図６】電話機におけるＩＣカード制御部分を示すブ
ロック図である。

【図７】ＩＣカードを用いた勤務管理システムの一例
を示すブロック図である。

【図８】従来の事務経費管理システムの一構成例を示
すブロック図である。

【図９】従来の他の事務経費管理システムの一構成例
を示すブロック図である。

【符号の説明】

５０ＩＣカード７０集計装置２００ＩＣカードリーダ／ライタ２５０Ａ，２５０Ｂ，２５０Ｃ複写機

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の部門からなる１つの集団における
各人が所持し、少なくとも各人が属する部門を特定する
データが記録された記憶担体と、前記記憶担体が挿入されると設備を使用可能にするとと
もに、設備使用後に使用料計算の基礎となる情報を前記
記憶担体に書き込む情報書込手段と、前記各記憶担体に書き込まれた情報にもとづいて、各部
門毎の設備使用料金を計算する料金管理装置とを備えた
事務経費管理管理システム。