JPH10260925A - ヘルプデスク支援システムにおける情報回覧方法 - Google Patents

ヘルプデスク支援システムにおける情報回覧方法

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JPH10260925A
JPH10260925A JP6759097A JP6759097A JPH10260925A JP H10260925 A JPH10260925 A JP H10260925A JP 6759097 A JP6759097 A JP 6759097A JP 6759097 A JP6759097 A JP 6759097A JP H10260925 A JPH10260925 A JP H10260925A
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JP
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JP6759097A
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English (en)
Inventor
Sachiko Nagashima
祥子 長島
Aki Honda
亜紀 本多
Miya Nakaoka
美弥 中岡
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Hitachi Information Systems Ltd
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Hitachi Information Systems Ltd
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Publication date
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 回覧情報ファイルの転送量を軽減させてネッ
トワーク負荷を減らすことが可能なヘルプデスク支援シ
ステムにおける情報回覧方法を提供すること。 【解決手段】 問合せに関する情報をサーバコンピュー
タ(10)上のデータベース(12)に保存しておき、
該問合せに関する情報のアドレス情報(データベース1
2のキー情報)のみを回答クライアント(クライアント
コンピュータ30,40)に通知し、該回答クライアン
ト(クライアントコンピュータ30,40)は該通知さ
れたアドレス情報によって前記データベース(12)を
参照して、問合せに関する情報を確認し、必要な回答を
該データベース(12)に追加記入するようにしてい
る。この構成により、回覧情報ファイルの転送量が大幅
に削減されるため、ネットワークの負荷が大幅に減少す
る。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明はヘルプデスク支援シ
ステムにおける情報回覧方法に関し、特に効率よく情報
ファイルを回覧するのに好適な情報回覧方法に関する。
【0002】
【従来技術】近年、インターネットの普及によりWWW
(World Wide Web)による情報公開と電子メールの
利用が一般化し、さまざまな分野で活用され始めてい
る。このような状況において、ネットワークに接続され
た各機器を使用する利用者からの、コンピュータに関す
る種々の問合せに対して適切に回答するヘルプデスク業
務がある。このようなヘルプデスク業務を支援するヘル
プデスク支援システムは、利用者からの様々な種類の問
合せに対して回答しなくてはならないため、問合せに対
する対応を複数の回答者(回答クライアント)からなる
チームによって行う必要性が高い。そのため、従来のヘ
ルプデスク支援システムにおいては、メールシステムを
ベースにして利用者からの問合せ内容を複数の回答者に
順次回覧するとともに、その回覧の途中、各回答者によ
って逐次回答を追加記入し、全ての回答が揃った後、問
合せ者に対してそれらの回答を送信するように構成され
ており、その場合、問合せ内容や回答内容が記入された
回覧すべき情報ファイルそのものがネットワークの中を
行き来している。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】上述したように、従来
のヘルプデスク支援システムにおいては、問合せ内容や
回答内容が記入された回覧すべき情報ファイルそのもの
を順次各クライアント間で転送する形でヘルプデスク処
理が遂行されていたため、転送する情報量が大きくな
り、それに伴ってネットワークの負荷も膨大になってし
まうという問題があった。本発明の目的は上記問題点を
解決することにあり、ヘルプデスク支援システムにおい
て、回覧情報ファイルの転送量を軽減させてネットワー
クの負荷を減らすことが可能な情報回覧方法を提供する
ことにある。
【0004】
【課題を解決するための手段】本発明におけるヘルプデ
スク支援システムにおける情報回覧方法は、上記目的を
達成するために、回覧情報ファイルをサーバコンピュー
タ(10)上のデータベースとして格納しておき、その
データベースの格納位置を特定するアドレス情報のみを
ワークフローシステムで回覧するようにしている。さら
に具体的には、問合せに関する情報をサーバコンピュー
タ(10)上のデータベース(12)に保存しておき、
該問合せに関する情報の格納位置を特定するアドレス情
報(データベース12のキー情報となる)のみを回答ク
ライアント(クライアントコンピュータ30,40)に
通知し、該回答クライアント(クライアントコンピュー
タ30,40)は該通知されたアドレス情報によって前
記データベース(12)を参照して、問合せに関する情
報を確認し、必要な回答を該データベース(12)に追
加記入するようにしている。また、回答クライアント
(クライアントコンピュータ30,40)による回答が
全て完了した後に、データベース(12)に格納されて
いる前記問合せに関する情報や追加された回答をサーバ
コンピュータ(10)上の共有ファイル(14)に格納
するようにしている。この構成により、回覧情報ファイ
ルの転送量が大幅に削減されるため、ネットワークの負
荷も大幅に減少するという顕著な効果を奏する。
【0005】
【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施例について
図面を参照して詳細に説明する。図1は、本発明を使用
したヘルプデスク支援システムの一実施形態を示す全体
構成図である。同図において、10はサーバコンピュー
タ、20は問合せ者が使用するクライアントコンピュー
タ、30および40は問合せに対する回答者AおよびB
が使用するクライアントコンピュータ、50は前記サー
バコンピュータ10と前記クライアントコンピュータ2
0,30,40を結ぶLAN(Local Area Networ
k)またはWAN(Wide Area Network)などのネッ
トワークである。
【0006】サーバコンピュータ10は、問合せに関す
る情報を格納するデータベース12と、共有ファイル1
4と、各クライアント20,30,40からの入力を受
付けデータベース12との連携を司るとともに共有ファ
イル14の管理を行うWWWサーバ11と、各クライア
ント20,30,40へメーリングを行うメールサーバ
13とから構成される。また、各クライアント20,3
0,40の各々は、サーバコンピュータ10上のデータ
ベース12への入力および参照を行うとともに共有ファ
イル14を参照するためのWWWブラウザ(21,3
1,41)とメールを送受信するためのメールクライア
ント(22,32,42)とから構成される。
【0007】次に、本ヘルプデスク支援システムによる
処理手順を図2(ステップ101〜108),図3(ス
テップ109〜113),図4(ステップ114〜12
1)の流れ図に従って説明する。ここでは、問合せ者が
送信した問合せ情報が、2人の回答者Aと回答者Bとに
回覧され、それぞれの回答者によって必要な回答事項が
記入された後回答完了となり、最終回答内容がもとの問
合せ者へ返送されるまでの手順を例にして説明する。本
例では回覧する回答者の数が2人の場合を例にして説明
するが、回答者数は問合せ内容,回答者の回答守備範囲
などによって決まる任意の数である。
【0008】まず、問合せ者が問合せクライアント20
のWWWブラウザ21から問い合わせ情報を入力する
(図2のステップ101)。この場合の問合せ情報は、
例えば図5に一例を示すように、問合せの見出しとなる
件名、回答期限、問合せ者(質問者)に関する情報(所
属(会社の場合),氏名,電話番号など)、具体的問合
せ内容、対象とする(使用している)マシン環境などの
情報から構成される。なお、必須の入力項目に対して
は、その旨のコメントを付記したり、表示色を変えるな
どして問合せ者に認識可能なようにすることも可能であ
る。
【0009】WWWブラウザ21で入力された前記問合
せ情報は、ネットワーク50を介してサーバコンピュー
タ10のWWWサーバ11によって受付けられ(ステッ
プ102)、データベース12へ登録される。またこの
時、データベース12は問合せ番号の採番(ステップ1
03)および管理者への新規問合せ受付のメール送信
(ステップ104)を自動的に行う。
【0010】管理者は、データベース12から送られた
新規問合せ受付のメール送信を受け取り(ステップ10
5)、質問内容をブラウズし、その内容に基づいて回答
担当者(例えば、回答者Aおよび回答者B)を選択し担
当を振り分けるとともに(ステップ106)、必要なデ
ータベースの更新を行う(ステップ107)。
【0011】その後、振り分けられた回答担当者に対応
依頼メールを自動送出する。すなわち、管理担当者は、
データベース12の登録内容を参照し、新規問合せがあ
った旨のメールを前記振り分けられた最初の回覧者であ
る回答者Aへ自動送信する(ステップ108)。この
際、データベース12から送信されるメール本文には、
新規問合せ内容そのものではなく、メール本文には新規
問合せの番号(図2の例では、問題#;1)とその情報
ファイルが格納されているアドレス情報(図2の例で
は、http://xxx)。データベースの検索用キーに相当)
が記入される。
【0012】なお、本例では、新規問合せ番号と問合せ
情報ファイルが格納されているアドレス情報の両方を記
入しているが、新規問合せ番号と問合せ情報ファイルが
格納されているアドレス情報とは1対1に対応している
ため、どちらか一方だけをメール本文に記入するように
してもよい。
【0013】回答者Aはデータベース12から送信され
た新規問合せがあった旨のメールを回答者Aのメールク
ライアント32で受信し(図3のステップ109)、メ
ール本文中にあるアドレス情報(本例ではhttp://xxx)
を参照して、データベース12から該アドレスに対応す
る情報ファイルをWWWブラウザにて参照する(ステッ
プ110)。回答者Aは情報ファイルの内容を確認して
必要事項を更新(回答事項記入)した後(ステップ11
1,112)、次の回覧者である回答者Bに対して新規
問合せの番号(問題#;1)とその情報ファイルが格納
されているアドレス情報(本例ではhttp://xxx)が記入
されたメールを転送する(ステップ113)。
【0014】回答者Bは回答者Aから送信された新規問
合せがあった旨のメールをメールクライアント42で受
信し(図4のステップ114)、本文中にあるアドレス
(本例ではhttp://xxx)にあるデータベース12中の情
報ファイルをWWWブラウザ41にて参照する(ステッ
プ115)。回答者Bは情報ファイルの内容を確認して
必要事項を更新(回答事項の記入)した後、回答完了ス
テータス(回答完了を示す状態フラグ;図示せず)の更
新を行う(ステップ116,117)。
【0015】回答完了ステータスが更新されると、デー
タベース12はそれを確認して回答情報ファイルを作成
し、問合せ者へ回答完了した旨のメールを自動送信する
(ステップ118)。この際、データベース12は回答
内容そのものを送信するのではなく、メール本文には回
答番号(図3の例では、回答#:1)とその情報ファイ
ルが格納されているアドレス情報(図3の例では、htt
p://xxx)を記入する。
【0016】問合せ者はデータベース12から送信され
た回答メールをメールクライアント22で受信し(ステ
ップ119)、回答メール本文中にあるアドレス(本例
では、http://xxx)をWWWブラウザ21により参照
し、そのアドレスを用いて対応するデータベース12に
格納されている回答情報ファイルをWWWブラウザ21
にて表示して確認する(ステップ120,121)。
【0017】なお、上記の説明では、データベース12
に問合せ情報および追加された回答情報を蓄積してお
き、問合せ者はこのデータベース12をアドレス情報
(キーに相当)により回答情報を参照するようにした場
合を説明したが、問合せ情報および追加された回答情報
は、その後変更される確率は少ないので、図1に示すよ
うなサーバコンピュータ10内の設けられている共有フ
ァイル14にテキストファイル(htmファイル)などで
格納しておき、該情報の参照時にはデータベース12で
はなく共有ファイル14をアクセスするようにすること
により、データベース12のアクセス頻度を減少させる
ことができる。
【0018】以上説明したように、本実施例によれば、
問合せ者からの問合せ情報をサーバコンピュータ上のデ
ータベースに格納し、回答者はデータベースから問合せ
番号とその情報ファイルのデータベース上の格納位置を
示すアドレスを受け取り、これらを用いてデータベース
にアクセスして問い合わせ情報を確認し、必要な回答情
報を追加記入するようにしたので、問合せ番号またはア
ドレスだけを回答者に回覧するだけでよく、従来のよう
な問合せ情報そのものおよび回答者が追加したした回答
情報を直接回覧するのに比較してネットワークの負荷を
大幅に減らすことができる。
【0019】
【発明の効果】本発明によれば、ヘルプデスク支援シス
テムにおいて、各クライアントへ送信する内容がアドレ
ス情報のみとなるため、ネットワーク負荷が大幅に軽減
される。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明を使用したヘルプデスク支援システムの
一実施形態を示す全体構成図である。
【図2】本発明の情報回覧方法の動作を示す処理フロー
チャートである(その1)。
【図3】本発明の情報回覧方法の動作を示す処理フロー
チャートである(その2)。
【図4】本発明の情報回覧方法の動作を示す処理フロー
チャートである(その3)。
【図5】本発明の情報回覧方法に用いられる問合せフォ
ームの一例を示す図である。
【符号の説明】
10…サーバコンピュータ 11…WWWサーバシステム 12…データベースサーバシステム 13…メールサーバシステム 14…共有ファイル 20,30,40…クライアントコンピュータ 21,31,41…WWWブラウザシステム 22,32,42…メールクライアントシステム 50…LANまたはWAN回線

Claims (3)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 ネットワークに接続されたサーバコンピ
    ュータと複数のクライアントコンピュータを有し、1つ
    のクライアントコンピュータ(問合せクライアント)か
    らの問合せに対して1以上のクライアントコンピュータ
    (回答クライアント)により回答を行うヘルプデスク支
    援システムにおける情報回覧方法であって、 前記問合せに関する情報をサーバコンピュータ上のデー
    タベースに保存しておき、該問合せに関する情報の格納
    位置を特定するアドレス情報のみを回答クライアントに
    通知し、該回答クライアントは該通知されたアドレス情
    報によって前記データベースを参照して、問合せに関す
    る情報を確認し、必要な回答をデータベースに追加記入
    するようにしたことを特徴とするヘルプデスク支援シス
    テムにおける情報回覧方法。
  2. 【請求項2】 請求項1記載のヘルプデスク支援システ
    ムにおける情報回覧方法において、前記アドレス情報は
    データベースにおけるキー情報であることを特徴とする
    ヘルプデスク支援システムにおける情報回覧方法。
  3. 【請求項3】 請求項1または2記載のヘルプデスク支
    援システムにおける情報回覧方法において、回答クライ
    アントによる回答が全て完了した後に、前記問合せに関
    する情報および追加された前記回答クライアントによる
    回答をサーバコンピュータ上の共有ファイルに格納する
    ようにしたことを特徴とするヘルプデスク支援システム
    における情報回覧方法。
JP6759097A 1997-03-21 1997-03-21 ヘルプデスク支援システムにおける情報回覧方法 Pending JPH10260925A (ja)

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Cited By (2)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2000172588A (ja) * 1998-12-08 2000-06-23 Dis:Kk レポート通信システム
JP2000305872A (ja) * 1999-04-20 2000-11-02 Fujitsu Ltd 電子メールシステム、電子メール処理装置、電子メール処理方法および電子メール処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体

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