JPH10187560A - 文書配送システム及び配送情報管理プログラムを記録した媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数の文書配送サーバを有する文書配送シス
テムにおいて、文書配送経路の特定に必要な組織情報や
業務情報などの情報の設定・変更の処理を効率化する。 【解決手段】 文書配送システムの各文書配送サーバ２
０ａに組織情報管理プログラム２７ａを設ける。組織情
報管理プログラム２７ａは、文書配送サーバ２０ａに常
駐して組織定義プログラム２５ａによる組織情報の変更
を監視しており、組織情報が変更された場合には、変更
後の新たな組織情報を通信ネットワーク５０を介して他
の文書配送サーバ２０ｂ，２０ｃに送信する。また、組
織情報管理プログラム２７ａは、文書配送サーバ２０ｂ
又は２０ｃからの組織情報の送信を監視しており、それ
らサーバから組織情報を受信した場合には、組織情報格
納部２２ａの既存の組織情報をその受信した組織情報に
書き替える。これにより、一つの文書配送サーバで組織
情報を変更すると、他の文書配送サーバの組織情報が自
動的に変更される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワーク上に
構築される文書配送システムに関し、特に配送経路があ
らかじめ定義されている文書についての配送処理を管理
する文書配送システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】例えば、企業内の事務処理などにおいて
は、ある業務に関する文書を当該業務に関係する特定の
人に所定の順番で回覧するなど、あらかじめ定義された
経路に沿って文書を配送する処理が行われる。ＯＡ化、
ネットワーク化の進展に伴い、このような定型的な文書
の配送処理をネットワーク上で実現することが要望さ
れ、この要望に応える文書配送システムもいくつか提案
されている。

【０００３】このような文書配送システムの従来例とし
て、例えば特開平６−２３１０５９号公報に示されるシ
ステムがある。図１１は、この従来システムの全体構成
図である。図１１に示すように、文書配送システムは、
各人に割り当てられた作業端末１２０と、各作業端末１
２０同士の間の文書配送を実行する文書配送サーバ１０
０とが、ＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）１
１０を介して相互接続されることにより構成されてい
る。

【０００４】この従来システムの構成及び機能を、図１
２を参照してさらに詳細に説明する。図１２において、
文書配送サーバ１００は、文書配送処理の対象となる組
織の構成を定義した組織情報と、この組織情報を用いて
各業務についての文書の配送経路を定義した業務情報
と、をファイル装置１０７内に保持している。具体的に
は、業務情報は業務情報格納部１０１に、組織情報は組
織情報格納部１０２に格納されている。これら組織情報
及び業務情報は、所定の権限を有するシステム管理者
が、それぞれ組織定義プログラム１０５及び業務定義プ
ログラム１０４を用いて編集する。また、ファイル装置
１０７には、配送対象の文書を格納する文書格納部１０
３が設けられる。

【０００５】文書配送サービスを受けるユーザは、作業
端末１２０にて端末処理プログラム１２１を用いて文書
を作成し、その文書のデータと共にその文書がいずれの
業務に関するものかを示す情報を文書配送サーバ１００
に送信し、文書配送処理を要求する。要求を受けた文書
配送サーバ１００は、業務情報格納部１０１からその文
書が属する業務の業務情報を検索して当該文書の配送経
路を求め、その配送経路に示される次の配送先の作業端
末１２０を組織情報によって特定して、特定された作業
端末１２０に対して文書を配送する。この配送処理は、
配送制御プログラム１０６により実行される。一方、文
書を受け取った側の作業端末１２０では、端末処理プロ
グラム１２１によりその文書がディスプレイなどに表示
され、ユーザは、この表示を見ながらその文書に対して
コメント記入などの所定の処理を施したのち、文書配送
サーバ１００に対して文書配送を要求する。すると、文
書配送サーバ１００が、業務情報と組織情報とに基づき
前述と同様にして次の配送先を求め、その配送先に対し
て文書を配送する。従来システムでは、このようにし
て、当該業務についての所定の配送経路に沿って文書が
順に配送されていく。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】上記従来システムは、
ＬＡＮを念頭においたシステムであり、１つの文書配送
サーバですべての作業端末についての配送処理をまかな
うものである。したがって、従来システムでは、文書配
送サーバの性能が許す限界の数の作業端末までにしか文
書配送サービスを提供することができない。複数の文書
配送サーバをネットワークで接続すればシステム全体と
して接続可能な作業端末の数を増やすことができるが、
この場合、文書配送処理のために必要な組織情報や業務
情報は各文書配送サーバごとに設定する必要があり、組
織情報や業務情報に変更がある場合には各文書配送サー
バごとに設定の変更を行わなければならず、作業効率が
悪くなる。

【０００７】また、上記従来システムでは、文書配送経
路を変更すると変更前の経路情報は破棄してしまうた
め、ある業務についての文書が配送されている途中で当
該業務についての文書配送経路に変更が生じると、これ
以降は変更後の配送経路に従って文書が配送されてしま
うことになり、最初に文書を送り出した文書作成者の意
図とは異なる経路で配送されてしまうという不都合が生
じていた。

【０００８】本発明は、このような問題を解決するため
になされたものであり、その第１の目的は、複数の文書
配送サーバ（あるいはこれに相当する機能を有する装
置）を有する文書配送システムにおいて、前述の組織情
報や業務情報などのように文書配送経路の特定に必要な
情報の設定及び変更の処理を効率化することである。

【０００９】また、本発明の第２の目的は、文書の配送
途中で当該文書の配送経路が変更された場合にも、その
文書を当初意図された配送経路に沿って配送できるよう
にすることである。

【００１０】

【課題を解決するための手段】前述の目的を達成するた
めに、第１の発明に係る文書配送システムは、文書の配
送経路を特定するための配送情報に基づいて文書配送処
理を管理する複数の文書配送装置を含む文書配送システ
ムにおいて、前記各文書配送装置は、前記配送情報を定
義又は変更するための配送情報定義手段と、前記配送情
報を格納する配送情報格納手段と、前記配送情報定義手
段にて配送情報が定義又は変更された場合は、定義後又
は変更後の配送情報を他の文書配送装置に送信し、他の
文書配送装置から配送情報を受信した場合は、当該受信
した配送情報にて前記配送情報格納手段内の配送情報を
更新する配送情報管理手段とを有するものである。

【００１１】第２の発明に係る文書配送システムは、文
書配送サーバと当該文書配送サーバに接続された１以上
の作業端末とを含むサブシステムが複数個結合して構成
され、前記各文書配送サーバは、前記各文書配送サーバ
及び前記各作業端末の接続関係を定義した組織情報と、
前記組織情報に基づき各業務の文書配送経路を定義した
業務情報とに基づいて、前記サブシステム内の文書配送
処理及び前記サブシステム間にまたがる文書配送処理を
管理する文書配送システムにおいて、前記各文書配送サ
ーバは、前記組織情報を定義又は変更するための組織定
義手段と、前記組織情報を格納する組織情報格納手段
と、前記組織定義手段によって組織情報が定義又は変更
された場合は、定義後又は変更後の組織情報を他の各文
書配送サーバに送信し、他の文書配送サーバから組織情
報を受信した場合は、当該受信した組織情報によって前
記組織情報格納手段内の組織情報を更新する組織情報管
理手段とを有するものである。

【００１２】第３の発明は、前記第２の発明において、
前記業務情報における各業務の文書配送経路を定義又は
変更するための業務定義手段と、前記業務情報を格納す
る業務情報格納手段と、前記業務定義手段によって文書
配送経路が定義又は変更された場合は、定義後又は変更
後の文書配送経路の情報を他の各文書配送サーバに送信
し、他の文書配送装置から文書配送経路の情報を受信し
た場合は、当該受信した文書配送経路の情報により前記
業務情報格納手段内の前記業務情報を更新する業務情報
管理手段とを有するものである。

【００１３】第４の発明は、前記第３の発明において、
前記業務定義手段は、各業務の文書配送経路を定義又は
変更するごとに、当該文書配送経路にバージョンを示す
版識別子を付与し、前記業務情報格納手段は、各業務の
文書配送経路を各バージョンごとに版識別子と対応づけ
て格納し、前記業務情報管理手段は、文書配送経路の情
報を送信する場合には当該文書配送経路の版識別子も共
に送信し、文書配送経路の情報及び版識別子を受信した
場合には当該文書配送経路の情報を当該版識別子と対応
づけて前記業務情報格納手段に格納し、各業務の文書
は、当該文書の作成時における当該業務の文書配送経路
の最新バージョンを表す版識別子を付加して配送され、
前記各文書配送サーバは、文書に付加された版識別子を
参照して当該文書の文書配送経路を特定するものであ
る。

【００１４】第５の発明は、前記第３又は第４の発明に
おいて、前記業務情報管理手段は、新規定義後又は変更
後の文書配送経路の情報を、当該文書配送経路上の文書
配送サーバにのみ送信するものである。

【００１５】第６の発明に係る文書配送システムは、複
数の作業端末の間での文書配送を行う文書配送システム
であって、前記各作業端末は、前記各作業端末の位置を
定義した組織情報と、各業務ごとの文書配送経路を前記
組織情報に基づき定義した業務情報とに基づいて文書配
送処理を管理する文書配送システムにおいて、前記各作
業端末は、前記組織情報を定義又は変更するための組織
定義手段と、前記組織情報を格納する組織情報格納手段
と、前記組織定義手段によって組織情報が定義又は変更
された場合は、定義後又は変更後の組織情報を他の各作
業端末に送信し、他の作業端末から組織情報を受信した
場合は、当該受信した組織情報によって前記組織情報格
納手段内の組織情報を更新する組織情報管理手段とを有
するものである。

【００１６】第７の発明は、前記第６の発明において、
前記業務情報における各業務の文書配送経路を定義又は
変更するための業務定義手段と、前記業務情報を格納す
る業務情報格納手段と、前記業務定義手段によって文書
配送経路が定義又は変更された場合は、定義後又は変更
後の文書配送経路の情報を他の各作業端末に送信し、他
の文書配送装置から文書配送経路の情報を受信した場合
は、当該受信した文書配送経路の情報により前記業務情
報格納手段内の前記業務情報を更新する業務情報管理手
段とを有するものである。

【００１７】第８の発明は、前記第７の発明において、
前記業務定義手段は、各業務の文書配送経路を定義又は
変更するごとに、当該文書配送経路にバージョンを示す
版識別子を付与し、前記業務情報格納手段は、各業務の
文書配送経路を各バージョンごとに版識別子と対応づけ
て格納し、前記業務情報管理手段は、文書配送経路の情
報を送信する場合には当該文書配送経路の版識別子も共
に送信し、文書配送経路の情報及び版識別子を受信した
場合には当該文書配送経路の情報を当該版識別子と対応
づけて前記業務情報格納手段に格納し、各業務の文書
は、当該文書の作成時における当該業務の文書配送経路
の最新バージョンを表す版識別子を付加して配送され、
前記各作業端末は、文書に付加された版識別子を参照し
て当該文書の文書配送経路を特定するものである。

【００１８】第９の発明は、前記第７又は第８の発明に
おいて、前記業務情報管理手段は、新規定義後又は変更
後の文書配送経路の情報を、当該文書配送経路上の作業
端末にのみ送信するものである。

【００１９】第１０の発明に係る媒体は、文書の配送経
路を特定するための配送情報に基づき文書配送処理を管
理する文書配送装置として機能するコンピュータに、前
記配送情報が定義又は変更された場合に、定義後又は変
更後の配送情報を当該配送情報に基づき他の文書配送装
置に送信する手順と、他の文書配送装置から配送情報を
受信した場合に、当該受信した配送情報にて自らの配送
情報を更新する手順とを実行させるための配送情報管理
プログラムを記録したものである。

【００２０】

【発明の実施の形態】

実施の形態１．図１は、本発明に係る文書配送システム
の実施の形態１の概略構成図である。図１の文書配送シ
ステムは、３つのサブシステム１０ａ，１０ｂ，１０ｃ
を含んでいる。以下、サブシステム１０ａを例にとっ
て、その内部の構成を詳細に説明する。

【００２１】サブシステム１０ａは、１台の文書配送サ
ーバ２０ａに対し、１以上の作業端末４０ａがＬＡＮ
（ローカル・エリア・ネットワーク）３０ａを介して接
続されることにより構成されている。作業端末４０ａ
は、例えば、各ユーザごとに割り当てられたパーソナル
コンピュータやワークステーションなどである。また、
文書配送サーバ２０ａは、各作業端末４０ａに対して文
書配送サービスを提供するサーバであり、パーソナルコ
ンピュータやワークステーション上などに構築すること
ができる。

【００２２】文書配送サーバ２０ａは、文書の配送経路
を特定するために用いる配送情報として、業務情報と組
織情報を保持している。業務情報及び組織情報は、配送
情報格納手段としての業務情報格納部２１ａ及び組織情
報格納部２２ａにそれぞれ格納される。

【００２３】ここで、組織情報は、文書配送システムに
おける文書配送サーバ及び作業端末の接続構成を示す情
報であり、図２にそのデータ内容の一例を上げる。図２
に示すように、組織情報２２０は、文書配送サーバ一覧
情報２２１と、作業端末一覧情報２２２とから構成され
ている。文書配送サーバ一覧情報２２１には、文書配送
システムに含まれる各文書配送サーバごとに、その識別
名（「文書配送サーバ名」）とその文書配送サーバのネ
ットワーク上での位置を表す情報（「ネットワーク位置
情報」）とが登録されている。また、作業端末一覧情報
２２２には、文書配送システムに含まれる各作業端末ご
とに、その識別名（「作業端末名」）、その作業端末が
接続された文書配送サーバの識別名（「接続文書配送サ
ーバ名」）、及びその作業端末のネットワーク上での位
置を表す情報（「ネットワーク位置情報」）が登録され
ている。なお、上記各一覧情報において、ネットワーク
位置情報としては、例えば、ネットワークディレクトリ
名を用いることができる。

【００２４】また、業務情報は、各業務についての文書
の配送経路を示す情報であり、例えば図３に示す業務情
報２１０はその一例である。この業務情報２１０には、
各業務ごとに、その業務の名称（「業務名」）、その業
務の識別子（「業務ＩＤ」）、及びその業務についての
文書を配送する経路（「配送経路情報」）が登録されて
いる。ここで、業務名は、主としてユーザによる業務の
識別のために利用され、業務ＩＤは、主として文書配送
サーバなどのコンピュータによる業務の識別のために利
用される。また、この例では、配送経路情報は、文書の
配送先の作業端末名を、配送順序に従って並べることに
より定義される。なお、版識別子は、配送経路情報のバ
ージョンを示す識別子であり、その利用方法の詳細につ
いては、後述の実施の形態３にて説明する。

【００２５】また、文書配送サーバ２０ａには、配送対
象の文書に関するデータを格納する文書格納部２３ａが
設けられる。より詳しくは、文書格納部２３ａには、配
送対象の文書の内容を示す実体データと、配送処理の制
御のために用いられる当該文書の管理データとが、互い
に対応づけて格納される。図３に示す文書情報２３０
は、この文書の管理データの一例である。文書情報２３
０の各文書のレコードには、「文書名」、「文書属
性」、「版識別子」、「業務名」、及び「業務ＩＤ」の
データが含まれる。ここで、「文書名」は、ユーザが当
該文書に付けた名称である。また、「業務名」、「業務
ＩＤ」及び「版識別子」は、前述の業務情報２１０にお
ける同名のデータと同じ内容であり、当該文書の配送経
路を特定するために用いる。すなわち、「業務名」及び
「業務ＩＤ」は、当該文書がどの業務に関するものかを
示すデータであり、これらと「版識別子」とから当該文
書の配送経路を特定する。そして、「文書属性」は、そ
の他当該文書の管理のために用いる属性情報であり、当
該文書の処理優先度や配送履歴、当該文書の現在位置
（当該文書が現在存在する作業端末）などの情報を含ん
でいる。なお、この文書格納部２３ａや、前述の業務情
報格納部２１ａ及び組織情報格納部２２ａは、文書配送
サーバ２０ａに接続されたハードディスク装置などのフ
ァイル装置（図示せず）内に構築される。

【００２６】また、文書配送サーバ２０ａは、業務情報
や組織情報のような配送情報を定義又は変更するための
配送情報定義手段として、業務定義プログラム２４ａ及
び組織定義プログラム２５ａを有している。すなわち、
業務定義プログラム２４ａ及び組織定義プログラム２５
ａは、文書配送サーバ２０ａにて実行されることによ
り、それぞれ業務情報及び組織情報を定義又は変更する
ための手段として機能する。

【００２７】さらに、文書配送サーバ２０ａは、文書の
配送処理を制御する配送制御プログラム２６ａを有して
いる。配送制御プログラム２６ａによる文書配送処理の
詳細については後述する。

【００２８】そして、文書配送サーバ２０ａは、組織情
報などの配送情報に変更があった場合などに各サブシス
テム間での配送情報の整合性の維持などの管理処理を行
う配送情報管理手段として、組織情報管理プログラム２
７ａを有している。すなわち、組織情報管理プログラム
２７ａは、文書配送サーバ２０ａにて実行されることに
より、組織情報が変更された場合において他の文書配送
サーバと組織情報の整合性を維持するための手段として
機能する。組織情報管理プログラム２７ａは、文書配送
サーバ２０ａに常駐し、文書配送サーバ２０ａでの組織
情報の変更、及び他のサブシステム１０ｂ又は１０ｃか
らの組織情報の送信を監視している。そして、組織情報
管理プログラム２７ａは、当該文書配送サーバ２０ａに
て組織情報が変更された場合には、変更後の新たな組織
情報を通信ネットワーク５０を介して他の文書配送サー
バ２０ｂ，２０ｃに送信する。また、他の文書配送サー
バ２０ｂ又は２０ｃから変更された組織情報を受信した
場合には、組織情報格納部２２ａの既存の組織情報をそ
の受信した組織情報に書き替える。なお、組織情報管理
プログラム２７ａによる組織情報管理処理の詳細につい
ては後に説明する。

【００２９】以上、サブシステム１０ａの構成及び機能
について説明した。この他のサブシステム１０ｂ及び１
０ｃは、このサブシステム１０ａと同様の構成を有して
おり、例えばサブシステム１０ｂの各構成要素２０ｂ〜
４０ｂは、それぞれサブシステム１０ａの各構成要素２
０ａ〜４０ａと同等の機能を有する。また、サブシステ
ム１０ｃは、文書配送サーバ２０ａと同等の機能を有す
る文書配送サーバ２０ｃを有し、当該サブシステム内の
各作業端末に対して文書配送サービスを提供している
が、繁雑さを避けるため詳細部分の図示は省略してい
る。この実施の形態１の文書配送システムは、このサブ
システム１０ａと同等の機能を有する複数のサブシステ
ム１０ａ〜１０ｃが、広域ネットワークやＬＡＮなどの
通信ネットワーク５０を介して接続されることにより構
成される。なお、図１には３つのサブシステムしか図示
していないが、文書配送システムを構成するサブシステ
ムの数には原理上では制限はない。

【００３０】以上、実施の形態１の全体構成について説
明した。次に、この実施の形態１における文書配送処
理、及び組織情報の変更時の処理について詳細に説明す
る。

【００３１】まず、文書配送処理について説明する。

【００３２】ユーザは、配送しようとする文書を新規に
作成する際には、自分の作業端末４０ａから文書配送サ
ーバ２０ａにアクセスして配送制御プログラム２６ａを
起動し、文書の新規作成を指示する。すると、文書配送
サーバ２０ａにて配送制御プログラム２６ａが実行さ
れ、以下に示す処理が行われる。すなわち、まず文書配
送サーバ２０ａは、業務情報格納部２１ａに登録されて
いる業務名のリストを作業端末４０ａの画面上に表示
し、ユーザはこの表示から所望の業務を選択する。文書
配送サーバ２０ａは、選択された業務のレコードを業務
情報格納部２１ａから検索し、このレコードに含まれる
版識別子、業務名及び業務ＩＤのデータなどに基づい
て、図３の文書情報２３０に示すような当該文書の文書
情報レコードを生成する。文書情報レコードには、さら
に作業端末４０ａから入力された文書名が設定されると
ともに、当該作業端末４０ａの名称が、当該文書の現在
位置として文書属性に設定される。このようにして生成
された文書情報レコードは、文書格納部２３ａに格納さ
れる。また、文書配送サーバ２０ａは、ユーザが選択し
た業務についての文書のひな形（例えば、表紙など当該
業務の文書における定型部分）のファイルの格納アドレ
スを作業端末４０ａに知らせる。作業端末４０ａでは、
文書編集用のアプリケーションが起動され、この格納ア
ドレスの情報を用いて文書格納部２３ａにおける前記ひ
な形の文書ファイルにアクセスし、この結果作業端末４
０ａのディスプレイ上に文書のひな形が表示される。ユ
ーザは、このひな形に基づき所望の文書を作成し、文書
が完成すると文書配送サーバ２０ａに対して配送要求を
行う。これにより、ユーザによって作成された文書ファ
イルは、文書配送サーバ２０ａの文書格納部２３ａに格
納される。配送要求を受けた文書配送サーバ２０ａで
は、図３に示すように、配送制御プログラム２６が、文
書情報２３０から、配送要求された文書の文書情報レコ
ードを文書名をキーとして検索し、その文書情報レコー
ドにおける版識別子、業務名及び業務ＩＤに基づき、業
務情報２１０において当該文書の配送経路情報を検索す
る。例えば、図３の例において、配送要求の対象文書が
「文書１」であった場合には、配送経路情報として「Ａ
Ａ→ＢＢ→ＣＣ」なるデータが検索される。文書配送サ
ーバ２０ａは、この配送経路情報に基づき、当該文書を
次の配送先に配送する。例えば、配送要求を行った作業
端末４０ａがＡＡであった場合には、文書配送サーバ２
０ａは、次の配送先である作業端末ＢＢに対して文書を
配送する。このとき、文書配送サーバ２０ａは、組織情
報格納部２２ａの組織情報２２０（図２）を参照して、
配送先の作業端末が同じサブシステム内の作業端末であ
るか否かを調べ、同じサブシステム内である場合には、
文書情報２３０（図３参照）における当該文書の文書属
性のデータのうちの文書の現在位置を配送先の作業端末
の名称に書き替える。この場合、文書の実体データは、
文書配送サーバ２０ａの文書格納部２３ａから移動しな
い。一方、配送先の作業端末が、当該文書配送サーバ２
０ａとは異なるサブシステム内の端末である場合には、
文書配送サーバ２０ａは、配送先の作業端末が接続され
た文書配送サーバを組織情報２２０の接続文書配送サー
バ名から特定し、その文書配送サーバに対して、通信ネ
ットワーク５０にて電子メールやファイル転送プロトコ
ルなどの方式を用いて、配送先の作業端末名、文書の実
体データ及び文書情報を配送する。これにより、他のサ
ブシステムにある配送先の作業端末に対して文書が配送
される。

【００３３】以上が、文書作成時すなわち配送経路の起
点における処理である。一方、配送経路の途中の作業端
末では、ユーザが文書閲覧指示を入力して文書配送サー
バへアクセスし、自分に配送されている文書名の一覧情
報を取得する。この一覧情報は、文書情報２３０におい
て、文書属性の中の文書の現在位置がその作業端末とな
っているレコードを検索することにより行われる。ユー
ザは、この文書名一覧を参照して、これから処理する文
書を選択し、文書配送サーバに対してこの文書の編集要
求を行う。この要求を受け、文書配送サーバは、選択さ
れた文書の実体データの格納アドレスをその作業端末に
対して知らせる。作業端末では、ユーザは、この格納ア
ドレスに基づきその文書の実体データにアクセスし、そ
の文書に対して閲覧やコメント記入などの所定の処理を
行い、これら所定の処理が終了すると、文書配送サーバ
に対して当該文書の配送要求を行う。以降の処理は、前
述した文書作成時の場合と同様である。

【００３４】次に、組織情報の変更時の処理について説
明する。

【００３５】組織情報を定義・変更する権限を有する特
別のユーザである組織情報管理者は、組織情報を変更し
ようとする場合、自分の作業端末から、この作業端末が
接続された文書配送サーバに対して組織情報変更要求を
行う。以下では、図１において作業端末４０ａが組織情
報管理者の作業端末であるとして説明する。すなわち、
文書配送サーバ２０ａでは、作業端末４０ａからの組織
情報変更要求に応じ組織定義プログラム２５ａが起動さ
れる。これにより、作業端末４０ａのディスプレイ上に
は組織定義用の画面が表示され、組織情報管理者は、こ
の画面を見ながら組織情報の変更作業を行う。変更作業
が終了すると、変更された組織情報が組織情報格納部２
２ａに格納され、変更前の組織情報と置き換えられる。
このようにして文書配送サーバ２０ａにて組織情報が変
更されると、組織情報管理プログラム２７ａは、変更後
の組織情報を、電子メールやファイル転送プロトコルな
どを利用して、通信ネットワーク５０を介して他の文書
配送サーバに送信する。なお、変更後の組織情報は、当
該変更後の組織情報に登録されている文書配送サーバに
対して送信される。すなわち、変更後の組織情報の文書
配送サーバ一覧情報２２１（図２参照）から各文書配送
サーバのネットワーク位置情報を取得し、このネットワ
ーク位置情報を用いて組織情報を送信する。例えば、変
更後の組織情報が文書配送サーバ２０ｂに送信された場
合、文書配送サーバ２０ｂでは、組織情報管理プログラ
ム２７ｂがこの変更後の組織情報を受信し、この受信し
た組織情報を組織情報格納部２２ｂに格納する。

【００３６】なお、以上では既存の組織情報が変更され
た場合について説明したが、組織情報管理プログラム２
７ａ、２７ｂは、全く新規に組織情報が定義された場合
にも上記と同様の処理を行う。したがって、この実施の
形態１によれば、複数の文書配送サーバが存在する場合
でも、１つの文書配送サーバにて組織情報の定義を行え
ば、他の文書配送サーバに対してもその組織情報を自動
的に登録することができる。

【００３７】このように、この実施の形態１によれば、
複数の文書配送サーバが存在する文書配送システムにお
いて、組織情報の定義又は変更を１つの文書配送サーバ
に対して行うだけで、すべての文書配送サーバにその定
義又は変更を反映させることができるので、文書配送シ
ステムにおける文書配送サーバや作業端末の接続構成の
変更に迅速に対応することができる。

【００３８】実施の形態２．上記実施の形態１では、組
織情報が定義又は変更された場合の処理について説明し
た。これに対し、この実施の形態２では、業務情報の定
義又は変更された場合の処理について説明する。

【００３９】図４は、この実施の形態２の文書配送シス
テムの概略構成図である。図４において、図１と同じ構
成要素には、同一の符号を付してその説明を省略する。

【００４０】この実施の形態２において特徴的なこと
は、各文書配送サーバ２０ａ〜２０ｃに、各サブシステ
ム１０ａ〜１０ｃ間での配送情報の整合性の維持管理を
行う配送情報管理手段として、業務情報管理プログラム
２８ａ，２８ｂを設けた点である（文書配送サーバ２０
ｃも業務情報管理プログラムを有しているが、図示は省
略している）。

【００４１】図４においても各サブシステム１０ａ〜１
０ｃは構成及び機能が同等なので、以下サブシステム１
０ａを例にとって説明する。業務情報管理プログラム２
８ａは、文書配送サーバ２０ａにて実行されることによ
り、業務情報が定義・変更された場合において他の文書
配送サーバと業務情報の整合性を維持するための手段と
して機能する。業務情報管理プログラム２８ａは、文書
配送サーバ２０ａに常駐し、文書配送サーバ２０ａでの
業務情報の定義・変更、及び他のサブシステム１０ｂ又
は１０ｃからの業務情報の送信を監視している。そし
て、業務情報管理プログラム２８ａは、当該文書配送サ
ーバ２０ａにて業務情報が定義・変更された場合には、
定義・変更後の新たな業務情報を通信ネットワーク５０
を介して他の文書配送サーバ２０ｂ，２０ｃに送信す
る。また、他の文書配送サーバ２０ｂ又は２０ｃから業
務情報を受信した場合には、業務情報格納部２１ａの既
存の業務情報をその受信した業務情報に書き替える。

【００４２】この実施の形態２における業務情報の定義
・変更時の処理を図４を参照してさらに詳しく説明す
る。

【００４３】業務情報を定義・変更する権限を有する業
務情報管理者は、業務情報を定義又は変更しようとする
場合、自分の作業端末から、同じサブシステム内の文書
配送サーバに対して業務情報定義・変更要求を行う。以
下、図４において作業端末４０ａが業務情報管理者の作
業端末であるとして説明する。まず、文書配送サーバ２
０ａでは、作業端末４０ａからの業務情報定義・変更要
求に応じて業務定義プログラム２４ａが起動される。こ
れにより、作業端末４０ａのディスプレイ上には業務定
義用の画面が表示され、業務情報管理者はこの画面を見
ながら業務情報の定義・変更作業を行う。

【００４４】すなわち、作業端末４０ａのディスプレイ
には、図３の業務情報２１０の一覧が表示され、業務情
報管理者はこの一覧表示上で定義・変更を行う。ここ
で、業務情報の定義・変更は、各業務ごとに行うことが
できる。例えば、新規業務を定義する場合には、業務情
報管理者は、業務情報の一覧表示上で空白行を選択し、
その空白行の業務名の欄に新規業務の業務名を設定する
とともに、配送経路情報を設定する。すると、業務定義
プログラム２４ａにより、この業務に対して業務ＩＤ及
びこの業務の配送経路情報のバージョンを表す版識別子
が付与される。また、すでに登録されている業務の配送
経路を変更する場合には、業務情報管理者は、業務情報
の一覧表示から変更したい業務を選択し、その業務の配
送経路情報を書き替える。このようにして新規業務の定
義又は既登録業務の変更などの一連の編集作業が完了す
ると、完成した業務情報は業務情報格納部２１ａに格納
される。

【００４５】このようにして文書配送サーバ２０ａにて
業務情報が変更されると、業務情報管理プログラム２８
ａは、変更後の業務情報を通信ネットワーク５０を介し
て他の文書配送サーバに送信する。ここで、変更後の業
務情報は、組織情報を参照してすべての文書配送サーバ
に対して送信してもよいが、この実施の形態２では、無
駄な送信処理を省くために以下のような送信制御を行っ
ている。

【００４６】すなわち、この実施の形態２では、まず第
１に、業務情報全体を送信するのではなく、新規定義さ
れた業務のレコードや配送経路が変更された業務のレコ
ードのみを送信する。そして、第２に、これら個々の業
務のレコードを全文書配送サーバに送信するのではな
く、当該業務のレコードの配送経路上にある文書配送サ
ーバにのみ送信する。この送信作業を図５を参照して説
明する。図５において、業務情報管理プログラム２８
は、業務情報２１０から新規定義又は変更された業務の
レコードを取得し、このレコードの配送経路情報を参照
して当該業務の配送経路上の作業端末名を特定する。そ
して、これら配送経路上の作業端末が接続された文書配
送サーバを組織情報の作業端末一覧情報（図２参照）を
参照して特定し、さらにこれら文書配送サーバのネット
ワーク位置情報を組織情報の文書配送サーバ一覧情報
（図２参照）から検索して、これらネットワーク位置情
報を用いて配送経路上の各文書配送サーバ２０に送信す
る。すなわち、図５において、業務Ａのレコードは、配
送経路上の作業端末ＡＡ，ＢＢ，ＣＣが接続された文書
配送サーバにのみ送信される。このような送信制御によ
れば、新規定義又は変更されたレコードのみを送信する
ので送信データ量が小さくなり、さらに当該業務の文書
の配送経路上の文書配送サーバにのみ送信するので送信
回数も少なくなる。したがって、この送信制御によれ
ば、通信ネットワーク５０の負荷を小さくすることがで
きる。

【００４７】このようにして送信された業務のレコード
が文書配送サーバ２０ｂに送信された場合、業務情報管
理プログラム２８ｂがこの業務のレコードを受信し、こ
の受信した業務のレコードにより業務情報格納部２１ｂ
内の業務情報を更新する。すなわち、業務情報格納部２
１ｂ内に受信した業務のレコードと同一の業務ＩＤのレ
コードがない場合には、その受信した業務のレコードを
業務情報格納部２１ｂに追加登録し、業務情報格納部２
１ｂに同一の業務ＩＤのレコードがある場合には、受信
した業務のレコードにより業務情報格納部２１ｂ内の対
応レコードを書き替える。

【００４８】このように、この実施の形態２によれば、
業務情報の定義又は変更を１つの文書配送サーバに対し
て行うだけで、すべての文書配送サーバにその定義又は
変更を反映させることができるので、業務の新規登録や
既登録業務の配送経路の変更などに迅速に対応すること
ができる。

【００４９】実施の形態３．以上の各実施の形態では、
ある業務の文書が配送途中（すなわち当該業務の配送経
路の起点から終点に至る途中）にあるときに、当該業務
の配送経路情報が変更された場合については特に言及し
なかった。例えば、業務の配送経路が変更されると当該
業務の変更前のレコードを破棄してしまう方式を採用す
ると、文書の配送途中で当該業務の配送経路が変更され
ると、これ以降はその文書は変更後の配送経路に沿って
配送されることとなり、その文書の配送開始時に意図さ
れていた配送経路とは異なった経路で配送されるという
不都合が生じる。これを避けるためには、例えば配送途
中の文書がない場合にのみ業務情報の変更を許可するよ
うな方式も考えられるが、このような方式ではシステム
運用の柔軟性に欠ける。この実施の形態３は、このよう
な文書配送途中での配送経路の変更に伴う問題を解決す
るための構成である。

【００５０】図６は、この実施の形態３における配送経
路情報の変更処理を説明するための図である。業務情報
管理者は、作業端末上から文書配送サーバにアクセス
し、業務定義プログラム２４を用いて、業務情報２１０
において所望の業務の配送経路情報を変更する。図６
は、業務Ａの配送経路を「ＡＡ→ＢＢ→ＣＣ」から「Ａ
Ａ→ＢＢ→ＤＤ」に変更した場合を示している。このよ
うな変更が行われた場合、この実施の形態３では、業務
定義プログラム２４は、変更前のレコード２１１を残し
たまま、変更後のレコード２１２を追加登録する。この
際、業務定義プログラム２４は、変更後のレコード２１
２に対し、変更前のレコード２１１とは異なる版識別子
を設定する。版識別子としては、例えば昇順の整数番号
を用いればよい。

【００５１】次に、この実施の形態３における文書配送
処理について説明する。この実施の形態３の文書配送の
基本的な手順は前述の実施の形態１と同様であり、以下
では図１を参照してこの実施の形態３に特有な処理につ
いて説明する。

【００５２】ユーザから、業務を指定して文書の新規作
成が要求されると、配送制御プログラム２６ａが当該文
書の文書情報（図３の文書情報２３０参照）を作成す
る。このとき、この実施の形態３では、配送制御プログ
ラム２６ａは、業務情報格納部２１ａにその指定された
業務の業務ＩＤを持つレコードが複数ある場合は、版識
別子を参照して最新バージョンのレコードを特定し、こ
の最新バージョンのレコードの版識別子、業務名及び業
務ＩＤを当該文書の文書情報として登録する。

【００５３】そして、ユーザから文書名を指定して配送
要求がなされると、配送制御プログラム２６ａは、図７
に示すように、その配送要求を取得し（Ｓ１０１）、文
書格納部２３ａから指定された文書の文書情報レコード
を検索して業務ＩＤを検出し、この業務ＩＤを持つ業務
情報レコードを業務情報格納部２１ａから検索する（Ｓ
１０２）。次に、この結果検索されたレコードの版識別
子と前記指定された文書の文書情報レコードにおける版
識別子とが等しいか否かを判定する（Ｓ１０３）。そし
て、両者が等しくない場合には業務情報格納部２１ａに
おけるレコード検索を再び行う（Ｓ１０２）。このよう
にして、指定された文書の版識別子と同じ版識別子を有
するレコードが検索されると、この検索されたレコード
の配送情報を参照して次の配送先を決定し、配送処理を
行う（Ｓ１０４）。

【００５４】この実施の形態３によれば、各業務につい
ての業務情報レコードが各バージョンごとに残されると
ともに、文書には当該文書作成時の最新バージョンの業
務情報レコードの版識別子が付加されて配送されるの
で、各文書は当該文書の作成時に有効であった配送経路
に沿って配送される。したがって、この実施の形態３に
よれば、文書が、配送開始時に意図されていた配送経路
と異なる配送経路で配送されてしまうというようなこと
が防止される。

【００５５】実施の形態４．上記実施の形態１〜３は、
文書配送サーバによって管理された複数のサブシステム
から構成される文書配送システムの例であった。しかし
ながら、本発明は、文書配送サーバを用いないシステム
にも適用可能である。以下の実施の形態４〜６では、文
書配送サーバを用いないシステムについての本発明の適
用例を説明する。

【００５６】そこで、まず図８及び図９を参照して、本
発明の実施の形態４について説明する。図８に示すよう
に、この実施の形態４の文書配送システムは、複数の作
業端末６０ａ，６０ｂ，６０ｃがＬＡＮ又は広域ネット
ワークなどのような通信ネットワーク５０によって相互
に接続されることにより構成されている。このシステム
では、各作業端末６０ａ〜６０ｃが、それぞれ前述の実
施の形態１〜３の文書配送サーバ２０ａ〜２０ｃと同等
の機能を有している。すなわち、作業端末６０ａを例に
とって説明すれば、業務情報を格納する業務情報格納部
６１ａ、組織情報を格納する組織情報格納部６２ａ、配
送対象の文書に関するデータ（実体データ及び文書情
報）を格納する文書格納部６３ａ、業務情報を定義・変
更するための業務定義プログラム６４ａ、組織情報を定
義・変更するための組織定義プログラム６５ａ、文書の
配送処理を制御する配送制御プログラム６６ａを備えて
いる。これら各要素は、図１に示した実施の形態１の同
名の構成要素と基本的に同一の機能を有している。この
実施の形態４では、組織情報のデータ構造が実施の形態
１とは若干異なる。すなわち、この実施の形態４には文
書配送サーバがないため、図９に示すように、組織情報
６２０は各作業端末の名称（「作業端末名」）と各作業
端末のネットワーク位置情報のリストのみからなってい
る。なお、業務情報や文書情報の構造は実施の形態１の
ものと同じでよい。

【００５７】そして、この実施の形態４に特徴的なこと
は、各作業端末６０ａに、他の作業端末との間での組織
情報の整合性の維持管理を行う組織情報管理プログラム
６７ａを設けた点である。組織情報管理プログラム６７
ａは、作業端末６０ａに常駐し、当該作業端末６０ａ上
での組織情報の変更、及び他の作業端末６０ｂ又は６０
ｃからの組織情報の送信を監視している。そして、組織
情報管理プログラム６７ａは、当該作業端末６０ａにて
組織情報が変更された場合には、変更後の新たな組織情
報を通信ネットワーク５０を介して他の作業端末６０
ｂ，６０ｃに送信し、他の作業端末６０ｂ又は６０ｃか
ら変更された組織情報を受信した場合には、組織情報格
納部６２ａの既存の組織情報をその受信した組織情報に
書き替える。このような処理により、各作業端末６０ａ
〜６０ｃにおける組織情報の整合性が維持される。

【００５８】このように、作業端末自体が文書配送処理
機能を有する場合でも、この実施の形態４によれば、一
つの作業端末で組織情報を定義又は変更すれば、この定
義又は変更に応じて文書配送システム内のすべての作業
端末の組織情報が定義又は変更されるので、文書配送シ
ステムにおける作業端末の追加や削除、あるいはネット
ワーク位置の変更などのような組織構成の変更に迅速に
対応することができる。

【００５９】実施の形態５．この実施の形態５は、文書
配送サーバを含まない文書配送システムにおける業務情
報の整合性の維持に関するものである。この実施の形態
５を、図１０を参照して説明する。なお、図１０におい
て図９と同じ構成要素には同一の符号を付してその説明
を省略する。

【００６０】この実施の形態５に特徴的なことは、各作
業端末６０ａ〜６０ｃに、作業端末間での業務情報の整
合性を維持する業務情報管理プログラム６８ａ，６８ｂ
（作業端末６０ｃについては業務情報管理プログラムの
図示を省略）を常駐させたことである。業務情報管理プ
ログラム６８ａ，６８ｂの機能は、前述の実施の形態２
の業務情報管理プログラムの同等である。すなわち、業
務情報管理プログラム６８ａを例にとると、業務情報管
理プログラム６８ａは、業務定義プログラム６４ａによ
る業務情報の定義・変更を監視しており、業務情報が定
義・変更されると、定義又は変更された業務の業務情報
レコードを通信ネットワーク５０を介して他の作業端末
６０ｂ，６０ｃに送信する。このとき、業務情報レコー
ドは、文書配送システムに含まれる作業端末のうち、当
該送信対象の業務情報レコードの配送経路情報に登録さ
れている作業端末にのみ送信する。なお、作業端末のア
ドレス情報は、組織情報のネットワーク位置情報から取
得することができる。そして、例えば作業端末６０ｂが
これを受信した場合、業務情報管理プログラム６８ｂ
が、受信した業務情報レコードにより業務情報格納部６
１ｂ内の業務情報を更新する。また、作業端末６０ａの
業務情報管理プログラム６８ａは、他の作業端末６０ｂ
又は６０ｃからの業務情報レコードの送信を監視してお
り、他の作業端末６０ｂ又は６０ｃから業務情報レコー
ドを受信した場合には、業務情報格納部６１ａ内の業務
情報をその受信した業務情報レコードにより更新する。

【００６１】このように、この実施の形態５によれば、
作業端末自体が文書配送処理機能を有する場合におい
て、業務情報の定義又は変更を１つの作業端末に対して
行うだけで、すべての作業端末にその定義又は変更を反
映させることができるので、業務の新規登録や既登録業
務の配送経路の変更などに迅速に対応することができ
る。

【００６２】実施の形態６．この実施の形態６は、実施
の形態４又は５で説明した文書配送サーバを含まない文
書配送システムにおいて、文書の配送途中でその文書に
係る業務の配送経路が変更された場合の問題点を解決す
るためのものである。

【００６３】この実施の形態６の処理は、前述の実施の
形態３の処理と同様である。すなわち、図１０を参照し
て説明すると、業務を新規に定義した場合や既に業務情
報に登録されている業務の配送経路を変更した場合に、
業務定義プログラム６４ａ，６４ｂがそれら業務の業務
情報レコードに対し、そのレコードのバージョンを表す
版識別子を付与して登録する。この版識別子を含む業務
情報レコードは、業務情報管理プログラム６８ａ，６８
ｂによって、当該業務に関係する作業端末に送信され、
登録される。そして、配送する文書の作成の際には、配
送制御プログラム６６ａ，６６ｂが、この文書に対し
て、この文書の業務を表す業務ＩＤとこの文書の業務の
最新の業務情報レコードの版識別子とを含む文書情報を
付加して配送する。配送制御プログラム６６ａ，６６ｂ
は、この文書に付加された業務ＩＤ及び版識別子からこ
の文書に対応する業務情報レコードを特定し、この業務
情報レコードに含まれる配送経路情報に従って配送先を
特定する。

【００６４】この実施の形態６でも、前述の実施の形態
３と同様、各文書は当該文書の作成時に有効であった配
送経路に沿って配送されるので、文書が配送開始時に意
図されていた配送経路と異なる配送経路で配送されてし
まうというようなことが防止される。

【００６５】以上、本発明の各実施の形態の構成・動作
について説明した。上記各実施の形態における組織情報
管理プログラムや業務情報管理プログラムなどのような
配送情報の管理のためのプログラムは、文書配送サーバ
や作業端末としてのコンピュータシステムにおいて、メ
モリ上にロードされ、ＣＰＵにて実行されることにより
その機能を発揮する。このようなプログラムは、例えば
媒体に記憶された状態で提供される。プログラムなどを
記憶した媒体としては、例えばフレキシブルディスク、
ＣＤ−ＲＯＭ、メモリカード、あるいはハードディスク
やＲＯＭなどを用いることができる。媒体に記録された
プログラムは、コンピュータシステムに組み込まれてい
る記憶装置、例えばハードディスク装置にインストール
されることにより、このプログラムを実行して上記各実
施の形態に示した機能を実現する文書配送システムの構
築に寄与する。

【００６６】なお、以上の各実施の形態では、文書の配
送経路を特定するための配送情報として組織情報及び業
務情報を用いる場合の例を説明したが、本発明は、組織
情報や業務情報以外の形式の配送経路が特定されるよう
なシステムにも適用可能であることはいうまでもない。

【００６７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
文書配送システムに含まれる各文書配送装置に対し、文
書の配送経路を特定するための配送情報が当該文書配送
装置にて定義又は変更された場合は、定義後又は変更後
の配送情報を他の文書配送装置に送信し、他の文書配送
装置から配送情報を受信した場合は、当該受信した配送
情報にて既存の配送情報を更新する配送情報管理手段を
設けたことにより、配送情報の定義又は変更を１つの文
書配送装置に対して行うだけですべての文書配送装置に
その定義又は変更を反映させることができる。したがっ
て、文書配送システムの構成の変更に迅速に対応するこ
とができる。

【００６８】また、本発明によれば、各文書配送サーバ
に、当該文書配送サーバにて組織情報が定義又は変更さ
れた場合は定義後又は変更後の組織情報を他の各文書配
送サーバに送信し、他の文書配送サーバから組織情報を
受信した場合は、当該受信した組織情報によって既存の
組織情報を更新する組織情報管理手段を設けたことによ
り、組織情報の定義又は変更を１つの文書配送サーバに
対して行うだけで、すべての文書配送サーバにその定義
又は変更を反映させることができる。

【００６９】また、本発明によれば、各文書配送サーバ
に、当該文書配送サーバにて各業務の文書配送経路が定
義又は変更された場合は、定義後又は変更後の文書配送
経路の情報を他の各文書配送サーバに送信し、他の文書
配送装置から文書配送経路の情報を受信した場合は、当
該受信した文書配送経路の情報により既存の業務情報を
更新する業務情報管理手段を設けたことにより、業務情
報の定義又は変更を１つの文書配送サーバに対して行う
だけで、すべての文書配送サーバにその定義又は変更を
反映させることができるので、業務の新規登録や既登録
業務の配送経路の変更などに迅速に対応することができ
る。

【００７０】また、本発明によれば、業務情報における
各業務の文書配送経路に版識別子を付与し、各業務の文
書に対し当該文書の作成時における当該業務の文書配送
経路の最新バージョンを表す版識別子を付加して配送
し、各文書配送サーバは、文書に付加された版識別子を
参照して当該文書の文書配送経路を特定することによ
り、各文書を当該文書作成時に意図されていた配送経路
に従って配送することができる。

【００７１】また、本発明によれば、定義後又は変更後
の文書配送経路の情報を、当該文書配送経路上の文書配
送サーバにのみ送信する構成としたことにより、通信ネ
ットワークの負荷を下げ、通信コストを抑えることがで
きる。

【００７２】また、本発明によれば、各作業端末に、当
該作業端末にて組織情報が定義又は変更された場合は定
義後又は変更後の組織情報を他の各作業端末に送信し、
他の作業端末から組織情報を受信した場合は、当該受信
した組織情報によって既存の組織情報を更新する組織情
報管理手段を設けたことにより、組織情報の定義又は変
更を１つの作業端末に対して行うだけで、すべての作業
端末にその定義又は変更を反映させることができる。

【００７３】また、本発明によれば、各作業端末に、当
該作業端末にて各業務の文書配送経路が定義又は変更さ
れた場合は、定義後又は変更後の文書配送経路の情報を
他の各作業端末に送信し、他の文書配送装置から文書配
送経路の情報を受信した場合は、当該受信した文書配送
経路の情報により既存の業務情報を更新する業務情報管
理手段を設けたことにより、業務情報の定義又は変更を
１つの作業端末に対して行うだけで、すべての作業端末
にその定義又は変更を反映させることができるので、業
務の新規登録や既登録業務の配送経路の変更などに迅速
に対応することができる。

【００７４】また、本発明によれば、業務情報における
各業務の文書配送経路に版識別子を付与し、各業務の文
書に対し当該文書の作成時における当該業務の文書配送
経路の最新バージョンを表す版識別子を付加して配送
し、各作業端末は、文書に付加された版識別子を参照し
て当該文書の文書配送経路を特定することにより、各文
書を当該文書作成時に意図されていた配送経路に従って
配送することができる。

【００７５】また、本発明によれば、定義後又は変更後
の文書配送経路の情報を、当該文書配送経路上の作業端
末にのみ送信する構成としたことにより、通信ネットワ
ークの負荷を下げ、通信コストを抑えることができる。

【００７６】また、本発明によれば、配送情報が定義又
は変更された場合に、定義後又は変更後の配送情報を当
該配送情報に基づき他の文書配送装置に送信する手順
と、他の文書配送装置から配送情報を受信した場合に、
当該受信した配送情報にて自らの配送情報を更新する手
順と、を実行させるための配送情報管理プログラムを記
録した媒体を得ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る文書配送システムの実施の形態
１の概略構成図である。

【図２】 実施の形態１における組織情報のデータ内容
の一例を示す図である。

【図３】 文書情報及び業務情報に基づく文書配送処理
を説明するための図である。

【図４】 本発明に係る文書配送システムの実施の形態
２の概略構成図である。

【図５】 実施の形態２における業務情報の配送処理を
説明するための図である。

【図６】 実施の形態３における業務情報の変更の方法
を説明するための図である。

【図７】 実施の形態３における文書の配送処理の手順
を示すフローチャートである。

【図８】 本発明に係る文書配送システムの実施の形態
４の概略構成図である。

【図９】 実施の形態４における組織情報のデータ内容
の一例を示す図である。

【図１０】 本発明に係る文書配送システムの実施の形
態５の概略構成図である。

【図１１】 従来の文書配送システムの全体構成図であ
る。

【図１２】 従来の文書配送システムの文書配送サーバ
及び作業端末の内部構成を示す図である。

【符号の説明】 １０ａ，１０ｂ，１０ｃ サブシステム、２０ａ，２０
ｂ，２０ｃ 文書配送サーバ、２１ａ，２１ｂ 業務情
報格納部、２２ａ，２２ｂ 組織情報格納部、２３ａ，
２３ｂ 文書格納部、２４ａ，２４ｂ 業務定義プログ
ラム、２５ａ，２５ｂ 組織定義プログラム、２６ａ，
２６ｂ 配送制御プログラム、２７ａ，２７ｂ 組織情
報管理プログラム、２８ａ，２８ｂ 業務情報管理プロ
グラム、３０ａ，３０ｂ ＬＡＮ（ローカル・エリア・
ネットワーク）、４０ａ，４０ｂ作業端末、５０ 通信
ネットワーク。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 居駒 哲夫 東京都千代田区丸の内二丁目２番３号 三 菱電機株式会社内

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の配送経路を特定するための配送情
   報に基づいて文書配送処理を管理する複数の文書配送装
   置を含む文書配送システムにおいて、 前記各文書配送装置は、 前記配送情報を定義又は変更するための配送情報定義手
   段と、 前記配送情報を格納する配送情報格納手段と、 前記配送情報定義手段にて配送情報が定義又は変更され
   た場合は、定義後又は変更後の配送情報を他の文書配送
   装置に送信し、他の文書配送装置から配送情報を受信し
   た場合は、当該受信した配送情報にて前記配送情報格納
   手段内の配送情報を更新する配送情報管理手段と、 を有することを特徴とする文書配送システム。
2. 【請求項２】 文書配送サーバと当該文書配送サーバに
   接続された１以上の作業端末とを含むサブシステムが複
   数個結合して構成され、前記各文書配送サーバは、前記
   各文書配送サーバ及び前記各作業端末の接続関係を定義
   した組織情報と、前記組織情報に基づき各業務の文書配
   送経路を定義した業務情報とに基づいて、前記サブシス
   テム内の文書配送処理及び前記サブシステム間にまたが
   る文書配送処理を管理する文書配送システムにおいて、 前記各文書配送サーバは、 前記組織情報を定義又は変更するための組織定義手段
   と、 前記組織情報を格納する組織情報格納手段と、 前記組織定義手段によって組織情報が定義又は変更され
   た場合は、定義後又は変更後の組織情報を他の各文書配
   送サーバに送信し、他の文書配送サーバから組織情報を
   受信した場合は、当該受信した組織情報によって前記組
   織情報格納手段内の組織情報を更新する組織情報管理手
   段と、 を有することを特徴とする文書配送システム。
3. 【請求項３】 前記業務情報における各業務の文書配送
   経路を定義又は変更するための業務定義手段と、 前記業務情報を格納する業務情報格納手段と、 前記業務定義手段によって各業務の文書配送経路が定義
   又は変更された場合は、定義後又は変更後の文書配送経
   路の情報を他の各文書配送サーバに送信し、他の文書配
   送装置から文書配送経路の情報を受信した場合は、当該
   受信した文書配送経路の情報により前記業務情報格納手
   段内の前記業務情報を更新する業務情報管理手段と、 を有することを特徴とする請求項２記載の文書配送シス
   テム。
4. 【請求項４】 前記業務定義手段は、各業務の文書配送
   経路を定義又は変更するごとに、当該文書配送経路にバ
   ージョンを示す版識別子を付与し、 前記業務情報格納手段は、各業務の文書配送経路を各バ
   ージョンごとに版識別子と対応づけて格納し、 前記業務情報管理手段は、文書配送経路の情報を送信す
   る場合には当該文書配送経路の版識別子も共に送信し、
   文書配送経路の情報及び版識別子を受信した場合には当
   該文書配送経路の情報を当該版識別子と対応づけて前記
   業務情報格納手段に格納し、 各業務の文書は、当該文書の作成時における当該業務の
   文書配送経路の最新バージョンを表す版識別子を付加し
   て配送され、前記各文書配送サーバは、文書に付加され
   た版識別子を参照して当該文書の文書配送経路を特定す
   ることを特徴とする請求項３記載の文書配送システム。
5. 【請求項５】 前記業務情報管理手段は、定義後又は変
   更後の文書配送経路の情報を、当該文書配送経路上の文
   書配送サーバにのみ送信することを特徴とする請求項３
   又は４記載の文書配送システム。
6. 【請求項６】 複数の作業端末の間での文書配送を行う
   文書配送システムであって、前記各作業端末は、前記各
   作業端末の位置を定義した組織情報と、各業務ごとの文
   書配送経路を前記組織情報に基づき定義した業務情報と
   に基づいて文書配送処理を管理する文書配送システムに
   おいて、 前記各作業端末は、 前記組織情報を定義又は変更するための組織定義手段
   と、 前記組織情報を格納する組織情報格納手段と、 前記組織定義手段によって組織情報が定義又は変更され
   た場合は、定義後又は変更後の組織情報を他の各作業端
   末に送信し、他の作業端末から組織情報を受信した場合
   は、当該受信した組織情報によって前記組織情報格納手
   段内の組織情報を更新する組織情報管理手段と、 を有することを特徴とする文書配送システム。
7. 【請求項７】 前記業務情報における各業務の文書配送
   経路を定義又は変更するための業務定義手段と、 前記業務情報を格納する業務情報格納手段と、 前記業務定義手段によって各業務の文書配送経路が定義
   又は変更された場合は、定義後又は変更後の文書配送経
   路の情報を他の各作業端末に送信し、他の文書配送装置
   から文書配送経路の情報を受信した場合は、当該受信し
   た文書配送経路の情報により前記業務情報格納手段内の
   前記業務情報を更新する業務情報管理手段と、 を有することを特徴とする請求項６記載の文書配送シス
   テム。
8. 【請求項８】 前記業務定義手段は、各業務の文書配送
   経路を定義又は変更するごとに、当該文書配送経路にバ
   ージョンを示す版識別子を付与し、 前記業務情報格納手段は、各業務の文書配送経路を各バ
   ージョンごとに版識別子と対応づけて格納し、 前記業務情報管理手段は、文書配送経路の情報を送信す
   る場合には当該文書配送経路の版識別子も共に送信し、
   文書配送経路の情報及び版識別子を受信した場合には当
   該文書配送経路の情報を当該版識別子と対応づけて前記
   業務情報格納手段に格納し、 各業務の文書は、当該文書の作成時における当該業務の
   文書配送経路の最新バージョンを表す版識別子を付加し
   て配送され、前記各作業端末は、文書に付加された版識
   別子を参照して当該文書の文書配送経路を特定すること
   を特徴とする請求項７記載の文書配送システム。
9. 【請求項９】 前記業務情報管理手段は、定義後又は変
   更後の文書配送経路の情報を、当該文書配送経路上の作
   業端末にのみ送信することを特徴とする請求項７又は８
   記載の文書配送システム。
10. 【請求項１０】 文書の配送経路を特定するための配送
    情報に基づき文書配送処理を管理する文書配送装置とし
    て機能するコンピュータに、 前記配送情報が定義又は変更された場合に、定義後又は
    変更後の配送情報を当該配送情報に基づき他の文書配送
    装置に送信する手順と、 他の文書配送装置から配送情報を受信した場合に、当該
    受信した配送情報にて自らの配送情報を更新する手順
    と、 を実行させるための配送情報管理プログラムを記録した
    媒体。