JPH09330312A - 文書管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】従来の文書管理方式は、格納時関連文書を関連
つけるためには、利用者がメモをホーム文書に書きつけ
ることでしか実現できない方式であった。このため、利
用者が、文書に基づいて作業を始める際利用者自身が必
要な文書を開いてそろえるしかなく、メモをつけ忘れる
と、関連する文書を取り出すことが困難になる問題点が
あった。 【解決手段】図１において、該当ホーム文書（１−１）
とそれ二関連する参照文書（１−２）、（１−３）の関
連付け情報を一時的な参照スタック（１−４）に自動的
に格納し、ホーム文書（１−１）の格納時に必要な参照
文書のみへの関連付け情報を文書管理領域（１−５）中
の関連文書属性情報（１−６）に格納する。次回以降該
当文書を開いたとき、関連文書管理領域（１−５）に格
納されている関連文書属性情報（１−６）にもとずき必
要な関連文書（１−２）を取り出せるようにする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、関連する文書を自
動的に関連付け管理する文書管理方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書管理方式は、利用者の指示に
従い必要な文書を開き、格納時関連文書を関連つけるた
めには、利用者がメモをホーム文書に書きつけることで
しか実現できない方式であった。このため、利用者が、
文書に基づいて作業を始める際利用者自身が必要な文書
を開いてそろえるしかなく、メモをつけ忘れると、関連
する文書を取り出すことが困難になる問題点があった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、ホーム文書
の関連属性情報に、参照文書情報を（半）自動的に格納
しておき、該当ホーム文書を開いたとき、その情報に基
づき容易に必要な関連文書を取り出せるようにすること
を目的としている。

【０００４】

【課題を解決するための手段】図１を参照して問題点を
解決するための手段を説明する。

【０００５】図１において、一連の作業で開かれる文書
群が、ホーム文書（１−１）とそれに関連して開かれた
参照文書（１−２）、（１−３）から構成されている。

【０００６】参照スタック（１−４）は、一時的な該当
文書群の関連付け情報を管理格納するものである。

【０００７】文書管理領域（１−５）は、文書の特性を
格納するとともに参照スタックに格納された関連情報か
ら、利用者の編集によって、最終的に確定した関連付け
情報をホーム文書の関連文書属性情報として管理格納す
るものである。

【０００８】関連文書属性情報（１−６）は、該当文書
に関連する文書群の格納場所情報である。

【０００９】

【発明の実施の形態】次に、図１と図２を用いて本発明
の一実施例の構成及び動作を詳細に説明する。

【００１０】図２において、文書格納庫（２−１）は、
文書管理情報（２−２）と該当文書（２−３）を格納す
るものである。文書管理制御（２−４）は、ＧＵＩを有
するＰＣあるいはＷＳ（２−５）からの利用者の要求に
基づき指定された文書（２−３）を取り出す。

【００１１】図１と図２において、新たな文書が作成さ
せる場合、起動された文書管理（２−４）制御は、作成
された文書（１−１）と関連して参照された文書（１−
２）、（１−３）両方を参照スタック（１−４）に格納
する。文章作成が完了したところで、文書プログラム
は、終了処理（１−７）を起動しＰＣあるいはＷＳ（２
−５）をとおして利用者に参照文書を登録するか否かの
問い合わせを行う。利用者は、登録すべきか否かを判断
し必要な参照文書を指定すると、文書プログラムは、指
定された文書（１−２）を文書格納庫（２−１）の文書
管理情報（２−２）の関連文書属性情報（１−６）とし
て格納する。但し、この終了処理は、必須ではなく自動
的に行うことができる。

【００１２】図１と図２において、格納されている文書
を取り出す場合、起動された文書プログラムは、文書格
納庫（２−１）から指定された文書（１−１）を取り出
す際、文書管理情報（２−２）の関連文書属性情報（１
−６）を参照し、関連文書を合わせ利用者のＰＣ／ＷＳ
（２−５）の画面に呼び込む。ＰＣ表示画面上は、ホー
ム文書がいちばん上に表示され、参照文書は、その裏に
表示されるか、アイコン化して表示しておく。処理完了
時の処理は、新たな文書作成時と同様に、必要な参照文
書を再登録する。これにより、最新の参照関係が保証さ
れる。

【００１３】図２と図２において、格納されている文書
（１−１）を削除する場合、起動された文書プログラム
は、文書格納庫（２−１）から指定された文書（１−
１）と該当文書管理情報（２−２）を取りだし両者を削
除する。

【００１４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
文書格納庫（２−１）に格納されているホーム文書とそ
の関連文書属性情報（１−６）を格納する文書管理情報
（２−２）に基づき文書管理プログラムが自動的に関連
文書をホーム文書に登録し、また呼び出してくれること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本図面は、本説明の論理構成図を示したもので
ある。

【図２】本図面は、プログラム構成図を示したものであ
る。

【符号の説明】

（１−１）…該当ホーム文書を示す。 （１−２）…該当ホーム文書（１−１）に関連する参照
文書を示す。 （１−３）…該当ホーム文書（１−１）に関連する（１
−２）とは別の参照文書を示す。 （１−４）…該当ホーム文書（１−１）を参照したとき
の参照情報、すなわち参照文書へのポインタをスタック
する参照スタックを示す。 （１−５）…該当ホーム文書（１−１）の文書管理情報
属性を格納する文書管理領域を示す。 （１−６）…該当ホーム文書（１−１）の関連する参照
文書へのポインタ情報などを格納する該当ホーム文書
（１−１）の関連文書属性を示す。 （１−７）…終了処理を示す。 ｐｔｒ（１−１）…該当ホーム文書へのポインタを示
す。 ｐｔｒ（１−２）…該当ホーム文書（１−１）に関連す
る参照文書へのポインタを示す。 ｐｔｒ（１−３）…該当ホーム文書（１−１）に関連す
る（１−２）とは別の参照文書へのポインタを示す。 （２−１）…文書格納庫を示す。 （２−２）…該当ホーム文書の文書管理情報を示す。 （２−３）…該当ホーム文書の文書本体を示す。 （２−４）…文書管理制御を示す。 （２−５）…ＧＵＩをもつＰＣ／ＷＳを示す。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】関連する文書を自動的に関連つける自動文
   書管理方式において、一番最初に開いた文書、ホーム文
   書（１−１）と、そのホーム文書に関連して開いた参照
   文書（１−２）、（１−３）とその関連を一時的に格納
   する参照スタック（１−４）と、最終的にホーム文書の
   関連属性情報（１−６）として参照関係を格納するため
   の文書管理領域（１−５）を備え、ホーム文書（１−
   １）開いた際に、関連して開いた複数の文書（１−
   ２）、（１−３）を参照スタック（１−４）に自動的に
   格納しておき、ホーム文書（１−１）を閉じるとき、そ
   の参照スタック（１−４）情報を文書管理領域（１−
   ５）に格納するか否か、あるいは編集するかを利用者に
   問い合わせ必要な文書（１−２）のみ格納し、次回以降
   該当文書を開いたとき、関連文書管理領域（１−５）に
   格納されている関連文書属性情報（１−６）にもとずき
   必要な関連文書（１−２）を取り出せるようにすること
   を特徴とした文書管理方式。