JPH09282325A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書情報の頁単位に設定したしおり情報に基
づく頁検索を能率良く行なえるようにする。 【解決手段】 文書数厚み算出部６が記憶媒体１に登録
されている文書数から予め設定した全文書登録量を示す
所定の厚みに対する各文書の相対的厚みを算出し、文書
相対位置算出部７が文書数厚み算出部６で算出された厚
みとしおり情報５とに基づいて、所定の厚み中のしおり
が設定されている文書の相対的位置を算出し、文書相対
位置イメージ表示部８が文書数厚み算出部６で算出され
た相対的厚みと文書相対位置算出部７で算出された相対
的位置とに基づいてディスプレイ１９上に全登録文書を
それぞれ厚みで示すアナログイメージを表示すると共
に、そのイメージ中のしおり設定文書に対応する位置に
しおりマークを表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、光ディスク等の
記憶媒体に文書を検索可能に登録する電子ファイル装置
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書作成中に頁単位のメモデータ
を作成して登録し、その各メモデータの予め決められた
部分、例えば各頁のメモデータの１行目のみを抽出して
一覧表示する電子ファイル装置（例えば、特開平２−３
００９６５号公報参照）があった。また、複数頁の画像
データからなる文書情報の頁単位にしおり情報を設定
し、その設定されたしおり情報に基づいて所望の頁の文
書情報を検索して出力する電子ファイル装置があった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
たような従来の電子ファイル装置では、文書情報のしお
り情報が設定されている頁を検索する場合、必要な頁を
もつ文書情報があいまいなので、しおりが設定されてい
る文書情報のタイトル一覧を表示させてそのタイトルの
文字列から見当をつけたり、文書情報の内容を直接画像
を見て確認しなければならないので、文書情報の頁検索
作業に大変手間がかかるという問題が有った。

【０００４】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、文書情報の頁単位に設定したしおり情報に基づ
く頁検索を能率良く行なえるようにすることを目的とす
る。

【０００５】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、複数頁の画像データからなる文書情報を
記憶媒体に記憶する文書情報記憶手段と、その手段によ
って記憶媒体に記憶された文書情報の頁単位にしおり情
報を設定するしおり情報設定手段と、その手段によって
設定されたしおり情報に基づいて上記文書情報の頁の画
像データを検索する手段を備えた電子ファイル装置にお
いて、上記しおり情報が設定された文書情報が上記記憶
媒体上のどの位置に登録されているかを示すイメージを
表示する手段を設けたものである。

【０００６】また、複数頁の画像データからなる文書情
報を記憶媒体に記憶する文書情報記憶手段と、その手段
によって記憶媒体に記憶された文書情報の頁単位にしお
り情報を設定するしおり情報設定手段と、その手段によ
って設定されたしおり情報に基づいて上記文書情報の頁
の画像データを検索する手段を備えた電子ファイル装置
において、上記文書情報のどの頁位置にしおり情報が設
定されているかを示すイメージを表示する手段を設ける
とよい。

【０００７】さらに、上記イメージに基づいて指定され
たしおり情報の詳細な情報の一覧を表示する手段を設け
るとよい。

【０００８】この発明による請求項１の電子ファイル装
置によれば、記憶媒体に記憶されている全文書情報のイ
メージを表示し、そのイメージ中でしおり情報が設定さ
れた文書情報の登録位置が分かるように表示するので、
ユーザはそのアナログイメージに基づいて必要な頁をも
つ文書情報を容易に識別することができ、必要な頁を能
率良く検索することができる。

【０００９】また、この発明による請求項２の電子ファ
イル装置によれば、記憶媒体に記憶されているしおり情
報が設定された全文書情報のイメージを表示し、そのイ
メージ中で各文書情報中のしおり情報が設定された頁位
置が分かるように表示するので、ユーザはそのアナログ
イメージに基づいて文書情報中の必要な頁を容易に識別
することができ、必要な頁をさらに能率良く検索するこ
とができる。

【００１０】さらに、この発明による請求項３の電子フ
ァイル装置によれば、上記イメージ中の指定されたしお
り情報の詳細な情報の一覧を表示するので、ユーザはそ
の詳細な情報に基づいて検索対象の頁を絞り込みながら
検索することができ、必要な頁を検索する作業をまたさ
らに能率良く行なえる。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、この発明の実施の形態を図
面に基づいて具体的に説明する。図１は、この発明の一
実施形態の電子ファイル装置の概略構成図である。この
電子ファイル装置は、記憶媒体１，画像データ２，検索
用データ３，文書情報４，しおり情報５，文書数厚み算
出部６，文書相対位置算出部７，文書相対位置イメージ
表示部８，文書呼出部９，頁数厚み算出部１０，頁相対
位置算出部１１，頁数相対位置イメージ表示部１２，頁
画像呼出部１３，キーボード１４，矩形領域指示部１
５，一覧表示部１６，マウス１７，スキャナ１８，ディ
スプレイ１９，プリンタ２０，しおり設定・検索部２
１，文書情報記憶制御部２２からなる。

【００１２】上記の文書数厚み算出部６，文書相対位置
算出部７，文書相対位置イメージ表示部８，文書呼出部
９，頁数厚み算出部１０，頁相対位置算出部１１，頁数
相対位置イメージ表示部１２，頁画像呼出部１３，矩形
領域指示部１５，一覧表示部１６，しおり設定・検索部
２１，及び文書情報記憶制御部２２は、ＣＰＵ，ＲＯ
Ｍ，及びＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータによっ
て実現される機能部である。

【００１３】記憶媒体１は、光磁気ディスク等の記憶媒
体であり、これには頁単位の複数の画像データ２とその
画像データ２群と対になる検索用データ３とから構成さ
れる文書情報４を記憶して管理する。その検索用データ
３は、文書情報４を検索するための文書名，分類，登録
日等の情報である。さらに、その文書情報４とは別にし
てその文書情報４の頁単位に設定（付加）されたしおり
情報５を記憶して管理している。そのしおり情報５は、
文書情報４中の設定された頁位置の情報と、しおり名，
マーク，しおり設定登録日等の情報である。

【００１４】文書数厚み算出部６は、記憶媒体１に記憶
されている文書情報４の総数から予め設定した全登録数
の厚みに対する各登録文書の相対的厚みを算出する。つ
まり、予め設定した全文書登録量を示す所定の厚み（ア
ナログ量）を登録文書数で等分した各厚みを求める。

【００１５】文書相対位置算出部７は、文書数厚み算出
部６によって算出した各登録文書の相対的厚みと記憶媒
体１のしおり情報５とに基づいて、各文書の相対的厚み
の内でしおりが設定されている文書に該当する厚みの相
対的位置を算出する。つまり、上記所定の厚みを全登録
文書数で等分した各厚みの内、しおりが設定されている
文書に該当する厚みの位置を求める。

【００１６】文書相対位置イメージ表示部８は、文書数
厚み算出部６及び文書相対位置算出部７によってそれぞ
れ算出された各文書の相対的厚みとしおりが設定された
文書に該当する厚みの相対的位置とに基づいて、全登録
数の厚みに対する各文書の厚みと、その各文書の厚みの
内でしおりが設定されている文書の登録位置とをイメー
ジ化してディスプレイ１９に表示する。つまり、上記所
定の厚みを全登録文書数で等分した各厚みのイメージを
表示し、その各厚みの内でしおりが設定されている文書
に該当する厚みの位置にしおりが設定されていることを
示すしおりマークのイメージを表示する。

【００１７】文書呼出部９は、ディスプレイ１９上の表
示画面中で、キーボード１４又はマウス１７によって指
示された座標に基づいて文書の情報（画像データ２，検
索用データ３，しおり情報５）を呼び出してディスプレ
イ１９に表示する。

【００１８】頁数厚み算出部１０は、記憶媒体１の文書
情報４としおり情報５とに基づいて、記憶媒体１に記憶
されているしおり情報５が設定されている文書情報４の
総数から予め設定した全しおり設定文書数の厚みに対す
る各しおり設定文書の頁数に応じた相対的厚みを算出す
る。つまり、全登録文書の内でしおりが設定されている
文書について、それぞれの文書の頁数に応じた厚みを求
める。

【００１９】頁相対位置算出部１１は、頁数厚み算出部
１０によって算出したしおりが設定されている各文書の
相対的厚みと記憶媒体１のしおり情報５に基づいてその
各文書の相対的厚みに対するしおりが設定されている頁
の相対的位置を算出する。つまり、上記しおりが設定さ
れている各文書の厚み内でしおりが設定されている頁を
示す位置を求める。

【００２０】頁数相対位置イメージ表示部１２は、頁数
厚み算出部１０及び頁相対位置算出部１１によってそれ
ぞれ算出されたしおりが設定された各文書の相対的厚み
とその各文書の相対的厚みに対するしおりが設定されて
いる頁の相対的位置とに基づいて、全しおり設定文書数
の厚みに対する各文書の頁数に応じた厚みと、その各文
書の厚みの内でしおりが設定されている文書の登録位置
とをイメージ化してディスプレイ１９に表示する。つま
り、上記しおり設定文書の頁数に応じて異ならせた厚み
のイメージを表示し、その各厚みの内でしおりが設定さ
れている頁に該当する位置にしおりが設定されているこ
とを示すしおりマークのイメージを表示する。

【００２１】頁画像呼出部１３は、ディスプレイ１９に
表示したイメージ中で、キーボード１４又はマウス１７
によって指定された位置に対応する頁情報（画像データ
２，しおり情報５）を記憶媒体１から呼び出してディス
プレイ１９に表示又はプリンタ２０によって印刷出力す
る。キーボード１４は、ユーザがしおり検索等の際の各
種の操作情報を入力する各種のキーを備えた入力装置で
ある。

【００２２】矩形領域指示部１５は、キーボード１４又
はマウス１７によってディスプレイ１９に表示されたイ
メージ上で指定されたしおりマークを含む矩形領域を確
定する。一覧表示部１６は、矩形領域指示部１５によっ
て確定された矩形領域に含まれたしおりマークのしおり
情報５の詳細な情報を記憶媒体１から読み出してディス
プレイ１９の表示画面上に一覧表示する。

【００２３】マウス１７は、ユーザがしおり検索等の各
種の操作情報をディスプレイ１９の表示画面上の座標位
置を指定して入力するポインティングデバイスの入力装
置である。スキャナ１８は、原稿に記載された文書情報
の画像データを光学的に読み取って入力する画像読取装
置である。

【００２４】ディスプレイ１９は、記憶媒体１に記憶さ
れた全文書の厚みイメージ、そのイメージ中のしおりが
設定された文書及びしおりが設定された頁位置を示すイ
メージの表示、文書情報登録，しおり設定，しおり検
索，文書検索等の各種の作業画面、及びメッセージ等を
表示するＬＣＤ，ＣＲＴ等の表示装置である。プリンタ
２０は、記憶媒体１に記憶された文書情報４の画像デー
タ２等を記録紙に印刷するレーザプリンタ，インクジェ
ットプリンタ等の印刷装置である。

【００２５】しおり設定・検索部２１は、キーボード１
４又はマウス１７によって指定された頁にしおりを設定
し、そのしおり情報５を記憶媒体１に記憶する。また、
キーボード１４又はマウス１７によって指定されたしお
りに該当する文書情報４，しおり情報５を検索して表示
する。文書情報記憶制御部２２は、スキャナ１８から入
力された画像データ，別の記憶媒体から読み込んだ画像
データ，又は通信回線を介して送信された画像データを
文書情報４として記憶媒体１に記憶する。

【００２６】すなわち、上記文書情報記憶制御部２２が
複数頁の画像データからなる文書情報を記憶媒体１に記
憶する文書情報記憶手段に相当し、上記しおり設定・検
索部２１が記憶媒体１に記憶された文書情報４の頁単位
にしおり情報５を設定するしおり情報設定手段と、その
設定されたしおり情報５に基づいて前記文書情報の頁の
画像データを検索する手段の機能を果たす。

【００２７】また、上記文書数厚み算出部６，文書相対
位置算出部７，文書相対位置イメージ表示部８，文書呼
出部９，キーボード１４，マウス１７，及びディスプレ
イ１９が、しおり情報が設定された文書情報が記憶媒体
１上のどの位置に登録されているかを示すイメージを表
示する手段の機能を果たす。

【００２８】さらに、上記頁数厚み算出部１０，頁相対
位置算出部１１，頁数相対位置イメージ表示部１２，頁
画像呼出部１３，キーボード１４，マウス１７，及びデ
ィスプレイ１９が、文書情報４のどの頁位置にしおり情
報が設定されているかを示すイメージを表示する手段の
機能を果たす。

【００２９】さらにまた、上記キーボード１４，矩形領
域指示部１５，一覧表示部１６，マウス１７，及びディ
スプレイ１９が、上記イメージに基づいて指定されたし
おり情報の詳細な情報の一覧を表示する手段の機能を果
たす。

【００３０】次に、この実施形態の電子ファイル装置に
おける全登録文書中のしおり設定文書を示すイメージの
表示処理について説明する。図２は、記憶媒体１に登録
された各文書をそれぞれ厚みを持たせて示すと共に全文
書中のしおり設定文書の登録位置を示すイメージの表示
例を示す図である。

【００３１】この処理は、文書数厚み算出部６が記憶媒
体１に登録されている文書数から予め設定した全文書登
録量を示す所定の厚みに対する各文書の相対的厚みを算
出し、文書相対位置算出部７が文書数厚み算出部６によ
って算出した厚みとしおり情報５とに基づいて、所定の
厚み中のしおりが設定されている文書の相対的位置を算
出する。

【００３２】そして、文書相対位置イメージ表示部８
が、文書数厚み算出部６によって算出した相対的厚みと
文書相対位置算出部７によって算出した相対的位置とに
基づいてディスプレイ１９上に全登録文書をそれぞれ厚
みで示すアナログイメージを表示すると共に、そのイメ
ージ中のしおり設定文書に対応する位置にしおりマーク
を表示する。

【００３３】例えば、記憶媒体１に８文書が登録されて
おり、その内の第１，３，７番目にそれぞれ登録された
文書にしおりが設定されている場合、図２に示したよう
に、予め設定した全文書登録量を示す所定の厚みの直方
体イメージＴに登録文書数８で等分した各厚みのイメー
ジＢ１〜Ｂ８を表示し、しおりが設定されている文書に
該当するイメージＢ１，Ｂ３，Ｂ７にそれぞれしおりが
設定されていることを示すしおりマークＭを表示する。

【００３４】そして、例えば、厚みのイメージＢ１又は
そのしおりマークＭをマウス１７によって指定すると、
文書呼出部９が厚みのイメージＢ１又はそのしおりマー
クＭの文書の情報（画像データ２，検索用データ３，し
おり情報５）を記憶媒体１から読み出してディスプレイ
１９へ表示する。

【００３５】このようにして、ユーザは全登録文書中の
しおり設定文書を示すアナログイメージに基づいて必要
な頁をもつ文書情報を容易に識別することができ、必要
な頁を能率良く検索することができる。

【００３６】次に、この実施形態の電子ファイル装置に
おける全登録文書中のしおり設定文書を示すイメージの
表示処理について説明する。図３は、記憶媒体１に登録
されたしおり設定文書をそれぞれ頁数に応じて厚みを異
ならせて示すと共にその文書中のしおり設定頁位置を示
すイメージの表示例を示す図である。

【００３７】この処理は、頁数厚み算出部１０が記憶媒
体１に登録されている全しおり設定文書から予め設定し
た全しおり設定文書登録量を示す所定の厚みに対する各
しおり設定文書の頁数に応じた相対的厚みを算出し、頁
相対位置算出部１１が頁数厚み算出部１０によって算出
した厚みとしおり情報５とに基づいて、相対的厚み中の
しおりが設定されている頁の相対的位置を算出する。

【００３８】そして、頁数相対位置イメージ表示部１２
が、頁数厚み算出部１０によって算出した相対的厚みと
頁相対位置算出部１１によって算出した相対的位置とに
基づいてディスプレイ１９上に全しおり設定文書の頁数
に応じて異なる厚みで示すアナログイメージを表示する
と共に、そのイメージ中のしおり設定頁に対応する位置
にしおりマークを表示する。

【００３９】例えば、図２に示した登録文書において第
１，３，７番目に登録された文書にしおりが設定されて
おり、図３に示すように、各文書の頁数に応じて異なら
せた文書１，３，７のそれぞれの厚みのイメージＢ１，
Ｂ３，Ｂ７を表示し、その各厚みのイメージＢ１，Ｂ
３，Ｂ７毎にそれぞれしおりが設定されている頁位置に
しおりマークＭを表示する。

【００４０】そして、例えば、文書１の厚みのイメージ
Ｂ１の先頭のしおりマークＭ（図中一番左側）をマウス
１７によって指定すると、頁画像呼出部１３が文書１の
厚みのイメージＢ１の先頭のしおりマークＭの頁情報
（画像データ２，しおり情報５）を記憶媒体１から読み
出してディスプレイ１９へ表示する。

【００４１】このようにして、ユーザはしおり設定文書
中のしおり設定頁を示すアナログイメージに基づいて文
書情報中の必要な頁を容易に識別することができ、必要
な頁をさらに能率良く検索することができる。

【００４２】次に、この実施形態の電子ファイル装置に
おけるしおり情報の一覧表示処理について説明する。図
４は、しおり情報の一覧表示時に指定する矩形領域の一
例とそのしおり情報一覧表示例とを示す図である。図５
は、この実施形態の電子ファイル装置におけるしおり一
覧表示を含むしおり検索処理を示すフローチャートであ
る。

【００４３】図５に示すように、このしおり検索処理
は、しおり検索命令が入力されると、ステップ（図中
「Ｓ」で示す）１で複数文書のしおりを表示し、ステッ
プ２へ進んで矩形領域が指定されたか否かを判断して、
指定されたらステップ３へ進んでその矩形領域内のしお
り情報の詳細情報一覧を表示し、ステップ４へ進んでし
おり情報が指示されたら、ステップ５へ進んでその指示
されたしおり情報に該当する画像を表示してこの処理を
終了する。

【００４４】また、ステップ２の判断で矩形領域が指定
されなければ、ステップ６へ進んでしおりマークが指示
されたら、ステップ５へ進んでその指示されたしおりマ
ークに該当する画像を表示してこの処理を終了する。

【００４５】しおりの詳細な情報の一覧表示処理は、例
えば、マウス１７によってディスプレイ１９上に表示さ
れたしおり設定文書のイメージ中のしおりマークを含む
矩形領域が指定されると、矩形領域指示部１５がその矩
形領域を確定し、一覧表示部１６が矩形領域指示部１５
によって確定された矩形領域内のしおりマークを識別し
て、そのしおりマークに該当するしおり情報５を記憶媒
体１から読み出してディスプレイ１９に表示する。

【００４６】例えば、図３に示したイメージにおいて、
図４に示すように、マウス１７によって複数のしおりマ
ークＭを含む矩形領域Ｓを示す矩形座標Ａ，Ｂを指定す
ると、その矩形領域Ｓ内の３つのしおりマークＭに関す
る詳細な情報（しおり名，マーク，登録日）が図中に示
すウインドウ３０で一覧表示される。

【００４７】そして、例えば、マウス１７のカーソルに
よってウインドウ３０中のＮｏ１．の欄を指定すると、
頁画像呼出部１３が記憶媒体１のしおり情報５に基づい
て文書情報４の画像データ２から該当する頁の画像デー
タを読み出してディスプレイ１９に表示する。したがっ
て、文書１のしおり名「リーダー会議報告書」のしおり
が設定された頁の画像が検索されて表示される。

【００４８】このようにして、ユーザはディスプレイ上
に表示されたイメージ中の複数のしおりイメージに関す
る詳細な情報を容易に一覧することができ、その一覧表
示に基づいて検索対象の頁を絞り込みながら検索するこ
とができ、必要な頁を検索する作業をまたさらに能率良
く行なえる。

【００４９】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る電子ファイル装置によれば、文書情報の頁単位に設定
したしおり情報に基づく頁検索を能率良く行なえる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施形態の電子ファイル装置の概
略構成図である。

【図２】図１に示した電子ファイル装置における記憶媒
体に登録された各文書をそれぞれ厚みを持たせて示すと
共に全文書中のしおり設定文書の登録位置を示すイメー
ジの表示例を示す図である。

【図３】図１に示した電子ファイル装置における記憶媒
体に登録されたしおり設定文書をそれぞれ頁数に応じて
厚みを異ならせて示すと共にその文書中のしおり設定頁
位置を示すイメージの表示例を示す図である。

【図４】図１に示した電子ファイル装置におけるしおり
情報の一覧表示時に指定する矩形領域の一例とそのしお
り情報一覧表示例とを示す図である。

【図５】図１に示した電子ファイル装置におけるしおり
検索処理を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１：記憶媒体 ２：画像データ ３：検索用データ ４：文書情報 ５：しおり情報 ６：文書数厚み算出部 ７：文書相対位置算出部 ８：文書相対位置イメージ表示部 ９：文書呼出部 １０：頁数厚み算出部 １１：頁相対位置算出部 １２：頁数相対位置イメージ表示部 １３：頁画像呼出部 １４：キーボード １５：矩形領域指示部 １６：一覧表示部 １７：マウス １８：スキャナ １９：ディスプレイ ２０：プリンタ ２１：しおり設定・検索部 ２２：文書情報記憶制御部 Ｍ：しおりマーク

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｇ０６Ｆ 15/62 ３３０Ｄ ３３０Ｇ

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数頁の画像データからなる文書情報を
   記憶媒体に記憶する文書情報記憶手段と、該手段によっ
   て記憶媒体に記憶された文書情報の頁単位にしおり情報
   を設定するしおり情報設定手段と、該手段によって設定
   されたしおり情報に基づいて前記文書情報の頁の画像デ
   ータを検索する手段とを備えた電子ファイル装置におい
   て、 前記しおり情報が設定された文書情報が前記記憶媒体上
   のどの位置に登録されているかを示すイメージを表示す
   る手段を設けたことを特徴とする電子ファイル装置。
2. 【請求項２】 複数頁の画像データからなる文書情報を
   記憶媒体に記憶する文書情報記憶手段と、該手段によっ
   て記憶媒体に記憶された文書情報の頁単位にしおり情報
   を設定するしおり情報設定手段と、該手段によって設定
   されたしおり情報に基づいて前記文書情報の頁の画像デ
   ータを検索する手段とを備えた電子ファイル装置におい
   て、 前記文書情報のどの頁位置にしおり情報が設定されてい
   るかを示すイメージを表示する手段を設けたことを特徴
   とする電子ファイル装置。
3. 【請求項３】 請求項１又は２記載の電子ファイル装置
   において、 前記イメージに基づいて指定されたしおり情報の詳細な
   情報の一覧を表示する手段を設けたことを特徴とする電
   子ファイル装置。