JPH09245100A - 帳票印刷装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 この発明は帳票印刷装置に関し、複数の帳票
の印刷する順序を任意に指定し、印刷作業の効率化を図
ることを課題とする。 【解決手段】 複数の属性項目からなる帳票情報を記憶
する帳票記憶手段と、帳票情報を表示する情報表示手段
と、前記帳票情報のうち任意の属性項目を指定する項目
指定手段と、属性項目の並べ替え順序を指定する順序指
定手段と、 前記指定された属性項目が前記指定された
並べ替え順序となるように前記帳票情報を並べ替える印
刷順序並べ替え手段と、印刷手段と、前記印刷順序並べ
替え手段によって並べ替えられた帳票情報の順序に従っ
て帳票を印刷するように印刷手段を制御する第１制御手
段とを備えることを特徴とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、帳票印刷装置に
関し、物品管理業務等で作成した複数の帳票の印刷する
順序を任意に指定することが可能な帳票印刷装置に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来から、官公庁や自治体における物品
管理業務は、「物品管理法」に基づいて厳密に行われて
いる。「物品管理法」には、物品の購入、受け入れ、受
領などの物品の増減や移動を伴う業務を行う場合には、
必ず一定の帳票にその物品の詳細内容を記入し、物品の
移動の履歴を記載した台帳を作成しなければならない点
が規定されている。

【０００３】近年、物品管理業務の合理化のためコンピ
ュータが導入され、帳票の発行や台帳の作成等、一連の
物品管理業務の効率化が推進されている。

【０００４】官公庁等の物品管理業務で取扱われる帳票
としては、物品受入命令書、物品払出命令書、物品返納
命令書、不用決定通知書など非常に多くの種類がある。
また、物品管理業務の特質上、官公庁等におけるあらゆ
る部署の物品管理を対象とするため、発行する帳票のあ
て先には非常に多くの異なる部署あるいは業者が記入さ
れる。さらに、年度末や年度開始時には、物品の購入依
頼や移動通知が各部署から一斉にくるため、発行する帳
票の数は膨大なものとなる。

【０００５】コンピュータを利用して帳票を発行する場
合には、ユーザが帳票の発行に必要なデータを入力した
後、プリンタ等の印刷装置に印刷指示を行う。ここで、
印刷する帳票が複数枚ある場合は、印刷指示が行われた
順に、プリンタから出力されていた。したがって、部署
ごとに分別して印刷したい場合には、ユーザが意識的に
部署ごとに帳票の印刷指示を行っていた。また、帳票の
種類ごとに印刷したい場合にも、ユーザが意識的に種類
ごとに帳票の印刷指示を行っていた。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】上記のように、部署ご
とにあるいは帳票の種類ごとに帳票を印刷する場合に
は、印刷指示を出す前にユーザが印刷しようとする帳票
を意識的に選択する必要がある。しかし、印刷する帳票
の種類が多い場合や、年度末や年度開始時など多数の帳
票を印刷しなければならない場合には、このユーザの選
択処理はかなり面倒である。

【０００７】また、印刷指示を出す前に選択処理をせず
に、必要な帳票印刷を実際にした後に、たとえば部署ご
とに、手作業で印刷された帳票を並べ替えることもでき
るが、この印刷された帳票の数が多い場合には、この並
べ替え作業はかなりの工数を必要とする。

【０００８】この発明は以上のような事情を考慮してな
されたものであり、印刷指示を出した後、印刷しようと
する帳票を指定された所定の順序で並べ替えてから実際
に印刷を実行するようにした帳票印刷装置を提供するも
のである。

【０００９】

【課題を解決するための手段】この発明は、複数の属性
項目からなる帳票情報を記憶する帳票記憶手段と、帳票
情報を表示する情報表示手段と、前記帳票情報のうち任
意の属性項目を指定する項目指定手段と、属性項目の並
べ替え順序を指定する順序指定手段と、 前記指定され
た属性項目が前記指定された並べ替え順序となるように
前記帳票情報を並べ替える印刷順序並べ替え手段と、印
刷手段と、前記印刷順序並べ替え手段によって並べ替え
られた帳票情報の順序に従って帳票を印刷するように印
刷手段を制御する第１制御手段とを備えることを特徴と
する帳票印刷装置を提供するものである。

【００１０】また、前記情報表示手段に表示された帳票
情報の中から任意に一つ又は複数個の帳票情報を選択す
る帳票選択手段と、前記帳票選択手段によって選択され
た帳票情報に対応する帳票のみを印刷するように印刷手
段を制御する第２制御手段とをさらに備えてもよい。

【００１１】さらに、各帳票ごとの印刷状況を記憶する
帳票状況記憶手段をさらに備え、前記情報表示手段が、
この帳票状況記憶手段に記憶された印刷状況をもとに、
各帳票情報ごとに、対応する帳票の印刷の完了又は未完
了を区別する表示を行うようにしてもよい。

【００１２】ここで、印刷帳票記憶手段は、ＲＡＭ等の
書き換え可能な記憶素子又は記憶装置を用いることがで
きる。また、印刷すべき帳票についての帳票情報もＲＡ
Ｍ等に記憶される。印刷情報表示手段は、たとえばＣＲ
Ｔ又はＬＣＤ等を用いることができる。この発明の帳票
印刷装置は、帳票発行に必要なデータの入力や属性項目
の指定を行うための項目指定手段、順序指定手段及び印
刷帳票選択手段としてキーボード、マウス等の入力機器
を備えることが好ましい。

【００１３】さらに、印刷順序並べ替え手段、第１、第
２制御手段としては、通常ＣＰＵを中心としたマイクロ
コンピュータが用いられ、これらの手段の機能を実行す
るためのプログラムがＲＯＭ、ＲＡＭ等に記憶される。
また、帳票状況記憶手段は、ＲＡＭ等の書き換え可能な
記憶素子又は記憶装置を用いることができる。

【００１４】印刷手段は、帳票特有の所定の様式の用紙
に印字することのできるプリンタであればよく、ページ
プリンタ、インクジェットプリンタ等が用いられる。

【００１５】このような構成を持つ帳票印刷装置によれ
ば、一旦印刷指示のあった印刷すべき帳票を指定された
属性項目の所定の順序に従って並べ替えてから印刷実行
するので、帳票発行時に印刷指示の順序をユーザが意識
する必要はなく、印刷実行後の印刷された帳票の分別作
業も容易であり、帳票印刷後の作業効率が向上できる。

【００１６】また、印刷指示のあった帳票のうち、任意
に１つ又は複数の帳票を選択してから印刷するので、必
要なときに必要な帳票のみを印刷できる。さらに、異な
る用紙を使用する必要のある帳票が混在する場合に、１
台のプリンタで印刷するときには、用紙の異なる帳票ご
とに印刷できるので、用紙の入れ替え作業が容易であ
る。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、図面に示す実施の形態に基
づいてこの発明を詳述する。なお、これによってこの発
明が限定されるものではない。図１に、この発明の一実
施例の基本構成図を示す。同図に示すように、この発明
は、帳票発行端末１、スプールメモリ２及びプリンタ３
から構成される。

【００１８】帳票発行端末１は、帳票の発行のみを行う
専用機であってもよいが、いわゆるパーソナルコンピュ
ータを利用することができる。パーソナルコンピュータ
を利用する場合は、この発明の帳票発行機能を実行する
プログラムをインストールして用いる。パーソナルコン
ピュータは、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディス
ク、Ｉ／Ｏコントローラ、入力部（キーボード、マウ
ス）、表示部（ＣＲＴ、ＬＣＤ）など、一般的な構成を
持つものでよい。

【００１９】帳票発行端末１は、この発明を実施するた
めに、少なくとも次のような機能を備える。帳票発行に
必要なデータを入力する機能２１、入力された帳票デー
タを記憶する機能２２、入力された帳票データを帳票特
有の印刷レイアウトに組立てる機能２３、入力された帳
票データから、複数の属性項目からなる帳票情報を作成
し記憶する機能２４、帳票の印刷を指示する入力を監視
する機能２５、印刷指示された帳票に関する帳票情報を
表示する機能２６、帳票情報のうち任意の属性項目を指
定する機能２７、属性項目の並べ替え順序を指定する機
能２８、指定された属性項目が指定された並べ替え順序
となるように記憶された帳票情報を並べ替える機能２
９、プリンタに対して記憶された帳票情報の順序に従っ
て帳票の印刷の実行を行わせる機能３０である。

【００２０】また、表示された帳票情報のうち任意の１
つ又は複数個の帳票を選択する機能３１、この選択され
た帳票のみをプリンタに対して印刷実行させる機能３
２、各帳票ごとに印刷状況（印刷の完了又は未完了）を
区別する表示をする機能３３を備えてもよい。

【００２１】ここで、機能２６は印刷情報表示手段に、
機能２７は項目指定手段に、機能２８は順序指定手段
に、機能２９は印刷順序並べ替え手段に、機能３０は第
１制御手段に相当する。さらに、機能３１は印刷帳票選
択手段、機能３２は第２制御手段、機能３３は帳票状況
記憶手段に相当する。

【００２２】スプールメモリ２は、ＲＡＭあるいはハー
ドディスクなどの書き替え可能なメモリが用いられ、印
刷帳票記憶手段に相当するものである。スプールメモリ
２には、前記した機能２５によって印刷指示された帳票
のデータが、印刷指示順に記憶される。また、印刷指示
された帳票のデータの帳票情報は、スプールメモリ２の
一部に、又は帳票発行端末１のＲＡＭに記憶してもよ
い。

【００２３】帳票情報は、各帳票を識別するのに必要な
いくつかの属性項目から構成される情報であり、入力さ
れた帳票データから作成される。さらに、この帳票情報
は、帳票発行端末の表示部に次に示すような表形式で一
覧表示される。

【００２４】この帳票情報の具体例を図２に示す。たと
えば図２に示すように、帳票情報は、帳票名、種別、日
付、発行部署、品目などの属性項目からなるが、使用さ
れる部署の運用条件に沿って様々な属性を設定する場合
がある。たとえば担当者名や局名などの項目を追加、変
更してもよい。

【００２５】図２の〔Ａ〕帳票情報は、帳票発行端末１
において、機能２５によって印刷指示された帳票が５つ
（ａ，ｂ，ｃ，ｄ，ｅ）あることを示している。すなわ
ち、印刷すべき帳票が、スプールメモリ２に５通存在す
ることを示している。さらに、ここで帳票名ａの帳票が
最先に印刷指示されて、帳票名ｅの帳票が最後に印刷指
示されたものとする。

【００２６】したがって、このスプール状態のとき従来
の方法でこのまま印刷を実行した場合には、ａ→ｂ→ｃ
→ｄ→ｅの順に、プリンタ３から帳票が出力される。こ
のとき、発行部署が庶務部の帳票を取り出そうとする
と、出力された５枚のうち庶務部の帳票は１枚目、３枚
目、５枚目にあるので、庶務部のものがどこにあるかを
順にめくりながら手作業で探し出さなければならない。

【００２７】この実施例のように５枚程度なら手作業の
負担も軽いが、官公庁で発行される実際の帳票の枚数は
数百枚に及ぶ場合もあり、この手作業はかなりの時間を
要し、精神的にも作業者の負担は大きい。

【００２８】そこで、この発明で示すように、スプール
メモリ２に記憶された帳票の印刷順序を所望の順序に変
更すれば、上記の手作業は不要となり印刷作業の効率化
が図れる。以下に、この発明の印刷の方法について説明
する。

【００２９】この発明の印刷方法は、主として、図５に
示すように、ステップ１：印刷データと印刷指示入力、
ステップ２：帳票情報の一覧表示、ステップ３：キー項
目等の入力と帳票情報の並べ替え、ステップ４：並べ替
えられた帳票情報の順序による帳票の印刷の４つのステ
ップからなることを特徴とする。

【００３０】ステップ１：まず、帳票発行端末１におい
て、キーボード等を用いて帳票のデータが入力され、帳
票ごとに印刷指示が入力される。入力されたデータは、
スプールメモリ２に記憶される。ステップ２： 図２
〔Ａ〕に示すように、印刷指示された帳票の帳票情報
は、作業者の指示により、帳票発行端末１の表示部に表
形式で一覧表示される。

【００３１】この時点では、印刷指示があっただけで、
まだプリンタ３に対して印字命令は出されていない。作
業者は、この帳票情報の表示を見て実際に印字する順序
を検討する。ステップ３：作業者によってキーボードあ
るいはマウスを用いて印字する順序が指示される。具体
的には、並べ替えの「キー項目」及び「並べ替え順序」
が入力される。そしてこの指示された順序に帳票情報が
並べ替えられる。

【００３２】「キー項目」は、並べ替えの実際の対象と
なる属性項目であり、帳票情報の属性項目の中から、作
業者が任意に指定する。たとえば、部署ごとに帳票を印
刷したい場合には、「部署」をキー項目として指定す
る。「並べ替え順序」は、選択された「キー項目」をど
ういう順序で並べ替えるかを指定するものであり、たと
えばアルファベットの昇順又は降順、五十音順、日付の
古い順などのうち１つを、作業者が指定する。

【００３３】たとえば、五十音順を指定すると、「部
署」について五十音順に並べ替える処理が行われる。

【００３４】図２の並べ替えの具体例では、「部署」の
欄のデータが「管理部」、「庶務部」、「法務部」の順
に並べ替えられ、この並べ替えに付随して各帳票情報も
並べ替えられる。図２〔Ｂ〕に示すように、帳票名が
ｂ，ａ，ｃ，ｅ，ｄの順に並べ替えられて表示される。

【００３５】この並べ替え処理は、帳票発行端末１のＣ
ＰＵがＲＡＭ等に格納されているプログラムに基づいて
行うものである。すなわち、作業者によって、「キー項
目」と「並べ替え順序」が入力されると、ＣＰＵはＲＡ
Ｍ等に記憶された帳票情報を指定された順序に並べ替え
る。あるいは、実際に並べ替えるのではなく、各帳票情
報ごとに予め印刷順序フラグを付与しておき、このフラ
グの数値を書き替えることにより帳票情報を並べ替えた
のと同じ効果をもたらす。

【００３６】ステップ４：この後、作業者が図２〔Ｂ〕
の帳票情報の表示を確認し、印刷実行の指示入力をする
と、帳票名ｂ，ａ，ｃ，ｅ，ｄの順序で帳票が印刷され
る。具体的には、まず「管理部」あての帳票ｂが印刷さ
れ、次に「庶務部」あての帳票ａ，ｃ，ｅがこの順序で
印刷され、最後に「法務部」あての帳票ｄが印刷され
る。

【００３７】このように部署ごとに区分けして帳票が印
刷されるので、印刷完了後に、部署ごとに帳票を分ける
手作業は容易である。図２の実施例では５つの帳票を印
刷する場合を示したが、数百、数千という非常に多くの
帳票を印刷する場合にこのような並べ替え印刷をするこ
とは効果が非常に大きいと言える。

【００３８】また、この発明は、帳票データを入力し、
かつその都度印刷指示を入力しておき、その後実際の印
刷は所定の時刻（たとえば、夜間、プリンタの使用頻度
が少ない時間帯など）に一括して行うようなバッチ処理
の場合に特に有効である。

【００３９】上記の実施例では、１つのキー項目を指定
して並べ替えるものを示したが、キー項目は複数個指定
してもよい。たとえば、「部署」を第１キー項目、「日
付」を第２キー項目として指定し、それぞれ「五十音
順」、「日付の古い順」を並べ替え順序として指定した
とすると、帳票情報はまず「部署」の「五十音順」に従
って並べ替えられ、さらに部署ごとに「日付の古い順」
に従って並べ替えられる。

【００４０】また、図２の〔Ａ〕、あるいは〔Ｂ〕の帳
票情報が表示されているときに、印刷したい帳票を１つ
又は複数選択し、選択したもののみを印刷実行するよう
にしてもよい。たとえば、図２の〔Ａ〕の帳票情報が表
示されている状態で、作業者が庶務部あての帳票のみを
選択して印刷実行を指示する。選択の操作は、たとえば
表示された帳票名のうち、選択したい帳票名を順次マウ
スで指示していくだけでよい。ＣＰＵは指示された帳票
名をＲＡＭ中の所定の領域に記憶する。そしてその後印
刷実行が指示されたときに、ＣＰＵは、この所定の領域
の中に記憶された帳票名の帳票のみについて印刷処理を
行う。

【００４１】このようにすれば、帳票情報の並べ替えを
することもなく印刷したい帳票のみを印刷させることが
可能となる。したがって、印刷指示を出したすべての帳
票を一度に印刷実行したくはないが、特定の帳票のみを
印刷したい場合に有効である。すなわち、帳票発行時に
印刷指示の順序を意識することなく、発行する必要のあ
る帳票すべてについて印刷指示を出した後で、必要なと
きに必要な帳票のみを印刷できる。

【００４２】また、帳票によって印刷用紙が異なる場合
にも有効であり、同じ印刷用紙を用いる帳票のみを選択
してから印刷実行すれば、用紙の入れ替え作業が容易で
ある。

【００４３】さらに図２に示した表形式の帳票情報の表
示では、印刷実行後の印刷完了又は未完了がわからない
が、印刷指示した帳票のうちどの帳票が印刷完了したか
を示す表示をしてもよい。たとえば、図２の属性項目の
中に「印刷完／未完」のような項目を設け、各帳票の欄
に、完了あるいは未完了を示す文字又は図形表示をする
ようにすればよい。

【００４４】具体的には、ＲＡＭの中に、「印刷完／未
完」の項目に対する記憶領域を設け、ここにＣＰＵが完
了又は未完了に対応するデータを書き込むと同時に表示
するようにする。ある帳票に対する印刷が完了の場合は
“１”、未完了の場合は“０”を書き込み、「印刷完／
未完」の表示の欄に対応する表示を行う。

【００４５】図３に、帳票情報を並べ替えた後の具体的
な表示例を示す。ここでは、並べ替えのキー項目として
「業者／部署」と「通番」を指定し、さらに、並べ替え
の順として降順（Ａ＞Ｚ）を指定している。

【００４６】図４に、印刷完了／未完了の表示例を示
す。ここでは、属性項目として「表示」欄を設けてお
り、イメージ表示によって印刷完了又は未完了を示して
いる。すなわち、上から６つの帳票は印刷完了したこと
を示し、それ以降の帳票は印刷未完了であることを示し
ている。

【００４７】

【発明の効果】この発明によれば、一旦印刷指示のあっ
た印刷すべき帳票を指定された属性項目の所定の順序に
従って並べ替えてから印刷実行するので、帳票発行時に
印刷指示の順序をユーザが意識する必要はなく、印刷実
行後の印刷された帳票の分別作業も容易であり、帳票印
刷後の作業効率が向上できる。

【００４８】さらに、印刷指示のあった帳票のうち、任
意に１つ又は複数の帳票を選択してから印刷するので、
必要なときに必要な帳票のみを印刷できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例の基本構成図である。

【図２】この発明において印刷する帳票情報の並べ替え
の具体的説明図である。

【図３】この発明において、帳票情報を並べ替えた後の
表示例を示す図である。

【図４】この発明において、印刷完了／未完了の表示例
を示す図である。

【図５】この発明における印刷方法の手順の説明図であ
る。

【符号の説明】

１ 帳票発行端末 ２ スプールメモリ ３ プリンタ

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の属性項目からなる帳票情報を記憶
   する帳票記憶手段と、 帳票情報を表示する情報表示手段と、 前記帳票情報のうち任意の属性項目を指定する項目指定
   手段と、 属性項目の並べ替え順序を指定する順序指定手段と、 前記指定された属性項目が前記指定された並べ替え順序
   となるように前記帳票情報を並べ替える印刷順序並べ替
   え手段と、印刷手段と、 前記印刷順序並べ替え手段によって並べ替えられた帳票
   情報の順序に従って帳票を印刷するように印刷手段を制
   御する第１制御手段とを備えることを特徴とする帳票印
   刷装置。
2. 【請求項２】 前記情報表示手段に表示された帳票情報
   の中から任意に一つ又は複数個の帳票情報を選択する帳
   票選択手段と、 前記帳票選択手段によって選択された帳票情報に対応す
   る帳票のみを印刷するように印刷手段を制御する第２制
   御手段とをさらに備えたことを特徴とする請求項１記載
   の帳票印刷装置。
3. 【請求項３】 各帳票ごとの印刷状況を記憶する帳票状
   況記憶手段をさらに備え、前記情報表示手段が、この帳
   票状況記憶手段に記憶された印刷状況をもとに、各帳票
   情報ごとに、対応する帳票の印刷の完了又は未完了を区
   別する表示を行うことを特徴とする請求項１又は２記載
   の帳票印刷装置。