JPH0877150A - マニュアル作成支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 マニュアル作成者の負担を軽減しつつ、マニ
ュアルに掲載する図を統一的、かつ適切にすることによ
り、マニュアルの利用者にとってわかりやすいマニュア
ルの作成を支援するマニュアル作成支援装置を提供す
る。 【構成】 作成するマニュアルに記載すべき操作の系列
を操作系列保持部１に保持させ、対応する状態説明図を
状態説明図保持部２に保持させておく。操作系列ブロッ
ク指定部３において、マニュアルの１ブロックに書くべ
き操作の指定を受ける。状態説明図選択部４では、指定
されたブロック内の操作について、マニュアルに掲載す
るに適切な図を選択して状態説明図保持部２より取り出
す。文書エディタ５では、マニュアルレイアウト保持部
６に保持されたレイアウトの型に従ってマニュアルに配
置する。適切な図が複数存在する場合、ワーニングメッ
セージ提示部７でブロックの分割を勧める。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、取扱説明書や業務マニ
ュアルなどのマニュアルの作成を支援するマニュアル作
成支援装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】装置の取り扱い方や操作方法、あるい
は、ある業務を遂行するために必要な手順等は、通常、
その装置の取扱説明書や業務マニュアルといったマニュ
アルに記載されている。そして、その装置の操作者、あ
るいは業務担当者は、その装置の操作方法や業務の遂行
手順を知りたい場合に、マニュアルを参照し、そのマニ
ュアルの記載に従って、装置の操作や業務の遂行を行な
うことになる。そのため、マニュアルはその利用者にと
ってわかりやすいものである必要がある。

【０００３】複雑な操作を必要とする機器及び作業を説
明するマニュアルでは、通常、その操作及び作業をいく
つかの小さな操作や作業（以下、タスクと呼ぶ）に分解
し、それぞれのタスクの操作及び作業を、マニュアル内
の一つのブロックにて説明し、このブロックをタスクの
順に並べることによって、１つの操作および作業を説明
するマニュアルを作成している。また、これらのブロッ
ク内には、例えば、そのタスクで行なう操作及び作業の
内容、その操作及び作業を行なう目的、操作及び作業を
行なった時の状態を説明する図が含まれている。このよ
うな構成により、操作や作業に対するマニュアルの利用
者の理解を助けている。

【０００４】図２は、マニュアルの一例の説明図であ
る。図２では、時刻表示機能を有する機器において、時
計を合わせるという操作を説明するマニュアルの一例を
示している。図２に示したマニュアルの例では、「時計
を合わせる」という操作を４つのタスク、すなわち、
「時刻を表示させる」、「時刻修正モードにする」、
「時間を合わせる」、「分を合わせる」の各タスクに分
解し、それぞれのタスクの説明を、１ないし４の数字お
よび横線で仕切られたブロックに記述している。各ブロ
ックには、それぞれのタスクの目的、操作内容、状態説
明図が記述されており、さらに、２および３のタスクで
は、操作を行なったことによって得られる状態の説明文
が添えられている。例えば、２のタスクでは、「時刻修
正モードにする」というタスクの目的が記述され、操作
内容として「＜ｓｅｔ＞ボタンを約５秒押し、時刻修正
モードにします。」と記述され、その下に「ｓｅｔ」ボ
タンを指で押そうとしている図が掲載され、さらに、そ
の図の左に「ｓｅｔ」ボタンを押すことによって得られ
る状態として「時刻修正モードになると時間部分が点滅
します。」という説明文が添えられている。

【０００５】このようなマニュアルを作成するに当た
り、各タスクにおける操作及び作業を行なった時の状態
を説明する図は、従来、マニュアル作成者が操作及び作
業が行なわれる場面を想定して描いたり、機器のマニュ
アルの場合には仕様書内で用いられている図を捜してき
て複写するなどの方法を用いてきた。また、マニュアル
に採用する図の選択は、マニュアルの作成者に任せられ
ていたため、図の選び方が不統一であったり、適切でな
かったり、図が必要な部分に図がなかったりという不具
合が発生していた。

【０００６】従来、マニュアルの作成の支援を行なうも
のとして、例えば、情報処理学会全国大会予稿集、９２
−３Ｃ−１、１９９２、佐古慎二，千村浩靖、「マニュ
アル作成支援ツールの開発（１）−内容構成支援ツー
ル」にて報告されているものや、特開平２−１８１８６
５号公報に記載されているものなどがある。これらはマ
ニュアルの部品として登録しておき、登録されている部
品を検索してマニュアルを合成するものであり、マニュ
アルの部品の再利用などによってマニュアルの作成者側
の負担を軽減するものである。しかし、これらの技術
は、マニュアルの読み手側の理解を促進するようなマニ
ュアルを作ることを支援するものではなかった。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した事
情に鑑みてなされたもので、マニュアル作成者の負担を
軽減しつつ、マニュアルに掲載する図を統一的、かつ適
切にすることにより、マニュアルの利用者にとってわか
りやすいマニュアルの作成を支援するマニュアル作成支
援装置を提供することを目的とするものである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は、請求項１に記
載の発明においては、マニュアルの作成を支援するマニ
ュアル作成支援装置において、マニュアル執筆の対象と
なる機器もしくは作業におけるある目的を達成するため
に必要な操作の系列を記憶する操作系列保持手段と、該
操作系列保持手段に記憶されている操作に対応する状態
を説明する状態説明図を記憶する状態説明図保持手段
と、前記操作系列保持手段に記憶されている操作系列に
ついてマニュアルを作成する際にひとまとまりになる操
作群を指定する操作系列ブロック指定手段と、該操作系
列ブロック指定手段で指定された操作群に対し該操作群
に属する操作に対応する前記状態説明図保持手段に記憶
されている前記状態説明図の中にマニュアルへの掲載が
適切な状態説明図が存在する場合に該状態説明図を選択
して取り出す状態説明図選択手段と、前記操作系列ブロ
ック指定手段で指定された操作系列の操作群に対しその
操作に関する記述と前記状態説明図選択手段で選択され
た状態説明図の配置を行なうことができる文書エディタ
を有することを特徴とするものである。

【０００９】また、請求項２に記載の発明においては、
マニュアルの作成を支援するマニュアル作成支援装置に
おいて、マニュアル執筆の対象となる機器もしくは作業
におけるある目的を達成するために必要な操作の系列を
記憶する操作系列保持手段と、該操作系列保持手段に記
憶されている操作系列についてマニュアルを作成する際
にひとまとまりになる操作群を指定する操作系列ブロッ
ク指定手段と、該操作系列ブロック指定手段で指定され
た操作群の中に状態説明図を必要とする操作が含まれる
場合に前記状態説明図が必要な操作とその操作に前記状
態説明図が必要なことを提示して前記状態説明図を要求
する状態説明図要求手段と、前記操作系列ブロック指定
手段で指定された操作系列の操作群に対しその操作に関
する記述と前記状態説明図要求手段で要求した前記状態
説明図の配置を行なうことができる文書エディタを有す
ることを特徴とするものである。

【００１０】さらに、請求項３に記載の発明において
は、請求項１または２に記載のマニュアル作成支援装置
において、マニュアルに記載される操作群に対応したレ
イアウトの型を保持するマニュアルレイアウト保持手段
をさらに有し、前記操作系列ブロック指定手段により操
作群が指定された時、前記マニュアルレイアウト保持手
段よりマニュアルの操作群に対応したレイアウトの型を
前記文書エディタに書き込むことを特徴とするものであ
る。

【００１１】請求項４に記載の発明においては、請求項
１または２に記載のマニュアル作成支援装置において、
前記状態説明図選択手段あるいは前記状態説明図要求手
段により１つの操作群の内で複数の図が選択もしくは要
求された場合にその操作群を分けたほうがよりわかりや
すくなるという旨のメッセージを提示するワーニングメ
ッセージ提示手段を有することを特徴とするものであ
る。

【００１２】

【作用】本発明によれば、ある操作系列のマニュアルの
作成時に、その操作の系列を操作系列保持手段に記憶さ
せておき、操作系列ブロック指定手段において操作系列
保持手段に記憶されている操作系列をいくつかのブロッ
クに分けて操作群を指定する。一方、請求項１に記載の
発明においては状態説明図が状態説明図保持手段に保持
されている。各操作に対応する状態説明図があらかじめ
用意されている場合には、各操作群内の操作についてマ
ニュアルに掲載するに適切な図があれば、状態説明図選
択手段によってその図を状態説明図保持装置より取り出
し、文書エディタでマニュアルに配置する。あらかじめ
各操作に対応する状態説明図が用意されていない場合に
は、請求項２に記載の発明のように、状態説明図要求手
段がマニュアル作成者に状態説明図を要求し、その結果
入力された図を文書エディタによってマニュアルに配置
することにより、適切な状態説明図が配置された、利用
者にとってわかりやすいマニュアルの作成を支援するこ
とができる。

【００１３】また、請求項３に記載の発明のように、マ
ニュアルレイアウト保持手段にレイアウトの型を記憶さ
せておき、これを文書エディタで用いることによって統
一的にマニュアルを作成することができる。

【００１４】さらに、請求項４に記載の発明のように、
１つの操作群の内で複数の図が選択もしくは要求された
場合には、その操作群を分けたほうがよりわかりやすく
なるという旨のメッセージをワーニングメッセージ提示
手段により提示することにより、不適切なマニュアルの
作成を予防し、利用者にとってわかりやすいマニュアル
の作成を支援することができる。

【００１５】

【実施例】図１は、本発明のマニュアル作成支援装置の
第１の実施例を示すブロック図である。図中、１は操作
系列保持部、２は状態説明図保持部、３は操作系列ブロ
ック指定部、４は状態説明図選択部、５は文書エディ
タ、６はマニュアルレイアウト保持部、７はワーニング
メッセージ提示部である。この第１の実施例は、各操作
に対応する状態説明図があらかじめ用意されている場合
の例を示している。ここでは具体的に図２に示すマニュ
アルを作成する場合を例にとって説明する。

【００１６】操作系列保持部１は、マニュアル執筆の対
象となる機器もしくは作業におけるある目的を達成する
ために必要な操作の系列を記憶する。図３は、本発明の
第１の実施例における操作系列保持部１に保持される操
作系列の一例の説明図である。操作系列保持部１は、例
えば、図３に示すように、操作系列名、各操作のＩＤ、
具体的な操作、操作の状態を説明する状態説明図のＩ
Ｄ、その操作を説明する際に図が必要か否かを表わすフ
ラグ等を保持する。なお、操作を説明する際に図が必要
か否かを表わすフラグは実現の方法により保持しないよ
うに構成することもできる。図３では、「時計を合わせ
る」という操作系列を、６つの操作によって構成してい
る。

【００１７】状態説明図保持部２は、操作系列保持部１
に記憶されている操作に対応する状態を説明する状態説
明図を記憶する。図４は、本発明の第１の実施例におけ
る状態説明図保持部に状態説明図が保持されている状態
の一例の説明図である。状態説明図保持部２は、操作系
列保持部１に保持されている各操作に対応して状態説明
図を保持することができ、例えば、操作系列保持部１の
操作の状態を説明する状態説明図のＩＤに対応するＩＤ
と、状態説明図から構成することができる。なお、この
実施例では、状態説明図保持部２に保持されている状態
説明図は、操作を行なう直前の図が保持されているもの
とする。

【００１８】操作系列ブロック指定部３は、操作系列保
持部１に記憶されている操作系列についてマニュアルを
作成する際に、どこからどこまでの操作をマニュアルの
１ブロックに書くかを指定する。この指定によって、操
作系列保持部１に保持されている操作系列をいくつかの
ブロックに分割する。操作群の指定は、例えば、表示画
面上に操作系列を表示し、その操作系列の一部をマウス
等の指示装置により囲んだり、あるいは直接指定するな
どによって行なうことができる。

【００１９】状態説明図選択部４は、操作系列ブロック
指定部３で指定されたブロックに対し、指定されたブロ
ックに属する操作に対応する状態説明図保持部２に記憶
されている状態説明図の中から、マニュアルへの掲載が
適切な状態説明図を選択する。そして、ブロックに含ま
れる操作に対応する状態説明図のうちマニュアルに載せ
るのに適切な図を選んでマニュアルに配置する。

【００２０】文書エディタ５は、操作系列保持部１に保
持されている操作の情報をもとに、操作系列ブロック指
定部３で指定された操作系列のブロックごとに、その操
作に関する記述と、状態説明図選択部４で選択された状
態説明図の配置を行なう。このとき、マニュアルレイア
ウト保持部６にレイアウトが保持されていれば、そのレ
イアウトを用い、レイアウトに従って操作に関する記述
および状態説明図を配置する。文書エディタ５では、こ
のようにして生成されたマニュアルのドラフトに対し
て、マニュアルの作成者が操作の目的や説明などを書く
ことができ、また、種々の編集を施すことが可能であ
る。

【００２１】マニュアルレイアウト保持部６は、マニュ
アルに記載されるブロックに対応したレイアウトの型を
保持している。図５は、マニュアルレイアウト保持部６
に保持されるレイアウトの型の一例の説明図である。図
５では、図２に示したマニュアルの１つのブロックのレ
イアウトの型を示しており、操作系列保持部１に保持さ
れている各種の情報、および、状態説明図保持部２に保
持されている状態説明図を配置する位置が設定されてい
る。番号などは自動的に付加するように処理する。もち
ろん、マニュアル全体のレイアウトも保持するように構
成してもよい。また、マニュアルレイアウト保持部６を
有しない構成も可能であり、その場合には、文書エディ
タ５において適当なレイアウトで各種の情報を配置すれ
ばよい。

【００２２】ワーニングメッセージ提示部７は、状態説
明図選択部４により１つのブロックの内で適切な図が複
数選択された場合に、マニュアルの作成者に、例えば、
「それらの操作は一つにまとめるには複雑すぎます。」
といった注意を喚起するメッセージを提示し、操作系列
ブロック指定部３によるブロック指定のやり直しを要求
する。このワーニングメッセージ提示部７を用いずに構
成することも可能である。

【００２３】次に、本発明のマニュアル作成支援装置の
第１の実施例における動作の一例を、上述の具体例をも
とに説明する。操作系列保持部１には図３に示す操作系
列が、状態説明図保持部２には図４に示す状態説明図
が、マニュアルレイアウト保持部６には図５に示すレイ
アウトの型が、それぞれ保持されているものとする。そ
して、図２に示すマニュアルを作成するものとする。

【００２４】まず、操作系列ブロック指定部３により、
操作系列のうちのいくつかの操作をひとまとまりのブロ
ックとして指定し、操作系列全体をいくつかのブロック
に分割する。図６は、本発明の第１の実施例における操
作系列ブロック指定部３でのブロックの指定の一例の説
明図である。操作系列ブロック指定部３では、操作系列
保持部１に保持されている操作系列を、コンピュータな
どの表示画面上に表示する。図６中、左側にフローチャ
ートのように示している部分が操作系列の表示の一例で
ある。操作系列保持部１には、図３に示すように６つの
操作からなる操作系列が保持されているので、それぞれ
の操作を矩形で囲んで示している。「＜Ｔｉｍｅ＞ボタ
ンを押す」操作と、「＜ｓｅｔ＞ボタンを約５秒押す」
操作は、すでにそれぞれ１つの操作が１つのブロックと
なるように指示されている。これらの操作に対応するマ
ニュアル上のブロックには、それぞれの操作に対応する
状態説明図が配置されている。図６では、状態説明図が
すでに配置された部分を実線で、これから配置する部分
を破線で示している。

【００２５】いま、「＜ａｄｊ＞ボタンを押し、時間を
正しい時間に合わせる」操作と、「＜ｓｅｔ＞ボタンを
押す」操作の２つの操作を１つのブロックにまとめるこ
とにする。このとき、表示されている操作系列のうち、
この２つの操作の表示されている部分を、例えば、マウ
ス等の指示装置により囲む。図６では、矢印によってマ
ウスの指示を示しており、矢印の先の矩形が指示された
領域であって、この矩形に囲まれた２つの操作が１つの
ブロックとして指定されたことになる。

【００２６】図６に示すようにして、同一ブロックに入
る操作系列が指定されると、その結果が状態説明図選択
部４に渡される。状態説明図選択部４では、ブロックに
含まれる操作に対応する状態説明図のうち、マニュアル
に載せるのに適切な図を選んで、状態説明図保持部２か
ら取り出し、文書エディタ５に渡す。文書エディタで
は、マニュアルレイアウト保持部６に保持されているブ
ロックのレイアウトの型に従って、状態説明図選択部４
で選択された状態説明図を配置する。図７は、本発明の
第１の実施例における操作系列ブロック指定部３でのブ
ロックの指定後の状態の一例の説明図である。図７で
は、３番目のブロックに対する配置が終了した状態を示
している。このとき、状態説明図が配置されるブロック
の例えば番号の部分は、ブロックの順番に従って自動的
に値が割り付けられる。また、状態説明図の配置ととも
に、操作系列保持部１に保持されている操作に関する情
報も、レイアウトの型に従って割り付けることも可能で
ある。

【００２７】指定されたブロック内に、マニュアルに掲
載するに適切な状態説明図が見つからない場合には、そ
の旨をマニュアルの作成者に提示し、そのブロックには
状態説明図を配置しない。また、ブロック内にマニュア
ルに掲載するに適切な状態説明図が複数見つかった場合
には、ワーニングメッセージ提示部７によりマニュアル
の作成者に対して「それらの操作は一つにまとめるには
複雑すぎます。」といったワーニングのメッセージを提
示し、操作系列ブロック指定部３におけるブロック指定
のやり直しを要求する。

【００２８】上述の作業を操作系列全体に繰り返すこと
により、マニュアルのドラフトを作成する。図８は、本
発明の第１の実施例において作成されたマニュアルのド
ラフトの一例の説明図である。図８に示したようなマニ
ュアルのドラフトに対し、マニュアルの作成者は、操作
の目的、操作の方法、操作の補助説明などを記入してゆ
けばマニュアルは完成する。操作に関する情報が割り付
けられている場合には、それらを用いて説明を完成させ
るようにしてもよい。

【００２９】上述の状態説明図選択部４において、マニ
ュアルに掲載するのに適切な状態説明図を選択するため
の処理について説明する。マニュアルに掲載するのに適
切な状態説明図にはいくつかのパターンがある。例え
ば、ブロックの最初の操作の前の図や、ブロックの最後
の操作の終了後の図や、操作することによって状況が大
きく変わるような操作、何かを確定する操作などの重要
な操作の直前の図などが考えられる。これらのうち、ど
のような図を載せるべきかはマニュアルの種類により異
なると思われる。そのため、マニュアルの作成時に、あ
らかじめどのような図を掲載するかを指定できるように
しておくことができる。図９は、状態説明図の選択条件
の設定の一例の説明図である。例えば、図９に示すよう
に、表示画面に状態説明図の選択条件をいくつか表示
し、チェックボックスを選択することにより行なえるよ
うにすることができる。

【００３０】例えば、図９に示すような方法によって指
定された選択条件に従って状態説明図保持部２から状態
説明図を取り出すが、その方法はいくつかある。「ブロ
ックの最初の操作の前の図」を選んだ場合には、ブロッ
クの最初の操作に付随する状態説明図のＩＤをもとに、
直接、状態説明図保持部２を検索し、該当する状態説明
図を取り出せばよい。また、「ブロックの最後の操作の
終了後の図」が選択されている場合には、最後の操作の
次の操作に付随する状態説明図のＩＤをもとに、直接、
状態説明図保持部２を検索し、状態説明図を取り出せば
よい。「重要な操作の直前の図」が選択されている場合
には、例えば、「＜ｓｅｔ＞ボタンを押す」などのキー
ワードをあらかじめ状態説明図選択部４に登録してお
き、操作がそれらのキーワードとマッチしている場合に
は、その操作に対応する状態説明図を状態説明図保持部
２から検索すればよい。

【００３１】「重要な操作の直前の図」が選択されてい
る場合の別の方法としては、あらかじめ操作系列の中の
各操作にその操作に状態説明図が必要か否かのフラグを
付けておき、状態説明図が必要とされている操作につい
ては、その状態説明図を状態説明図保持部２から検索す
ればよい。図３にも示したように、操作系列保持部１に
その操作を説明する際に図が必要か否かを表わすフラグ
を付加しておくことができる。このフラグが付加されて
いる場合には、フラグに従って状態説明図が必要である
ものに関して、その操作の状態説明図を状態説明図保持
部２から検索すればよい。図３に示した操作系列保持部
１の情報において、図６において指定されている「＜ａ
ｄｊ＞ボタンを押し、正確な時間に合わせる」操作と
「＜ｓｅｔ＞ボタンを押す」操作のうち、「＜ｓｅｔ＞
ボタンを押す」操作については状態説明図が必要である
かというフラグが１であるので、このブロックには状態
説明図保持部２に保持されている状態説明図のうち、Ｉ
Ｄが「ＡＱ４３０４」の状態説明図が選択され、配置さ
れることになる。上述の動作の一例、特に図７、図８に
おいて、複数の操作を１つのブロックとして指示された
場合に選択する状態説明図としては、「重要な操作の直
前の図」が指定されているものとしており、図３に示す
フラグを参照して適切な状態説明図を選択している。

【００３２】このようにして作成されたマニュアルは、
最適な状態説明図が選択されて配置されている。そのた
め、完成したマニュアルは、マニュアルの利用者にとっ
てわかりやすいものとなる。また、最適な状態説明図の
選択も統一的に、しかもある程度自動的に行なわれるの
で、マニュアルの作成者の負担も軽減することができ
る。

【００３３】図１０は、本発明のマニュアル作成支援装
置の第２の実施例を示すブロック図である。図中、図１
と同様の部分には同じ符号を付して説明を省略する。８
は状態説明図要求部である。この第２の実施例は、各操
作に対応する状態説明図があらかじめ用意されていない
場合の例を示している。状態説明図要求部８は、操作系
列ブロック指定部３で指定されたブロックごとに、その
ブロックの中に状態説明図を必要とする操作が含まれる
か否かを判定し、状態説明図が必要な場合には、状態説
明図が必要な操作とその操作に状態説明図が必要なこと
を提示して、必要な状態説明図をマニュアルの作成者に
要求する。

【００３４】本発明の第２の実施例における動作の一例
を、発明提案書を提出するという業務マニュアルに適用
した具体例を用いて説明する。図１１は、本発明の第２
の実施例における操作系列保持部１に保持される操作系
列の一例の説明図である。操作系列保持部１には、操作
系列名と、操作のＩＤと具体的な操作が保持されてい
る。ここでは、９つの操作が登録されている。また、マ
ニュアルレイアウト保持部６には、第１の実施例と同
様、図５に示すようなレイアウトの型が保持されている
ものとする。

【００３５】この業務マニュアルを作成する場合、ま
ず、操作系列ブロック指定部３を用いて操作系列をいく
つかのブロックに分ける。この操作は、上述の第１の実
施例の場合と同様である。図１２は、本発明の第２の実
施例における操作系列ブロック指定部３でのブロックの
指定の一例の説明図である。操作系列ブロック指定部３
は、操作系列保持部１に保持されている操作系列を、例
えば、図１２の左側のフローチャートのように表示画面
上に表示する。操作系列保持部１に保持されている９つ
の操作は、それぞれ矩形で示されている。「明細書を書
く」操作はすでに１つのブロックとなるように指示され
ている。

【００３６】図１２では、「出願依頼書に部門を記入す
る」から「出願依頼書に発明の名称を記入する」までを
１つのブロックとして指定している。このようにブロッ
クが指定されると、文書エディタ５上にそのブロックに
対応するマニュアルのブロックが、マニュアルレイアウ
ト保持部６に保持されているレイアウトの型をもとに生
成される。これにより、図１２の右側に示したように、
文書エディタ５に２つ目のマニュアルのブロックが挿入
された状態となる。このとき、操作系列保持部１に保持
されている操作に関する情報をブロック内に挿入するこ
とも可能である。マニュアルレイアウト保持部６を用い
ず、文書エディタ５にあらかじめ設定されているレイア
ウトに従ってブロックを配置するように構成してもよ
い。

【００３７】このように分割された操作系列一つ一つに
ついて、状態説明図要求部８において状態説明図が必要
か否かを判断し、状態説明図が必要な場合にはマニュア
ル作成者に対して図を要求する。状態説明図が必要か否
かを判断する方法としては、例えば、あらかじめ登録さ
れたキーワードが操作の中に含まれるか否かで判定する
方法を用いることができる。このほかにも、上述の第１
の実施例で示したように、あらかじめ各操作に図が必要
か否かのフラグを用意しておく方法を用いることができ
る。

【００３８】この実施例では、一例として、キーワード
を用いた判断を行なう方法を用いる。ここでは、あらか
じめ「記入する」「印を押す」「送付する」というキー
ワードが状態説明図要求部８に登録されている。これら
のキーワードを含む操作が操作系列ブロック指定部３で
指定されたブロックに含まれている場合、マニュアルの
作成者に状態説明図を要求する。図１２の一番始めのブ
ロック、すなわち、「明細書を書く」という操作から構
成されるブロックは、これらのキーワードを含んでない
ので状態説明図は要求されない。そのため、マニュアル
には状態説明図は配置されない。２番目のブロック、す
なわち、「出願依頼書に部門を記入する」から「出願依
頼書に発明の名称を記入する」までの４つの操作から構
成されるブロックには、「記入する」という言葉が含ま
れているので、状態説明図要求部８によってマニュアル
の作成者に対して状態説明図が要求される。

【００３９】図１３は、本発明の第２の実施例における
状態説明図要求部８からの状態説明図の要求画面の一例
の説明図である。状態説明図要求部８は、図１３に示す
ように、状態説明図を用いた方がよい旨のメッセージを
表示するとともに、状態説明図の入力方法を選択するた
めの選択肢を表示する。ここでは、直接文書エディタ５
によって状態説明図を書き込む方法と、ファイルから取
り込む方法、あるいは、状態説明図を用いない方法の３
つの選択肢を用意している。状態説明図の入力方法はあ
らかじめ設定しておき、状態説明図を用いるか否かの選
択とすることも可能である。

【００４０】ここで、図１２に示したような４つの操作
をブロックとして指定した場合、４つの操作のそれぞれ
に「記入する」というキーワードが含まれている。この
ように１つのブロック内に複数個のキーワードが含まれ
ている場合には、複数のブロックに分割した方がわかり
やすいマニュアルが作成できる場合がある。そのため、
ワーニングメッセージ提示部７からマニュアルの作成者
に対してメッセージを提示するように構成することがで
きる。図１４は、本発明の第２の実施例におけるワーニ
ングメッセージ提示部７によるメッセージ表示の一例の
説明図である。図１４では、ブロックの分割を促すメッ
セージを表示するとともに、分割をやり直すか、そのま
まのブロックを用いるかの選択肢を表示し、マニュアル
の作成者からの判断を待つ。分割をやり直す場合には、
操作系列ブロック指定部３によるブロックの指定を改め
て行なうことになる。そのままのブロックを用いる場合
には、状態説明図要求部８による状態説明図の要、不要
の判断および状態説明図の要求が行なわれる。もちろ
ん、ワーニングメッセージ提示部７を有しない構成とす
ることも可能である。

【００４１】上述のようなブロックの指定および状態説
明図の指示などの操作を繰り返すことにより、マニュア
ルのドラフトが作成される。図１５は、本発明の第２の
実施例において作成されたドラフトの一例の説明図であ
る。ここでは、図１２に示した４つの操作を１つのブロ
ックとして指定し、４つの操作に共通の状態説明図を配
置している。また、「上長の承認を得る」という操作
と、「上長が承認印を押す」という操作の２つの操作も
１つのブロックとして指定し、共通の状態説明図を配置
している。このようにして作成されたマニュアルのドラ
フトに対し、文書エディタ５によって操作の目的、操作
の方法、操作の補助説明などを記入してゆけばマニュア
ルは完成する。

【００４２】このようにして作成されたマニュアルに
は、状態説明図要求部８から要求されたブロックに状態
説明図が配置されており、統一的な状態説明図の配置を
行なうことができ、利用者にとってわかりやすいものと
なる。また、状態説明図要求部８からの要求に従って状
態説明図を指示することによってマニュアルのドラフト
が作成されるので、マニュアルの作成者の負担を軽減す
ることができる。

【００４３】図１６は、本発明のマニュアル作成支援装
置の第３の実施例を示すブロック図である。図中、図１
と同様の部分には同じ符号を付して説明を省略する。９
は操作系列作成部である。この第３の実施例では、状態
遷移ネットワークを用いる具体例を示す。例えば、ユー
ザインタフェースの状態遷移ネットワークは、ユーザイ
ンタフェースの設計や評価に用いられることが多く、複
雑な機器などでは、マニュアルを作成する段階ですでに
機器を操作するためのユーザインタフェースの状態遷移
ネットワークが出来上がっている場合がある。第３の実
施例ではこの状態遷移ネットワークを用いることによ
り、マニュアルを半自動的に作成する例を示す。

【００４４】操作系列作成部９は、すでに作成されてい
る状態遷移ネットワークから操作系列を作成し、操作系
列保持部１に格納する。状態遷移ネットワークから操作
系列を導きだす方法は、有向グラフから一つのパスを導
き出す方法に帰着できる。その方法としては、自動的に
最短パスを導き出す方法や、遷移する可能性がある状態
を提示し、その中からユーザに選択させる方法、実際に
操作系列を入力し状態遷移パスを追う方法などいくつか
考えられる。どのような方法を用いて実現するかは任意
であり、種々の既存の技術を用いることが可能である。

【００４５】図１７、図１８は、状態遷移ネットワーク
の一例の説明図である。この例では、ＦＡＸの送信及び
ＦＡＸ番号の「短縮登録」「ワンタッチ登録」に関する
部分のユーザインタフェースの状態遷移を示している。
図１７、図１８では、操作パネルの表示状態をノードと
して、あるボタンを押した時の状態遷移先をアークで示
している。また、操作パネルの表示状態の上に付してあ
る記号は、ノードのＩＤである。例えば、ＦＭ００１０
のＩＤを持つ表示状態から「基本」ボタンを押すとＦＭ
０００１のＩＤを持つ表示状態に、また、「↓」ボタン
を押すとＦＭ００２０のＩＤを持つ表示状態に、左下が
りの矢印のボタンを押すとＦＭ００１１のＩＤを持つ表
示状態に、それぞれ変化することを意味している。ま
た、ＦＭ００１０のＩＤを持つ表示状態で、「基本」、
「↓」、左下がりの矢印以外のボタンを押しても状態は
変化しない。

【００４６】図１９は、本発明の第３の実施例において
作成された操作系列の一例の説明図である。操作系列作
成部９は、図１７、図１８に示した状態遷移図から、操
作系列とその系列の操作を抜き出す。抜き出された操作
系列とその操作の一例を図１９に示している。ここで
は、短縮登録の操作系列を示している。例えば、ＦＭ０
００１のＩＤを持つ表示状態から「応用」ボタンを押す
とＦＭ００１０のＩＤを持つ表示状態に変化する。この
とき、操作前の表示状態としてＦＭ０００１のＩＤを持
つ表示状態を状態説明図として抽出するとともに、ＦＭ
０００１のＩＤを持つ表示状態からＦＭ００１０のＩＤ
を持つ表示状態へ伸びるアークから「応用」ボタンを押
すという操作を抽出する。同様にして、短縮登録の操作
を行なうための一連の操作および表示状態を抽出するこ
とによって、図１９に示すような操作と状態説明図とが
対となった短縮登録の操作系列が得られる。

【００４７】このようにして操作系列作成部９で得られ
た操作系列は、操作系列保持部１にて保持される。この
とき、上述の第１の実施例のように、操作系列保持部１
には操作と状態説明図のＩＤを保持させ、抽出した状態
説明図は状態説明図保持部２に保持するように構成する
こともできる。あるいは、状態説明図を保持する代わり
に状態遷移ネットワークの表示状態を参照するための情
報を保持しておき、状態説明図が必要になったときに、
操作系列保持部１を介して状態遷移ネットワークの表示
状態を参照するように構成することも可能である。

【００４８】操作系列および状態説明図の抽出の終了
後、操作系列ブロック指定部３において、操作系列をい
くつかのブロックに分割する。図２０は本発明の第３の
実施例における操作系列ブロック指定部３でのブロック
の指定の一例の説明図である。上述の第１の実施例と同
様に、操作系列をいくつかのブロックに分解する。図２
０では、「０」「１」…「９」ボタンを押す操作とその
次の左下がりの矢印のボタンを押す操作を１つのブロッ
クとして指定している。このようなブロックの指定に従
って、文書エディタ５にはマニュアルレイアウト保持部
６に保持されているレイアウトの型に従ったマニュアル
のブロックが挿入される。この場合、あらかじめ設定さ
れたルールに従い、各ブロックに最も適した状態説明図
が挿入される。あらかじめ設定するルールとしては、例
えば、上述の第１の実施例において図９で説明したよう
な選択を行なっておけばよい。また、操作に関する情報
を挿入することも可能である。

【００４９】また、最適な状態説明図が複数存在する場
合には、ワーニングメッセージ提示部７によって、操作
のブロックをもっと細かく分けた方が良いという旨の警
告を表示するように構成することもできる。このワーニ
ングメッセージ提示部７による警告の表示は、例えば、
上述の第２の実施例における図１４に示したような表示
とすることができる。

【００５０】さらに、操作系列ブロック指定部３では、
同じ状態説明図を持つ連続した操作を自動的に１つのブ
ロックとしてまとめるように構成することも可能であ
る。また、自動的に１つのブロックとしてまとめた操作
をマニュアルの作成者に提示し、指示を受けるように構
成することもできる。

【００５１】図２１は、本発明の第３の実施例において
作成されたマニュアルのドラフトの一例の説明図であ
る。上述のようにして、順次、操作系列をブロックに分
割してゆくことにより、図２１に示すようなマニュアル
のドラフトが完成する。このマニュアルのドラフトに操
作の目的、操作の説明、操作の補助説明等を加えていけ
ば、短縮登録に関するマニュアルは完成する。このよう
に、本発明の装置によってマニュアルの作成が支援さ
れ、マニュアルの作成者の負担を軽減することができ
る。

【００５２】上述のような操作を、各機能に対して行な
うことによって、装置全体のマニュアルを統一的に作成
することが可能となる。このようにして作成されたマニ
ュアルは、全体を通して統一的に作成されたものとなっ
ており、また、適切な状態説明図が配置されており、利
用者にとってわかりやすいものとなっている。

【００５３】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、マニュアルの作成者は操作の系列や状態遷移
ネットワークから容易にマニュアルを作成することがで
き、マニュアルの作成者の負担を軽減することができ
る。しかも、適切な状態説明図が統一的にマニュアルに
掲載されるので、利用者にとってわかりやすいマニュア
ルを作成することができる。また、複雑な操作を一つの
ブロックで説明しようとしている部分をあらかじめチェ
ックできるので、マニュアルの構成上、わかりにくい部
分を排除することができる。このとき、ワーニングメッ
セージ提示手段を用いた構成では、このような複雑な操
作が一つのブロックで説明されるとき、マニュアルの作
成者にその旨を提示することができる。さらに、マニュ
アルレイアウト保持手段を用いた構成では、ブロックの
指定とともにその操作系列に対応するマニュアルのブロ
ックを自動的に生成することによって、さらにマニュア
ルの作成者の負担を減らすことができるという効果があ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明のマニュアル作成支援装置の第１の実
施例を示すブロック図である。

【図２】 マニュアルの一例の説明図である。

【図３】 本発明の第１の実施例における操作系列保持
部１に保持される操作系列の一例の説明図である。

【図４】 本発明の第１の実施例における状態説明図保
持部に状態説明図が保持されている状態の一例の説明図
である。

【図５】 マニュアルレイアウト保持部６に保持される
レイアウトの型の一例の説明図である。

【図６】 本発明の第１の実施例における操作系列ブロ
ック指定部３でのブロックの指定の一例の説明図であ
る。

【図７】 本発明の第１の実施例における操作系列ブロ
ック指定部３でのブロックの指定後の状態の一例の説明
図である。

【図８】 本発明の第１の実施例において作成されたマ
ニュアルのドラフトの一例の説明図である。

【図９】 状態説明図の選択条件の設定の一例の説明図
である。

【図１０】 本発明のマニュアル作成支援装置の第２の
実施例を示すブロック図である。

【図１１】 本発明の第２の実施例における操作系列保
持部１に保持される操作系列の一例の説明図である。

【図１２】 本発明の第２の実施例における操作系列ブ
ロック指定部３でのブロックの指定の一例の説明図であ
る。

【図１３】 本発明の第２の実施例における状態説明図
要求部８からの状態説明図の要求画面の一例の説明図で
ある。

【図１４】 本発明の第２の実施例におけるワーニング
メッセージ提示部７によるメッセージ表示の一例の説明
図である。

【図１５】 本発明の第２の実施例において作成された
ドラフトの一例の説明図である。

【図１６】 本発明のマニュアル作成支援装置の第３の
実施例を示すブロック図である。

【図１７】 状態遷移ネットワークの一例の説明図であ
る。

【図１８】 状態遷移ネットワークの一例の説明図（続
き）である。

【図１９】 本発明の第３の実施例において作成された
操作系列の一例の説明図である。

【図２０】 本発明の第３の実施例における操作系列ブ
ロック指定部３でのブロックの指定の一例の説明図であ
る。

【図２１】 本発明の第３の実施例において作成された
マニュアルのドラフトの一例の説明図である。

【符号の説明】

１…操作系列保持部、２…状態説明図保持部、３…操作
系列ブロック指定部、４…状態説明図選択部、５…文書
エディタ、６…マニュアルレイアウト保持部、７…ワー
ニングメッセージ提示部、８…状態説明図要求部、９…
操作系列作成部。

フロントページの続き (72)発明者 松本 文隆 神奈川県横浜市保土ヶ谷区神戸町134番地 横浜ビジネスパークイーストタワー 富 士ゼロックス株式会社内

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 マニュアルの作成を支援するマニュアル
   作成支援装置において、マニュアル執筆の対象となる機
   器もしくは作業におけるある目的を達成するために必要
   な操作の系列を記憶する操作系列保持手段と、該操作系
   列保持手段に記憶されている操作に対応する状態を説明
   する状態説明図を記憶する状態説明図保持手段と、前記
   操作系列保持手段に記憶されている操作系列についてマ
   ニュアルを作成する際にひとまとまりになる操作群を指
   定する操作系列ブロック指定手段と、該操作系列ブロッ
   ク指定手段で指定された操作群に対し該操作群に属する
   操作に対応する前記状態説明図保持手段に記憶されてい
   る前記状態説明図の中にマニュアルへの掲載が適切な状
   態説明図が存在する場合に該状態説明図を選択して取り
   出す状態説明図選択手段と、前記操作系列ブロック指定
   手段で指定された操作系列の操作群に対しその操作に関
   する記述と前記状態説明図選択手段で選択された状態説
   明図の配置を行なうことができる文書エディタを有する
   ことを特徴とするマニュアル作成支援装置。
2. 【請求項２】 マニュアルの作成を支援するマニュアル
   作成支援装置において、マニュアル執筆の対象となる機
   器もしくは作業におけるある目的を達成するために必要
   な操作の系列を記憶する操作系列保持手段と、該操作系
   列保持手段に記憶されている操作系列についてマニュア
   ルを作成する際にひとまとまりになる操作群を指定する
   操作系列ブロック指定手段と、該操作系列ブロック指定
   手段で指定された操作群の中に状態説明図を必要とする
   操作が含まれる場合に前記状態説明図が必要な操作とそ
   の操作に前記状態説明図が必要なことを提示して前記状
   態説明図を要求する状態説明図要求手段と、前記操作系
   列ブロック指定手段で指定された操作系列の操作群に対
   しその操作に関する記述と前記状態説明図要求手段で要
   求した前記状態説明図の配置を行なうことができる文書
   エディタを有することを特徴とするマニュアル作成支援
   装置。
3. 【請求項３】 マニュアルに記載される操作群に対応し
   たレイアウトの型を保持するマニュアルレイアウト保持
   手段をさらに有し、前記操作系列ブロック指定手段によ
   り操作群が指定された時、前記マニュアルレイアウト保
   持手段よりマニュアルの操作群に対応したレイアウトの
   型を前記文書エディタに書き込むことを特徴とする請求
   項１または２に記載のマニュアル作成支援装置。
4. 【請求項４】 前記状態説明図選択手段あるいは前記状
   態説明図要求手段により１つの操作群の内で複数の図が
   選択もしくは要求された場合にその操作群を分けたほう
   がよりわかりやすくなるという旨のメッセージを提示す
   るワーニングメッセージ提示手段を有することを特徴と
   する請求項１または２に記載のマニュアル作成支援装
   置。