JPH0844765A - 電子ファイリング装置 - Google Patents
電子ファイリング装置Info
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- JPH0844765A JPH0844765A JP6193813A JP19381394A JPH0844765A JP H0844765 A JPH0844765 A JP H0844765A JP 6193813 A JP6193813 A JP 6193813A JP 19381394 A JP19381394 A JP 19381394A JP H0844765 A JPH0844765 A JP H0844765A
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- electronic filing
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Abstract
(57)【要約】
【目的】 必要な分類や文書の探索が容易な電子ファイ
リング装置を提供する。 【構成】 蓄積する文書を、階層構造の分類を用いて管
理する電子ファイリング装置において、階層構造を手繰
って分類や文書を選択したり、キーワード検索で分類や
文書を選択する分類文書選択手段114と、分類の各々
に、分類関連情報として分類と関連する分類または文書
の情報を設定する分類関連情報管理手段103と、分類文
書選択手段により選択された分類を開く際に、その分類
の分類関連情報に設定された分類または文書を併せて表
示する表示手段102、106とを設ける。新たに文書を作成
したり、分類や文書を閲覧したり、文書を編集する際
に、ユーザが階層検索やキーワード検索で得た分類や文
書を選択すると、選択された分類や文書と共に、関連す
る分類や文書が画面上に併せて表示される。それらの関
連分類や文書を一つ一つ階層構造を手繰って選択した
り、キーワード検索で求めたりする必要がなくなる。
リング装置を提供する。 【構成】 蓄積する文書を、階層構造の分類を用いて管
理する電子ファイリング装置において、階層構造を手繰
って分類や文書を選択したり、キーワード検索で分類や
文書を選択する分類文書選択手段114と、分類の各々
に、分類関連情報として分類と関連する分類または文書
の情報を設定する分類関連情報管理手段103と、分類文
書選択手段により選択された分類を開く際に、その分類
の分類関連情報に設定された分類または文書を併せて表
示する表示手段102、106とを設ける。新たに文書を作成
したり、分類や文書を閲覧したり、文書を編集する際
に、ユーザが階層検索やキーワード検索で得た分類や文
書を選択すると、選択された分類や文書と共に、関連す
る分類や文書が画面上に併せて表示される。それらの関
連分類や文書を一つ一つ階層構造を手繰って選択した
り、キーワード検索で求めたりする必要がなくなる。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、文書に分類を付して保
管管理する電子ファイリング装置に関し、特に、関連す
る分類や文書に対して簡単にアクセスできるように構成
したものである。
管管理する電子ファイリング装置に関し、特に、関連す
る分類や文書に対して簡単にアクセスできるように構成
したものである。
【０００２】
【従来の技術】従来の電子ファイリング装置では、多数
の文書が、文書管理を容易にするためにディレクトリ等
の階層構造の分類で仕分けされ、光ディスクやハードデ
ィスク等の電子ファイル記憶手段に格納管理されてい
る。このような階層構造を採る電子ファイリングシステ
ムの一例を図２に示している。図２では、分類は営業部
内の組織毎に作成され、その下に各組織のユーザが、さ
らにその下にユーザ毎の見積書、提案書、決裁書といっ
た分類が展開され、作成された文書はこのような分類に
よって管理されている。また、フォーマットという分類
により、見積書や提案書を統一したフォーマット用紙が
管理され、価格一覧の分類により各製品の価格が管理さ
れている。
の文書が、文書管理を容易にするためにディレクトリ等
の階層構造の分類で仕分けされ、光ディスクやハードデ
ィスク等の電子ファイル記憶手段に格納管理されてい
る。このような階層構造を採る電子ファイリングシステ
ムの一例を図２に示している。図２では、分類は営業部
内の組織毎に作成され、その下に各組織のユーザが、さ
らにその下にユーザ毎の見積書、提案書、決裁書といっ
た分類が展開され、作成された文書はこのような分類に
よって管理されている。また、フォーマットという分類
により、見積書や提案書を統一したフォーマット用紙が
管理され、価格一覧の分類により各製品の価格が管理さ
れている。
【０００３】また、各文書にキーワードを設定し、この
キーワードを集めたデータベースを作成して、キーワー
ドによる文書管理も行なわれている。
キーワードを集めたデータベースを作成して、キーワー
ドによる文書管理も行なわれている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】しかし、従来の電子フ
ァイリング装置では、階層構造に従い分類を手繰って所
望の分類または文書を探索することは容易であるが、階
層の異なる系列にある分類や文書を検索する場合には、
横の関連が無いために、階層構造を元から辿らなければ
ならず、多くの手間を必要とする。例えば、営業１部の
担当者がＡ社に対して見積書を作成する場合には、ま
ず、フォーマット分類下の見積書フォーマットをオープ
ンし、その後、価格一覧分類に移って、見積書作成に必
要なデータの入った価格リスト文書をオープンし、見積
書作成の参考にするため過去にＡ社に提出した見積書を
Ａ社／見積書分類を辿ってオープンする、というよう
に、見積書作成に必要な文書を一つ一つ分類を手繰って
選択しなければならないという問題点を有していた。
ァイリング装置では、階層構造に従い分類を手繰って所
望の分類または文書を探索することは容易であるが、階
層の異なる系列にある分類や文書を検索する場合には、
横の関連が無いために、階層構造を元から辿らなければ
ならず、多くの手間を必要とする。例えば、営業１部の
担当者がＡ社に対して見積書を作成する場合には、ま
ず、フォーマット分類下の見積書フォーマットをオープ
ンし、その後、価格一覧分類に移って、見積書作成に必
要なデータの入った価格リスト文書をオープンし、見積
書作成の参考にするため過去にＡ社に提出した見積書を
Ａ社／見積書分類を辿ってオープンする、というよう
に、見積書作成に必要な文書を一つ一つ分類を手繰って
選択しなければならないという問題点を有していた。
【０００５】本発明は、このような従来の問題点を解決
するものであり、任意の分類または文書を選択したとき
に、ユーザが設定した管理情報に従って、選択した分類
または文書と関連する分類や文書とが同一画面上に自動
的に表示され、そのために必要な分類や文書の探索が容
易であり、また、そうした関連分類や関連文書の表示を
ユーザに応じて制限する等、多面的な文書管理が可能な
電子ファイリング装置を提供することを目的としてい
る。
するものであり、任意の分類または文書を選択したとき
に、ユーザが設定した管理情報に従って、選択した分類
または文書と関連する分類や文書とが同一画面上に自動
的に表示され、そのために必要な分類や文書の探索が容
易であり、また、そうした関連分類や関連文書の表示を
ユーザに応じて制限する等、多面的な文書管理が可能な
電子ファイリング装置を提供することを目的としてい
る。
【０００６】
【課題を解決するための手段】そこで、本発明では、蓄
積する文書を、階層構造の分類を用いて管理する電子フ
ァイリング装置において、この階層構造を手繰って上位
の分類から下位の分類または文書を選択する分類文書選
択手段と、分類の各々に、分類関連情報としてその分類
と関連する分類または文書の情報を設定する分類関連情
報管理手段と、分類文書選択手段により選択された分類
を開く際に、その分類の分類関連情報に設定された分類
または文書を併せて表示する表示手段とを設けている。
積する文書を、階層構造の分類を用いて管理する電子フ
ァイリング装置において、この階層構造を手繰って上位
の分類から下位の分類または文書を選択する分類文書選
択手段と、分類の各々に、分類関連情報としてその分類
と関連する分類または文書の情報を設定する分類関連情
報管理手段と、分類文書選択手段により選択された分類
を開く際に、その分類の分類関連情報に設定された分類
または文書を併せて表示する表示手段とを設けている。
【０００７】また、分類関連情報管理手段により、分類
関連情報に設定された分類下に格納される文書を分類関
連情報として設定したり、分類関連情報が設定された分
類とは異なる分類に格納される文書を分類関連情報とし
て設定したり、また、分類の情報と文書の情報とを混在
させて分類関連情報を設定することができるように構成
している。
関連情報に設定された分類下に格納される文書を分類関
連情報として設定したり、分類関連情報が設定された分
類とは異なる分類に格納される文書を分類関連情報とし
て設定したり、また、分類の情報と文書の情報とを混在
させて分類関連情報を設定することができるように構成
している。
【０００８】また、階層構造を手繰って上位の分類から
下位の分類または文書を選択する分類文書選択手段と、
分類及び文書の各々に付与したキーワードを保管管理す
るキーワード管理手段と、分類の各々に、分類関連情報
としてキーワードの検索条件を設定する分類関連情報管
理手段と、分類文書選択手段により分類が選択されたと
きに、その分類の分類関連情報に設定されている検索条
件によってキーワード検索を行なうキーワード検索手段
と、分類文書選択手段により選択された分類を開く際
に、キーワード検索手段により検索された検索結果一覧
を併せて表示する表示手段とによって電子ファイリング
装置を構成している。
下位の分類または文書を選択する分類文書選択手段と、
分類及び文書の各々に付与したキーワードを保管管理す
るキーワード管理手段と、分類の各々に、分類関連情報
としてキーワードの検索条件を設定する分類関連情報管
理手段と、分類文書選択手段により分類が選択されたと
きに、その分類の分類関連情報に設定されている検索条
件によってキーワード検索を行なうキーワード検索手段
と、分類文書選択手段により選択された分類を開く際
に、キーワード検索手段により検索された検索結果一覧
を併せて表示する表示手段とによって電子ファイリング
装置を構成している。
【０００９】また、この表示手段が、一覧表示された検
索結果の１つをユーザが選択したときに、該当する分類
または文書を展開して表示するように構成している。
索結果の１つをユーザが選択したときに、該当する分類
または文書を展開して表示するように構成している。
【００１０】また、この分類関連情報管理手段により、
キーワードの検索条件とともに、分類の各々と関連する
分類または文書の情報を分類関連情報として設定するこ
とができるように構成している。
キーワードの検索条件とともに、分類の各々と関連する
分類または文書の情報を分類関連情報として設定するこ
とができるように構成している。
【００１１】また、分類及び文書の各々に付与したキー
ワードを保管管理するキーワード管理手段と、文書及び
分類をキーワード検索するキーワード検索手段と、分類
の各々に分類関連情報として分類と関連する分類または
文書の情報を設定する分類関連情報管理手段と、キーワ
ード検索の検索結果一覧を表示し、この検索結果一覧か
ら分類が選択されたときに、選択された分類を開くとと
もに、その分類の分類関連情報に設定された分類または
文書を併せて表示する表示手段とによって電子ファイリ
ング装置を構成している。
ワードを保管管理するキーワード管理手段と、文書及び
分類をキーワード検索するキーワード検索手段と、分類
の各々に分類関連情報として分類と関連する分類または
文書の情報を設定する分類関連情報管理手段と、キーワ
ード検索の検索結果一覧を表示し、この検索結果一覧か
ら分類が選択されたときに、選択された分類を開くとと
もに、その分類の分類関連情報に設定された分類または
文書を併せて表示する表示手段とによって電子ファイリ
ング装置を構成している。
【００１２】また、分類及び文書の各々に付与したキー
ワードを保管管理するキーワード管理手段と、文書及び
分類をキーワード検索するキーワード検索手段と、分類
の各々に分類関連情報としてキーワードの検索条件を設
定する分類関連情報管理手段と、キーワード検索の検索
結果一覧を表示し、その検索結果一覧から分類が選択さ
れたときに、選択された分類を開くとともに、その分類
の分類関連情報に設定されている検索条件によってキー
ワード検索が行なわれたときの検索結果一覧を併せて表
示する表示手段とによって電子ファイリング装置を構成
している。
ワードを保管管理するキーワード管理手段と、文書及び
分類をキーワード検索するキーワード検索手段と、分類
の各々に分類関連情報としてキーワードの検索条件を設
定する分類関連情報管理手段と、キーワード検索の検索
結果一覧を表示し、その検索結果一覧から分類が選択さ
れたときに、選択された分類を開くとともに、その分類
の分類関連情報に設定されている検索条件によってキー
ワード検索が行なわれたときの検索結果一覧を併せて表
示する表示手段とによって電子ファイリング装置を構成
している。
【００１３】また、分類関連情報管理手段により、分類
関連情報をユーザ単位で設定することができるように構
成している。
関連情報をユーザ単位で設定することができるように構
成している。
【００１４】また、分類関連情報管理手段により、複数
のユーザ単位の分類関連情報における優先順位を設定す
ることができるように構成している。
のユーザ単位の分類関連情報における優先順位を設定す
ることができるように構成している。
【００１５】また、分類関連情報管理手段により、分類
関連情報へのアクセスを許可するユーザの範囲を設定
し、この範囲に入らないユーザが分類を選択したときの
分類関連情報の表示を制限することができるように構成
している。
関連情報へのアクセスを許可するユーザの範囲を設定
し、この範囲に入らないユーザが分類を選択したときの
分類関連情報の表示を制限することができるように構成
している。
【００１６】また、分類関連情報管理手段により、分類
関連情報を順次手繰ってアクセスし得る回数を設定する
ことができるように構成している。
関連情報を順次手繰ってアクセスし得る回数を設定する
ことができるように構成している。
【００１７】また、分類関連情報に含まれる複数の情報
の中から、表示すべきユーザ単位の分類関連情報を選択
する分類関連情報解析手段を設けている。
の中から、表示すべきユーザ単位の分類関連情報を選択
する分類関連情報解析手段を設けている。
【００１８】また、蓄積する文書の各々に、その文書と
関連する分類または文書の情報を文書関連情報として設
定する文書関連情報管理手段を設け、表示手段が、文書
を表示するときに、その文書関連情報に設定された分類
または文書を併せて表示するように構成している。
関連する分類または文書の情報を文書関連情報として設
定する文書関連情報管理手段を設け、表示手段が、文書
を表示するときに、その文書関連情報に設定された分類
または文書を併せて表示するように構成している。
【００１９】さらに、文書関連情報管理手段が、文書関
連情報としてキーワードの検索条件を設定し、表示手段
が、文書を表示するときに、その文書の文書関連情報に
設定された検索条件で行なわれたキーワード検索の検索
結果一覧を併せて表示するように構成している。
連情報としてキーワードの検索条件を設定し、表示手段
が、文書を表示するときに、その文書の文書関連情報に
設定された検索条件で行なわれたキーワード検索の検索
結果一覧を併せて表示するように構成している。
【００２０】
【作用】そのため、新たに文書を作成したり、分類や文
書を閲覧したり、文書を編集する際に、ユーザが階層検
索やキーワード検索で得た分類や文書を選択すると、選
択された分類や文書と共に、それらに関連する分類や文
書が画面上に併せて表示される。また、関連情報がキー
ワードの検索条件の形で設定されているときは、画面上
に、選択された分類や文書と共に、その検索条件でキー
ワード検索を実施した結果の一覧が併せて表示され、そ
の一覧の中から分類または文書を指定すると、指定され
た分類または文書が画面上に表示される。従って、ユー
ザは、それらの関連する分類や文書を一つ一つ階層構造
を手繰って選択したり、キーワード検索で求めたりする
必要がなくなり、目指す分類や文書を短時間で探すこと
が可能になる。
書を閲覧したり、文書を編集する際に、ユーザが階層検
索やキーワード検索で得た分類や文書を選択すると、選
択された分類や文書と共に、それらに関連する分類や文
書が画面上に併せて表示される。また、関連情報がキー
ワードの検索条件の形で設定されているときは、画面上
に、選択された分類や文書と共に、その検索条件でキー
ワード検索を実施した結果の一覧が併せて表示され、そ
の一覧の中から分類または文書を指定すると、指定され
た分類または文書が画面上に表示される。従って、ユー
ザは、それらの関連する分類や文書を一つ一つ階層構造
を手繰って選択したり、キーワード検索で求めたりする
必要がなくなり、目指す分類や文書を短時間で探すこと
が可能になる。
【００２１】また、それらの関連情報は、ユーザ単位で
設定することができ、アクセスが許可されているユーザ
以外は、その関連情報に設定されている文書または分類
を表示させることができない。
設定することができ、アクセスが許可されているユーザ
以外は、その関連情報に設定されている文書または分類
を表示させることができない。
【００２２】
（第１実施例）本発明の電子ファイリング装置の第１実
施例は、図１のブロック図に示すように、分類の作成、
削除を行なう分類管理手段101と、分類を選択した際、
選択分類下に格納されている分類、文書を表示する分類
表示手段102と、指定された分類にユーザ単位で分類関
連情報を作成、更新、削除および分類関連情報実行アク
セス権、実行優先レベルの設定を行なう分類関連情報管
理手段103と、分類をオープンする際に指定された分類
に設定されている分類関連情報の解析を実行する分類関
連情報解析手段104と、文書の作成、登録、削除を行な
う文書管理手段105と、指定された文書を表示する文書
表示手段106と、指定された文書にユーザ単位で文書関
連情報を作成、更新、削除および文書関連情報実行アク
セス権、実行優先レベルの設定を行なう文書関連情報管
理手段107と、文書をオープンする際に指定された文書
に設定されている文書関連情報の解析を実行する文書関
連情報解析手段108と、分類作成時または文書作成時に
作成した分類または文書にキーワードを設定するキーワ
ード設定手段109と、指定された検索条件に従いデータ
ベースに問い合わせを行なうキーワード検索手段110
と、キーワード検索の結果、ヒットした分類および文書
情報を一覧表示するキーワード検索結果表示手段111
と、分類および文書に設定されたキーワードをデータベ
ースとして管理するキーワード管理手段112と、格納さ
れている文書を編集または新規に文書を作成する文書編
集手段113と、階層管理されている分類および文書を選
択するための分類文書選択手段114と、分類管理手段101
および文書管理手段105で作成された分類および文書を
保管管理する文書保管管理手段115と、電子ファイリン
グ装置のユーザを管理するユーザ管理手段116とを備え
ている。
施例は、図１のブロック図に示すように、分類の作成、
削除を行なう分類管理手段101と、分類を選択した際、
選択分類下に格納されている分類、文書を表示する分類
表示手段102と、指定された分類にユーザ単位で分類関
連情報を作成、更新、削除および分類関連情報実行アク
セス権、実行優先レベルの設定を行なう分類関連情報管
理手段103と、分類をオープンする際に指定された分類
に設定されている分類関連情報の解析を実行する分類関
連情報解析手段104と、文書の作成、登録、削除を行な
う文書管理手段105と、指定された文書を表示する文書
表示手段106と、指定された文書にユーザ単位で文書関
連情報を作成、更新、削除および文書関連情報実行アク
セス権、実行優先レベルの設定を行なう文書関連情報管
理手段107と、文書をオープンする際に指定された文書
に設定されている文書関連情報の解析を実行する文書関
連情報解析手段108と、分類作成時または文書作成時に
作成した分類または文書にキーワードを設定するキーワ
ード設定手段109と、指定された検索条件に従いデータ
ベースに問い合わせを行なうキーワード検索手段110
と、キーワード検索の結果、ヒットした分類および文書
情報を一覧表示するキーワード検索結果表示手段111
と、分類および文書に設定されたキーワードをデータベ
ースとして管理するキーワード管理手段112と、格納さ
れている文書を編集または新規に文書を作成する文書編
集手段113と、階層管理されている分類および文書を選
択するための分類文書選択手段114と、分類管理手段101
および文書管理手段105で作成された分類および文書を
保管管理する文書保管管理手段115と、電子ファイリン
グ装置のユーザを管理するユーザ管理手段116とを備え
ている。
【００２３】次に、以上のように構成された電子ファイ
リング装置の分類関連情報設定の動作を図６のフローチ
ャートに基づいて説明する。
リング装置の分類関連情報設定の動作を図６のフローチ
ャートに基づいて説明する。
【００２４】ステップ601：まず、ユーザは分類関連情
報を設定する分類を選択し、 ステップ602：ユーザが関連情報実行権保有者か否かの
チェックを行ない、関連情報実行権保有者であれば、 ステップ603：分類関連情報管理手段103を起動し、 ステップ604：分類関連情報を設定し、 ステップ605：分類関連情報管理手段103を終了させる。
報を設定する分類を選択し、 ステップ602：ユーザが関連情報実行権保有者か否かの
チェックを行ない、関連情報実行権保有者であれば、 ステップ603：分類関連情報管理手段103を起動し、 ステップ604：分類関連情報を設定し、 ステップ605：分類関連情報管理手段103を終了させる。
【００２５】前記分類関連情報管理手段103により設定
される分類関連情報の一例を図７に示している。701は
設定されている関連情報の番号であり、番号701毎に関
連情報の種別702（ここで、Ｎは分類、Ｄが文書、Ｒが
検索条件をそれぞれ示している）と関連情報の内容703
とが設定される。なお、Ｎ（分類）とＤ（文書）の場合
には文書または分類の名称を設定し、選択された分類下
に格納されている文書または作成されている分類を分類
関連情報として選択する場合には、名称のみを設定し、
同一管理構造内の異なる分類、異なる分類下の文書また
は異なる管理構造内の分類および文書を設定する場合に
は、階層構造の先頭からの位置と共に名称を設定する。
また、Ｒ（検索）の場合には、キーワードを管理するデ
ータベースへの問い合わせの検索条件を設定する。ここ
で、検索条件Ｒは、データベースからデータを取り出す
ために指定する項目 S、データベース内に作成されたテ
ーブル名 t、問合わせの条件 w、検索結果を表示する際
のソート項目 oからなる。ただし、文書および分類にキ
ーワードを付与せず、キーワードデータベースを構築し
ない場合には、分類関連情報として検索条件を設定する
ことはできない。
される分類関連情報の一例を図７に示している。701は
設定されている関連情報の番号であり、番号701毎に関
連情報の種別702（ここで、Ｎは分類、Ｄが文書、Ｒが
検索条件をそれぞれ示している）と関連情報の内容703
とが設定される。なお、Ｎ（分類）とＤ（文書）の場合
には文書または分類の名称を設定し、選択された分類下
に格納されている文書または作成されている分類を分類
関連情報として選択する場合には、名称のみを設定し、
同一管理構造内の異なる分類、異なる分類下の文書また
は異なる管理構造内の分類および文書を設定する場合に
は、階層構造の先頭からの位置と共に名称を設定する。
また、Ｒ（検索）の場合には、キーワードを管理するデ
ータベースへの問い合わせの検索条件を設定する。ここ
で、検索条件Ｒは、データベースからデータを取り出す
ために指定する項目 S、データベース内に作成されたテ
ーブル名 t、問合わせの条件 w、検索結果を表示する際
のソート項目 oからなる。ただし、文書および分類にキ
ーワードを付与せず、キーワードデータベースを構築し
ない場合には、分類関連情報として検索条件を設定する
ことはできない。
【００２６】また、図７に示すように、設定された関連
情報にアクセスできるユーザ名704が設定される。これ
は、関連情報と共に分類の所有者が設定する。関連情報
実行権をもつユーザ毎に設定された関連情報実施一覧70
5に示すように、各ユーザに対して一覧表示を実施する
関連情報番号706（関連情報番号の並び順が優先順位で
ある）、選択された関連情報番号706のうちいくつの関
連情報の展開表示を実行するかを指定した番号（関連情
報実行数）707、関連情報実施の結果オープンされた分
類または文書に設定されている関連情報についてさらに
アクセスの実施を認める数ｎ(＝1、2、・・・x)708が設定さ
れる。このｎと関連情報の表示との関係を図１２に示
す。ここで、ｎ＝1の場合には、指定された分類に設定
されている関連情報の表示のみを実行する。ｎ＝2の場
合には、選択された分類に設定されている関連情報の表
示を実行した後、さらに関連情報に設定されている文
書、分類または検索の結果、得られた文書および分類に
設定されている関連情報の表示を実行する。
情報にアクセスできるユーザ名704が設定される。これ
は、関連情報と共に分類の所有者が設定する。関連情報
実行権をもつユーザ毎に設定された関連情報実施一覧70
5に示すように、各ユーザに対して一覧表示を実施する
関連情報番号706（関連情報番号の並び順が優先順位で
ある）、選択された関連情報番号706のうちいくつの関
連情報の展開表示を実行するかを指定した番号（関連情
報実行数）707、関連情報実施の結果オープンされた分
類または文書に設定されている関連情報についてさらに
アクセスの実施を認める数ｎ(＝1、2、・・・x)708が設定さ
れる。このｎと関連情報の表示との関係を図１２に示
す。ここで、ｎ＝1の場合には、指定された分類に設定
されている関連情報の表示のみを実行する。ｎ＝2の場
合には、選択された分類に設定されている関連情報の表
示を実行した後、さらに関連情報に設定されている文
書、分類または検索の結果、得られた文書および分類に
設定されている関連情報の表示を実行する。
【００２７】こうした設定を実行した後、分類関連情報
管理手段103による分類関連情報の設定処理を終了す
る。
管理手段103による分類関連情報の設定処理を終了す
る。
【００２８】（第２実施例）次に、本発明の第２実施例
として、分類に設定されている分類関連情報を利用して
関連情報の表示を実行するときの基本動作を図８のフロ
ーチャートに基づいて説明する。
として、分類に設定されている分類関連情報を利用して
関連情報の表示を実行するときの基本動作を図８のフロ
ーチャートに基づいて説明する。
【００２９】ステップ801：ユーザが文書管理階層構造
の任意の分類を分類文書選択手段114により選択し、そ
のオープンを指示すると、 ステップ802：選択されたものが分類か文書かを識別
し、分類選択である場合には、 ステップ804：分類表示手段102により選択された分類下
に格納されている文書および選択分類下に作成されてい
る分類の表示を行ない、 ステップ805：選択された分類に分類関連情報が設定さ
れているか否かを分類関連情報解析手段104により判断
し、分類関連情報が設定されている場合には、 ステップ806：分類関連情報にしたがって関連分類の表
示等の処理を行なう。 ステップ802において、文書選択であれば、 ステップ803：文書選択処理を行なう。
の任意の分類を分類文書選択手段114により選択し、そ
のオープンを指示すると、 ステップ802：選択されたものが分類か文書かを識別
し、分類選択である場合には、 ステップ804：分類表示手段102により選択された分類下
に格納されている文書および選択分類下に作成されてい
る分類の表示を行ない、 ステップ805：選択された分類に分類関連情報が設定さ
れているか否かを分類関連情報解析手段104により判断
し、分類関連情報が設定されている場合には、 ステップ806：分類関連情報にしたがって関連分類の表
示等の処理を行なう。 ステップ802において、文書選択であれば、 ステップ803：文書選択処理を行なう。
【００３０】ここで、例えば、分類“見積書”を選択
し、オープンして表示する場合、分類“見積書”を選択
しオープンすると、図３に示すように分類“見積書”30
0の下に格納されている文書群305が分類表示手段102に
より表示され、次に分類“見積書”に設定されている分
類関連情報301の２つの分類302、303および1つの文書30
4が分類関連情報解析手段104により解析され、分類表示
手段102や文書表示手段106を用いて表示が行なわれる。
この場合の表示例が、分類関連情報302、303に設定され
ている分類のオープン状態の表示例306、307、分類関連
情報304に設定されている文書のオープン状態の表示例3
08として図３に示されている。この分類関連情報に検索
条件を設定し実行した場合の表示例が図５に示されてい
る。
し、オープンして表示する場合、分類“見積書”を選択
しオープンすると、図３に示すように分類“見積書”30
0の下に格納されている文書群305が分類表示手段102に
より表示され、次に分類“見積書”に設定されている分
類関連情報301の２つの分類302、303および1つの文書30
4が分類関連情報解析手段104により解析され、分類表示
手段102や文書表示手段106を用いて表示が行なわれる。
この場合の表示例が、分類関連情報302、303に設定され
ている分類のオープン状態の表示例306、307、分類関連
情報304に設定されている文書のオープン状態の表示例3
08として図３に示されている。この分類関連情報に検索
条件を設定し実行した場合の表示例が図５に示されてい
る。
【００３１】（第３実施例）本発明の第３実施例とし
て、分類関連情報にユーザ単位の関連情報実行権が設定
されている場合の分類関連情報の実行動作を図９のフロ
ーチャートに基づいて説明する。
て、分類関連情報にユーザ単位の関連情報実行権が設定
されている場合の分類関連情報の実行動作を図９のフロ
ーチャートに基づいて説明する。
【００３２】ステップ901：ユーザが文書管理階層構造
の任意の分類を分類文書選択手段114により選択し、分
類のオープンを指示すると、 ステップ902：選択されたものが分類か文書かを識別
し、分類選択である場合には、 ステップ904：分類表示手段102により、選択された分類
下に格納されている文書および選択分類下に作成されて
いる分類の表示を行ない、 ステップ905：選択された分類に分類関連情報が設定さ
れているか否かを分類関連情報解析手段104により判断
し、分類関連情報が設定されている場合には、 ステップ906：電子ファイリングシステムを使用してい
る実行ユーザ名を取得する。
の任意の分類を分類文書選択手段114により選択し、分
類のオープンを指示すると、 ステップ902：選択されたものが分類か文書かを識別
し、分類選択である場合には、 ステップ904：分類表示手段102により、選択された分類
下に格納されている文書および選択分類下に作成されて
いる分類の表示を行ない、 ステップ905：選択された分類に分類関連情報が設定さ
れているか否かを分類関連情報解析手段104により判断
し、分類関連情報が設定されている場合には、 ステップ906：電子ファイリングシステムを使用してい
る実行ユーザ名を取得する。
【００３３】ステップ907：分類関連情報解析手段104
は、獲得した実行ユーザ名が図７に示すユーザ情報内に
ユーザ名705が登録されているかによって分類関連情報
を実行する権限を持ったユーザか否かをチェックし、分
類の所有者により分類関連情報を実行する権限を与えら
れているユーザの場合には、 ステップ908：分類関連情報に設定されている情報に従
い分類関連情報解析手段104により分類関連情報の解析
が行なわれ、表示が実行される。
は、獲得した実行ユーザ名が図７に示すユーザ情報内に
ユーザ名705が登録されているかによって分類関連情報
を実行する権限を持ったユーザか否かをチェックし、分
類の所有者により分類関連情報を実行する権限を与えら
れているユーザの場合には、 ステップ908：分類関連情報に設定されている情報に従
い分類関連情報解析手段104により分類関連情報の解析
が行なわれ、表示が実行される。
【００３４】ステップ907において、分類関連情報実行
の権限を持たないユーザと判断した場合には、分類関連
情報の実行は行なわれず、分類表示手段102により選択
された分類下に格納されている文書および分類が表示さ
れるだけとなる。図７に示す分類関連情報によれば、実
行ユーザがｕｓｒ１の場合、ｕｓｒ１の情報を取り込
み、設定されている関連情報番号706を抜き出す。抜き
出した関連情報番号順に関連情報番号701を検索し、合
致する番号の関連情報702、703を取得する。ｕｓｒ１で
は、関連情報番号１と３と４の表示が実行されることに
なる。
の権限を持たないユーザと判断した場合には、分類関連
情報の実行は行なわれず、分類表示手段102により選択
された分類下に格納されている文書および分類が表示さ
れるだけとなる。図７に示す分類関連情報によれば、実
行ユーザがｕｓｒ１の場合、ｕｓｒ１の情報を取り込
み、設定されている関連情報番号706を抜き出す。抜き
出した関連情報番号順に関連情報番号701を検索し、合
致する番号の関連情報702、703を取得する。ｕｓｒ１で
は、関連情報番号１と３と４の表示が実行されることに
なる。
【００３５】ステップ902において、文書選択であれ
ば、 ステップ903：文書選択処理を行なう。
ば、 ステップ903：文書選択処理を行なう。
【００３６】次に、このときの分類関連情報解析手段に
よる解析動作及び表示手段による表示動作を図１０のフ
ローチャートに基づいて説明する。
よる解析動作及び表示手段による表示動作を図１０のフ
ローチャートに基づいて説明する。
【００３７】ステップ1001：分類関連情報解析手段104
は、まず分類関連情報の先頭の情報を取り込み、 ステップ1002：関連情報を解析し、 ステップ1003：図７に示す関連情報種別702により関連
情報の種別をチェックし、関連情報が分類の場合には、 ステップ1004：選択された分類とは異なる領域に、関連
情報に設定された分類下に格納されている文書および分
類を分類表示手段102により表示する。表示された文書
分類はユーザが自由に選択することができ、分類表示手
段102は、選択された文書分類をオープンする。
は、まず分類関連情報の先頭の情報を取り込み、 ステップ1002：関連情報を解析し、 ステップ1003：図７に示す関連情報種別702により関連
情報の種別をチェックし、関連情報が分類の場合には、 ステップ1004：選択された分類とは異なる領域に、関連
情報に設定された分類下に格納されている文書および分
類を分類表示手段102により表示する。表示された文書
分類はユーザが自由に選択することができ、分類表示手
段102は、選択された文書分類をオープンする。
【００３８】ステップ1005：関連情報が文書かのチェッ
クを行ない、文書の場合には、 ステップ1006：文書表示手段106により文書を表示す
る。
クを行ない、文書の場合には、 ステップ1006：文書表示手段106により文書を表示す
る。
【００３９】ステップ1007：関連情報が検索条件かのチ
ェックを行ない、検索条件の場合には、 ステップ1008：キーワード検索手段110により関連情報
に設定されている検索条件によりキーワード・データベ
ースに問い合わせを行ない、検索条件に合致するデータ
が存在する場合には、キーワード検索結果表示手段111
により検索結果一覧を表示する。表示された検索結果一
覧よりユーザは任意の文書または分類を選択してオープ
ンすることができる。
ェックを行ない、検索条件の場合には、 ステップ1008：キーワード検索手段110により関連情報
に設定されている検索条件によりキーワード・データベ
ースに問い合わせを行ない、検索条件に合致するデータ
が存在する場合には、キーワード検索結果表示手段111
により検索結果一覧を表示する。表示された検索結果一
覧よりユーザは任意の文書または分類を選択してオープ
ンすることができる。
【００４０】ステップ1007において、ＮＯであれば、 ステップ1009：関連情報の有無のチェックを行い、有り
の場合、ステップ1001に戻り、関連情報がなくなるま
で、前述のステップを繰り返す。
の場合、ステップ1001に戻り、関連情報がなくなるま
で、前述のステップを繰り返す。
【００４１】（第４実施例）次に、本発明の第４実施例
として、ユーザ毎に設定されている分類関連情報の表示
を実行する動作を図１１のフローチャートに基づいて説
明する。
として、ユーザ毎に設定されている分類関連情報の表示
を実行する動作を図１１のフローチャートに基づいて説
明する。
【００４２】ステップ1101：電子ファイリングシステム
の使用ユーザが階層検索により文書管理階層構造の分類
を手繰り、任意の分類をオープンすると、分類関連情報
内にユーザに対応する情報（ユーザ情報）が存在するか
否かを分類関連情報解析手段104がチェックし、ユーザ
情報が存在する場合には、 ステップ1102：分類関連情報解析手段104はユーザ情報
を取り込み、 ステップ1103：設定されている図７の関連情報実行数70
7を取り出し、 ステップ1104：設定されている最初の分類関連情報番号
を取得し、 ステップ1105：取得した分類関連情報番号701により分
類関連情報リストを検索し同一の番号が設定されている
分類関連情報を読み込み、 ステップ1106：読み込んだ分類関連情報の関連情報種別
702をチェックし、 ステップ1107：関連情報が分類かのチェックを行ない、
分類の場合、 ステップ1108：分類オープン処理を行ない、 ステップ1109：関連情報が文書かのチェックを行ない、
文書の場合、 ステップ1110：文書オープン処理を行ない、 ステップ1111：関連情報が検索条件かのチェックを行な
い、検索条件の場合、 ステップ1112：検索処理を行ない、 ステップ1113：（関連情報実行数−１）が０かのチェッ
クを行ない、ＮＯであれば、 ステップ1114：ユーザ情報の中にさらに関連情報番号が
設定されているか否かをチェックし、関連情報番号が設
定されている場合には、ステップ1104に戻り順次ステッ
プ1104〜1114を実行することで関連情報番号と関連情報
実行数に対応する分類関連情報を実行する。
の使用ユーザが階層検索により文書管理階層構造の分類
を手繰り、任意の分類をオープンすると、分類関連情報
内にユーザに対応する情報（ユーザ情報）が存在するか
否かを分類関連情報解析手段104がチェックし、ユーザ
情報が存在する場合には、 ステップ1102：分類関連情報解析手段104はユーザ情報
を取り込み、 ステップ1103：設定されている図７の関連情報実行数70
7を取り出し、 ステップ1104：設定されている最初の分類関連情報番号
を取得し、 ステップ1105：取得した分類関連情報番号701により分
類関連情報リストを検索し同一の番号が設定されている
分類関連情報を読み込み、 ステップ1106：読み込んだ分類関連情報の関連情報種別
702をチェックし、 ステップ1107：関連情報が分類かのチェックを行ない、
分類の場合、 ステップ1108：分類オープン処理を行ない、 ステップ1109：関連情報が文書かのチェックを行ない、
文書の場合、 ステップ1110：文書オープン処理を行ない、 ステップ1111：関連情報が検索条件かのチェックを行な
い、検索条件の場合、 ステップ1112：検索処理を行ない、 ステップ1113：（関連情報実行数−１）が０かのチェッ
クを行ない、ＮＯであれば、 ステップ1114：ユーザ情報の中にさらに関連情報番号が
設定されているか否かをチェックし、関連情報番号が設
定されている場合には、ステップ1104に戻り順次ステッ
プ1104〜1114を実行することで関連情報番号と関連情報
実行数に対応する分類関連情報を実行する。
【００４３】なお、図７の708に示す分類関連情報を実
行する回数ｎが設定されている場合には、設定されてい
る値に従い、関連情報に設定されている文書、分類およ
び検索条件を実行し、取り出された文書または分類に設
定されている関連情報を実行する。
行する回数ｎが設定されている場合には、設定されてい
る値に従い、関連情報に設定されている文書、分類およ
び検索条件を実行し、取り出された文書または分類に設
定されている関連情報を実行する。
【００４４】また、連続して関連情報を実行する関係を
図１２に示す。ここで、ｎの値が０の場合には、ユーザ
情報に関連情報番号が設定されていても分類関連情報の
表示は実行されず、選択した分類下に格納されている文
書または分類が表示されるだけとなる。ｎ＝１の場合に
は、選択された分類に設定された分類関連情報の表示を
実行する。ｎ＝２の場合には、分類関連情報に設定され
ている分類または文書に設定されている分類関連情報ま
たは文書関連情報も関連情報解析手段により解析され、
表示が実行される。ｎの値に従い連続的に関連情報の表
示を実行している際、ｎの値となる前に関連情報が設定
されていなければその時点で関連情報の表示は中止され
る。
図１２に示す。ここで、ｎの値が０の場合には、ユーザ
情報に関連情報番号が設定されていても分類関連情報の
表示は実行されず、選択した分類下に格納されている文
書または分類が表示されるだけとなる。ｎ＝１の場合に
は、選択された分類に設定された分類関連情報の表示を
実行する。ｎ＝２の場合には、分類関連情報に設定され
ている分類または文書に設定されている分類関連情報ま
たは文書関連情報も関連情報解析手段により解析され、
表示が実行される。ｎの値に従い連続的に関連情報の表
示を実行している際、ｎの値となる前に関連情報が設定
されていなければその時点で関連情報の表示は中止され
る。
【００４５】前記ステップ1101において、オープンした
ユーザに対応ユーザ情報が無い場合には、分類関連情報
の表示は実行されず、選択された分類下に格納されてい
る文書および分類は分類表示手段102により表示される
だけである。
ユーザに対応ユーザ情報が無い場合には、分類関連情報
の表示は実行されず、選択された分類下に格納されてい
る文書および分類は分類表示手段102により表示される
だけである。
【００４６】なお、前述のユーザ情報が設定されている
ユーザは分類関連情報実行の権限をもったユーザであ
る。
ユーザは分類関連情報実行の権限をもったユーザであ
る。
【００４７】（第５実施例）第１実施例から第４実施例
は、いずれも文書を管理する階層構造を手繰る階層検索
により分類を選択した場合の実施例であるが、本発明の
第５実施例では、図４に示したように、文書を管理する
文書管理階層構造と階層構造を構成する分類および階層
構造に格納される文書とにキーワードを付与してデータ
ベース化し、このデータベースをキーワード検索するこ
とにより所望の分類を選択する。この検索動作の場合、
ユーザは、キーワード検索手段110を介して、所望の検
索条件によりキーワードデータベースに問い合わせを行
ない、キーワード検索結果表示手段111によりキーワー
ド検索結果一覧を表示する。
は、いずれも文書を管理する階層構造を手繰る階層検索
により分類を選択した場合の実施例であるが、本発明の
第５実施例では、図４に示したように、文書を管理する
文書管理階層構造と階層構造を構成する分類および階層
構造に格納される文書とにキーワードを付与してデータ
ベース化し、このデータベースをキーワード検索するこ
とにより所望の分類を選択する。この検索動作の場合、
ユーザは、キーワード検索手段110を介して、所望の検
索条件によりキーワードデータベースに問い合わせを行
ない、キーワード検索結果表示手段111によりキーワー
ド検索結果一覧を表示する。
【００４８】検索結果一覧に表示された分類に分類関連
情報を設定する場合には、検索結果一覧上で分類を選択
した上で第１実施例と同様に分類関連情報管理手段103
を起動して分類関連情報の設定を行なう。また、検索結
果一覧に表示されている分類を選択してオープンした場
合には、第２実施例から第３実施例と同様に、選択され
た分類に設定されている分類関連情報が併せて表示され
る。
情報を設定する場合には、検索結果一覧上で分類を選択
した上で第１実施例と同様に分類関連情報管理手段103
を起動して分類関連情報の設定を行なう。また、検索結
果一覧に表示されている分類を選択してオープンした場
合には、第２実施例から第３実施例と同様に、選択され
た分類に設定されている分類関連情報が併せて表示され
る。
【００４９】（第６実施例）本発明の第６実施例では、
分類と同様に、文書に対して、文書関連情報を設定して
いる。この場合、階層検索またはキーワード検索により
任意の文書を選択し、この文書に、文書関連情報管理手
段107を用いて、文書関連情報として関連する文書、分
類および検索条件をユーザ単位で設定する。その後は、
分類の場合と同じように、文書を選んでオープンした場
合に、文書オープンのユーザ名を取得し、ユーザに対応
した文書関連情報が文書関連情報解析手段108により解
析され、表示が実行される。
分類と同様に、文書に対して、文書関連情報を設定して
いる。この場合、階層検索またはキーワード検索により
任意の文書を選択し、この文書に、文書関連情報管理手
段107を用いて、文書関連情報として関連する文書、分
類および検索条件をユーザ単位で設定する。その後は、
分類の場合と同じように、文書を選んでオープンした場
合に、文書オープンのユーザ名を取得し、ユーザに対応
した文書関連情報が文書関連情報解析手段108により解
析され、表示が実行される。
【００５０】なお、各実施例では、分類または文書を選
択したときに、その分類または文書と併せて、関連情報
に設定されている分類または文書が画面上に表示される
ように構成しているが、関連情報の分類または文書をそ
のまま表示したのでは画面上が混雑する場合には、関連
情報の一覧を画面に表示し、その中から必要なものをユ
ーザに選択させるように構成することもできる。
択したときに、その分類または文書と併せて、関連情報
に設定されている分類または文書が画面上に表示される
ように構成しているが、関連情報の分類または文書をそ
のまま表示したのでは画面上が混雑する場合には、関連
情報の一覧を画面に表示し、その中から必要なものをユ
ーザに選択させるように構成することもできる。
【００５１】
【発明の効果】以上の実施例に基づく説明から明らかな
ように、本発明は、分類および文書にユーザ単位で分類
関連情報、文書関連情報として、分類名、文書名および
検索条件、関連情報の実行権限等を設定、解析する手段
を設けることにより、新たに文書を作成する場合や分類
または文書を閲覧、文書の編集を行なう際、ユーザの所
望する分類または文書を選択するだけで、選択された分
類、文書に関連する分類、文書が画面上に表示され、関
連する分類または文書を一つ一つ階層構造を手繰って選
択する必要がなくなる。
ように、本発明は、分類および文書にユーザ単位で分類
関連情報、文書関連情報として、分類名、文書名および
検索条件、関連情報の実行権限等を設定、解析する手段
を設けることにより、新たに文書を作成する場合や分類
または文書を閲覧、文書の編集を行なう際、ユーザの所
望する分類または文書を選択するだけで、選択された分
類、文書に関連する分類、文書が画面上に表示され、関
連する分類または文書を一つ一つ階層構造を手繰って選
択する必要がなくなる。
【００５２】また、関連情報に検索条件を設定できるこ
とにより固定の文書または分類と関連付けるのではな
く、“最新の作成文書”や“ユーザＸＸが作成した全文
書”といった柔軟な関連づけを可能とするものである。
とにより固定の文書または分類と関連付けるのではな
く、“最新の作成文書”や“ユーザＸＸが作成した全文
書”といった柔軟な関連づけを可能とするものである。
【００５３】さらに、分類関連情報管理手段および分類
関連情報解析手段、文書関連情報管理手段および文書関
連情報解析手段により、ユーザ単位での関連情報の設
定、実行が可能となり、固定的な文書管理構造ではなく
ユーザ毎の文書管理構造の構築を実現するものである。
関連情報解析手段、文書関連情報管理手段および文書関
連情報解析手段により、ユーザ単位での関連情報の設
定、実行が可能となり、固定的な文書管理構造ではなく
ユーザ毎の文書管理構造の構築を実現するものである。
【図１】本発明の電子ファイリング装置のブロック図、
【図２】文書管理する階層構造と分類関連情報を示す
図、
図、
【図３】本発明における分類関連情報に分類および文書
が設定されている場合の分類関連情報の表示を実行した
図、
が設定されている場合の分類関連情報の表示を実行した
図、
【図４】文書管理する階層構造と分類および文書に設定
されているキーワードを管理するデ−タベース表を示す
図、
されているキーワードを管理するデ−タベース表を示す
図、
【図５】分類関連情報として文書と検索条件が設定さ
れ、その分類関連情報の表示を実行した場合の図、
れ、その分類関連情報の表示を実行した場合の図、
【図６】本発明の第１実施例の分類関連情報設定動作の
フローチャート、
フローチャート、
【図７】本発明における分類関連情報の設定例を示す
図、
図、
【図８】本発明の第２実施例の設定されている分類関連
情報を実行する基本動作のフローチャート、
情報を実行する基本動作のフローチャート、
【図９】本発明の第３実施例の分類関連情報実行権限の
設定された分類関連情報の実行動作のフローチャート、
設定された分類関連情報の実行動作のフローチャート、
【図１０】本発明の分類関連情報の解析および実行動作
のフローチャート、
のフローチャート、
【図１１】本発明の第４実施例の分類関連情報に設定さ
れたユーザ毎のユーザ情報に従って分類関連情報の表示
動作を実行するフローチャート、
れたユーザ毎のユーザ情報に従って分類関連情報の表示
動作を実行するフローチャート、
【図１２】本発明の分類関連情報の関連情報の表示を実
行する際の次数と実行の深さとの関係を示す関連図であ
る。
行する際の次数と実行の深さとの関係を示す関連図であ
る。
101 分類管理手段 102 分類表示手段 103 分類関連情報管理手段 104 分類関連情報解析手段 105 文書管理手段 106 文書表示手段 107 文書関連情報管理手段 108 文書関連情報解析手段 109 キーワード設定手段 110 キーワード検索手段 111 キーワード検索結果表示手段 112 キーワード管理手段 113 文書編集手段 114 分類文書選択手段 115 文書保管管理手段 116 ユーザ管理手段
Claims (16)
- 【請求項１】 蓄積する文書を、階層構造の分類を用い
て管理する電子ファイリング装置において、 前記階層構造を手繰って上位の分類から下位の分類また
は文書を選択する分類文書選択手段と、 前記分類の各々に、分類関連情報として前記分類と関連
する分類または文書の情報を設定する分類関連情報管理
手段と、 前記分類文書選択手段により選択された分類を開く際
に、その分類の分類関連情報に設定された分類または文
書を併せて表示する表示手段とを設けたことを特徴とす
る電子ファイリング装置。 - 【請求項２】 前記分類関連情報管理手段が、前記分類
関連情報に設定された分類下に格納される文書を前記分
類関連情報として設定することを特徴とする請求項１に
記載の電子ファイリング装置。 - 【請求項３】 前記分類関連情報管理手段が、前記分類
関連情報が設定された分類とは異なる分類に格納される
文書を前記分類関連情報として設定することを特徴とす
る請求項１に記載の電子ファイリング装置。 - 【請求項４】 前記分類関連情報管理手段が、前記分類
関連情報として、分類の情報と文書の情報とを混在させ
て設定することを特徴とする請求項１乃至３に記載の電
子ファイリング装置。 - 【請求項５】 蓄積する文書を、階層構造の分類を用い
て管理する電子ファイリング装置において、 前記階層構造を手繰って上位の分類から下位の分類また
は文書を選択する分類文書選択手段と、 前記分類及び文書の各々に付与したキーワードを保管管
理するキーワード管理手段と、 前記分類の各々に、分類関連情報としてキーワードの検
索条件を設定する分類関連情報管理手段と、 前記分類文書選択手段により分類が選択されたときに、
その分類の分類関連情報に設定されている検索条件によ
ってキーワード検索を行なうキーワード検索手段と、 前記分類文書選択手段により選択された分類を開く際
に、前記キーワード検索手段により検索された検索結果
一覧を併せて表示する表示手段とを設けたことを特徴と
する電子ファイリング装置。 - 【請求項６】 前記表示手段が、前記一覧表示された検
索結果の１つをユーザが選択したときに、該当する分類
または文書を展開して表示することを特徴とする請求項
５に記載の電子ファイリング装置。 - 【請求項７】 前記分類関連情報管理手段が、前記キー
ワードの検索条件とともに、前記分類の各々と関連する
分類または文書の情報を分類関連情報として設定するこ
とを特徴とする請求項５に記載の電子ファイリング装
置。 - 【請求項８】 蓄積する文書を、階層構造の分類を用い
て管理する電子ファイリング装置において、 前記分類及び文書の各々に付与したキーワードを保管管
理するキーワード管理手段と、 前記文書及び分類をキーワード検索するキーワード検索
手段と、 前記分類の各々に、分類関連情報として前記分類と関連
する分類または文書の情報を設定する分類関連情報管理
手段と、 前記キーワード検索の検索結果一覧を表示し、前記検索
結果一覧から分類が選択されたときに、選択された分類
を開くとともに、その分類の分類関連情報に設定された
分類または文書を併せて表示する表示手段とを設けたこ
とを特徴とする電子ファイリング装置。 - 【請求項９】 蓄積する文書を、階層構造の分類を用い
て管理する電子ファイリング装置において、 前記分類及び文書の各々に付与したキーワードを保管管
理するキーワード管理手段と、 前記文書及び分類をキーワード検索するキーワード検索
手段と、 前記分類の各々に、分類関連情報としてキーワードの検
索条件を設定する分類関連情報管理手段と、 前記キーワード検索の検索結果一覧を表示し、前記検索
結果一覧から分類が選択されたときに、選択された分類
を開くとともに、その分類の分類関連情報に設定されて
いる検索条件によってキーワード検索が行なわれたとき
の検索結果一覧を併せて表示する表示手段とを設けたこ
とを特徴とする電子ファイリング装置。 - 【請求項１０】 前記分類関連情報管理手段が、前記分
類関連情報をユーザ単位で設定することを特徴とする請
求項１、２、３、４、５、７、８または９に記載の電子
ファイリング装置。 - 【請求項１１】 前記分類関連情報管理手段が、複数の
前記ユーザ単位の分類関連情報における優先順位を設定
することを特徴とする請求項１０に記載の電子ファイリ
ング装置。 - 【請求項１２】 前記分類関連情報管理手段が、前記分
類関連情報へのアクセスを許可するユーザの範囲を設定
し、前記範囲に入らないユーザが前記選択を行なったと
きの前記分類関連情報の表示を制限することを特徴とす
る請求項１、２、３、４、５、７、８または９に記載の
電子ファイリング装置。 - 【請求項１３】 前記分類関連情報管理手段が、前記分
類関連情報を順次手繰ってアクセスし得る回数を設定す
ることを特徴とする請求項１０または１２に記載の電子
ファイリング装置。 - 【請求項１４】 前記分類関連情報に含まれる複数の情
報の中から、表示すべきユーザ単位の分類関連情報を選
択する分類関連情報解析手段を設けたことを特徴とする
請求項１０乃至１３に記載の電子ファイリング装置。 - 【請求項１５】 蓄積する文書の各々に、前記文書と関
連する分類または文書の情報を文書関連情報として設定
する文書関連情報管理手段を設け、前記表示手段が、前
記文書を表示するときに、前記文書関連情報に設定され
た分類または文書を併せて表示することを特徴とする請
求項１乃至１４に記載の電子ファイリング装置。 - 【請求項１６】 前記文書関連情報管理手段が、前記文
書関連情報としてキーワードの検索条件を設定し、前記
表示手段が、前記文書を表示するときに、その文書の文
書関連情報に設定された検索条件で行なわれたキーワー
ド検索の検索結果一覧を併せて表示することを特徴とす
る請求項１５に記載の電子ファイリング装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP19381394A JP3558376B2 (ja) | 1994-07-27 | 1994-07-27 | 電子ファイリング装置 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP19381394A JP3558376B2 (ja) | 1994-07-27 | 1994-07-27 | 電子ファイリング装置 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH0844765A true JPH0844765A (ja) | 1996-02-16 |
| JP3558376B2 JP3558376B2 (ja) | 2004-08-25 |
Family
ID=16314194
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP19381394A Expired - Fee Related JP3558376B2 (ja) | 1994-07-27 | 1994-07-27 | 電子ファイリング装置 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP3558376B2 (ja) |
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2006163873A (ja) * | 2004-12-08 | 2006-06-22 | Fuji Xerox Co Ltd | ファイル分類プログラム、ファイル分類装置、ファイル分類方法 |
| JP2010067084A (ja) * | 2008-09-11 | 2010-03-25 | Ricoh Co Ltd | 文書管理装置、文書管理方法、文書管理プログラムおよび記憶媒体 |
| JP2020113048A (ja) * | 2019-01-11 | 2020-07-27 | 富士ゼロックス株式会社 | 情報処理装置及びプログラム |
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- 1994-07-27 JP JP19381394A patent/JP3558376B2/ja not_active Expired - Fee Related
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