JPH08328922A

JPH08328922A - 文書管理装置

Info

Publication number: JPH08328922A
Application number: JP7139440A
Authority: JP
Inventors: Yutaka Shimizu; 豊清水
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1995-06-06
Filing date: 1995-06-06
Publication date: 1996-12-13

Abstract

(57)【要約】【目的】文書情報をその有効性に基づいて管理できる
ようにする。【構成】文書管理情報入力装置２から入力された有効
期間情報を文書管理情報記憶装置４に記憶されている該
当文書の文書管理情報に付加し、文書管理情報入力装置
２から入力された検索情報に基づいて文書情報記憶装置
３に記憶されている文書情報にアクセス要求があったと
き、有効性判別手段１０がその文書データに付加されて
いる有効期間情報に基づいてそのアクセス要求が有効か
無効かを判別して、その判別結果に基づいて検索制御手
段９が無効と判別された文書情報へのアクセス要求を拒
否する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、電子ファイル装置等
の文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書データに文書管理情報を付加
してハードディスク装置等のメモリに記憶し、そのメモ
リに記憶された文書データに付加された文書管理情報に
基づいて文書データにアクセスして検索してディスプレ
イに表示させたりプリンタによって印刷させたりする電
子ファイル装置等の文書管理装置があった。

【０００３】そのような文書管理装置として、文書ファ
イルの保存期限を設定又は解除することを可能とし、そ
の保存期限を文書ファイルの検索属性（検索情報）とし
て扱えるようにしたファイル検索装置（例えば特開平５
−４６４５１号公報参照）があった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
たような従来の文書管理装置では、文書データに保存期
間を設定して、その保存期間で管理するという概念はあ
ったが、文書データをその有効性に基づいて管理するこ
とはなかった。したがって、ＩＳＯ９０００における
「適用すべきでない文書の適用を防ぐように文書管理を
行なう」という要求が満たされず、文書データをその有
効性によって管理することが容易にできないという問題
があった。

【０００５】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、文書データをその有効性に基づいて管理できる
ようにすることを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、文書データに文書管理情報を付加して記
憶する文書記憶手段と、その手段に記憶された文書デー
タに付加された文書管理情報に基づいて文書データにア
クセスして検索又は印刷する手段を備えた文書管理装置
において、上記文書管理情報に文書データの有効期間を
示す有効期間情報を付加する有効期間情報付加手段と、
上記文書記憶手段に記憶されている文書データにアクセ
ス要求があったとき、その文書データに付加されている
有効期間情報に基づいてそのアクセス要求が有効か無効
かを判別する有効性判別手段と、その手段によって無効
と判別された場合にそのアクセス要求を拒否する検索制
御手段を設けたものである。

【０００７】また、上記のような文書管理装置におい
て、上記文書管理情報に文書データの有効期間を示す有
効期間情報を付加する有効期間情報付加手段と、上記文
書記憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求
があったとき、その文書データに付加されている有効期
間情報に基づいてそのアクセス要求が有効か無効かを判
別する有効性判別手段と、その手段による判別結果の情
報を上記アクセス要求に基づく検索結果に付加する検索
制御手段と、その手段によって付加された判別結果の情
報に基づいて上記検索結果に文書の有効性の情報を表示
する表示制御手段を設けるとよい。

【０００８】さらに、上記のような文書管理装置におい
て、上記文書管理情報に文書データの有効期間を示す有
効期間情報を付加する有効期間情報付加手段と、上記文
書記憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求
があったとき、その文書データに付加されている有効期
間情報に基づいてそのアクセス要求が有効か無効かを判
別する有効性判別手段と、その手段による判別結果の情
報を上記アクセス要求に基づく検索結果に付加する検索
制御手段と、その手段によって付加された判別結果が無
効であるときには上記検索結果の文書に無効であること
を示す文字又はマーク等の情報を合成して印刷する印刷
制御手段を設けるとよい。

【０００９】また、上記のような文書管理装置におい
て、上記文書管理情報に文書データの有効日時を示す有
効期日情報を付加する有効期日情報付加手段と、上記文
書記憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求
があったとき、その文書データに付加されている有効期
日情報の日時よりも後の日時にされたアクセス要求を有
効と判別する有効性判別手段を設けるようにしてもよ
い。

【００１０】さらに、上記のような文書管理装置におい
て、上記文書管理情報に文書データの有効日時を示す有
効期日情報を付加する有効期日情報付加手段と、上記文
書記憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求
があったとき、その文書データに付加されている有効期
日情報の日時よりも前の日時にされたアクセス要求を有
効と判別する有効性判別手段を設けるようにしてもよ
い。

【００１１】また、上記のような文書管理装置におい
て、上記有効期間情報が有効化期日と無効化期日との２
つの期日情報からなり、上記有効性判別手段を、上記文
書記憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求
があったとき、その文書データに付加されている有効化
期日から無効化期日までの期間内にされたアクセス要求
を有効と判別する手段にするとよい。

【００１２】さらに、上記のような文書管理装置におい
て、第１の文書データに付加される有効化期日に基づい
て第２の文書データに付加された無効化期日を更新する
有効期間情報管理手段を設けるとなおよい。

【００１３】

【作用】この発明による文書管理装置は、文書データの
文書管理情報にその文書データの有効期間を示す有効期
間情報を付加し、その文書データにアクセス要求があっ
たとき、その文書データに付加されている有効期間情報
に基づいてそのアクセス要求が有効か無効かを判別し
て、無効と判別された場合にそのアクセス要求を拒否す
るので、文書データの検索及び印刷時に有効期間外の文
書データへのアクセスを禁止することができ、適用すべ
きでない文書を適用しないようにすることができる。

【００１４】また、文書データに付加されている有効期
間情報に基づいてそのアクセス要求が有効か無効かを判
別し、その判別結果の情報をアクセス要求に基づく検索
結果に付加して、その判別結果の情報に基づいて検索結
果に文書の有効性の情報を表示するようにすれば、有効
期間外の文書データに対するアクセス要求があった場
合、表示画面上にそのアクセス要求した文書データが無
効であることを表示して視覚的に訴えるので、利用者は
検索又は印刷要求した文書が有効か無効かを容易に識別
することができ、適用すべきでない文書を適用しないよ
うにすることができる。

【００１５】さらに、検索結果に付加された判別結果が
無効であるときには、その検索結果の文書に無効である
ことを示す文字又はマーク等の情報を合成して印刷する
ようにすれば、有効期間外の文書データを印刷した場
合、その文書データと共にその文書が無効であることを
示す情報が印刷されるので、利用者は印刷された文書が
有効か無効かを容易に識別することができ、適用すべき
でない文書を適用しないようにすることができる。

【００１６】また、文書データの文書管理情報にその文
書データの有効日時を示す有効期日情報を付加し、その
文書データにアクセス要求があったとき、その文書デー
タに付加されている有効期日情報の日時よりも後の日時
にされたアクセス要求を有効と判別するようにすれば、
文書データを登録するときに、所定の日時よりも後の日
時から有効になるように登録することができる。

【００１７】したがって、利用者は文書が有効になる前
に検索及び印刷要求をしたときに、その文書が未だ無効
であることを容易に識別することができ、適用すべきで
ない文書を適用しないようにすることができる。

【００１８】さらに、文書データにアクセス要求があっ
たとき、その文書データに付加されている有効期日情報
の日時よりも前の日時にされたアクセス要求を有効と判
別するようにすれば、文書データを登録するときに、所
定の日時を以て無効になるように登録することができ
る。

【００１９】したがって、利用者は文書が無効になった
後に検索及び印刷要求をしたときに、その文書が無効に
なったことを容易に識別することができ、適用すべきで
ない文書を適用しないようにすることができる。

【００２０】また、文書データの文書管理情報にその文
書データの有効化期日と無効化期日との２つの期日情報
からなる有効期間情報を付加し、その文書データにアク
セス要求があったとき、その文書データに付加されてい
る有効期間情報の有効化期日から無効化期日までの期間
内にされたアクセス要求を有効と判別するようにすれ
ば、文書データを登録するときに、所定の日時よりも後
の日時から有効になり、所定の日時を以て無効になるよ
うに登録することができる。

【００２１】したがって、利用者は文書が有効になる
前、又は無効になった後に検索及び印刷要求をしたとき
に、その文書が未だ無効であることと既に無効になった
ことを容易に識別することができ、適用すべきでない文
書を適用しないようにすることができる。

【００２２】さらに、第１の文書データに付加される有
効化期日に基づいて第２の文書データに付加された無効
化期日を更新するようにすれば、ある文書データの有効
化期日によって他の文書データの無効化期日を自動的に
変更することができる。したがって、所定の日時を以て
旧文書を新文書に差し替える場合、旧文書の無効化期日
を新文書の有効化期日に合わせて自動的に変更すること
ができ、旧文書を新文書が有効になる日時をもって無効
とすることができ、新旧文書の差し替え作業を容易に行
なうことができる。

【００２３】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図１はこの発明の一実施例である文書
管理装置の構成を示す機能ブロック図である。この文書
管理装置は、文書情報入力装置１，文書管理情報入力装
置２，文書情報記憶装置３，文書管理情報記憶装置４，
表示装置５，印刷装置６，表示制御手段７，印刷制御手
段８，検索制御手段９，有効性判別手段１０，リアル・
タイム・クロック１１，及び有効期間情報管理手段１２
からなる。

【００２４】この文書管理装置の７〜１２の各機能部
は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，及びＲＡＭ等からなるマイクロコ
ンピュータによって実現される。文書情報入力装置１
は、この文書管理装置に文書情報（文書データ）を入力
する装置であり、入力する文書情報の形態によってイメ
ージスキャナ，ワードプロセッサ，図形作成装置（ＣＡ
Ｄ），及び構内情報通信網（ＬＡＮ），公衆回線網（Ｐ
ＳＴＮ），統合デジタル通信網（ＩＳＤＮ）等に基づく
通信装置等の各種の装置がある。

【００２５】つまり、画像情報を読み取って入力するイ
メージスキャナ，文字情報のコード情報を作成するワー
ドプロセッサ等の装置，画像情報をコード化（画像圧
縮）したコード情報を入力する装置，画像情報のコード
情報を作成するＣＡＤ，フロッピディスク装置，ハード
ディスク装置，光ディスク装置等の記憶装置，及びＬＡ
Ｎ，ＰＳＴＮ，ＩＳＤＮ等によるデータ通信によって他
の装置からの文書情報を取り込む通信装置等が有る。

【００２６】文書情報記憶装置３は、文書情報入力装置
１によって入力された文書情報を記憶するフロッピディ
スク装置，ハードディスク装置，光ディスク装置等の記
憶装置であり、ここには入力データをそのまま記憶して
もよいし、入力データを変換した形で記憶するようにし
てもよい。例えば、イメージスキャナで入力した文書デ
ータはデータ量が多くなるのでそれをコード化してデー
タ量を少なくして記憶する。

【００２７】文書管理情報入力装置２は、文書管理情
報，及び各種の情報を入力するキーボード又はマウスで
ある。その文書管理情報は、文書情報毎に付加するアク
セス情報である。文書管理情報記憶装置４は、文書管理
情報入力装置２によって入力された文書管理情報を記憶
するフロッピディスク装置，ハードディスク装置，光デ
ィスク装置等の記憶装置であり、文書情報記憶装置３に
記憶された文書情報と対応させて記憶する。

【００２８】図２は文書管理情報のデータ構造の一例を
示す図である。図２に示すように、文書管理情報は、文
書情報毎に付加する文書番号，文書情報記憶アドレス，
検索情報，及び有効期間情報からなる。文書番号は文書
情報固有の番号であり、文書情報記憶アドレスは文書情
報記憶装置３に記憶されている文書情報の記憶先アドレ
スであり、検索情報は文書情報の検索時に使用する文書
名，文書分類等の検索項目である。そして、有効期間情
報は、文書情報の有効期間を示すデータである。

【００２９】その文書管理情報のうち、文書番号と文書
情報記憶アドレスはこの文書管理装置内で自動的に付与
される情報であり、検索情報と有効期間情報は文書管理
情報入力装置２によって入力される情報である。文書管
理情報入力装置２は、上記の文書管理情報の入力手段と
して使用すると共に、文書情報を検索又は印刷するとき
の検索情報を入力する手段としても使用する。

【００３０】図３は文書管理情報記憶装置４に記憶され
た文書管理情報のフォーマットの一例を示す図である。
文書管理情報記憶装置４には、文書情報記憶装置３に記
憶された文書情報毎の文書名，分類名，有効期間情報で
ある有効期限，その他の文書番号と文書情報記憶アドレ
ス等の情報を対応させて記憶している。例えば、文書情
報記憶装置３に記憶されたある文書情報の文書管理情報
として、文書名「文書１」と分類名「分類Ａ」と有効期
限「１９９４年１２月３１まで」とその他の情報が対応
して記憶されている。

【００３１】表示制御手段７は、文書情報，検索結果，
ガイダンス，及びメッセージ等を表示装置に表示させる
制御を司る。表示装置５は、上記文書情報，検索結果，
ガイダンス，及びメッセージ等を表示画面に表示するＣ
ＲＴ，ＬＣＤ等のディスプレイ装置である。

【００３２】印刷制御手段８は、文書情報，検索結果等
を印刷装置６に印刷させる制御を司る。印刷装置６は、
上記文書情報，検索結果等を紙に印刷するインクジェッ
ト方式，レーザ方式等のプリンタ装置である。リアル・
タイム・クロック１１は、現在の日時を刻む時計であ
る。

【００３３】検索制御手段９は、文書管理情報入力装置
２によって入力された検索情報を手かがりにして文書情
報記憶装置３に記憶されている文書情報の中から検索情
報に該当する文書情報を検索して、表示制御手段７に対
してその検索結果や検索された文書の表示を依頼した
り、印刷制御手段８に対してその検索結果や検索された
文書情報の印刷を依頼する。

【００３４】有効性判別手段１０は、文書管理情報入力
装置２によって入力された検索情報に該当する文書情報
が有効か無効かを判別する。この判別処理は、文書管理
情報記憶装置４に記憶されている文書管理情報を参照
し、文書管理情報入力装置２から入力された検索情報に
該当する文書情報に付加されている有効期間情報と、リ
アル・タイム・クロック１１から取得した現在の日時と
を比較することによって判別する。有効期間情報管理手
段１２は、文書情報差し替え処理時の有効期間情報を変
更する処理を司る。

【００３５】すなわち、上記文書情報記憶装置３及び文
書管理情報記憶装置４が、文書情報に文書管理情報を付
加して記憶する手段の機能を果たす。また、上記検索制
御手段９と表示装置５と印刷装置６と表示制御手段７と
印刷制御手段８が、文書情報記憶装置３に記憶された文
書情報に付加された文書管理情報に基づいて文書情報に
アクセスして検索又は印刷する手段の機能を果たす。

【００３６】さらに、上記文書管理情報入力装置２が、
文書管理情報に文書情報の有効期間を示す有効期間情報
を付加する有効期間情報付加手段の機能を果たす。さら
にまた、上記有効性判別手段１０が、文書情報記憶装置
３に記憶されている文書情報にアクセス要求があったと
き、その文書データに付加されている有効期間情報に基
づいてそのアクセス要求が有効か無効かを判別する手段
の機能を果たす。

【００３７】また、上記検索制御手段９が、有効性判別
手段１０によって無効と判別された場合にそのアクセス
要求を拒否する手段の機能を果たす。さらにまた、上記
有効期間情報管理手段１２が、第１の文書情報に付加さ
れる有効化期日に基づいて第２の文書情報に付加された
無効化期日を更新する手段の機能を果たす。

【００３８】次に、この文書管理装置における文書検索
時の処理について説明する。図４はその処理を示すフロ
ーチャートである。この処理は、ステップ（図中「Ｓ」
で示す）１１で検索条件を入力し、ステップ１２で該当
文書を検索し、ステップ１３で現在の日時を読み出し、
ステップ１４で有効期間情報を読み出し、ステップ１５
で有効性を判断する。

【００３９】ステップ１５の有効性の判断によって有効
と判断されたらステップ１７へ進み、無効と判断された
らステップ１６へ進んでその無効文書へのアクセスを拒
否して非該当文書とし、ステップ１７へ進む。ステップ
１７では全該当文書の有効性を判別したか否かを判断し
て、まだならステップ１４の処理に戻って残りの該当す
る文書の有効性の判別処理を繰り返すが、終了したらス
テップ１８へ進んで検索結果・該当文書を表示又は印刷
して、この検索処理を終了する。

【００４０】さらにこの処理について説明する。Ｓ１１
ではオペレータによって文書管理情報入力装置２から検
索要求と検索情報が入力されると、その入力された検索
情報は検索制御手段９に伝達される。Ｓ１２では検索制
御手段９はその検索情報に基づいて文書管理情報記憶装
置４内の検索情報を参照し、該当する条件の文書を検索
する。

【００４１】Ｓ１３では有効性判別手段１０がリアル・
タイム・クロック１１から現在の日時を読み出し、Ｓ１
４では有効性判別手段１０が検索制御手段９によって検
索された該当文書の有効期間情報を文書管理情報記憶装
置４から読み出す。Ｓ１５では有効性判別手段１０が取
得した有効期間情報と日時とを比較し、その有効期間が
現在の日時に該当するか否かを判断して文書の有効性を
判断する。すなわち、該当しなければ無効と判別し、該
当すれば有効と判別して、その判別結果を検索制御手段
９へ伝える。

【００４２】その判別結果が無効のときは、Ｓ１６で検
索制御手段９が無効と判断された文書へのアクセス要求
を拒否する。また、判別結果が有効のときは、検索制御
手段９が有効と判断された文書へのアクセス要求を許可
する。その後、Ｓ１７で有効性判別手段１０による該当
文書の有効性の判別が全て終わったか否かを確認し、終
わっていなければ次の該当文書の有効性の判別処理を行
なう。

【００４３】そして、全ての該当文書の有効性の判別が
終わっていれば、Ｓ１８で検索制御手段９はアクセス要
求が許可された文書についてのみ、表示制御手段７によ
って表示装置５にその検索結果又は該当文書を表示さ
せ、あるいは印刷制御手段８によって印刷装置６にその
検索結果又は該当文書を印刷させる。

【００４４】次に上述した検索処理による具体的な検索
結果例について説明する。図３に示した文書管理情報が
文書管理情報記憶装置４に記憶されている場合、例え
ば、１９９４年９月２６日に検索条件として分類名「分
類Ａ」を入力し、その分類名に該当する文書の検索を実
行したとき、まず文書名「文書１」「文書３」「文書
４」が該当文書としてピックアップされ、その後上述し
た文書の有効性の判別処理によって文書名「文書３」が
無効と判断される。そして、文書名「文書１」と「文書
４」が該当文書として検索される。

【００４５】図５は検索結果の出力例を示す図であり、
上述の検索処理結果として文書名「文書３」については
有効期間に該当しないので検索結果として表示されず、
文書名「文書１」「文書４」の２件のみが該当文書であ
ることが表示される。そして、文書名「文書１」の印刷
を指示するとその文書情報が印刷される。なお、上記検
索結果を印刷するようにしてもよい。

【００４６】このようにして、文書データの検索及び印
刷時に有効期間以外の日時になされた文書情報へのアク
セスを禁止することができ、適用すべきでない文書を適
用しないようにすることができる。

【００４７】次に、文書情報の検索結果としてその有効
性の情報を表示する場合の実施例について説明する。こ
の場合、上記検索制御手段９が有効性判別手段１０によ
る判別結果の情報をアクセス要求に基づく検索結果に付
加する手段の機能を果たす。また、上記表示制御手段７
が検索制御手段９によって付加された判別結果の情報に
基づいて検索結果に文書の有効性の情報を表示する手段
の機能を果たす。

【００４８】次に、この場合の文書検索時の処理につい
て説明する。図６はその処理を示すフローチャートであ
る。この処理のステップ（図中「Ｓ」で示す）２１〜２
５は、図４のフローチャートのステップ１１〜１５とそ
れぞれ同じ処理を行なうので、その説明を省略する。

【００４９】ステップ２５の有効性の判断によって有効
と判断されたら、ステップ２６へ進んでその文書の有効
性判別結果情報を「有効」としてステップ２８へ進み、
無効と判断されたらステップ２７へ進んでその文書の有
効性判別結果情報を「無効」としてステップ２８へ進
む。

【００５０】ステップ２８では全該当文書の有効性を判
別したか否かを判断して、まだならステップ２４の処理
に戻って残りの該当する文書の有効性の判別処理を繰り
返すが、終了したらステップ２９へ進んで検索結果・該
当文書を表示して、ステップ３０で有効性判別結果情報
を表示して、この検索処理を終了する。

【００５１】さらにこの処理について説明する。この処
理は、Ｓ２１〜Ｓ２５で図４のフローチャートのＳ１１
〜Ｓ１５とそれぞれ同じ処理を行ない、Ｓ２５で有効性
判別手段１０が取得した有効期間情報と日時とを比較
し、その有効期間が現在の日時に該当するか否かを判断
して文書の有効性を判断する。すなわち、該当しなけれ
ば無効と判別し、該当すれば有効と判別して、その判別
結果を検索制御手段９へ伝える。

【００５２】その判別結果が有効のときは、Ｓ２６で検
索制御手段９が有効と判断された文書の検索結果に有効
性判別結果情報「有効」を付加する。また、判別結果が
無効のときは、Ｓ２７で検索制御手段９が無効と判断さ
れた文書の検索結果に有効性判別結果情報「無効」を付
加する。その後、Ｓ２８で有効性判別手段１０による該
当文書の有効性の判別が全て終わったか否かを確認し、
終わっていなければ次の該当文書の有効性の判別処理を
行なう。

【００５３】そして、全ての該当文書の有効性の判別が
終わっていれば、Ｓ２９で検索制御手段９は表示制御手
段７によって表示装置５に検索結果又は該当文書を表示
させ、ステップ３０でその検索結果又は該当文書の各文
書毎にその文書が有効か無効かを識別可能に表示し、こ
の処理を終了する。

【００５４】次に上述した検索処理による具体的な検索
結果例について説明する。図３に示した文書管理情報が
文書管理情報記憶装置４に記憶されている場合、例え
ば、１９９４年９月２６日に検索条件として分類名「分
類Ａ」を入力し、その分類名に該当する文書の検索を実
行したとき、まず文書名「文書１」「文書３」「文書
４」が該当文書としてピックアップされ、その後上述し
た文書の有効性の判別処理によって文書名「文書３」が
無効と判別され、文書名「文書１」「文書４」が有効と
判別される。

【００５５】図７は検索結果の表示例を示す図であり、
上述の検索処理結果として該当文書が３件有り、その内
の文書名「文書３」については有効期間に該当しないの
で有効性判別結果情報が「無効」と表示され、文書名
「文書１」「文書４」の２件についてはそれぞれ有効期
間に該当するので有効性判別結果情報が「有効」と表示
される。なお、上記検索結果を印刷するようにしても良
い。

【００５６】図８は無効文書の表示例を示す図であり、
上述の有効性判別処理によって無効と判別された無効文
書を表示した場合、文書情報の内容と共にその表示され
た文書が無効であることを知らせるメッセージ「この文
書は無効です」を表示する。

【００５７】このようにして、文書データの検索及び印
刷時に有効期間以外の日時になされた文書情報について
は表示画面上にその文書が無効であることが明示される
ので、利用者は検索又は印刷要求した文書が有効か無効
かを視覚的に容易に識別することができ、適用すべきで
ない文書を適用しないようにすることができる。

【００５８】次に、文書情報を印刷したときにその文書
が無効であることを示す情報をも印刷する場合の実施例
について説明する。この場合、上記印刷制御手段８が、
検索制御手段９によって付加された判別結果が無効であ
るときには検索結果の文書に無効であることを示す文字
又はマーク等の情報を合成して印刷する手段の機能を果
たす。

【００５９】次に、この場合の文書印刷時の処理につい
て説明する。図９はその処理を示すフローチャートであ
る。この処理のステップ（図中「Ｓ」で示す）３１〜３
５は、図４のフローチャートのステップ１１〜１５とそ
れぞれ同じ処理を行なうので、その説明を省略する。

【００６０】ステップ３５の有効性の判断によって有効
と判断されたらステップ３７へ進み、無効と判断された
らステップ３６へ進んでその無効と判断された文書情報
に無効であることを示す文字又はマーク等の情報を合成
する画像合成を行ない、ステップ３７へ進む。

【００６１】ステップ３７では検索された文書情報を印
刷し、ステップ３８へ進んで全該当文書の有効性を判別
したか否かを判断して、まだならステップ３４の処理に
戻って残りの該当する文書の有効性の判別処理を繰り返
すが、全該当文書の有効性を判別したしたら、この文書
印刷処理を終了する。

【００６２】さらにこの処理について説明する。この処
理は、Ｓ３１〜Ｓ３５で図４のフローチャートのＳ１１
〜Ｓ１５とそれぞれ同じ処理を行ない、Ｓ３５で有効性
判別手段１０が取得した有効期間情報と日時とを比較
し、その有効期間が現在の日時に該当するか否かを判断
して文書の有効性を判断する。すなわち、該当しなけれ
ば無効と判別し、該当すれば有効と判別して、その判別
結果を検索制御手段９へ伝える。

【００６３】その判別結果が有効のときは、検索制御手
段９が有効と判断された文書の検索結果に有効性判別結
果情報「有効」を付加する。また、判別結果が無効のと
きは、Ｓ３６で検索制御手段９を介して印刷制御手段８
が無効と判断された文書情報に無効であることを示す文
字又はマーク等の情報を画像合成する。

【００６４】その後、Ｓ３７で有効と判別された文書情
報は印刷制御手段８によってそのままの内容で印刷さ
れ、無効と判別された文書情報は無効を示す文字又はマ
ークが合成された内容で印刷される。Ｓ３８で有効性判
別手段１０による該当文書の有効性の判別が全て終わっ
たか否かを確認し、終わっていなければ次の該当文書の
有効性の判別処理を行なう。そして、全ての該当文書の
有効性の判別が終わっていれば、この処理を終了する。

【００６５】次に上述した文書印刷処理による具体的な
印刷結果例について説明する。図３に示した文書管理情
報が文書管理情報記憶装置４に記憶されている場合、例
えば、１９９４年９月２６日に検索条件として分類名
「分類Ａ」を入力し、その分類名に該当する文書の検索
を実行したとき、まず文書名「文書１」「文書３」「文
書４」が該当文書としてピックアップされる。

【００６６】その後、上述した文書の有効性の判別処理
によって文書名「文書３」が無効と判別され、その文書
情報の内容に無効を示す文字又はマークが合成されて印
刷される。また、文書名「文書１」「文書４」は有効と
判別され、その文書情報がそのままの内容で印刷され
る。

【００６７】図１０は無効文書の印刷結果例を示す図で
あり、上述の有効性判別処理で無効と判別された文書情
報については、文書情報内容中に「無効」の白抜き文字
が大文字で目立つように印刷される。このようにして、
文書情報の印刷時に有効期間以外の日時になされた文書
情報を印刷した場合、その文書情報と共にその文書が無
効であることを示す情報が印刷されるので、利用者は印
刷された文書が有効か無効かを容易に識別することがで
き、適用すべきでない文書を適用しないようにすること
ができる。

【００６８】次に、文書情報に対してその有効日時を示
す有効日時情報を付加して、その有効日時情報に基づい
て文書情報の有効性を判別する場合の実施例について説
明する。まず、文書情報に付加した有効日時情報に基づ
いて所定期日後に検索又は印刷要求された文書情報を有
効と判別する場合について説明する。この場合、上記文
書管理装置の文書管理情報入力装置２が、文書管理情報
に文書情報の有効日時を示す有効期日情報を付加する有
効期日情報付加手段の機能を果たす。

【００６９】また、上記有効性判別手段１０が、文書情
報記憶装置３に記憶されている文書情報にアクセス要求
があったとき、その文書情報に付加されている有効期日
情報の日時よりも後の日時にされたアクセス要求を有効
と判別する手段の機能を果たす。

【００７０】次に、この場合の文書検索時の処理につい
て説明する。文書管理情報記憶装置４に記憶された各文
書情報の文書管理情報にはそれぞれの文書情報に対する
有効期日情報として１つの日時を記憶する。

【００７１】そして、文書検索又は印刷時、有効性判別
手段１０はリアル・タイム・クロック１１から現在の日
時を、文書管理情報記憶装置４から該当文書の有効期日
情報をそれぞれ読み出し、次に示す条件式１に基づいて
比較し、成立すれば有効と判別し、不成立ならば無効と
判別し、検索対象の文書情報の有効性を判別する。有効期日情報≦現在の日時・・・（条件式１）

【００７２】つまり、検索要求時の日時が検索対象の文
書情報の有効期日情報よりも後の日時であれば、その文
書情報を有効と判別し、検索要求時の日時が検索対象の
文書情報の有効期日情報の日時以前であれば、その文書
情報を無効と判別する。したがって、文書情報をある日
時以降に検索されたときに有効にすることができる。

【００７３】このようにして、文書情報を登録するとき
に、所定の日時よりも後の日時から有効になるように登
録することができる。そして、利用者は文書が有効にな
る前に検索及び印刷要求をしたときに、その文書が未だ
無効であることを容易に識別することができるので、適
用すべきでない文書を適用しないようにすることができ
る。

【００７４】次に、文書情報に付加した有効日時情報に
基づいて所定期日前に検索又は印刷要求された文書情報
を有効と判別する場合について説明する。この場合、上
記文書管理装置の有効性判別手段１０が、文書情報記憶
装置３に記憶されている文書情報にアクセス要求があっ
たとき、その文書情報に付加されている有効期日情報の
日時よりも前の日時にされたアクセス要求を有効と判別
する手段の機能を果たす。

【００７５】次に、この場合の文書検索時の処理につい
て説明する。文書検索又は印刷時、有効性判別手段１０
はリアル・タイム・クロック１１から現在の日時を、文
書管理情報記憶装置４から該当文書の有効期日情報をそ
れぞれ読み出し、次に示す条件式２に基づいて比較し、
成立すれば有効と判別し、不成立ならば無効と判別し、
検索対象の文書情報の有効性を判別する。有効期日情報≧現在の日時・・・（条件式２）

【００７６】つまり、検索要求時の日時が検索対象の文
書情報の有効期日情報よりも前の日時であれば、その文
書情報を有効と判別し、検索要求時の日時が検索対象の
文書情報の有効期日情報の日時以後であれば、その文書
情報を無効と判別する。したがって、文書情報をある日
時までに検索されたときに有効にすることができる。

【００７７】このようにして、文書情報を登録するとき
に、所定の日時よりも前の日時までが有効であり、所定
の日時を以て無効になるように登録することができる。
そして、利用者は文書が無効になった後に検索及び印刷
要求をしたときに、その文書が無効になったことを容易
に識別することができるので、適用すべきでない文書を
適用しないようにすることができる。

【００７８】次に、上記有効期間情報を２つの期日情報
で記憶して、その期日情報に基づいて文書情報の有効性
を判別する場合について説明する。この場合、有効期間
情報は、文書情報が有効になる日時である有効化期日
と、文書情報が無効になる日時である無効化期日の２つ
の期日情報とからなる。

【００７９】また、上記文書管理装置の有効性判別手段
１０が、文書情報記憶装置３に記憶されている文書情報
にアクセス要求があったとき、その文書情報に付加され
ている有効化期日と無効化期日までの期間内にされたア
クセス要求を有効と判別する手段の機能を果たす。

【００８０】次に、この場合の文書検索時の処理につい
て説明する。まず、文書管理情報入力装置２によって文
書管理情報を登録するときには、文書情報の有効期間情
報として有効化期日と無効化期日の２つの期日情報を入
力する。そして、文書管理情報記憶装置４に記憶されて
いる文書管理情報には、その有効期間情報として有効化
期日と無効化期日の２つの日時が付加される。

【００８１】文書検索又は印刷時、有効性判別手段１０
はリアル・タイム・クロック１１から現在の日時を、文
書管理情報記憶装置４から該当文書の有効化期日と無効
化期日をそれぞれ読み出し、次に示す条件式３に基づい
て比較し、成立すれば有効と判別し、不成立ならば無効
と判別し、検索対象の文書情報の有効性を判別する。有効化期日情報≦現在の日時≦無効化期日情報・・・（条件式３）

【００８２】つまり、検索要求時の日時が検索対象の文
書情報の有効化期日情報から無効化期日情報の期間内の
日時であれば、その文書情報を有効と判別し、検索要求
時の日時が検索対象の文書情報の有効化期日情報の日時
以前、又は無効化期日情報の日時以後であれば、その文
書情報を無効と判別する。したがって、文書情報をある
２つの日時で設定された期間内に検索されたときにのみ
有効にすることができる。

【００８３】このようにして、文書情報を登録するとき
に、所定の日時よりも後の日時から有効になり、所定の
日時を以て無効になるように登録することができる。そ
して、利用者は文書が有効になる前、又は無効になった
後に検索及び印刷要求をしたときに、その文書が未だ無
効であることと既に無効になったことを容易に識別する
ことができるので、適用すべきでない文書を適用しない
ようにすることができる。

【００８４】次に、この実施例の文書管理装置における
文書差し替え時の処理について説明する。図１１は、文
書情報を差し替える時の処理を示すフローチャートであ
る。この文書差替処理は、ステップ（図中「Ｓ」で示
す）４１で旧文書を検索し、ステップ４２で新文書を入
力し、ステップ４３で新文書の有効期間情報を入力し、
ステップ４４で新文書の有効期間情報を記憶し、ステッ
プ４５で新文書の有効期間情報に基づいて旧文書の有効
期間情報を更新して、この処理を終了する。

【００８５】さらにこの処理について説明する。まず、
Ｓ４１では検索制御手段９によって差し替えられる旧文
書の文書情報を文書情報記憶装置３から検索する。その
検索指示は、文書管理情報入力装置２によって入力され
る検索条件に基づいて行なわれる。検索制御手段９は検
索結果を有効期間情報管理手段１２に通知する。

【００８６】Ｓ４２では文書情報入力装置１によって差
し替える新文書の文書情報を入力し、それを文書情報記
憶装置３に記憶する。さらに、文書管理情報入力装置２
から入力された新文書の検索情報を文書管理情報記憶装
置４に記憶する。その検索情報は、旧文書の検索情報を
文書管理情報記憶装置４から読み出して付けることもで
きる。そして、新文書の文書番号，文書情報記憶アドレ
ス等の文書管理情報も文書管理情報記憶装置４に記憶す
る。

【００８７】Ｓ４３では、文書管理情報入力装置２によ
って入力された新文書の有効期間情報を入力し、Ｓ４４
でその有効期間情報を文書管理情報記憶装置４に記憶さ
れている新文書の文書管理情報に付加して記憶する。

【００８８】Ｓ４５では、有効期間情報管理手段１２が
検索制御手段９からの通知に基づいて差し替えられる旧
文書の文書管理情報を認識し、新文書の有効期間情報の
有効化する日時を示す有効化期日に基づいて、検索制御
手段９によって検索された旧文書の有効期間情報の無効
化する日時を示す無効化期日を更新する。

【００８９】すなわち、有効期間情報管理手段１２によ
って文書管理情報記憶装置４に記憶されている旧文書の
無効化期日を新文書の有効化期日で置き換えてその無効
化期日を更新し、新文書が有効になる日時に旧文書が無
効になるように変更する。

【００９０】このようにして、所定の日時を以て旧文書
を新文書に差し替える場合、旧文書の無効化期日を新文
書の有効化期日に合わせて自動的に変更することができ
るので、旧文書を新文書が有効になる日時をもって無効
とすることができ、利用者は新旧文書の差し替え作業を
容易に行なうことができる。

【００９１】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る文書管理装置によれば、文書データをその有効性に基
づいて管理することができるので、適用すべきでない文
書の適用を容易に防止することができ、登録した文書を
検索又は印刷等の利用をするときの利便性を著しく向上
させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例である文書管理装置の構成
を示す機能ブロック図である。

【図２】この発明の実施例の文書管理装置に記憶する文
書管理情報のデータ構造の一例を示す図である。

【図３】この発明の実施例の文書管理装置の文書管理情
報記憶装置４に記憶された文書管理情報のフォーマット
の一例を示す図である。

【図４】この発明の実施例の文書管理装置における文書
検索時の処理を示すフローチャートである。

【図５】この発明の実施例の文書管理装置による検索結
果の表示例を示す図である。

【図６】この発明の実施例の文書管理装置における他の
文書検索処理を示すフローチャートである。

【図７】図６のフローチャートによって示した文書検索
処理による検索結果の表示例を示す図である。

【図８】図６のフローチャートによって示した文書検索
処理で検索された無効文書の表示例を示す図である。

【図９】この発明の実施例の文書管理装置における他の
文書印刷処理を示すフローチャートである。

【図１０】図９のフローチャートによって示した文書印
刷処理で印刷された無効文書の印刷例を示す図である。

【図１１】この発明の実施例の文書管理装置における文
書情報を差し替える時の処理を示すフローチャートであ
る。

【符号の説明】

１：文書情報入力装置２：文書管理情報入力装置３：文書情報記憶装置４：文書管理情報記憶装置５：表示装置６：印刷装置７：表示制御手段８：印刷制御手段９：検索制御手段１０：有効性判別手段１１：リアル・タイム・クロック１２：有効期間情報管理手段

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書データに文書管理情報を付加して記
憶する文書記憶手段と、該手段に記憶された文書データ
に付加された文書管理情報に基づいて文書データにアク
セスして検索又は印刷する手段とを備えた文書管理装置
において、前記文書管理情報に文書データの有効期間を示す有効期
間情報を付加する有効期間情報付加手段と、前記文書記
憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求があ
ったとき、該文書データに付加されている有効期間情報
に基づいてそのアクセス要求が有効か無効かを判別する
有効性判別手段と、該手段によって無効と判別された場
合にそのアクセス要求を拒否する検索制御手段とを設け
たことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】文書データに文書管理情報を付加して記
憶する文書記憶手段と、該手段に記憶された文書データ
に付加された文書管理情報に基づいて文書データにアク
セスして検索又は印刷する手段とを備えた文書管理装置
において、前記文書管理情報に文書データの有効期間を示す有効期
間情報を付加する有効期間情報付加手段と、前記文書記
憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求があ
ったとき、該文書データに付加されている有効期間情報
に基づいてそのアクセス要求が有効か無効かを判別する
有効性判別手段と、該手段による判別結果の情報を前記
アクセス要求に基づく検索結果に付加する検索制御手段
と、該手段によって付加された判別結果の情報に基づい
て前記検索結果に文書の有効性の情報を表示する表示制
御手段とを設けたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項３】文書データに文書管理情報を付加して記
憶する文書記憶手段と、該手段に記憶された文書データ
に付加された文書管理情報に基づいて文書データにアク
セスして検索又は印刷する手段とを備えた文書管理装置
において、前記文書管理情報に文書データの有効期間を示す有効期
間情報を付加する有効期間情報付加手段と、前記文書記
憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求があ
ったとき、該文書データに付加されている有効期間情報
に基づいてそのアクセス要求が有効か無効かを判別する
有効性判別手段と、該手段による判別結果の情報を前記
アクセス要求に基づく検索結果に付加する検索制御手段
と、該手段によって付加された判別結果が無効であると
きには前記検索結果の文書に無効であることを示す文字
又はマーク等の情報を合成して印刷する印刷制御手段と
を設けたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項４】文書データに文書管理情報を付加して記
憶する文書記憶手段と、該手段に記憶された文書データ
に付加された文書管理情報に基づいて文書データにアク
セスして検索又は印刷する手段とを備えた文書管理装置
において、前記文書管理情報に文書データの有効日時を示す有効期
日情報を付加する有効期日情報付加手段と、前記文書記
憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求があ
ったとき、該文書データに付加されている有効期日情報
の日時よりも後の日時にされたアクセス要求を有効と判
別する有効性判別手段とを設けたことを特徴とする文書
管理装置。
【請求項５】文書データに文書管理情報を付加して記
憶する文書記憶手段と、該手段に記憶された文書データ
に付加された文書管理情報に基づいて文書データにアク
セスして検索又は印刷する手段とを備えた文書管理装置
において、前記文書管理情報に文書データの有効日時を示す有効期
日情報を付加する有効期日情報付加手段と、前記文書記
憶手段に記憶されている文書データにアクセス要求があ
ったとき、該文書データに付加されている有効期日情報
の日時よりも前の日時にされたアクセス要求を有効と判
別する有効性判別手段とを設けたことを特徴とする文書
管理装置。
【請求項６】請求項１乃至３のいずれか一項に記載の
文書管理装置において、前記有効期間情報が有効化期日
と無効化期日との２つの期日情報からなり、前記有効性
判別手段が、前記文書記憶手段に記憶されている文書デ
ータにアクセス要求があったとき、該文書データに付加
されている有効化期日から無効化期日までの期間内にさ
れたアクセス要求を有効と判別する手段であることを特
徴とする文書管理装置。
【請求項７】請求項６記載の文書管理装置において、
第１の文書データに付加される有効化期日に基づいて第
２の文書データに付加された無効化期日を更新する有効
期間情報管理手段を設けたことを特徴とする文書管理装
置。