JPH08171630A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 原稿を登録されたデータと同一管理形態でフ
ァイル管理することにより登録データと原稿との一貫し
た管理を実現でき、業務効率を向上させることができる
電子ファイリングシステムを提供する。 【構成】 原稿をスキャンして読み取った文書データを
圧縮処理して光ディスク等の記憶媒体に記憶して登録
し、所望の文書データを検索して読み出す電子ファイリ
ングシステムであって、文書データの登録終了時に、そ
の文書データのタイトル情報およびその文書を含む登録
された全体の文書データの文書タイトルリストとを自動
的に印刷する手段を具備する構成となっている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、原稿をスキャンして読
み取った文書データを圧縮処理して光ディスク等の記憶
媒体に記憶して登録し、所望の文書データを検索して読
み出す電子ファイリングシステムに関し、上記原稿を上
記登録されたデータと同一管理形態でファイル管理する
ことにより登録データと原稿との一貫した管理を実現で
き、業務効率を向上させることができる電子ファイリン
グシステムおよびそれを使用した文書管理方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】一般に、原稿をスキャンして読み取った
文書データを圧縮処理して光ディスク等の記憶媒体に記
憶して、登録し、所望の文書データを検索して読み出す
電子ファイリングシステムは、その検索性、省スペース
性を売り物に多種製品化されている。いずれの製品も光
ディスクに格納した文書データを表示、印刷、通信、編
集することでオフィスの作業効率を向上させようと狙っ
ており、その結果として原稿は不要になるとしている。
しかし、実際のオフィスでは登録した原稿を破棄できな
いケースも多い。すなわち、法的な義務、画像品質（当
然原稿の方が美しい）、使い勝手の良さ（パラパラめく
れる）、可搬性（持ち運べる）、色（印鑑など）、電子
ファイルの操作性（全員が操作できない）などの理由で
破棄できない場合がある。従って、電子ファイルのメリ
ットを認識しつつも紙の存在を否定できないのが現状で
あった。そして、上記破棄できない原稿は適当に保管さ
れる場合が多く、電子ファイルに登録された情報と原稿
（紙）を一貫して管理できないため、せっかく電子ファ
イリングシステムを導入しても文書管理の業務効率が向
上しないという問題が発生していた。すなわち、オフィ
スでは紙のファイリングが無くならず、その紙のファイ
リングを整理するため文書へのインデックス付け、原稿
（紙）ファイルの目次作成（検索用の一覧表作成）など
を人が行っているのが現状であり、業務効率が向上しな
いものであった。

【０００３】

【発明の目的】本発明は、上述の如き従来の問題点を解
決するためになされたもので、その目的は、原稿を登録
されたデータと同一管理形態でファイル管理することに
より登録データと原稿との一貫した管理を実現でき、業
務効率を向上させることができる電子ファイリングシス
テムを提供することである。

【０００４】

【発明の構成】上記目的を達成するため、本発明は、原
稿をスキャンして読み取った文書データを圧縮処理して
光ディスク等の記憶媒体に記憶して登録し、所望の文書
データを検索して読み出す電子ファイリングシステムに
おいて、文書データの登録終了時に、その文書データの
タイトル情報およびその文書を含む登録された全体の文
書データの文書タイトルリストとを自動的に印刷する手
段を具備し、上記文書データのタイトル情報が、文書番
号、文書名、作成者、作成日、更新日、頁数、文書のバ
ージョン、頁削除／追加／差し替え履歴、分類用情報
（マーク、参照表情報、ツリー情報）から成ることを特
徴としている。

【０００５】

【作用】上記の如き構成を有する結果、上記印刷された
タイトル情報を、そのタイトル情報に対応する文書デー
タの読み取られた原稿の上に付けられてファイルするこ
とによって、上記原稿を上記登録されたデータと同一管
理形態でファイル管理して登録データと原稿との一貫し
た管理を実現でき、業務効率を向上させることができ
る。

【０００６】以下、本発明の一実施例を図面に基づいて
説明する。図１は、本発明を実施した電子ファイリング
システムの概略構成図である。図１に示す如く、この電
子ファイリングシステムは、後述する文書登録処理を含
むファイリング処理のプログラムを実行するためのＣＰ
Ｕ１と、上記プログラムおよび画像データ（すなわち、
文書データ）を格納するためのメモリ３と、表示用画像
を格納するための表示メモリ５と、上記画像データの圧
縮／伸長を実行するための圧縮伸長部７と、上記画像デ
ータの変倍および回転などを実行するための画像処理部
９と、光ディスク１１および上記光ディスク１１へのイ
ンターフェースを行うための光ディスクインターフェー
ス１３と、磁気ディスク１５および上記磁気ディスク１
５へのインターフェースを行うための磁気ディスクイン
ターフェース１７と、原稿より画像データを読み取るた
めのスキャナ１９と、画像データの印刷を行うためのプ
リンタ２１と、表示用のデータを表示するための表示部
２３と、指示入力を行うためのキーボード２５およびマ
ウス２７とを有している。

【０００７】次に、上記構成の電子ファイリングシステ
ムの文書登録処理動作およびそれを利用した文書管理方
法について説明する。まず、上記スキャナ１９によって
原稿３１（図２参照）から読み取られた画像データは上
記メモリ３へ格納される。そして、上記メモリ３から読
み出された画像データは上記圧縮伸長部７によって画像
圧縮され、上記画像処理部９によって変倍あるいは回転
などが実行され、その結果が上記表示部２３によって表
示された後、上記光ディスク１１等に格納される。

【０００８】そして、図２に示す様に、上記原稿３１の
１文書がすべて格納された時点で、上記１文書のタイト
ル情報および文書タイトルリストが上記プリンタ２１に
よって印刷されて出力される。ここで、上記タイトル情
報とは、文書番号、文書名、作成者、作成日、更新日、
頁数、文書のバージョン、頁削除／追加／差し替え履
歴、分類用情報（マーク、参照表情報、ツリー情報）な
どであり、オペレータが自由に設定できる。上記タイト
ル情報の印刷レイアウト例を図３に示す。なお、図３に
おける文書Ｎｏ．、作成日、更新日、頁数、文書のバー
ジョン、頁削除／追加／差し替え履歴は電子ファイル内
部で自動的に管理される（オペレータは変更できな
い）。また、上記文書タイトルリストは、登録した画像
全部の文書タイトルの一部（あるいは全部）から成る。
上記文書タイトルリストの印刷レイアウト例を図４に示
す。

【０００９】次に、文書管理方法として、図５に示す様
に、上記１文書の画像データの登録し終った原稿３１を
ファイル３３に閉じる場合に、その原稿３１の先頭に上
記プリンタ２１によって印刷された文書タイトル情報を
付けて上記ファイル３３にとじ込んで行く。また、上記
プリンタ２１によって印刷された文書タイトルリスト
は、上記先頭の文書タイトル情報の上にファイルする。
それにより、上記ファイル３３には１文書の先頭毎に図
３に示す様な文書タイトル情報の付いた原稿が上記電子
ファイルに登録されたデータの文書Ｎｏ．と同じ順序、
すなわち同一管理形態でファイルされる。

【００１０】従って、上記文書管理方法によって原稿の
文書をファイルすれば、電子ファイルと原稿ファイルと
が同じ管理状態になるので、所望の文書を検索する場
合、どちらのファイルにアクセスしてもスムーズに所望
の文書を見つけ出すことができて業務効率が著しく向上
する。なお、上記文書タイトルリストは、上記先頭の文
書タイトル情報の上ではなく、別冊のファイルに閉じる
様にしても良い。

【００１１】次に、上記電子ファイリングシステムの種
々の他の実施例について説明する。上記文書タイトルリ
ストは画像記録部全体の情報を対象とするので、文書登
録毎に印刷した方が都合良い場合と悪い場合がある。変
更があった頁のみ印刷したい場合や、印刷項目も状況に
応じて変化させたい場合がある。従って、この第２実施
例では、上記第１実施例において、上記文書タイトルリ
ストを印刷する／しない、変更頁のみの印刷指定、文書
タイトルリストの印刷項目の情報を設定する領域を上記
磁気ディスク１５あるいは光ディスク１１に確保し、オ
ペレータが指示した内容をこの領域に設定する。印刷プ
ログラムはこの領域を読んで、その内容に従った動作を
実行する（いずれの内容も印刷プログラム内部にて処理
可能である）。上記第２実施例によれば、上記第１実施
例の効果に加え、上記文書タイトルリストの自動印刷す
る／しない、および変更頁の印刷指定、文書タイトルリ
ストの印刷項目をオペレータが設定できるので必要な場
合に必要な内容の印刷結果を得ることができる。

【００１２】次に、第３実施例について説明する。上記
画像記録部全体の情報を印刷する文書タイトルリストは
原稿ファイルの目次として使用されることを狙いとして
いるが、文書を探す人がどの項目に着目するかは場合に
よって異なる。従って、この第３実施例では、上記第１
実施例において、上記文書タイトルリストがコード情報
の集まりであるので、指定された項目を番号順、あるい
はコードＮｏ．順に並べ直して内容をソートする様にし
ている。上記第３実施例によれば、上記第１実施例の効
果に加え、上記文書タイトルリスト内容がソートでき、
そのソート結果を印刷することができるので、場合に応
じた文書タイトルリストが得られる。

【００１３】次に、第４実施例について説明する。上記
原稿ファイルへのアクセスは文書Ｎｏ．経由で行うが、
原稿ファイルが多数ある場合そのＮｏ．の文書がどのフ
ァイルに格納されているか判りにくいことがある。その
ようなケースへ対応するため、この第４実施例では、上
記第１実施例において、原稿ファイルのファイルＮｏ．
を電子ファイル側から指定する様にしたものである。す
なわち、原稿ファイル１冊の頁数をｘ、各文書の頁数の
合計をｙとするとｙ／ｘの除算結果の整数部に１を加算
した結果がファイルＮｏ．となる。原稿ファイル１冊の
頁数の指定はオペレータに直接頁数を指定させてもよい
し、ファイルの厚みをｃｍで指定させ約１００枚が１ｃ
ｍの換算などにより装置内部で計算しても良い。このよ
うにしてファイルＮｏ．を指定すると文書タイトルリス
トは図６に示すようにレイアウトできる。従って、文書
タイトルリストから文書番号が判ると、その文書がどの
ファイルに保管されているか即座に把握できる。また、
これは電子ファイルの検索結果にも反映されることはい
うまでもない。上記第４実施例によれば、上記第１実施
例の効果に加え、文書Ｎｏ．だけでなく原稿ファイルＮ
ｏ．も判るので、該当文書へのアクセスがより短時間で
行える。

【００１４】次に、第５実施例について説明する。上記
文書は通常宛先へ配布するが、コピー、宛名書き、封筒
詰めなどいくつか作業が発生する。特に宛名書き時間
は、かなりかかり業務効率を低減する。それを解決する
ため、この第５実施例では、上記第１実施例における磁
気ディスク１５および光ディスク１１に文書の配布先リ
ストを持ち、配布部数の印刷終了時に配布先リスト情報
を１項目ずつ所定の印刷フォーマットに展開し、部数分
だけ自動的に印刷する様にしている。ここで、上記配布
先リストの項目は場所（住所）、宛先（部署）、発信元
など適時定めれば良い。登録済みの文書を配布するため
に印刷するときに、配布先リストから配布先を指定す
る。印刷プログラムは配布先が何件指定されたか認識
し、その結果何部印刷するかを把握する。指定された部
数だけ印刷したあと、配布先リストも印刷する。この印
刷レイアウト例を図７に示す。このようにすると配布文
書を印刷後、この配布先リストを封筒に貼れば発送準備
完了となる。上記配布先リストを印刷する紙を剥離紙
（裏に糊付き）にすればより簡単になる。上記第５実施
例によれば、上記第１実施例の効果に加え、配布先リス
トが自動的に印刷されるので、宛名書き時間が著しく短
縮される。

【００１５】次に、第６実施例について説明する。上記
文書の頁数が多い場合、全頁を印刷するのは紙の無駄で
ある。差し替え／追加された頁のみ印刷すれば十分であ
る。文書の配布に際し、差し替え／追加頁と更新履歴リ
ストと配布先リストがあれば即座に発送可能となる。従
って、この第６実施例では、上記第１実施例の電子ファ
イル内部で頁の情報をバージョン別に管理している。す
なわち、頁の削除／差し替えが実行されても画像記録部
の頁画像は削除されず、版単位で文書を構成している頁
を差し示すポインタが変化するだけとなっている。

【００１６】従って、バージョンを指定すれば前バージ
ョンとの差分は把握できる。その指定したバージョンで
差し替えた頁を印刷し、前バージョンとの更新履歴を続
いて印刷すれば配布先への差し替え依頼表を兼ねること
ができる。図８に更新履歴の印刷レイアウト例を示す。
上記第６実施例によれば、上記第１実施例の効果に加
え、差し替え頁の印刷と更新履歴リストの印刷終了時に
配布先リストも自動的に印刷することができ、文書更新
の際に発生する作業が著しく軽減される。

【００１７】

【発明の効果】本発明によれば、原稿をスキャンして読
み取った文書データを圧縮処理して光ディスク等の記憶
媒体に記憶して、登録し、所望の文書データを検索して
読み出す電子ファイリングシステムにおいて、上記原稿
を上記登録されたデータと同一管理形態でファイル管理
することにより登録データと原稿との一貫した管理を実
現でき、業務効率を向上させることができる。すなわ
ち、今まで人が行っていた文書へのインデックス付け、
原稿（紙）ファイルの目次作業を電子ファイル側で自動
実行するので作業時間が激減し、かつ人手を介さないの
で正確さも向上する。その結果、通常ファイルへ登録す
る時間とほぼ同じ時間で、原稿ファイルも分類／整理さ
れるため、いきなり原稿ファイルへアクセスしても対象
の文書へ短時間でアクセス可能になる（文書タイトルリ
ストで検索し対象文書の文書Ｎｏ．経由でアクセスすれ
ばよい）。膨大なデータベースから絞り込む場合は電子
ファイルの検索機能により絞り込んでから原稿ファイル
へアクセスしても良いし、電子ファイルの表示／印刷機
能を使用しても構わない。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を実施した電子ファイリングシステムの
概略構成図である。

【図２】図１に示した電子ファイリングシステムの文書
登録処理動作の説明図である。

【図３】図１に示した電子ファイリングシステムにおけ
るタイトル情報のレイアウト例を示す図である。

【図４】図１に示した電子ファイリングシステムにおけ
る文書タイトルリストのレイアウト例を示す図である。

【図５】図１に示した電子ファイリングシステムにおけ
る文書管理方法の説明図である。

【図６】本発明による電子ファイリングシステムの第４
実施例における文書タイトルリストのレイアウト例を示
す図である。

【図７】本発明による電子ファイリングシステムの第５
実施例における配布先リストのレイアウト例を示す図で
ある。

【図８】本発明による電子ファイリングシステムの第６
実施例における更新履歴のレイアウト例を示す図であ
る。

【符号の説明】

１…ＣＰＵ、 ３…メモ
リ、５…表示用メモリ、 ７…圧
縮伸長部、９…画像処理部、
１１…光ディスク、１３…光ディスクインターフェー
ス、 １５…磁気ディスク、１７…磁気ディスクイ
ンターフエース、 １９…スキャナ、２１…プリン
タ、 ２３…表示部、２５…キ
ーボード、 ２７…マウス、３１
…原稿、 ３３…ファイ
ル、

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 原稿をスキャンして読み取った文書デー
   タを圧縮処理して記憶媒体に記憶して登録し、所望の文
   書データを検索して読み出す電子ファイリングシステム
   であって、文書データの登録終了時に、その文書データ
   のタイトル情報およびその文書を含む登録された全体の
   文書データの文書タイトルリストとを自動的に印刷する
   手段を備えることを特徴とする電子ファイリングシステ
   ム。
2. 【請求項２】 上記文書データのタイトル情報が、文書
   番号、文書名、作成者、作成日、更新日、頁数、文書の
   バージョン、頁削除／追加／差し替え履歴、分類用情報
   から成ることを特徴とする請求項１記載の電子ファイリ
   ングシステム。
3. 【請求項３】 上記印刷されたタイトル情報が、そのタ
   イトル情報に対応する原稿の上に付けられてファイルさ
   れることを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング
   システム。
4. 【請求項４】 上記電子ファイリングシステムが、さら
   に、上記文書タイトルリストの自動印刷する／しない、
   および変更頁のみの印刷指定、文書タイトルリストの印
   刷項目設定の手段を備えることを特徴とする請求項１記
   載の電子ファイリングシステム。
5. 【請求項５】 上記電子ファイリングシステムが、さら
   に、上記文書タイトルリスト内容をソートし、そのソー
   ト結果を印刷する手段を備えることを特徴とする請求項
   １記載の電子ファイリングシステム。
6. 【請求項６】 上記電子ファイリングシステムが、さら
   に、上記原稿を保存するためのファイル（原稿ファイ
   ル）の１冊の厚さを表す頁数データを入力する手段を備
   え、その数値と各文書の頁数の合計を比較し、原稿が保
   存される／されている原稿ファイルのファイルＮｏ．を
   装置側から指定することを特徴とする請求項１記載の電
   子ファイリングシステム。
7. 【請求項７】 上記電子ファイリングシステムが、さら
   に、配布部数の印刷終了時に配布先リスト情報を１項目
   ずつ所定の印刷フォーマットに展開し、部数分だけ自動
   的に印刷する手段を備えることを特徴とする請求項１記
   載の電子ファイリングシステム。
8. 【請求項８】 上記電子ファリングシステムが、さら
   に、差し替え／追加頁の印刷を指定する手段と、差し替
   え履歴である更新履歴リストを印刷する手段とを具備
   し、差し替え頁の印刷と更新履歴リストの印刷終了時に
   配布先リストも自動的に印刷することを特徴とする請求
   項１記載の電子ファイリングシステム。