JPH0793352A - 記録情報処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 本発明は記録情報の公開期日をユーザＩＤと
連動した初期値表示により入力可能とすることにより、
各ユーザが任意に且つ簡易に記録情報の公開期日を入力
及び変更できるようにした記録情報処理装置を提供す
る。 【構成】 本発明による記録情報処理装置は記録媒体に
記録情報を記録し、且つ前記記録媒体に記録された記録
情報を検索する記録情報処理装置において、予めユーザ
認証符号を該ユーザが所望する機密保持期間と共に登録
する手段と、前記記録情報の記録の記録時に、前記登録
手段によって予め登録されたユーザ認証符号に対応する
ユーザ認証符号の入力に応じて前記予め登録された機密
保持期間に基づき前記記録情報の公開期日の初期値を表
示する手段とを具備したことを特徴とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は電子ファイリングシス
テムに係り、特にその記録情報の公開期日をユーザＩＤ
（認証符号）と連動させて入力可能とした記録情報処理
装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子ファイリングシステムに代表
されるような書類画像記録装置にて、書類を光ディスク
に登録する際に、公開期日（パスワードがなくては閲覧
できない登録書類に対して、パスワードがなくても閲覧
の許可を開始する日）がある場合、 （１）システムで一律登録日から何年で公開可能とす
る。

【０００３】（２）一定の期間が経過後に、審査等を行
ったのちに公開可能とする。 （３）書類の保存期間入力をもって公開可能とする。 の各方法が（書類画像記録装置のネットワークを使用し
ない単独機能としては実現していないが）考えられてい
た。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、以上の
ような各方法の問題点として （１）書類によって機密保持期間（登録から公開期日ま
での年数）が違っている場合、システムで一律の期間だ
と変更できない。

【０００５】（２）審査等を行ってから公開可能とする
方式だと、その入力作業だけでも時間がかかり、しかも
審査ミス、入力ミスが発生しやすい。 （３）登録者の所属部署、役職等により機密保持期間が
違っている場合、公開期日を毎回入力するのは負担が大
きい。というような指摘がされていた。

【０００６】そこで、この発明は以上のような点に鑑み
てなされたもので、記録情報の公開期日をユーザＩＤと
連動した初期値表示により入力可能とすることにより、
各ユーザが任意に且つ簡易に記録情報の公開期日を入力
及び変更できるようにした記録情報処理装置を提供する
ことを目的としている。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、本発明によると、記録媒体に記録情報を記録し、且
つ前記記録媒体に記録された記録情報を検索する記録情
報処理装置において、予めユーザ認証符号を該ユーザが
所望する機密保持期間と共に登録する手段と、前記記録
情報の記録の記録時に、前記登録手段によって予め登録
されたユーザ認証符号に対応するユーザ認証符号の入力
に応じて前記予め登録された機密保持期間に基づき前記
記録情報の公開期日の初期値を表示する手段とを具備し
たことを特徴とする記録情報処理装置が提供される。

【０００８】

【作用】以上のような解決手段によると、予めユーザＩ
Ｄと記録情報の機密保持期間を登録しておくことによ
り、ユーザＩＤと連動して記録情報の公開期日の初期値
が表示されるので、実際の記録情報の記録時における入
力作業が軽減される。

【０００９】

【実施例】以下、本発明の実施例について図面を参照し
て詳細に説明する。図１０は本発明の記録情報処理装置
が適用される電子画像ファイリングシステムの概略の構
成を示すブロック図である。

【００１０】電子ファイリング装置１は公衆回線２を介
して他の電子ファイリング装置１と接続されている。こ
の電子ファイリング装置１は、制御部１０、スキャナ装
置１８、光ディスク装置２２、キーボード２３ａ、マウ
ス２３ｂ、ＣＲＴディスプレイ装置２４、プリンタ装置
２５及び磁気ディスク装置２７によって構成されてい
る。キーボード２３ａ及びマウス２３ｂは制御部１０の
ＣＰＵ３４に接続されている。

【００１１】制御部１０は、画像の記憶、検索、及び編
集処理等のための各種制御を行なうＣＰＵ３４と、光デ
ィスク装置２２とＣＰＵ３４とを接続する光ディスクイ
ンタフェース３６と、磁気ディスク装置２７とＣＰＵ３
４とを接続する磁気ディスクインタフェース３７と、画
像の記憶、検索、編集等の各種制御プログラム及び管理
情報等を記憶するメインメモリ３８と、ＣＲＴディスプ
レイ装置２４によって表示される画像を一時記憶するた
めの表示用インタフェースである表示メモリ４２と、画
像メモリ５０と、画像処理部５１と、スキャナ装置１８
用のスキャナインタフェース５２と、プリンタ装置２５
用のプリンタインタフェース５４と、他の画像ファイリ
ング装置、ファクシミリ装置、パソコン等の外部機器と
接続するためのネットワークインタフェース５８とから
構成されており、各部はシステムバス３０により接続さ
れている。

【００１２】スキャナ装置１８は２次元走査装置であ
り、原稿（文書）上を光で２次元走査することにより、
原稿上の画像に応じた電気信号（イメージデータ）を得
るものである。

【００１３】光ディスク装置２２は、スキャナ装置１８
で読み取られた原稿の画像を光ディスクに順次記憶する
ものであると共に、キーボード２３ａ等によって指定さ
れる検索コードに対応した画像を光ディスクから検索す
るものである。

【００１４】キーボード２３ａは、光ディスクに記憶す
る画像に対応する固有の検索タイトル及び記憶、検索、
編集処理等の各種動作指令などを入力するものである。
また、マウス２３ｂは、例えばＣＲＴディスプレイ装置
２４の表示ウインドウ上に表示されるカーソルを任意に
移動させ、種々の動作モード、画像編集のための領域指
定等を選択または指示するものである。

【００１５】ＣＲＴディスプレイ装置２４は、スキャナ
装置１８で読み取られた画像及び光ディスクから検索さ
れた画像を表示するものである。プリンタ装置２５は、
スキャナ装置１８で読み取られた画像、光ディスクから
検索された画像またはＣＲＴディスプレイ装置２４で表
示している画像を印字出力（ハードコピー）するもので
ある。

【００１６】磁気ディスク装置２７はこの磁気ディスク
装置２７に装着された磁気ディスクに各種制御プログラ
ムを記憶すると共にキーボード２３ａから入力された検
索タイトルとこの検索タイトルに対応する画像が記憶さ
れる光ディスク上の記憶アドレス、画像サイズ等から成
る検索データつまりレコード情報を記憶するものであ
る。

【００１７】図１は以上のような電子ファイリングシス
テムから本発明の記録情報処理装置に必要な主要部を取
り出して示すシステム構成を示す。図１に示されるよう
に、このシステム構成は、中央演算処理装置としてシス
テム全体の制御を行うＣＰＵ１００、書類のイメージ処
理を行うイメージ処理装置１０１、主記憶装置として使
用するメモリ１０２、ユーザＩＤ等の情報を保存するデ
ィスク装置１０３、光ディスクを挿填する光ディスク装
置１０４、書類を読み取るスキャナ装置１０５、書類画
像等を印刷するプリンタ１０６、情報入力および情報表
示を行うＣＲＴ１０７及びキーボード１０８から構成さ
れる。

【００１８】図２にユーザＩＤ登録手順のフローチャー
トを示す。事前準備として、図３のような画面がＣＲＴ
１０７に表示されるので（Ａ１）、ユーザはキーボード
１０８から入力ミス防止のためチェックデジット付きユ
ーザＩＤを入力し（Ａ２）、パスワード入力（Ａ３）を
入力する。

【００１９】次に書類登録からの機密保持期間を入力す
る（Ａ５）。機密保持期間に何も入力しないことも許さ
れるが、機密保持期間が永久となり、本人以外は一切見
ることができなくなる。

【００２０】ただし、パスワードを入力しない機密性を
要求しないユーザは機密保持期間は入力できない（Ａ
４）。ユーザＩＤ登録結果は図４のように、１画面が１
レコードとして保存される。

【００２１】図５に実際の書類登録手順のフローチャー
トを示す。実際の書類登録時に、図６のような画面がＣ
ＲＴ１０７に表示されるので（Ｂ１）、ユーザはキーボ
ード１０８からユーザＩＤを入力する（Ｂ２）。ただ
し、ユーザＩＤを入力しない場合は（Ｂ３）、機密保護
の必要がないものとする。また、ユーザＩＤに誤りがあ
る場合（未登録、チェック誤り）は、再入力させる。

【００２２】ユーザＩＤが図４のユーザＩＤ登録レコー
ドに登録されていた場合で、その機密保持期間が入力さ
れている時は（Ｂ４）、その機密保持期間を本日日付に
加味し公開期日の初期値を表示する（Ｂ５）。

【００２３】ユーザＩＤに対する機密保持期間が指定さ
れていない場合は、公開期日の最大値９９９９年を初期
値として表示する（Ｂ６）。公開期日の入力は、変更が
あれば変更し、変更がなければ、そのまま入力する（Ｂ
７）。

【００２４】ユーザはその他書類タイトル項目等を入力
後（Ｂ８）、スキャナ装置１０５を使って画像読み取り
後、図７の書類登録レコードのように書類タイトル、ユ
ーザＩＤ、公開期日、画像情報を光ディスク装置１０４
により保存する（Ｂ９）。

【００２５】次に登録したい書類があればユーザＩＤを
再入力せずに続行でき、追加がなければ終了させること
もできる（Ｂ１０）。図８に実際の書類検索手順のフロ
ーチャートを示す。

【００２６】登録後の検索処理として、図９のような画
面がＣＲＴ１０７に表示されるので（Ｃ１）、ユーザは
キーボード１０８から書類タイトル（検索条件）を入力
する（Ｃ２）。

【００２７】ＣＰＵ１００は該当する書類を光ディスク
装置１０４から呼出し（Ｃ３）、図７のような書類登録
結果が得られたら、書類に公開期日があり（Ｃ４）、か
つ（検索日と比較して）その公開期日が過ぎてなければ
（Ｃ５）、機密性が求められるので、ユーザＩＤ、パス
ワードを入力させて（Ｃ６）、書類登録時に入力したユ
ーザＩＤと一致していれば（Ｃ７）、該当書類の表示お
よび印刷が行える（Ｃ８）。ただし、ユーザＩＤとパス
ワードの一致は通常システム同様に判定するものとす
る。

【００２８】書類に公開期日がない場合（Ｃ４）、また
は公開期日を越えている場合は（Ｃ５）、機密性は不要
なので、ユーザＩＤの入力なしに該当書類の表示および
印刷が行える（Ｃ８）。ただし、比較する当日日付はユ
ーザが変更できないものを使用する。

【００２９】

【発明の効果】従って、以上詳述したように本発明によ
れば、記録情報の公開期日をユーザＩＤと連動した初期
値表示により入力可能とすることにより、各ユーザが任
意に且つ簡易に記録情報の公開期日を入力及び変更でき
るようにした記録情報処理装置を提供することが可能と
なる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による主要部のシステム構成を示すブロ
ック図。

【図２】本発明によるユーザＩＤの登録手順を示すフロ
ーチャート。

【図３】本発明によるユーザＩＤの登録時の表示画面を
例示する図。

【図４】本発明によるユーザＩＤ登録結果の保存例を示
す図。

【図５】本発明による実際の書類登録手順を示すフロー
チャート。

【図６】本発明による実際の書類登録時の表示画面を例
示する図。

【図７】本発明による実際の書類登録レコードの保存例
を示す図。

【図８】本発明による実際の書類検索手順を示すフロー
チャート。

【図９】本発明による実際の書類検索時の表示画面を例
示する図。

【図１０】本発明による記録情報処理装置が適用される
電子ファイリングシステムの構成説明図。

【符号の説明】

１００…ＣＰＵ １０１…イメージ処理装置 １０２…メモリ装置 １０３…光ディスク装置 １０４…光ディスク装置 １０５…スキャナ装置 １０６…プリンタ １０７…ＣＲＴ １０８…キーボード

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 記録媒体に記録情報を記録し、且つ前記
   記録媒体に記録された記録情報を検索する記録情報処理
   装置において、 予めユーザ認証符号を該ユーザが所望する機密保持期間
   と共に登録する手段と、 前記記録情報の記録の記録時に、前記登録手段によって
   予め登録されたユーザ認証符号に対応するユーザ認証符
   号の入力に応じて前記予め登録された機密保持期間に基
   づき前記記録情報の公開期日の初期値を表示する手段と
   を具備したことを特徴とする記録情報処理装置。