JPH07319902A - 文書一覧表示方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 低速な記憶装置と高速な記憶装置とを混在さ
せて文書データを蓄積し利用するシステムにおいて、応
答時間の目安を利用者に与えることにより、応答時間の
ばらつきによる使い勝手の低下を防ぎ、文書の閲覧を高
速かつ容易に行うこと。 【構成】 低速記憶装置および高速記憶装置に格納され
る文書データについて各文書データがいずれの記憶装置
に格納されているかを管理する管理テーブルを設けてお
き、利用者からの文書一覧情報要求で指定された文書デ
ータが低速記憶装置および高速記憶装置のいずれに格納
されているかを管理テーブルを参照して調べ、要求され
た文書データの一覧をその記憶装置別に区別して表示し
た後、文書データ一覧の中で低速記憶装置に格納されて
いる文書データの詳細を特定の文書データの詳細表示処
理と並行して高速記憶装置に複写しておく。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書一覧の表示方法に
係り、特に低速な記憶装置と高速な記憶装置のそれぞれ
に特許情報、学術文献、ニュース記事等の文書データが
存在する場合の文書一覧表示方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書検索等に使用するために文書
一覧を表示する方法として、例えば特開昭６１−１９８
３３２号公報に記載されているように文書ヘッダバッフ
ァを設け、この文書ヘッダバッファに格納された文書ヘ
ッダを表示する方法がある。

【０００３】また、Microsoft Windowsなどの一般的な
グラフィカル・ユーザインタフェースのように、ファイ
ルの選択画面において、関連のあるファイル属性のみ一
覧に表示するインタフェースがある。

【０００４】また、特開平２−７３４６３号公報に記載
されているように、参照頻度情報により例えば日付の新
しい順に文書一覧を表示するものがある。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところで、文書データ
の記憶装置はアクセス速度が高速な物ほど極端に高価に
なる。従って、大量の文書データを記憶する場合、アク
セス頻度の高い文書は高速な記憶装置に格納し、アクセ
ス頻度の低い文書は低速な記憶装置に格納し、必要に応
じて低速な記憶装置から高速な記憶装置へ文書の複写を
行なうなどのキャッシングの方法が取られている。

【０００６】また、大量の文書データを高速に検索する
必要がある場合、検索用のインデクスなどは全て高速な
装置に格納し、この検索インデクスを用いて検索した結
果をディスプレイ等に一覧表として表示し、必要に応じ
て一覧表から選択することにより文書の詳細情報をアク
セスする方法が一般的に採られている。

【０００７】しかしながら、上記の従来技術にあって
は、いずれも蓄積媒体のアクセス速度については全く考
慮されていないため、一覧表示する際に、詳細情報が高
速な記憶装置に格納されているのか、低速な記憶装置に
格納されているのかが判らず、ユーザが選択した文書が
低速の記憶装置にあった場合、応答時間がユーザの予想
以上に遅くなり、使い勝手が悪いという印象を与えてし
まうなどの問題がある。

【０００８】本発明の目的は、低速な記憶装置と高速な
記憶装置とを混在させて文書データを蓄積し利用するシ
ステムにおいて、応答時間の目安を利用者に与えること
により、応答時間のばらつきによる使い勝手の低下を防
ぎ、文書の閲覧を高速かつ容易に行うことができる文書
一覧表示方法を提供することである。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明は、基本的には、低速記憶装置および高速記憶
装置に格納される文書データについて各文書データがい
ずれの記憶装置に格納されているかを管理する管理テー
ブルを設けておき、利用者からの文書一覧情報要求に対
し、該文書一覧情報要求で指定された文書データが前記
低速記憶装置および高速記憶装置のいずれに格納されて
いるかを前記管理テーブルを参照して調べ、要求された
文書データの一覧をその記憶装置別に区別して表示した
後、文書データ一覧の中で低速記憶装置に格納されてい
る文書データの詳細を特定の文書データの詳細表示処理
と並行して高速記憶装置に複写しておくことを特徴とす
る。

【００１０】

【作用】上記手段によると、管理テーブルは、低速記憶
装置および高速記憶装置に格納される文書データについ
て各文書データがいずれの記憶装置に格納されているか
を管理している。

【００１１】利用者が文書一覧情報要求操作を行うと、
該文書一覧情報要求で指定された文書データが低速およ
び高速記憶装置のいずれに格納されているかが管理テー
ブルを参照することによって調べられる。そして、要求
された文書データの一覧が、その記憶装置別に区別して
表示される。

【００１２】例えば、高速記憶装置内に格納されている
文書データは黒色、低速記憶装置に格納されている文書
データは灰色で区別して表示される。

【００１３】これによって、利用者は応答時間の目安を
得ることができ、応答時間のばらつきによる使い勝手の
低下を防ぐことができる。

【００１４】また、文書データ一覧の中で低速記憶装置
に格納されている文書データの詳細は、特定の文書デー
タの詳細表示処理と並行して高速記憶装置に複写される
ので、高速記憶装置内に存在する文書データの詳細を閲
覧している間に、低速記憶装置内の文書データは全て高
速記憶装置内への複写が完了するであろうから、文書デ
ータの閲覧を高速かつ容易に行うことができる。

【００１５】なお、高速記憶装置への複写が完了した文
書データについては、その複写完了時点で格納位置を示
す管理テーブル内の情報が更新される。

【００１６】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面に基づいて詳
細に説明する。

【００１７】図１は、本発明を利用した文書処理装置の
一実施例を示す構成図である。

【００１８】図１において、低速アクセス記憶装置１０
１は、文書データの詳細を格納しており、例えばＣＤ・
ＲＯＭなどのようにアクセス速度は低速であるが、安価
な記憶装置である。

【００１９】高速アクセス記憶装置１０２は、低速アク
セス記憶装置１０１の文書データを高速にアクセスする
ために使用する記憶装置である。この高速アクセス記憶
装置１０２は、例えば磁気ディスク記憶装置などのよう
に高速アクセスが可能であるが、高価な記憶装置であ
り、低速アクセス記憶装置１０１に格納された文書デー
タの一部の複写を格納し、記憶容量は低速アクセス記憶
装置１０１に比べて少ない。

【００２０】データ制御装置(サーバ)１０３は、通信回
線１０９を介して文書表示処理装置(クライアント)１０
５と接続されており、文書表示処理装置１０５との間で
文書一覧情報、文書詳細情報の通信機能を備え、さらに
文書表示処理装置１０５からの「文書一覧情報の要
求」、「文書詳細情報の要求」に対し、該当する情報を
低速アクセス記憶装置１０１または高速アクセス記憶装
置１０２から検索し、文書表示処理装置１０５に送信す
る機能を備えている。

【００２１】格納状態記憶装置１０４は、文書データが
低速アクセス記憶装置１０１および高速アクセス記憶装
置１０２のいずれに格納されているかを記憶しているも
ので、データ制御装置１０３は「文書一覧情報の要求」
を受け取った場合、この格納状態記憶装置１０４のテー
ブルを参照し、「文書一覧情報の要求」で要求された文
書データのそれぞれについて、低速アクセス記憶装置１
０１内に存在するのか、高速アクセス記憶装置１０２内
に存在するのかという情報を文書表示処理装置１０５に
送信する。

【００２２】その後、データ制御装置１０３は、文書表
示処理装置１０５から要求のあった文書データのうち、
高速アクセス記憶装置１０２内に存在しない文書データ
について、低速アクセス記憶装置１０１から高速アクセ
ス記憶装置１０２へ複写を行なう。

【００２３】複写が完了すると、複写した文書データが
高速アクセス記憶装置１０２内に存在する旨の情報を格
納状態記憶装置１０４のテーブルに登録する。

【００２４】データ制御装置１０３は「文書詳細情報要
求」を受け取った場合、格納状態記憶装置１０４のテー
ブルを参照し、要求された文書データがどこに格納され
ているか調べる。要求された文書データが高速アクセス
記憶装置１０２に格納されている場合は、その高速アク
セス記憶装置１０２から該当する文書データを検索し、
文書表示処理装置１０５に送信する。

【００２５】要求された文書データが低速アクセス記憶
装置１０１にのみ格納されている場合は、この低速アク
セス記憶装置１０１から該当する文書データを検索し、
文書表示処理装置１０５に送信する。

【００２６】入力装置１０６は利用者の要求を入力する
装置である。ディスプレイ装置１０７は、「文書一
覧」、「文書詳細表示」を表示する装置である。

【００２７】文書表示処理装置１０５は、入力装置１０
６およびディスプレイ装置１０７を制御し、利用者の要
求をデータ制御装置１０３に伝え、またデータ制御装置
１０３からの情報をディスプレイ装置１０７上に編集し
て表示することにより、文書データの一覧表示、文書デ
ータの選択、文書データの表示を可能としている。

【００２８】文書一覧記憶装置１０８は、利用者が入力
した「文書一覧情報要求」、データ制御装置１０３から
得た文書一覧情報、文書詳細情報を格納する記憶装置で
ある。

【００２９】図２は、文書一覧の表示形式の一例を示す
もので、ディスプレイ装置１０７の表示画面２０１は、
文書一覧項目表示・操作欄２０４と文書一覧項目めくり
欄２０５から構成される。

【００３０】文書一覧項目表示・操作欄２０４では、１
文書毎に、文書番号、文書のタイトルなどを１行毎に複
数の色で任意に表示することができるようになってい
る。さらに、文書の選択命令を入力することができるよ
うになっている。

【００３１】文書一覧項目めくり欄２０５では、文書一
覧が文書一覧項目表示・操作欄２０４の行数で表示し切
れない場合に、操作欄２０４の表示場所を変更するため
の操作エリアである。

【００３２】文書表示処理装置１０５は、利用者が入力
装置１０６より表示を行いたい文書の候補の一覧を入力
すると、上記に述べた処理によりデータ制御装置１０３
から送られて来た文書一覧情報を編集し、ディスプレイ
装置１０７の表示画面２０１に表示する。

【００３３】この場合、表示画面２０１には利用者が要
求した文書の一覧が色分けされて表示される。

【００３４】例えば、図２の表示画面２０１に表示され
ている文書一覧項目２０２は、高速な応答が可能な文書
番号を表わしており、文書一覧項目２０３は、低速な応
答となる文書番号を表わしている。これらの項目２０
２,２０３は異なった色で表示される。例えば、項目２
０２は黒色、項目２０３は灰色で表示される。

【００３５】従って、利用者はその色分けによってどの
文書を選択したならば、高速な応答が得られ、待つこと
無く文書詳細の表示が可能かがわかり、またどの文書を
選択したならば文書詳細表示を要求すると待たされるか
がわかる。

【００３６】利用者が文書一覧項目表示・操作欄２０４
上の一項目を選択すると、文書表示処理装置１０５はデ
ータ制御装置１０３に「文書詳細表示要求」を送信し、
この要求に対してデータ制御装置１０３から送られてき
た文書詳細データをディスプレイ装置１０５の表示画面
２０１に表示する。

【００３７】これにより、利用者は文書データの詳細を
閲覧することができる。

【００３８】図３は、文書データの格納状態管理方法を
説明するための図であり、格納状態記憶装置１０４内の
格納状態管理テーブル３０１は、文書番号１件毎の格納
状態を表形式で記憶している。１件毎の管理項目は、文
書番号３０２,格納状態３０３,アクセス回数３０４,格
納アドレス３０５で構成されている。

【００３９】文書番号３０２は、文書データを識別する
ための番号である。格納状態３０３は、文書データが高
速な記憶装置１０２に格納されているのか、低速な記憶
装置１０１に格納されているのかを示す情報である。ア
クセス回数３０４は、文書データが高速な記憶装置１０
２に格納されている場合に、その文書データに対して何
回のアクセス要求があったのかを示す情報であり、高速
アクセス記憶装置１０２の記憶容量が不足した場合に、
アクセス回数が小さい文書データを削除するために使用
される。格納アドレス３０５は、文書データの格納アド
レスを示す情報である。

【００４０】次に、処理の流れを図４のフローチャート
を参照して説明する。なお、図４のフローチャートは、
文書表示処理装置１０５から「文書一覧情報要求」をデ
ータ制御装置１０３に送信した場合の処理の流れを示し
ている。

【００４１】文書一覧処理４００は、データ制御装置１
０３での処理方法を示している。文書一覧情報要求４０
９は、文書処理を行なう文書番号の一覧である。

【００４２】文書表示処理装置１０５から文書一覧情報
要求４０９がデータ制御装置１０３に送られて来ると、
文書一覧処理受付処理４０１が起動される。この文書一
覧処理受付処理４０１では、まず文書一覧情報要求４０
９の内容を記憶する。

【００４３】次に、文書一覧情報通知処理４０２におい
て、文書一覧情報要求４０９で指定されている文書番号
のそれぞれに対応する格納状態がテーブル３０１を参照
することによって検索される。この検索結果である文書
一覧情報は、文書表示処理装置１０５に送信される。

【００４４】文書表示処理装置１０５は、文書一覧情報
の中の格納状態３０３に基づいて各文書一覧項目をディ
スプレイ装置１０７の表示画面２０１に色分け表示す
る。

【００４５】次に、格納状態判別処理４０３において、
文書一覧情報の中で低速アクセス記憶装置１０１に格納
されている文書データ（すなわち、文書一覧情報の格納
状態３０３が低速側（Ｃｈａｎｇｅｒ）を示しているも
の）があるかどうかを判定し、ある場合は、複写処理４
０４においてテーブル３０１の格納アドレス３０５を参
照し、その文書データを高速アクセス記憶装置１０２に
複写する。

【００４６】次に、管理テーブル更新処理４０５におい
て、複写により作成した文書データの位置をテーブル３
０１の格納アドレス３０５に登録し、同時に格納状態３
０３を高速側（ｃａｓｈ）に変更する。

【００４７】テーブル３０１の更新が終了したならば、
複写終了判定処理４０７において、文書一覧情報の中で
低速アクセス記憶装置１０１に格納されている文書デー
タの全てを複写し終わったかどうかを判定し、終わって
いなければ、同様の処理を繰り返す。

【００４８】全て複写し終わったならば、格納状態変更
通知処理４０６においてキャッシュ完了通知、すなわち
低速アクセス記憶装置１０１にあった文書データが高速
アクセス記憶装置１０２に複写し終わったことを示す通
知が文書表示処理装置１０５に送信される。

【００４９】文書表示処理装置１０５は、格納状態変更
通知に基づき、高速アクセス記憶装置１０２に複写され
た文書データの文書一覧項目を高速アクセス可能である
ことを示す表示色に変更する。

【００５０】図５は、文書一覧を文書表示処理装置１０
５から要求し、図４で示した格納状態変更処理４００が
行われているのに並行して、文書表示処理装置１０５か
ら文書詳細表示要求を出した場合の処理の流れを示すフ
ローチャートであり、文書一覧情報要求４０９に対して
格納状態変更処理４００が文書一覧情報を送信し、文書
一覧が表示画面２０１に表示されるまでは、上記で説明
した通りである。

【００５１】この後は、利用者は表示画面２０１の文書
一覧に文書データの中から閲覧したい文書を選択するこ
とができるが、このとき選択する文書データは、高速
側、低速側のどちらでもかまわない。

【００５２】利用者が表示画面２０１において１つの文
書項目を選択すると、選択表示要求が文書表示処理装置
１０５からデータ制御装置１０３に送信される。

【００５３】これを受けてデータ制御装置１０３では、
文書表示処理５００が起動される。

【００５４】文書表示処理５００では、まず、格納状態
判別処理５０１により表示要求の文書データがどのよう
格納状態にあるかをテーブル３０１の格納状態３０３を
参照して判定し、高速アクセス記憶装置１０２内に存在
していた場合は、高速読出し処理５０２において、テー
ブル３０１の格納アドレス３０５に基づいて該当する文
書データを検索する。

【００５５】低速アクセス記憶装置１０１内に存在して
いた場合は、低速読出し処理５０３において、テーブル
３０１の格納アドレス３０５に基づいて該当する文書デ
ータを検索する。

【００５６】次に、文書データ送信処理５０４におい
て、検索結果の文書データを文書表示処理装置１０５に
送信する。

【００５７】文書表示処理装置１０５は、ディスプレイ
１０７の表示画面２０１に表示する。

【００５８】なお、この文書表示処理５００の一連の処
理と並行して文書一覧処理４００も実行されており、低
速側から高速側に複写された文書データは、その都度、
表示色が変更される。

【００５９】また、文書表示処理装置１０５は、並べ替
え機能を持っており、この機能を使用することで、常に
高速側に記憶されている文書データを先頭に、その後に
低速側に記憶されている文書データを順番に一覧表示す
る。これによって、利用者は高速側の文書データの選択
操作を行い易くなる。

【００６０】なお、文書一覧と文書データは、例えばウ
インドウ形式で別々の位置に表示される。

【００６１】ところで、上記実施例においては、文書デ
ータが高速側に存在するのか、低速側に存在するのかを
表示色によって区別しているが、これに限らず、表示の
点滅、文字フォントの大きさや輝度を変える、あるいは
文書項目の先頭にインデントを付加すする、絵記号など
の特定の印を付加して区別する方法であってもよい。

【００６２】また、文書の内容は、文字だけでなく図形
などのデータが含まれる場合であっても何等支障なく実
施することができる。

【００６３】

【発明の効果】以上説明したように本発明においては、
低速記憶装置および高速記憶装置に格納される文書デー
タについて各文書データがいずれの記憶装置に格納され
ているかを管理する管理テーブルを設けておき、利用者
からの文書一覧情報要求に対し、該文書一覧情報要求で
指定された文書データが前記低速記憶装置および高速記
憶装置のいずれに格納されているかを前記管理テーブル
を参照して調べ、要求された文書データの一覧をその記
憶装置別に区別して表示した後、文書データ一覧の中で
低速記憶装置に格納されている文書データの詳細を特定
の文書データの詳細表示処理と並行して高速記憶装置に
複写しておくので、低速な記憶装置と高速な記憶装置と
を混在させて文書データを蓄積し利用するシステムにお
いて、応答時間の目安を利用者に与えることにより、応
答時間のばらつきによる使い勝手の低下を防ぎ、文書の
閲覧を高速かつ容易に行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書処理装置の構成図である。

【図２】文書一覧表示画面の一例を示す図である。

【図３】高速な記憶装置と低速な記憶装置の文書データ
の管理方法を説明するための図である。

【図４】文書一覧表示処理を示すフローチャートであ
る。

【図５】文書詳細表示を行なう場合の処理のフローチャ
ートである。

【符号の説明】

１０１…低速アクセス記憶装置、１０２…高速アクセス
記憶装置、１０３…データ制御装置、１０４…格納状態
記憶装置、１０５…文書表示処理装置、１０６…入力装
置、１０７…ディスプレイ装置、１０８…文書一覧記憶
装置、１０９…通信回線、２０１…表示画面、３０１…
格納状態管理テーブル、３０２…文書番号、３０３…格
納状態、３０４…アクセス回数、３０５…格納アドレ
ス。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 9288−5Ｌ Ｇ０６Ｆ 15/20 ５８６ Ｂ

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データを記憶する低速記憶装置およ
   び高速記憶装置を備えた文書処理システムにおいて、 前記低速記憶装置および高速記憶装置に格納される文書
   データについて各文書データがいずれの記憶装置に格納
   されているかを管理する管理テーブルを設けておき、利
   用者からの文書一覧情報要求に対し、該文書一覧情報要
   求で指定された文書データが前記低速記憶装置および高
   速記憶装置のいずれに格納されているかを前記管理テー
   ブルを参照して調べ、要求された文書データの一覧をそ
   の記憶装置別に区別して表示した後、文書データ一覧の
   中で低速記憶装置に格納されている文書データの詳細を
   特定の文書データの詳細表示処理と並行して高速記憶装
   置に複写しておくことを特徴とする文書一覧表示方法。
2. 【請求項２】 高速記憶装置への複写が完了した文書デ
   ータについては文書一覧上に逐次反映して表示すること
   を特徴とする請求項１記載の文書一覧表示方法。
3. 【請求項３】 文書一覧に表示する文書データを高速記
   憶装置に格納されているものから順に並べ替えて表示す
   ることを特徴とする請求項１記載の文書一覧表示方法。