JPH07295968A - データ管理システム及びデータ処理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】ファイルデータを入力し、データベースに登録
するシステムにおいて、入力データを所定の順序で登録
することで、以後の検索処理を簡素化することを目的と
する。 【構成】文字認識装置２０から複数の項目データからな
る名刺データがホスト装置１０に入力される。ホスト装
置１０側において、この入力された名刺データはＲＡＭ
１３に設けられたバッファ領域に順次蓄えられ、入力部
１４の操作によるソート処理の指示に応じて、上記各項
目データの中の所定の項目データに基づいてソートされ
る。このソート処理後の各名刺データをホスト装置１０
内のデータベースに登録することにより、以後の検索処
理を簡素化することができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、住所録等の個人データ
をデータベースに登録して管理する名刺管理システム等
のデータ管理システムに係り、特に入力データをソート
してから登録するための自動ソート機能、および、登録
後のデータを呼出すための検索機能を備えたデータ管理
システム及びデータ処理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、住所録等の個人データをデータベ
ースに登録して管理するデータ管理システムとして名刺
管理システムがある。これは、名刺を対象として、その
氏名、住所等の各種の項目からなるデータを登録管理す
るものである。名刺管理システムは、ホスト装置と文字
認識装置（名刺読取装置）からなり、文字認識装置で読
取った名刺のデータをホスト装置で管理するように構成
されている。この場合、名刺には、会社名、氏名、住
所、電話番号、ＦＡＸ番号といった項目がある。文字認
識装置では、名刺に記入された文字列を上記各項目毎に
分類して認識し、その認識結果をホスト装置に出力して
いる。ホスト装置では、文字認識装置から得られる各項
目毎の認識結果に基づいて名刺データをデータベースに
登録した後、ユーザの指示に応じて各種の処理を行う。

【０００３】ところで、ホスト装置側では、文字認識装
置からの名刺データを入力すると、必要に応じてデータ
修正等の編集処理を行った後、データベースに登録する
ことになるが、その際に、データの登録順序を変更する
ことはできなかった。すなわち、名刺を文字認識装置に
読込ませた順で、つまり、名刺データの入力順でしか、
データベースに登録することはできなかった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記したように、従
来、ホスト装置側では、名刺データをその入力順でしか
データベースに登録することができなかった。このた
め、後に検索処理を行う場合に、例えば氏名をキーとし
てデータベース内の名刺データを５０音順に並び変える
などの面倒な作業を必要とし、また、その作業のために
検索処理に時間を要してしまい、所望の名刺データを速
やかに検索できない等の問題があった。

【０００５】本発明は上記のような点に鑑みなされたも
ので、ファイルデータを入力し、データベースに登録す
るシステムにおいて、入力データを所定の順序で登録す
ることで、以後の検索処理を簡素化することのできるデ
ータ管理システム及びデータ処理方法を提供することを
目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、データベース
を有するデータ管理システムにおいて、各種の項目デー
タからなるファイルデータを入力するための入力手段
と、この入力手段によって入力された上記ファイルデー
タを順次蓄えるバッファ手段と、ソート処理を指示する
ためのソート指示手段と、このソート指示手段による指
示に応じて、上記バッファ手段に蓄えられた上記各ファ
イルデータを上記各項目データの中の所定の項目データ
に基づいてソートするソート手段とを具備し、このソー
ト手段によるソート処理後の上記各ファイルデータを上
記データベースに登録するようにしたものである。

【０００７】

【作用】上記の構成によれば、各種の項目データからな
るファイルデータが入力されると、この入力された上記
ファイルデータはバッファ手段に順次蓄えられ、ソート
処理の指示に応じて、上記各項目データの中の所定の項
目データに基づいてソートされる。したがって、このソ
ート処理後の上記各ファイルデータをデータベースに登
録することにより、以後の検索処理を簡素化することが
できる。

【０００８】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の一実施例を説
明する。

【０００９】住所録等の個人データをデータベースに登
録して管理するデータ管理システムとして名刺管理シス
テムがある。これは、名刺を対象として、その氏名、住
所等の各種の項目からなるデータを登録管理するもので
ある。

【００１０】図３は本発明のデータ管理システムとして
用いられる名刺管理システムの外観構成を示す斜視図で
ある。名刺管理システムは、ホスト装置１０と文字認識
装置（名刺読取装置）２０からなり、文字認識装置２０
で読取った名刺のデータをホスト装置１０で管理するよ
うに構成されている。ホスト装置１０と文字認識装置２
０はケーブル３０で電気的に接続されている。名刺に
は、会社名、氏名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号といっ
た項目がある。文字認識装置２０では、名刺に記入され
た各種の文字列を上記各項目毎に分類して認識し、その
認識結果をホスト装置２０に出力している。ホスト装置
１０では、文字認識装置２０から得られる各項目毎の認
識結果に基づいて名刺データをデータベースに登録した
後、ユーザの指示に応じて各種の処理を行う。

【００１１】図１は本システムの制御系の構成を示すブ
ロック図である。ホスト装置１０は、ＣＰＵ１１、ＲＯ
Ｍ１２、ＲＡＭ１３、入力部１４、表示部１５、フロッ
ピーディスク装置（以下、ＦＤＤと称す）１６、リアル
タイマ１７およびインタフェース（以下、ＩＦと称す）
１８を有する。

【００１２】ＣＰＵ１１は、ホスト装置１０側での名刺
管理制御を行うものであり、ここでは入力部１４による
指示に応じて入力編集処理を実行する。ＲＯＭ１２は、
名刺管理制御プログラム等の各種情報を記憶している。
ＲＡＭ１３は、名刺管理に必要な各種情報を記憶してお
り、ここでは図２に示すように、データベース領域１３
ａ、編集領域１３ｂ、バッファ領域１３ｃを有する。デ
ータベース領域１３ａは、名刺管理機能におけるデータ
ベース領域であり、そこには氏名、住所等の各種の項目
データからなる複数の名刺データが登録されるようにな
っている。編集領域１３ｂは、データベース領域１３ａ
に登録されている名刺データを編集する場合などのワー
クエリアとして用いられる。バッファ領域１３ｃには、
未処理の入力データが格納される。

【００１３】入力部１４は、データ入力や指示を行うた
めのものであり、例えばキーボードからなる。この入力
部１４には、文字データの入力を行うための「文字」キ
ー、数字データの入力を行うための「数字」キー、カー
ソルを移動を指示するための「カーソル」キー、データ
の選択または機能の実行指示を行うための「選択／実
行」キーの他、例えばデータの削除を指示するための
「削除」キー等の各種のファンクションキーを備えてい
る。表示部１５は、データ表示を行うためのものであ
り、例えばＣＲＴ(Cathode Ray Tube)表示装置あるいは
ＬＣＤ(Liquid Crystal Display)装置からなる。ＦＤＤ
１６は、データベース（ここでは、複数の名刺データ）
を保存するための外部記憶装置として用いられる。な
お、外部記憶装置として、例えばＨＤＤ（ハードディス
ク装置）や、光磁気ディスク装置（ＯＤＤ）等を用いる
ことも可能である。

【００１４】リアルタイマ１７は、現在日時を計数して
いるタイマであり、名刺データに登録日を付加する場合
に用いられる。ＩＦ１８は、ケーブル３０を介して文字
認識装置２０側のＩＦ２６に接続され、ホスト装置１０
と文字認識装置２０との間のデータの入出力制御を行
う。

【００１５】一方、文字認識装置２０は、ＣＰＵ２１、
ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、イメージスキャナ２４、文字
認識部２５およびＩＦ２６を有する。

【００１６】ＣＰＵ２１は、文字認識装置２０側での名
刺読取・認識制御を行う。ＲＯＭ２２は、名刺読取・認
識制御プログラム、データ種類を判別するために必要な
キーワード辞書および姓名辞書等の各種情報を格納して
いる。ＲＡＭ２３は、文字認識装置２０側での作業に必
要な各種のデータを格納するメモリであって、認識結果
等の各種情報を格納する。

【００１７】イメージスキャナ２４は、用紙に書かれて
いる文字や図形等をイメージデータとして読取るための
画像入力装置であり、ここでは名刺のイメージデータを
読取るために用いられる。文字認識部２５は、文字を認
識するための装置であり、ここではイメージスキャナ２
４を通じて入力された名刺のイメージデータから名刺に
記入された各種の文字列（会社名、氏名、住所、電話番
号、ＦＡＸ番号等）を項目毎に認識する。ＩＦ２６は、
ケーブル３０を介してホスト装置１０側のＩＦ１８に接
続され、ホスト装置１０と文字認識装置２０との間のデ
ータの入出力制御を行う。

【００１８】図４は同実施例の名刺管理機能における初
期メニュー画面を示す図である。ホスト装置１０側にお
いて、入力部１４を通じて名刺管理機能を指示すると、
図４に示すような初期メニュー画面が表示部１５に表示
される。この初期メニュー画面の右側上部には、左から
順に、カーソル４０で指定している名刺データの順位／
各機能での該当件数／全データの件数を表している件数
確認部４１が設けられている。なお、各機能での該当件
数とは、例えば検索機能であれば、その検索件数を示す
ものであり、初期メニュー画面では全データの件数と同
じである。例えば全データの件数が１００件で、そのう
ち１件目をカーソル４０で指定していたとすると、１／
１００／１００となる。

【００１９】また、画面の下部には、名刺管理機能とし
て設けられている各種の処理機能を示すメニュー４２が
設けられている。このメニュー４２で指定されているキ
ーを操作することで、そのキーに対応する処理機能が実
行されるようになっている。例えば入力部１４に設けら
れた「６」キーを操作すれば、自動ソート機能が実行さ
れる。同様に、「改行」キーの操作により５０音呼出し
機能、「挿入」キーの操作により頭出し指定機能が実行
される。

【００２０】図５は同実施例の自動ソート機能における
ソート処理前とソート処理後の表示画面を示す図であ
る。図５（ａ）はソート処理前、同（ｂ）はソート処理
後の状態を示している。自動ソート機能は、入力データ
をデータベースに登録する前にその順序を所定の項目
（ここでは「氏名みだし」）に基づいて入替える機能で
あり、入力データの一覧画面を表示した状態で「６」キ
ーの操作により実行される。この場合、予め図示せぬ項
目設定画面にて、ソート対象項目（「氏名みだし」）を
設定しておくことで、その設定項目に基づいたソート処
理が実行される。図５の例は「氏名みだし」でソートし
た場合を示しており、図５（ａ）に示す順で入力された
各名刺データが自動ソート機能の実行後、同図（ｂ）に
示すように「氏名みだし」の順（氏名をキーとして５０
音順）にソートされる。

【００２１】図６は同実施例の頭出し指定機能における
文字列指定画面を示す図である。頭出し指定機能は、検
索機能のうちの１つであり、入力データをデータベース
に登録後、「挿入」キーの操作により実行される。この
場合、データベースには、上記自動ソート機能によって
所定項目順にソートされた各名刺データが登録されてい
る。「挿入」キーを操作すると、図６に示すような文字
列入力部５１が表示画面の下部に表示される。この文字
列入力部５１に所定項目で用いられる文字列データを入
力すると、その文字列データをキーとして検索処理が実
行される。

【００２２】図７は同実施例の頭出し指定機能における
一覧表示画面を示す図である。図６の文字列入力部５１
に入力された文字列データをキーとして検索処理が行わ
れると、その検索結果として図７に示すような一覧画面
が表示部１５に表示される。この場合、文字列入力部５
１に入力された文字列データを有する名刺データを頭に
して、それ以降の各名刺データの一覧が表示される。

【００２３】図８は同実施例の５０音呼出し機能におけ
る行指定画面を示す図である。５０音呼出し機能は、検
索機能のうちの１つであり、入力データをデータベース
に登録後、「改行」キーの操作により実行される。この
場合、データベースには、上記自動ソート機能によって
所定項目順にソートされた各名刺データが登録されてい
る。「改行」キーを操作すると、図８に示すような行選
択部５２がカーソル４０と共に表示画面の上部に表示さ
れる。この行選択部５２には、５０音順に配列された各
行（「あ行」，「か行」，「さ行」，「た行」，「な
行」，「は行」，「ま行」，「や行」，「ら行」，「わ
行」）が表示されている。この中の任意の行をカーソル
４０で選択すると、その行データをキーとして検索処理
が実行される。

【００２４】図９は同実施例の５０音呼出し機能におけ
る一覧表示画面を示す図である。図７の行選択部５２の
中で選択された行データをキーとして検索処理が行われ
ると、その検索結果として図９に示すような一覧画面が
表示部１５に表示される。この場合、行選択部５２の中
で選択された行データに含まれる各文字データを有する
ファイルデータを頭にして、それ以降の各名刺データの
一覧が表示される。

【００２５】次に、同実施例の動作を説明する。

【００２６】ここでは、図１に示す名刺管理システムに
おいて、ホスト装置１０側で文字認識装置２０からの名
刺データを入力したときのデータ処理方法について、
（ａ）自動ソート機能、（ｂ）頭出し指定機能、（ｃ）
５０音呼出し機能の各動作について説明する。

【００２７】（ａ）自動ソート機能 図１０は同実施例の自動ソート機能の動作を示すフロー
チャートである。自動ソート機能は、入力データを登録
前に所定項目でソートする機能であり、「６」キーの操
作により実行される。

【００２８】まず、本機能を実行するに際し、予め図示
せぬ項目設定画面にて、ソート対象項目（ここでは、
「氏名みだし」とする）を設定しておく（ステップＡ
１）。文字認識装置２０から複数の項目データからなる
名刺データが送られてくると、ＣＰＵ１１はその名刺デ
ータをＩＦ１８を通じて入力し、図２に示すＲＡＭ１３
のバッファ領域１３ｃに格納する（ステップＡ２）。本
システムでは、このバッファ領域１３ｃに蓄えられた各
名刺データを１件ずつ読出し、必要に応じてデータ修正
等の編集を加えた後、正式にデータベース領域１３ａに
登録することになる。

【００２９】ここで、入力部１４に設けられた特定のキ
ー操作により一覧表示を指示すると（ステップＡ３のＹ
ｅｓ）、ＣＰＵ１１は現在バッファ領域１３ｃに格納さ
れている各名刺データを調べ、その一覧を表示部１５に
表示する（ステップＡ４）。この場合、名刺データには
「会社」、「会社みだし」、「氏名」、「氏名みだ
し」、「住所」、「ＴＥＬ」、「ＦＡＸ」等の複数の項
目データがあるが、この一覧画面ではその中の所定項目
のみ（「氏名」、「会社」、「ＴＥＬ」）が表示され
る。

【００３０】データ入力時において、一覧画面には各名
刺データがその入力順に表示されている。この順序を入
れ替えるため、入力部１４に設けられた「６」キーの操
作によりソート処理を指示すると（ステップＡ５のＹｅ
ｓ）、ＣＰＵ１１はステップＡ１での指定項目（「氏名
みだし」）に基づいて一覧画面内の各名刺データをソー
トする（ステップＡ６）。この動作を入力終了指示があ
るまで繰り返す（ステップＡ７のＮｏ）。これにより、
ホスト装置１０に入力された各名刺データの順序が入力
順から所定項目順に入れ替えられる。

【００３１】この様子を図５に示す。図５（ａ）はソー
ト処理前、同（ｂ）はソート処理後の状態を示してい
る。図５（ａ）に示すように「東京一郎」、「埼玉二
郎」、「千葉三郎」…といった名刺データがその表示順
に入力されている場合に、本機能を実行すると、同図
（ｂ）に示すように「氏名みだし」の順（氏名をキーと
して５０音順）に入れ替えられる。したがって、この入
れ替え後の順序で各名刺データをデータベース領域１３
ａに登録すれば、以後の検索処理において、その登録デ
ータをソートし直さなくとも、後述する（ｂ）頭出し指
定機能または（ｃ）５０音呼出し機能で説明するよう
に、所望の名刺データを簡単に検索することができる。

【００３２】（ｂ）頭出し指定機能 図１１は同実施例の頭出し指定機能の動作を示すフロー
チャートである。頭出し指定機能は、指定された文字列
に基づいて名刺データを検索する機能であり、「挿入」
キーの操作により実行される。

【００３３】上記自動ソート機能により、各名刺データ
が所定項目（「氏名みだし」）順にＲＡＭ１３のデータ
ベース領域１３ａに登録されている状態で、入力部１４
に設けられた「挿入」キーの操作により頭出し指定機能
を指示すると、ＣＰＵ１１は図６に示すような文字列指
定画面を表示部１５に表示する（ステップＢ１）。この
文字列指定画面の文字列入力部５１に所定項目で用いら
れる文字列データを入力すると（ステップＢ２）、ＣＰ
Ｕ１１はデータベース領域１３ａをアクセスし、上記文
字列データをキーとした検索処理を実行する（ステップ
Ｂ３）。

【００３４】その結果、該当データがあった場合（ステ
ップＢ４のＹｅｓ）、ＣＰＵ１１は上記文字列データを
有する名刺データを頭にして、それ以降の各名刺データ
の一覧を表示部１５に表示する（ステップＢ５）。ま
た、該当データがなかった場合（ステップＢ４のＮ
ｏ）、ＣＰＵ１１は例えば「該当するカードはありませ
ん。取消キーを押してください。」といったメッセージ
を表示して、ここでの処理を終了する（ステップＢ
６）。

【００３５】このように、所定項目で用いられる文字列
データを指定することで、その文字列データを有する名
刺データを頭にした各名刺データの一覧を得ることがで
きる。すなわち、例えば文字列入力部５１に「さいた
ま」と入力すれば、図７に示すように、「埼玉二郎」の
名刺データを先頭にして、それ以降の「千葉三郎」、
「東京一郎」の各名刺データを得ることができる。この
場合、データベース領域１３ａには、予め図５（ｂ）に
示すように「氏名みだし」順に各名刺データが登録され
ているため、検索に際し、各名刺データをソートし直さ
なくとも、所望の名刺データを速やかに検索することが
できる。

【００３６】（ｃ）５０音呼出し機能 図１２は同実施例の５０音呼出し機能の動作を示すフロ
ーチャートである。５０音呼出し機能は、５０音順に配
列された各行に基づいて名刺データを検索する機能であ
り、「改行」キーの操作により実行される。

【００３７】上記自動ソート機能により、各名刺データ
が所定項目（「氏名みだし」）順にＲＡＭ１３のデータ
ベース領域１３ａに登録されている状態で、入力部１４
に設けられた「改行」キーの操作により頭出し指定機能
を指示すると、ＣＰＵ１１は図８に示すような行指定画
面を表示部１５に表示する（ステップＣ１）。この行指
定画面の行選択部５２の中で任意の行データをカーソル
４０により選択すると（ステップＣ２）、ＣＰＵ１１は
データベース領域１３ａをアクセスし、上記行データを
キーとした検索処理を実行する（ステップＣ３）。

【００３８】その結果、該当データがあった場合（ステ
ップＣ４のＹｅｓ）、ＣＰＵ１１は上記行データに含ま
れる各文字データを有する名刺データを頭にして、それ
以降の各名刺データの一覧を表示部１５に表示する（ス
テップＣ５）。また、該当データがなかった場合（ステ
ップＣ４のＮｏ）、ＣＰＵ１１は例えば「該当するカー
ドはありません。取消キーを押してください。」といっ
たメッセージを表示して、ここでの処理を終了する（ス
テップＣ６）。

【００３９】このように、５０音順に配列された各行デ
ータのうちの１つを指定することで、その行データに含
まれる各文字データを有する名刺データを頭にした各名
刺データの一覧を得ることができる。すなわち、例えば
行選択部５２で「た行」をカーソル４０により選択すれ
ば、図９に示すように「た行」の中の「ち」を有する
「千葉三郎」を先頭に、それ以降の「東京一郎」の各名
刺データを得ることができる。この場合、データベース
領域１３ａには、予め図５（ｂ）に示すように「氏名み
だし」順に各名刺データが登録されているため、検索に
際し、各名刺データをソートし直さなくとも、所望の名
刺データを速やかに検索することができる。

【００４０】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、データベ
ースを有するシステムにおいて、各種の項目データから
なる各ファイルデータを登録前に所定の項目データに基
づいてソートし、このソート処理後の各ファイルデータ
をデータベースに登録するようにしたため、以後の検索
処理において、データベース内の各ファイルデータを例
えば５０音順に並び変えるなどの面倒な作業を必要とせ
ずに、所望のファイルデータを速やかに検索することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係るシステム構成を示すブ
ロック図。

【図２】図１のホスト装置側に設けられたＲＡＭの構成
を示す図。

【図３】本システムの外観構成を示す斜視図。

【図４】同実施例の名刺管理機能における初期メニュー
画面を示す図。

【図５】同実施例の自動ソート機能におけるソート処理
前とソート処理後の表示画面を示す図。

【図６】同実施例の頭出し指定機能における文字列指定
画面を示す図。

【図７】同実施例の頭出し指定機能における一覧表示画
面を示す図。

【図８】同実施例の５０音呼出し機能における行指定画
面を示す図。

【図９】同実施例の５０音呼出し機能における一覧表示
画面を示す図。

【図１０】同実施例の自動ソート機能の動作を示すフロ
ーチャート。

【図１１】同実施例の頭出し指定機能の動作を示すフロ
ーチャート。

【図１２】同実施例の５０音呼出し機能の動作を示すフ
ローチャート。

【符号の説明】

１０…ホスト装置、２０…文字認識装置、３０…ケーブ
ル、１１…ＣＰＵ、１２…ＲＯＭ、１３…ＲＡＭ、１３
ａ…データベース領域、１３ｂ…編集領域、１３ｃ…バ
ッファ領域、１４…入力部、１５…表示部、４０…カー
ソル、４１…件数確認部、４２…メニュー、５１…文字
列入力部、５２…行選択部。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 データベースを有するデータ管理システ
   ムにおいて、 各種の項目データからなるファイルデータを入力するた
   めの入力手段と、 この入力手段によって入力された上記ファイルデータを
   順次蓄えるバッファ手段と、 ソート処理を指示するためのソート指示手段と、 このソート指示手段による指示に応じて、上記バッファ
   手段に蓄えられた上記各ファイルデータを上記各項目デ
   ータの中の所定の項目データに基づいてソートするソー
   ト手段とを具備し、 このソート手段によるソート処理後の上記各ファイルデ
   ータを上記データベースに登録するようにしたことを特
   徴とするデータ管理システム。
2. 【請求項２】 文字列データを指定する文字列指定手段
   と、 この文字列指定手段によって指定された上記文字列デー
   タに基づいて、上記データベースに登録された上記各フ
   ァイルデータの中から同文字列データを有するファイル
   データを検索し、そのファイルデータを先頭にして、そ
   れ以降に登録されている上記各ファイルデータの一覧を
   表示する第１の検索手段とをさらに具備したことを特徴
   とする請求項１記載のデータ管理システム。
3. 【請求項３】 ５０音順に配列された各行データのうち
   の１つを指定する行指定手段と、 この行指定手段によって指定された上記行データに基づ
   いて、上記データベースに登録された上記各ファイルデ
   ータの中から同行データに含まれる各文字データを有す
   るファイルデータを検索し、このファイルデータを先頭
   にして、それ以降に登録されている上記各ファイルデー
   タの一覧を表示する第２の検索手段とをさらに具備した
   ことを特徴とする請求項１記載のデータ管理システム。
4. 【請求項４】 データベースを有するデータ管理システ
   ムのデータ処理方法において、 各種の項目データからなるファイルデータを入力し、 この入力された上記ファイルデータをバッファ手段に順
   次蓄え、 ソート処理の指示に応じて、上記バッファ手段に蓄えら
   れた上記各ファイルデータを上記各項目データの中の所
   定の項目データに基づいてソートし、 このソート処理後の上記各ファイルデータを上記データ
   ベースに登録することにより、 以後の検索処理を上記所定の項目データ順にソートされ
   た上記各ファイルデータに対して行うようにしたことを
   特徴とするデータ処理方法。