JPH07262357A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 真に必要なデータのみを記録媒体に記憶し、
また、表示や印刷においても、真に必要なデータのみを
表示し若しくは印刷することによって、効率的な検索や
検索結果の出力を行うことを可能とする電子ファイリン
グ装置の提供。 【構成】 文書等の画像データなどを入力できる入力手
段と、特定情報を認識する手段とを有し、登録する文書
等の画像データのページ中に認識することができる前記
特定情報を付加することによって、文書等の画像データ
のページ入力時にそのページ中に特定情報が付加されて
いるか否かを認識し、ページ中に特定情報が付加されて
いた場合、ページ中の特定情報が付加されている座標か
ら上若しくは下の画像を記録しないか、表示しないか、
若しくは印刷しないように構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子ファイリング装置に
関し、特に電子ファイリング装置における文書等の登録
方法、表示方法、印刷方法に関する。

【０００２】

【従来技術】従来、電子ファイリング装置では、スキャ
ナー等の入力装置を用いて登録する文書をページ単位に
読み込み、登録するのが一般的である。また、登録がペ
ージ単位で行われるため、登録された画像データをディ
スプレイ装置に表示したり、或いはプリンタ装置を用い
て印刷する場合、ページ全体の文書（画像情報）が必要
であるか否かを問わず、出力としては一ページ毎の出力
が行われている。また、同一出願人による特開平３−１
３２８７３号公報には電子ファイリングシステム等にお
いて画像データを表示する際に、予めページ単位に表示
する画像データのエリアを指定しておき、表示する際に
は当該指定されたエリアの画像を表示する方法を用いる
ことによって、ドキュメントのページ中の指定したエリ
アを各ページから抜き出して同一画面上に表示し、所望
の内容を記載したページを効率よく探し出す方法が開示
されている。

【０００３】しかしながら、前述したような従来の電子
ファイリングシステムでは、各ページにおいて真に必要
な画像データがページの一部分敷かなくても全ページを
記録装置に記憶しなければならず、記録媒体の容量を無
駄に消費するという問題点があった。また、画像データ
を表示したり、若しくは印刷する際には、従来の電子フ
ァイリングシステムではページ単位で記憶したデータを
用いているので、真に表示したい若しくは印刷したい画
像データがページの一部分しか無くてもページ全体を表
示し、印刷しなければならず、検索やデータの出力にお
いて非常に効率が悪いという問題点がある。

【０００４】

【発明の目的】本発明は上述したような従来の問題点に
鑑みなされたものであって、真に必要なデータのみを記
録媒体に記憶し、また、表示や印刷においても、真に必
要なデータのみを表示し若しくは印刷することによっ
て、効率的な検索や検索結果の出力を行うことを可能と
した電子ファイリング装置を提供することを目的とす
る。

【０００５】

【課題解決するための手段】この目的を達成するため
に、本発明に係る電子ファイリング装置は、文書等の画
像データなどを入力できる入力手段と、特定情報を認識
する手段とを有し、登録する文書等の画像データのペー
ジ中に認識することができる前記特定情報を付加するこ
とによって、文書等の画像データのページ入力時にその
ページ中に特定情報が付加されているか否かを認識し、
ページ中に特定情報が付加されていた場合、ページ中の
特定情報が付加されている座標から上若しくは下の画像
を記録しないようにしたことを特徴とする。また、本発
明に係る電子ファイリング装置は記憶装置に登録されて
いる文書等の画像データなどを表示する手段と、表示さ
れている画像データに所定の特定情報を付加する手段
と、前記特定情報を認識する手段とを備え、画像データ
を表示した際に前記画像データのページ中に前記特定情
報が付加されているか否かを認識し、特定情報の付加を
認識した際に当該ページの特定情報が付加されている座
標から上若しくは下の画像を表示しないようにしたこと
を特徴とする。更に本発明に係る電子ファイリング装置
は記憶装置に登録されている文書等の画像データなどを
印刷する手段と、印刷する画像データに所定の特定情報
を付加する手段と、前記特定情報を認識する手段とを備
え、画像データを表示した際に前記画像データのページ
中に前記特定情報が付加されているか否かを認識し、特
定情報の付加を認識した際に当該ページの特定情報が付
加されている座標から上若しくは下の画像を印刷しない
ようにしたことを特徴とする。

【０００６】

【作用】この発明による電子ファイリング装置は、画像
データを読み取る際に、該画像データ中に特定情報が含
まれているか否かを認識し、特定情報が含まれている場
合には、該特定情報が付加されている座標から上若しく
は下の画像を記録しないようにし、また、画像データを
表示する場合においては、表示すべき画像データ中に特
定情報が付加されているか否かを判断し、特定情報が付
加されている場合には、特定情報が付加された座標から
上若しくは下の領域を表示しないようにする。更に、画
像データを印刷する場合であっては、特定情報を含んだ
画像データの特定情報が付加されている座標から上若し
くは下の画像を印刷しないことによって、記憶媒体の容
量を無駄に消費せず、また検索する際には真に必要なデ
ータのみを表示するようにし、更に真に必要なデータか
ら所望のデータのみを印刷することにより、データ検索
等を効率的に行うことができる。

【０００７】

【発明の構成】以下、図面に示した実施例に基づいて、
本発明に係る電子ファイリング装置を詳細に説明する。
図１は本発明に係る電子ファイリング装置の構成を示す
図であって、１はＣＰＵ、２はシステムメモリ、３は記
憶装置、４はキーボード、５は画像メモリ、６は表示メ
モリ及びディスプレイ、７はスキャナー等の入力装置、
８はプリンタ等の出力装置、９は特定情報認識部であ
る。

【０００８】このように構成した電子ファイリング装置
において、画像データを取り込む際には、入力装置７に
よって、原稿をスキャンし、画像メモリ６内に一旦取り
込まれた後、特定情報認識部９によって、原稿内に特定
情報が含まれているか否かを判断し、特定情報が含まれ
ていない場合には、そのままの画像データが記憶装置３
に記憶される。

【０００９】一方、図２（ａ）に示す如く、原稿中に例
えば矢印等の特定情報が含まれていた場合、特定情報認
識部９は画像メモリ５内に蓄積された特定情報を検出
し、該特定情報が記載された座標より上若しくは下の画
像のみを画像データとして記憶装置３に送出し、記憶さ
れる。この場合、特定情報の座標より上若しくは下の画
像のいずれかを記憶するかは予め電子ファイリング装置
に設定しておくか、若しくはキーボード等から設定する
ような構成であっても良い。また、図２（ｂ）に示すよ
うに特定情報として上向きの矢印や下向きの矢印を用い
ると共に、該矢印の方向性によって読み取る領域を予め
設定しておいても良い。

【００１０】即ち、上向きの矢印による特定情報が読み
取った画像データ中に存在する場合には、該特定情報が
付加された座標より上側の画像データを読み取り、一
方、下向きの矢印による特定情報が読み取った画像デー
タ中に存在する場合には、該特定情報が付加された座標
より下側の画像データを読み取るように電子ファイリン
グ装置を設定しておけば、同図に示したような原稿を入
力装置から読み込んだ場合に、画像Ａ及びＣが必要なデ
ータとして読み込まれる。尚、特定情報は、文書登録時
には登録する文書に筆記用具等を用いて付加すれば良
い。なお、特定情報としては、矢印以外のその他の記号
を用いてもよい。

【００１１】図３及び図４は文書登録時におけるフロー
チャートを示したものであって、前者は特定情報から上
の画像データを記録する場合、後者は特定情報から下の
画像データを記録する場合のものを示している。まず、
図３を参照しながら説明する。登録する文書等の各ペー
ジの中で登録する必要のない部分の直前に、予め登録し
た特定情報を付加し、スキャナー等の入力装置から文書
の登録を開始する。読み込まれた画像データは一旦画像
メモリに記憶され、特定情報認識部にて読み込まれた画
像データに予め設定された特定情報が付加されているか
否かを検知し、特定情報が付加されている場合にはペー
ジの先頭から特定情報が付加されているところまでの画
像データを光ディスク等の記憶装置に記憶し登録する。
特定情報認識部において特定情報の付加を認識できない
場合には、当該読み込まれたページ全体の画像データを
光ディスク等の記憶装置に記憶し登録すると共に、次ペ
ージがある場合には次ページを読み込み上記動作を繰り
返し行い文書全体を登録して終了する。

【００１２】一方、図４に示した文書登録フローチャー
トでは特定情報が付加されている座標から下の部分に存
在する画像データを登録するものであり、特定情報の付
加を検知した際に、特定情報が付加されているところか
らページの終わりまでの画像データを光ディスク等の記
憶装置に記憶し、登録を行い、また、特定情報が付加さ
れていない場合には、前述したフローチャートと同様に
読み込まれた原稿のページ全体の画像データを光ディス
ク等の記憶装置に記憶し、登録を行う。そして次ページ
が存在する場合には次ページを読み込み上記動作を繰り
返し行い文書全体を登録して終了する。

【００１３】次に、所望の画像データのみを表示する際
の手順について図５、図６及び図７を用いて説明する。
尚、図６及び図７は特定情報が付加された場合に、該特
定情報より上の画像データを表示する場合と、該特定情
報より下の画像データを表示する場合であって、その他
の手順等は同一のため、図６に示した特定情報より上の
画像データを表示する場合を例に挙げて説明する。

【００１４】まず、図５に示すように、検索等において
画像データを表示した際、表示された文書等の各ページ
の中で次回検索時に表示する必要のないデータ部分につ
いて、その直前の箇所に特定情報を付加して光ディスク
等の記憶装置に記憶して登録する。このように付加され
る特定情報は予め登録されたものであり、特定情報認識
部において識別可能なものを使用する。

【００１５】次に、図６に示すように、文書等の指定を
行ない、ページ単位に光ディスク等の記憶装置に記憶さ
れている画像データの呼び出し、即ち、検索が行われ
る。該呼び出された画像データは一旦画像メモリに書き
込まれ、その後、特定情報認識部にて画像メモリに書き
込まれた画像データに登録されている特定画像情報が付
加されているか否かを検知し、特定情報が付加されてい
た場合にページの先頭から特定情報が付加されていると
ころまでの画像データをディスプレイ等の表示装置に表
示する。一方、特定情報が付加されていない場合には当
該ページ全体の画像データをディスプレイ等の表示装置
に表示し、次ページを表示させる場合には、次ページの
画像データを画像メモリに読み出し、上記動作を繰り返
し行い、順次表示を行う。

【００１６】図７は前述したように特定情報が付加され
た画像データにおいて、該特定情報が付加された所から
ページの終わりまでの画像データをディスプレイ等の表
示装置に表示し、特定情報が付加されていない場合には
そのページ全体の画像データをディスプレイ等の表示装
置に表示するものであり、その他の手順は図６に示した
ものと同様である。

【００１７】次に、所望の画像データのみを印刷する際
の手順について図５、図８及び図９を用いて説明する。
尚、図８及び図９は特定情報が付加された場合に、該特
定情報より上の画像データを印刷する場合と、該特定情
報より下の画像データを印刷する場合であって、その他
の手順等は同一のため、図８に示した特定情報より上の
画像データを印刷する場合を例に挙げて説明する。

【００１８】前記図５に示したように、検索等において
画像データを表示した際に表示している文書等の各ペー
ジの中で、印刷するときに必要のない部分については、
該印刷する必要のない所の直前に特定情報を付加し、光
ディスク等の記憶媒体に記憶し、登録しておく。この付
加する特定情報は前述した実施例と同様に予め登録した
ものを用いる。

【００１９】このように特定情報を付加した画像データ
は印刷時に文書等の指定を行い、ページ単位に光ディス
ク等の記憶装置から呼び出され、画像メモリに書き込ま
れる。その後、特定情報認識部にて、画像メモリに書き
込まれた画像データ中に予め設定された特定情報が付加
されているか否かを検出し、特定情報が付加されている
場合には、ページの先頭から該特定情報が付加されてい
る所までの画像データをプリンタ等の出力装置で印刷さ
せる。

【００２０】一方、画像メモリに書き込まれた画像デー
タ中に登録された特定情報が付加されていない場合に
は、そのページ全体の画像データをプリンタ等の出力装
置で印刷し、また、次ページを印刷する場合には、次ペ
ージの画像データを画像メモリに読み出し、上記動作を
繰り返し行うことにより印刷を実行する。尚、図９に示
した実施例のフローチャートでは、特定情報が付加され
ていた場合に、該特定情報よりページの終わりまでの画
像データを印刷するものであって、その他の手順は図８
と同様である。

【００２１】このように、画像データ中に特定情報を付
加すると共に、電子ファイリング装置に特定情報を認識
するための特定情報認識部を設け、読み込まれた画像デ
ータ中に特定情報が付加されている場合には当該特定情
報が付加されている座標より下若しくは上の画像データ
を記録しないか、表示しないか、若しくは印刷しないこ
とによって、検索時間を短縮し、また、記録媒体の容量
の消費を低減することができる。

【００２２】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、登
録する文書の各ページにおいて、真に必要な画像データ
のみを登録することができるため、記憶装置を効率よく
使用することができ、また、表示したい文書のページの
中で真に表示したい画像データのみを表示するので検索
時に画像データの内容を素早く把握することができると
共に、印刷においては、真に印刷したい画像データのみ
を印刷することができ、画像編集などの処理を必要とせ
ず、且つページ印刷した後に所望の出力を得るために切
り張り等を行う必要がないため、電子ファイリング装置
を用いて記録、検索、出力する際に、高効率で作業を行
う上で著しい効果を発揮する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の電子ファイリング装置の構
成を示す図。

【図２】（ａ）は特定情報の一例を示す図、（ｂ）は特
定情報の他の例を示す図。

【図３】本発明に係る電子ファイリング装置の文書登録
時におけるフローチャートを示す図。

【図４】本発明に係る電子ファイリング装置の文書登録
時におけるフローチャートを示す図。

【図５】本発明に係る電子ファイリング装置において所
望の画像データのみを表示する際の手順を表すフローチ
ャート図。

【図６】本発明に係る電子ファイリング装置において所
望の画像データのみを表示する際の手順を表すフローチ
ャート図。

【図７】本発明に係る電子ファイリング装置において所
望の画像データのみを表示する際の手順を表すフローチ
ャート図。

【図８】本発明に係る電子ファイリング装置において所
望の画像データのみを印刷する際の手順を表すフローチ
ャート図。

【図９】本発明に係る電子ファイリング装置において所
望の画像データのみを印刷する際の手順を表すフローチ
ャート図。

【符号の説明】

１・・・ＣＰＵ、 ２・・・システムメモリ、３・・・
記憶装置、４・・・キーボード、５・・・画像メモリ、
６・・・表示メモリ及びディスプレイ、７・・・入力装
置、８・・・出力装置、９・・・特定情報認識部

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書等の画像データなどを入力できる入
   力手段と、特定情報を認識する手段とを有し、登録する
   文書等の画像データのページ中に認識することができる
   前記特定情報を付加することによって、文書等の画像デ
   ータのページ入力時にそのページ中に特定情報が付加さ
   れているか否かを認識し、ページ中に特定情報が付加さ
   れていた場合、ページ中の特定情報が付加されている座
   標から下の画像を記録しないようにしたことを特徴とす
   る電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 文書等の画像データなどを入力できる入
   力手段と、特定情報を認識する手段とを有し、登録する
   文書等の画像データのページ中に認識することができる
   前記特定情報を付加することによって、文書等の画像デ
   ータのページ入力時にそのページ中に特定情報が付加さ
   れているか否かを認識し、ページ中に特定情報が付加さ
   れていた場合、ページ中の特定情報が付加されている座
   標から上の画像を記録しないようにしたことを特徴とす
   る電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 記憶装置に登録されている文書等の画像
   データなどを表示する手段と、表示されている画像デー
   タに所定の特定情報を付加する手段と、前記特定情報を
   認識する手段とを備え、画像データを表示した際に前記
   画像データのページ中に前記特定情報が付加されている
   か否かを認識し、特定情報の付加を認識した際に当該ペ
   ージの特定情報が付加されている座標から下の画像を表
   示しないようにしたことを特徴とする電子ファイリング
   装置。
4. 【請求項４】 記憶装置に登録されている文書等の画像
   データなどを表示する手段と、表示されている画像デー
   タに所定の特定情報を付加する手段と、前記特定情報を
   認識する手段とを備え、画像データを表示した際に前記
   画像データのページ中に前記特定情報が付加されている
   か否かを認識し、特定情報の付加を認識した際に当該ペ
   ージの特定情報が付加されている座標から上の画像を表
   示しないようにしたことを特徴とする電子ファイリング
   装置。
5. 【請求項５】 記憶装置に登録されている文書等の画像
   データなどを印刷する手段と、印刷する画像データに所
   定の特定情報を付加する手段と、前記特定情報を認識す
   る手段とを備え、画像データを表示した際に前記画像デ
   ータのページ中に前記特定情報が付加されているか否か
   を認識し、特定情報の付加を認識した際に当該ページの
   特定情報が付加されている座標から下の画像を印刷しな
   いようにしたことを特徴とする電子ファイリング装置。
6. 【請求項６】 記憶装置に登録されている文書等の画像
   データなどを印刷する手段と、印刷する画像データに所
   定の特定情報を付加する手段と、前記特定情報を認識す
   る手段とを備え、画像データを表示した際に前記画像デ
   ータのページ中に前記特定情報が付加されているか否か
   を認識し、特定情報の付加を認識した際に当該ページの
   特定情報が付加されている座標から上の画像を印刷しな
   いようにしたことを特徴とする電子ファイリング装置。