JPH07219866A - 文書問合せ方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、電子メール・システムの応用に関
し、その目的は、ユーザが参照している文書について、
提供元とのコミュニケーションの効率を向上させる手段
を提供することにある。 【構成】文書に問合せ先の電話番号やメール・ユーザ名
などを設定できるようにし、文書を参照しているユーザ
が、問合せを行いたい場合に、予め設定されたそれらの
情報を基に、問合せ先を電話で呼び出したり、問合せ先
に文書を送信できるようにした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ワークステーションや
パーソナル・コンピュータなどを用いて、ユーザ間で電
子文書の内容についての問合せを行う電子メール・シス
テムの応用に関する。

【０００２】

【従来の技術】受信したメール文書や、文書データベー
スから取り出した文書の内容について、メール発信元や
文書データ提供元に問い合せを行う場合、通常は、電話
で相手をつかまえてリアルタイムに話しをする方法や、
メールやＦａｘなどの非同期的な手段を利用して行われ
ている。しかし、電話で相手と直接、話し合える場合の
方が、意見の交換が簡単で効果的であり、また、その
際、より効率的に行うために、双方が同じ文書を用意
し、その内容を同時に見ながら対話が行われている。

【０００３】更に、これを電子的にサポートするため、
パソコンやワークステーションなどの情報処理装置をＬ
ＡＮやＷＡＮで接続したネットワーク環境において、複
数のユーザが同じ文書を各々の情報処理装置の画面に表
示させ、同一情報を見ながら対話ができるビデオ・コン
ファレンス・システムや分散卓上電子会議システムなど
が種々研究開発され、製品も出始めている。また、これ
らのシステムでは、画面上の指示操作やデータ操作を容
易にするための、操作者毎のカーソル制御や、ユーザ同
士の操作のぶつかり合いを無くすための制御が必要とな
り、種々の方式が提案されている。この種の公知例とし
て特開平 4-358246号公報があり、各情報処理装置に設
けた専用ソフトにより、複数のユーザによる共有の画面
と情報の操作を実現している。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術のうち、
双方が同一文書を用意し、その内容を見ながら対話が行
われている場合は、双方が容易に文書を用意できれば問
題は無い。しかし、通常、問合せをする方は、文書を既
に用意した上で問合せを開始できるのに対し、問合せを
される方は、突発的に問合せのための対話が開始される
ため、即座に同じ内容の文書を用意出来ないことが多
い。また、文書の提供元が保管している文書が、問合せ
が行われた時点では、既に内容が更新されている場合も
あり、常に同じ内容の文書を用意出来るという保証は無
い。

【０００５】一方、ＬＡＮやＷＡＮに接続された情報処
理装置間で、画面に同一文書を表示させるシステムにつ
いては、同一内容の文書を容易に用意させることは出来
るが、上記従来技術で述べたような情報処理装置間の調
整を行うための種々の制御が必要なため、各々の情報処
理装置やサーバに特別のソフトウェアを組み込んだ専用
システムを構築する必要がある。このため、そのような
システムが構築されている環境やソフトウェアを持ち合
わせているごく限られたユーザにしか問合せができない
という問題があった。しかし、一般的には、問合せが必
要となった相手には、誰からでも問合せることができる
ことが重要である。このため、本発明は、専用の環境を
備えなくても、問合せ先に同一文書の内容が表示され、
双方が同じ内容を見ながら対話できる場を提供すること
にある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】近年においては、パーソ
ナル・コンピュータやワークステーションなどの情報処
理装置は、単体で使用されるよりも、ＬＡＮやＷＡＮな
どのネットワークに接続されて使用されることが多く、
また、情報処理装置間でユーザ同士のコミュニケーショ
ンを図るために、電子メールの普及がめざましくなって
いる。

【０００７】本発明による文書問合せ方式は、上記のよ
うなネットワークに接続され、電子メールが普及してい
る環境下において、ユーザが参照した文書についての問
合せを行いたい場合に、簡単な操作で問合せたい相手を
呼出す手段と、呼び出した相手に問合せたい文書をメー
ルとして送信することを電子メールに要求できる手段を
設け、電子メールのメール配信機能を利用することによ
り、相手に問合せたい文書を送付して、相手の情報処理
装置に同じ文書の内容を表示することにより実現でき
る。

【０００８】

【作用】ユーザが、参照している文書について、文書の
提供元に問合せを行う指示を行うことにより、問合せ相
手を呼び出す手段が起動され、オートダイヤル機能によ
り、相手の電話を呼び出す。相手が呼び出されたなら
ば、問合せたい文書を相手の情報処理装置にも表示させ
るために、相手の情報処理装置が動作可能になっている
ことを対話で確認し、次いで、問合せたい文書を相手に
送信する指示を行うことにより、文書を相手にメールと
して送信するための要求を電子メール・システムに依頼
する。電子メール・システムは、指定されたメールを指
定された相手のメール・ボックスに格納し、更に、受信
相手にメールが届いていることを通知し、受信相手がメ
ールの受信を受け付けることにより、メール・ボックス
からメールを取り出して、相手に送信し、相手の情報処
理装置にメールの内容を表示することとなる。

【０００９】

【実施例】本発明の実施例を以下、図面を参照しながら
詳細に説明する。

【００１０】まず、図１に本発明による文書問合せ方式
の実現システムの構成を示す。本発明を実施するため
に、問合せ元の情報処理装置１に相手呼出し手段４と文
書送信要求手段５とから構成される文書問合せ制御部３
を設ける。相手呼出し手段４は、文書を参照しているユ
ーザが、その文書についての問合せを行いたい相手を呼
び出す指示を行うことによりアプリケーション・ソフト
７から起動され、設定されている電話番号に従ってオー
トダイヤリングされ、相手が呼び出される。文書送信要
求手段５は、ユーザが相手に問合せたい文書を送信する
指示を行うことによりアプリケーション・ソフト７から
起動され、設定されている相手のメール・ユーザ名と問
合せたい文書ファイルを伴って、メール送信要求が電子
メール・ソフト６に渡される。電子メール・ソフト６
は、電子メール・サーバ装置８にメールを送り、電子メ
ール・サーバ・ソフト９がメール・ボックス１０にメー
ルを格納すると共に、相手の情報処理装置２の電子メー
ル・ソフト１１がメール受信可能状態になっているか否
か判定し、受信可能ならばメール・ボックス１０に格納
されているメールを相手に送信し、相手の情報処理装置
２の画面にメール内の文書ファイルの内容を表示する。
通常、ユーザは、相手呼出し手段４によって相手を呼び
出して文書送信の確認を取った後、文書送信要求手段５
により相手にメールを送信し、アプリケーション・ソフ
ト７がメールを受け取り、双方の情報処理装置の画面に
表示された同一の文書を見ながら対話することとなる。

【００１１】図２に、本発明による文書問合せ方式を実
現するために必要なシステム構成の具体例を示す。相手
呼出し手段４によるオートダイヤリングにより相手を呼
び出すためには、図２（ａ）に示すように、問合せ元の
情報処理装置１はモデム１５を介して電話回線１６に接
続され、電話交換機１８を介して相手の電話器１９に接
続されている必要があり、また、文書送信要求手段５と
電子メール・ソフト６により文書が相手に送信されるた
めには、同図（ａ）のように問合せ元の情報処理装置１
と問合せ先の情報処理装置２、及び、電子メール・サー
バ装置８が相互にＬＡＮ２０で接続されている必要があ
る。次に、個々の情報処理装置のシステム構成の具体例
を図３に示す。

【００１２】本具体例におけるシステムは、ワークステ
ーションやパーソナル・コンピュータなどの情報処理装
置３６により構成される。これらの情報処理装置３６
は、キーボード２９やポインティング・デバイス３０な
どを入力機器として接続してデータなどの入力を行う入
力部２１と、入力されたデータをもとに処理を行う処理
部２２と、入力データや演算処理データなどを記憶保持
する内部メモリ２３と、磁気ディスク装置３４などを接
続してデータの記憶を行う外部記憶部２４と、ディスプ
レイ３１や液晶３２などへ表示を行う表示部２５と、プ
リンタ３３などを接続してデータなどを印字出力する出
力部２６と、ＬＡＮアダプタ３５を接続し、ＬＡＮ２０
を介して他のコンピュータと交信を行うＬＡＮ制御部２
７と、モデム１５や電話器１７を接続し、電話回線１６
を介して他の機器と交信を行う回線制御部２８を備え
る。

【００１３】また、図２（ｂ）に示すように、問合せ元
の情報処理装置１が電話回線１６に接続されていない場
合には、オートダイヤリングを行うことはできず、手動
で電話をかけ相手を呼び出すこととなる。また、同図
（ｃ）または（ｄ）に示すように、問合せ元情報処理装
置１や問合せ先の情報処理装置２の一方または両方がＬ
ＡＮ２０に接続されておらず、モデム１５を介して電話
回線１６に接続されている場合には、電子メールは電子
メール・サーバ装置８により、電話回線１６を通じて送
信されることとなる。

【００１４】次に、図１のシステムの動作を図４を用い
て説明する。なお、本実施例では、ウィンドウズ・シス
テム上で動作するアプリケーション・ソフトを対象にし
て説明を行う。

【００１５】ユーザが文書を参照中に、その内容につい
て問い合わせをしたい場合には、図４（ａ）に示すよう
に、画面４１に表示されている文書表示用ウィンドウ４
２内の文書問合せのためのアイコン４３をダブル・クリ
ックすることによって図１の文書問合せ制御部３が起動
され、同図（ｂ）に示される問合せ用ウィンドウ４４が
オープンされ、問合せ先の電話番号やメール・ユーザ名
が表示される。ついで、相手呼出しのためのアイコン４
５をクリックすることにより、図１の相手呼出し手段４
が起動され、画面上に表示されている相手の電話番号に
基づいてオートダイヤリングされ、同図（ｃ）に示すよ
うに呼出し中メッセージ４８を表示して相手の電話を呼
び出すこととなり、終了後、同図（ｂ）の画面に戻る。
また、電話での会話の結果、相手の情報処理装置にも同
じ文書を表示したい場合には、文書中の文書送信のため
のアイコン４６をダブル・クリックすることによって図
１の文書送信要求手段５が起動され、画面上に表示され
ている相手のメール・ユーザ名と参照中の文書ファイル
に基づいて、電子メール・ソフト６にメール送信の依頼
がなされ、通常の電子メール・ソフトの処理に従って、
相手の情報処理装置にメールとして文書ファイルが送信
される。送信中は、同図（ｄ）に示すように送信中メッ
セージを表示し、送信終了後、同図（ｂ）の画面に戻
る。同図（ｂ）において、終了アイコン４７をダブル・
クリックすることにより、同図（ａ）の画面に戻る。

【００１６】図５に一般的な電子メール・システムのブ
ロック図を示す。メール送信元の情報処理装置１におい
て、アプリケーション・ソフト７からメール送信の依頼
が出されると、電子メール・ソフト６のメール送信手段
５１は、送信すべきメールを電子メール・サーバ装置８
へ送り、電子メール・サーバ装置８のメール・サーバ受
信手段５５が該メールを受け取ると、メール・ボックス
管理手段５６がメールをメール・ボックス５９へ格納
し、同時に、メール通知手段５７により、送信先の情報
処理装置２にメールが届いている旨の通知を送信する。
送信先の情報処理装置２の電子メール・ソフト６が動作
中で、送信相手のユーザが操作中であれば、メール受信
監視手段５２が通知を受付け、メール受信確認手段５３
が操作中のユーザにメールが届いている旨の通知を表示
し、ユーザが受信を承知すると、メールを取り出す要求
を電子メール・サーバ装置８に送信し、電子メール・サ
ーバ装置８のメール通知手段５７が受信すると、メール
・サーバ送信手段５８がメール・ボックス５９からメー
ルを取り出し、送信先の情報処理装置２にメールを送信
する。送信先の情報処理装置２のメール受信手段５４が
これを受信した後、そのメールの文書を作成したアプリ
ケーション・ソフト７を起動し、画面に文書を表示する
こととなる。電子メール・サーバ装置８のメール通知手
段５７がメールの通知を送信した時に、送信先の情報処
理装置２及び電子メール・ソフト７が動作状態でない場
合や、送信相手のユーザが操作中でない場合には、メー
ルの通知は受信されないことになるが、本発明の操作で
は、事前に相手呼出し手段４による電話での連絡が成り
立っており、相手の情報処理装置２の動作状態を確認し
た後、文書の送信を開始することが可能なので、通知を
必ず受信できるようにすることができる。

【００１７】ところで、図４に示すような操作を可能と
するためには、事前に文書中に問合せ用のアイコンを設
定しておく必要があり、図６に示すように、図１で示し
た文書問合せ制御部３に問合せ情報設定手段１１を設け
ておく必要がある。これにより、文書提供元のユーザが
文書を作成・編集のためのアプリケーション・ソフト７
を操作中、その文書の問い合わせを受け付けるための設
定をする場合には、図７（ａ）に示すように、ユーザが
ウィンドウズ・システムのプログラム管理ウィンドウ６
１内の文書問合せプログラム用アイコン６２をダブル・
クリックすることにより、図１で示した文書問合せ制御
部３が起動され、問合せ情報設定手段１３が、同図
（ｂ）に示すように、自分宛の問合せのための電話番
号、及び、メール・ユーザ名の設定のための文書問合せ
用ウィンドウ４４を表示する。各情報が設定されたなら
ば、同図（ｃ）から（ｅ）に示すように、ウィンドウズ
・システムに備わっているＡＰ間連携機能を使用し、ウ
ィンドウ内の情報を元の文書にリンクすることによっ
て、同図（ｆ）のように、文書中に文書問合せ用アイコ
ン４３が表示される。これにより、別のユーザがその文
書を参照中に、そのアイコンをダブル・クリックするこ
とによって、図１で示した文書問合せ制御部３が起動さ
れ、図４に示される操作によって、文書提供者への呼出
しや文書の送信が可能となる。

【００１８】次に、上記の文書問合せ制御部３の動作に
ついて、図８のフローチャートを参照して説明する。

【００１９】ユーザが図７（ａ）に示す画面において、
文書問合せプログラム用アイコン６２をダブル・クリッ
クすることにより、図６の文書問合せ制御部３の問合せ
情報設定手段１３が起動され、同図（ｂ）に示す文書問
合せ用ウィンドウ４４が表示される（Ｓ１）。まず、問
合せに必要な情報を保存するためのファイルが存在する
か否かを判定し（Ｓ２）、あれば、そのファイルから設
定情報を取り出し（Ｓ３）、設定情報を表示する（Ｓ
５）。無ければ設定情報を空白表示して（Ｓ４）、設定
情報（最初は電話番号）の入力待ち、及び、処理起動の
ためのアイコン４５，４６，４７のクリック待ちとなる
（Ｓ６）。電話番号が入力されたならば、次に、メール
・ユーザ名の入力待ちとなる（Ｓ７）。メール・ユーザ
名が入力されたならば、同図（ｃ）に示すように、ウィ
ンドウズ・システムのＡＰ間連携機能のメニュー（編集
メニュー６３の中の複写メニュー６４）を選択すること
により、上記の文書問合せ用ウィンドウ４４内の設定情
報をファイルへ保存し（Ｓ９）、文書問合せ用ウィンド
ウ４４をクローズして文書問合せ制御部３を終了し(Ｓ
１０）、同図（ｄ）に示す元のアプリケーション・ソフ
ト７の文書表示画面に戻る。文書中のカーソル６６を適
切な位置に移動し、同図（ｅ）に示すように、ウィンド
ウズ・システムのＡＰ間連携機能のメニュー（編集メニ
ュー６３の中のリンク・メニュー６５）を選択すること
により、同図（ｆ）に示すように、文書中のカーソル位
置に文書問合せ用アイコン４３が表示される。なお、図
７の(ｃ)から（ｆ）迄の操作は、ウィンドウズ・システ
ムのＡＰ間連携機能によって実現される。

【００２０】次に、図４（ａ）の画面（図７（ｆ）の画
面に同じ）において、文書中の文書問合せ用アイコン４
３をダブル・クリックすることにより、図６の文書問合
せ制御部３の問合せ情報設定手段１３が起動され、上記
と同様に、図８のＳ１からＳ５までの処理が行われ、図
４（ｂ）に示すように、図７（ｂ）と同様の画面が表示
され、処理起動のためのアイコン４５，４６，４７のク
リック待ちとなる（Ｓ６）。Ｓ６において、相手呼出し
用のアイコン４５がクリックされたならば、図６の相手
呼出し手段４が起動され、呼出し中のメッセージ表示を
行い（Ｓ１１）、画面情報の中から電話番号を取り出し
（Ｓ１２）、同図（ｃ）に示すようにオートダイヤリン
グ処理を行い（Ｓ１３）、相手の電話を呼び出した後、
Ｓ６へ戻る。Ｓ６において、文書送信アイコン４６がク
リックされたならば、図６の文書送信要求手段５が起動
され、送信中のメッセージ表示を行い（Ｓ１４）、画面
情報の中からメール・ユーザ名が取り出され（Ｓ１
５）、電子メール・ソフト６に対して、送信依頼をした
後（Ｓ１７）、Ｓ６へ戻る。送信依頼は、電子メール・
ソフトに備わっているＡＰＩ（Application Plogram In
terface）を使用して行われる。Ｓ６において、終了用
アイコン４７がクリックされると、文書問合せ用ウィン
ドウ４４をクローズし（Ｓ１６）、文書問合せ制御部３
が終了する。

【００２１】上記の操作のうち、通常は、図４の操作
は、文書の問合せを行うユーザ（問合せ元のユーザ）に
よって行われ、図７の操作は文書を作成して提供する側
のユーザ（問合せ先のユーザ）によって行われる。

【００２２】本実施例により、文書を参照しているユー
ザは、その文書に関して提供者に問合せたい場合には、
文書中に表示されている問合せ用のアイコンをクリック
するだけで、問合せ先の呼出し、及び、同一文書の送信
が簡単に行えるため、コミュニケーションの効率向上が
図れるという効果がある。

【００２３】

【発明の効果】本発明によれば、ユーザが文書について
の問合せを行いたい場合に、問合せ先の相手を迅速に呼
び出すことができると共に、相手に文書を送信するとい
う指示を行うことにより、双方が同一内容の文書を見な
がら対話できるという環境が実現されるため、両者のコ
ミュニケーションの効率を向上させることが出来る。

【００２４】また、一般の電子メール・システムが使用
されているネットワーク環境であれば、問合せる側に、
文書の送信を電子メール・システムへ要求する手段を設
けるだけで、電子メールを受信できるユーザであるなら
ば全て問合せを行えるため、相手が特別なソフトを持っ
ていないために、問合せが出来ないという事態を回避で
きるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による文書問合せ方式を実現するために
必要なシステム装置の構成を示すブロック図である。

【図２】本発明が適用される情報処理装置からなるネッ
トワーク構成を示すブロック図である。

【図３】本発明が適用される情報処理装置のシステム構
成を示すブロック図である。

【図４】本発明を実施する場合に使用する操作画面例の
説明図である。

【図５】本発明による文書問合せ方式を実現するために
使用する一般的な電子メール・ソフトの構成を示すブロ
ック図である。

【図６】本発明による文書問合せ方式の文書問合せ制御
部の構成を示すブロック図である。

【図７】本発明を実施する場合に使用する操作画面例の
説明図である。

【図８】本発明を実施する場合に使用する文書問合せ処
理の実施例を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１…問合せ元情報処理装置、２…問合せ先情報処理装
置、３…文書問合せ制御部、４…相手呼出し手段、５…
文書送信要求手段、ＩＳＥＴ…問合せ情報設定手段、６
…電子メール・ソフト、７…アプリケーション・ソフ
ト、８…電子メール・サーバ装置、９…電子メール・サ
ーバ・ソフト、１０…メール・ボックス、１１…問合せ
情報設定手段、１５…モデム、１６…電話回線、１７…
電話器、１８…電話交換機、１９…通話相手の電話器、
２０…ＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）、２
１…入力部、２２…処理部、２３…内部メモリ、２４…
外部記憶部、２５…表示部、２６…出力部、２７…ＬＡ
Ｎ制御部、２８…回線制御部、２９…キーボード、３０
…ポインティング・デバイス、３１…ディスプレイ、３
２…液晶、３３…プリンタ、３４…磁気ディスク、３５
…ＬＡＮアダプタ、３６…情報処理装置、４１…画面、
４２…文書表示用ウィンドウ、４３…文書問合せ用アイ
コン、４４…文書問合せ用ウィンドウ、４５…相手呼出
しアイコン、４６…文書送信アイコン、４７…終了アイ
コン、４８…呼出し中メッセージ、４９…送信中メッセ
ージ、５１…メール送信手段、５２…メール受信監視手
段、５３…メール受信確認手段、５４…メール受信手
段、５５…メール・サーバ受信手段、５６…メール・ボ
ックス管理手段、５７…メール通知手段、５８…メール
・サーバ送信手段、５９…メール・ボックス、６１…プ
ログラム管理用ウィンドウ、６２…文書問合せプログラ
ム用アイコン、６３…編集メニュー、６４…複写メニュ
ー、６５…リンク・メニュー、６６…カーソル、Ｓ１〜
Ｓ１８…処理の各ステップ。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数のパーソナル・コンピュータなどの情
   報処理装置が通信ネットワークに接続され、各ユーザの
   情報処理装置間で、文書情報をやりとりする電子メール
   ・システムや、情報処理装置に文書情報を蓄積し、蓄積
   した文書情報を同一または別の情報処理装置から検索す
   る文書データベース・システムにおいて、 上記ユーザが受信したメール文書や、文書データベース
   から取り出した文書について、その提供元に問合せでき
   る手段と、問合せ元の情報処理装置の画面に表示されて
   いるのと同一の文書を、電子メールを使用して送信し、
   文書の提供元の情報処理装置の画面にも表示できる手段
   を設けることを特徴とする文書問合せ方式。
2. 【請求項２】請求項１のシステムにおいて、 対面していないユーザ同士が、文書についての問合せや
   意見交換を行う際に、電話などによる会話と、電子メー
   ルによる文書のやり取りを併用できる手段を有すること
   を特徴とする文書問合せ方式。