JPH0537553A - 電子メールシステムにおける送信状況表示方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、電子メールシステムにおける送信状
況表示方法に関し、発信元のオペレータが依頼した通信
の送信状況をタイムリーに又はリアルタイムに確認する
ことを可能とし、送信状況に応じた的確な処置を行える
ようにすることを目的とする。 【構成】発信元から依頼された通信内容を相手先にファ
クシミリ送信するための電子メール装置７を有した電子
メールシステム１において、電子メールシステム１に、
ディスプレイ装置３５を備えたワークステーション１３
を接続しておき、ワークステーション１３から電子メー
ル装置７にアクセスすることによって、依頼した通信の
相手先への送信状況をディスプレイ装置３５の画面３５
ａに動的に表示する。前記送信状況として、送信中表
示、送信完了表示、送信待ち表示、不達表示のいずれか
が表示される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子メールシステムに
おける送信状況表示方法に関する。近年におけるコンピ
ュータとファクシミリ装置の急速な普及を背景として、
ファクシミリ装置によってイメージデータを送るファク
シミリメールシステム、電話機によって音声を送るボイ
スメールシステムなど、種々の電子メールシステムが運
用され人気を呼んでいる。

【０００２】さらには、複数の電子メールシステムを組
み合わせた複合メールシステムが、特に金融業界又は流
通業界などにおいて需要の高まりを見せている。これら
電子メールシステムのサービス機能の１つに、同一の通
信内容を複数の相手先にファクシミリ送信する同報通信
サービスがある。同報通信サービスを利用すると、発信
元のファクシミリ装置から電子メール装置に対して１回
の送信を行っておくことによって、指定した全ての相手
先に対して電子メール装置が自動的に送信してくれるの
で、発信元のオペレータの手間が大幅に省ける。

【０００３】しかも、電子メール装置の有する回線数に
反比例して、同報通信を実際に開始してから完了するま
での時間が短縮されるので、１回線では何日もかかる程
の多数の相手先に対しても、通信中などで送信できない
相手先を除いて短時間で送信を完了することが可能とな
る。

【０００４】このように、多数の相手先に対する種々の
送信が自動的に行われるようになると、その送信状況又
は送信結果がどのようになっているか、つまり各相手先
に対して良好に送信が行われているのか否かを、発信元
のオペレータがタイムリーに確実に確認できることが望
まれる。

【０００５】

【従来の技術】従来の電子メールシステムにおいて、発
信元から同報通信が依頼され、電子メール装置が指定さ
れた相手先に対して同報通信を行った場合に、発信元の
オペレータがその送信状況を確認する方法として次の２
つがある。

【０００６】１つは、発信元のオペレータが電子メール
装置に対して、電話機から送信状況を音声で出力させる
指示を行い確認する方法であり、他の１つは、ファクシ
ミリ装置から送信状況の一覧表を出力させる指示を行い
確認する方法である。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】ところが、多数の相手
への同報通信の送信状況を確認する場合では、電話機で
の方法を用いると、送信状況を音声で出力するのに数分
の時間を要する。同様に、ファクシミリ装置を用いて送
信状況の一覧表を出力する方法においても数分の時間が
必要となる。

【０００８】したがって、発信元のオペレータが、同報
通信などの送信状況を確認できるのは、電話機、ファク
シミリ装置のいずれの方法を用いても出力指示を行った
瞬間から数分後になってしまう。このため、通知される
送信状況と、現在の電子メールシステムでの送信状況と
の間には、かなりの相違が生じるという問題がある。

【０００９】そのため、オペレータは、送信状況が出力
されるまでの間において、刻々と変化している現在の送
信状況に応じて的確な処置を行うことができないという
問題があった。

【００１０】また、電話機やファクシミリ装置では、送
信状況の出力指示はテンキーから行わなければならない
ので、いついつ送信依頼を行った宛先についてなどの条
件で送信状況の出力範囲を指定する際に、操作性が良く
ないという問題があった。

【００１１】本発明は、上述の問題に鑑み、発信元のオ
ペレータが依頼した通信の送信状況をタイムリーに又は
リアルタイムに確認することを容易に可能とし、送信状
況に応じた的確な処置を行えるようにすることを目的と
している。

【００１２】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明に係る表
示方法は、上述の課題を解決するため、図１及び図３に
示すように、発信元から依頼された通信内容を相手先に
ファクシミリ送信するための電子メール装置７を有した
電子メールシステム１において、前記電子メールシステ
ム１に、ディスプレイ装置３５を備えた端末装置１３を
接続しておき、前記端末装置１３から前記電子メール装
置７にアクセスすることによって、依頼した通信の相手
先への送信状況ＳＴＸを前記ディスプレイ装置３５の画
面３５ａに表示する。

【００１３】請求項２の発明に係る表示方法は、前記画
面３５ａに、電子メール装置７による送信状況ＳＴＸを
動的に表示する。請求項３の発明に係る表示方法では、
前記送信状況ＳＴＸとして、現在送信中であることを示
す送信中表示ＴＸＢ、送信が完了したことを示す送信完
了表示ＴＸＥ、送信待ちであることを示す送信待ち表示
ＴＸＷ、送信できなかったことを示す不達表示ＴＸＩの
いずれかが表示される。

【００１４】請求項４の発明に係る電子メールシステム
１の電子メール装置７には、通信状況を格納するための
通信状況ファイル３２が設けられ、前記電子メール装置
７には、ディスプレイ装置３５を備えた端末装置１３が
回線を介して接続されており、前記端末装置１３には、
入力装置３６からの指定によって前記通信状況ファイル
３２の内容に基づいた送信状況ＳＴＸを画面３５ａに表
示するための送信状況表示処理部３７が設けられて構成
される。

【００１５】

【作用】発信元から電子メール装置７に送信を依頼する
と、電子メール装置７は、即座に又は所定の時刻になっ
たときに相手先に対して依頼された通信内容の送信を実
行する。端末装置１３の入力装置３６から送信状況確認
の表示を指定すると、通信状況ファイル３２の内容が読
み出されてそのデータが端末装置１３に送られ、端末装
置１３の画面３５ａに送信状況ＳＴＸが表示される。

【００１６】

【実施例】図１は本発明に係る複合メールシステム１の
構成を示すブロック図である。複合メールシステム１
は、本発明の電子メールシステムに相当するものであ
り、電話局の交換機５に多数の回線によって接続された
構内交換機６、構内交換機６に接続され構内交換機６の
近辺に設置された電子メール装置としての複合メール装
置７、構内交換機６に内線によって接続されたファクシ
ミリ装置１１、電話機１２、ワークステーション１３、
及び多数のファクシミリ装置２１，２１…、電話機２
２，２２…などからなっている。

【００１７】また、当然のことながら、交換機５には多
数のファクシミリ装置２３，２３…、電話機２４，２４
…、及びワークステーション２５，２５…、さらには他
の構内交換機などが接続されている。複合メール装置７
は、処理装置３０、通信内容ファイル３１、通信状況フ
ァイル３２、及び加入者情報ファイル３３などから構成
されている。

【００１８】通信内容ファイル３１には、複合メール装
置７に対して同報通信などを依頼したときに発信元から
送信された通信内容が、依頼した発信元の識別符号ＩＤ
などとともに格納される。

【００１９】通信状況ファイル３２には、複合メール装
置７が受け付けた通信について、その通信状況が動的に
格納される。通信状況としては、例えば、現在送信中で
あることを示す送信中表示ＴＸＢ、送信が完了したこと
を示す送信完了表示ＴＸＥ、送信時刻又は再送時刻を待
っている状態又は送信時刻を経過しているが相手先が多
数であるために送信の順番を待っている状態などを示す
送信待ち表示ＴＸＷ、所定の手順により送信及び再送を
行ったが送信できなかった状態を示す不達表示ＴＸＩが
ある。

【００２０】加入者情報ファイル３３には、複合メール
装置７にアクセスする加入者についての情報である加入
者情報テーブル４１が多数格納されている。図２は加入
者情報テーブル４１の内容の一例を示す図である。

【００２１】加入者情報テーブル４１には、識別符号Ｉ
Ｄ、ファクシミリ番号ＮＦＡＸ、電話番号ＮＴＥＬを始
めとして、複合メール装置７から加入者への通知をする
場合の出力対象、再送を行う場合の時間間隔及び回数な
ど、加入者についての又は加入者が指定すべき種々のパ
ラメータが格納されている。

【００２２】これらのパラメータは、複合メール装置７
に設けられた図示しないコンソール、ワークステーショ
ン１３のキーボード３６、電話機１２，２２，２４など
を用い、必要によりパスワードを入力することによっ
て、加入者又は担当者が設定を行うことができる。設定
を行わなかったパラメータについては、複合メール装置
７によってデフォルト値が設定される。

【００２３】処理装置３０は、外線又は内線を通じて通
信の依頼を受け付ける処理、及び受け付けた通信を実際
に行う処理、ワークステーション１３からの要求により
通信状況ファイル３２の内容を読み出して出力する処理
などを実行し、複合メール装置７の全体を制御する。

【００２４】また、図示は省略したが、複合メール装置
７には、同報通信を行う場合の相手先リストが種々登録
されており、発信元が複合メール装置７に対して同報通
信を依頼する場合には、そのリスト名によって相手先を
一括して指定できるようになっている。

【００２５】ワークステーション１３は、画面３５ａを
有したディスプレイ装置３５、及び入力装置としてのキ
ーボード３６、及び送信状況のプリンタ出力を行うため
の図示しないプリンタなどを備えており、構内交換機６
又は交換機５を介して複合メール装置７、ファクシミリ
装置１１，２１，２３、電話機１２，２２，２４、及び
他のワークステーションなどと接続可能となっている。

【００２６】ワークステーション１３には送信状況表示
処理部３７が設けられている。送信状況表示処理部３７
は、キーボード３６からの操作に応じて、複合メール装
置７に対して、通信状況ファイル３２内の通信状況デー
タの内、指定した範囲のデータを読み出し、それをワー
クステーション１３に送信させるとともに、送信された
内容に基づいて画面３５ａに送信状況確認４３を表示す
るための処理を行う。この送信状況表示処理部３７は、
ディスプレイ装置３５内において処理装置がプログラム
を実行することによって実現される。

【００２７】送信状況確認画面４３の内容として、ワー
クステーション１３からの指示によって通信状況ファイ
ル３２から１回だけ読み出した内容を固定的に表示する
送信状況確認、及び、通信状況ファイル３２内の刻々と
変化する通信状況データを動的に読み出して常に最新の
送信状況ＳＴＸを表示する最新送信状況確認の２種類が
ある。

【００２８】図３はディスプレイ装置３５の画面３５ａ
に表示される送信状況確認画面４３の一例を示す図であ
る。送信状況確認画面４３には、発信元の氏名である発
信者ＴＸＲ、発信者ＴＸＲの識別符号ＩＤＴ、所属ＳＥ
Ｃ、確認時刻ＴＭＣなどを標題として、受付番号ＮＲ
Ｅ、相手先である受信者名ＮＲＸ、その識別符号ＩＤ
Ｒ、ファクシミリ番号ＮＦＡＲ、枚数ＱＴＹ、送信状況
ＳＴＸ、及び配送時刻ＴＭＤなどが表示されている。

【００２９】なお、ここで、受付番号ＮＲＥとは、発信
元から複合メール装置７に対して依頼する１件毎の番号
であり、確認時刻ＴＭＣは通信状況ファイル３２から通
信状況データを取り出したときの時刻である。最新送信
状況確認においては、確認時刻ＴＭＣは現在の時刻を表
示することになる。また、送信状況ＳＴＸとして、「送
信完了」「送信中」「送信待ち」又は「不達」が表示さ
れる。

【００３０】送信状況ＳＴＸの表示は、その内容に応じ
てカラーで表示することもできる。例えば、送信完了表
示ＴＸＥは青色、送信中表示ＴＸＢは黄色のブリンク、
送信待ち表示ＴＸＷは黄色、そして不達表示ＴＸＩは赤
色である。最新送信状況確認においては、これら送信状
況ＳＴＸ及び送信完了時刻ＴＭＳの表示は、複合メール
装置７による実際の送信状況に応じて動的に変化する。

【００３１】送信状況表示処理部３７による表示内容及
びデータの範囲は、画面３５ａに表示されるメニュー画
面によって指定することができる。メニュー画面として
は、例えば、送信状況確認又は最新送信状況確認の指定
画面、識別符号ＩＤを入力した者が依頼した通信の全部
について送信状況確認画面４３を表示する全通信表示、
その内の既に送信が完了した通信について表示する完了
通信表示、その他、不達、送信待ちなどの送信状況に関
する項目の検索を条件別に指定する画面、受付番号ＮＲ
Ｅ、受信者名ＮＲＸ、その識別符号ＩＤＲなどの検索を
指定する画面などが表示される。

【００３２】次に、複合メールシステム１を利用して同
報通信を行った場合の動作について、図４に示すフロー
チャートを参照して説明する。なお、発信元のオペレー
タは、ファクシミリ装置１１を加入者情報テーブル４１
に登録しており、これを使用して複合メール装置７に同
報通信を依頼するものとする。

【００３３】まず、発信元のオペレータは、ファクシミ
リ装置１１によって、自分の識別符号ＩＤの入力、サー
ビス内容の指定、相手先の識別符号ＩＤＴ又は相手先リ
ストの指定などを行った後、通信内容を記載した原稿を
送信し、これによって複合メール装置７に同報通信を依
頼する（ステップ＃１１）。

【００３４】そうすると、複合メール装置７の処理装置
３０は、通信内容を通信内容ファイル３１に格納し、即
座に又は所定の時刻になったときに、指定されたファク
シミリ装置２１，２３に対して同報通信を実行する（ス
テップ＃１２）。

【００３５】そして、送信ができなかった相手先に対し
ては、所定の時間間隔の後、再送を行う（ステップ＃１
３）。その時々の通信状況が、通信状況ファイル３２に
格納される。

【００３６】これらの処理の後又は最中に、ワークステ
ーション１３から複合メール装置７に対して送信状況確
認の出力指示を行うと、その時点での送信状況確認画面
４３が画面３５ａに表示される。また、最新送信状況確
認の出力指示を行うと、依頼した同報通信についての送
信状況確認画面４３が、リアルタイムで画面３５ａに表
示される。

【００３７】発信元のオペレータは、画面３５ａで送信
状況確認画面４３を見ることによって、依頼した通信の
送信状況ＳＴＸをリアルタイムに又は即座に確認するこ
とができ、したがって送信状況ＳＴＸに応じた的確な処
置を迅速に行うことができる。また、ファクシミリ装置
１１に対して送信状況通知が出力されるようにした従来
の場合のように、送信状況通知が出力されるのをいまだ
遅しと待つ必要がなく、送信状況通知が出力されたかど
うかを確認するために仕事を中断する必要もなくなる。

【００３８】また、画面３５ａに表示された送信状況確
認画面４３によって送信状況ＳＴＸを容易に且つ確実に
知ることができ、必要に応じてプリンタへの出力を行う
ことができるので、従来のように他のファクシミリ通信
の出力に紛れて紛失してしまうことがなくなる。

【００３９】一般に、構内交換機６や複合メール装置７
が設置されている場合には、多数の電話機が設置された
多人数の事業所であり、１台のファクシミリ装置１１を
多人数で共用していると考えられるため、上述の効果は
より一層顕著である。

【００４０】上述の実施例においては、発信元から複合
メール装置７に対して同報通信を依頼した場合について
説明したが、同報通信以外の種々の複合メールシステム
１によるサービス機能を使用した場合にも本発明を適用
できることは勿論である。

【００４１】上述の実施例において、加入者情報テーブ
ル４１の内容、ワークステーション１３の設置場所又は
設置台数、複合メール装置７及びワークステーション１
３の各部の構成、処理内容、処理順序、送信状況確認画
面４３又は送信状況ＳＴＸの表示内容、構内交換機６の
構成、接続される回線数などは、上述した以外に種々変
更することができる。また、本発明を適用する複合メー
ルシステム１として、上述した以外の種々の構成とする
ことができる。

【００４２】

【発明の効果】本発明によると、発信元のオペレータが
依頼した通信の送信状況をタイムリーに確認することが
可能となり、送信状況に応じた的確な処置を行うことが
可能となる。

【００４３】請求項２の発明によると、刻々と変化する
送信状況をリアルタイムで動的に表示して確認すること
ができる。請求項３の発明によると、送信状況の内容を
的確に表示することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る複合メールシステムの構成を示す
ブロック図である。

【図２】加入者情報テーブルの内容の一例を示す図であ
る。

【図３】ディスプレイ装置の画面に表示される送信状況
確認の一例を示す図である。

【図４】同報通信を行った場合の動作を示すフローチャ
ートである。

【符号の説明】

１ 複合メールシステム（電子メールシステム） ７ 複合メール装置（電子メール装置） １１ ファクシミリ装置 １３ ワークステーション（端末装置） ３２ 通信状況ファイル ３５ ディスプレイ装置 ３５ａ 画面 ３６ キーボード（入力装置） ３７ 送信状況表示処理部 ＳＴＸ 送信状況 ＴＸＢ 送信中表示 ＴＸＥ 送信完了表示 ＴＸＷ 送信待ち表示 ＴＸＩ 不達表示

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】発信元から依頼された通信内容を相手先に
   ファクシミリ送信するための電子メール装置（７）を有
   した電子メールシステム（１）において、 前記電子メールシステム（１）に、ディスプレイ装置
   （３５）を備えた端末装置（１３）を接続しておき、 前記端末装置（１３）から前記電子メール装置（７）に
   アクセスすることによって、依頼した通信の相手先への
   送信状況（ＳＴＸ）を前記ディスプレイ装置（３５）の
   画面（３５ａ）に表示することを特徴とする電子メール
   システムにおける送信状況表示方法。
2. 【請求項２】前記画面（３５ａ）に、電子メール装置
   （７）による送信状況（ＳＴＸ）を動的に表示すること
   を特徴とする請求項１記載の電子メールシステムにおけ
   る送信状況表示方法。
3. 【請求項３】前記送信状況（ＳＴＸ）として、現在送信
   中であることを示す送信中表示（ＴＸＢ）、送信が完了
   したことを示す送信完了表示（ＴＸＥ）、送信待ちであ
   ることを示す送信待ち表示（ＴＸＷ）、送信できなかっ
   たことを示す不達表示（ＴＸＩ）のいずれかが表示され
   ることを特徴とする請求項２記載の電子メールシステム
   における送信状況表示方法。
4. 【請求項４】発信元から依頼された通信内容を相手先に
   ファクシミリ送信するための電子メール装置（７）を有
   した電子メールシステム（１）であって、 前記電子メール装置（７）には、通信状況を格納するた
   めの通信状況ファイル（３２）が設けられ、 前記電子メール装置（７）には、ディスプレイ装置（３
   ５）を備えた端末装置（１３）が回線を介して接続され
   ており、 前記端末装置（１３）には、入力装置（３６）からの指
   定によって前記通信状況ファイル（３２）の内容に基づ
   いた送信状況（ＳＴＸ）を画面（３５ａ）に表示するた
   めの送信状況表示処理部（３７）が設けられてなること
   を特徴とする電子メールシステム。