JPH0537552A - 複合メールシステムにおける送信結果の通知方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、複合メールシステムにおける送信結
果の通知方法に関し、複合メール装置に対して送信を依
頼した発信元のオペレータが、その送信結果を容易に確
実に手に入れてチェックを行うことを目的とする。 【構成】発信元から依頼された通信内容を相手先にファ
クシミリ送信するための複合メール装置７を有した複合
メールシステム１において、相手先への送信結果を、複
合メール装置７から発信元のファクシミリ装置１１にフ
ァクシミリ送信によって通知するとともに、送信結果を
ファクシミリ送信した旨を、複合メール装置７から発信
元の指定した電話機１２に音声で通知する。電話機１２
は、発信元のファクシミリ番号及び電話番号を複合メー
ル装置７内に予め登録することによって指定する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複合メールシステムに
おける送信結果の通知方法に関する。近年におけるコン
ピュータとファクシミリ装置の急速な普及を背景とし
て、ファクシミリ装置によってイメージデータを送るフ
ァクシミリメールシステム、電話機によって音声を送る
ボイスメールシステムなど、種々の電子メールシステム
が運用され人気を呼んでいる。

【０００２】さらには、複数の電子メールシステムを組
み合わせた複合メールシステムが、特に金融業界又は流
通業界などにおいて需要の高まりを見せている。複合メ
ールシステムのサービス機能の１つに、同一の通信内容
を複数の相手先にファクシミリ送信する同報通信サービ
スがある。同報通信サービスを利用すると、発信元のフ
ァクシミリ装置から複合メール装置に対して１回の送信
を行っておくことによって、指定した全ての相手先に対
して複合メール装置が自動的に送信してくれるので、発
信元のオペレータの手間が大幅に省ける。

【０００３】しかも、複合メール装置の有する回線数に
反比例して、同報通信を実際に開始してから完了するま
での時間が短縮されるので、１回線では何日もかかる程
の多数の相手先に対しても、通信中などで送信できない
相手先を除いて短時間で送信を完了することが可能とな
る。

【０００４】このように、多数の相手先に対する種々の
送信が自動的に行われるようになると、その送信状況又
は送信結果がどのようになっているか、つまり各相手先
に対して良好に送信が行えたのか否かを、発信元のオペ
レータがタイムリーに確実に確認できることが望まれ
る。

【０００５】

【従来の技術】従来の複合メールシステムにおいて、発
信元から同報通信が依頼され、複合メール装置が指定さ
れた相手先に対して同報通信を行った場合に、その送信
結果を発信元のオペレータに通知する方法として次の２
つがある。

【０００６】１つは、発信元の指定した電話機に対して
送信結果を音声で通知する方法であり、他の１つは、発
信元の指定したファクシミリ装置に対して送信結果の一
覧表を出力して通知する方法である。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかし、前者の音声に
よる通知方法では、通知電話を受けたオペレータが送信
結果を実際にチェックすることが容易ではない。特に、
相手先が多数である場合には、音声のみによってチェッ
クし必要な処置をとることは非常に難しい。

【０００８】これに対して、後者のファクシミリによる
通知方法では、一覧表として記録が残るため、オペレー
タのチェックが容易である。したがって、多数の相手先
への同報通信を行う場合、その結果通知は、ファクシミ
リによる通知方法が通常用いられる。ところが、複合メ
ール装置では、相手先のファクシミリ装置が通信中など
のため送信できなかった場合に再送を行う機能を有して
いる。したがって、再送を行うような状況の場合には、
その相手先に対する送信が何時完了するかは不定であ
る。特に多数の相手先への同報通信を行う場合には、そ
のような不確定要素が一層多く含まれることになる。

【０００９】そのため、発信元のオペレータは、送信結
果がファクシミリ装置に何時出力されるのかを予想する
ことができないという問題があった。したがって、仕事
中のオペレータ又は担当者が、送信結果の出力の確認の
ためにファクシミリ装置の設置されている場所まで随時
行かなければならず、その仕事を頻繁に中断しなければ
ならなかった。

【００１０】また、送信結果が出力されているにも係わ
らずそれに気が付かないため、他のファクシミリ通信の
出力に紛れて紛失してしまい、その送信結果を確認する
ことができないといった事態の発生する恐れもあった。

【００１１】本発明は、上述の問題に鑑み、複合メール
装置に対して送信を依頼した発信元のオペレータが、そ
の送信結果を容易に確実に手に入れてチェックを行うこ
とのできる送信結果の通知方法、及びそのための複合メ
ール装置を提供することを目的としている。

【００１２】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明に係る通
知方法は、上述の課題を解決するため、図１及び図３に
示すように、発信元から依頼された通信内容を相手先に
ファクシミリ送信するための複合メール装置７を有した
複合メールシステム１において、相手先への送信結果Ｒ
ＴＸを、前記複合メール装置７から発信元のファクシミ
リ装置１１にファクシミリ送信によって通知するととも
に、前記送信結果をファクシミリ送信した旨を、前記複
合メール装置７から発信元の指定した電話機１２に音声
で通知する。

【００１３】請求項２の発明に係る通知方法において、
前記電話機１２は、発信元のファクシミリ番号ＮＦＡＸ
及び電話番号ＮＴＥＬを前記複合メール装置７内に予め
登録することによって指定する。

【００１４】請求項３の発明に係る通知方法において、
電話機１２への音声による通知は、送信結果のファクシ
ミリ送信が完了した後で行う。請求項４の発明に係る複
合メール装置７は、通信内容を格納するための通信内容
ファイル３１と、通信状況を格納するための通信状況フ
ァイル３２と、当該複合メール装置７にアクセスする加
入者について、各加入者のファクシミリ番号ＮＦＡＸ及
び電話番号ＮＴＥＬを格納した加入者情報テーブル４１
と、音声情報を格納する音声ファイル３４と、発信元か
ら依頼された相手先への送信結果ＲＴＸを、前記通信状
況ファイル３２に基づいて発信元のファクシミリ装置１
１にファクシミリ送信によって通知するための送信結果
出力処理部４５と、前記送信結果をファクシミリ送信し
た旨を、前記音声ファイル３４に基づいて発信元の電話
機１２に音声で通知する音声通知処理部４６とを有して
構成される。

【００１５】

【作用】発信元から複合メール装置７に送信を依頼する
と、複合メール装置７は、即座に又は所定の時刻になっ
たときに相手先に対して依頼された通信内容の送信を実
行する。送信のための所定の手順が終了すると、複合メ
ール装置７は発信元に対して送信結果を出力する。そし
て、発信元から指定された電話機１２に対して、送信結
果をファクシミリ通信によって通知した旨を、音声で通
知する。

【００１６】

【実施例】図１は本発明に係る複合メールシステム１の
構成を示すブロック図である。複合メールシステム１
は、電話局の交換機５に多数の回線によって接続された
構内交換機６、構内交換機６に接続され構内交換機６の
近辺に設置された複合メール装置７、構内交換機６に内
線によって接続されたファクシミリ装置１１、電話機１
２、ワークステーション１３、及び多数のファクシミリ
装置２１，２１…、電話機２２，２２…などからなって
いる。

【００１７】また、当然のことながら、交換機５には多
数のファクシミリ装置２３，２３…、電話機２４，２４
…、及びワークステーション２５，２５…、さらには他
の構内交換機などが接続されている。複合メール装置７
は、処理装置３０、通信内容ファイル３１、通信状況フ
ァイル３２、加入者情報ファイル３３、及び音声ファイ
ル３４などから構成されている。

【００１８】通信内容ファイル３１には、複合メール装
置７に対して同報通信などを依頼したときに発信元から
送信された通信内容が、依頼した発信元の識別符号ＩＤ
などとともに格納される。

【００１９】通信状況ファイル３２には、複合メール装
置７が受け付けた通信について、その通信状況が動的に
格納される。通信状況としては、例えば、現在送信中で
あることを示す「送信中」、送信が完了したことを示す
「送信完了」、送信時刻又は再送時刻を待っている状態
又は送信時刻を経過しているが相手先が多数であるため
に送信の順番を待っている状態などを示す「送信待
ち」、所定の手順により送信及び再送を行ったが送信で
きなかった状態を示す「不達」がある。

【００２０】加入者情報ファイル３３には、複合メール
装置７にアクセスする加入者についての情報である加入
者情報テーブル４１が多数格納されている。図２は加入
者情報テーブル４１の内容の一例を示す図である。

【００２１】加入者情報テーブル４１には、識別符号Ｉ
Ｄ、ファクシミリ番号ＮＦＡＸ、電話番号ＮＴＥＬを始
めとして、複合メール装置７から加入者への通知をする
場合の出力対象、再送を行う場合の時間間隔及び回数な
ど、加入者についての又は加入者が指定すべき種々のパ
ラメータが格納されている。

【００２２】これらのパラメータは、複合メール装置７
に設けられた図示しないコンソール、ワークステーショ
ン１３のコンソール、電話機１２，２２，２４などを用
い、必要によりパスワードを入力することによって、加
入者又は担当者が設定を行うことができる。設定を行わ
なかったパラメータについては、複合メール装置７によ
ってデフォルト値が設定される。

【００２３】音声ファイル３４には、種々のメッセージ
などについての音声データが格納されている。音声ファ
イル３４の内容は、処理装置３０によって、又は図示し
ない専用の音声合成装置によって音声に変換される。

【００２４】処理装置３０は、外線又は内線を通じて通
信の依頼を受け付ける処理、及び受け付けた通信を実際
に行う処理などを実行し、複合メール装置７の全体を制
御する。

【００２５】また、処理装置３０には、発信元から依頼
された相手先への送信結果通知４２を通信状況ファイル
３２に基づいて発信元のファクシミリ装置１１にファク
シミリ送信によって通知するための送信結果出力処理部
４５、及び送信結果通知４２をファクシミリ送信した旨
を音声ファイル３４に基づいて発信元の電話機１２に音
声で通知する音声通知処理部４６が設けられている。こ
れら送信結果出力処理部４５及び音声通知処理部４６
は、処理装置３０内においてプログラムを実行すること
によって実現される。

【００２６】また、図示は省略したが、複合メール装置
７には、同報通信を行う場合の相手先リストが種々登録
されており、発信元が複合メール装置７に対して同報通
信を依頼する場合には、そのリスト名によって相手先を
一括して指定できるようになっている。

【００２７】ワークステーション１３は、ディスプレイ
装置及びキーボードを備えており、構内交換機６又は交
換機５を介してファクシミリ装置１１，２１，２３、電
話機１２，２２，２４、及び他のワークステーションな
どと接続可能となっている。ワークステーション１３
は、キーボードからの操作によって、複合メール装置７
の通信状況ファイル３２の内容を画面に表示させること
も可能である。

【００２８】図３は複合メール装置７からファクシミリ
装置１１，２１，２３に出力される送信結果通知４２の
一例を示す図である。送信結果通知４２には、発信元の
氏名である発信者ＴＸＲ、発信者ＴＸＲの識別符号ＩＤ
Ｔ、所属ＳＥＣ、受付番号ＮＲＥ、終了時刻ＴＭＥなど
を標題として、相手先である受信者名ＮＲＸ、そのファ
クシミリ番号ＮＦＡＲ、送信結果ＲＴＸ、配送時刻ＴＭ
Ｄ、及び枚数ＱＴＹなどが記録されている。

【００２９】なお、ここで、受付番号ＮＲＥとは、発信
元から複合メール装置７に対して依頼する１件毎の番号
であり、配送時刻ＴＭＤは依頼された通信についての送
信を終了した時刻である。送信結果ＲＴＸとしては、
「送信完了」「不達」が記入される。

【００３０】次に、複合メールシステム１を利用して同
報通信を行った場合の動作及び手順について、図４に示
すフローチャートを参照して説明する。なお、発信元の
オペレータは、ファクシミリ装置１１及び電話機１２を
加入者情報テーブル４１に登録しており、これらの機器
を使用して複合メール装置７に同報通信を依頼するもの
とする。

【００３１】まず、発信元のオペレータは、ファクシミ
リ装置１１によって、自分の識別符号ＩＤの入力、サー
ビス内容の指定、相手先の識別符号ＩＤＴ又は相手先リ
ストの指定などを行った後、通信内容を記載した原稿を
送信し、これによって複合メール装置７に同報通信を依
頼する（ステップ＃１１）。

【００３２】そうすると、複合メール装置７の処理装置
３０は、通信内容を通信内容ファイル３１に格納し、即
座に又は所定の時刻になったときに、指定されたファク
シミリ装置２１，２３に対して同報通信を実行する（ス
テップ＃１２）。

【００３３】そして、送信ができなかった相手先に対し
ては、所定の時間間隔の後、再送を行う（ステップ＃１
３）。その時々の通信状況が、通信状況ファイル３２に
格納される。

【００３４】同報通信のための所定の手順が一通り終了
した後で、処理装置３０は通信状況ファイル３２から通
信状況データを取り出し、その同報通信の送信結果通知
４２を発信元のファクシミリ装置１１に対してファクシ
ミリ送信する（ステップ＃１４）。この場合には、加入
者情報テーブル４１のファクシミリ番号ＮＦＡＸが参照
される。

【００３５】ファクシミリによる送信結果通知４２の送
信が完了した時点で、処理装置３０は、送信結果通知４
２を出力した旨のメッセージを音声ファイル３４に基づ
いて発信元の電話機１２に音声で通知する（ステップ＃
１５）。

【００３６】電話による出力通知を受けた発信元のオペ
レータは、ファクシミリ装置１１が離れている場合には
それが設置されている場所まで行き、そこに出力されて
いる送信結果通知４２を見て送信結果ＲＴＸを容易にチ
ェックすることができる。

【００３７】このように、発信元のオペレータが指定し
た電話機１２へ音声によって出力通知がかかってくるの
で、オペレータ又はオペレータに依頼された担当者は、
出力通知があるまで他の仕事に専念することができ、従
来のように送信結果通知４２が出力されたかどうかを確
認するために仕事を中断する必要がなくなる。

【００３８】そして、音声による出力通知によって、フ
ァクシミリ装置１１から送信結果通知４２の出力された
ことが容易に且つ確実に分かるので、送信結果通知４２
を確実に確保することができ、従来のように他のファク
シミリ通信の出力に紛れて紛失してしまうことがなくな
る。

【００３９】一般に、構内交換機６や複合メール装置７
が設置されている場合には、多数の電話機が設置された
多人数の事業所であり、１台のファクシミリ装置１１を
多人数で共用していると考えられるため、上述の効果は
より一層顕著である。

【００４０】また、音声による出力通知を行うタイミン
グを、送信結果通知４２をファクシミリ装置１１に出力
した後としているため、ファクシミリ装置１１が使用中
などのために送信結果通知４２が出力されないにもかか
わらず音声による出力通知が出されるといった混乱が防
止される。

【００４１】音声による出力通知のメッセージの内容と
しては、例えば、「識別符号○○○、○○○○様の送信
結果通知が出力されました」とすればよい。またこれに
受付番号ＮＲＥを追加してもよい。

【００４２】このように、音声による出力通知のメッセ
ージの中に識別符号及び発信元のオペレータ名を含ませ
ることによって、実際に電話を受けた者が発信元のオペ
レータでなかった場合にも、それを発信元のオペレータ
に通知すること、又は発信元のオペレータに代わって送
信結果通知４２を取りに行くことが可能となる。

【００４３】上述の実施例において、音声によるメッセ
ージの内容は種々変更することができる。例えば、出力
通知を知らせるための符号又はコード番号でもよく、又
は単なる合図のための信号音でもよい。出力通知を行う
電話機１２を加入者情報テーブル４１によって指定して
いるが、これとは別に、発信元から複合メール装置７に
対して依頼する際に個別に指定してもよい。

【００４４】上述の実施例においては、発信元から複合
メール装置７に対して同報通信を依頼した場合について
説明したが、同報通信以外の種々の複合メールシステム
１によるサービス機能を使用した場合にも本発明を適用
することができる。

【００４５】上述の実施例において、加入者情報テーブ
ル４１の内容、複合メール装置７又はその各部の構成、
複合メール装置７の処理内容、処理順序、構内交換機６
の構成、接続される回線数などは、上述した以外に種々
変更することができる。また、本発明を適用する複合メ
ールシステム１として、上述した以外の種々の構成とす
ることができる。

【００４６】

【発明の効果】本発明によると、複合メール装置に対し
て送信を依頼した発信元のオペレータが、その送信結果
を容易に確実に手に入れてチェックを行うことができ
る。請求項２の発明によると、出力通知を受けるための
電話機の指定が容易である。

【００４７】請求項３の発明によると、ファクシミリ装
置が使用中などのために送信結果通知が出力されないに
もかかわらず音声による出力通知が出されるといった混
乱が防止される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る複合メールシステムの構成を示す
ブロック図である。

【図２】加入者情報テーブルの内容の一例を示す図であ
る。

【図３】複合メール装置からファクシミリ装置に出力さ
れる送信結果通知の一例を示す図である。

【図４】同報通信を行った場合の動作を示すフローチャ
ートである。

【符号の説明】

１ 複合メールシステム ７ 複合メール装置 １１ ファクシミリ装置 １２ 電話機 ３１ 通信内容ファイル ３２ 通信状況ファイル ３４ 音声ファイル ４１ 加入者情報テーブル ４５ 送信結果出力処理部 ４６ 音声通知処理部 ＲＴＸ 送信結果 ＮＦＡＸ ファクシミリ番号 ＮＴＥＬ 電話番号

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁵ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｈ０４Ｎ 1/00 １０６ Ｚ 4226−5Ｃ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】発信元から依頼された通信内容を相手先に
   ファクシミリ送信するための複合メール装置（７）を有
   した複合メールシステム（１）において、 相手先への送信結果（ＲＴＸ）を、前記複合メール装置
   （７）から発信元のファクシミリ装置（１１）にファク
   シミリ送信によって通知するとともに、 前記送信結果をファクシミリ送信した旨を、前記複合メ
   ール装置（７）から発信元の指定した電話機（１２）に
   音声で通知することを特徴とする複合メールシステムに
   おける送信結果の通知方法。
2. 【請求項２】前記電話機（１２）は、発信元のファクシ
   ミリ番号（ＮＦＡＸ）及び電話番号（ＮＴＥＬ）を前記
   複合メール装置（７）内に予め登録することによって指
   定することを特徴とする請求項１記載の複合メールシス
   テムにおける送信結果の通知方法。
3. 【請求項３】電話機（１２）への音声による通知は、送
   信結果のファクシミリ送信が完了した後で行うことを特
   徴とする請求項１又は請求項２記載の複合メールシステ
   ムにおける送信結果の通知方法。
4. 【請求項４】発信元から依頼された通信内容を相手先に
   ファクシミリ送信するための複合メール装置（７）であ
   って、 通信内容を格納するための通信内容ファイル（３１）
   と、 通信状況を格納するための通信状況ファイル（３２）
   と、 当該複合メール装置（７）にアクセスする加入者につい
   て、各加入者のファクシミリ番号（ＮＦＡＸ）及び電話
   番号（ＮＴＥＬ）を格納した加入者情報テーブル（４
   １）と、 音声情報を格納する音声ファイル（３４）と、 発信元から依頼された相手先への送信結果（ＲＴＸ）
   を、前記通信状況ファイル（３２）に基づいて発信元の
   ファクシミリ装置（１１）にファクシミリ送信によって
   通知するための送信結果出力処理部（４５）と、 前記送信結果をファクシミリ送信した旨を、前記音声フ
   ァイル（３４）に基づいて発信元の電話機（１２）に音
   声で通知する音声通知処理部（４６）とを有してなるこ
   とを特徴とする複合メール装置。