JPH07162450A - 回覧・配布管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明の目的は、以前回覧・配布した書類を編
集した書類を回覧・配布する場合に、宛先（回覧先・配
布先）の指定の手間を削減し、業務の効率化を図ること
にある。 【構成】回覧・配布していない書類の回覧・配布が指定
された場合、該書類の宛先を指定するための宛先一覧を
表示する。宛先および回覧・配布の一方が指定される
と、該書類と、該宛先および回覧・配布の一方を示す情
報とを関連付けて保存し、該書類の回覧・配布を行う。
該書類の複写が指定された場合、複写先の書類と、複写
元の該書類に関連付けた宛先とを関連付けておく。複写
先の該書類編集終了後、該書類の回覧・配布が指定され
ると、該書類と関連付けた宛先を表示し、必要に応じて
宛先を変更させ、回覧・配布の実行が指示されると、該
書類を回覧・配布し、宛先が変更されたときには、該書
類と変更された宛先とを関連付けて保存する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、書類編集機能を備えた
複数の情報処理装置と、これらの情報処理装置を接続す
るデータ伝送手段を備える情報処理システムにかかわ
り、以前回覧・配布した書類を編集した書類を簡単な操
作で回覧・配布する回覧・配布管理方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、書類編集機能を備えた複数の情報
処理装置と、これらの情報処理装置を接続するデータ伝
送手段を備える情報処理システムにおいて、書類の回覧
・配布は、一つずつ回覧先・配布先を指定することによ
り行うか、または、予め所定の手順にしたがってグルー
プ化した回覧先・配布先を指定することにより行ってい
た。これについて関連するものとして、JustsystemのOf
fice Managerがある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術は、書類
と独立に登録された回覧先・配布先を指定することによ
り、書類の回覧・配布を行っているので、以前回覧・配
布した書類を編集（追加・変更・削除等）した書類を回
覧・配布する場合にも、一つずつ回覧先・配布先を指定
するか、登録されているグループ化した回覧先・配布先
から探して該回覧先・配布先を指定する必要があり、回
覧先・配布先の指定に手間がかかるという問題がある。

【０００４】本発明の目的は、以前回覧・配布した書類
を編集（追加・変更・削除等）した書類を回覧・配布す
る場合に、回覧先・配布先の指定の手間を削減し、業務
の効率化を図ることにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、書類編集機能を備えた複数の情報処理装置と、これ
らの情報処理装置を接続するデータ伝送手段を備える情
報処理システムにおいて、次に述べる手段を設ける。

【０００６】（１）書類一覧の表示を指示する書類一覧
表示指示手段。

【０００７】（２）書類の一覧を表示する書類一覧表示
手段。

【０００８】（３）回覧・配布または複写する書類を指
定する書類指定手段。

【０００９】（４）書類の回覧・配布を指示する回覧・
配布指示手段。

【００１０】（５）書類の複写を指示する書類複写指示
手段。

【００１１】（６）書類の編集を指示する書類編集指示
手段。

【００１２】（７）複写先の書類名称を入力する書類名
称入力手段。

【００１３】（８）書類の回覧先・配布先の一覧を表示
する宛先一覧表示手段。

【００１４】（９）書類の回覧先・配布先を指定する宛
先指定手段。

【００１５】（１０）回覧・配布の一方を選択する回覧
・配布選択手段。

【００１６】（１１）回覧先・配布先を格納する宛先フ
ァイル。

【００１７】（１２）宛先ファイルから回覧先・配布先
を読み出す宛先読出し手段。

【００１８】（１３）指定された回覧先・配布先をグル
ープ化し、回覧・配布書類および回覧・配布の一方を示
す識別情報と関連付けたデータを格納するグループ宛先
ファイル。

【００１９】（１４）グループ化した回覧先・配布先を
回覧・配布書類および回覧・配布の一方を示す識別情報
とを関連付けたデータをグループ宛先ファイルへ書き込
む／から読み出すグループ宛先読み書き手段。

【００２０】

【作用】まず、指定した書類を回覧・配布する場合につ
いて説明する。

【００２１】前記情報処理装置において、書類一覧表示
指示手段により書類一覧の表示が指示されると、書類一
覧表示手段により書類の一覧を表示する。次に、書類指
定手段により書類が指定され、回覧・配布指示手段によ
り書類の回覧・配布の開始が指示されると、グループ宛
先読み書き手段により書類と関連付けたグループ宛先を
読み出す。指定された該書類が該グループ宛先と関連付
けた書類中に存在するか否かを調べる。

【００２２】存在する場合、該書類と関連付けたグルー
プ宛先に該書類を回覧・配布する。

【００２３】存在しない場合、宛先読出し手段により宛
先ファイルから回覧先・配布先を読み出し、宛先一覧表
示手段により回覧先・配布先を表示する。次に、宛先指
定手段により一つ以上の宛先（回覧先・配布先）が指定
され、回覧・配布選択手段により回覧・配布の一方が選
択されると、該書類を回覧・配布するとともに、グルー
プ宛先読み書き手段により指定された宛先と、該書類お
よび回覧・配布の選択された方を示す識別情報とを関連
付けたデータをグループ宛先ファイルに追加する。

【００２４】次に、以前回覧・配布した書類を元に新た
な書類を作成して回覧・配布する場合について説明す
る。

【００２５】前記情報処理装置において、書類一覧表示
指示手段により書類一覧の表示が指示されると、書類一
覧表示手段により書類の一覧を表示する。次に、書類指
定手段により書類が指定され、書類複写指示手段により
該書類の複写が指示され、書類名称入力手段により書類
名称が入力されると、指定された該書類を入力された書
類名称になる書類に複写し、書類一覧表示手段により複
写先の該書類を含む書類一覧を表示する。次に、グルー
プ宛先ファイルからグループ宛先を読み出し、複写元の
該書類が該グループ宛先と関連付けた書類中に存在する
か否かを調べる。存在する場合だけ、グループ宛先読み
書き手段により複写先の該書類と、複写元の該書類に関
連付けたグループ宛先および回覧・配布の一方を示す識
別情報とを関連付けたデータをグループ宛先ファイルに
追加する。次に、書類指定手段により複写先の該書類が
指定され、編集指示手段により該書類の編集が指示され
ると、書類編集機能により該書類を編集できる状態にす
る。該書類の編集が終了した後、書類指定手段により該
書類が指定され、回覧・配布指示手段により該書類の回
覧・配布が指示されると、前述したように、回覧先・配
布先を指定することなく、該書類に対応するグループ宛
先をもとに該書類を回覧・配布する。

【００２６】このようにようにすることにより、書類編
集機能を備えた複数の情報処理装置と、これらの情報処
理装置を接続するデータ伝送手段を備える情報処理シス
テムにおいて、以前回覧・配布した書類を編集（追加・
変更・削除等）した書類を回覧・配布する場合に、回覧
先・配布先の指定の手間を削減し、業務の効率化を図る
ことができる。

【００２７】

【実施例】以下、本発明の実施例について、図面を用い
て説明する。

【００２８】本発明の実施例は、書類の編集、保存およ
び回覧・配布を行う通信回線で接続された複数の情報処
理装置からなる情報処理システムに本発明を適用したも
のである。

【００２９】まず、本実施例に適用される情報処理装置
間の関係および該情報処理装置のハードウェア構成を図
１を参照して説明する。情報処理装置１（１ａ〜１ｃ）
は、ＬＡＮ(Local Area Network)２を介して書類データ
を送受信する。情報処理装置１は、中央処理装置（ＣＰ
Ｕ）１０と、主メモリ（ＭＭ）１１と、ビデオメモリ
（ＶＲＡＭ）１２と、キーボード（ＫＢ）１３と、マウ
ス（ＭＳ）１４と、ディスプレイ装置（ＣＲＴ）１５
と、固定ディスク装置（ＨＤＤ）１６と、通信制御ユニ
ット（ＣＤＲＶ）１７と、これらの機器を接続するバス
１８とを備える。中央処理装置（ＣＰＵ）１０は主メモ
リ（ＭＭ）１１上の書類データの編集および保存、書類
データの送受信に関する各種プログラムの実行と、周辺
機器の制御を行う。ＣＰＵ１０がビデオメモリ（ＶＲＡ
Ｍ）１２に格納した表示データの内容がディスプレイ装
置（ＣＲＴ）１５に表示される。書類の編集、保存およ
び回覧・配布の指示入力等は、キーボード（ＫＢ）１３
またはマウス（ＭＳ）１４から行われる。固定ディスク
装置（ＨＤＤ）１６は、書類データの編集および保存、
書類データの送受信に関する各種プログラムと、書類デ
ータおよび回覧先・配布先に関する管理データの保存を
行う。通信制御ユニット（ＣＤＲＶ）１７はＬＡＮ２を
介して別の情報処理装置１との通信を行う。これらの周
辺機器１１〜１６とＣＰＵ１０間のデータ転送はバス１
８を介して行われる。

【００３０】次に、書類の宛先（回覧先・配布先）を管
理する宛先管理データの構成について図２を参照して説
明する。

【００３１】宛先管理データ２００は、書類の宛先の個
数を示す宛先数２０１、書類の宛先を示す宛先２０２
（２０２ａ〜２０２Ｃ）からなる。

【００３２】次に、書類と、グループ化した宛先（回覧
先・配布先）および回覧・配布の一方を示す識別情報と
を関連付けたグループ宛先管理データリストについて図
３を参照して説明する。

【００３３】グループ宛先管理データリスト３００は、
書類ごとの宛先を管理する書類宛先管理データ３２０の
リスト、グループ化した宛先を管理するグループ宛先管
理データ３３０のリスト、該書類宛先管理データ３２０
およびグループ宛先管理データ３３０全体を管理する書
類宛先リスト管理データ３１０からなる。

【００３４】書類宛先リスト管理データ３１０は、回覧
・配布した／する書類の個数（書類宛先管理データ３１
０の個数）を示す回覧・配布書類数３１１、先頭の書類
宛先管理データ３２０の所在を示す書類宛先管理データ
リストヘッダ３１２、グループ化した宛先の個数（グル
ープ宛先管理データの個数）を示すグループ宛先数３１
３、先頭のグループ宛先管理データ３３０の所在を示す
グループ宛先管理データリストヘッダ３１４からなる。
ただし、回覧・配布書類数３１１およびグループ宛先数
３１３は０に初期化しておく。

【００３５】書類宛先管理データ３２０は、次の書類宛
先管理データ３２０の所在を示す書類宛先管理データＤ
ＯＷＮポインタ３２１、直前の書類宛先管理データ３２
０の所在を示す書類宛先管理データＵＰポインタ３２
２、回覧・配布した／する書類の名称（書類の識別情
報）を示す書類名称３２３、該書類の宛先を管理するグ
ループ宛先管理データ３３０の所在を示すグループ宛先
ポインタ３２４からなる。

【００３６】グループ宛先管理データ３３０は、次の書
類宛先管理データ３２０の所在を示す書類宛先管理デー
タＤＯＷＮポインタ３３１、直前のグループ宛先管理デ
ータ３３０の所在を示すグループ宛先管理データＵＰポ
インタ３３２、宛先が指定されたときの書類の名称を示
す書類名称３３３、該書類を回覧した／するか・配布し
た／するかの一方を示す回覧・配布識別情報３３４、該
書類の宛先数を示す書類宛先数３３５、該書類の宛先を
示す書類宛先３３６（３３６ａ〜３３６ｃ）からなる。

【００３７】次に、書類の指定、指定された書類の回覧
・配布等の指示入力を行うための書類一覧画面について
図４を参照して説明する。

【００３８】書類一覧画面４００は、固定ディスク装置
１６に格納された書類の名称の一覧を示す書類名称一覧
４０１（４０１ａ〜４０１ｃ）、該書類を指定するため
のカーソル４０２、指定された書類の編集指示を入力す
るための編集指示入力ボタン４０３、指定された書類の
複写指示を入力するための複写ボタン４０４、指定され
た書類の回覧・配布指示を入力するための回覧・配布ボ
タン４０５からなる。

【００３９】次に、回覧・配布する書類の宛先の指定、
回覧・配布の一方の指示を行うための宛先一覧画面につ
いて図５を参照して説明する。

【００４０】宛先一覧画面５００は、宛先管理データ２
００で管理する宛先２０２を表示した宛先一覧５０１
（５０１ａ〜５０１ｄ）、グループ宛先管理データ内３
００の書類名称３３３および回覧・配布識別情報３３４
を表示したグループ宛先一覧５０２（５０２ａ〜５０２
ｃ）（＊によりグループ宛先であることを示す。）、グ
ループ宛先が指定されたときの該グループ宛先を管理す
るグループ宛先管理データ３３０内の書類宛先３３６を
示す書類宛先一覧５０３、指定された宛先への回覧を指
示入力するための回覧ボタン５０４、指定された宛先へ
の配布を指示入力するための配布ボタン５０５からな
る。

【００４１】次に、以前回覧・配布した書類、または、
該書類を元に作成した書類が書類一覧画面４００におい
て指定され、回覧・配布が指示されたときに表示する書
類宛先一覧画面について図６を参照して説明する。

【００４２】書類宛先一覧画面６００は、以前回覧・配
布した書類、または、該書類を元に作成した書類が書類
一覧画面４００において指定されたとき、該書類の宛先
を管理するグループ宛先管理データ３３０内の書類宛先
３３６を表示した書類宛先一覧６０１（６０１ａ〜６０
１ｄ）、該書類の配布・回覧の実行を指示するための実
行ボタン６０２、指定された書類宛先の削除を指示する
ための削除ボタン６０３、宛先の追加を指示するための
追加ボタン６０４、回覧・配布の切替えを指示するため
の回覧・配布ボタン６０５、追加ボタン６０４が指示さ
れたとき、追加する宛先を指示するために宛先管理デー
タ２００内の宛先２０２の一覧を表示した追加宛先一覧
６１０からなる。

【００４３】次に、書類一覧画面４００の表示が指示さ
れたときに起動する、書類の指定、該書類の回覧・配
布、複写および編集の指示に対する処理を行う書類処理
プログラムについて図７を参照して説明する。

【００４４】まず、書類一覧画面４００を表示する（ス
テップ７０１）。次に、書類の一つが指定され（ステッ
プ７０２）、ステップ７０３において、回覧・配布ボタ
ン４０５が指示されることにより指定書類の回覧・配布
が指定されると、後述する、回覧・配布処理を行い（ス
テップ７０４）、ステップ７０１以下の処理を行う。

【００４５】ステップ７０３において、複写ボタン４０
４が指示されることにより指定書類の複写が指示される
と、書類名称入力画面（図は省略）を表示する（ステッ
プ７０５）。書類名称が入力されると、指定書類を入力
された該書類名称に対応付けたファイルに複写する（ス
テップ７０７）。次に、グループ宛先管理データ３００
を固定ディスク装置１６から読み出し（ステップ７０
８）、該グループ宛先管理データ３００内の書類名称３
２３と、指定された書類名称を照合する（ステップ７０
９）、一致する書類名称が存在しないときには、ステッ
プ７０１以下の処理を行う。一致する書類名称が存在す
るときには、後に詳述する、複写先の書類に対応するグ
ループ化した宛先をグループ宛先管理データリスト３０
０に追加するためのグループ宛先管理データ追加処理を
行い（ステップ７１０）、該グループ宛先管理データリ
スト３００を固定ディスク装置１６に格納する（ステッ
プ７１１）。

【００４６】ここで、グループ宛先管理データ追加処理
（ステップ７１０）について説明する。

【００４７】まず、追加する書類宛先管理データ３２０
を次のように生成する。該書類宛先管理データ３２０内
の書類宛先管理データＵＰポインタ３２２に書類宛先管
理データ３２０のリストの最後の書類宛先管理データ３
２０の所在をセットし、書類名称３２３に入力された書
類名称をセットし、グループ宛先ポインタ３２４に指定
された複写元の書類の宛先を管理する書類宛先管理デー
タ３２０内のグループ宛先ポインタをセットする。次
に、書類宛先管理データ３２０のリストの最後の書類宛
先管理データ３２０内の書類宛先管理データＤＯＷＮポ
インタ３２１に生成した書類宛先管理データ３２０の所
在をセットする。次に、回覧・配布書類数３１１に１を
加える。

【００４８】ステップ７０３において、編集ボタン４０
３を指示することにより指定書類の編集が指示される
と、書類編集機能により書類を編集できる状態にし（ス
テップ７１２）、編集終了後、ステップ７０１以下の処
理を行う。

【００４９】次に、指定書類の宛先（回覧先・配布先）
を決定するための回覧・配布処理（ステップ７０４）に
ついて図８を参照して説明する。

【００５０】まず、グループ宛先管理データリスト３０
０を固定ディスク装置１６から読み出し（ステップ８０
１）、該グループ宛先管理データ３００内の書類名称３
２３と、指定された書類名称を照合する（ステップ８０
２）。

【００５１】一致する書類名称が存在するときには、該
書類の宛先を管理する書類宛先管理データ３２０内のグ
ループ宛先ポインタ３２４が示すグループ宛先管理デー
タ内の書類宛先３３６を記憶するとともに該書類宛先３
３６を先頭から順に書類宛先一覧画面６００に表示する
（ステップ８０３）。

【００５２】ステップ８０４において、実行ボタン６０
２が指示されることにより書類の回覧・配布の実行が指
示されると、後述する、ステップ８２１以下の処理を行
う。

【００５３】ステップ８０４において、書類宛先６０１
が指定されると、該書類宛先を記憶し（ステップ８０
５）、該書類宛先６０１が指定されたことが分かるよう
に表示方法を変更し（例えば、反転表示等）（ステップ
８０６）、ステップ８０４以下の処理を行う。

【００５４】ステップ８０４において、回覧・配布ボタ
ン６０５が指示されると、回覧・配布ボタン６０５を
「回覧」と表示しているときは「配布」に、「配布」と
表示しているときには「回覧」に表示を変更するととも
に、回覧・配布の切り替えた一方を示す情報を記憶し
（ステップ８０７）、ステップ８０４以下の処理を行
う。

【００５５】ステップ８０４において、追加ボタン６０
４が指示されると、宛先管理データ２００を固定ディス
ク装置１６から読み出し、書類宛先一覧６０２に表示さ
れていない、宛先２０２を追加宛先一覧６１０に表示し
（ステップ８０８）、ステップ８０４以下の処理を行
う。

【００５６】ステップ８０４において、追加宛先一覧６
１０内の宛先が指定されると、指定された該宛先を記憶
し（ステップ８０９）、追加宛先一覧６１０から該宛先
を削除する（ステップ８１０）。次に、書類宛先一覧画
面６００に指定された宛先が存在するときには、指定さ
れた該宛先の直後に追加する該宛先を表示し（ステップ
８１１）、存在しないときには、書類宛先一覧６０１の
先頭に追加する該宛先を表示し、ステップ８０４以下の
処理を行う。

【００５７】書類宛先一覧画面６００で書類の宛先が指
定された後、ステップ８０４において、削除ボタン６０
３が指示されると、追加宛先一覧６１０を表示中か否か
を調べ（ステップ８１２）、表示中のときには、指定さ
れた該宛先を追加一覧６１０に追加表示して（ステップ
８１３）、ステップ８１４以下の処理を行い、非表示中
のときには、ステップ８１４以下の処理を行う。次に、
書類宛先一覧６０１から指定された該宛先を削除し（ス
テップ８１４）、指定された該宛先を記憶した宛先から
削除し（ステップ８１５）、ステップ８０４以下の処理
を行う。

【００５８】ステップ８０２において、一致する書類名
称が存在しないときには、宛先管理データ２００を固定
ディスク装置１６から読み出し、該宛先管理データ２０
０内に宛先２０２を宛先一覧画面５００に表示する（ス
テップ８１６）。次に、宛先一覧画面５００において、
宛先が指定されたときには（ステップ８１７）、指定さ
れた該宛先を記憶し（ステップ８１８）、該宛先が指定
されたことが分かるように表示方法を変更し（例えば、
反転表示等）（ステップ８１９）、ステップ８１７以下
の処理を行う。ステップ８１７において、回覧ボタン５
０４または配布ボタン５０５が指定されたときには、指
定宛先が存在するか否かを調べ（ステップ８２０）、存
在しないならば、ステップ８１７以下の処理を行い、存
在するならば、ステップ８２１以下の処理を行う。次
に、後に詳述する、指定書類と指定宛先を関連付けた書
類宛先管理データをグループ宛先管理データリスト３０
０に追加するためのグループ宛先追加処理（ステップ８
２１）を行い、該グループ宛先管理データリスト３００
を固定ディスク１６に格納し（ステップ８２２）、指定
書類の回覧・配布を行う（ステップ８２３）。

【００５９】ここで、グループ宛先管理データ追加処理
（ステップ８２１）について説明する。

【００６０】まず、追加するグループ宛先管理データ３
３０を次のように生成する。グループ宛先管理データＵ
Ｐポインタ３３２には、グループ宛先数３１３が０の場
合は書類宛先リスト管理データ３１０の所在をセット
し、グループ宛先数３１３が０でない場合はグループ宛
先管理データ３３０のリストの最後のグループ宛先管理
データ３３０の所在をセットするとともに、書類名称３
３３に指定された書類名称をセットし、回覧・配布識別
情報３３４に指定された回覧・配布の一方を示す情報を
セットし、書類宛先数３３５に指定された宛先の個数を
セットし、書類宛先３３６に指定された宛先を指定され
た順にセットする。次に、グループ宛先数３１３が０の
場合は書類宛先リストヘッダ３１２に追加する該グルー
プ宛先管理データ３３０の所在をセットし、グループ宛
先数３１３が０でない場合はグループ宛先管理データ３
３０のリストの最後のグループ宛先管理データ３３０内
のグループ宛先管理データＤＯＷＮポインタ３３１に追
加する該グループ宛先管理データ３３０の所在をセット
する。次に、グループ宛先数３１３に１を加える。次
に、追加する書類宛先管理データ３２０を次のように生
成する。追加する該書類宛先管理データ３２０内の書類
宛先管理データＵＰポインタ３２２には、回覧・配布書
類数３１１が０の場合は書類宛先リスト管理データ３１
０の所在をセットし、回覧・配布書類数３１１が０でな
い場合は書類宛先管理データ３２０のリストの最後の書
類宛先管理データ３２０の所在をセットし、書類名称３
２３に指定された書類名称をセットし、グループ宛先ポ
インタ３２４に追加したグループ宛先管理データ３３０
の所在をセットする。次に、回覧・配布書類数３１１が
０の場合はグループ宛先管理データリストヘッダ３１４
に生成した書類宛先管理データ３２０の所在をセット
し、回覧・配布書類数３１１が０でない場合は書類宛先
管理データ３２０のリストの最後の書類宛先管理データ
３２０内の書類宛先管理データＤＯＷＮポインタ３２１
に生成した書類宛先管理データ３２０の所在をセットす
る。

【００６１】以上の実施例では、情報処理装置におい
て、書類の指定、指定書類に対する処理を指定するため
の書類一覧画面の表示が指示されると、書類一覧画面を
表示する。回覧・配布を行ったことがない書類が指定さ
れ、該書類の回覧・配布が指定された場合、該書類の宛
先（回覧先・配布先）を指定するための宛先一覧画面を
表示する。宛先が指定され、回覧・配布の一方が指定さ
れたならば、該書類と、指定された該宛先および指定さ
れた回覧・配布の一方を示す識別情報とを関連付けたデ
ータを固定ディスク装置に格納するとともに、該書類の
回覧・配布を行う。以前回覧・配布を行った書類が指定
され、該書類の複写が指定され、複写先の書類の名称が
入力された場合、指定書類を入力された該書類名称に対
応付けたファイルに複写し、複写先の該書類と、指定書
類と関連付けた宛先とを関連付ける。複写先の該書類の
編集が終了した後、該書類が指定され、該書類の回覧・
配布が指定されると、該書類と関連付けた宛先を表示
し、必要に応じて宛先の追加、削除、および、回覧・配
布の切替えが行われた後、回覧・配布の実行が指示され
ると、該書類の回覧・配布を行うとともに、宛先の変更
または回覧・配布の切替えが行われたときには、該書類
と変更された宛先および回覧・配布の一方を示す識別情
報とを関連付けて固定ディスク装置に格納する。このよ
うにようにすることにより、以前回覧・配布した書類を
編集（追加・変更・削除等）した書類を回覧・配布する
場合に、宛先（回覧先・配布先）の指定の手間を削減
し、業務の効率化を図ることができる。

【００６２】

【発明の効果】本発明によれば、書類編集機能を備えた
複数の情報処理装置と、これらの情報処理装置を接続す
るデータ伝送手段を備える情報処理システムにおいて、
回覧・配布した書類と宛先（回覧先・配布先）を関連付
けておき、該書類を元に作成する書類（該書類を複写し
た書類等）と、複写元の該書類に関連付けた宛先とを関
連付けておくことにより、以前回覧・配布した書類を編
集（追加・変更・削除等）した書類を回覧・配布する場
合に、回覧先・配布先の指定の手間を削減し、業務の効
率化を図ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】情報処理装置のハードウェア構成および情報処
理装置間の接続関係を示すブロック図である。

【図２】宛先管理データの構成図である。

【図３】グループ宛先管理データリストの構成図であ
る。

【図４】書類の指定、指定書類に対する処理の指定を行
うための書類一覧画面を示す図である。

【図５】指定書類の宛先（回覧先・配布先）の指定、回
覧・配布の一方の指定を行うための宛先一覧画面を示す
図である。

【図６】書類と関連付けた宛先一覧と、該書類の宛先の
変更等を行うための書類宛先一覧画面を示す図である。

【図７】書類の指定、該書類の回覧・配布、複写および
編集の指示に対する処理を行う書類処理プログラムのフ
ローチャートである。

【図８】指定書類の宛先（回覧先・配布先）を決定する
ための回覧・配布処理のフローチャートである。

【符号の説明】

１…情報処理装置、 ２…ＬＡＮ、 ２００…宛先管理データ、 ３００…グループ宛先管理データリスト、 ４００…書類一覧画面、 ５００…宛先一覧画面、 ６００…書類宛先一覧画面、 ７００…書類処理プログラム、 ７０４…回覧・配布処理。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】書類編集機能を備えた複数の情報処理装置
   と、これらの情報処理装置を接続するデータ伝送手段を
   備える情報処理システムにおいて、 回覧・配布する書類を指定する書類指定手段、 回覧・配布の一方を選択する回覧・配布選択手段、 宛先（回覧先・配布先）を格納する宛先格納手段、 宛先格納手段から宛先を読み出す宛先読出し手段、 宛先格納手段から読み出した宛先を表示する宛先表示手
   段、 指定書類の宛先を指定する宛先指定手段、 書類と、宛先指定手段により指定されたグループ化した
   宛先および回覧・配布の一方を示す識別情報とを関連付
   けたデータを格納するグループ宛先格納手段、 グループ宛先格納手段にデータを書き込むグループ宛先
   書込み手段、 グループ宛先格納手段からデータを読み出すグループ宛
   先読出し手段を設け、 書類指定手段により回覧・配布を行ったことがない書類
   が指定された場合、回覧・配布選択手段により回覧・配
   布の一方が選択されると、宛先読出し手段により宛先格
   納手段から宛先を読み出し、宛先表示手段により該宛先
   を表示した後、宛先指定手段により宛先が指定される
   と、グループ宛先書込み手段により、指定された書類
   と、指定された宛先および選択された回覧・配布の一方
   を示す識別情報とを関連付けたデータをグループ宛先格
   納手段に追加し、該書類を回覧または配布し、 書類指定手段により回覧または配布を行った書類が指定
   された場合、回覧・配布選択手段により回覧・配布の一
   方が選択されると、グループ宛先読出し手段によりグル
   ープ宛先格納手段から書類と関連付けた宛先を読み出
   し、指定された該書類に関連付けた宛先に該書類を回覧
   または配布することを特徴とする回覧・配布管理装置。
2. 【請求項２】請求項１において、回覧または配布が指定
   された書類に関連付けた宛先の一覧を表示する書類宛先
   一覧表示手段、該宛先を変更（追加、削除）する宛先変
   更手段を設け、 書類指定手段により回覧または配布を行った書類が指定
   された場合、回覧・配布選択手段により回覧・配布の一
   方が選択されると、グループ宛先読出し手段によりグル
   ープ宛先格納手段から書類と関連付けた宛先を読み出
   し、書類宛先一覧表示手段により指定された該書類に関
   連付けた宛先を表示し、グループ宛先書込み手段によ
   り、該書類と宛先変更手段により変更された宛先とを関
   連付けたデータをグループ宛先格納手段に追加し、変更
   された宛先に該書類を回覧または配布することを特徴と
   する回覧・配布管理装置。
3. 【請求項３】請求項１において、書類の複写を指示する
   書類複写指示手段、 複写元の書類に関連付けた宛先がある場合、複写先の書
   類と、該宛先とを関連付ける書類宛先関連付け手段を設
   け、 書類指定手段により回覧または配布を行った書類が指定
   された場合、書類複写指示手段により該書類の複写が指
   示されると、該書類を複写し、書類宛先関連付け手段に
   より複写先の該書類と、複写元の該書類に関連付けた宛
   先とを関連付け、回覧・配布選択手段により複写先の該
   書類の回覧または配布が選択されたときには、該書類に
   関連付けた宛先に該書類を回覧または配布することを特
   徴とする回覧・配布管理装置。