JPH064559A - 受付処理システム - Google Patents
受付処理システムInfo
- Publication number
- JPH064559A JPH064559A JP15716092A JP15716092A JPH064559A JP H064559 A JPH064559 A JP H064559A JP 15716092 A JP15716092 A JP 15716092A JP 15716092 A JP15716092 A JP 15716092A JP H064559 A JPH064559 A JP H064559A
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- information
- visitor
- information storage
- entrance
- personnel
- Prior art date
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- Withdrawn
Links
- 238000010586 diagram Methods 0.000 description 6
Landscapes
- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【目的】予め登録してある情報に基づいて、担当者の指
示を仰ぐことなく訪問者を会議室、またはオフィスに案
内し、入館票の作成、および入出館管理も自動で行うこ
とにより、訪問者の負担を無くし、受付の処理効率の向
上を図る。 【構成】訪問者に対応する受付システムにおいて、社員
の人事情報を登録しておく人事情報記憶部５と、訪問予
定者の情報等を登録しておく訪問者情報記憶部６と、上
記の情報を検索する検索手段２１と、検索の結果その情
報を読み出す読出し手段２２と、入出館の時刻等を訪問
者情報記憶部に書き込む書込み手段２３と、各情報を表
示する表示部３と、各種情報を入力する為の入力部１
と、必要によって任意にその情報を取り出すことができ
る出力部４とを備え、予め人事情報記憶部５と訪問者情
報記憶部６とに登録してある情報に基づいて、担当者の
指示を仰ぐことなく訪問者を会議室、またはオフィスに
案内し、入館票の作成、および入出館管理を自動的に行
う。
示を仰ぐことなく訪問者を会議室、またはオフィスに案
内し、入館票の作成、および入出館管理も自動で行うこ
とにより、訪問者の負担を無くし、受付の処理効率の向
上を図る。 【構成】訪問者に対応する受付システムにおいて、社員
の人事情報を登録しておく人事情報記憶部５と、訪問予
定者の情報等を登録しておく訪問者情報記憶部６と、上
記の情報を検索する検索手段２１と、検索の結果その情
報を読み出す読出し手段２２と、入出館の時刻等を訪問
者情報記憶部に書き込む書込み手段２３と、各情報を表
示する表示部３と、各種情報を入力する為の入力部１
と、必要によって任意にその情報を取り出すことができ
る出力部４とを備え、予め人事情報記憶部５と訪問者情
報記憶部６とに登録してある情報に基づいて、担当者の
指示を仰ぐことなく訪問者を会議室、またはオフィスに
案内し、入館票の作成、および入出館管理を自動的に行
う。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、受付処理システムに関
し、特に訪問者に対応する受付における諸業務を支援す
る受付処理システムに関する。
し、特に訪問者に対応する受付における諸業務を支援す
る受付処理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、受付においては、来客の際、訪問
者が氏名、社名、および面会担当者の氏名（以下、担当
者と称す）、担当者の部門名等を受付担当者に告げるこ
とによって、受付担当者は、内線にて担当者と連絡をと
り、来客の到着を告げ、その後、案内先の指示を担当者
より仰いでいた。
者が氏名、社名、および面会担当者の氏名（以下、担当
者と称す）、担当者の部門名等を受付担当者に告げるこ
とによって、受付担当者は、内線にて担当者と連絡をと
り、来客の到着を告げ、その後、案内先の指示を担当者
より仰いでいた。
【０００３】また、例えば、入館の際には、入館票等に
社名、氏名、担当者名、部門名、入館時刻等を記入後、
受付担当者より身分証明書（名札、またはカード）を受
け取り、それを着用して入館していた。
社名、氏名、担当者名、部門名、入館時刻等を記入後、
受付担当者より身分証明書（名札、またはカード）を受
け取り、それを着用して入館していた。
【０００４】退館の際には、上記の身分証明書を受付に
返却して入館票に退館時刻を記入後、退館しているのが
一般的である。
返却して入館票に退館時刻を記入後、退館しているのが
一般的である。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】上述した従来の受付業
務では、受付担当者は訪問者より担当者名および部門名
を聞いてから、内線番号を調べ、その後担当者と連絡を
とり、案内先の指示を仰いでいた為、担当者が席をはず
していた場合など訪問者は、受付で待たされることにな
り、処理効率も悪くなるという問題がある。
務では、受付担当者は訪問者より担当者名および部門名
を聞いてから、内線番号を調べ、その後担当者と連絡を
とり、案内先の指示を仰いでいた為、担当者が席をはず
していた場合など訪問者は、受付で待たされることにな
り、処理効率も悪くなるという問題がある。
【０００６】また、入館票の記入等、訪問者の負担も多
いという問題がある。
いという問題がある。
【０００７】本発明の目的は、予め登録してある情報に
基づいて、担当者の指示を仰ぐことなく訪問者を会議
室、またはオフィスに案内し、入館票の作成、および入
出館管理も自動で行うことにより、上記の欠点を解消
し、訪問者の負担を無くし、受付における処理効率の向
上を図る受付処理システムを提供することにある。
基づいて、担当者の指示を仰ぐことなく訪問者を会議
室、またはオフィスに案内し、入館票の作成、および入
出館管理も自動で行うことにより、上記の欠点を解消
し、訪問者の負担を無くし、受付における処理効率の向
上を図る受付処理システムを提供することにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】本発明の受付処理システ
ムは、社員の人事情報および訪問予定者の情報を入力す
る入力部と、人事情報を登録しておく人事情報記憶部
と、訪問予定者の情報を登録しておく訪問者情報記憶部
と、人事情報および訪問予定者の情報を検索する検索手
段と、検索の結果その情報を読み出す読出し手段と、訪
問予定者の入出時の時刻を訪問者情報記憶部に書き込む
書込み手段と、読出し手段により読み出された人事情報
および訪問予定者の情報を表示する表示部と、訪問者情
報記憶部に蓄えられた人事情報および訪問予定者の情報
を取り出す出力部とを備えている。
ムは、社員の人事情報および訪問予定者の情報を入力す
る入力部と、人事情報を登録しておく人事情報記憶部
と、訪問予定者の情報を登録しておく訪問者情報記憶部
と、人事情報および訪問予定者の情報を検索する検索手
段と、検索の結果その情報を読み出す読出し手段と、訪
問予定者の入出時の時刻を訪問者情報記憶部に書き込む
書込み手段と、読出し手段により読み出された人事情報
および訪問予定者の情報を表示する表示部と、訪問者情
報記憶部に蓄えられた人事情報および訪問予定者の情報
を取り出す出力部とを備えている。
【０００９】
【実施例】次に、本発明の実施例について図面を参照し
て説明する。
て説明する。
【００１０】図１は本発明の一実施例の受付処理システ
ムの構成図、図２は本実施例の受付処理システムの訪問
者情報記憶部における記憶内容のフォーマット図、図３
は本実施例の受付処理システムの人事情報記憶部におけ
る記憶内容のフォーマット図である。
ムの構成図、図２は本実施例の受付処理システムの訪問
者情報記憶部における記憶内容のフォーマット図、図３
は本実施例の受付処理システムの人事情報記憶部におけ
る記憶内容のフォーマット図である。
【００１１】図１において、本実施例の受付処理システ
ムは、入力部１と、検索手段２１と読出し手段２２と書
込み手段２３と呼出し手段２４とを有する制御部２と、
表示部３と、出力部４と、人事情報記憶部５と、訪問者
情報記憶部６と、電話機７とから構成されている。
ムは、入力部１と、検索手段２１と読出し手段２２と書
込み手段２３と呼出し手段２４とを有する制御部２と、
表示部３と、出力部４と、人事情報記憶部５と、訪問者
情報記憶部６と、電話機７とから構成されている。
【００１２】次に、本実施例の受付処理システムの動作
について図面を参照して説明する。
について図面を参照して説明する。
【００１３】入力部１は、キーボード等の入力装置で
り、これにより、訪問者情報を制御部２へ入力する。制
御部２は、マイクロプロセッサからなり、メモリ（図示
せず）に書き込まれている制御プログラムに従い、後述
するデータ処理を行う。
り、これにより、訪問者情報を制御部２へ入力する。制
御部２は、マイクロプロセッサからなり、メモリ（図示
せず）に書き込まれている制御プログラムに従い、後述
するデータ処理を行う。
【００１４】入力部１より入力された訪問者情報は、検
索手段２１に与えられ、検索手段２１は入力された訪問
者情報に従って、訪問者情報記憶部６を検索する。
索手段２１に与えられ、検索手段２１は入力された訪問
者情報に従って、訪問者情報記憶部６を検索する。
【００１５】ここで、該当するレコードは読出し手段２
２によって読み出され、読出し手段２２はこれを一時保
持し、会議室情報に従い会議室名またはオフィス案内を
ＣＲＴ等の表示部３に表示させる。
２によって読み出され、読出し手段２２はこれを一時保
持し、会議室情報に従い会議室名またはオフィス案内を
ＣＲＴ等の表示部３に表示させる。
【００１６】また、訪問者情報記憶部６に該当するレコ
ードがない場合には、検索手段２１は部門名、担当者名
を基に人事情報記憶部５を検索する。ここで、該当する
レコードは、読出し手段２２によって読み出され、同様
にオフィス案内に基づいてオフィス案内を表示部３に表
示させ、該当レコードは書込み手段２３へ与えられる。
ードがない場合には、検索手段２１は部門名、担当者名
を基に人事情報記憶部５を検索する。ここで、該当する
レコードは、読出し手段２２によって読み出され、同様
にオフィス案内に基づいてオフィス案内を表示部３に表
示させ、該当レコードは書込み手段２３へ与えられる。
【００１７】書込み手段２３では、訪問者情報記憶部６
にあるレコードに関しては入館の時刻を、訪問者情報記
憶部６にないレコードに関しては、訪問者の氏名、社
名、担当者名を入力データより取り込み、担当者の部門
名、オフィス案内は人事情報記憶部５より取り込んで訪
問者情報記憶部６に入館時刻と共に書き込む。
にあるレコードに関しては入館の時刻を、訪問者情報記
憶部６にないレコードに関しては、訪問者の氏名、社
名、担当者名を入力データより取り込み、担当者の部門
名、オフィス案内は人事情報記憶部５より取り込んで訪
問者情報記憶部６に入館時刻と共に書き込む。
【００１８】その後、該当レコードは、呼出し手段２４
に与えられる。
に与えられる。
【００１９】呼出し手段２４では、与えられたレコード
より担当者の内線番号を接続された電話機７より自動発
呼（自動的にダイアリング）し、担当者に受付担当者よ
り来客の到着を連絡する。
より担当者の内線番号を接続された電話機７より自動発
呼（自動的にダイアリング）し、担当者に受付担当者よ
り来客の到着を連絡する。
【００２０】また、このレコードはそのまま出力部４へ
与えられる。
与えられる。
【００２１】出力部４では、与えられたレコードより各
情報をＩＤカードに登録し、これを出力する。
情報をＩＤカードに登録し、これを出力する。
【００２２】訪問者は、このカードを身分証明書とし、
これを着用し退館の際に受付にこのカード返却する。受
付担当者が、このカードを読み込ますと、このカードに
登録されている情報を基に、検索手段２１によって訪問
者情報記憶部６が検索され、書込み手段２３によって退
館の時刻が登録される。同時にこのカードはクリア（初
期化）される。
これを着用し退館の際に受付にこのカード返却する。受
付担当者が、このカードを読み込ますと、このカードに
登録されている情報を基に、検索手段２１によって訪問
者情報記憶部６が検索され、書込み手段２３によって退
館の時刻が登録される。同時にこのカードはクリア（初
期化）される。
【００２３】こうして全受付業務終了後、訪問者情報記
憶部６の内容を入館時刻の順にソートして当日の訪問者
情報一覧をプリンタから出力する。
憶部６の内容を入館時刻の順にソートして当日の訪問者
情報一覧をプリンタから出力する。
【００２４】この訪問者情報一覧によって、入出館管理
も同時に行うことができる。
も同時に行うことができる。
【００２５】また、訪問者情報一覧を出力後、訪問者情
報記憶部６の内容を翌日のものに更新する。
報記憶部６の内容を翌日のものに更新する。
【００２６】図２は、１つのレコードにおいての訪問者
情報記憶部６における記憶内容のフォーマットを示し、
訪問者名、社名、担当者名、部門名、内線番号、会議室
名またはオフィス案内、入館時刻、退館時刻とをそれぞ
れ記憶する部分からなっている。
情報記憶部６における記憶内容のフォーマットを示し、
訪問者名、社名、担当者名、部門名、内線番号、会議室
名またはオフィス案内、入館時刻、退館時刻とをそれぞ
れ記憶する部分からなっている。
【００２７】訪問者情報記憶部６においては、訪問者名
の５０音順にソートされて記憶されている。
の５０音順にソートされて記憶されている。
【００２８】図３は、１つのレコードにおいての人事情
報記憶部５における記憶内容のフォーマットを示し、氏
名、部門名、内線番号、オフィス案内とをそれぞれ記憶
する部分からなっている。
報記憶部５における記憶内容のフォーマットを示し、氏
名、部門名、内線番号、オフィス案内とをそれぞれ記憶
する部分からなっている。
【００２９】人事情報記憶部５においては、氏名の５０
音順にソートされており、部門ごとに整理された形で記
憶されている。
音順にソートされており、部門ごとに整理された形で記
憶されている。
【００３０】
【発明の効果】以上説明したように、本発明の受付処理
システムは、予め登録してある情報に基づいて、担当者
の指示を仰ぐことなく訪問者を会議室、またはオフィス
に案内し、入館票の作成、および入出館管理を自動的に
行うことにより、訪問者の負担は無くなり、受付におけ
る処理効率も高めることができ、かつ入出館管理も同時
に行うことができるという効果がある。
システムは、予め登録してある情報に基づいて、担当者
の指示を仰ぐことなく訪問者を会議室、またはオフィス
に案内し、入館票の作成、および入出館管理を自動的に
行うことにより、訪問者の負担は無くなり、受付におけ
る処理効率も高めることができ、かつ入出館管理も同時
に行うことができるという効果がある。
【図１】本発明の一実施例の受付処理システムの構成図
である。
である。
【図２】本実施例の受付処理システムの訪問者情報記憶
部における記憶内容のフォーマット図である。
部における記憶内容のフォーマット図である。
【図３】本実施例の受付処理システムの人事情報記憶部
における記憶内容のフォーマット図である。
における記憶内容のフォーマット図である。
１ 入力部 ２ 制御部 ３ 表示部 ４ 出力部 ５ 人事情報記憶部 ６ 訪問者情報記憶部 ７ 電話機
Claims (1)
- 【請求項１】 社員の人事情報および訪問予定者の情報
を入力する入力部と、前記人事情報を登録しておく人事
情報記憶部と、前記訪問予定者の情報を登録しておく訪
問者情報記憶部と、前記人事情報および前記訪問予定者
の情報を検索する検索手段と、前記検索の結果その情報
を読み出す読出し手段と、前記訪問予定者の入出時の時
刻を前記訪問者情報記憶部に書き込む書込み手段と、前
記読出し手段により読み出された人事情報および訪問予
定者の情報を表示する表示部と、前記訪問者情報記憶部
に蓄えられた人事情報および前記訪問予定者の情報を取
り出す出力部とを備えることを特徴とする受付処理シス
テム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP15716092A JPH064559A (ja) | 1992-06-17 | 1992-06-17 | 受付処理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP15716092A JPH064559A (ja) | 1992-06-17 | 1992-06-17 | 受付処理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH064559A true JPH064559A (ja) | 1994-01-14 |
Family
ID=15643498
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP15716092A Withdrawn JPH064559A (ja) | 1992-06-17 | 1992-06-17 | 受付処理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH064559A (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2003304338A (ja) * | 2002-04-10 | 2003-10-24 | Oki Electric Ind Co Ltd | 訪問者認証システム |
| US7720685B2 (en) | 2002-09-24 | 2010-05-18 | Honda Giken Kogyo Kabushiki Kaisha | Receptionist robot system |
-
1992
- 1992-06-17 JP JP15716092A patent/JPH064559A/ja not_active Withdrawn
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2003304338A (ja) * | 2002-04-10 | 2003-10-24 | Oki Electric Ind Co Ltd | 訪問者認証システム |
| US7720685B2 (en) | 2002-09-24 | 2010-05-18 | Honda Giken Kogyo Kabushiki Kaisha | Receptionist robot system |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| A300 | Application deemed to be withdrawn because no request for examination was validly filed |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A300 Effective date: 19990831 |