JPH06325057A - 請求書発行方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 商品別、納入先別など、柔軟に請求書を作成
出来るようにする。 【構成】 顧客情報として、請求書発行形式を特定する
請求書発行区分、及び取引の品種別の請求分類を示す品
種分割テーブルを請求先顧客毎に具備する。請求書発行
区分は、対象とする売上に係る請求を１つの請求書とす
る一括形式、品種分割テーブルに従って売上を分類して
１以上の請求書を作成する品種分割形式、及び、納入先
別に売上を分類して１以上の請求書を作成する納入先別
形式の何れか１つを特定する情報である。売上マスター
から未請求売上を抽出し（Ｓ１１）、抽出された未請求
売上に対し、請求先の顧客情報の請求書発行区分を参照
し請求書発行形式を決定し（Ｓ１２、１３）、それぞれ
に応じて請求書を作成する（Ｓ１４，Ｓ１５，Ｓ１
６）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、請求発行方法に関し、
より具体的には、取引に関わる複数の請求の請求書（又
はその電子データ）を月締めなどで一括して発行する方
法に関する。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータの普及により、売上管理な
どもコンピュータ化され、売上に伴う請求の管理もコン
ピュータ化されようとしている。コンピュータ化された
従来の請求管理システムでは例えば、一定の締日までの
所定取引期間内の取引に係る請求の合計額を印刷した請
求書と、各取引の内訳書とを印刷出力する。その後、請
求書に各内訳書が取引の日付順に添付されて、請求先に
郵送される。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、例えば、印刷
業界では同じ発注元からの注文でも、販売する商品や納
品先が多岐にわたる。しかも、請求書の発行に関して、
特定の商品又は商品群毎に分類したり、納入先別に分類
することが発注元から個別に要請されることがあり、従
来のコンピュータ化された請求管理システムでは対応し
切れなかった。

【０００４】本発明は、種々の要望に柔軟に対応し得る
請求書発行方法を提示することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明に係る請求書発行
方法では、顧客情報として、少なくとも、請求書発行形
式を特定する請求書発行区分情報、及び取引の種別の請
求分割を示す種別分割情報を請求先顧客毎に具備する。

【０００６】当該請求書発行区分情報は、少なくとも、
対象とする売上に係る請求を１つの請求書とする一括形
式、当該種別分割情報に従って売上を分類して１以上の
請求書を作成する種別分割形式、及び、納入先別に売上
を分類して１以上の請求書を作成する納入先別形式の何
れか１つを特定する情報を具備する。

【０００７】そして、売上マスターから所定の未請求売
上を抽出する売上情報抽出ステップと、抽出された未請
求売上に対し、請求先の顧客情報の請求書発行区分情報
を参照し、請求書発行形式を決定する請求書発行形式決
定ステップと、当該請求書発行形式決定ステップにより
決定した請求書発行形式に従い、請求書を作成する請求
書作成ステップとからなることを特徴とする。

【０００８】

【作用】上記請求書発行区分情報により一括形式、種別
分割形式及び納入先別形式の内から請求書発行形式を選
定でき、また、予め指定しておくことができる。上記種
別分類情報に従って売上を分類して１以上の請求書を作
成するので、当該種別分割情報の指定により、売上を任
意のグループに分類して請求書を作成することができ
る。これらの結果、顧客の要望に従って柔軟に請求書を
作成することができる。

【０００９】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の実施例を説明
する。

【００１０】図１は、本発明の一実施例の概略構成ブロ
ック図であり、基本的には周知のコンピュータ・システ
ムからなる。即ち、ＣＰＵ１０、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１
４、ハードディスク装置１６、キーボード１８、モニタ
２０、プリンタ２２及び通信回線を介したデータ通信の
ための通信制御装置（ＣＣＵ）２４からなる。

【００１１】ハード・ディスク装置１６には、売上管理
のためのリレーショナル・データベースが構築されてい
る。図１には、請求書発行に必要なファイルのみを図示
した。各マスター・ファイルの詳細な構造を図２、図３
及び図４に示す。

【００１２】図２は、発注元、請求先又は納品先となる
顧客の情報を蓄積した顧客部署マスター・ファイルの構
造を示す。顧客部署マスター・ファイルには顧客の情報
がその部署単位で登録される。

【００１３】図２に示すように、顧客部署マスター・フ
ァイルは、顧客を法人（又は個人）単位で識別する顧客
コード、顧客内でユニークな部署コード、住所、部署名
（例えば、Ａ支店総務部など）、担当者、請求先・納入
先・発注元になりうるか否かを示す請求先・納入先・発
注元区分、この部署から発注した商品の請求書の送付先
を示す請求先コード、及び、この部署から発注した製品
又は商品の納入先を示す納入先コード、この部署が請求
先又は納入先となる場合の発注元を示す発注元コードの
フィールドを具備する。

【００１４】請求先・納入先・発注元区分は例えば、３
ビットであり、最初のビットが請求先たりうるか否かの
フラグ、次のビットが納入先たりうるか否かを示すフラ
グ、最後のビットが発注元たりうるか否かを示すフラグ
である。

【００１５】請求先コード、納入先コード及び発注元コ
ードには、該当する顧客の該当する部署を示すコード情
報（即ち、顧客コード＋部署コード）が格納される。勿
論、請求先、納入先及び発注元になれるのが同じ顧客内
に限定される場合には、該当する部署の部署コードが格
納される。

【００１６】発注元、請求先及び納入先は、通常は同じ
顧客内の同じ又は別の部署となるが、別の顧客となるこ
ともありうる。例えば、業務に応じた１又は複数の子会
社を設けている場合や、企業グループを構成する場合な
どで生じ得る。

【００１７】顧客部署マスター・ファイルはまた、請求
に関して、取り引きする商品の品種、即ち、グループに
応じて請求先を変更したい場合の品種別請求先コードの
フィールドを１１件分具備する。例えば、本件出願人は
扱う商品を３５個の品種に分類しており、品種コードで
区分している。顧客の必要に応じて、これらの品種毎の
請求先を顧客に予め決定してもらうことになる。

【００１８】請求部署マスター・ファイルには他に、請
求締日、請求書の発行形式を規定する請求書発行区分、
及び請求先を品種に応じてグループ化するための品種分
割テーブルの各フィールドを具備する。請求書発行区分
のフィールドは本実施例の重要な特徴部分であり、詳細
は後述するが、通常通り請求先別に発行するのか、品種
分割テーブルで規定される品種グループ単位にまとめて
発行するのか、又は納入先別に分割して発行するのかを
特定する。品種分割テーブルには、上述の３５個の品種
を最大５分割でき、各分割内で１０品種登録できる。

【００１９】図２に示す顧客部署マスター・ファイルの
各内容は、顧客部署の新規登録時に同時に登録され、ま
た、その後の必要に応じて変更される。

【００２０】図３は、顧客との契約内容を登録する契約
マスター・ファイルのファイル構造を示す。契約マスタ
ー・ファイルは、契約番号、顧客コード、請求先コー
ド、契約した商品を示す商品コード、契約した商品の名
称等を示す商品名、契約数量、契約単価、及び契約日な
どのフィールドを具備する。

【００２１】契約が、顧客単位でなく顧客の部署単位と
なる場合には、部署コードのフィールドを設けるか、又
は、商品コードとして別のコード値を設定すればよい。
但し、後者の場合には、別の部署からも納品などを選択
できるようになる。

【００２２】個別の商品の取引契約が締結されると、そ
れに応じた内容が図３に示す契約マスター・ファイルに
新規登録される。

【００２３】図４は、売上マスター・ファイルの構造を
示す。売上マスター・ファイルは、契約番号、納品オー
ダー番号、売上日、商品コード、数量、価格、発注元コ
ード、納入先コード、請求先コード、請求締日及び請求
日の各フィールドを具備する。

【００２４】契約番号のフィールドは、どの契約に従う
納品であるかを示す。価格のフィールドは、契約マスタ
ー・ファイルの契約単価フィールドで代用できるが、占
有データ量も少なく、請求額の計算が簡単になるので、
設けることとした。

【００２５】オンライン、電話又は文書などにより、発
注元は、商品コード、数量及び納品日並びに必要により
納入先を指定して納品を指示する。受注者は、この注文
を受けて納品オーダー番号を設定する。発注元の顧客コ
ードと商品コードを契約マスター・ファイルに当てはめ
ることにより、契約番号が分かり、契約範囲か否かを確
認できる。この確認の後、受注者は、図示しない納品予
定ファイルに上記各情報を含む納品予定を新規登録した
上で、納品を実行する。なお、発注元が、顧客部署マス
ター・ファイルの納入先コードに登録されている納入先
以外の部署をその商品の納入先に指定することがあるの
で、納品予定ファイルには、個々の納品指示に対する納
入先コードを登録する。

【００２６】納入先の検品により、受注者は、売上マス
ター・ファイルの新規レコードの、契約番号、納品オー
ダー番号、売上日、商品コード、数量、価格、発注元コ
ード、納入先コードの各フィールドに該当する情報をセ
ットする。

【００２７】売上マスター・ファイルの請求先コードの
フィールドには、図５に示すフローチャートに従って決
定した請求先の部署コード（又は顧客コード＋部署コー
ド）をセットし、請求締日には、決定された部署に対し
て顧客部署マスター・ファイルに登録された請求締日を
転記する。

【００２８】図５は、売上段階での請求先決定のフロー
チャートを示す。請求先の決定順位は、品種別の指定、
納入先、及び契約の順である。

【００２９】新規登録しようとする売上レコードの契約
番号を契約マスター・ファイルに当てはめ（Ｓ１）、契
約ファイルの該当する契約レコードの請求先コードに登
録があるか否かを調べる（Ｓ２）。即ち、請求先が契約
で指定されているか否かを調べる。

【００３０】契約で請求先が指定されている場合（Ｓ
２）、契約マスター・ファイルの請求先コードに登録さ
れている部署情報を一応の請求先とする（Ｓ３）。契約
で請求先が指定されていない場合（Ｓ２）、売上情報の
納入先コードで特定されている顧客部署情報を顧客部署
マスター・ファイルから読み出す（Ｓ４）。そして、読
み出した顧客部署情報の請求先・納入先・発注元区分フ
ィールドにより、当該納入先が請求先たりうるか否かを
判断し（Ｓ５）、請求先たりうる場合には、納入先を一
応の請求先とし、請求先たりえないときには、当該顧客
部署情報の請求先コードに登録された顧客部署を一応の
請求先とする（Ｓ６）。

【００３１】Ｓ３，Ｓ４，Ｓ５及びＳ６により決定した
一応の請求先に対して、次に、品種別の請求先の区別が
あるか否かを調べる。即ち、当該一応の請求先の顧客部
署情報の品種別請求先コードの１１個のフィールドを調
べ（Ｓ７）、売上に係る商品の品種について請求先が登
録されていなければ、一応の請求先を、正式な請求先と
決定する（Ｓ８）。売上に係る商品の品種について請求
先が登録されてれば（Ｓ７）、当該品種について登録さ
れている請求先を正式な請求先と決定する（Ｓ９）。こ
のように決定した請求先を特定する情報（部署コード、
又は顧客コード＋部署コード）を売上マスター・ファイ
ルの請求先コードのフィールドにセットし、決定した請
求先の請求締日を売上マスター・ファイルの請求締日の
フィールドにセットする（Ｓ１０）。

【００３２】この時点で、品種分割の区分がある場合に
は、そのテーブルにセットされている区分コードを売上
マスター・ファイルの分類区分コードにセットする。

【００３３】このようにして、請求先を基本的には契約
により決定し、契約で特定されていない場合に、納入先
を請求先とし、納入先に請求先が特定されているときに
はその特定されている請求先とする。但し、本実施例で
は、更に、品種別で請求先を変更できるようにしてい
る。これは、グループ企業や親子会社の関係などで、同
じ発注元からの注文でも、品種により別の会社に請求す
ることがありうるからである。

【００３４】図６は、各請求先に対する請求データの集
計のフローチャートを示す。顧客部署マスターに登録さ
れている締日に相当する顧客請求先コードを特定し、売
上マスター・ファイルから締日範囲で且つ未請求のレコ
ードを抽出する（Ｓ１１）。抽出した各レコードを請求
先コードでソートし、同じ請求先に対する売上レコード
をまとめる。

【００３５】売上マスター・ファイルの請求先コードか
ら顧客部署マスター・ファイルを参照し、請求先の請求
書発行区分フィールドを調べる（Ｓ１３）。

【００３６】請求書発行区分が一括発行のとき（Ｓ１
３）、同じ請求先の売上を売上日順に集計し、１本の請
求書を発行する（Ｓ１４）。請求書発行区分が品種分割
のとき（Ｓ１３）、顧客部署マスター・ファイルの品種
分割テーブルに基づき売上レコードをソートし、品種分
割テーブルに規定したグループ毎にまとめて請求書を作
成する（Ｓ１５）。請求書発行区分が納入先別になって
いるときには（Ｓ１３）、売上レコードを納入先コード
でソートし、納入先別に請求書を作成する（Ｓ１６）。

【００３７】請求書の作成（Ｓ１４，Ｓ１５，Ｓ１６）
は、具体的には、プリンタ２２により所定用紙に印刷出
力し、郵送しても、直接、請求先のコンピュータ又は端
末に送信してもよい。即ち、本明細書中での請求書は、
紙に印刷されたものに限らず、電子データであってもよ
い。

【００３８】請求書の発行前に請求先又は請求締日の変
更があれば、記録済の請求締日の前に顧客部署マスター
・ファイルの請求締日を訂正する。売上計上後であって
も、請求締日前であれば、請求先、請求書発行区分及び
品種分割テーブルをオンラインで直接訂正することがで
き、これにより、請求書の発行に関し発注元の要求に柔
軟に対応できるようになる。

【００３９】商品の場合を例に説明したが、本発明が役
務に対する請求についても適用できることは明らかであ
る。

【００４０】

【発明の効果】以上の説明から容易に理解できるよう
に、本発明によれば、請求書の発行に関する顧客の多様
な要求に柔軟に対応することができる。具体的には、納
入先や、取引商品の品種などの単位で請求先を個別に指
定することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例の概略構成ブロック図であ
る。

【図２】 顧客部署マスター・ファイルのファイル構造
図である。

【図３】 契約マスター・ファイルのファイル構造図で
ある。

【図４】 売上マスター・ファイルのファイル構造図で
ある。

【図５】 売上マスターの新規登録時の請求先決定のフ
ローチャートである。

【図６】 請求書発行時のフローチャートである。

【符号の説明】

１０：ＣＰＵ １２：ＲＯＭ １４：ＲＡＭ １６：ハ
ードディスク装置 １８：キーボード ２０：モニタ
２２：プリンタ ２４：通信制御装置

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 少なくとも、請求書発行形式を特定する
   請求書発行区分情報、及び取引の種別の請求分割を示す
   種別分割情報を請求先顧客毎に具備する顧客情報を参照
   し、当該請求書発行区分情報に従い請求書を発行する請
   求書発行方法であって、 当該請求書発行区分情報が、少なくとも、対象とする売
   上に係る請求を１つの請求書とする一括形式、当該種別
   分割情報に従って売上を分類して１以上の請求書を作成
   する種別分割形式、及び、納入先別に売上を分類して１
   以上の請求書を作成する納入先別形式の何れか１つを特
   定する情報を具備し、 売上マスターから所定の未請求売上を抽出する売上情報
   抽出ステップと、 抽出された未請求売上に対し、請求先の顧客情報の請求
   書発行区分情報を参照し、請求書発行形式を決定する請
   求書発行形式決定ステップと、 当該請求書発行形式決定ステップにより決定した請求書
   発行形式に従い、請求書を作成する請求書作成ステップ
   とからなることを特徴とする請求書発行方法。
2. 【請求項２】 売上情報抽出ステップの前に、売上の請
   求先を決定する請求先決定ステップを具備し、当該請求
   先決定ステップが、 売上に先行する契約で請求先が指定されているか否かを
   調べる契約検査ステップと、 契約で請求先が指定されていない場合に、売上の納入先
   が請求先たりうるか否かを調べる納入先検査ステップ
   と、 当該納入先が請求先たりえないときに、納入先に登録さ
   れている請求先を調べる登録請求先検査ステップと、 当該契約検査ステップ、当該納入先検査ステップ及び当
   該登録請求先検査ステップで一応選定した相手に、売上
   に係る種別請求先の登録があるか否かを調べる種別請求
   先検査ステップと、 売上に係る種別請求先の登録がないとき、当該契約検査
   ステップ、当該納入先検査ステップ及び当該登録請求先
   検査ステップで一応選定した相手及びその請求締日を当
   該売上の請求先及び請求締日として売上マスターに登録
   し、売上に係る種別請求先の登録があるとき、その登録
   された請求先及びその請求締日を当該売上の請求先及び
   請求締日として売上マスターに登録する請求先登録ステ
   ップとからなる請求項１に記載の請求書発行方法。