JP2004341858A

JP2004341858A - 法人カードの利用詳細データ使用した経費精算方法

Info

Publication number: JP2004341858A
Application number: JP2003138082A
Authority: JP
Inventors: Hidesato Miyajima; 英里宮嶋
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2003-05-16
Filing date: 2003-05-16
Publication date: 2004-12-02

Abstract

【課題】本発明は、電子化された詳細な利用明細データを使用することにより経費精算を軽減するものであり、従来は、精算書をベースに、個人使用分と会社負担分を別途入手した利用明細書を持って区別しなければならなかった。
【解決手段】上記課題を解決する為に、カード加盟店では電子化された詳細な明細データを保持する。さまざまなカード加盟店から送付された明細データは、カード会社で会社ごとにまとめられて企業に送付される。明細データは社内ＬＡＮ内にある経費精算システムに保持され、従業員の経費申請画面より、個人ごとの利用データがチェックできる。これらのデータを、従業員が経費精算するもののみ画面上でチェックすることにより、容易に経費・私用費を分別することができる。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、従業員が法人カードを使用した場合の利用詳細データを用いた、経費精算方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
会社の出張等でホテル代や旅費を法人カードで支払う際、使用者支払型もしくは会社一括支払型のため、請求は、会社もしくは個人口座宛に行われる。同一のカードに、個人使用と会社支払分が混在する場合、後から手入力で、個人使用分と会社負担分を区別しなければならなかった。また、支払明細内容はカード会社へ送信されない為、従業員がホテル等のカード加盟店から明細書を入手しなければならなかった。法人カードを使用した支払に関する従来技術としては、社内経費システムの簡易化を図る技術（特開２０００−３４８０９９号公報）の一部として、法人カードを利用した場合の私費と経費を区別するシステムが存在するが、利用明細は手入力しなければならず効率が悪い。
【０００３】
【特許文献１】
特開２０００−３４８０９９号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来は、カード会社からの請求に対して、精算書をベースに個人使用分と会社負担分を別途入手した利用明細を持って区別しなければならなかった。
【０００５】
本発明の目的は、法人カード利用による経費の精算業務を軽減する経費精算方法を提供することである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決すべく、本発明に係る経費精算方法は、法人カードを用いて従業員が支払いをした場合の、雇用者と従業員との間の経費精算を、カード加盟店と法人カードを発行するカード会社が仲介する経費精算方法であって、カード加盟店が利用詳細データを保持するステップと、カード会社がカード加盟店から送られた利用詳細データをデータベースに登録するステップと、カード会社が会社に送付した利用詳細データに基づいて従業員が私費・経費を分別するステップと、分別されたデータをカード会社が受け取るステップとを備える。
【０００７】
前記カード加盟店が利用詳細データを保持するステップにおいて、使用者カード番号ごとに、使用日、一商品や一サービスごとの利用項目、内容、金額からなる利用詳細データを登録することにより、個人利用明細データを保持することができる。
【０００８】
前記カード会社がカード加盟店から送られた利用詳細データをデータベースに登録するステップにおいて、カード加盟店から送られた利用詳細データを会社とカード番号を索引として登録することにより、会社送付用利用詳細データを用意することができる。
【０００９】
前記カード会社が会社に送付した利用詳細データに基づいて従業員が私費・経費を分別するステップにおいて、各従業員に利用詳細データを通知して経費・私費分別を要求し、従業員はデータを確認しながら、チェックをつけることで分別を行うことができる。
【００１０】
前記分別されたデータをカード会社が受け取るステップにおいて、私費・経費に分別されたデータを受け取ることにより、個人口座・会社公費口座に分けて引き落とすことができる。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施例を図面に基づいて詳細に説明する。
【００１２】
図１は、本発明における一実施例である、利用明細データにより私費・経費を分別するしくみを説明する概念図である。図１で、従業員１は、企業が提携するクレジットカード会社が発行する法人カード２を保持する。従業員１が法人カード２を利用して、カード加盟店４にて買い物などを行うと、カード加盟店４では、その売り上げ明細データ３を詳細な項目ごとに保持する。明細データ３の詳細な項目とは、図４に示すように、月日・利用項目・内容・金額等からなる。例えば利用項目が「電話料金」の場合、内容には、一回毎の利用時刻等を明記する。利用項目が「商品」の場合は、一商品毎の情報を明記する。このように、カード加盟店４は、電子化された詳細な利用明細データを保持する。明細データ３は、売り上げの都度又は定期的にカード会社５にあげられ、カード会社の明細処理システム６に引き渡され、明細情報データベース７に登録される。これにより、カード会社も明細データ３を保持することになる。明細情報データベース７への登録に関しては、図６で詳しく述べる。カード会社５は会社に対して、図５に示すように、利用者・月日・加盟店名称・利用項目・内容・備考等からなる利用明細を送付する。社内ＬＡＮ内９の経費精算システム１０では、それらの情報を、個人明細情報データベース１１に取り込む。従業員１は、メール等で経費申請要求されると、経費精算システム１０において、経費精算処理を行う。経費精算システム１０は、社内ＬＡＮ９につながるサーバ及びクライアントコンピュータのそれぞれに必要なものがあらかじめインストールされて用いられる。経費精算システム１０は、従業員１毎のパソコン画面上に経費申請画面１３を表示させる。従業員１は、その画面上で経費と私費を分別して申請を行う。処理の詳細については図７［フローチャートの説明］と図８で述べる。
【００１３】
申請データは、個人経費・私費情報データベース１２に登録され、所属長１４、経理部１５等の承認を得ることにより情報が確定（コミット）する。個人経費・私費情報データベース１２の情報は、カード会社の分別情報データベース１２に登録される。カード会社５は、月１回の引き落とし日（たとえば毎月５日）になると、会社から経費を、従業員口座から私用費を引き落とす方法と、企業が従業員口座１７から私用費を給与天引する方法の２つの例がある。
【００１４】
図２は、電子化された明細データの流れを説明した図である。各カード加盟店４から送られた明細データ３は、カード会社５にある明細処理システム６に格納される。明細処理システム６は、個人明細情報データベース７と、個人経費・私費情報データベース８とを有し、個人明細情報データベース７に、各カード加盟店から送られてきた明細データを格納する。格納された明細データは、会社のＬＡＮ内にある経費精算システム１０に送られる。経費精算システム１０において、個人ごとの明細データを各従業員の経費申請画面に出力し、従業員が私用費・経費を分別する。分別されたデータは属長・経理部の承認を得た上で、カード会社に送信することにより、経費・私用費の分別されたデータをカード会社が保持し、それに応じた引き落としが可能になる。
【００１５】
図３〜６を用いて、本発明における明細データの詳細を従来明細データと比較を行いながら説明する。
【００１６】
図４は、カード加盟店３が保持する明細データである。カードを利用して支払を行った場合、使用者毎に、加盟店名・カード番号・氏名・月日・利用項目・内容・金額からなる情報を保持する。図６に示すように、明細データ３は、売り上げの都度又は定期的にカード会社５にあげられ、カード会社の明細情報データベース７に登録される。明細データ３を元に、会社名・カード番号・氏名・加盟店名・月日・利用項目・内容・金額を登録する。これを元に、カード会社は企業に明細書を送付する。
【００１７】
図３は、従来、カード会社が企業宛に送信している明細書の一例である。月日・利用金額・加盟店名称・利用者項目から構成されている。利用金額に関して、利用者の加盟店ごとの合計値しかわからないため、明細データを元に経費・私用費を分別するのは不可能である。
【００１８】
図５は、本発明を実現するための企業に送付する明細書である。利用者・月日・加盟店名称・利用項目・内容・金額から構成されている。利用項目ごとの内容が明記されているため、経費・私用費が分別可能な詳細情報を得ることができる。
【００１９】
図７は、従業員の使用するパソコン上で動作する、経費精算申請処理を示すフローチャートである。本発明の実施形態では、各従業員が社内ＬＡＮ内を介して経費精算システム内の個人明細情報データベースにアクセスすることにより、この処理が実行される。従業員は、メール等で経費申請要求があり、経費申請画面を表示させることにより、経費精算処理に入る（ステップ３０）。まず、ＩＤ（申請者個人を特定する情報）及びパスワードの入力画面を表示する（ステップ３１）。入力がなされると、そのＩＤ・パスワードがあらかじめその申請者に付与されたものと合致するか否かをチェックする（ステップ３２）。合致しなければエラーを表示し（ステップ３８）、ステップ３０に戻る。ステップ３２でＩＤ・パスワードが合致すれば、経費申請画面１３を表示する（ステップ３３）。ここでは、カード番号と社員番号、氏名、所属長が自動表示される。また、カード利用明細が、利用日・加盟店名称・利用項目・内容・金額項目ごとに表示される。従業員は、その一覧の内で、経費精算を行うものに対して、チェック欄１８にて「レ」をつける（ステップ３４）ことにより経費・私用費を分別する。すべての分別終了後、申請ボタンが押されたかチェックする（ステップ３５）。押されてなければ、エラーを表示し（ステップ３９）、ステップ３３に戻る。押されていた場合は、分別情報データベース内で私用費データと経費データに分別して登録する（ステップ３６）。その後、所属長への通知を行う（ステップ３７）ことで、処理を終了する。
【００２０】
所属長は従業員から申請されたデータの承認を行い、承認後、経理部に通知する。経理部で承認を行った後、分別データベースのデータは確定する。
【００２１】
図８は、従業員の使用するパソコン上で動作する、経費精算申請処理において、従業員が入力したＩＤ・パスワードが合致した場合に表示される経費申請画面である。従業員は、この申請画面にて経費申請を行う。
【００２２】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、カード利用に関する詳細なデータを、カード加盟店とカード会社が共有し、企業に送ることにより、従業員の経費精算処理が軽減される。さらに、経理業務の軽減にもつながる。
【００２３】
また、詳細なデータをもとに分別できるため、支払内容の確実性も増す。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明における一実施例である、利用明細データにより私費・経費を分別するしくみを説明する概念図。
【図２】電子化された明細データの流れ図。
【図３】カード会社が企業宛に送信している従来の明細書例。
【図４】加盟店毎に保持する明細データ。
【図５】カード会社が企業に対して送信する明細データ。
【図６】明細情報データベースの概念図。
【図７】従業員の使用するパソコン上で動作する、経費精算申請処理を示すフローチャート。
【図８】従業員の経費申請画面。
【符号の説明】
１…従業員、２…法人カード、３…明細データ、４…カード加盟店、５…カード会社、６…明細処理システム、７…明細情報データベース、８…分別情報データベース、９…社内ＬＡＮ、１０…経費精算システム、１１…個人明細情報データベース、１２…個人経費・私費情報データベース、１３…経費申請画面、１４…所属長、１５…経理部、１６…会社公費口座、１７…従業員口座、１８…カード利用請求一覧のチェック項目。

Claims

法人カードを用いて従業員が支払いをした場合の、雇用者と従業員との間の経費精算をカード加盟店とカード会社が仲介する経費精算方法であって、カード加盟店が利用詳細データを保持するステップと、カード会社がカード加盟店から送られた利用詳細データをデータベースに登録するステップと、カード会社が会社に詳細データを送付し、会社から私費・経費に分別されたデータを受け取る経費精算方法。
請求項１に記載した経費精算方法であって、カード加盟店が保持する利用詳細データ。
請求項１に記載した経費精算方法であって、カード会社がカード加盟店から送られた利用詳細データをデータベースに登録する方法と会社に送付する利用詳細データ。
カード会社から送付された利用詳細データを用いて、従業員が私費・経費の分別を行う方法。