JPH05298312A - 文書作成方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】共通の基本文書を持つ一連の文書の管理を簡単
化し記憶容量も少くてすむ文書作成方法を提供するこ
と。 【構成】基本文書を複数のページに分割し、ページごと
にページ番号を記録するページエリア１３と基本文書と
して使用する場合にフラグを立てる正エリア１１と改定
文書として使用する場合にフラグを立てる副エリア１２
との複数のエリアを設け、新規の改定文書の作成時に同
一のページ番号で基本文書と内容の異なるページに関し
てはそれぞれ基本文書内の該当するページ番号のページ
には正エリア１３のみにフラグを、新規の改定文書には
副エリア１２にフラグをそれぞれ立てた同一ページ番号
で２種類の文書を作成し、基本文書の最終ページの後に
新規の改定文書で副エリア１２にフラグを立てたページ
を付加し、新規の改定文書の出力時には副エリア１２に
フラグを立てたページのみを抽出し、ページ番号順に出
力する構成をとる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書作成方法に関し、特
に基本文書の一部を文書作成機を用いて変更し新規の改
定文書として作成する文書作成方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書作成方法は、一度作成した基
本文書の一部を変更し新規の改定文書を得る場合、元に
なる基本文書に対し直接改定を行うことによって、基本
文書そのものが失なわれるか、又は、複写後改定すれば
ほぼ同一の内容の文書が２つできていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の文書作
成方法は、一度作成した基本文書の一部を変更し新規の
改定文書を得る場合、元になる基本文書そのものが失な
われるか、又は、ほぼ同一の内容の文書が２つできてい
たので、基本文書そのものを失ないたくない場合には、
類似の文書を複数個管理することになるので、文書の検
索に時間がかかり記憶容量も多く必要となり、共通の内
容の修正の際にも、すべての文書に対して一斉に修正を
行わなければならず、実行上は非常に管理が難しく、文
書間の同期がとれなくなる心配があるという問題点があ
る。

【０００４】本発明の目的は、共通の基本文書を持つ一
連の文書の管理を簡単化し記憶容量も少くてすむ文書作
成方法を提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明の文書作成方法
は、端末装置から入力する文書データを受け予め定める
手順に従って一連の文書として編集し記録する文書作成
機の作成した基本文書の一部を前記文書作成機を用いて
変更し新規の改定文書として作成する文書作成方法にお
いて、前記基本文書を複数のページに分割し、前記ペー
ジごとにページ番号を記録するページエリアと前記基本
文書として使用する場合にフラグを立てる正エリアと前
記改定文書として使用する場合にフラグを立てる副エリ
アとの複数のエリアを設け、前記新規の改定文書の作成
時に同一のページ番号で前記基本文書と内容の異なるペ
ージに関してはそれぞれ前記基本文書内の該当するペー
ジ番号のページには前記正エリアのみにフラグを前記新
規の改定文書には前記副エリアにフラグをそれぞれ立て
た同一ページ番号で２種類の文書を作成し、前記基本文
書の最終ページの後に前記新規の改定文書で前記副エリ
アにフラグを立てたページを付加し、前記新規の改定文
書の出力時には前記副エリアにフラグを立てたページを
抽出し、ページ番号順に出力する構成である。

【０００６】本発明の文書作成方法は、基本文書の作成
時にはすべてのページの正エリアおよび副エリアにフラ
グを立て、新規に改定文書を作成する際前記改定文書で
は使用しないページの副エリアのフラグを削除してもよ
い。

【０００７】本発明の文書作成方法は、各ページごとの
副エリアを副数個設けてもよい。

【０００８】

【実施例】次に、本発明の実施例について図面を参照し
て説明する。

【０００９】図３は本発明を適用する文書作成機のブロ
ック図である。

【００１０】本発明を適用する文書作成機１０は、文書
データおよび出力時の制御コードを入力するキーボード
１と、キーボード１の入力するデータを受け付ける入力
部２と、入力部２の受け付けたデータを解析し文書を作
成し処理する文書処理部３と、文書処理部３の処理結果
を受け表示データに変換する表示部４と、表示部４から
表示データを受け可視表示するディスプレイ５と、文書
処理部３の制御の下で文書処理部３の処理した作成文書
の格納および読み出しを制御するファイル制御部６と、
ファイル制御部６の制御に従って作成文書を格納し読み
出す文書用ファイル７と、文書処理部３の制御の下で文
書処理部３の処理した作成文書を印刷データとして出力
するプリンタ出力制御部８と、プリンタ出力制御部８の
出力を受け作成文書を印刷出力するプリンタ９とで構成
している。

【００１１】次に動作について説明する。各部の名称お
よび符号は図３のものを使用する。

【００１２】図１は本発明の一実施例の動作を説明する
説明図である。

【００１３】動作を開始すると、ステップ（以下Ｓと記
す）１で現在作成するページが新規作成ページか否かを
判別し、新規作成ページであれば図１分図（Ａ）に進
み、否であればＳ２で改定前文書を残すか否かを判別
し、改定前文書を残す場合は図１分図（Ｂ）に進み、残
さない場合は図１分図（Ｃ）に進む。

【００１４】図１分図（Ａ）は２ページ目まで作成した
状態から、さらに３ページ目を作成する場合の、各ペー
ジごとのフラグの状態を示すものである。左側が作成前
（以下（前）と記す）、右側が作成後（以下（後）と記
す）である。各ページには、正エリア１１と副エリア１
２とページエリア１３とがそれぞれ設けてある。

【００１５】キーボード１からの入力に従って文書処理
部３は、ページエリア１３に“３”を格納した３ページ
目の文章を作成し、（後）に示すように２ページ目の後
に３ページ目を追加して、作成文書を表示部４を介して
ディスプレイ５に表示し、ファイル制御部６を介して文
書用ファイル７に格納する。このとき、各ページの使用
状態を示すフラグは正エリア１１，副エリア１２共に立
ててある。 図１分図（Ｂ）は３ページ目まで作成した
基本文書を残しながら、一部を改定した新規の文書を作
成する場合の、各ページごとのフラグの状態を示すもの
である。

【００１６】基本文書では２ページ目が“晴れの”とな
っているものを、改定後の文書では“曇りの”とするこ
ととし、基本文書の２ページ目のフラグは正のみ立て、
新規の改定文書に使用する２ページ目のフラグは副のみ
を立ててあり（後）に示すように、基本文書の３ページ
目の後に追加してある。

【００１７】図１分図（Ｃ）は３ページ目まで作成した
基本文書を残さずに、一部を改定した新規の文書を作成
する場合の、各ページごとのフラグの状態を示すもので
ある。

【００１８】基本文書では２ページ目が“晴れの”とな
っているものを、改定後の文書では“曇りの”とするこ
ととし、この“晴れの”を残さないものとするので、自
動的に改定後の文書の２ページ目の“曇りの”が基本文
書の２ページ目となり（後）に示すように、２ページ目
の使用状態を示すフラグは正副共に立ててある。

【００１９】次にこの形式で格納してある文書を出力す
る場合の動作を説明する。

【００２０】図１分図（Ｂ）の（後）の状態で文書用フ
ァイル７に文書を格納してあるものとする。

【００２１】図２は同一のファイルから２種類の文書を
出力する状態を説明する説明図である。

【００２２】キーボード１からの指示に従って文書処理
部３は、文書用ファイル７から文書を読み出す。このと
き、キーボード１からのパラメータ入力が、出力文書と
して“正”を指定していれば、“今日は、晴れの日で
す。”をプリンタ出力制御部８を介してプリンタ９から
印字出力する。又、キーボード１からのパラメータ入力
が、出力文書として“副”を指定していれば、“今日
は、曇りの日です。”をプリンタ出力制御部８を介して
プリンタ９から印字出力することになる。

【００２３】はお、本発明は、正副２つの文書の管理の
みではなく、同様の方法で複数個の文書の管理を行うこ
とが可能である。

【００２４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明は、基本文
書を複数のページに分割し、ページごとにページ番号を
記録するページエリアと基本文書として使用する場合に
フラグを立てる正エリアと改定文書として使用する場合
にフラグを立てる副エリアとの複数のエリアを設け、新
規の改定文書の作成時に同一のページ番号で基本文書と
内容の異なるページに関してはそれぞれ基本文書内の該
当するページ番号のページには正エリアのみにフラグを
新規の改定文書には副エリアにフラグをそれぞれ立てた
同一ページ番号で２種類の文書を作成し、基本文書の最
終ページの後に新規の改定文書で副エリアにフラグを立
てたページを付加し、新規の改定文書の出力時には副エ
リアにフラグを立てたページを抽出し、ページ番号順に
出力することにより、共通の基本文書を持つ一連の文書
の管理を簡単化し記憶容量も少くすることができるとい
う効果が有る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の動作を説明する説明図であ
る。

【図２】同一のファイルから２種類の文書を出力する状
態を説明する説明図である。

【図３】本発明を適用する文書作成機のブロック図であ
る。

【符号の説明】

１ キーボード ２ 入力部 ３ 文書処理部 ４ 表示部 ５ ディスプレイ ６ ファイル制御部 ７ 文書用ファイル ８ プリンタ出力制御部 ９ プリンタ １０ 文書作成機 １１ 正エリア １２ 副エリア １３ ページエリア

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 端末装置から入力する文書データを受け
   予め定める手順に従って一連の文書として編集し記録す
   る文書作成機の作成した基本文書の一部を前記文書作成
   機を用いて変更し新規の改定文書として作成する文書作
   成方法において、前記基本文書を複数のページに分割
   し、前記ページごとにページ番号を記録するページエリ
   アと前記基本文書として使用する場合にフラグを立てる
   正エリアと前記改定文書として使用する場合にフラグを
   立てる副エリアとの複数のエリアを設け、前記新規の改
   定文書の作成時に同一のページ番号で前記基本文書と内
   容の異なるページに関してはそれぞれ前記基本文書内の
   該当するページ番号のページには前記正エリアのみにフ
   ラグを前記新規の改定文書には前記副エリアにフラグを
   それぞれ立てた同一ページ番号で２種類の文書を作成
   し、前記基本文書の最終ページの後に前記新規の改定文
   書で前記副エリアにフラグを立てたページを付加し、前
   記新規の改定文書の出力時には前記副エリアにフラグを
   立てたページを抽出し、ページ番号順に出力することを
   特徴とする文書作成方法。
2. 【請求項２】 基本文書の作成時にはすべてのページの
   正エリアおよび副エリアにフラグを立て、新規に改定文
   書を作成する際前記改定文書では使用しないページの副
   エリアのフラグを削除することを特徴とする請求項１記
   載の文書作成方法。
3. 【請求項３】 各ページごとの副エリアを副数個設ける
   ことを特徴とする請求項１記載の文書作成方法。