JPH05268260A - ネットワークを利用した文書データ管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】ネットワークを介して複数の端末装置と接続さ
れたサーバ装置において、ＦＡＸなどの画像データ送受
信端末から受信した文書画像データをインデクス情報と
対応付け容易に管理できるようにすることを目的とす
る。 【構成】ＦＡＸ、端末ＳＴ、サーバＳＶが、接続された
ネットワークシステムにおいて、ユーザが、ＦＡＸから
ＩＤシートを付加した形で画像データをサーバＳＶに送
信し、端末ＳＴから、上記画像データに対応する発信Ｉ
Ｄとインデクス情報（画像データ管理情報）をメールに
より指示する。サーバＳＶは、画像として受信したＩＤ
シートから発信ＩＤを抽出し、メールの発信ＩＤを照合
することにより、画像データとインデクス情報を対応付
け、インデクス情報を利用した画像データ管理を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ネットワークを利用し
た文書データの管理方式に関わり、特にサーバ装置で端
末から受信した文書画像データをインデクス情報と対応
付けて管理するようにした文書データ管理方式に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィスでの生産性を高めること
を目的として、ネットワークシステムを備えたＯＡ環境
の構築が進められている。すなわち、電話回線、ＬＡＮ
などのネットワークシステムで端末間を接続することに
より、電子メールなどのコードデータの交換を可能とす
る。

【０００３】電子メールなどのコードデータを１つの端
末から、別の端末に送信する場合、送信側のユーザは、
受信側（宛先）ユーザのアドレス（ユーザＩＤ）を指定
し、送信すべきコードデータを入力する。送信側端末で
は、入力されたコードデータに、送信元ユーザＩＤ、送
信日時等を含むヘッダを付加した形式のメールデータを
作成し、ネットワークに送信する。各メールデータは、
宛先端末に直接的に、あるいは一旦メールサーバに蓄積
されたのちに宛先端末に受信され、受信側ユーザは、表
示画面に出力されたメールデータを参照する。

【０００４】此種のネットワークシステムとしては、例
えば、複数のパソコンを公衆回線を介して接続したパソ
コン通信システムがあり、各送信先ユーザＩＤを指定す
ることにより、同一の文書を複数の部署（配布先）に容
易に配布することができる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上記したパソコン通信
システムにおいては、異機種の端末装置間では、一般に
テキストデータに限って送受信が可能であり、書式デー
タ、図表データ、あるいは画像データ等からなる文書デ
ータを送受信するためには、特別のファイル転送プロト
コルを必要とする。従って、機種の異なるパソコン、ワ
ークステーション（ＷＳ）間で、これらの特殊な文書デ
ータを送信することは容易でない。また、ＦＡＸなどを
利用して画像データなどを送信する場合には、受信側の
端末装置で画像データとインデクス情報とを関係付けて
管理することは困難である。

【０００６】本発明の目的は、特別なファイル転送プロ
トコルを必要とする文書データを、パソコン通信システ
ムで通常に送信できるデータと同様に管理できるように
したネットワークにおける文書データ管理方式を提供す
ることにある。

【０００７】本発明の他の目的は、送信側ユーザがＦＡ
Ｘなどを利用して送信した文書データをサーバ装置で容
易に管理できるようにした文書データ管理方式を提供す
ることにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明では、文書画像データの発信者が、ＦＡＸな
どの画像データ送受信端末から、サーバ装置に対して、
発信ＩＤが記入されたＩＤシートを付した形で画像デー
タを送信すると共に、メール端末を利用して、上記画像
データに対応する発信ＩＤと上記画像データに関するイ
ンデクス情報を上記サーバ装置に送信し、サーバ装置
が、画像として受信したＩＤシートから発信ＩＤを認識
し、該発信ＩＤとメール端末から受信した発信ＩＤとを
照合することにより、画像データと上記メール端末から
受信したインデクス情報とを対応付けるようにしたこと
を特徴とする。

【０００９】

【作用】本発明によれば、サーバ装置が、ＦＡＸなどの
画像データ送受信端末から送信されてきた画像データ
と、メール端末からコードデータとして送られてきたイ
ンデクス情報とを対応づけることができるため、受信画
像データに関して、上記インデクス情報に基づく高度の
管理機能を果たすことが可能となる。

【００１０】

【実施例】以下、本発明の実施例を、図面を参照して詳
細に説明する。

【００１１】図１は、本発明による文書データ管理を実
施するネットワークシステム構成の１例を示すブロック
図である。図中、ＳＶは通信される文書データを管理す
るためのサーバであり、後述するように、文書ファイル
に格納された文書の概要を示すデータ（タイトル）と文
書（本文）を特定するためのＩＤ（本文ＩＤ）とを含む
通知を電子メールによりユーザへ送信したり、ユーザか
らの要求に応答して、本文データを送信する。ユーザ側
のシステムは、端末（ＳＴ１、…、ＳＴｎ）、ファクシ
ミリ（ＦＡＸ１、…、ＦＡＸｍ）、電話（ＴＥＬ１、
…、ＴＥＬｋ）等の機器からなり、公衆電話回線などの
ネットワークＮＷを介して、サーバにデータを送信した
り、サーバからの通知を受信し、サーバに対してデータ
提供を要求し、サーバから本文データを受信する。な
お、ネットワークＮＷは、ＰＢＸ（Private Branch Exc
hage）による構内電話網や、同軸ケーブルなどにより構
築されたＬＡＮであってもよい。

【００１２】図２は、サーバＳＶの構成を示すブロック
図である。１はコードデータを入力するためのキーボー
ド、２はコードデータ及び画像データを表示するための
ディスプレイ、３はワークステーションとネットワーク
間の信号を復変調するためのモデム、４はファクシミリ
を送受信するためのＦＡＸアダプタである。サーバＳＶ
を構成するワークステーションは、モデム３とＦＡＸア
ダプタ４を経由してネットワークＮＷに接続される。５
は電話応答をするための音声応答装置、６は電話（プッ
シュフォン）のプッシュトーンを認識するためのプッシ
ュトーン認識装置、７は画像データを入力するためのス
キャナ、９は本文データや返答メッセージを格納するた
めのデータファイルである。

【００１３】１０はサーバ全体を制御するＣＰＵ、８は
メモリであり、ＲＯＭ８−１とＲＡＭ８−２からなる。
ＲＯＭ８−１は、本文要求シートなどのＯＣＲシートを
認識する帳票認識プログラム部８−１１と、本文をデー
タファイルに格納する本文登録プログラム部８−１２
と、本文をユーザに送信する本文提供プログラム部８−
１３と、端末やＦＡＸなどサーバ以外から本文をデータ
ファイルに登録する本文リモート登録プログラム部８−
１４と、電話帳検索プログラム部８−１５と、ユーザか
ら送信されてきた返答をデータファイルに格納する返答
格納プログラム部８−１６とから構成される。また、Ｒ
ＡＭ８−２は、ＦＡＸ受信した画像データを格納する画
像格納領域８−２１と、データファイル９に格納された
本文の詳細情報を管理するインデクステーブル８−２２
と、データファイルに格納された返答を管理する返答テ
ーブル８−２３と、ユーザＩＤと電話番号、ＦＡＸ番号
を対応付けて管理する電話帳８−２４と、ユーザからの
提供要求や返答メールの受信専用に設定されたユーザＩ
Ｄを管理するチェックユーザリスト８−２５と、ユーザ
宛のメール受信時に実行する処理内容を示す処理テーブ
ル８−２６と、全ユーザ宛のメールを管理するメールフ
ァイル管理領域８−２７とから構成される。

【００１４】図３に端末ＳＴの構成を示す。端末は、コ
ードデータを入力するためのキーボード１１と、画像デ
ータおよびコードデータを表示するためのディスプレイ
１２と、ネットワークＮＷと端末とを接続するためのモ
デム１３と、メモリ１４と、端末全体を制御するための
ＣＰＵとから構成される。

【００１５】図４は本発明における文書データ管理を行
なうためにサーバと端末装置との間で行なわれる通信処
理手順の概要を示す。サーバは、「本文登録」、「通知
メール送信」、「本文提供要求受信」、「本文送信」、
「返答格納」などの処理を行なう。

【００１６】「本文登録」では、文書の配布部署が、配
布する文書の本文と、配布元ユーザＩＤ、配布先ユーザ
ＩＤ等を含むインデクス情報とを入力する。本文、イン
デクス情報の入力には、キーボード、イメージスキャ
ナ、ＦＡＸを利用する。ＦＡＸを利用してインデクス情
報を入力する場合、送信元ユーザＩＤ、送信先ユーザＩ
Ｄ、処理内容（本文登録、本文提供要求、返答格納等）
などを記入する欄位置が定められたインデクスシート
（ＯＣＲシート、ＯＭＲシート等）を本文とともにサー
バへ送信する。サーバでは、受信したインデクスシート
から文字・図形認識によりインデクス情報を求め、本文
データにシーケンシャルな番号（本文ＩＤ）を付加し、
このインデクス情報と本文ＩＤを利用して、インデクス
テーブルを更新し、本文をデータファイルに格納して登
録作業を完了する。登録が終了すると、サーバは、イン
デクス情報に含まれる配布先ユーザＩＤに対して、登録
された文書のタイトルと本文ＩＤを含む通知メールを送
信する。通知メールを送信する場合、文書のタイトルと
本文ＩＤを含んだ文書一覧を作成し、文書一覧をメー
ル、あるいはＦＡＸにより送信してもよい。

【００１７】通知メールを受信した受信部署では、サー
バに対して、本文提供要求を行なう。「本文提供要求」
では、要求する本文の本文ＩＤをメール、ＦＡＸ、電話
等の機器を利用して送信する。本文提供要求を受信した
サーバは、本文提供要求から本文ＩＤと送信元ユーザＩ
Ｄを取得し、インデクス情報を参照し、データファイル
から本文ＩＤに対応する本文を呼出す。呼び出された本
文は、インデクス情報に含まれるデータ形式に応じて、
メール、ＦＡＸ、電話等の各機器により受信部署に送信
される。その際、ＦＡＸ番号、電話番号、端末のユーザ
ＩＤは、電話帳により相互に変換される。その本文が返
答を必要とする場合、サーバは返答先ＩＤを設定して、
受信部署に対して返答を要求する。受信部署では、その
返答先ＩＤに返答をメール、ＦＡＸにより送信し、サー
バでは、返答先ＩＤで受信した返答をデータファイルに
格納する。

【００１８】図５に、本文リモート登録処理の概要を示
す。本文リモート登録処理は、ＦＡＸなどから入力した
画像データと、端末から入力されたインデクス情報等の
コードデータを対応付けするものである。ここでは、Ｆ
ＡＸで送信されてきた画像データに付加されているＩＤ
シートを認識して得られる発信ＩＤと、端末から入力さ
れ、メールにより送信されてきた発信ＩＤとで対応付け
る。この対応付けは、例えば、ＩＤシートに記入または
印刷された発信ＩＤを示す文字、あるいは、ＩＤシート
に記入または印刷された固有の図形を認識することによ
って行う。

【００１９】端末からメールで送信するインデクス情報
を、ＦＡＸからの画像データより先に、サーバに送出し
たい場合、ユーザは、まず、端末にインデクス情報を入
力し、メール手段により送信する。上記インデクス情報
を受信したサーバは、端末に対して、メール手段によっ
て発信ＩＤを送信する。ユーザは、次に、ＦＡＸから、
上記発信ＩＤを記入したＩＤシートを画像データに付加
した形で送信する。サーバは、上記ＩＤシートから発信
ＩＤを抽出し、既に受信されているこの発信ＩＤと対応
するインデクス情報を求め、これを画像データに付加す
る。

【００２０】インデクス情報をメールで送信する前に、
ＦＡＸから画像データを送信したい場合、ユーザは、自
分のユーザＩＤと発信ＩＤとを記入したＩＤシートを、
画像データとともにＦＡＸで送信する。サーバは、ＩＤ
シートから発信ＩＤを抽出し、これをメール手段により
発信端末に送信する。発信ＩＤを受信した端末は、ユー
ザに対して、画像データに付加すべきインデクス情報の
入力を促す。インデクス情報が入力されると、このイン
デクス情報と上記発信ＩＤとをメールでサーバに送信す
る。サーバは、発信ＩＤを照合することにより、既に受
信済の画像データとインデクス情報を対応付ける。

【００２１】発信ＩＤが複数ユーザからなるグループに
対して１つずつ与えられている場合は、１つのユーザＩ
Ｄに対して、画像データとインデクス情報が複数組存在
することがある。この場合、ユーザは、まず、ＦＡＸ
で、画像データと、発信ＩＤを記入したＩＤシートとを
サーバ宛に送信する。サーバは、受信したＩＤシートか
ら発信ＩＤを抽出し、この発信ＩＤと受信時刻によって
画像データを管理する。次に、ユーザは、端末から、イ
ンデクス情報と発信ＩＤとをメールで送信する。サーバ
は、メールの発信ＩＤと、受信済みの画像データの発信
ＩＤとを照合することにより、画像データ群とインデク
ス情報群を対応付け、さらに、画像データの受信時刻と
メールの着信時刻とから、画像データとインデクス情報
を個別に対応付ける。これによって、１つのユーザＩＤ
が複数の画像データおよびインデクス情報に共通に利用
された場合でも、画像データとインデクスとの対応付け
が可能となる。

【００２２】図６は、サーバＳＶで行われる処理内容を
示すフローチャートである。サーバＳＶには、本文提供
要求を発行する受信部署を示す要求先ＩＤと、返答先を
示す返答先ＩＤと、ＦＡＸ番号および電話番号があらか
じめ設定されている。ステップ５２のメール受信チェッ
ク処理では、これらのＩＤに対するメール受信の有無を
チェックし、受信メールがあれば、そのメールについて
チェック処理を行う。ステップ５４では、キーボードか
らのコマンド入力の有無をチェックし、コマンド入力が
あれば、ステップ５６でコマンド起動処理を実行する。
ステップ５８では、ＦＡＸ受信の有無をチェックし、Ｆ
ＡＸ受信があれば、ステップ６０でＦＡＸ起動処理を実
行する。ステップ６２では、電話受信の有無をチェック
し、電話受信があれば、ステップ６４で電話起動処理を
実行する。ステップ６６では、終了コマンドが入力され
たか否かをチェックし、もし終了コマンドが入力されて
いればこのルーチンを終了する。

【００２３】図７は、メール受信チェック処理５２の詳
細を示すフローチャートである。本文提供要求メールお
よび返答メールの受信は、要求先ＩＤ、返答先ＩＤにつ
いてのメール受信状態を調べることにより検出される。
これらのＩＤは、図８に示すチェックユーザリスト８−
２５で管理されている。ステップ５２２では、チェック
ユーザリスト８−２５を参照し、受信メールの有無を調
べる対象となるＩＤを取得する。対象となるＩＤ宛のメ
ールを受信した場合、サーバＳＶ内のメールファイル管
理部８−２７に、そのＩＤに対応するファイル（メール
ファイル）を作成し、受信したメールを、メールファイ
ル内に格納する。メール受信時に、既にそのＩＤに対応
するメールファイルが作成済であれば、メールデータを
当該メールファイルに追加する。従って、メールが受信
されているＩＤに対応するメールファイルは存在する
が、メールが受信されていないＩＤと対応するメールフ
ァイルは存在しない。ステップ５２４では、取得したＩ
Ｄについて、メールファイルが存在するかチェックし、
もしメールファイルが存在すれば、ステップ５２６でメ
ールファイル処理を実行する。ステップ５２８では、チ
ェックユーザリスト８−２５の全てのＩＤについて参照
を終了したか否かを判定し、参照していないＩＤがあれ
ば、ステップ５２２以降のステップを繰り返す。

【００２４】図９は、図７のメールファイル処理５２６
の詳細を示すフローチャートである。メールファイル
は、例えば、図１０に示すように、幾つかのメールデー
タにより構成されている。各メールデータのフォーマッ
トは、図１１に示す如く、ヘッダ部７１と情報部７２と
からなり、ヘッダ部７１は、送信先ユーザＩＤ７１−１
と、送信元ユーザＩＤ７１−２と、日付７１−３と、タ
イトル７１−４と、読／未読を示すフラグ７１−５とか
らなる。情報部７２には、メールの本文データ７２−１
が設定される。

【００２５】処理対象となるメールファイルは、チェッ
クユーザリスト８−２５中のＩＤをもつメールファイル
であり、要求先ＩＤのメールファイルには本文提供要求
メールデータが、また、返答先ＩＤのメールファイルに
は返答メールデータがそれぞれ格納されている。従っ
て、サーバがメールファイルについて行うべき処理は、
そのメールファイルがどのユーザのものであるかに依存
する。

【００２６】図１２に示す処理テーブル８−２６は、各
ＩＤと、そのメールファイルについて実行すべき処理と
の対応関係を管理している。

【００２７】図９のステップ５２６２では、上記処理テ
ーブル８−２６を参照して、ＩＤと対応する実行すべき
処理内容を求め、この処理内容をステップ５２６４、５
２６６で判別し、その種類によって、「返答格納処
理」、「本文登録処理」、「本文提供処理」のいずれか
の処理を実行する。

【００２８】「返答格納処理」では、ステップ５２７４
でメールデータのヘッダ部７１から送信元ユーザＩＤ７
１−２を抽出し、ステップ５２７６でメールデータの本
文を示す情報部７２をテキストファイル化し、ステップ
５２７８で返答格納処理を実行する。すべてのメールデ
ータについて処理が終了したら、ステップ５２８８でメ
ールファイルを削除した後、図７のステップ５２８にリ
ターンする。

【００２９】「本文登録処理」では、ステップ５２８２
でメールデータのヘッダ部７１から送信元ユーザＩＤ７
１−２と本文７２−１とを抽出し、ステップ５２８４で
本文７２−１からインデクスを生成する。次に、ステッ
プ５２８６で全てのメールについて終了したか否かをチ
ェックし、終了していない場合には、上述したステップ
５２８２〜５２８６の処理を繰返し、終了の場合は、ス
テップ５２８８でメールファイルを削除した後、図７の
ステップ５２８にリターンする。

【００３０】「本文提供処理」では、ステップ５２６８
で、メールデータのヘッダ部７１から送信元ユーザＩＤ
７１−２を、情報部７２から本文ＩＤをそれぞれ取り出
し、ステップ５２７０で本文提供処理を実行する。ステ
ップ５２７２で、上記処理が全てのメールデータについ
て終了したか否かを判定し、もし終了していればステッ
プ５２８８でメールファイルを削除した後、図７のフロ
ーチャートてリターンする。

【００３１】図１３は、図６の「コマンド起動処理」５
６の詳細を示すフローチャートである。ステップ５６２
では、キーボードから入力されたコマンドの内容を解析
する。入力コマンドが登録コマンドの場合は、ステップ
５６６で本文登録処理を実行し、文書作成コマンドなら
ばステップ５７０で文書作成処理を、また、終了コマン
ドならばステップ５７４で終了処理を実行する。入力コ
マンドが上記以外のコマンドの場合は、ステップ５７６
でエラーメッセージを表示する。

【００３２】図１４は、図６の「ＦＡＸ起動処理」６０
の詳細を示すフローチャートである。ステップ６０２で
は、ＦＡＸ受信したデータを画像格納領域８−２１に格
納する。ステップ６０４で受信データにＯＣＲシートが
付加されているか否かを判定し、もし付加されていれ
ば、ステップ６０６〜６１４の処理を行ない、付加され
ていなければ、ステップ６１６の判定処理を実行する。

【００３３】ステップ６０６では、ＯＣＲシートについ
て帳票認識を行い、ＯＣＲシートに指定された処理内
容、送信先ユーザＩＤ、送信元ユーザＩＤ等、それぞれ
の処理に必要な情報を抽出する。指定処理内容が「登
録」ならばステップ５６６で「本文登録処理」を実行
し、指定処理内容が「提供要求」ならばステップ５２７
０で「本文提供処理」を、また指定処理内容が「返答」
ならばステップ５２７８で「返答格納処理」をそれぞれ
実行する。それぞれの処理が終了したら、ステップ６１
４で、画像格納領域８−２１に格納されたＦＡＸ受信デ
ータを削除し、図６のルーチンにリターンする。

【００３４】ステップ６０４で、ＯＣＲシートが付加さ
れていないと判定された場合は、ステップ６１６で、受
信データに発信ＩＤシートが付加されているか否かをチ
ェックする。もし、受信データに発信ＩＤシートが付加
されていなければ、ステップ６２２で通常のＦＡＸデー
タ受信の処理を行った後、図６のルーチンにリターンす
る。発信ＩＤシートが付加されている場合、ステップ６
１８で発信ＩＤシートについて帳票認識を行い、発信Ｉ
Ｄを抽出する。

【００３５】図１５に発信ＩＤシートの一例を示す。３
０−１、３０−２はＦＡＸ受信データ、３０−１は発信
ＩＤシート、３０−２はＦＡＸ受信した本文、３１−１
〜４は、件名、受信先、配布日・送信枚数、発信元な
ど、通常ＦＡＸを発信する場合に記入する情報を示す。
３２は発信ＩＤであり、この領域に記入された文字を認
識することにより、発信ＩＤを抽出できる。ステップ６
２０では、本文リモート登録処理を行ない、ステップ６
１４で画像格納領域８−２１に格納されたＦＡＸ受信デ
ータを削除する。

【００３６】図１６は、図１４の本文リモート登録処理
６２０の詳細を示すフローチャートである。ステップ６
２０２で、コマンド入力の有無をチェックし、コマンド
入力ありの場合には、ステップ６２０４〜６２１６の処
理を行ない、コマンド入力なしの場合は、ステップ６２
１８に進む。

【００３７】ステップ６２０４では、ディスプレイ２に
文書（本文）の登録に必要なインデクスおよび発信ＩＤ
の入力画面を表示し、キーボード１からのインデクスお
よび発信ＩＤ入力を促す。ステップ６２０６では、発信
ＩＤに対応した画像格納領域８−２１に格納されたＦＡ
Ｘ受信データを読出す。ステップ６２０８では、このよ
うにそれぞれ得られた本文データをデータファイル９に
格納し、ステップ６２１０のインデクステーブル８−２
２を更新して、格納された本文データの登録を行なう。
登録した本文データが、返答を要するものであれば、ス
テップ６２１４でチェックユーザリスト８−２５と処理
テーブル８−２６に返答先ＩＤを追加する。上記返答先
ＩＤは、本文ＩＤ７３を利用して生成する。ステップ６
２１６では、インデクス入力された配布先ユーザＩＤ７
５に対して登録文書のタイトル、本文要求に必要な本文
ＩＤ７３を記述した通知メールを送信する。

【００３８】ステップ６２０２でコマンド入力がない場
合には、ステップ６２１８でチェックユーザリスト８−
２５を参照し、受信メール有無のチェック対象となるＩ
Ｄを求める。チェック対象となったＩＤ宛のメールが受
信された場合、サーバＳＶ内のメールファイル管理部８
−２７に、そのＩＤに対応するファイル（メールファイ
ル）を作成し、受信メールを格納する。メール受信時
に、既にメールファイルが作成済みであれば、メールデ
ータを該当するメールファイルに追加する。従って、メ
ール受信済のＩＤと対応するメールファイルは存在する
が、メールを未だ受信していないＩＤを持つメールファ
イルは存在しない。

【００３９】次に、ステップ６２２０で、上記抽出した
ＩＤについてメールファイルが存在するか否かをチェッ
クし、もしメールファイルが存在すれば、ステップ５２
６のメールファイル処理を実行する。ステップ６２２２
では、チェックユーザリスト８−２５の全てのＩＤの参
照が終了したかを判定し、終了していなければ、ステッ
プ６２１８〜６２２２の処理を繰り返す。終了している
場合は、ステップ６２２４で設定時間内か否かをチェッ
クし、設定時間内であればステップ６２０２以降の処理
を繰返す。もし、設定時間を超過している場合は、ステ
ップ６２２６でエラー表示をした後、図１４のルーチン
にリターンする。なお、上記設定時間は、例えば、ＦＡ
Ｘ送信されてきた画像データに関して予め決められた保
管期間等を意味する。

【００４０】図１８は、図６の「電話起動処理」６４の
詳細を示すフローチャートである。電話起動処理では、
本文提供処理のみを実行する。先ず、ステップ６４２
で、音声応答によって、本文ＩＤ、電話番号などの要求
者識別のための数字データの入力を促す。ステップ６４
４でプッシュトーンの入力を受け、ステップ６４６で、
入力されたプッシュトーンを認識する。認識の結果、本
文提供要求ならば、ステップ６５０で本文の提供要求元
あるいは送信先のユーザＩＤを取得する。この実施例で
は、ユーザが入力する数字データを電話番号として、電
話帳８−２４の検索によりユーザＩＤを取得し、ステッ
プ５２６８で本文提供処理を実行する。入力情報の不足
などの理由で本文提供が不可能な場合には、ステップ６
５２でエラーメッセージを出力する。

【００４１】図１９は、図１４の「本文登録処理」５６
６の詳細を示すフローチャートである。本文登録処理
は、キーボードからのコマンド入力、あるいは、ＦＡＸ
受信により起動される。起動要因がコマンド入力の場
合、ステップ５６６４において、例えば、図１７に示す
ような、文書（本文）の登録に必要なインデクスの入力
画面をディスプレイ２に表示し、キーボード１からのイ
ンデクス入力を促す。

【００４２】本文登録のためのインデクスとしては、図
１６のインデクステーブル８−２２に示すように、本文
ＩＤ７３、配布元ユーザＩＤ７４、配布先ユーザＩＤ７
５、登録日７６、タイトル７７、返答期限７８、本文の
データ形式７９、本文データの格納ファイル名８０が必
要であるが、実際にユーザが入力する必要があるのは、
配布先ユーザＩＤ７４と、タイトル７７と、返答期限７
８と、登録文書のデータ形式７９であり、その他の項目
については自動的に付加することが可能である。 ステ
ップ５６６６で、入力された本文のデータ形式７９がテ
キストのみか、あるいは書式、図表、画像等を含むかを
チェックし、もし、テキストのみであれば、ステップ５
６７０のファイルからのデータ読み出し、あるいはステ
ップ５６７２の文書作成処理によりデータを取得する。
本文のデータ形式が書式、図表、画像等を含む場合、ス
テップ５６７４でイメージスキャナ７から画像データを
読み込む。

【００４３】本文登録処理がＦＡＸ受信による起動であ
れば、ステップ５６７６で、画像格納領域８−２１に格
納されている受信データを読み出す。次に、ステップ５
６７８で本文データをデータファイル９に格納し、ステ
ップ５６８０でインデクステーブル８−２２を更新し、
格納された本文データの登録処理を行なう。さらに、ス
テップ５６８２で、上記登録された本文データが返答を
要するものか否かを判定し、もし返答要のものであれ
ば、ステップ５６８４でチェックユーザリスト８−２５
と処理テーブル８−２６に返答先ＩＤを追加する。返答
先ＩＤは本文ＩＤ７３を利用して生成する。

【００４４】最後のステップ５６８６では、インデクス
入力された配布先ユーザＩＤ７５の端末宛に、登録文書
のタイトルと本文要求に必要な本文ＩＤ７３を記述した
通知メールを送信する。

【００４５】図２１は、本文登録のためのインデクス入
力画面の表示遷移図である。画面１００では、登録する
本文のタイトル、配布先ユーザＩＤ、返答要／不要の入
力を要求する。返答要の入力があれば、画面１０２で返
答期限の有無の入力を要求し、返答期限ありの入力があ
れば、画面１０４で返答期限の入力を要求する。画面１
０６では、登録する本文のデータ形式の入力を要求し、
コードデータの場合は、画面１０８で作成済み文書の有
無の入力を要求する。もし、作成済み文書があれば、画
面１１０でファイル名の入力を要求し、作成済み文書が
なければ、文書作成画面１１２に移る。データ形式が画
像の場合は、スキャナからの文書入力を要求し、次に、
画面１１６で登録完了メッセージと登録された文書の本
文ＩＤを表示する。

【００４６】図２２は、図１４の「本文提供処理」５２
７０の詳細を示すフローチャートである。ステップ５２
７０２でインデクステーブル８−２２を検索して、本文
ＩＤ７３の示す文書（本文）の格納ファイル名８０を取
得し、ステップ５２７０４で本文データを読出す。ま
た、インデクステーブル８−２２の検索により、提供す
る本文が返答を要するものであれば、ステップ５２７０
８で本文データに返答先ＩＤを付加する。提供する本文
データがコードデータの場合、ステップ５２７１２で本
文データをメール送信する。本文データが画像データの
場合、ステップ５２７１４で電話帳８−２４を検索し、
送信先ユーザＩＤに対応するＦＡＸ番号を取得して、ス
テップ５２７１６で本文データをＦＡＸ送信する。

【００４７】ユーザＩＤに対応する電話番号とＦＡＸ番
号の検索は、図２３に示す電話帳８−２４を参照するこ
とにより可能となる。

【００４８】図２４は、図１４の「返答格納処理」５２
７８の詳細を示すフローチャートである。この返答格納
処理ルーチンは、返答先ＩＤ宛のメール受信、あるいは
ＦＡＸ受信により起動される。メール受信による起動の
場合、ステップ５２７８４でテキストファイル化された
メールデータの情報部（本文）を読み出す。ＦＡＸ受信
による起動の場合は、ステップ５２７８６で、画像格納
領域８−２１に格納されている受信データを読み出す。
上記読み出されたデータは、ステップ５２７８８でデー
タファイル９に格納される。また、図２５に示すような
返答先ユーザＩＤ宛の返答を管理するための返答テーブ
ル８−２３に、ステップ５２７９０で、送信元ユーザＩ
Ｄと格納ファイル名を追加更新する。返答テーブル８−
２３は、返答先ＩＤの数だけ存在し、データファイル９
に格納された返答を返答先ＩＤごとに管理する。返答先
ＩＤと本文ＩＤとは対応しており、従って、返答を対応
する登録文書ごとにまとめて管理、参照することが可能
となる。

【００４９】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、ユーザが、ＦＡＸなどの画像端末からサーバ
に送信する画像データにＩＤシートを付加しておき、デ
ータ端末から上記画像データに関するインデクス情報と
発信ＩＤをサーバに伝え、サーバが、ＩＤシート画像か
ら受信画像データに対応する発信ＩＤを抽出し、これと
データ端末から受信した発信ＩＤとに基づいて、画像デ
ータとインデクス情報との対応付けを行うようになって
いるため、サーバが、インデクス情報に従った高度の画
像データ管理を行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を実施するネットワークシステムの構成
を示す図。

【図２】サーバの構成を示す図。

【図３】端末の構成を示す図。

【図４】端末とサーバとの間で行われる通信処理手順の
概要を示す図。

【図５】本文リモート登録処理の概要を説明するための
図。

【図６】サーバのメインプログラムのフローチャート。

【図７】メール受信チェック処理のフローチャート。

【図８】チェックユーザリストの構成を示す図。

【図９】メールファイル処理のフローチャート。

【図１０】メールファイル管理部の構成を示す図。

【図１１】メールデータフォーマットを示す図。

【図１２】処理テーブルの構成を示す図。

【図１３】コマンド起動処理のフローチャート。

【図１４】ＦＡＸ起動処理のフローチャート。

【図１５】電話起動処理のフローチャート。

【図１６】本文登録処理のフローチャート。

【図１７】本文リモート登録処理のフローチャート。

【図１８】発信ＩＤシートの構成を示す図。

【図１９】本文登録時のメール本文を示す図。

【図２０】インデクステーブルの構成を示す図。

【図２１】本文登録のためのインデクス入力画面表示遷
移図。

【図２２】本文提供処理のフローチャート。

【図２３】電話帳の構成を示す図。

【図２４】返答格納処理のフローチャート。

【図２５】返答テーブルの構成を示す図。

【符号の説明】

１…キーボード、２…ディスプレイ、３…モデム、４…
ＦＡＸアダプタ、５…音声応答装置、６…プッシュトー
ン認識装置、７…イメージスキャナ、８…メモリ、９…
データファイル、１０…ＣＰＵ、ＮＷ…電話回線あるい
はＬＡＮ。

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】画像データを送受信する複数の画像データ
   端末手段と、コードデータを送受信する複数のメール端
   末手段と、サーバとからなるネットワークにおいて、文
   書データの送信者が、画像データ端末手段から、発信Ｉ
   Ｄが記入されたＩＤシートの画像を伴った文書画像デー
   タを上記サーバに送信すると共に、メール端末手段か
   ら、上記文書画像データに対応するインデクス情報と上
   記発信ＩＤを上記メールに送信し、上記サーバが、画像
   として受信したＩＤシートから発信ＩＤを抽出し、該発
   信ＩＤと上記メール端末手段から受信した発信ＩＤとを
   照合することにより、画像データと上記メール端末から
   受信したインデクス情報とを対応付けるようにしたこと
   を特徴とするネットワークを利用した文書データ管理方
   式。
2. 【請求項２】前記画像データ端末手段から、発信ＩＤを
   記入あるいは印刷したＩＤシートと文書シートを入力
   し、前記サーバが、受信したＩＤシート画像の特定領域
   から発信ＩＤを文字認識により抽出することを特徴とす
   る請求項１に記載のネットワークを利用した文書データ
   管理方式。
3. 【請求項３】前記画像データ端末手段から、発信ＩＤを
   示す図形を記入あるいは印刷したＩＤシートと文書シー
   トを入力し、前記サーバが、受信したＩＤシート画像の
   特定領域から発信ＩＤを文字認識により抽出することを
   特徴とする請求項１に記載のネットワークを利用した文
   書データ管理方式。
4. 【請求項４】ユーザが、前記メール端末手段から前記文
   書データと対応するインデクス情報をサーバに伝送し、
   上記インデクス情報を受信したサーバが、上記メール端
   末手段に対して発信ＩＤを送信すると共に、該発信ＩＤ
   を上記インデクス情報と対応させて記憶し、ユーザが、
   前記画像データ端末手段から、上記受信した発信ＩＤを
   含むＩＤシートを伴う形で前記文書画像データを上記サ
   ーバに送信し、上記サーバが、ＩＤシート画像から抽出
   した発信ＩＤと上記記憶された発信ＩＤに基づいて、上
   記文書画像データとインデクス情報との対応付けを行う
   ことを特徴とする請求項１に記載のネットワークを利用
   した文書データ管理方式。
5. 【請求項５】ユーザが、前記画像データ端末手段から、
   発信ＩＤを含むＩＤシート画像を伴う形で前記文書画像
   データを前記サーバに送信し、上記サーバが、受信した
   ＩＤシート画像から発信ＩＤを抽出した後、該発信ＩＤ
   を前記メール端末手段に送信し、上記発信ＩＤを受信し
   た前記メール端末手段が、ユーザにインデクス情報の入
   力を促し、入力されたインデクス情報を上記発信ＩＤと
   ともにメールとして上記サーバに送信することを特徴と
   する請求項１に記載のネットワークを利用した文書デー
   タ管理方式。
6. 【請求項６】ユーザが、前記画像データ端末信手段か
   ら、発信ＩＤを含むＩＤシート画像を伴った形で文書画
   像データを前記サーバに送信し、サーバが、受信したＩ
   Ｄシート画像から発信ＩＤを抽出し、該発信ＩＤと上記
   文書画像データの受信時刻とにによって画像データを管
   理しておき、前記メール端末手段からインデクス情報と
   発信ＩＤとを含むメールが受信された時、該メール中の
   発信ＩＤと上記ＩＤシートから抽出された発信ＩＤとを
   照合することにより、画像データ群とインデクス情報群
   を対応付け、上記文書画像データの受信時刻と上記メー
   ルの着信時刻とにより、画像データとインデクス情報と
   の個別の対応付けを行うことを特徴とする請求項１に記
   載のネットワークを利用した文書データ管理方式。