本発明に基づいた実施の形態におけるワークフローシステムについて、以下、図を参照しながら説明する。また、同一の部品、相当部品に対しては、同一の参照番号を付し、重複する説明は繰り返さない場合がある。また、各実施の形態における構成の少なくとも一部を適宜組み合わせて用いることは当初から予定されていることである。
[第1実施形態]
[ワークフローシステム10の全体構成]
図1は、本実施形態のワークフローシステム10の構成を示す。このワークフローシステム10は、第1端末装置100と、第2端末装置200と、第3端末装置300と、サーバ装置400と、ネットワーク50とを含む。第1端末装置100と、サーバ装置400とはネットワーク50を介して、情報を送受信できる。第2端末装置200と、サーバ装置400とはネットワーク50を介して、情報を送受信できる。第3端末装置300と、サーバ装置400とはネットワーク50を介して、情報を送受信できる。第1端末装置100、第2端末装置200、および第3端末装置300は、それぞれ、タブレット、スマートフォン、ノート型PC(personal computer)、およびウェアラブル端末等のいずれかである。
第1端末装置100と、第2端末装置200と、第3端末装置300とを一の端末装置群(つまり、1グループ)とする。サーバ装置400には、ネットワーク50を経由して、複数の端末装置群が接続されている。また、端末装置群それぞれには、IDが付与されている。図1の例では、端末装置群のIDを「群ID」ともいう。図1の例では、群ID=A1の端末装置群と、群ID=Anの端末装置群とが記載されている。ただし、nは、2以上の整数である。
[ワークフローシステムにおける情報の送受信]
図2は、各ユーザ間での情報の送受信のイメージ図を説明するための図である。本実施形態では、例えば、住宅の設計の提案書を作成するためにワークフローシステム10が用いられる例を説明する。提案書は、住宅の施主に提案するための書類である。提案書は、「成果物」ともいわれる。本実施形態のワークフローシステム10は、住宅の照明の設置に関する提案書を作成するものとする。ワークフローシステム10は、住宅の設計を請け負うハウスメーカの担当者と、照明メーカの営業担当者と、照明メーカのプランナとにより用いられる。ハウスメーカの担当者を単に「ハウスメーカ」ともいい、照明メーカの営業担当者を単に「営業担当者」ともいい、照明メーカのプランナを単に「プランナ」という。また、ハウスメーカの担当者を第1ユーザともいう。照明メーカの営業担当者を第2ユーザともいう。照明メーカのプランナを第3ユーザともいう。第1ユーザ、第2ユーザ、および第3ユーザをまとめて、単に、「ユーザ」ともいう。
ハウスメーカの担当者は、第1端末装置100を使用する。照明メーカの営業担当者は、第2端末装置200を使用する。照明メーカのプランナは、第3端末装置300を使用する。第1端末装置100、第2端末装置200、および第3端末装置300をまとめて、「端末装置」ともいう。
住宅の設計を請け負うハウスメーカの担当者は、施主等から、住宅の設計の依頼を受注する。ハウスメーカの担当者は、施主からの要望を反映した依頼書(以下、「第1依頼書」ともいう。)を、第1端末装置100を用いて作成する。施主からの要望は、例えば、間取り図、または照明器具の予算等である。本実施形態では、ハウスメーカの担当者は、図9で説明する入力画面に第1項目を入力することにより、サーバ装置400が、第1依頼書を作成する。第1項目は、第1依頼書を構成する複数の項目である。第1依頼書の複数の項目は、例えば、照明器具に関する予算、間取り図、および家族構成などの項目である。第1依頼書が完成すると、第2端末装置200は第1依頼書を表示可能となる。
照明メーカの営業担当者は、第2端末装置200に表示された第1依頼書を視認する。照明メーカの営業担当者は、第1依頼書に基づいて、依頼書(以下、「第2依頼書」ともいう。)を第2端末装置200で作成する。本実施形態では、照明メーカの営業担当者は、図9で説明する入力画面に第2項目を入力することにより、サーバ装置400が、第2依頼書を作成する。第2項目は、第2依頼書を構成する複数の項目である。第2依頼書が完成すると、第3端末装置300は第2依頼書を表示可能となる。照明メーカのプランナは、第3端末装置300に表示された第2依頼書を視認する。照明メーカのプランナは、第2依頼書に基づいて、提案書を第3端末装置300で作成する。提案書が完成すると、第2端末装置200は提案書を表示可能となる。
次に、営業担当者は、第2端末装置200に表示された提案書を視認する。営業担当者は、提案書を視認して、提案書に不備がなければ、該提案書に対して承認する。この承認は、例えば、承認ボタンを操作することである。第2端末装置200で提案書が承認されると、第1端末装置100は提案書を表示可能となる。
次に、ハウスメーカは、第1端末装置100に表示された提案書(つまり、営業担当者により承認された提案書)を視認する。ハウスメーカは、提案書を視認して、提案書に不備がなければ、該提案書に対して承認する。この承認は、例えば、承認ボタンを操作することである。その後、ハウスメーカは、施主に、提案書(つまり、ハウスメーカにより承認された提案書)を提出する。
ハウスメーカ、営業担当者、およびプランナにはそれぞれ、ID(Identification)が付与されている。例えば、ユーザ(つまり、ハウスメーカ、営業担当者、およびプランナ)が、端末装置に対して所定の操作を行うことにより、該ユーザがワークフローシステム10に新規登録される。サーバ装置400は、新規登録されたユーザに対してIDを付与する。これにより、サーバ装置400は、ユーザのIDを管理できる。ハウスメーカ、営業担当者、およびプランナはそれぞれ、自分のIDを端末装置に入力することにより、ワークフローシステム10を使用できるようになる。より特定的には、ハウスメーカの担当者は、第1端末装置100にハウスメーカの担当者のIDを入力することにより、サーバ装置400にアクセスすることができる。また、照明メーカの営業担当者は、第2端末装置200に照明メーカの担当者のIDを入力することにより、サーバ装置400にアクセスすることができる。また、照明メーカのプランナは、第3端末装置300に照明メーカの担当者のIDを入力することにより、サーバ装置400にアクセスすることができる。「サーバ装置400にアクセスする」とは、例えば、「端末装置と、サーバ装置400とが情報を送受信すること」である。なお、本実施形態では、便宜上、ハウスメーカが使用する端末装置を第1端末装置100といい、営業担当者が使用する端末装置を第2端末装置200といい、プランナが使用する端末装置を第3端末装置300という。しかし、ハウスメーカ、営業担当者、およびプランナのうち少なくとも2人が同じ端末装置を使用するようにしてもよい。
また、図2、後述の図19、図22~図24において、便宜上、依頼書および提案書が各端末装置間で送信されているように示されている。しかしながら、実際は、依頼書および提案書は、サーバ装置400を介して、各端末装置に送信される。
[依頼書と、提案書について]
次に、第1依頼書と、第2依頼書と、提案書とを説明する。図3は、第1端末装置100で作成される第1依頼書700の一例を説明するための図である。図3に示すように、第1依頼書700の項目は、案件名702と、プラン名704と、予算706と、提出期限708と、間取り図ファイル710とを含む。
案件名702は、住宅が建てられる場所と、住宅の建設の依頼主(例えば、施主)の氏名とを含む。図3の例では、案件名702は、「大阪市、山田様邸」となっている。プラン名704は、「Aプラン」となっている。予算706は、「40万円」となっている。提出期限708は、「9月20日」になっている。間取り図ファイル710をクリックすると、第1依頼書を表示している端末装置で、間取り図が、表示される。なお、第1依頼書700は、第1依頼書の項目の入力を受付けたサーバ装置400により、該項目に基づいて作成される。
図4は、サーバ装置400により作成される第2依頼書800の一例を説明するための図である。図4に示すように、第2依頼書800の項目は、案件名802と、プラン名804と、予算806と、提出期限808と、間取り図ファイル810と、器具情報812とを含む。
案件名802は、住宅が建てられる場所を含む一方、住宅の建設の依頼主の氏名は含まれない。図4の例では、案件名802は、「大阪市」となっている。プラン名804は、「Aプラン」となっている。予算806は、「40万円」となっている。提出期限808は、「9月13日」になっている。間取り図ファイル810をクリックすると、第2依頼書を表示している端末装置で、間取り図が、表示される。この間取り図は、図10で説明する間取り図と同一である。器具情報812は、器具M1と、器具M2とを含む。なお、第2依頼書800は、第2依頼書の項目の入力を受付けたサーバ装置400により、該項目に基づいて作成される。
図5は、提案書900の一例を説明するための図である。図5に示すように、提案書900は、間取り図830と、該間取り図830の各ポイント836に関連付いた器具情報834とを含む。各ポイント836は、器具情報834により示される照明器具が配置される場所を示す情報である。器具情報834は、器具の名称(例えば、器具Aおよび器具B)と、器具の説明とを含む。図5の例では、器具の説明は、「・・・」というように簡略化されて記載されている。図5の例では、各ポイント836は、黒丸により示されている。ユーザまたは施主は、提案書900を視認することにより、器具情報834により示される照明器具が配置される場所を特定することができる。
[表示画面について]
次に、各ユーザにより行われる処理等の一例を説明する。図6は、各ユーザにより行われる処理等の一例を説明するための図である。また、図6の括弧書きには、端末装置で表示される画面を示す。
まず、ステップ(A1)において、ハウスメーカは、ログイン画面(図示せず)において、ハウスメーカのIDを入力して、ワークフローシステムにログインする。次に、ステップ(A2)において、ハウスメーカは、一覧画面において、依頼を新規作成する。次に、ステップ(A3)において、ハウスメーカは、依頼先を決定する。本実施形態では、依頼先は、照明メーカの営業担当者である。次に、ステップ(A4)において、第1依頼書(図3参照)の事項を、入力画面から入力する。この依頼内容が入力されることにより、図3で説明した第1依頼書が作成される。次に、ステップ(A5)において、ハウスメーカは、次の依頼先に提案書の作成を依頼する。
ステップ(A6)において、照明メーカの営業担当者は、ログイン画面(図示せず)において、営業担当者のIDを入力して、ワークフローシステムにログインする。次に、ステップ(A7)において、照明メーカの営業担当者は、一覧画面において、新規の依頼が到達していることを確認する。次に、ステップ(A8)において、照明メーカの営業担当者は、依頼先を決定する。本実施形態では、依頼先は、プランナである。次に、ステップ(A9)において、第2依頼書(図4参照)の事項を、入力画面から入力する。この依頼内容が入力されることにより、図4で説明した第2依頼書が作成される。次に、ステップ(A10)において、照明メーカの営業は、次の依頼先に提案書の作成を依頼する。
ステップ(A11)において、プランナは、ログイン画面(図示せず)において、プランナのIDを入力して、ワークフローシステムにログインする。次に、ステップ(A12)において、プランナは、一覧画面において、新規の依頼が到達していることを確認する。次に、ステップ(A13)において、プランナは、第3端末装置300で提案書作成アプリを起動させる。次に、ステップ(A14)において、提案書(図5参照)の事項を、入力画面から入力する。この依頼内容が入力されることにより、図5で説明した提案書が作成される。次に、ステップ(A15)において、プランナは、依頼元である営業担当者に提案書を提出する。
次に、ステップ(A16)において、営業担当者は、提案書を確認し、一覧画面において、ハウスメーカに提出する。次に、ステップ(A17)において、ハウスメーカは、営業担当者から提出された提案書を確認する。ハウスメーカは確認が終了すると、施主に提案書を提出する。
また、図6のBに示すように、ハウスメーカ、営業、およびプランナで、間取り図は、共有される。つまり、第1端末装置100、第2端末装置200、および第3端末装置300で同一の間取り図を表示させることができる。これにより、つまり、ハウスメーカ、営業担当者、およびプランナは、同一の間取り図を閲覧できる。
また、図6のCに示すように、ハウスメーカ、営業、プランナの順番で、依頼内容が追加および修正される。
図7は、図6のステップ(A2)、ステップ(A7)、およびステップ(A12)等で説明した一覧画面の一例である。一覧画面は、作成すべき提案書の一覧を示す画面である。図7は、作成すべき提案書の数が6個である場合を示す。一覧画面では、提出期限と、状態862と、案件名864と、依頼元866と、依頼先868と、操作ボタン群とが表示される。1組の「提出期限と、状態と、案件名と、依頼元と、依頼先と、操作ボタン群」とをまとめて、「1の依頼情報」または単に「依頼情報」ともいう。
提出期限は、提案書の提出期限を示す。状態862は、依頼書および提案書の作成に関する状態(または状況)を示す。案件名は、案件の名称を示す。依頼元は、依頼書の出力元(図6の例では、ハウスメーカの第1端末装置100、営業担当者等の第2端末装置200)をいう。依頼先は、依頼書の出力先(図6の例では、営業担当者等の第2端末装置200またはプランナの第3端末装置300)をいう。操作ボタン群は、様々なボタンを含む。操作ボタン群は、依頼内容確認ボタン882、依頼ボタン884、作成・編集ボタン886、書類確認ボタン888、複製ボタン890、提出ボタン892、および完了ボタン894を含む。また、操作ボタン群の他に、新規作成ボタン880も表示される。なお、新規作成ボタン880は、第2端末装置200が表示して、介在者が新規作成ボタン880を操作できるようにしてもよい。新規作成ボタン880が操作されると、確認画面がポップアップ表示される。
図8は、確認画面895の一例を示す図である。また、確認画面895内において、依頼ボタン896が表示される。図8の例では、案件名、書類名、依頼元、および依頼先の入力領域が表示される。これらの入力領域に情報が入力された後に、依頼ボタン896が操作されると、ステップ(A2)で説明したように、提案書の依頼が新規に作成される。
また、本実施形態の図7の状態862の表示は、「新規」、「作成待ち」、「提出済」、「確認中」、「作成中」、「完了」という6つの状態の表示がある。「新規」は、図6のステップ(A7)で説明したように、新規の依頼が来ていることを示す状態である。「作成待ち」は、依頼書が作成された後であって、提案書が作成される前の状態であることを示す。「提出済」は、プランナにより提案書が作成された後の状態であることを示す。「提出済」は、第3端末装置300で表示される状態である。「確認中」は、プランナにより提案書が作成された後の状態であることを示す。「確認中」は、第1端末装置100および第2端末装置200で表示される状態である。「確認中」は、ハウスメーカの担当者または照明メーカの営業担当者が、提案書を確認している最中であることを示す状態である。「作成中」は、第3端末装置300で表示される状態であり、提案書を作成している最中であることを示す状態である。「完了」は、「提案書作成フローが終了したこと」を示す状態である。「完了」は、完了ボタン894が操作されたときに表示される状態である。
後述の図14で説明するように、サーバ装置400は、第1依頼書、第2依頼書、および提案書を記憶する。図7の依頼内容確認ボタン882が操作されると、依頼内容確認ボタン882が操作された端末装置に依頼書を表示させることができる。例えば、第1依頼書が作成された後において、第1端末装置100の依頼内容確認ボタン882が操作された場合には、第1端末装置100は、サーバ装置400に対して第1依頼書を要求する。第1端末装置100は、サーバ装置400からの第1依頼書を受信すると、該第1依頼書を所定の記憶領域(例えば、RAM)に一旦記憶するとともに、この第1依頼書を表示する。
第1依頼書が作成された後において、第2端末装置200の依頼内容確認ボタン882が操作された場合には、第2端末装置200は、サーバ装置400に対して第1依頼書を要求する。第2端末装置200は、サーバ装置400からの第1依頼書を受信すると、該第1依頼書を所定の記憶領域(例えば、RAM)に一旦記憶するとともに、この第1依頼書を表示する。
第2依頼書が作成された後において、第2端末装置200の依頼内容確認ボタン882が操作された場合には、第1依頼書および第2依頼書のいずれかを表示させるかという選択を入力可能な選択画面(図示せず)を表示する。第2端末装置200は、第1依頼書および第2依頼書のいずれかがユーザにより選択されることにより、該選択された依頼書をサーバ装置400に対して要求する。第2端末装置200は、サーバ装置400からの依頼書を受信すると、該依頼書を所定の記憶領域(例えば、RAM)に一旦記憶するとともに、この依頼書を表示する。
第2依頼書が作成された後において、第3端末装置300の依頼内容確認ボタン882が操作された場合には、第3端末装置300は、サーバ装置400に対して第2依頼書を要求する。第3端末装置300は、サーバ装置400からの第2依頼書を受信すると、該第2依頼書を所定の記憶領域(例えば、RAM)に一旦記憶するとともに、この第2依頼書を表示する。
依頼ボタン884が操作されると、プランナの端末装置(つまり、第3端末装置300)に提案書の作成を依頼する。作成・編集ボタン886が操作されると、依頼書作成アプリまたは提案書作成アプリを起動させることができる。第1端末装置100または第2端末装置200の作成・編集ボタン886が操作されると、依頼書作成アプリが起動する。依頼書作成アプリが起動することにより、後述の図9の入力画面が表示される。また、第3端末装置300の作成・編集ボタン886が操作されると、提案書作成アプリが起動する。提案書作成アプリが起動することにより、後述の図10の入力画面が表示される。
書類確認ボタン888が操作されると、書類確認ボタン888が操作された端末装置に提案書を表示させることができる。複製ボタン890が操作されると、複製ボタン890が操作された端末装置が依頼書または提案書を複製できる。提出ボタン892が操作されると、提出ボタン892が操作された端末装置の依頼元の端末装置(例えば、第1端末装置100)に依頼書を表示できる。完了ボタン894が操作されると、提案書作成フローを終了させることができる。完了ボタン894は、例えば、ハウスメーカが、施主から、受注を受けたが、提案書が作成されるまでにこの受注がキャンセルになった場合等に操作される。
なお、図7では、便宜上、全種類の状態、および全種類の操作ボタンを記載しているが、実際は、端末装置によっては、表示されない状態、および表示されない操作ボタンがある。例えば、状態の「作成待ち」は、第3端末装置300では表示されない。
図9は、図6のステップ(A4)において、第1端末装置100で表示される入力画面の一例を示す図である。図9の入力画面は、第1依頼書を作成するための画面である。図9の入力画面は、様々な入力項目の入力領域を表示する。ユーザの端末装置への操作により、入力領域に項目が入力される。例えば、予算入力領域902には、予算(例えば、50万円)が入力される。間取り図入力領域904には、間取り図のデータが入力される。家族構成入力領域906には、家族構成のデータが入力される。
依頼先入力領域910には、ユーザの操作により依頼先が入力される。図9の例では、依頼先入力領域910には、「営業」が入力されている。ハウスメーカは、入力画面への入力が完了すると、依頼ボタン912を操作する。ステップ(A5)において、第1端末装置100は、依頼先入力領域910に入力された依頼先に依頼する。ステップ(A5)およびステップ(A6)の処理は、特定的には、入力画面から入力された項目に基づく依頼書が、依頼先入力領域910に入力されている依頼先の端末装置で表示される。そうすると、入力画面から入力された項目に基づく依頼書(つまり、第1依頼書)は、照明メーカ営業の端末装置(つまり、第2端末装置200)により表示可能な状態となる。
また、第2端末装置200は、例えば、ステップ(A9)において、第1依頼書を表示する。営業担当者は、第1依頼書を確認して、入力画面を表示させる。この入力画面も図9に示す画面である。照明メーカの営業は、第1依頼書の項目について、修正したい項目については、入力画面から情報を入力することにより修正する。営業担当者は、例えば、予算を変更したい場合には、予算入力領域902に、予算を入力する。照明メーカの営業は、入力画面への入力が完了すると、ステップ(A10)において、依頼先入力領域に「プランナ」と入力した後に、依頼ボタン912を操作する。また、第1端末装置100で表示される入力画面において、入力不可能な項目があってもよい。また、第2端末装置200それぞれで表示される入力画面において、入力不可能な項目があってもよい。
図10は、ステップ(A13)において、提案書作成アプリが起動することにより表示される入力画面の一例である。この入力画面は、第3端末装置300で表示される。図10の例での入力画面では、間取り図830と、器具一覧情報832とが表示される。間取り図830は、図3に示される間取り図ファイル710および図4に示される間取り図ファイル810がクリックされたときに表示される間取り図と同一である。
器具一覧情報832は、器具情報A~器具情報Fにより構成される情報である。1の器具情報は、品番、金額等を含む情報である。照明メーカのプランナが間取り図830の所望の位置を指定することにより、該指定された位置にポイント831が表示されるとともに、器具情報A~器具情報Fが選択可能な状態となる。照明メーカのプランナは、器具情報A~器具情報Fのいずれかの器具情報を選択することにより、該選択された器具情報が、指定された位置(表示されたポイント831)に関連付けられる。プランナにより、図10の入力画面への入力が完了した場合には、提出ボタン(図示せず)が操作されることにより、第1端末装置100および第2端末装置200で表示可能な状態となる。
[ワークフローシステムでの情報の送受信]
図11は、ワークフローシステム10での主な情報の送受信を説明するための図である。ステップ(1)において、ハウスメーカは、第1端末装置100により表示された入力画面(図9参照)に、項目を入力する。ハウスメーカにより依頼ボタン912(図9参照)が操作されると、ステップ(2)において、第1端末装置100は、第1依頼書の入力事項をサーバ装置400へ送信する。
次に、ステップ(3)において、サーバ装置400は、第1端末装置100および第2端末装置200に対して、状態変更信号を送信する。状態変更信号は、図7に示される状態862を変更するための信号である。変更前の状態と、状態変更信号による変更後の状態については、図12で説明する。
また、第2端末装置200は、状態変更信号を受信した後は、ユーザ(つまり、営業担当者)の操作に応じて、第1依頼書を表示する。次に、ステップ(5)において、第1依頼書を確認した営業担当者は、第2端末装置200で表示された入力画面(図9参照)に、項目を入力する。営業担当者により依頼ボタン884が操作されると、ステップ(6)において、第2端末装置200は、第2依頼書の入力事項をサーバ装置400へ送信する。
ステップ(7)において、サーバ装置400は、第2端末装置200および第3端末装置300に対して、状態変更信号を送信する。また、第3端末装置300は、状態変更信号を受信した後は、ユーザ(つまり、プランナ)の操作に応じて、第2依頼書を表示する。次に、ステップ(8)において、第2依頼書を確認したプランナは、第3端末装置300により表示された入力画面(図10参照)に、項目を入力する。プランナにより提出ボタン892が操作されると、ステップ(9)において、第3端末装置300は、提案書の入力項目をサーバ装置400へ送信する。
次に、ステップ(10)において、サーバ装置400は、第2端末装置200に対して、状態変更信号を送信する。また、第2端末装置200は、状態変更信号を受信した後は、ユーザ(つまり、営業担当者)の操作に応じて(例えば、書類確認ボタン888への操作に応じて)、提案書を表示する。営業担当者は、この提案書に対して、修正を行えるようにしてもよい。次に、ステップ(11)において、営業担当者は、提案書を確認すると、該提出書を承認する。この承認は、営業担当者により提出ボタン892が操作されることにより行われる。ステップ(12)において、第2端末装置200は、サーバ装置400に対して、承認信号を送信する。
次に、ステップ(13)において、サーバ装置400は、第1端末装置100に対して、状態変更信号を送信する。また、第1端末装置100は、状態変更信号を受信した後は、ユーザ(つまり、ハウスメーカ)の操作に応じて(例えば、書類確認ボタン888への操作に応じて)、提案書を表示する。ハウスメーカは、この提案書に対して、修正を行えるようにしてもよい。次に、ステップ(14)において、ハウスメーカは、提案書を確認すると、該提出書を承認する。この承認は、ハウスメーカにより提出ボタン892が操作されることにより行われる。ステップ(15)において、第1端末装置100は、サーバ装置400に対して、承認信号を送信する。
[状態変化の条件について]
図12は、状態862が変化する状態変化条件の一例を示す図である。図12に示すように、依頼が新規に作成された場合には(つまり、新規作成ボタン880が操作された場合には)、依頼情報が新たに作成されるとともに、一覧画面に、新たな「依頼情報」が表示される。第1端末装置100で表示される依頼情報に含まれる状態862として「新規」が表示される。
次に、第1端末装置100からサーバ装置400へ、第1依頼書の入力事項が送信された場合には、第1端末装置100で表示される状態は、「作成待ち」となり、第2端末装置200で表示される状態は、「新規」となる。次に、第2端末装置200からサーバ装置400へ、第2依頼書の入力事項が送信された場合には、第1端末装置100で表示される状態は、「作成待ち」が維持され、第2端末装置200で表示される状態は、「作成待ち」となり、第3端末装置300で表示される状態は、「新規」となる。
次に、第3端末装置300で提案書作成アプリが起動した場合には、第1端末装置100で表示される状態は、「作成待ち」が維持され、第2端末装置200で表示される状態は、「作成待ち」が維持され、第3端末装置300で表示される状態は、「作成中」となる。次に、第3端末装置300からサーバ装置400へ、提案書の入力事項が送信された場合には、第1端末装置100で表示される状態は、「作成待ち」が維持され、第2端末装置200で表示される状態は、「確認中」となり、第3端末装置300で表示される状態は、「提出済」となる。
次に、第2端末装置200からサーバ装置400へ、承認信号が送信された場合には、第1端末装置100で表示される状態は、「確認中」となり、第2端末装置200で表示される状態は、「提出済」となり、第3端末装置300で表示される状態は、「提出済」が維持される。次に、第1端末装置100からサーバ装置400へ、承認信号が送信された場合には、第1端末装置100で表示される状態は、「提出済」となり、第2端末装置200で表示される状態は、「提出済」が維持され、第3端末装置300で表示される状態は、「提出済」が維持される。
[サーバ装置等のハードウェア構成]
図13は、サーバ装置400等のハードウェア構成を説明するための図である。サーバ装置400のハードウェア構成を示した図である。図2を参照して、サーバ装置400は、プログラムを実行するCPU(Central Processing Unit)491と、データを不揮発的に格納するROM(Read Only Memory)492と、データを揮発的に格納するRAM(Random Access Memory)493と、通信IF(Interface)494とを備える。
CPU491と、ROM492と、RAM493とは相互にデータバスによって接続されている。サーバ装置400における処理は、CPU491により実行されるプログラムによって実現される。このようなプログラムは、ROM492に予め記憶されている。
また、端末装置のハードウェア構成例は特に図示しないが、端末装置は、CPUと、ROMと、RAMと、入力装置と、表示装置とを有する。
[サーバ装置等の機能構成例]
図14は、サーバ装置400等の機能構成例を説明するための図である。第1端末装置100は、入力装置102と、制御装置104と、表示装置106とを有する。第2端末装置200は、入力装置202と、制御装置204と、表示装置206との機能を有する。第3端末装置300は、入力装置302と、制御装置304と、表示装置306との機能を有する。なお、入力装置102、入力装置202、および入力装置302をまとめて、「入力装置」という。制御装置104、制御装置204、および制御装置304をまとめて、「制御装置」という。表示装置106、表示装置206、および表示装置306をまとめて「表示装置」という。
入力装置は、ユーザからの操作が入力される。入力装置は、例えば、マウスおよびキーボード等により構成される。制御装置は、端末装置の様々な制御を実行する。制御装置は、CPU、RAMおよびROMにより構成される。表示装置は、制御装置の制御に基づいて、様々な情報および様々な画像を表示する。また、制御装置は、サーバ装置と通信IFを介して様々な情報を送受信する。また、入力装置と表示装置とは一体化していてもよい。この場合には、入力装置と表示装置とはタッチパネルとして機能する。
サーバ装置400は、制御装置420と、記憶装置440とを有する。制御装置420は、受付部401と、第1作成部402と、第2作成部404と、設定部408と、付与部410との機能を有する。
第1作成部402は、起案者と介在者とを含む複数のユーザによる入力を、当該複数のユーザに対して予め定めた入力順序で受け付けることによって、当該複数のユーザが入力した事項を含む第1依頼書および第2依頼書を作成する。本実施形態では、予め定めた入力順序は、1番目が、起案者(つまり、ハウスメーカ)であり、2番目が、介在者(つまり、営業担当者)という順序である(図2参照)。第1作成部402は、図11のステップ(2)において送信された入力項目に基づいて第1依頼書を作成する。第1作成部402は、図11のステップ(6)において送信された入力項目に基づいて第2依頼書を作成する。第1作成部402により作成される第1依頼書は、図3に示す第1依頼書である。第1作成部402により作成される第2依頼書は、図4に示す第2依頼書である。
第2作成部404は、第1作成部402により依頼書(本実施形態では、第2依頼書)が作成された後に、提案者(つまり、プランナ)よる入力を受け付けることによって、提案書を作成する。第2作成部404は、図11のステップ(9)において送信された入力項目に基づいて提案書を作成する。
第1作成部402が作成した第1依頼書および第2依頼書は、書類DB442(database)に記憶される。また、この第1依頼書および第2依頼書は、例えば、作成者のIDと関連付けて記憶される。本実施形態では、第1依頼書は、ID=1のハウスメーカが作成したものであることから、第1依頼書は、ID=1と関連付けて記憶される。また、第2依頼書は、ID=2の営業担当者が作成したものであることから、第2依頼書は、ID=2と関連付けて記憶される。
また、第2作成部404が作成した提案書は、書類DB442に記憶される。また、この提案書は、例えば、作成者のIDと関連付けて記憶される。本実施形態では、提案書は、ID=3のプランナが作成したものであることから、提案書は、ID=3と関連付けて記憶される。また、提案書を、営業担当者が第2端末装置200で修正可能としてもよい。また、提案書を、ハウスメーカが第1端末装置100で修正可能としてもよい。提案書が修正された場合には、該修正された提案書は、該提案書を修正したユーザのIDと関連付けて記憶される。
受付部401は、提案書に対する承認を複数のユーザから上述の入力順序と逆の順序で受け付ける。ここで、上述の入力順序は、1番目が、起案者(つまり、ハウスメーカ)であり、2番目が、介在者(つまり、営業担当者)という順序である。したがって、入力順序と逆の順序は、1番目が介在者(つまり、営業担当者)であり、2番目が、起案者(つまり、ハウスメーカ)という順序である。
設定部408は、依頼書(本実施形態では、第1依頼書および第2依頼書)に含まれる情報の各々に対する閲覧権限の有無を、ユーザのID別に設定可能である。ここで、「閲覧権限」とは、依頼書(本実施形態では、第1依頼書および第2依頼書)に含まれる情報をユーザに閲覧させるか否かの権限をいう。付与部410は、設定部408を用いて閲覧権限を設定する権限を、介在者(つまり、営業担当者)のIDおよび提案者(つまり、プランナ)のIDの少なくとも一方に対して付与可能である。本実施形態では、付与部410は、介在者(つまり、営業担当者)のIDに対して、閲覧権限を設定する権限を付与する。図14の例では、記憶装置440内の「閲覧権限を設定する権限」の記憶領域444に、「ユーザID2」が記憶されている。この「ユーザID2」は、介在者(つまり、営業担当者)のIDである。なお、変形例として、付与部410は、閲覧権限を設定する権限を提案者に付与してもよい。
また、閲覧権限を設定する権限が付与されている営業担当者は、該営業担当者が指定したユーザに対して、情報の閲覧を制限することができる。情報の閲覧を制限することを「閲覧制限」または、「閲覧制限を設定する」ともいう。この情報の閲覧制限は、例えば、営業担当者のIDによってログインされた端末装置によって、設定可能である。典型的には、営業担当者のIDによってログインされた端末装置によって設定画面(図示せず)を表示させ、該設定画面によって、情報の閲覧の制限は設定される。なお、閲覧制限は、サーバ装置400により実行される。例えば、後述の図16の「×印」に示すように、「ハウスメーカ(ID=1)が設定した提出期限」(つまり、依頼書に含まれる情報)については、ユーザ(ID=3の照明メーカのプランナ)による閲覧が制限されている。また、「指定されたユーザに対して情報の閲覧が制限される」とは、「指定されたユーザのユーザIDでログインされた端末装置で情報を表示させないようにすること」である。
図15は、閲覧権限のイメージを説明するための図である。図2に示すように、情報の流れの観点においては、ハウスメーカ(ハウスメーカのID)が、上位であり、介在者(介在者のID)は、ハウスメーカ(ハウスメーカのID)よりも下位であり、プランナ(プランナのID)は、介在者(介在者のID)よりも下位である。
一方、図15に示すように、閲覧権限を設定する権限の観点においては、介在者(介在者のID)は、ハウスメーカ(ハウスメーカのID)およびプランナ(プランナのID)よりも上位となっている。つまり、介在者のID(図14のユーザID2参照)に対して、閲覧権限を設定する権限が付与されている。換言すれば、介在者のID(図14のユーザID2参照)でログインされた端末装置により、依頼書(第1依頼書および第2依頼書)の閲覧権限を設定することができる。
[閲覧制限の例]
図16は、依頼書(第1依頼書および第2依頼書)の各情報の閲覧制限の有無を、ユーザのID別に設定される一例を示す図である。また、図3で説明した第1依頼書、および図4で説明した第2依頼書を参照して、図16を説明する。図16において、「○」は、端末装置の表示装置が表示可能であることを示しており、つまり、閲覧制限が設定されていないことを示す。「×」は、端末装置の表示装置が表示不可能であることを示しており、つまり、閲覧制限が設定されていることを示す。また、作成された依頼書に対して依頼書IDが付与されている。例えば、依頼を新規に作成した端末装置に関連付けられた依頼書IDが、依頼書に付与される。図16は、依頼を新規に作成した端末装置に関連付けられた依頼書IDの依頼書の各情報の閲覧制限の有無を示した図である。
図3、図4および図16の例では、案件名(図3および図4の例では、「大阪市」)は、第1端末装置100、第2端末装置200、および第3端末装置300(ID1~ID3)で、表示可能に設定されている。
図3、図4および図16の例では、依頼者氏名(図3の例では、「山田様邸」)は、第1端末装置100(ID1)、および第2端末装置200(ID2)が表示可能となっている。一方、この依頼者氏名は、第3端末装置300(ID3)が表示不可能となっている。
図3、図4および図16の例では、予算(図3および図4の例では、「40万円」)を、第1端末装置100、第2端末装置200、および第3端末装置300が表示可能となっている。
図3、図4および図16の例では、第1端末装置100で設定された提出期限(つまり、9月20日)を、第1端末装置100および第2端末装置200が表示可能となっている。一方、第1端末装置100で設定された提出期限(つまり、9月20日)を、第3端末装置300が表示不可能となっている。
また、第2端末装置200で設定された提出期限(つまり、9月13日)を、第2端末装置200および第3端末装置300が表示可能となっている。一方、第2端末装置200で設定された提出期限(つまり、9月13日)を、第1端末装置100が表示不可能となっている。
図3、図4および図16の例では、間取り図を、第1端末装置100、第2端末装置200、および第3端末装置300が表示可能となっている。
また、第2端末装置200で設定された器具情報(器具M1および器具M2)を、第2端末装置200および第3端末装置300が表示可能となっている。一方、第2端末装置200で設定された器具情報(器具M1および器具M2)を、第1端末装置100が表示不可能となっている。
図16に示すように、設定部408は、依頼書(第1依頼書および第2依頼書)の各情報の閲覧制限の有無を、ユーザのID別に設定することが可能である。上述のように、閲覧権限を設定する権限が、介在者のIDに付与されている。したがって、介在者は、第1依頼書および第2依頼書の所望の情報を自由に閲覧することができる。
[ワークフローシステムの処理のフローチャート]
図17は、ワークフローシステム10のフローチャートの一例を示す図である。なお、図17の例では、依頼が新規に作成されており、かつ第1端末装置100の状態862の表示が「新規」となった後において実行される処理を説明する。
まず、ステップS102において、第1端末装置100は、ハウスメーカからの第1依頼書の事項の入力を受付ける。次に、ステップS104において、第1端末装置100は、入力された第1依頼書の事項をサーバ装置400へ送信する。ステップS402において、サーバ装置400は、入力された事項に基づいて、第1依頼書(図3参照)を作成する。次に、ステップS404において、サーバ装置400は、第1端末装置100および第2端末装置200に状態変更信号を送信する。ステップS106において、第1端末装置100は、この状態変更信号を受信することにより、状態862の表示を「新規」→「作成待ち」に変更する。また、ステップS202において、第2端末装置200は、この状態変更信号を受信することにより、状態862として、「新規」を表示する。
次に、ステップS204において、第2端末装置200は、営業担当者からの第2依頼書の事項の入力を受付ける。次に、ステップS206において、第2端末装置200は、入力された第2依頼書の事項をサーバ装置400へ送信する。ステップS406において、サーバ装置400は、入力された事項に基づいて、第2依頼書(図4参照)を作成する。次に、ステップS408において、サーバ装置400は、第2端末装置200および第3端末装置300に状態変更信号を送信する。ステップS208において、第2端末装置200は、この状態変更信号を受信することにより、状態862の表示を「新規」から「作成待ち」に変更する。また、ステップS302において、第3端末装置300は、この状態変更信号を受信することにより、状態862として、「新規」を表示する。
次に、ステップS308において、第3端末装置300は、プランナからの提案書の事項の入力を受付ける。次に、ステップS310において、第3端末装置300は、入力された提案書の事項をサーバ装置400へ送信する。ステップS412において、サーバ装置400は、入力された事項に基づいて、提案書(図5参照)を作成する。次に、図18のステップS414において、サーバ装置400は、第2端末装置200および第3端末装置300に状態変更信号を送信する。ステップS210において、第2端末装置200は、この状態変更信号を受信することにより、状態862の表示を「作成待ち」→「確認中」に変更する。また、ステップS312において、第3端末装置300は、この状態変更信号を受信することにより、状態862として、「作成中」から「提出済」に変更する。
次に、ステップS212において、提案書を確認した営業担当者により、第2端末装置200の提出ボタン892が操作されることにより、承認信号をサーバ装置400に送信する。ステップS416において、サーバ装置400が承認信号を受信すると、ステップS418において、サーバ装置400は、状態変更信号を第1端末装置100および第2端末装置200に対して送信する。ステップS214において、第2端末装置200は、状態862として、「確認中」から「提出済」に変更する。ステップS108において、第1端末装置100は、状態862として、「作成待ち」から「確認中」に変更する。
次に、ステップS110において、提案書を確認したハウスメーカにより、第1端末装置100の提出ボタン892が操作されることにより、承認信号をサーバ装置400に送信する。ステップS420において、サーバ装置400が承認信号を受信すると、ステップS422において、サーバ装置400は、状態変更信号を第1端末装置100に対して送信する。ステップS112において、第1端末装置100は、状態862として、「確認中」から「提出済」に変更する。
[小括]
(1) 本実施形態のワークフローシステム10は、依頼を起案する起案者(本実施形態では、ハウスメーカ)と、依頼に基づいた提案を作成する提案者(本実施形態では、プランナ)と、起案者と提案者との間に介在する介在者(本実施形態では、営業担当者)とのそれぞれに対して付与されたIDを識別する。本実施形態では、ハウスメーカは、ID=1であり、営業担当者は、ID=2であり、プランナは、ID=3である。
第1作成部402は、起案者と介在者とを含む複数のユーザによる入力を、当該複数のユーザに対して予め定めた入力順序で受け付けることによって、当該複数のユーザが入力した事項を含む依頼書(第1依頼書および第2依頼書)を作成する。第2作成部404は、第1作成部402により依頼書(第1依頼書および第2依頼書)が作成された後に、提案者(プランナ)による入力を受け付けることによって、提案書を作成する。また、受付部401は、提案書に対する承認を複数のユーザから入力順序と逆の順序で受け付ける。
したがって、第1作成部402は、起案者と介在者とを含む複数のユーザによる入力を、当該複数のユーザに対して予め定めた入力順序で受け付けることによって、当該複数のユーザが入力した事項を含む前記依頼書を作成することから、複数のユーザの意図を反映させた依頼書を作成できる。また、受付部401は、入力順序と逆の順序で提案書に対する承認を受け付けることから、依頼書の作成のために事項を入力した起案者と介在者とに提案書を承認させることができる。また、ワークフローシステム10のうちのサーバ装置400が、依頼書の作成、提案書の作成、および承認の受付を一括して行う。さらに、サーバ装置400は、依頼書、および提案書を記憶する。したがって、サーバ装置400は、依頼書、および提案書を一括管理できる。また、サーバ装置400が、依頼書、および提案書を一括管理しながらも、各端末装置間で、情報を送受信しているシステムが仮想的に構築されていることをユーザに感じさせることができる。
また、本実施形態では、依頼書に含まれる情報に対する閲覧権限を設定する権限を介在者のIDに対して付与されている(図14の「閲覧権限を設定する権限」の記憶領域444参照)。
例えば、本実施形態のように、照明器具のついての提案書を作成するために、ワークフローシステム10が用いられる場合には、介在者(照明メーカの営業担当者)は、自分の照明メーカの照明器具が用いられると思っている。しかしながら、例えば、提案書で提案されている照明器具の在庫があまり減っていない(つまり、提案書で提案されている照明器具が用いられていない)こと等が発覚する場合がある。提案書で提案されている照明器具が用いられていないことが発覚した場合には、照明メーカの営業担当者は、全ての依頼書および提案書を確認したい場合がある。つまり、照明メーカの営業担当者は、依頼書の過去のログおよび提案書の過去のログを確認したい場合がある。そこで、本実施形態では、照明メーカの営業担当者、つまり介在者のIDに、依頼書に含まれる情報に対する閲覧権限を設定する権限を付与している。したがって、介在者は、第1依頼書および第2依頼書の閲覧制限を解除することにより、第1依頼書および第2依頼書の所望の情報を自由に閲覧することができる。これにより、介在者は、自由に、依頼書の過去のログおよび提案書の過去のログを確認できる。したがって、本実施形態のワークフローシステム10では、各者の関係を考慮した閲覧権限を設定することが可能となる。
例えば、営業担当者は、照明器具Xが使用されると思っていたとする。しかし、営業担当者は、第2依頼書の入力事項として、照明器具Xを入力するつもりであったが、誤って、照明器具Yを入力してしまったとする。さらに、照明器具Yが使用される旨の提案書が、プランナにより作成されたが、営業担当者は、提案書で照明器具Yが使用されることに気づかずに、この提案書に対して誤って承認してしまったとする。この場合には、照明器具Y(つまり、営業担当者が想定していた照明器具とは異なる照明器具)が使用されて住宅が建てられる。その後、営業担当者は、照明器具Yが使用されていることに気づいたとする。この場合には、営業担当者は、全ての依頼書を確認できることから、営業担当者は、第2依頼書の入力事項として、誤って、照明器具Yを入力してしまったことを特定することができる。
また、修正前の提案書および修正後の提案書を、第2端末装置200(つまり、介在者のIDでログインされた端末装置)で表示させるようにしてもよい。これにより、提案書が修正された場合であっても、介在者は、修正前の提案書と修正後の提案書とを閲覧することができる。したがって、例えば、ハウスメーカが第1端末装置100で提案書を修正していたとしても、この修正後の提案書を確認することができる。例えば、介在者が承認した提案書で照明器具Xが用いられている旨が記載されていたが、ハウスメーカが照明器具Xから照明器具Yに修正したとする。この場合であっても、介在者は、修正後の提案書を閲覧できることから、介在者は、「ハウスメーカが照明器具Xから照明器具Yに修正したこと」を特定することができる。
(2) また、本実施形態の提案書は、図5に示すように、配置図(例えば、間取り図830)に対象物(例えば、器具情報834)が配置される事項を含む。したがって、本実施形態のワークフローシステム10では、間取り図830に対象物が配置されている提案書を適切に作成することができる。
(3) また、間取り図830は、ユーザのIDの全てにおいて閲覧可能とされる(例えば、図6のB参照)。したがって、全てのユーザは、間取り図830を確認できることから、間取り図830についての認識を共通化できる。
(4) また、図3および図16に示すように、第1端末装置100および第2端末装置200は、依頼者氏名を表示する。一方、図4および図16に示すように、第3端末装置300は、依頼者氏名について閲覧制限されていることから依頼者氏名を表示しない。これにより、依頼主のプライバシーを保護することができる。なお、依頼者(つまり、施主)に関する情報は、プライバシーに関する情報であれば、他の情報であってもよい。他の情報は、例えば、依頼者の住所またはマイナンバー等としてもよい。
また、図3、図4および図16の例では、第1端末装置100で設定された提出期限(つまり、9月20日)を、第1端末装置100および第2端末装置200が表示可能となっている。一方、第1端末装置100で設定された提出期限(つまり、9月20日)を、第3端末装置300が表示不可能となっている。
また、第2端末装置200で設定された提出期限(つまり、9月13日)を、第2端末装置200および第3端末装置300が表示可能となっている。一方、第2端末装置200で設定された提出期限(つまり、9月13日)を、第1端末装置100が表示不可能となっている。
第1端末装置100で設定された提出期限(つまり、9月20日)は、プランナには必要ない情報である。したがって、プランナが用いる第3端末装置300では、第1端末装置100で設定された提出期限(つまり、9月20日)に閲覧制限が設定されている。また、第2端末装置200で設定された提出期限(つまり、9月13日)は、ハウスメーカには必要ない情報である。このように、本実施形態では、提案書の提出期限について、表示の必要のない端末装置で閲覧制限を設定することにより、無駄な情報を表示しないようにすることができる。このように、依頼書に含まれる情報は、この情報を設定した端末装置と、次の端末装置とで閲覧可能となる一方、他の端末装置では閲覧制限が設定される。次の端末装置とは、上述の「予め定めた入力順序」における次の端末装置である。
例えば、依頼書に含まれる情報である提案書の提出期限(9/20)は、この情報を設定した第1端末装置100と、次の第2端末装置200とで閲覧可能となる一方、他の第3端末装置300では閲覧制限が設定される。また、依頼書に含まれる情報である提案書の提出期限(9/13)は、この情報を設定した第2端末装置200と、次の第3端末装置300とで閲覧可能となる一方、他の第1端末装置100では閲覧制限が設定される。
(5) また、ワークフローシステム10は、依頼書および提案書の状態を、ID別に端末装置に表示させる。本実施形態では、例えば、図12に示すように、端末装置毎(ID毎)に、状態862(図7参照)を表示する。これにより、ユーザは、依頼書および提案書の状態を容易に特定することができる。
(6) また、依頼書および提案書の状態(例えば、依頼書および提案書の作成に関する状態)は、予め定められた6つの状態のうちのいずれか1つの状態である。本実施形態では、6つの状態は、図7に示す通り、「新規」、「作成待ち」、「提出済」、「確認中」、「作成中」、および「不要」である。仮に、表示される状態が予め定められていないワークフローシステムでは、ユーザは状態の表示に慣れないため、ユーザは状態を理解し難くなるという問題が生じる。本実施形態では、端末装置は、6つの状態のうちのいずれかの状態を表示することから、依頼書および提案書の状態をユーザに理解させ易くすることができる。
(7) また、ワークフローシステム10は、起案者のID、提案者のID、および介在者のIDのいずれかによりログインされた端末装置に終了操作が実行された場合には、依頼書および提案書を作成する処理を終了させる。本実施形態の終了操作は、完了ボタン894(図7参照)への操作である。この完了ボタン894が操作されることにより、該操作された完了ボタン894を含む「1の依頼情報」が消去される。この消去により、依頼書および提案書が未完成であったとしても、依頼書および提案書を作成する処理は終了する。例えば、ハウスメーカが、施主から、受注を受けたが、提案書が作成されるまでにこの受注がキャンセルになった場合等がある。この場合に、ハウスメーカが、完了ボタン894を操作することにより、依頼情報を消去させることができ、結果として、依頼書および提案書を作成する処理を適切に終了させることができる。なお、変形例として、依頼を新規に作成した端末装置(つまり、新規作成ボタン880が操作された端末装置)で操作可能となるように完了ボタン894を表示し、他の端末装置では操作不可能となるように完了ボタン894を表示するようにしてもよい。
<第2実施形態>
図19は、第2実施形態を説明するための図である。図19は、図2を変更した図である。第1実施形態では、図2に示すように、介在者は、営業担当者の1名であるとして説明した。第2実施形態では、図19に示すように、介在者は、営業担当者、および照明メーカのプランナの2名であるとする。また、提案者は、照明メーカとは異なる会社のプランナ(以下、「社外のプランナ」という。)であるとする。
また、ハウスメーカにはID=1が付与される。営業担当者にはID=2が付与される。照明メーカのプランナにはID=3が付与される。社外のプランナにはID=4が付与される。また、ハウスメーカが使用する端末装置(つまり、ID=1でログインされた端末装置)を第1端末装置100とする。営業担当者が使用する端末装置(つまり、ID=2でログインされた端末装置)を第2端末装置200とする。照明メーカのプランナが使用する端末装置(つまり、ID=3でログインされた端末装置)を第3端末装置300とする。社外プランナが使用する端末装置(つまり、ID=4でログインされた端末装置)を第4端末装置350とする。なお、特に図示しないが、本実施形態のワークフローシステムは、第1~第4端末装置の他に、サーバ装置400も有する。また、サーバ装置400の機能構成は、図14に示す通りである。
第2実施形態の第1作成部402は、起案者(図19の例では、ハウスメーカ)と2以上の介在者(図19の例では、営業担当者および照明メーカのプランナ)とを含む複数のユーザによる入力を、予め定めた入力順序で受け付けることによって、複数のユーザが入力した事項を含む依頼書を作成する。ここで、この依頼書は、第1依頼書、第2依頼書、および第3依頼書である。また、予め定めた入力順序は、1番目が、起案者(つまり、ハウスメーカ)であり、2番目が、第1の介在者(つまり、営業担当者)であり、3番目が、第2の介在者(つまり、照明メーカのプランナ)である。
また、第1依頼書700は、図3の通りであり、第2依頼書800は、図4の通りである。図20は、第3依頼書850の一例である。署名メーカのプランナは、入力画面から第3依頼書の事項を入力する。第3端末装置300は、入力された第3依頼書の事項をサーバ装置400に送信する。サーバ装置400の第1作成部402は、第3端末装置300からの事項に基づいて、第3依頼書850を作成する。図21に示すように、第3依頼書850の項目は、案件名852と、プラン名854と、予算856と、提出期限858と、間取り図ファイル860と、器具情報861とを含む。
案件名852は、住宅が建てられる場所を含む一方、住宅の建設の依頼主は含まれない。図2の例では、案件名852は、「大阪市」となっている。プラン名854は、「Aプラン」となっている。予算856は、「30万円」となっている。提出期限858は、「9月6日」になっている。つまり、照明メーカは、10万円(40万円-30万円)の利得を得るという予算の設定になっている。また、間取り図ファイル860をクリックすると、第3依頼書を表示している端末装置で、間取り図が、表示される。この間取り図は、図6で説明した間取り図と同一である。器具情報861は、器具M1と、器具M2と、器具M3とを含む。なお、第3依頼書850は、第3依頼書の項目の入力を受付けたサーバ装置400により、該項目に基づいて作成される。
図21は、本実施形態の依頼書(第1依頼書、第2依頼書および第3依頼書)の各情報の閲覧制限の有無を、ユーザのID別に設定される一例を示す図である。
図3、図4、図20および図21の例では、案件名(図3、図4、および図20の例では、「大阪市」)は、第1端末装置100、第2端末装置200、第3端末装置300、および第4端末装置350(ID1~ID4)で、表示可能に設定されている。
図3、図4、図20および図21の例では、依頼者氏名(図3の例では、「山田様邸」)は、第1端末装置100(ID1)、および第2端末装置200(ID2)が表示可能となっている。一方、この依頼者氏名は、第3端末装置300(ID3)および第4端末装置350(ID4)が表示不可能となっている。
図3、図4、図20および図21の例では、第1端末装置100で設定された予算(つまり、40万円)を、第1端末装置100および第2端末装置200が表示可能となっている。一方、第1端末装置100で設定された予算(つまり、40万円)を、第3端末装置300および第4端末装置350が表示不可能となっている。
また、第2端末装置200で設定された予算(つまり、40万円)を、第2端末装置200および第3端末装置300が表示可能となっている。一方、第2端末装置200で設定された予算(つまり、40万円)を、第1端末装置100および第4端末装置350が表示不可能となっている。
また、第3端末装置300で設定された予算(つまり、30万円)を、第3端末装置300および第4第3端末装置300が表示可能となっている。一方、第3端末装置300で設定された予算(つまり、30万円)を、第1端末装置100および第2端末装置200が表示不可能となっている。
このように、依頼書に含まれる情報である「予算」は、「この情報を設定した端末装置と、次の端末装置とで閲覧可能となる一方、他の端末装置では閲覧制限が設定される」という制限情報である。また、図21の例では、制限情報は、提案書の提出期限と、器具情報とを含む。
また、閲覧権限を設定する権限は、介在者のIDおよび提案者のIDのうちの少なくとも1に対して付与される。例えば、閲覧権限を設定する権限は、介在者のうちの照明メーカの営業担当者のIDに対して、付与される。
本実施形態によれば、第1作成部402は、起案者と2の介在者とを含む複数のユーザによる入力を、予め定めた入力順序で受け付けることによって、複数のユーザが入力した事項を含む依頼書(第1依頼書、第2依頼書、および第3依頼書)を作成する。したがって、依頼書を作成する人数を増加させつつも、提案書を作成できるワークフローシステムを適切に形成できる。
また、例えば、第1端末装置100で設定された予算(40万円)を、第4端末装置350で表示可能となると、予算についてユーザ間でトラブルが発生する可能性がある。そこで、本実施形態では、制限情報は、図21に示すように、制限情報は、提案書により提案される対象(例えば、照明器具の設置)の金額を含む。したがって、本実施形態のワークフローシステムは、予算についてユーザ間でトラブルが発生することを低減できる。
図22は、第2実施形態の変形例を示す図である。図22の例では、介在者が、電材卸の担当者と、営業担当者、および照明メーカのプランナの3名であるとする。電材卸の担当者は、例えば、複数の照明メーカのうちいずれの照明メーカに依頼するかを決定する人物である。また、提案者は、照明メーカの社外のプランナであるとする。
また、ハウスメーカにはID=1が付与される。営業担当者にはID=2が付与される。照明メーカのプランナにはID=3が付与される。社外のプランナにはID=4が付与される。電材卸の担当者にはID=5が付与されている。
また、ハウスメーカが使用する端末装置(つまり、ID=1でログインされた端末装置)を第1端末装置100とする。営業担当者が使用する端末装置(つまり、ID=2でログインされた端末装置)を第2端末装置200とする。照明メーカのプランナが使用する端末装置(つまり、ID=3でログインされた端末装置)を第3端末装置300とする。社外プランナが使用する端末装置(つまり、ID=4でログインされた端末装置)を第4端末装置350とする。電材卸の担当者が使用する端末装置(つまり、ID=5でログインされた端末装置)を第5端末装置360とする。
図22に示すように、介在者の人数を3人以上としたとしても、依頼書を作成する人数を増加させつつも、提案書を作成できるワークフローシステムを適切に形成できる。
<第3実施形態>
第1実施形態および第2実施形態のワークフローシステムは、一の種別の依頼書(照明器具についての依頼書)および一の種別の提案書(照明器具についての提案書)を作成するとして説明した。第3実施形態のワークフローシステムは、第1種別の依頼書および第1種別の提案書と、第2種別の依頼書および第2種別の提案書とを作成する。
図23は、第3実施形態のワークフローシステムを説明するための図である。図23は、図2を変更した図である。第1実施形態では、図2に示すように、介在者は、1名の照明メーカの営業担当者であり、提案者は、1名の照明メーカのプランナであるとして説明した。第3実施形態では、図23に示すように、介在者は、照明メーカの営業担当者と、カーテンメーカの営業担当者であり、提案者は、照明メーカのプランナと、カーテンメーカのプランナである。カーテンメーカは、例えば、住居に新規にカーテンを設置するメーカである。
照明メーカの営業担当者は、本開示の「第1介在者」に対応する。照明メーカのプランナは、本開示の「第1提案者」に対応する。カーテンメーカの営業担当者は、本開示の「第2介在者」に対応する。カーテンメーカのプランナは、本開示の「第2提案者」に対応する。
第1種別の依頼書は、照明器具の依頼書である。第1種別の依頼書は、図3で説明した第1依頼書および図4で説明した第2依頼書である。第1種別の提案書は、照明器具の提案書である。第1種別の提案書は、図5で説明した提案書である。
第2種別の依頼書は、カーテンの依頼書である。第2種別の依頼書は特に図示しないが、図3および図4と同様に例えば、案件名、書類名、予算、提出期限、間取り図ファイル等が記載されたものである。また、図4に示すように、第2種別の第2依頼書には、器具情報が記載されていてもよい。器具情報は、カーテンを示す情報である。
第2種別の提案書は、特に図示しないが、例えば、図5で説明した間取り図830に、カーテンが関連付いたものである。
また、ハウスメーカにはID=1が付与される。照明メーカの営業担当者には、ID=2が付与される。照明メーカのプランナには、ID=3が付与される。カーテンメーカの営業担当者には、ID=4が付与される。カーテンメーカのプランナには、ID=5が付与される。
また、ハウスメーカが使用する端末装置(つまり、ID=1でログインされた端末装置)を第1端末装置100とする。照明メーカの営業担当者が使用する端末装置(つまり、ID=2でログインされた端末装置)を第2端末装置200Aとする。照明メーカのプランナが使用する端末装置(つまり、ID=3でログインされた端末装置)を第3端末装置300Aとする。カーテンメーカの営業担当者が使用する端末装置(つまり、ID=4でログインされた端末装置)を第2端末装置200Bとする。カーテンメーカのプランナが使用する端末装置(つまり、ID=5でログインされた端末装置)を第3端末装置300Bとする。なお、特に図示しないが、本実施形態のワークフローシステムは、第1~第3端末装置の他に、サーバ装置400も有する。また、サーバ装置400の機能構成は、図14に示す通りである。
第1作成部402は、起案者と第1介在者とを含む複数のユーザによる入力を、当該複数のユーザに対して予め定めた入力順序で受け付けることによって、当該複数のユーザが入力した事項を含む第1種別の依頼書を作成する。
ここで、「起案者」は、図23の例では、「ハウスメーカ」であり、「第1介在者」は、「照明メーカの営業担当者」である。また、予め定めた入力順序は、1番目が、起案者(つまり、ハウスメーカ)であり、2番目が、第1介在者(つまり、照明メーカの営業担当者)という順序である(図23参照)。また、図23の例では、第1種別の依頼書は、第1種別の第1依頼書および第1種別の第2依頼書である。
また、第1作成部402は、起案者と第2介在者とを含む複数のユーザによる入力を、当該複数のユーザに対して予め定めた入力順序で受け付けることによって、当該複数のユーザが入力した事項を含む第2種別の依頼書を作成する。
ここで、「起案者」は、図23の例では、「ハウスメーカ」であり、「第2介在者」は、「カーテンメーカの営業担当者」である。また、予め定めた入力順序は、1番目が、起案者(つまり、ハウスメーカ)であり、2番目が、第2介在者(つまり、カーテンメーカの営業担当者)という順序である(図23参照)。また、図23の例では、第2種別の依頼書は、第2種別の第1依頼書および第2種別の第2依頼書である。
第2作成部404は、第1種別の依頼書が作成された後(つまり、第1種別の第1依頼書および第1種別の第2依頼書の双方が作成された後)に、第1提案者による入力を受け付けることによって、第1種別の提案書を作成する。ここで、第1提案者は、照明メーカのプランナである。
また、第2作成部404は、第2種別の依頼書が作成された後(つまり、第2種別の第1依頼書および第2種別の第2依頼書の双方が作成された後)に、第2提案者による入力を受け付けることによって、第2種別の提案書を作成する。ここで、第2提案者は、カーテンメーカのプランナである。
本実施形態では、ワークフローシステムにより作成される依頼書および提案書の種別数は、「2」であるとして説明した。しかしながら、ワークフローシステムにより作成される依頼書および提案書の種別数は、3以上としてもよい。例えば、図23に示した例の他に、第3介在者として、住設メーカの営業担当者が存在し、第3提案者として、住設メーカのプランナが存在するようにしてもよい。
本実施形態のワークフローシステムであれば、複数種別の依頼書および提案書を作成することができる。
<第4実施形態>
第4実施形態のワークフローシステムは、提案者が作成した提案書をさらに他の提案者が修正することにより、提案書を完成させる。
図24は、第4実施形態のワークフローシステムを説明するための図である。図24は、図2を変更した図である。第1実施形態では、図2に示すように、照明メーカのプランナにより作成された提案書を、営業担当者が承認し、その後、ハウスメーカが承認するという流れであった。第4実施形態では、照明メーカのプランナにより作成された提案書は、社外プランナにより修正される。そして、社外プランナにより修正された提案書を、営業担当者が承認し、その後、ハウスメーカが承認する。
照明メーカのプランナは、本開示の「第1提案者」に対応する。社外プランナは、本開示の「第2提案者」に対応する。
また、ハウスメーカが使用する端末装置(つまり、ID=1でログインされた端末装置)を第1端末装置100とする。照明メーカの営業担当者が使用する端末装置(つまり、ID=2でログインされた端末装置)を第2端末装置200とする。照明メーカのプランナが使用する端末装置(つまり、ID=3でログインされた端末装置)を第3端末装置300Aとする。社外プランナが使用する端末装置(つまり、ID=4でログインされた端末装置)を第4端末装置350とする。なお、特に図示しないが、本実施形態のワークフローシステムは、第1~第4端末装置の他に、サーバ装置400も有する。また、サーバ装置400の機能構成は、図14に示す通りである。
第2作成部404は、第1作成部402により依頼書が作成された後(つまり、第1依頼書および第2依頼書が作成された後)に、第1提案者(つまり、照明メーカのプランナ)による入力を受け付けることによって、第1提案書を作成する。第2端末装置200は、第1提案書を表示する。また、照明メーカの営業担当者は、サーバ装置400経由で、社外プランナに対して、第1提案書の修正依頼を出力する。社外プランナは、第1提案書を修正することにより第2提案書を作成する。つまり、第2作成部404は、第1提案書が作成された後に、第2提案者による入力を受け付けることによって、第2提案書を作成する。
その後、照明メーカの営業担当者は、第2提案書に対して承認する。その後、ハウスメーカは、第2提案書に対して承認する。
本実施形態のワークフローシステムであれば、第1提案者が作成した提案書を、第2提案者が修正する。したがって、本実施形態のワークフローシステムは、2人の提案者の意図が反映された提案書を作成することができる。
<変形例>
(1) 第1実施形態~第4実施形態のうちの1の実施形態を他の実施形態に適用するようにしてもよい。例えば、第2実施形態(図19参照)を第3実施形態(図23参照)に適用する場合には、照明メーカの介在者、およびカーテンメーカの介在者のうち少なくとも1の介在者を2以上の介在者としてもよい。
(2) 前述の実施形態では、作成される提案書の対象は、「住宅の設計(例えば、照明器具、カーテン)」であるとして、説明した。しかしながら、提案書の対象は他の対象としてもよい。提案書の対象は、自動車の設計またはコンピュータの設計等としてもよい。
(3) また、サーバ装置400の各機能のうちの少なくとも1つの機能を他の装置が有するようにしてもよい。例えば、第1作成部402および第2作成部404の機能を端末装置が有するようにしてもよい。このような構成によれば、端末装置が、依頼書および提案書を作成できることから、サーバ装置400の負担を軽減できる。
また、今回開示された各実施形態は全ての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内での全ての変更が含まれることが意図される。また、実施形態および各変形例において説明された発明は、可能な限り、単独でも、組合わせても、実施することが意図される。