JP2011048739A - 電子書類を処理する情報処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】関連する電子書類を複数企業間で一元的に管理可能な情報処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供すること。
【解決手段】本発明の情報処理装置は、電子書類の登録、更新、表示または関連付けを指示するユーザ・インタフェースを、ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣに提供するユーザ・インタフェース提供手段と、電子書類データおよび電子書類データのメタデータが登録されるデータベース手段と、ユーザ・インタフェースで指定された電子書類データのメタデータとして、当該電子書類データの電子書類識別情報をデータベース手段に登録することにより、当該電子書類データを関連付ける関連付け処理手段と、当該関連付けられた電子書類データをユーザ・インタフェースに表示させる関連書類表示処理手段とを含む。
【選択図】 図２

Description

本発明は、情報処理装置に関し、より詳細には、電子化された文書や図面等の電子書類を処理する情報処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体に関する。

企業で扱う文書を電子化して管理することは既に一般化されており、様々な文書管理システムが使用されている。従来の文書管理システムおよび文書管理サービスにおいては、文書の複製や版管理、関連付け機能等が提供されており、関連する文書を紐付けて管理することが可能である。

従来の文書管理システムとして、特許文献１は、改訂された紙文書をスキャンして生成した電子化文書をデータベースに格納し、既にデータベースに登録されている改訂前の電子化文書と関連付け、これらの電子化文書をグループ化して管理する文書管理システムを開示する。特許文献２は、文書管理システム内に登録されている文書の識別子と、文書のセクション番号と、当該文書のリンク先のセクション番号に基づいて、同一文書の別のセクションや、別の文書の関連するセクションを参照可能な文書管理システムを開示する。

通常、メーカー等がその製品を製造する場合、完成品である当該製品を構成する各種部品を様々なサプライヤーに発注する。このため、メーカーが製品の品質管理等を行う場合、各サプライヤーが製造した部品の品質に関する総ての書類、例えば設計図面や仕様書等を確認する必要がある。しかしながら、特許文献１および２が開示する従来の文書管理システムは、複数の企業間で利用することを前提とした文書管理システムではないため、様々な企業が作成した種々の電子書類の関連付けや、これらの電子書類のアクセス管理を適切に行うことできず、複数の企業間で電子書類を容易かつ安全に管理することができない。このため、メーカーが自社製品の品質管理等を行う場合に、その製品を構成する総ての部品に関する書類を容易に確認できず、品質管理業務を効率化できないという問題があった。

本発明は、上述した従来技術の問題点に鑑みてなされたものであり、関連する電子書類を複数企業間で一元的に管理可能な情報処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とする。

本発明の情報処理装置は、ネットワークに接続され、電子化された書類である電子書類を処理する情報処理装置であり、電子書類の登録、更新、表示または関連付けを指示するユーザ・インタフェースを、ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣに提供するユーザ・インタフェース提供手段と、電子書類の画像データである電子書類データおよび電子書類データのメタデータが登録されるデータベースと、ユーザ・インタフェースで指定された少なくとも２つの電子書類データのメタデータとして、少なくとも２つの電子書類データの識別情報である電子書類識別情報をデータベースに登録することにより、少なくとも２つの電子書類データを関連付ける関連付け処理手段と、データベースに登録されている関連付け処理手段が関連付けた電子書類データをユーザ・インタフェースに表示させる関連書類表示処理手段とを含む。

また、本発明の情報処理装置が登録する電子書類データのメタデータは、電子書類識別情報と、電子書類データに関連する電子書類データの電子書類識別情報と、電子書類データを閲覧可能なユーザの識別情報とを含み、これらのメタデータを使用して、電子書類データの関連付けや、電子書類データ毎のアクセス管理をすることができる。

さらに、本発明の情報処理装置は、関連書類表示処理手段が電子書類データをユーザ・インタフェースに表示させる場合に、データベースを参照し、電子書類データの表示を要求するユーザの識別情報および電子書類データのメタデータを使用して、ユーザが電子書類データを閲覧することを許可されているか否かを判断する認証処理手段とを含み、関連書類表示処理手段は、認証処理手段が、ユーザが電子書類データを閲覧することを許可されていると判断した場合に、電子書類データをユーザ・インタフェースに表示させることにより、アクセス権を有するユーザに対してのみ電子書類データを表示させることができる。したがって、複数の企業間で電子書類データを共有する場合に、正当なアクセス権限を有するユーザのみが当該電子書類データを参照することができ、アクセス権限を有していない他社のユーザが当該電子書類データを閲覧することを防止する。

さらに、本発明では、電子書類データへアクセスが可能なユーザの識別情報を、電子書類データへアクセスが可能なユーザが属するグループの識別情報とすることができ、当該グループとして複数の関連企業や業務プロジェクトを割り当てることにより、関連企業グループや業務プロジェクト単位でアクセス権を管理することができる。

さらに、本発明の情報処理装置が処理する電子書類は、製品に関する仕様書、評価報告書、依頼書、図面、注文書、納品書、カタログ、見積書、請求書、または施工図面であり、複数の企業間における各種の電子書類の共有が可能となる。

さらに、本発明は、情報処理装置が実行する方法、情報処理装置を上記機能手段として機能させるためのコンピュータ実行可能なプログラムおよび記録媒体を提供する。

本実施形態の情報処理装置１１０を含む電子書類管理システム１００の概略図。 本実施形態の情報処理装置１１０の機能ブロック図。 本実施形態の情報処理装置１１０が電子書類データを登録する処理を示したフローチャート。 本実施形態の情報処理装置１１０が関連書類情報を登録する処理を示したフローチャート。 本実施形態の情報処理装置１１０が関連先電子書類データを表示する処理を示したフローチャート。 本実施形態の情報処理装置１１０が備える電子書類メタデータ用データベース２３６に格納される電子書類メタデータを示す概略図。 電子書類メタデータ用データベース２３６に格納される電子書類メタデータの他の実施形態を示す概略図。 電子書類メタデータ７００のアクセス可能ユーザ情報として登録されるグループ識別情報と、当該グループ識別情報が示すグループに属するユーザのユーザ識別情報とを関連付けるデータテーブル８００を示す図。

以下、本発明について実施形態をもって説明するが、本発明は、後述する実施形態に限定されるものではない。図１は、本実施形態の情報処理装置１１０を含む電子書類管理システム１００の概略図である。電子書類管理システム１００は、ネットワーク１２０と、ネットワーク１２０を介して情報処理装置１１０に接続される電子書類管理クライアントＰＣ（以下、クライアントＰＣとして参照する。）１３０ａ，１３０ｂ，１３０ｃと、クライアントＰＣ１３０ａにローカル接続されている画像形成装置１４０とを含んで構成されている。ネットワーク１２０は、例えば、広域イーサネット（登録商標）、およびＴＣＰ／ＩＰプロトコル等を使用した複数企業がアクセス可能な広域ネットワークとして構成されている。

情報処理装置１１０は、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、サーバまたは他の形式のホストコンピュータとすることができる。情報処理装置１１０は、ＰＥＮＴＩＵＭ（登録商標）プロセッサまたは互換プロセッサを搭載し、ＷＩＮＤＯＷＳ（登録商標）シリーズ、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）などのＯＳの管理下で、本実施形態のプログラムを実行する。また、情報処理装置１１０は、プログラムを実行するための実行空間を提供するＲＡＭ、プログラムやデータなどを持続的に保持するためのハードディスク装置（ＨＤＤ）などを含んでおり、本実施形態の各機能手段をプログラムの実行により、当該情報処理装置上に実現する。

本実施形態では、情報処理装置１１０は、ネットワーク１２０を介した種々のサービスを提供するＳａａｓ（Software as a Service）を採用し、ユーザに対して電子書類管理サービスを提供する。Ｓａａｓでは、ユーザがサービスを利用するためにクライアントＰＣに専用のソフトウェアをダウンロードする必要がなく、ユーザは、広域ネットワークを介してサービスの提供側の情報処理装置上で専用のソフトウェアを稼働させ、そのソフトウェア機能をサービスとして利用することができる。

クライアントＰＣ１３０ａ，１３０ｂ，１３０ｃは、それぞれ異なる企業が保有し、電子書類の登録や更新、参照等を行うパーソナルコンピュータである。クライアントＰＣ１３０ａ，１３０ｂ，１３０ｃは、インストールされているInternet ExplorerやMozilla Firefox、NetscapeなどのＷｅｂブラウザを使用して、ネットワーク１２０を介して情報処理装置１１０が提供するサービスをクライアントＰＣのディスプレイ装置に表示する。

画像形成装置１４０は、スキャナ装置を含んで構成されているＭＦＰ（Multi Function
Peripheral）として構成されており、発注書、依頼書、見積書、請求書、設計図面、または仕様書等の様々な書類をスキャニングし、スキャニングされた書類の画像データである電子書類データをローカルネットワーク接続されたクライアントＰＣ１３０ａに送信するのに使用される。

画像形成装置１４０は、プロセッサ、ＲＡＭ、ＨＤＤなどを含んで実装されており、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）などのオペレーティング・システム（ＯＳ）の制御下で、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、ＪＡＶＡ（登録商標）、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）などのプログラミング言語で記述されたプログラムを実行し、クライアントＰＣ１３０ａとの間でデータ伝送を可能とする。

図２は、本実施形態の情報処理装置１１０の機能ブロック図である。以下、図２を参照して情報処理装置１１０の機能ブロック２００について説明する。

図２に示す情報処理装置２１０は、ＵＩ提供部２１２と、電子書類処理部２１４と、関連書類処理部２２２と、ユーザ情報処理部２２８と、データベース部２３４とを含んでいる。ＵＩ提供部２１２は、電子書類データおよび電子書類データのメタデータである電子書類メタデータの指定や送受信、電子書類データに関する各種処理の指令等を行うためのユーザ・インタフェース（以下、単にＵＩとして参照する。）を、ネットワーク１２０を介してクライアントＰＣ１３０ａ，１３０ｂ，１３０ｃに提供する機能手段である。ＵＩ提供部２１２は、これらのクライアントＰＣから電子書類データの登録処理、更新処理もしくは表示処理、または関連付け処理を実行する旨の指令を受領した場合、電子書類処理部２１４、関連書類処理部２２２またはユーザ情報処理部２２８に、これらの処理を実行させる。また、ＵＩ提供部２１２は、これらの処理の結果をクライアントＰＣのＵＩに表示させる。

さらに、ＵＩ提供部２１２は、電子書類管理システム１００の管理者が使用する管理者専用のＵＩを提供する。電子書類管理システム１００の管理者は、情報処理装置１１０に接続されたディスプレイ装置に表示された管理者用ＵＩを使用して、電子書類管理システム１００を利用するユーザの登録の承認・却下を行うことができる。

電子書類処理部２１４は、電子書類データの有無を判断し、電子書類データの登録処理、更新処理および表示処理を実行する機能手段であり、電子書類登録更新部２１６と、電子書類表示部２１８、電子書類判断部２２０とを含んでいる。

電子書類登録更新部２１６は、電子書類データをデータベース部２３４に格納する機能手段である。電子書類登録更新部２１６は、ＵＩ提供部２１２から受領した電子書類データや電子書類のメタデータをデータベース部２３４の該当するデータベースに格納する。また、電子書類登録更新部２１６は、ＵＩ提供部２１２から受領した電子書類データが既にデータベース部２３４に登録されている場合には、当該電子書類のバージョン情報を作成し、電子書類メタデータとして当該バージョン情報を電子書類メタデータ用のデータベースに登録する。電子書類のバージョン情報は、電子書類データのバージョンを特定するための情報であり、同一の電子書類データが複数存在する場合に、当該電子書類データのバージョンを管理するために利用される。本実施形態では、同一の電子書類データが複数存在する場合に、バージョン情報を作成するが、他の実施形態では、データベース部２３４に登録される総ての電子書類データについてバージョン情報を割り当ててもよい。なお、データベース部２３４に登録される電子書類メタデータについては、より詳細に後述する。

電子書類表示部２１８は、データベース部２３４に格納された電子書類データをＵＩ提供部２１２に提供する機能手段である。電子書類表示部２１８は、ＵＩ提供部２１２から電子書類データの表示処理の指令を受領すると、電子書類データの表示処理を開始する。本実施形態では、電子書類データの表示処理の指令には、表示処理を実行する旨の指令と、表示処理を要求するユーザを固有に識別する情報であるユーザ識別情報と、表示が要求されている電子書類データを固有に識別する情報である電子書類識別情報とを含んでいる。

電子書類表示部２１８は、ＵＩ提供部２１２から電子書類データの表示処理の指令を受領すると、電子書類判断部２２０に当該電子書類識別情報を渡して、該当する電子書類データが存在するか否かを判断させる。電子書類データが存在する場合には、電子書類表示部２１８は、ユーザ情報処理部２２８に当該電子書類識別情報および当該ユーザ識別情報を渡して、当該ユーザ識別情報が示すユーザが、当該電子書類識別情報が示す電子書類データを閲覧することを許可されているか否か判断させる。ユーザが電子書類データを閲覧することを許可されている場合には、電子書類表示部２１８は、データベース２３４部から当該電子書類データを取得してＵＩ提供部２１２に渡し、当該電子書類データをＵＩに表示させる。一方、表示すべき電子書類データが存在しない場合や、ユーザが電子書類データを閲覧することを許可されていない場合には、電子書類表示部２１８は、ＵＩ提供部２１２にエラーを通知し、ＵＩ提供部２１２がクライアントＰＣに電子書類データが表示できない旨のエラーを通知する。

電子書類判断部２２０は、指定された電子書類データがデータベース部２３４に存在するか否か判断する機能手段である。電子書類判断部２２０は、データベース部２３４を参照し、指定された電子書類データのメタデータに含まれる電子書類識別情報を使用して、該当する電子書類データが格納されているか判断する。本実施形態では、電子書類データは、当該電子書類データのメタデータと関連付けられており、当該メタデータを使用して取得すべき電子書類データの有無を判断することができる。

関連書類処理部２２２は、相互に関連する電子書類データの電子書類識別情報である関連書類情報を登録する関連付け処理、および関連する電子書類データを表示する関連書類表示処理を実行する機能手段であり、関連付け処理部２２４と、関連書類表示部２２６とを含んでいる。

関連付け処理部２２４は、ＵＩ提供部２１２から電子書類データの関連付け処理指令を受領することにより、関連付け処理を実行する。本実施形態では、関連付け処理の指令は、関連付け処理を実行する旨の指令と、関連書類情報が付与される電子書類データの電子書類識別情報と、関連書類情報として当該電子書類データに関連付けされる電子書類データの電子書類識別情報とを含んでいる。これらの電子書類データは、ユーザが、ＵＩ提供部２１２が提供するＵＩを使用して指定することができる。

関連付け処理部２２４は、ＵＩ提供部２１２から電子書類データの関連付け処理指令を受領すると、ユーザが指定した電子書類識別情報を電子書類処理部２１４の電子書類判断部２２０に渡して、該当する電子書類データがデータベース部２３４に存在するか判断させる。該当する電子書類データが存在する場合には、関連付け処理部２２４は、これらの電子書類識別情報を電子書類メタデータの関連書類情報としてデータベース部２３４に登録する。一方、該当する書類データのうち少なくとも１つが存在しない場合には、関連付け処理部２２４は、ＵＩ提供部２１２にエラーを通知し、ＵＩ提供部２１２がクライアントＰＣに電子書類データの関連付け処理のエラーを通知する。

関連書類表示部２２６は、ＵＩ提供部２１２から関連書類表示処理の指令を受領すると、関連書類表示処理を実行する。本実施形態では、関連書類表示処理の指令は、関連書類表示処理を実行する旨の指令と、関連書類表示処理を要求するユーザのユーザ識別情報と、ユーザが指定した表示すべき電子書類データの電子書類識別情報とを含んでいる。

関連書類表示部２２６は、ＵＩ提供部２１２から関連書類表示処理の指令を受領すると、ユーザが指定した電子書類識別情報を電子書類処理部２１４の電子書類判断部２２０に渡して、該当する電子書類データがデータベース部２３４に存在するか判断させる。該当する電子書類データが存在する場合には、関連書類表示部２２６は、関連書類表示処理の指令に含まれるユーザ識別情報および電子書類識別情報をユーザ情報処理部２２８に渡し、電子書類データのＵＩへの表示が許容されるユーザを示すアクセス可能ユーザ情報をユーザ情報処理部２２８から受領する。関連書類表示部２２６は、アクセス可能ユーザ情報を使用して、指定されたユーザに対して当該電子書類データを表示してよいか否かを判断し、表示が許可される場合には、該当する電子書類データをＵＩ提供部２１２に渡してＵＩに表示させる。

一方、指定された電子書類データがデータベース部２３４に存在しない場合、または当該電子書類データの表示が許可されない場合には、関連書類表示部２２６はＵＩ提供部２１２にエラーを通知し、ＵＩ提供部２１２が、関連書類表示処理のエラーをクライアントＰＣに通知する。

ユーザ情報処理部２２８は、情報処理装置１１０へアクセスするユーザのユーザ登録情報を登録または削除し、情報処理装置１１０へアクセスするユーザを認証する機能手段であり、ユーザ登録情報処理部２３０と、認証処理部２３２とを含んでいる。

ユーザ登録情報処理部２３０は、情報処理装置１１０へのアクセスが許可されたユーザのユーザ登録情報をデータベース部２３４に登録し、またはユーザ登録情報をデータベース部２３４から削除する機能手段である。ユーザ登録情報とは、ユーザが電子書類管理システム１００を利用する際に必要な種々の登録情報であり、例えば、ユーザ名、ユーザＩＤ、パスワード、企業名、当該企業の所在地、連絡先等が該当する。ユーザは、電子書類管理システム１００の利用を申し込む場合、クライアントＰＣに表示されたＵＩを使用して、これらのユーザ登録情報を入力して、情報処理装置１１０にユーザ登録処理の指令を送信する。ＵＩ提供部２１２は、クライアントＰＣからユーザ登録処理の指令およびユーザ登録情報を受領すると、ユーザ情報処理部２２８に渡す。ユーザ情報処理部２２８は、ユーザ登録情報を未承認ユーザ登録情報としてデータベース部２３４の未承認ユーザ登録情報用のデータベースに格納する。未承認ユーザ登録情報は、電子書類管理システム１００の管理者からのユーザ登録の承認を得るまで保持される。

電子書類管理システム１００の管理者は、情報処理装置１１０に接続されたパーソナルコンピュータ（図示せず）等を使用して、データベース部２３４の未承認ユーザ登録情報用のデータベースに格納された未承認のユーザ登録情報を参照する。ＵＩ提供部２１２は、電子書類管理システム１００の管理者専用のＵＩに未承認のユーザ登録情報を表示し、該当するユーザの電子書類管理システム１００の利用を許可するか否かを指定するボタン等のインタフェースを提供する。電子書類管理システム１００の管理者が、当該管理者用ＵＩを使用して、当該ユーザの登録を認める旨の指令をユーザ情報処理部２２８に送付すると、ユーザ情報処理部２２８のユーザ登録情報処理部２３０は、未承認ユーザ登録情報用のデータベースに格納されたユーザ登録情報を、承認済みのユーザ登録情報が登録されるデータベースデータベースに登録するとともに、未承認のユーザ登録情報用データベース内の当該ユーザ登録情報を削除する。

認証処理部２３２は、電子書類管理システム１００にアクセスするユーザについて、当該システムへの接続の可否を判断するとともに、当該システムに保存された電子書類データの表示の可否を判断する機能手段である。認証処理部２３２は、電子書類管理システム１００にアクセスするユーザについて、当該システムへの接続の可否を判断する場合、ユーザがＵＩを使用して入力したユーザＩＤやパスワードと、データベース部２３４のユーザ登録情報用のデータベースに格納されているユーザＩＤやパスワードとを比較して、当該ユーザの電子書類管理システム１００へのアクセスの可否を判断する。

また、認証処理部２３２は、データベース部２３４の電子書類メタデータ用のデータベースを参照して、表示が要求されている電子書類データのメタデータに含まれるアクセス可能ユーザ情報を取得し、電子書類データの表示を要求しているユーザが、当該電子書類データを閲覧することが許可されているか否か判断する。本実施形態では、アクセス可能ユーザ情報として、電子書類データを閲覧可能なユーザのユーザ識別情報や、電子書類データを閲覧可能な複数のユーザをグループ化したグループを固有に識別するグループ識別情報を使用することができる。

データベース部２３４は、電子書類メタデータ用データベース２３６と、電子書類データ用データベース２３８と、ユーザ登録情報データベース２４０と、未承認ユーザ登録情報データベース２４２とを含んでいる。電子書類メタデータ用データベース２３６は、電子書類メタデータが登録される。電子書類データ用データベース２３８は、クライアントＰＣから受信した電子書類データが登録される。なお、電子書類のメタデータについては、より詳細に後述する。

ユーザ登録情報データベース２４０は、電子書類管理システム１００の利用を許可されたユーザの登録情報が登録される。未承認ユーザ登録情報データベース２４２は、電子書類管理システム１００の利用について、システム管理者の承認待ちであるユーザの登録情報が格納される。

本実施形態では、データベース部２３４は、情報処理装置１１０内に含まれているが、他の実施形態では、ネットワークを介して接続された他のデータサーバ装置等に設けることができる。

図３は、本実施形態の情報処理装置１１０が電子書類データを登録または更新する処理を示したフローチャートである。以下、図３を参照して、電子書類データおよび電子書類メタデータを登録または更新する処理について説明する。

図３の処理は、ステップＳ３００から開始し、ステップＳ３０１でＵＩ提供部２１２がクライアントＰＣから電子書類データの登録処理または更新処理の指令を受領する。ステップＳ３０２では、ＵＩ提供部２１２が電子書類データおよび電子書類メタデータを電子書類処理部２１４に渡す。ステップＳ３０３では、電子書類処理部２１４の電子書類登録更新部２１６が電子書類判断部２２０を呼び出し、電子書類判断部２２０が、電子書類メタデータ用データベース２３６を参照し、電子書類メタデータを使用して同一の電子書類データが存在するか否かを判断する。ステップＳ３０３の判定で同一の電子書類データが存在する場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ３０４に分岐させ、ステップＳ３０４で電子書類登録更新部２１６が、電子書類メタデータであるバージョン情報を作成する。一方、ステップＳ３０３の判定で同一の電子書類データが存在しない場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ３０５に分岐させる。

ステップＳ３０５では、電子書類登録更新部２１６が、電子書類データおよび電子書類メタデータを、それぞれ電子書類データ用データベース２３８および電子書類メタデータ用データベース２３６に格納する。ステップＳ３０６では、電子書類登録更新部２１６が、電子書類データおよび電子書類メタデータが正常にデータベース部２３４に登録された旨の正常終了をＵＩ提供部２１２に通知する。ステップＳ３０７では、ＵＩ提供部２１２がクライアントＰＣに対して電子書類データの登録処理または更新処理の結果を通知し、ステップＳ３０８で処理が終了する。

なお、本実施形態では、電子書類データの登録処理または更新処理の正常終了のみをクライアントＰＣに通知するが、他の実施形態では、ＨＷエラー等により、電子書類データの登録処理または更新処理が失敗した場合には、情報処理装置１１０は、クライアントＰＣに対して当該処理のエラー通知をすることができる。

図４は、本実施形態の情報処理装置１１０が関連書類情報を登録する処理を示したフローチャートである。以下、図４を参照して、関連書類情報を登録する処理について説明する。

図４の処理は、ステップＳ４００から開始し、ステップＳ４０１でＵＩ提供部２１２がクライアントＰＣから電子書類データの関連付け処理の指令を受領する。ステップＳ４０２では、ＵＩ提供部２１２が、関連書類情報が付与される電子書類データの電子書類識別情報および関連書類情報を関連書類処理部２２２に渡す。ステップＳ４０３では、関連書類処理部２２２の関連付け処理部２２４が、関連書類情報が付与される電子書類データの電子書類識別情報および関連書類情報を電子書類処理部２１４に渡す。ステップＳ４０４では、電子書類処理部２１４の電子書類判断部２２０が、電子書類メタデータ用データベース２３６を参照して、関連書類情報が付与される電子書類データの電子書類識別情報が示す電子書類データ、および関連書類情報に含まれる電子書類識別情報とが示す電子書類データが存在するか否かを判断する。

ステップＳ４０４の判定で該当する電子書類データが存在する場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ４０５に分岐させ、ステップＳ４０５で関連付け処理部２２４が、関連処理情報が付与される電子書類データのメタデータとして、当該関連書類情報に含まれる電子書類識別情報を電子書類メタデータ用データベース２３６に登録する。そして、ステップＳ４０６で関連付け処理部２２４が、関連書類情報が正常に登録された旨の正常終了をＵＩ提供部２１２に通知する。

一方、ステップＳ４０４の判定で該当する電子書類データが存在しない場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ４０７に分岐させる。ステップＳ４０７では、電子書類判断部２２０が、該当する電子書類データが存在しない旨のエラーを関連付け処理部２２４に通知する。そして、ステップＳ４０８では、関連付け処理部２２４が、関連書類情報が登録されなかった旨のエラーをＵＩ提供部２１２に通知する。ステップＳ４０９では、ＵＩ提供部２１２が、クライアントＰＣに関連書類情報の登録処理の結果を通知し、ステップＳ４１０で処理が終了する。

図５は、本実施形態の情報処理装置が、或る電子書類データに関連付けられている別の電子書類データ（以下、関連先電子書類データとして参照する。）を表示する関連書類表示処理を示したフローチャートである。以下、図５を参照して、関連書類表示処理について説明する。

図５の処理は、ステップＳ５００から開始し、ステップＳ５０１でＵＩ提供部２１２がクライアントＰＣから関連書類表示処理の指令を受領する。ステップＳ５０２では、ＵＩ提供部２１２が、関連書類表示処理を要求したユーザのユーザ識別情報、および関連先電子書類データの電子書類識別情報を関連書類表示部２２６に渡す。ステップＳ５０３では、関連書類表示部２２６が、関連先電子書類データの電子書類識別情報を電子書類処理部２１４に渡して、当該電子書類データの有無を判断させる。ステップＳ５０４では、電子書類処理部２１４の電子書類判断部２２０が、電子書類メタデータ用データベース２３６を参照して、関連先電子書類データが存在するか否かを判断する。

ステップＳ５０４の判定で関連先電子書類データが存在する場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ５０５に分岐させ、ステップＳ５０５で関連付け処理部２２４が、ユーザ識別情報および関連先電子書類データの電子書類識別情報を認証処理部２３２に渡す。ステップＳ５０６では、認証処理部２３２が、電子書類メタデータ用データベース２３６を参照して、関連先電子書類データの電子書類メタデータに含まれるアクセス可能ユーザ情報に当該ユーザ識別情報が含まれているか否か判断し、その結果を関連書類表示部２２６に返却する。そして、ステップＳ５０７では、関連書類表示部２２６が、認証処理部２３２から受領した結果に基づいて、当該ユーザ識別情報で指定されたユーザの関連先電子書類データへのアクセスが許可されているか否か判断する。ステップＳ５０７の判定で当該ユーザが関連先電子書類へのアクセスを許可されている場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ５０８に分岐させ、ステップＳ５０８で関連書類表示部２２６が関連先電子書類データを取得して、ＵＩ提供部２１２に渡す。

一方、ステップＳ５０４の判定で関連先電子書類データが存在しない場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ５０９に分岐させる。また、ステップＳ５０７の判定で当該ユーザが関連先電子書類データへアクセスすることが許可されていない場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ５０９に分岐させる。ステップＳ５０９では、電子書類判断部２２０が、関連書類表示部２２６が、関連先電子書類データを表示できない旨のエラーをＵＩ提供部２１２に通知する。ステップＳ５１０では、ＵＩ提供部２１２が、ＵＩを使用してクライアントＰＣに関連書類表示処理の結果を通知するとともに、関連先電子書類データの表示が許可される場合には、関連先電子書類データをＵＩに表示し、ステップＳ５１１で処理が終了する。

本実施形態では、認証処理部２３２が、関連先電子書類データのメタデータに含まれるアクセス可能ユーザ情報に、関連先電子書類データの表示を要求するユーザのユーザ識別情報が含まれているか否か判断することにより、当該ユーザの関連先電子書類データへのアクセスが許可されているか否かを判断するが、他の実施形態では、当該アクセス可能ユーザ情報にグループ識別情報が含まれているか判断することにより、当該ユーザの関連先電子書類データへのアクセスが許可されているか否かを判断することができる。

図６は、本実施形態の情報処理装置１１０が備える電子書類メタデータ用データベース２３６に格納される電子書類メタデータを示す概略図である。以下、図６を参照して、電子書類メタデータ６００について説明する。

本実施形態の電子書類メタデータ６００には、電子書類識別情報６１０と、ユーザ識別情報６２０と、電子書類データの作成日６３０と、電子書類データの登録日６４０と、電子書類データの更新日６５０と、電子書類データのバージョン情報６６０と、電子書類データの関連書類情報６７０と、電子書類データのアクセス可能ユーザ情報６８０とが含まれる。電子書類メタデータ６００は、電子書類処理部２１４が電子書類データの登録処理または更新処理を実行する場合や、関連書類処理部２２２が電子書類データの関連付け処理を実行する場合に、電子書類メタデータ用データベース２３６に登録される。

電子書類識別情報６１０には、電子書類管理システム１００で登録される電子書類データの電子書類識別情報が登録され、例えば、ソフトウェア製品開発等におけるシステム仕様書「****_system_spec」、機能仕様書「****_function_spec」、詳細設計仕様書「****_detailed_design_spec」、評価報告書「****_test_report」が登録される。また、メーカー等がサプライヤーに提出する新規開発部品等の製品に関する依頼書「****_request_paper」、仕様書「****_parts_spec」、図面「****_drawing」、評価報告書「****_test_report」が含まれる。さらに、様々な製品の注文書「****_order」、納品書「****_invoice」、仕様書「****_item_spec」が含まれる。電子書類管理システム１００で登録される書類は、上述したように、製品に関する仕様書、評価報告書、依頼書、図面、注文書、納品書に限られず、例えば、製品のカタログ、見積書、請求書、または施工図面等の種々の書類を登録することができる。また、電子書類識別情報として使用される電子書類データの名称は、上記名称に限られず、ユーザがＵＩを使用して任意の名称を付けるこができる。

ユーザ識別情報６２０には、電子書類データを登録または更新したユーザのユーザ識別情報が登録される。本実施形態では、ユーザとしてＡ社の担当者が登録されており、そのユーザ識別情報として「****_A_Co.」が割り当てられ、登録されている。作成日６３０には、電子書類データが作成された日付が登録される。電子書類データの作成日の情報は、ユーザがＵＩを使用して選択した電子書類データのタイムスタンプから取得することができる。登録日６４０には、電子書類データが情報処理装置１１０の電子書類データ用データベース２３８に登録された日付が登録される。

更新日６５０には、情報処理装置１１０に登録された電子書類データが更新された日付が登録される。図６に示す実施形態では、システム仕様書「****_system_spec」および依頼書「****_request_paper」が更新されている。バージョン情報６６０には、更新された電子書類データのバージョン情報が登録され、図６に示す実施形態では、システム仕様書「****_system_spec」および依頼書「****_request_paper」に、それぞれバージョン情報「１．２」および「１．１」が登録されている。本実施形態では、バージョン情報「１．１」は、電子書類データが１度更新されたことを示しており、バージョン情報「１．２」は、電子書類データが２度更新されたことを示している。バージョン情報は、電子書類データの改版を管理することができる限り、任意の数字および／または文字列とすることができる。なお、本実施形態では、新たに登録される電子書類データには、バージョン情報が割り当てられないが、他の実施形態では、新たに登録される電子書類データに対してもバージョン情報を割り当てることができる。

関連書類情報６７０には、関連先電子書類データが関連書類情報として登録される。関連先電子書類データは、関連書類処理部２２２の関連付け処理部２２４によって登録される。図６に示す実施形態では、Ａ社が作成したシステム仕様書「****_system_spec」に対して、Ｂ社の機能仕様書「****_function_spec」、Ｃ社の詳細設計仕様書「****_detailed_design_spec」、およびＤ社の評価報告書「****_test_report」が関連付けられている。情報処理装置１１０のＵＩ提供部２１２は、関連書類情報を参照して、クライアントＰＣに提供するＵＩに関連先電子書類データの名称等を表示することができ、ユーザは、ＵＩを使用して閲覧したい関連先電子書類データを指定することができる。

アクセス可能ユーザ情報６８０には、電子書類データを閲覧可能なユーザのユーザ識別情報が登録される。本実施形態では、アクセス可能ユーザ情報は、電子書類データが初めて情報処理装置１１０のデータベース部２３４に登録される際に設定される。電子書類データを登録するユーザは、ＵＩを使用してアクセス可能ユーザ情報に登録されるユーザ識別情報を指定することにより、電子書類データを閲覧可能なユーザを指定することができる。なお、他の実施形態では、電子書類データを登録するユーザ毎に、当該ユーザが登録する電子書類データのアクセス可能ユーザ情報を登録したデータテーブルを用意しておき、電子書類処理部２１４が、当該データテーブルを参照して、電子書類メタデータ２３６のアクセス可能ユーザ情報を登録することができる。

図６に示す実施形態では、Ａ社が作成したシステム仕様書「****_system_spec」のアクセス可能ユーザ情報として、ユーザであるＡ社の担当者のユーザ識別情報「****_A_Co.」、Ｂ社の担当者のユーザ識別情報「****_B_Co.」、Ｃ社の担当者のユーザ識別情報「****_C_Co.」およびＤ社の担当者のユーザ識別情報「****_D_Co.」が登録されており、これらの担当者は、Ａ社が作成したシステム仕様書「****_system_spec」を閲覧することができる。なお、本実施形態では、各企業につき一人の担当者が、電子書類データを閲覧可能なユーザとして割り当てられているが、同一の企業について複数の担当者を割り当てることもできる。

図７は、電子書類メタデータ用データベース２３６に格納される電子書類メタデータの他の実施形態を示す概略図である。以下、図７を参照して、他の実施形態である電子書類メタデータ７００について説明する。なお、電子書類メタデータ６００と相違する点を中心に説明する。

電子書類メタデータ７００には、電子書類メタデータ６００と同様に、電子書類識別情報７１０と、ユーザ識別情報７２０と、電子書類データの作成日７３０と、電子書類データの登録日７４０と、電子書類データの更新日７５０と、電子書類データのバージョン情報７６０と、電子書類データの関連書類情報７７０と、電子書類データのアクセス可能ユーザ情報７８０が含まれる。本実施形態では、アクセス可能ユーザ情報７８０として、電子書類データを閲覧可能なユーザのグループ識別情報が登録される。図７に示す実施形態では、Ａ社が作成したシステム仕様書「****_system_spec」のアクセス可能ユーザ情報として、グループ識別情報「Group_0001」が割り当てられている。

図８は、電子書類メタデータ７００のアクセス可能ユーザ情報として登録されるグループ識別情報と、当該グループ識別情報が示すグループに属するユーザのユーザ識別情報とを関連付けるデータテーブル８００を示す図である。データテーブル８００は、情報処理装置１１０のデータベース部２３４や他のデータベースサーバ等（図示せず）に保存することができる。

図８に示すデータテーブル８００には、グループ識別情報８１０と、ユーザ識別情報８２０とが関連付けて登録されている。グループ識別情報８１０は、電子書類メタデータ７００のアクセス可能ユーザ情報として登録される。ユーザ識別情報８２０は、グループ識別情報８１０が示すグループに属するユーザのユーザ識別情報が含まれる。本実施形態では、例えば、グループ識別情報「Group_0001」にユーザ識別情報「****_A_Co.」、「****_B_Co.」、「****_C_Co.」および「****_D_Co.」が関連付けられており、当該グループには、Ａ社の担当者、Ｂ社の担当者、Ｃ社の担当者およびＤ社の担当者が所属する。

情報処理装置１１０のユーザ情報処理部２２８は、電子書類メタデータ７００およびデータテーブル８００を使用して、電子書類データを閲覧可能なユーザを判断する。本実施形態では、ユーザ情報処理部２２８の認証処理部２３２は、電子書類メタデータ用データベース２３６を参照して、電子書類メタデータ７００のアクセス可能ユーザ情報であるグループ識別情報を取得する。次いで、認証処理部２３２は、データベース部２３４等に保存されているデータテーブル８００を参照して、当該グループ識別情報が示すユーザ識別情報を取得し、電子書類データの表示を要求するユーザが、当該電子書類データへのアクセスが許可されているか否か判断する。

本実施形態では、電子書類データへのアクセス権をグループ単位で行うことができ、当該グループとして複数の関連企業や業務プロジェクトを割り当てることにより、関連企業グループや業務プロジェクト単位でアクセス権を管理することができる。

これまで本実施形態につき説明してきたが、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、他の実施形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。

１００…電子書類管理システム、１１０…情報処理装置、１２０…ネットワーク、１３０ａ，１３０ｂ，１３０ｃ…クライアントＰＣ、１４０…画像形成装置、２１０…情報処理装置、２１２…ＵＩ提供部、２１４…電子書類処理部、２１６…電子書類登録更新部、２１８…電子書類表示部、２２０…電子書類判断部、２２２…関連書類処理部、２２４…関連付け処理部、２２６…関連書類表示部、２２８…ユーザ情報処理部、２３０…ユーザ登録情報処理部、２３２…認証処理部、２３４…データベース部、２３６…電子書類メタデータ用データベース、２３８…電子書類データ用データベース、２４０…ユーザ登録情報データベース、２４２…未承認ユーザ登録情報データベース

特開２００８−８４３２４号公報 特開２００４−１１８７０５号公報

Claims (11)

1. ネットワークに接続され、電子化された書類である電子書類を処理する情報処理装置であって、前記情報処理装置は、
   前記電子書類の登録、更新、表示または関連付けを指示するユーザ・インタフェースを、前記ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣに提供するユーザ・インタフェース提供手段と、
   前記電子書類の画像データである電子書類データおよび前記電子書類データのメタデータが登録されるデータベース手段と、
   前記ユーザ・インタフェースで指定された少なくとも２つの電子書類データのメタデータとして、前記少なくとも２つの電子書類データの識別情報である電子書類識別情報を前記データベース手段に登録することにより、前記少なくとも２つの電子書類データを関連付ける関連付け処理手段と、
   前記データベース手段に登録されている前記関連付け処理手段が関連付けた電子書類データを前記ユーザ・インタフェースに表示させる関連書類表示処理手段と
   を含む情報処理装置。
2. 前記電子書類データのメタデータは、前記電子書類識別情報と、前記電子書類データに関連する電子書類データの電子書類識別情報と、前記電子書類データを閲覧可能なユーザの識別情報とを含む、請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記情報処理装置は、
   前記関連書類表示処理手段が前記電子書類データを前記ユーザ・インタフェースに表示させる場合に、前記データベース手段を参照し、前記電子書類データの表示を要求するユーザの識別情報および前記電子書類データのメタデータを使用して、前記ユーザが前記電子書類データを閲覧することを許可されているか否かを判断する認証処理手段とを含み、
   関連書類表示処理手段は、前記認証処理手段が、前記ユーザが前記電子書類データを閲覧することを許可されていると判断した場合に、前記電子書類データを前記ユーザ・インタフェースに表示させる、請求項１または２に記載の情報処理装置。
4. 前記電子書類データへアクセスが可能なユーザの識別情報は、前記電子書類データの閲覧が可能なユーザが属するグループの識別情報である、請求項２または３に記載の情報処理装置。
5. 前記電子書類は、製品に関する仕様書、評価報告書、依頼書、図面、注文書、納品書、カタログ、見積書、請求書、または施工図面である、請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. ネットワークに接続され、電子化された書類である電子書類を処理する情報処理装置が実行する方法であって、前記方法は、前記情報処理装置が、
   前記電子書類の登録、更新、表示または関連付けを指示するユーザ・インタフェースを、前記ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣに提供するステップと、
   前記ユーザ・インタフェースで指定された少なくとも２つの電子書類の画像データである電子書類データのメタデータとして、前記少なくとも２つの電子書類データの識別情報である電子書類識別情報をデータベース手段に登録することにより、前記少なくとも２つの電子書類データを関連付けるステップと、
   前記データベース手段に登録されている前記関連付けられた電子書類データを前記ユーザ・インタフェースに表示させるステップと
   を含む方法。
7. 前記電子書類データのメタデータは、前記電子書類識別情報と、前記電子書類データに関連する電子書類データの電子書類識別情報と、前記電子書類データへアクセスが可能なユーザの識別情報とを含む、請求項６に記載の方法。
8. 前記方法は、前記情報処理装置が、
   前記電子書類データを前記ユーザ・インタフェースに表示する場合に、前記データベース手段を参照し、前記電子書類データの表示を要求するユーザの識別情報および前記電子書類データのメタデータを使用して、前記ユーザが前記電子書類データを閲覧することを許可されているか否かを判断するステップを含み、
   前記関連付けるステップは、前記ユーザが前記電子書類データを閲覧することを許可されている場合に、前記電子書類データを前記ユーザ・インタフェースに表示するステップを含む、請求項６または７に記載の方法。
9. 前記電子書類データへアクセスが可能なユーザの識別情報は、前記電子書類データを閲覧可能なユーザが属するグループの識別情報である、請求項７または８に記載の方法。
10. 請求項６〜９のいずれか１項に記載の各ステップを情報処理装置が実行するためのコンピュータ実行可能なプログラム。
11. 請求項１０に記載されたプログラムを記録したコンピュータ可読な記録媒体。