JP7072179B2 - 予約管理システム - Google Patents

Description

本発明は、予約管理システムに関する。

鍵の貸出管理に関して、特許文献１に記載の鍵貸出管理システムでは、鍵の貸出対象者と貸出時間帯とを示す鍵貸出ダイヤグラムが、予約情報に基づいて予め設定される。また、この鍵管理システムは、例えばカードリーダで利用者のＩＤカードを読み取る等により利用者を特定すると、鍵貸出ダイヤグラムを参照して、特定した利用者について特定したタイミングで貸出を予約されている鍵を検索する。該当する鍵がある場合、鍵貸出管理システムは、その鍵を収納している鍵管理機から取出し可能な状態にする。

特開２００７－１１３２２０号公報

特許文献１に記載の鍵貸出管理システムによれば、設定されたスケジュールに従って鍵の貸出を管理することができる。加えて、貸出対象（例えば、会議室または社用車など）の利用率の向上を図ることができれば、さらに好ましい。

本発明は、設定されたスケジュールに従って鍵等の物品の貸出を管理でき、かつ、貸出対象の利用率の向上を図ることができる予約管理システムを提供する。

本発明の第１の態様によれば、予約管理システムは、設備を利用するための設備関連物品を格納する物品管理装置と、前記設備の予約を管理するスケジュール管理部と、前記物品管理装置に対して前記設備の予約に基づいて当該予約の利用者が前記設備関連物品を取出し可能な設定にするよう指示する連携部とを備え、前記物品管理装置は、予約のない利用者から所定時間以内の短時間利用として前記設備関連物品を取り出す指示を受けた場合に、前記連携部に当該設備関連物品にかかる設備について短時間利用が可能かどうか予約の有無を問い合わせ、前記連携部から短時間利用を許可する通知を受けた場合に、当該設備関連物品を取り出し可能にすることを特徴とする。

前記連携部は、前記物品管理装置に短時間利用を許可する通知を送信した場合に、当該設備関連物品にかかる設備について短時間利用を許可した旨を前記スケジュール管理部に通知するようにしてもよい。

本発明によれば、設定されたスケジュールに従って鍵等の物品の貸出を管理でき、かつ、貸出対象の利用率の向上を図ることができる。

本発明の実施形態に係る予約管理システムの装置構成を示す概略構成図である。 同実施形態に係るグループウェアサーバ装置の機能構成を示す概略構成図である。 同実施形態に係るグループウェアクライアント装置が表示する予約登録画面の例を示す図である。 同実施形態に係るグループウェアクライアント装置が表示する予約一覧画面の例を示す図である。 同実施形態に係る物品管理装置の機能構成を示す概略ブロック図である。 同実施形態に係る物品管理装置の前カバーを開いた状態を示す正面図である。 同実施形態に係る鍵本体、鍵ホルダーおよび保持部を示す斜視図である。 同実施形態に係る収納部の斜視図である。 同実施形態に係る物品管理側操作部の正面図である。 同実施形態に係る連携装置の機能構成を示す概略ブロック図である。 同実施形態に係る連携側表示部による利用者管理情報の表示例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部による設備管理情報の表示例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部による利用状況管理情報の例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部によるシステム運用設定画面の表示例を示す図である。 同実施形態に係る事前通知処理部が送信する貸出中メールの例を示す図である。 同実施形態に係る繰上げ処理部が送信する繰上げ利用可能メールの例を示す図である。 同実施形態に係る取出通知処理部が送信する取出済み通知メールの例を示す図である。 同実施形態に係る取消予告処理部が送信するキャンセル予告メールの例を示す図である。 同実施形態に係る返却通知処理部が送信する返却済み通知メールの例を示す図である。 同実施形態に係る返却遅延処理部が送信する返却督促メールの例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部が表示する利用履歴情報の表示画面の例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部による設備の個人別利用統計の表示例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部による設備の組織別利用統計の表示例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部による設備のホルダーグループ別利用統計の表示例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部によるホルダーグループの設定画面の表示例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部によるホルダーグループ管理画面の表示例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部による、利用が多い設備の情報の表示例を示す図である。 同実施形態に係る連携側表示部による、利用が少ない設備の情報の表示例を示す図である。 同実施形態に係る予約管理システムが設備の予約を受けて設備関連物品の取出に対応する処理手順の例を示すシーケンス図である。 同実施形態で、利用開始予定時刻よりも事前通知時間前になったときに設備関連物品が返却されていない場合の処理手順の例を示すシーケンス図である。 同実施形態に係るグループウェアサーバ装置が設備予約をキャンセルするに至る処理手順の第１例を示すシーケンス図である。 同実施形態に係るグループウェアサーバ装置が設備予約をキャンセルするに至る処理手順の第２例を示すシーケンス図である。 同実施形態に係る物品管理装置が設備関連物品の取出漏れの警報を出力する処理手順の例を示すフローチャートである。 同実施形態に係る連携装置が行う設備関連物品の返却時の処理の手順の第１例を示すシーケンス図である。 同実施形態に係る連携装置が行う設備関連物品の返却時の処理の手順の第２例を示すシーケンス図である。 同実施形態に係る連携装置が行う設備関連物品の返却時の処理の手順の第３例を示すシーケンス図である。 同実施形態に係る物品管理装置が設備関連物品の返却漏れの警報を出力する処理手順の例を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施形態を説明するが、以下の実施形態は請求の範囲にかかる発明を限定するものではない。また、実施形態の中で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。
図１は、本発明の実施形態に係る予約管理システムの装置構成を示す概略構成図である。図１に示すように、予約管理システム１は、グループウェアサーバ装置１００と、物品管理装置２００と、連携装置３００とを備える。

グループウェアサーバ装置１００と連携装置３００とは、内部ネットワーク５００を介して通信接続される。物品管理装置２００と連携装置３００とも、内部ネットワーク５００を介して通信接続される。さらに、グループウェアサーバ装置１００とグループウェアクライアント装置４００とも、内部ネットワーク５００を介して通信接続される。また、連携装置３００と携帯端末装置８００とは、内部ネットワーク５００、ゲートウェイ装置６００および外部ネットワーク７００を介して通信接続される。
グループウェアクライアント装置４００、内部ネットワーク５００、ゲートウェイ装置６００、および、携帯端末装置８００のうち何れか１つ以上（全てでもよい）が、予約管理システム１に含まれていてもよい。

予約管理システム１は、会議室や社用車など共用の設備の利用予約、および、これらの設備の鍵など設備を利用するための物品の貸出を管理する。以下では、予約管理システム１で予約対象となっている設備を利用するための物品を設備関連物品と称する。また、ある設備を利用するための設備関連物品を、当該設備の設備関連物品と称する。
以下では、予約管理システム１が会社で用いられる場合を例に説明するが、予約管理システム１の適用対象は会社に限定されない。例えば、予約管理システム１が役場等の公的機関に適用されていてもよい。

グループウェアサーバ装置１００は、設備の利用予約を管理する。具体的には、グループウェアサーバ装置１００は、設備の利用予約に重複（いわゆるオーバーブッキング）が生じないように、利用予約をスケジュール管理にて管理する。以下では、利用予約を単に予約とも称する。また、利用予約を示す情報を予約情報と称する。

以下では、グループウェアサーバ装置１００がグループウェア（複数人による作業の協調を支援する仕組み）の１機能として設備の予約管理を行う場合を例に説明するが、これに限定されない。例えば、予約管理システム１が、グループウェアサーバ装置１００に代えて設備予約管理専用のサーバ装置を備えるようにしてもよい。
グループウェアサーバ装置１００は、例えばワークステーション（Workstation；ＷＳ）またはパソコン（Personal Computer；ＰＣ）などのコンピュータを用いて構成される。

物品管理装置２００は、設備関連物品を管理する。予約管理システム１が備える物品管理装置２００の数は、１つ以上であればよい。
連携装置３００は、グループウェアサーバ装置１００と物品管理装置２００とを連携させる。具体的には、連携装置３００は、グループウェアサーバ装置１００が管理する予約における設備利用スケジュールに従って、物品管理装置２００が利用者に設備利用のタイミングに応じて設備関連物品を貸し出すように制御する。ここでいう利用者は、設備を利用する者として設備の予約に登録されている者である。

また、連携装置３００は、利用者に対して利用開始予定時刻が近づいた旨の予告通知など各種通知を行う。
さらに、連携装置３００は、物品管理装置２００による設備関連物品の貸出実績に基づいて、設備の利用履歴情報およびその統計情報を生成する。
連携装置３００は、例えばワークステーションまたはパソコンなどのコンピュータを用いて構成される。

グループウェアクライアント装置４００は、グループウェアサーバ装置１００のユーザ端末として機能する。特に、予約管理システム１のユーザは、グループウェアクライアント装置４００にて設備の予約を行う。グループウェアクライアント装置４００は、例えば予約管理システム１のユーザである各社員に割り当てられたパソコンなどのコンピュータを用いて構成される。

内部ネットワーク５００は、例えば社内ネットワーク等のＬＡＮ（Local Area Network）である。内部ネットワーク５００は、グループウェアサーバ装置１００、物品管理装置２００、連携装置３００、グループウェアクライアント装置４００、および、ゲートウェイ装置６００の間で通信を伝送する。
ゲートウェイ装置６００は、内部ネットワーク５００と外部ネットワーク７００との間で通信を伝送する。

外部ネットワーク７００は、ゲートウェイ装置６００と携帯端末装置８００との間で通信を伝送する。外部ネットワーク７００は、例えばインターネット（Internet）および携帯電話網（通信事業者がスマートフォン等の携帯電話端末装置用に提供する通信ネットワーク）の組み合わせにて構成される。
内部ネットワーク５００、ゲートウェイ装置６００および外部ネットワーク７００の組み合わせにて、連携装置３００と携帯端末装置８００との間で通信を伝送する。

携帯端末装置８００は、連携装置３００からのメッセージを受信して表示することで、利用者にメッセージを通知する。
携帯端末装置８００として、例えば予約管理システム１のユーザが所持する携帯電話端末装置が用いられる。あるいは、携帯端末装置８００は、予約管理システム１専用の装置として構成されていてもよい。

連携装置３００が、携帯端末装置８００に加えて、あるいは代えて、グループウェアクライアント装置４００にメッセージを送信し、グループウェアクライアント装置４００がメッセージを表示するようにしてもよい。
なお、グループウェアサーバ装置１００と連携装置３００とは、図１のように別々の装置として構成されていてもよいし、一体に（すなわち、１つの装置として）構成されていてもよい。

グループウェアシステムを新規導入する場合、グループウェアサーバ装置１００と連携装置３００とを同一のサーバ装置上に一体に構成することで、ハードウェアコストを低減させることができる。
一方、既存のグループウェアシステムを用いて予約管理システム１を構成する場合、グループウェアサーバ装置１００と連携装置３００とを別々の装置として構成することで、既存のグループウェアサーバ装置１００にはほぼ手を加える必要なしに、予約管理システム１を構築することができる。

図２は、グループウェアサーバ装置１００の機能構成を示す概略構成図である。図２に示すように、グループウェアサーバ装置１００は、グループウェア側通信部１１０と、グループウェア側記憶部１８０と、グループウェア側制御部１９０とを備える。グループウェア側制御部１９０は、スケジュール管理部１９１を備える。
グループウェア側通信部１１０は、内部ネットワーク５００を介して他の機器と通信を行う。特に、グループウェアサーバ装置１００は、グループウェアクライアント装置４００と通信接続し、グループウェアクライアント装置４００をグループウェアサーバ装置１００のユーザ端末として機能させる。

グループウェア側記憶部１８０は、設備の予約情報など各種データを記憶する。グループウェア側記憶部１８０は、グループウェアサーバ装置１００が備える記憶デバイスを用いて構成される。
グループウェア側制御部１９０は、グループウェアサーバ装置１００の各部を制御して各種処理を実行する。グループウェア側制御部１９０は、グループウェアサーバ装置１００が備えるＣＰＵ（Central Processing Unit、中央処理装置）が、物品管理側記憶部２１２からプログラムを読み出して実行することで構成される。

スケジュール管理部１９１は、設備の予約を管理する。特に、スケジュール管理部１９１は、予約管理システム１のユーザがグループウェアクライアント装置４００にて行うユーザ操作に基づいて、予約の登録、更新および削除を行う。
以下では、予約の登録、更新および削除の何れかのユーザ操作を行うものを予約操作者と称する。予約操作者のうち、予約の登録のユーザ操作を行うものを登録者と称する。
予約の登録に関し、スケジュール管理部１９１は、グループウェアクライアント装置４００でのユーザ操作による予約の登録要求を受けると、登録済みの予約とのスケジュールの重複の有無を判定する。スケジュールの重複する予約が無いと判定した場合、登録要求された予約をグループウェア側記憶部１８０に記憶させることにより、予約の登録を行う。

一方、登録済みの予約のうち、スケジュールの少なくとも一部が重複しているものがあると判定した場合、スケジュール管理部１９１は、予約の登録を行わない。この場合、スケジュール管理部１９１は、登録要求された予約のスケジュールが、既存の予約のスケジュールとの重複しているために登録できない旨のメッセージを、グループウェアクライアント装置４００に表示させる。ここでいう予約のスケジュールは、予約における設備利用のスケジュールである。

予約の更新に関し、スケジュール管理部１９１は、グループウェアクライアント装置４００でのユーザ操作による予約の延長要求を受け、かつ、要求された延長期間の予約が無い場合、延長要求に従って予約を延長する。要求された延長期間の予約が無い場合とは、登録済みの他の予約のいずれも、要求された延長期間にかかっていないことである。

図３は、グループウェアクライアント装置４００が表示する予約登録画面の例を示す図である。図３に示す予約登録画面には、利用日時欄と、設備欄と、内容欄と、参加者欄と、登録者欄とが設けられている。
利用日時欄は、設備を利用する予定日時の入力欄である。
設備欄は、予約したい設備の入力欄である。図３の例では登録者が、設備欄の三角マーク（「▼」）を押す（例えば、マウスクリックする）と、設備の一覧が表示される。登録者は、予約したい設備をマウスクリック等で選択する。あるいは、登録者は、設備欄に設備名を入力することでも設備の選択を行える。

内容欄は、例えば設備の利用目的など利用内容の入力欄である。
参加者欄は、設備利用時の参加者の入力欄である。図３の例では登録者が、参加者欄の三角マークを押すと、社員の一覧（参加者の候補の一覧）が表示される。登録者は、一覧から参加者をマウスクリック等で選択して追加ボタンを押すことで、参加者の入力を行える。あるいは、登録者は、参加者欄に参加者の氏名を入力することでも参加者の入力を行える。

予約管理システム１は、参加者欄に入力された参加者を利用者（共同利用者）として扱う。例えばいずれの参加者も、設備の利用時に物品管理装置２００から設備関連物品を取り出すことができる。
登録者欄は、設備の利用予約を登録した者（登録する者）を示す欄である。図３の例では、予約の登録のためにグループウェアクライアント装置４００にログインした者の氏名が登録者の氏名として登録者欄に示されている。
利用者が予約登録画面に必要事項を入力して登録ボタンを押すと、グループウェアクライアント装置４００は、予約登録要求をグループウェアサーバ装置１００へ送信する。

図４は、グループウェアクライアント装置４００が表示する予約一覧画面の例を示す図である。
図４の例では、第一会議室、第二会議室等の設備別、かつ、日別に予約が示されている。時間が重複していなければ、同一の設備かつ同日に複数の予約を設定可能である。図４の例では、８月３日における第一会議室の予約が複数登録されている。

図５は、物品管理装置２００の機能構成を示す概略ブロック図である。図５に示すように、物品管理装置２００は、物品管理側表示部３１と、物品管理側操作部３２と、カードリーダ３３と、保持部４１と、収納部４２と、カバーロック機構６１と、全閉検出センサ６２と、物品管理側制御部２１１と、物品管理側記憶部２１２と、報知音発生部２１３と、物品管理側通信部２２１とを備える。保持部４１は、鍵ロック機構７６と、表示ランプ８１と、操作ボタン８２と、ＩＣタグリーダ８５とを備える。収納部４２は、表示ランプ８１と、操作ボタン８２と、引出ロック機構９２と、押込検出センサ９８と、有無検出センサ９９とを備える。
また、図５には、ＩＣタグリーダ８５に用いられるＩＣタグ７３と、カードリーダ３３に用いられるＩＤカード３４とが示されている。
物品管理装置２００は、設備関連物品を格納する。上記のように、設備関連物品は、予約管理システム１で予約対象になっている設備を利用するための物品である。

図６は、物品管理装置２００の前カバーを開いた状態を示す正面図である。
以下の説明において、「前」は前後方向の前側つまり利用者から見て手前側であり、「後」は前後方向の後側つまり利用者から見て奥側であり、「左」は利用者から見て左側であり、「右」は利用者から見て右側である。

図６に示すように、物品管理装置２００は、図５に示す各部に加えて前カバー１３と、ヒンジ２３とを備える。
装置本体１２は、前面側が、その右側部分よりも左側部分の方が後側に位置するように段差状をなしている。装置本体１２は、中央から左側部分が、前カバー１３で開閉される開閉部２１となっており、開閉部２１よりも前側に突出する右側部分は、前カバー１３で開閉されずに常時露出する前面構成部２２となっている。前カバー１３は、装置本体１２の左端縁部に設けられたヒンジ２３を介して一端側が装置本体１２に回動可能に連結されており、開閉部２１の前面を開閉する。

装置本体１２には、右側の前面構成部２２の前面の上部に、日時、操作状況、アラーム情報およびガイダンス等を表示する液晶ディスプレイからなる物品管理側表示部３１が設けられており、その下側に、物品管理装置２００の利用者による数字やカタカナ、アルファベット等の文字の入力操作がなされる物品管理側操作部３２（入力部，設定部）が設けられている。

また、これらの右側に、図５に示すＩＤカード３４が走査されると、このＩＤカード３４からデータを読み取るカードリーダ３３が設けられている。なお、物品管理側表示部３１と物品管理側操作部３２とをタッチパネルとして一体に構成してもよい。
ＩＤカード３４は、ＩＣチップを有する電子カードや磁気カード等からなるもので、物品管理装置２００の利用が許可された全ての担当者にそれぞれ個別に準備されて他との識別のための個別の利用者識別情報等が記憶されている。

装置本体１２の前カバー１３で開閉される開閉部２１には、その前面位置に、物品を取出および返却可能に保管する複数の保持部４１（保管部）と複数の収納部４２（保管部）とが設けられている。保持部４１は、上下方向の位置を合わせて左右方向に複数、具体的には１０カ所並べられ、このように１０カ所並べられた保持部４１が、上下つまり高さ方向に複数段、具体的には２段並べられている。収納部４２は、全ての保持部４１よりも下側に配置されており、上下方向の位置を合わせて左右方向に複数、具体的には１０カ所並べられている。但し、物品管理装置２００が備える保持部４１の数および配置は、図６に示すものに限定されない。

図７は、鍵本体、鍵ホルダーおよび保持部を示す斜視図である。
物品管理装置２００は、図７に示すように、一対一で対応する鍵本体５１を保持する鍵ホルダー５２を有しており、保持部４１は、それぞれが一対一で対応する鍵ホルダー５２を着脱可能に支持する。保持部４１は、対応する鍵ホルダー５２を取り外し不可となるようにロック状態で保持する。

連結された鍵本体５１および鍵ホルダー５２が、鍵５３を構成する。保持部４１は、その保持の対象物品である保持対象物品（言い換えれば管理対象物品）としての鍵ホルダー５２すなわち鍵５３を保持する。
保持部４１は、会議室の鍵５３および社用車の鍵５３など、グループウェアサーバ装置１００で予約対象となっている設備の鍵５３を保持する。これらの鍵５３は、設備関連物品の例に該当する。

図６に示すように、装置本体１２は、装置本体１２の開閉部２１の前面側に、前カバー１３が閉状態にあるときに前カバー１３に設けられた図示略の係合部をロックする電磁駆動式のカバーロック機構６１を上下２カ所に有している。また、装置本体１２は、装置本体１２の開閉部２１の前面側に、前カバー１３が閉状態にあるときに前カバー１３の図示略の検知部を検出することで前カバー１３が全閉状態にあるか否かを検出する全閉検出センサ６２を有している。カバーロック機構６１は、前カバー１３が閉じられたことを全閉検出センサ６２が検出したことを条件に、係合部をロックして前カバー１３を閉状態でロックする。また、カバーロック機構６１は、駆動されて係合部のロックを解除する。

図７に示すように、鍵ホルダー５２は、着脱部材７１と、この着脱部材７１に鍵本体５１を連結する連結部材７２とからなっている。着脱部材７１は、鍵ホルダー５２を他の鍵ホルダー５２と識別するための個別のホルダー識別情報が記憶された図５に示すＩＣタグ７３を有している。

図７に示すように、複数の保持部４１は、それぞれ、鍵本体５１に連結された鍵ホルダー５２の着脱部材７１が抜き差しされる個別の挿入穴７５を有している。着脱部材７１は、保持部４１に対し着脱可能であって装着状態でロックされる。複数の保持部４１は、それぞれ、挿入穴７５に着脱部材７１が差し込まれるとこれをロックして支持し、またロック解除可能な電磁駆動式の図５に示す鍵ロック機構７６を有している。

また、図７に示すように、複数の保持部４１は、それぞれ、表示ランプ８１が一体化された操作ボタン８２を有している。操作ボタン８２は、同じ保持部４１を構成する挿入穴７５と左右方向の位置を合わせて上下に近接している。操作ボタン８２は、それぞれ同じ保持部４１を構成する図５に示す鍵ロック機構７６によるロックを解除する際に押圧される操作ボタンであり、表示ランプ８１は、消灯、点灯および点滅することで操作を案内する。

保持部４１において、例えば、グループウェアサーバ装置１００が管理する予約情報に基づいて、取出可能となっている鍵５３を保持している保持部４１の表示ランプ８１が点灯して、取出可能な鍵５３を案内する。
点灯している表示ランプ８１と一体となっている操作ボタン８２が押されると、この操作ボタン８２が設けられた保持部４１の鍵ロック機構７６のロックが解除され、この保持部４１から鍵ホルダー５２が取り外される処理が行われる。

また、複数の保持部４１は、それぞれが、装着された着脱部材７１の図５に示すＩＣタグ７３と通信可能であって通信状態から非通信状態への切り替えで鍵ホルダー５２すなわち鍵５３の取出を検出し非通信状態から通信状態への切り替えで鍵５３の返却を検出する物品検出手段としての図５に示すＩＣタグリーダ８５を有している。このように、ＩＣタグリーダ８５は、管理対象物品としての鍵ホルダー５２を含む鍵５３の取出および返却を検出する。

図８は、収納部４２の斜視図である。
図８に示すように、複数の収納部４２は、引き出し式であり、それぞれ、前方に引き出し可能であって後方に押し込み可能な引出部材９１と、押し込まれた引出部材９１を引き出し不可にロックし、またロック解除可能な電磁駆動式の図５に示す引出ロック機構９２とを有している。引出部材９１は、上方に開口する箱形であり、鍵ホルダー５２に取り付け不可あるいは取り付け可能であっても鍵ホルダー５２に取り付けての保持部４１への保持が不適な収納物を収納する。

収納部４２は、例えば社用車への給油の際に利用可能な法人用クレジットカードである給油カードおよびＥＴＣ（登録商標）カードなど、予約対象となっている設備を利用する際に利用される物品を収納する。これらの物品は、設備関連物品の例に該当する。
以下では、物品管理装置２００が保管する物品が設備関連物品のみである場合を例に説明するが、物品管理装置２００が、設備関連物品以外の物品も保管するようにしてもよい。設備関連物品以外の物品の例として、グループウェアサーバ装置１００での予約対象外の設備を利用するための物品、および、特定の設備とは独立に利用される物品を挙げることができる。

複数の収納部４２は、それぞれ、表示ランプ８１が一体化された操作ボタン８２を有している。操作ボタン８２は、同じ収納部４２を構成する引出部材９１と左右方向の位置を合わせて上下に近接している。操作ボタン８２は、それぞれ同じ収納部４２を構成する引出ロック機構９２によるロックを解除する際に押圧される操作ボタンであり、表示ランプ８１は、消灯、点灯および点滅することで操作を案内可能となっている。

収納部４２において、例えば、グループウェアサーバ装置１００が管理する予約情報に基づいて、取出可能となっている収納物を保持している収納部４２の表示ランプ８１が点灯して、取出可能な収納物を案内する。
点灯している表示ランプ８１と一体となっている操作ボタン８２が押されると、この操作ボタン８２が設けられた収納部４２の図５に示す引出ロック機構９２のロックが解除され、この収納部４２から引出部材９１が引き出し可能となる。この状態で引出部材９１が引き出されて収納物が取り出され、その後、引出部材９１が押し込まれる。

複数の収納部４２は、それぞれが、引出部材９１が押し込まれた状態にあるか否かを検出する図５に示す押込検出センサ９８を有している。収納部４２は、その保持対象物品としての収納物を保持する。複数の収納部４２は、それぞれが、引出部材９１に収納された収納物の有無を検出する物品検出手段としての図５に示す有無検出センサ９９を有している。有無検出センサ９９は、光路が遮光されることで引出部材９１に収納物があることを検出するフォトセンサや、引出部材９１の底部上の重量変化を検出することで引出部材９１に収納物があることを検出する重量センサ等である。

物品管理装置２００は、押込検出センサ９８および有無検出センサ９９の検出に基づいて管理対象物品としての収納物の取出および返却を検出する。すなわち、押込検出センサ９８が引出部材９１が押し込まれた状態にあることを検出し、有無検出センサ９９がこの引出部材９１内に収納物があることを検出している状態から、押込検出センサ９８が引出部材９１が押し込まれた状態にあることを検出し、有無検出センサ９９がこの引出部材９１内に収納物がないことを検出する状態になると、収納物が取り出されたことを検出する。また、この状態から、押込検出センサ９８が引出部材９１が押し込まれた状態にあることを検出し、有無検出センサ９９がこの引出部材９１内に収納物があることを検出する状態になると、収納物が返却されたことを検出する。

図５に示す物品管理側記憶部２１２は、各種データを記憶する。物品管理側記憶部２１２は、物品管理装置２００が備える記憶デバイスを用いて構成される。
物品管理側制御部２１１は、物品管理装置２００の各部を制御して各種処理を行う。物品管理側制御部２１１は、例えば、物品管理装置２００が備えるＣＰＵが、物品管理側記憶部２１２からプログラムを読み出して実行することで構成される。物品管理側制御部２１１及び物品管理側記憶部２１２が、例えばマイコン（Microcomputer）などのコンピュータを用いて構成されていてもよい。あるいは、物品管理側制御部２１１が、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）を用いて構成されるなど、物品管理装置２００専用のハードウェアとして構成されていてもよい。

報知音発生部２１３は、報知音を発生する。
物品管理装置２００は、１つの設備に対して複数の設備関連物品を格納しており、かつ、複数の設備関連物品のうち一部のみが取り出された場合、物品管理側表示部３１でのメッセージ表示および報知音発生部２１３からの報知音の発生により警報を出力する。例えば、物品管理装置２００が、１台の社用車の鍵および給油カードを格納しており、鍵のみが取り出された場合、物品管理側表示部３１が、給油カードが取り出されていない旨のメッセージを表示し、報知音発生部２１３が報知音を発生する。
これにより、設備関連物品の取出漏れが生じる可能性を低減させることができる。

また、物品管理装置２００は、１つの設備に対して複数の設備関連物品が取り出されており、かつ、複数の設備関連物品のうち一部のみが返却された場合、物品管理側表示部３１でのメッセージ表示および報知音発生部２１３からの報知音の発生により警報を出力する。例えば、１台の社用車の鍵および給油カードが貸出中の状態にあり、これらのうち鍵のみが返却された場合、物品管理側表示部３１が、給油カードが返却されていない旨のメッセージを表示し、報知音発生部２１３が報知音を発生する。
これにより、設備関連物品の返却漏れが生じる可能性を低減させることができる。

物品管理装置２００が警報を出力する方法は、物品管理側表示部３１と報知音発生部２１３との組み合わせによる方法に限定されない。例えば、報知音発生部２１３からの報知音の発生無しに、物品管理側表示部３１がメッセージを表示するようにしてもよい。あるいは、物品管理側表示部３１によるメッセージの表示無しに、報知音発生部２１３が報知音を発生するようにしてもよい。あるいは、物品管理装置２００が、または、物品管理装置２００からの通知を受けた連携装置３００が、利用者の携帯端末装置８００に電子メール等のメッセージを送信するようにしてもよい。

物品管理側通信部２２１は、他の機器と通信を行う。特に、物品管理側通信部２２１は、物品取出許可通知を連携装置３００から受信する。物品取出許可通知は、予約情報に基づいて物品管理装置２００から取出可能な設備関連物品、および、当該設備関連物品を取出可能な利用者を示す情報を含む。
また、物品管理側通信部２２１は、連携装置３００からの要求に応じて物品取出情報および物品返却情報等の物品保管状況に関する情報を連携装置３００へ送信する。例えば、物品取出情報は、物品管理装置２００から取り出された設備関連物品、取出者、および取出日時を示す情報である。物品返却情報は、物品管理装置２００に返却された設備関連物品、返却者、および返却日時を示す情報である。

図９は、物品管理側操作部３２の正面図である。
物品管理側操作部３２は、図９に示すように、いずれも押圧操作されると入力を検出する、文字キー２３１と、上キー２３２と、下キー２３３と、左キー２３４と、右キー２３５と、ＥＮＴＥＲキー２３６と、複数のキーからなる文字入力キー群２３７と、ＣＥキー２３８とを有している。

上キー２３２、下キー２３３、左キー２３４および、右キー２３５は、物品管理側表示部３１に表示されたカーソルや矢印表示をそれぞれの方向に移動させる際等に押圧操作される。ＥＮＴＥＲキー２３６は入力確定時等に押圧操作される。文字入力キー群２３７は、数字、カタカナおよびアルファベット等の文字を入力する際に押圧操作される。ＣＥキー２３８は入力した文字を消去する際および表示画面を前に戻す際等に押圧操作される。文字キー２３１は、文字入力キー群２３７を数字入力用とカタカナ入力用とアルファベット入力用とに切り替える際に押圧操作される。

次に、物品管理装置２００における設備関連物品の貸出（取出）および返却の手順について説明する。
予約管理システム１では、物品管理装置２００に利用者登録されている者は、いつでも物品管理装置２００の前カバー１３を開くことができ、いつでも設備関連物品を返却できる設定になっている。

一方、予約管理システム１では、ユーザは、グループウェアサーバ装置１００に設備の利用予約を登録した後、物品管理装置２００から設備関連物品を取り出して設備を利用する運用となっている。このため、物品管理装置２００に利用者登録されている者のうち、グループウェアサーバ装置１００が管理する予約にて設備の利用者として登録された者のみが、物品管理装置２００から設備関連物品を取り出せる設定になっている。
上述したように、予約を登録した者だけでなく、予約において設備を利用する者として登録された者も利用者に該当し、物品管理装置２００から設備関連物品を取り出せる。なお、設備を代理で予約する場合など、予約を登録した者（登録者）が利用者に含まれない予約も可能である。

物品管理装置２００が、前カバー１３の閉じた待機状態にあるとき、物品管理側制御部２１１は、物品管理側表示部３１にＩＤカード３４のカードリーダ３３への走査を促す待機表示画面を表示させている。
待機状態で、ＩＤカード３４が走査されると、カードリーダ３３は、ＩＤカード３４からこれに予め記憶されている、他の利用者との識別のための個別の利用者識別情報を読み出す。

物品管理側制御部２１１は、このＩＤカード３４から読み出した利用者識別情報を、物品管理側記憶部２１２に予め記憶されている利用可能者リストと照らし合わせる。利用可能者リストは、物品管理装置２００を利用可能な利用者の識別情報（利用者識別情報）を示すリストである。
この照合により、物品管理側制御部２１１は、設備関連物品の取出時および返却時に利用者（取出者および返却者）を特定する。カードリーダ３３、物品管理側制御部２１１、および、物品管理側記憶部２１２の組み合わせは、ユーザ特定部の例に該当する。

ＩＤカード３４から読み出した利用者識別情報と同じ利用者識別情報が利用可能者リストの利用者識別情報になければ、物品管理側制御部２１１は、物品管理側表示部３１に、物品管理装置２００を利用不可である旨を表示させると共に報知音発生部２１３に所定時間アラーム音を発生させて待機状態に戻る。

ＩＤカード３４から読み出した利用者識別情報と同じ利用者識別情報が利用可能者リストの利用者識別情報にあると、物品管理側制御部２１１は、カバーロック機構６１のロックを解除して前カバー１３を開けるようにする。そして、物品管理側制御部２１１は、保持対象物品である鍵５３あるいは収納物の取出であるか返却であるかの入力を促す表示画面を物品管理側表示部３１に表示させて、選択入力を待つ。

取出が選択された場合、物品管理側制御部２１１は、利用者識別情報で識別した利用者に対して物品取出許可通知で取出を許可されている鍵５３を保持している保持部４１の表示ランプ８１を点灯させる。また、物品管理側制御部２１１は、利用者識別情報で識別した利用者に対して物品取出許可通知で取出を許可されている収納物を収納している収納部４２の表示ランプ８１を点灯させる。当該利用者は、表示ランプ８１が点灯している保持部４１または収納部４２あるいはそれら両方から、鍵５３または収納物あるいはそれら両方を取り出すことができる。
一方、利用者識別情報で識別した利用者に対して物品取出許可通知で取出を許可されている鍵５３も収納物もない場合、物品管理側制御部２１１は、いずれの表示ランプ８１も点灯させない。この場合、当該利用者は、鍵５３または収納物を物品管理装置２００から取り出すことはできない。

選択入力待ちの状態から返却が選択された場合、物品管理側制御部２１１は、鍵５３が未返却の保持部４１の表示ランプ８１、および、物品が未返却の収納部４２の表示ランプ８１を点灯させる。利用者は、表示ランプが点灯している保持部４１または収納部４２に設備関連物品（鍵５３または収納物）を返却することができる。

図１０は、連携装置３００の機能構成を示す概略ブロック図である。図１０に示すように、連携装置３００は、連携側通信部３１０と、連携側表示部３２０と、連携側操作部３３０と、連携側記憶部３６０と、連携側制御部３７０とを備える。連携側制御部３７０は、連携部３８０と、履歴情報生成部３９１と、統計情報生成部３９２とを備える。連携部３８０は、事前通知処理部３８１と、繰上げ処理部３８２と、取出通知処理部３８３と、取消予告処理部３８４と、取消処理部３８５と、返却通知処理部３８６と、返却遅延処理部３８７とを備える。

連携側通信部３１０は、他の機器と通信を行う。特に、連携側通信部３１０は、グループウェアサーバ装置１００から設備の予約情報を取得（受信）する。また、連携側通信部３１０は、物品管理装置２００から設備関連物品を取り出せるようにするための指示を、当該物品管理装置２００に送信する。また、連携側通信部３１０は、物品管理装置２００における設備関連物品の取出（貸出）および返却の実績情報を受信する。

連携側表示部３２０は、例えば液晶パネル等の表示画面を備え、各種画像を表示する。特に、連携側表示部３２０は、グループウェアサーバ装置１００と物品管理装置２００とを連携させるための設定を行う設定画面、および、当該設定の一覧画面を表示する。
連携側操作部３３０は、例えばキーボードおよびマウス等の入力デバイスを備え、ユーザ操作を受ける。特に、連携側操作部３３０は、グループウェアサーバ装置１００と物品管理装置２００とを連携させるための設定を行うユーザ操作を受ける。
連携側表示部３２０および連携側操作部３３０が、連携装置３００と別筐体の端末装置として構成されていてもよい。あるいは、グループウェアクライアント装置４００が連携装置３００の端末装置として構成され連携側表示部３２０および連携側操作部３３０として機能するようにしてもよい。

連携側記憶部３６０は、各種データを記憶する。例えば、連携側記憶部３６０は、グループウェアサーバ装置１００と物品管理装置２００とを連携させるための各種情報を記憶する。連携側記憶部３６０が記憶する、グループウェアサーバ装置１００と物品管理装置２００とを連携させるための情報の例として、利用者管理情報、設備管理情報、利用状況管理情報、および、システム運用設定情報が挙げられる。また、連携側記憶部３６０には、グループウェアサーバ装置１００から取得した予約情報が記憶される。

図１１は、連携側表示部３２０による利用者管理情報の表示例を示す図である。利用者管理情報は、グループウェアサーバ装置１００におけるログイン名と、物品管理装置２００における利用者ＩＤとを対応付ける情報である。
ログイン名は、グループウェアサーバ装置１００が利用者を識別するために用いられる識別情報であり、１人の利用者に１つのログイン名が割り当てられる。図１１に示す利用者管理情報では、利用者名欄に示される利用者の氏名と、ログイン名欄に示されるログイン名とが一対一に対応付けられている。

利用者ＩＤは、物品管理装置２００が、物品管理装置の利用者を識別するために用いられる識別情報であり、物品管理装置２００毎に、１人の利用者に１つの利用者ＩＤが割り当てられる。図１１に示す利用者管理情報では、利用者毎に利用可能な物品管理装置２００が示され、物品管理装置の利用者毎かつ物品管理装置２００毎に１つの利用者ＩＤが示されている。
連携側記憶部３６０が利用者管理情報を記憶しておくことで、予約における利用者と、物品管理装置２００から設備関連物品を取り出そうとしている者とか同一か否かを判定することができる。具体的には、連携装置３００は、グループウェアサーバ装置１００から予約情報を取得すると、設備の利用予定時間に応じたタイミングで、利用予定の設備の設備関連情報の取出しを可能にさせる指示を、物品管理装置２００に送信する。その際、連携装置３００は、利用者を示す利用者ＩＤを利用者管理情報から読出し、読み出した利用者ＩＤを指示に含めて送信する。

図１２は、連携側表示部３２０による設備管理情報の表示例を示す図である。設備管理情報は、設備と、当該設備を利用するために用いられる設備関連物品の格納場所とを対応付ける情報である。
図１２に示す設備管理情報では、設備毎に設備コードと、当該設備を利用するために用いられる設備関連物品が格納されている物品管理装置名およびホルダーＮｏ．が示されている。設備コードは、設備を識別する識別情報であり、１つの設備に１つの設備コードが示されている。

また、ホルダーＮｏ．は、物品管理装置２００内でホルダー（保持部４１または収納部４２）を特定する情報である。物品管理装置名とホルダーＮｏ．との組み合わせにより、設備関連物品の格納場所が一意に特定される。図１２に示す設備管理情報では、設備毎に、当該設備を利用するために用いられる設備関連物品の数だけ、物品管理装置名とホルダーＮｏ．との組み合わせが示されている。
連携側記憶部３６０が設備管理情報を記憶しておくことで、連携装置３００は、予約情報に示される設備に応じて、当該設備を利用するために用いられる設備関連物品の格納場所を特定することができる。そして、連携装置３００は、特定した格納場所から設備関連物品を取出可能にさせる指示を、物品管理装置２００に送信することができる。

図１３は、連携側表示部３２０による利用状況管理情報の例を示す図である。利用状況管理情報は、設備関連物品が物品管理装置２００にあるか（返却されているか）否かを示す情報である。
図１３に示す利用状況管理情報では、設備毎に、当該設備を識別する設備コードと、当該設備を利用するために用いられる設備関連物品の格納場所を示す物品管理装置名およびホルダーＮｏ．と、当該設備関連物品が返却されているか否かのホルダー状況とが示されている。さらに、設備関連物品が返却されている場合は、その設備関連物品の最終利用者（直近の設備利用者）および最終利用日時が示されている。最終利用者および最終利用日時として、例えば、設備関連物品の返却者および返却日時を用いることができる。
設備関連物品が返却されていない場合（ホルダー状況が「取出」の場合）、最終利用者および最終利用日時として、設備管理物品を物品管理装置２００から取り出した者、および取出日時を用いるようにしてもよい。

連携側記憶部３６０が利用状況管理情報を記憶しておくことで、連携装置３００は、設備関連物品の返却の有無に応じた処理を行うことができる。例えば、次の予約における利用開始予定時刻が近づいたとき、連携装置３００は、設備関連物品が返却されている場合は、当該設備関連物品を次の予約における利用者が取出可能にするように、物品管理装置２００に指示する。一方、連携装置３００は、設備関連物品が返却されていない場合は、当該設備関連物品が返却されていないことを次の予約における利用者に通知する。

図１４は、連携側表示部３２０によるシステム運用設定画面の表示例を示す図である。
図１４に示すシステム運用設定画面には、メール送信有無欄と、事前取出時間欄と、キャンセル時間欄と、終了予告時間欄と、返却督促時間欄とが設けられている。
メール送信有無欄では、連携装置３００が利用者に対して各種通知メールを送信するか否かの設定を行う。

事前取出時間欄では、事前取出時間の設定を行う。利用者は、予約における設備の利用開始時刻の事前取出時間前から、設備関連物品を物品管理装置２００から取り出せる。
キャンセル時間欄では、予約の自動キャンセルを行うか否か、および、予約の自動キャンセルを行う場合のキャンセル予告時間と、キャンセル時間との設定を行う。

予約の自動キャンセルを行うように設定されている場合、連携装置３００は、予約における利用開始予定時刻からキャンセル予告時間経過時に、予約されている設備の設備関連物品が既に物品管理装置２００から取り出されているか否かを判定する。設備関連物品が取り出されていないと判定した場合、連携装置３００は、予約のキャンセルの予告通知をメールにて利用者の携帯端末装置８００へ送信する。

さらに、連携装置３００は、予約における利用開始予定時刻からキャンセル時間経過時に、予約されている設備の設備関連物品が既に物品管理装置２００から取り出されているか否かを判定する。設備関連物品が取り出されていないと判定した場合、連携装置３００は、予約をキャンセルする（取り消す）。

連携装置３００が予約をキャンセルすることで、予約されていた時間帯でも、他の利用者が新たな予約を設定することができる。新たに設定された予約における利用者が、当該設備を利用可能になる点で、設備の利用率の向上を図ることができる。

終了予告時間欄では、終了予告時間が設定される。連携装置３００は、予約における利用終了予定時刻の終了予告時間前に、利用終了予定時刻が近づいている旨のメッセージをメールにて利用者に送信する。
利用者は、このメールを参照して適切に行動することができる。例えば、設備が会議室であり利用者が会議を行っている場合、利用終了予定時刻が近づいている旨のメッセージを参照した利用者は、会議を早く終了させるよう、進行を速めることができる。また、設備が社用車であり渋滞に巻き込まれている場合、利用者は、利用終了予定時刻までに帰社できるか否かを判定し、利用終了予定時刻までに帰社できないと判定した場合は遅れる旨を会社に連絡することができる。

連携側制御部３７０は、連携装置３００の各部を制御して各種処理を実行する。連携側制御部３７０は、例えば連携装置３００が備えるＣＰＵが、連携側記憶部３６０からプログラムを読み出して実行することで構成される。
連携部３８０は、グループウェアサーバ装置１００と物品管理装置２００とを連携させるための処理を行う。
事前通知処理部３８１は、利用開始予定時刻よりも所定の事前通知時間前に、設備関連物品が物品管理装置２００に返却されていない場合、設備関連物品が返却されていない旨を利用者にメールで通知する。ここでいう事前通知時間は、利用開始予定時刻に先立って利用者に通知を行うタイミングを示す所定時間として予め設定される。例えば、利用開始予定時刻の５分前にユーザに通知を行う場合、事前通知時間は５分に設定される。

図１５は、事前通知処理部３８１が送信する貸出中メールの例を示す図である。貸出中メールは、設備関連物品が返却されていない旨を通知するメールである。
図１５に示すメールで、事前通知処理部３８１は、予約されている第一会議室の鍵が返却されていない旨を利用者に通知している。さらに、事前通知処理部３８１は、このメールで利用可能な他の設備を利用者に案内している。
この通知を受けた利用者は、設備関連物品を取り出そうと物品管理装置２００に出向いて時間および労力が無駄になることを回避し得る。また、このメールを受けた利用者は、例えば他の設備を予約し直すといった対応を行うことができる。

一方、事前通知処理部３８１は、利用開始予定時刻よりも所定の通知時間前に、設備関連物品が物品管理装置２００に返却されている場合、設備を利用可能になった旨を利用者にメールで通知する。
この通知を受けた利用者は、物品管理装置２００から設備関連物品を取り出して、設備の利用を開始することができる。

繰上げ処理部３８２は、ある設備の設備関連物品が、利用終了予定時刻よりも前に物品管理装置に返却され、かつ、当該利用終了予定時刻から後、所定の繰上げ対象時間以内に、当該設備の次の予約が登録されている場合、当該設備を繰上げ利用可能である旨を当該次の予約における利用者にメールで通知する。

図１６は、繰上げ処理部３８２が送信する繰上げ利用可能メールの例を示す図である。繰上げ利用可能メールは、設備を繰上げ利用可能である旨を通知するメールである。
図１６に示すメールで、繰上げ処理部３８２は、予約されている第一会議室を繰上げ利用可能である旨を利用者に通知している。
ここで、利用者など予約の登録者は、直前の予約に合わせて利用開始予定時刻を設定しており、直前の予約が無ければ利用開始予定時刻を早めたかった可能性がある。この場合、通知を受けた利用者は、希望に沿って設備（第一会議室）の利用を早めに開始することができる。

また、この場合、繰上げ処理部３８２が、次の予約（例えば、図１６のメールの対象になっている予約）における利用開始予定時刻を繰上げるようにしてもよい。これにより、利用者は、予約の変更操作を行う必要なしに、設備をより早い時刻から利用することができる。
繰上げ処理部３８２が、利用開始予定時刻を自動的に繰上げた場合、利用者に不利にならないよう、予約のキャンセルについては当初の利用開始予定時刻を基準にするようにしてもよい。

あるいは、繰上げ処理部３８２が、次の予約（例えば、図１６のメールの対象になっている予約）における利用者以外の者による、次の予約以前の、当該設備の予約の新規登録を停止するよう、グループウェアサーバ装置１００に指示するようにしてもよい。
これにより、次の予約における利用者が設備の利用を繰上げようとしたときに、別の予約が登録されているために繰上げを行えない事態を回避することができる。

あるいは、繰上げ処理部３８２が、次の予約（例えば、図１６のメールの対象になっている予約）における利用者が、直ちに（利用開始予定時刻の所定時間前を待たずに）設備関連物品を取り出せるようにするよう、物品管理装置２００に指示するようにしてもよい。
これにより、次の予約における利用者は、予約の変更操作を行う必要なしに、設備をより早い時刻から利用することができる。

取出通知処理部３８３は、予約における利用者が複数であり、かつ、物品管理装置２００から設備関連物品が取り出された場合、複数の利用者のうち少なくとも物品管理装置２００が特定した取出者以外の者に、設備関連物品が取り出された旨をメールで通知する。
図１７は、取出通知処理部３８３が送信する取出済み通知メールの例を示す図である。取出済み通知メールは、設備関連物品が取り出された旨を通知するメールである。

図１７に示すメールで、取出通知処理部３８３は、予約されている第一会議室の鍵が取り出された旨を通知している。
この通知を受けた利用者は、設備関連物品を物品管理装置２００から取り出そうとすることなく、設備（図１７の例では、第一会議室）へ向かうことができる。これにより、利用者が設備関連物品を物品管理装置２００から取り出そうとして時間および労力が無駄になることを回避し得る。

取消予告処理部３８４は、利用開始予定時刻から、キャンセル時間よりも短い所定のキャンセル予告時間が経過するまでに物品管理装置２００から設備関連物品の取出が無かった場合、利用者に予約の取消の予告をメールで通知する。
図１８は、取消予告処理部３８４が送信するキャンセル予告メールの例を示す図である。キャンセル予告メールは、予約の取消を予告するメールである。

図１８に示すメールで、取消予告処理部３８４は、所定時間が経過するまでに設備関連物品が取り出されない場合は予約をキャンセルする旨を利用者に通知している。
この通知を受けた利用者は、指定された時間以内に設備関連物品をグループウェアサーバ装置１００から取り出す、あるいは、予約を変更するといった対応を行うことができる。

取消処理部３８５は、設備の予約における利用開始予定時刻から所定のキャンセル時間が経過するまでに物品管理装置２００から設備関連物品の取出が無かった場合、グループウェアサーバ装置１００のスケジュール管理部１９１に予約を取り消させる。
取消処理部３８５が予約をスケジュール管理部１９１にキャンセルさせることで、予約されていた時間帯でも、他の利用者が新たな予約を設定することができる。新たな予約を設定した利用者が、当該設備を利用可能になる点で、設備の利用率の向上を図ることができる。

取消予告処理部３８４および取消処理部３８５は、利用開始予定時刻からキャンセル時間が経過するまでに、予約時間の範囲内で利用開始予定時刻が更新された場合、更新前の利用開始予定時刻に基づく処理を中止し、更新後の利用開始予定時刻に基づいて処理を行う。
従って、利用者は、利用開始予定時刻を遅らせることで、予約のキャンセルを回避し得る。

返却通知処理部３８６は、予約における利用者が複数であり、かつ、物品管理装置２００に設備関連物品が返却された場合、複数の利用者のうち少なくとも物品管理装置２００が特定した返却者以外の者に、設備関連物品が返却された旨を通知する。
図１９は、返却通知処理部３８６が送信する返却済み通知メールの例を示す図である。返却済み通知メールは、設備関連物品が返却された旨を通知するメールである。
図１９に示すメールで、返却通知処理部３８６は、予約されている第一会議室の鍵が返却された旨を通知している。
この通知を受けた利用者は、設備関連物品が返却されたことを確認することができる。

返却遅延処理部３８７は、予約における利用終了予定時刻から所定の返却督促時間経過後に設備関連物品が物品管理装置２００に返却されていない場合、利用者に返却の督促を通知し、かつ、グループウェアサーバ装置１００のスケジュール管理部１９１に、当該設備の新規予約の登録を停止させる。
図２０は、返却遅延処理部３８７が送信する返却督促メールの例を示す図である。返却督促メールは、設備関連物品の返却を督促するメールである。

図２０に示すメールで、返却遅延処理部３８７は、第一会議室の鍵を返却するよう利用者に促している。
この通知を受けた利用者が、設備関連物品を早急に物品管理装置２００に返却することが期待される。
また、返却遅延処理部３８７がスケジュール管理部１９１に、当該設備の新規予約の登録を停止させることで、利用者は、利用できない可能性が比較的高い当該設備を避け、他の設備を予約することができる。

履歴情報生成部３９１は、物品管理装置２００からの設備関連物品の取出し履歴および返却履歴に基づいて、設備の利用履歴情報を生成する。
図２１は、連携側表示部３２０が表示する利用履歴情報の表示画面の例を示す図である。
図２１に示す画面には、対象期間、ホルダーグループ、設備、物品管理装置の各欄が設けられている。また、これらの欄よりも下側に、利用履歴の表示領域が設けられている。

対象期間欄は、利用履歴の表示対象の期間を指定する欄である。
ホルダーグループ欄は、利用履歴の表示対象をホルダーグループで指定する場合の、ホルダーグループ名の入力欄である。ここでいうホルダーグループは、物品管理装置２００における１つ以上のホルダーを１つのグループに纏めたものである。
設備欄は、利用履歴の表示対象を設備で指定する場合の、設備名の入力欄である。
物品管理装置欄は、利用履歴の表示対象とする物品管理装置を指定する場合の、物品管理装置名の入力欄である。
利用履歴を参照したい者は、これらの欄全てを埋める必要は無く、範囲指定したい欄のみ入力し、出力ボタンを押せばよい。

利用履歴の表示領域に示される利用履歴では、各行が１つの予約情報における利用履歴情報を示している。予約情報毎に、ホルダーグループ名と、物品管理装置名と、ホルダーＮｏ．と、設備名と、取出日時と、返却日時と、組織名と、設備利用者名とが示されている。
物品管理装置名とホルダーＮｏ．との組み合わせで、設備関連物品の格納場所が示される。設備名にて利用された設備が示される。また、物品管理装置２００での設備関連物品の取出日時および返却日時が示されることで、予約における利用予定ではなく、実際に設備が利用された日時が示される。組織名と設備利用者名との組み合わせにて設備利用者が示される。
ここでの設備利用者は、利用者全員（設備を利用した者全員）であってもよいし、設備関連物品の取出者または返却者など、利用者のうち一部の者であってもよい。
なお、利用履歴において、予約における利用開始予定時刻および利用終了予定時刻と、物品管理装置２００での設備関連物品の取出日時および返却日時とを対応付けて示すようにしてもよい。予約時間と設備の実際の利用時間とを比較し、これらの差分を取ることで実際には使われていない余分な予約時間を把握することができる。連携装置３００が、このような傾向が高い利用者を特定し、適正な予約を促すように当該利用者の携帯端末装置８００に電子メール等のメッセージで通知するようにしてもよい。

統計情報生成部３９２は、設備の利用履歴の統計情報を生成する。
例えば、統計情報生成部３９２は、設備の個人別利用統計を生成する。
図２２は、連携側表示部３２０による設備の個人別利用統計の表示例を示す図である。
図２２に示す利用統計では、設備毎かつ個人毎に、１カ月間の利用時間の合計、利用回数、および１回あたりの平均利用時間が示されている。また、これらの部門毎の値、および、設備毎の全ての利用での値が示されている。

利用率欄には、その設備の全利用時間に対する個人または組織の利用時間の割合がパーセントで表示されている。
このように、統計情報生成部３９２が設備の利用履歴の統計情報を生成することで、設備の管理者は、この統計情報を参照して設備の利用状況を把握することができる。設備の管理者は、設備の利用状況を把握し、例えば利用率の低い設備について、利用率の改善または設備の廃止を計るなどの対策を行うことができる。
また、統計情報生成部３９２が生成する設備の利用履歴の統計情報を参照することで、会議時間の短縮など業務の効率化のポイントを検討することができる。

統計情報生成部３９２が生成する設備の利用履歴の統計情報には、図２２に示す個人別の統計情報に限らず、いろいろな物とすることができる。
例えば、統計情報生成部３９２が、設備の組織別利用統計を生成するようにしてもよい。

図２３は、連携側表示部３２０による設備の組織別利用統計の表示例を示す図である。
図２３に示す利用統計では、設備毎かつ組織毎に、１カ月間の利用時間の合計、利用回数、および１回あたりの平均利用時間が示されている。図２３に示す利用統計における表示項目は、個人を特定するための項目（例えば、個人の氏名）が無い点以外は、図２２の場合と同様である。
このように、統計情報生成部３９２が設備の組織別利用統計を生成することで、設備の利用率に応じて利用料を組織の経費に計上する等の課金対応が可能である。また、図２２の場合と同様、会議時間の短縮など業務の効率化のポイントを検討することができる。

あるいは、統計情報生成部３９２が、設備のホルダーグループ別利用統計を生成するようにしてもよい。
図２４は、連携側表示部３２０による設備のホルダーグループ別利用統計の表示例を示す図である。
図２４に示す利用統計では、設備が「本社会議室」、「本社社用車」、「本社自転車」、「本社その他」とのホルダーグループに分類されて表示されている。
例えば、第一会議室と第二会議室とが本社会議室に分類され、これらの利用統計が続けて表示されている。さらに、第一会議室との利用統計と第二会議室の利用統計とを纏めた統計が、本社会議室の利用統計として示されている。

ホルダーグループは、ユーザによって設定される。
図２５は、連携側表示部３２０によるホルダーグループの設定画面の表示例を示す図である。
図２５に示すホルダーグループの設定画面には、ホルダーグループＩＤ欄と、ホルダーグループ名欄と、表示順欄とが示され、さらに、対象設備の選択欄として設備グループ欄と、物品管理装置欄と、設備欄とが示されている。

ホルダーグループＩＤ欄には、ホルダーグループＩＤを入力する。ホルダーグループＩＤは、ホルダーグループの識別情報として用いられる。
ホルダーグループ名欄には、ホルダーグループ名を入力する。連携装置３００は、入力されたホルダーグループ名を、図２４に例示されるホルダーグループ別利用統計画面等の表示に用いる。

表示順欄には、ホルダーグループの表示順（他のホルダーグループとの上下関係）を入力する。表示順の値が小さいほどホルダーグループ別利用統計での表示順が上になる。
設備グループ欄は、グループウェアで既に設備のグループ分けが行われている場合に、そのグループ分けに従って設備を選択するための欄である。
物品管理装置欄は、既に物品管理装置に設備を登録済みである場合に、物品管理機器に基づいて設備を選択するための欄である。
設備欄は、設備名から直接設備を選択するための欄である。
ユーザは、これら３つの欄の何れかを用いて設備を選択すればよく、３つの欄全てに入力を行う必要は無い。

図２６は、連携側表示部３２０によるホルダーグループ管理画面の表示例を示す図である。ホルダーグループ管理画面では、登録済みのホルダーグループのホルダーグループ名と、ホルダーグループＩＤと、表示順とが一覧表示されている。
ホルダーグループ名の各々はマウスクリック等で選択可能になっている。いずれかのホルダーグループが選択されると、連携側表示部３２０は、ホルダーグループ登録画面に選択されたホルダーグループの情報を含めて表示する。この状態で連携装置３００は、表示中のホルダーグループの更新を受け付ける。また、ホルダーグループ管理画面の新規登録ボタンが押されると、連携側表示部３２０は、ホルダーグループ登録画面を表示して新たなホルダーグループの登録を受け付ける。

図２７は、連携側表示部３２０による、利用が多い設備の情報の表示例を示す図である。図２７の例で連携側表示部３２０は、利用時間が多い順に３つの設備として第一会議室、第二会議室、および、社用車１の情報を示している。表示項目は図２４の場合と同じくホルダーグループ、物品管理装置名、ホルダーＮｏ．、設備名、利用時間、利用率、利用回数および平均利用時間である。

図２８は、連携側表示部３２０による、利用が少ない設備の情報の表示例を示す図である。図２７の例で連携側表示部３２０は、利用時間が少ない順に上位３つの設備として自転車Ｂ、セミナールーム、および、自転車Ａの情報を示している。表示項目は図２４の場合と同じくホルダーグループ、物品管理装置名、ホルダーＮｏ．、設備名、利用時間、利用率、利用回数および平均利用時間である。

次に図２９～３７を参照して予約管理システム１の動作について説明する。
図２９は、予約管理システム１が設備の予約を受けて設備関連物品の取出に対応する処理手順の例を示すシーケンス図である。
図２９の処理で、ユーザがグループウェアクライアント装置４００にてグループウェアの設備予約画面で設備予約操作を行い（シーケンスＳ１１１）、グループウェアサーバ装置１００が予約情報を登録している（シーケンスＳ１１２）。

また、グループウェアサーバ装置１００は、連携装置３００からの要求に応じて予約情報を連携装置３００に送信する（シーケンスＳ１１３）。連携装置３００は、グループウェアサーバ装置１００から受信した予約情報を連携側記憶部３６０に記憶し、記憶された予約情報を監視する。連携装置３００は、予約情報における利用開始予定時刻の事前通知時間前が到来したことを検知すると（シーケンスＳ１１４）、物品管理装置２００における設備関連物品の取出状況を検知する（シーケンスＳ１１５）。図２９の例では、連携装置３００は、物品管理装置２００に設備関連物品が存在していること（返却されていること）を検知している。
シーケンスＳ１１４における事前通知時間を第１事前通知時間と称する。

連携装置３００は、図１３を参照して説明した利用状況管理情報を参照して設備関連物品の取出状況を検知する。例えば、設備関連物品の取出または返却がある毎に、物品管理装置２００が連携装置３００に設備管理物品の取出または返却をリアルタイムで通知する。連携装置３００は、物品管理装置２００からの通知に応じて利用状況管理情報をリアルタイムで更新する。これにより、利用状況管理情報を参照することで設備関連物品の取出状況を検知できる。

設備関連物品があることを検知した連携装置３００は、準備完了メールを利用者として登録されている全員の携帯端末装置８００へ送信する（シーケンスＳ１１６）。ここでいう準備完了メールは、設備関連物品が取り出し可能になったことを通知するメールである。利用者の誰でも設備関連物品を物品管理装置２００から取り出すことができるので、連携装置３００は、利用者全員に準備完了メールを送信する。
利用者の携帯端末装置８００は、受信した準備完了メールを表示する（シーケンスＳ１１７）。なお、準備完了メールは、予約情報における利用開始予定時刻の事前通知時間前から利用終了予定時刻までの間で、かつ、物品管理装置２００に設備関連物品が存在していることを検知したタイミングで送信される。つまり、利用開始予定時刻を過ぎてから準備完了メールが通知される場合もあり得る。

また、連携装置３００は、物品管理装置２００に対して利用者が設備関連物品を取り出し可能な設定にするよう指示する（シーケンスＳ１１８）。物品管理装置２００は、連携装置３００からの指示に従って、利用者が設備関連物品を取り出し可能な設定にする（シーケンスＳ１１９）。具体的には、利用者は、物品管理装置２００に自らの利用者ＩＤを入力し、ＩＤカードをカードリーダに通すことで認証を受ける。認証を受けることで物品管理装置２００の扉を開けることができ、予約した設備の設備関連物品を取り出し可能になる。

利用者が設備関連物品を物品管理装置２００から取り出すと（シーケンスＳ１２０）、物品管理装置２００が連携装置３００に対して設備関連物品の取出を通知する。これにより、連携装置３００は、設備関連物品の取出を検知する（シーケンスＳ１２１）。
設備関連物品の取出を検知した連携装置３００は、取出済み通知メールを利用者全員に送信する（シーケンスＳ１２２）。ここでいう取出済み通知メールは、設備関連物品が取り出されたことを通知するメールである。
あるいは、連携装置３００が、利用者のうち取出者（設備関連物品を取り出した者）以外に取出済み通知メールを送信するようにしてもよい。
利用者の携帯端末装置８００は、受信した取出済み通知メールを表示する（シーケンスＳ１２３）。

図３０は、利用開始予定時刻よりも事前通知時間前になったときに設備関連物品が返却されていない場合の処理手順の例を示すシーケンス図である。
図３０のシーケンスＳ１６１～Ｓ１６４は、図２９のシーケンスＳ１１１～Ｓ１１４と同様である。シーケンスＳ１６４の後、連携装置３００は、図２９のシーケンスＳ１１５と同様、物品管理装置２００における設備関連物品の取出状況を検知する（シーケンスＳ１６５）。但し、図２９の場合と異なり、ここでは連携装置３００は設備関連物品が無いことを検知している。
シーケンスＳ１６４における事前通知時間を第２時間通知時間と称する。第２事前通知時間は第１事前通知時間と同じ時間であってもよいし、異なる時間であってもよい。

設備関連物品が無いことを検知した連携装置３００は、貸出中メールを利用者として登録されている全員の携帯端末装置８００へ送信する（シーケンスＳ１６６）。ここでいう貸出中メールは、前の設備利用者が設備関連物品を返却していない旨を通知するメールである。この場合、利用者が物品管理装置２００を操作しても設備関連物品を取り出すことはできない。利用者は、貸出中メールを参照して物品管理装置２００に無駄足を運ぶことを回避できる。また、利用者は、予約していた設備を使えないことを知り、他の設備を予約する等の代替策を講じることができる。
利用者の携帯端末装置８００は、受信したメールを表示する（シーケンスＳ１６７）。

図３１は、グループウェアサーバ装置１００が設備予約をキャンセルするに至る処理手順の第１例を示すシーケンス図である。図３１では、予告なしに設備予約をキャンセルする設定の場合の例を示している。
図３１の処理は、例えば図２９のシーケンスＳ１１９の後など、設備を利用可能だが設備関連物品が物品管理装置２００から取り出されていない状態からの処理を示している。

図３１の処理で、連携装置３００は、利用開始予定時刻（または利用開始予定時刻を過ぎて準備完了メールが通知された場合は準備完了メール通知時）から所定のキャンセル時間が経過した旨を検知すると（シーケンスＳ２１１）、物品管理装置２００における設備関連物品の取出状況を検知する（シーケンスＳ２１２）。図３１の例では、連携装置３００は、設備関連物品があることを検知している。従って、利用者は、まだ物品管理装置２００から設備関連物品を取り出していない。

物品管理装置２００に設備関連物品があることを検知した連携装置３００は、キャンセル通知メールを利用者として登録されている全員の携帯端末装置８００へ送信する（シーケンスＳ２１３）。ここでいうキャンセル通知メールは、予約を取り消す旨を通知するメールである。
利用者の携帯端末装置８００は、受信したキャンセル通知メールを表示する（シーケンスＳ２１４）。

また、連携装置３００は、グループウェアサーバ装置１００に対して予約をキャンセルするよう指示する（シーケンスＳ２１５）。
グループウェアサーバ装置１００は、連携装置３００からの指示に従って予約をキャンセルする（シーケンスＳ２１６）。
また、連携装置３００は、物品管理装置２００に対して設備関連物品を利用者が取出可能にしている設定を解除するよう指示する（シーケンスＳ２１７）。
物品管理装置２００は、連携装置３００からの指示に従って設備関連物品を利用者が取り出し可能にしている設定を解除する（シーケンスＳ２１８）。

図３２は、グループウェアサーバ装置１００が設備予約をキャンセルするに至る処理手順の第２例を示すシーケンス図である。図３２では、予告後に設備予約をキャンセルする設定の場合の例を示している。
図３２の処理は、例えば図２９のシーケンスＳ１１９の後など、設備を利用可能だが設備関連物品が物品管理装置２００から取り出されていない状態からの処理を示している。

図３２の処理で、連携装置３００は、利用開始予定時刻からキャンセル予告時間が経過した旨を検知すると（シーケンスＳ２６１）、物品管理装置２００における設備関連物品の取出状況を検知する（シーケンスＳ２６２）。ここでのキャンセル予告時間は、キャンセル時間よりも短い時間に設定される。
図３２の例では、連携装置３００は、設備関連物品があることを検知している。従って、利用者は、まだ物品管理装置２００から設備関連物品を取り出していない。

物品管理装置２００に設備関連物品があることを検知した連携装置３００は、キャンセル予告メールを利用者として登録されている全員の携帯端末装置８００へ送信する（シーケンスＳ２６３）。ここでいうキャンセル予告メールは、予約の取り消しを予告するメールである。
利用者の携帯端末装置８００は、受信したキャンセル予告メールを表示する（シーケンスＳ２６４）。
シーケンスＳ２６５～Ｓ２７２は、図３１のシーケンスＳ２１１～Ｓ２１８と同様である。

図３３は、物品管理装置２００が設備関連物品の取出漏れの警報を出力する処理手順の例を示すフローチャートである。設備関連物品の取出操作が行われた際、物品管理装置２００は、取出漏れの有無を判定し、取出漏れがあると判定すると警報を出力する。特に物品管理装置２００は、スケジュール予約されている設備の設備関連物品が複数ある場合に、これら複数の設備関連物品が全て取り出されたか否かを判定し、取出漏れがあると判定すると警報を出力する。以下では、ある設備の設備関連物品全てをセット（Ｓｅｔ）と表記する。セットに含まれる設備関連物品は１つであってもよいし複数であってもよい。

図３３の処理で、物品管理装置２００は、設備関連物品の取出状況を確認する（ステップＳ３１１）。具体的には、物品管理装置２００は、物品管理装置２００自らを操作した利用者の認証処理にて、当該利用者を特定している。また、物品管理装置２００は、特定した利用者に対して取出を許可する設備関連物品の通知を、連携装置３００から受けている。物品管理装置２００は、連携装置３００から通知された設備関連物品を取出可能な状態にして取出を待ち受ける。

物品管理装置２００自らの扉が閉じられると、物品管理装置２００は、連携装置３００から通知された設備関連物品の各々について、当該設備関連物品が取り出されたか否かを判定する。
そして、物品管理装置２００は、連携装置３００から通知された設備関連物品（セットの設備関連物品）が全て取り出されたか否かを判定する（ステップＳ３１２）。全て取り出されたと判定した場合（ステップＳ３１２：ＹＥＳ）、図３３の処理を終了する。

一方、連携装置３００から通知された設備関連物品のうち、取り出されていない設備関連物品があると判定した場合（ステップＳ３１２：ＮＯ）、物品管理装置２００は、取出漏れの設備関連物品がある旨の警報を出力する（ステップＳ３１３）。ステップＳ３１３の後、図３３の処理を終了する。

図３４は、連携装置３００が行う設備関連物品の返却時の処理の手順の第１例を示すシーケンス図である。図３４は、予約における利用終了予定時刻頃に設備関連物品が返却された場合の例を示している。
図３４の処理で、連携装置３００は、予約における利用終了予定時刻よりも終了予告時間前が到来したことを検知すると（シーケンスＳ４１１）、物品管理装置２００における設備関連物品の取出状況を検知する（シーケンスＳ４１２）。図３４の例では、連携装置３００は、設備関連物品が無い（物品管理装置２００に返却されていない）ことを検知している。

設備関連物品が物品管理装置２００に返却されていないことを検知した連携装置３００は、利用終了予定時刻前メールを利用者全員に送信する（シーケンスＳ４１３）。ここでいう利用終了予定時刻前メールは、利用終了予定時刻の終了予告時間前になったことを通知するメールである。
利用者の携帯端末装置８００は、受信した利用終了予定時刻前メールを表示する（シーケンスＳ４１４）。

その後、連携装置３００は、設備関連物品の返却を監視する（シーケンスＳ４１５）。連携装置３００は、設備関連物品が返却されたことを検知するまで監視を継続する。図３４の例の場合も、連携装置３００は、設備関連物品が返却されたことを検知してシーケンスＳ４１７の処理を終了している。
なお、予約対象となっている設備について設備関連物品が複数貸し出されている場合、連携装置３００は、複数の設備関連物品全ての返却を検知するまで監視を行う。

設備関連物品が返却されたことを検知した連携装置３００は、返却完了通知メールを利用者全員に送信する（シーケンスＳ４１６）。ここでいう返却完了通知メールは、設備関連物品が返却されたことを通知するメールである。
あるいは、連携装置３００が、利用者のうち返却者（設備関連物品を返却した者）以外に返却完了通知メールを送信するようにしてもよい。
利用者の携帯端末装置８００は、受信した返却完了通知メールを表示する（シーケンスＳ４１７）。

また、連携装置３００は、返却情報をグループウェアサーバ装置１００に通知する（シーケンスＳ４１８）。ここでいう返却情報は、設備関連物品の返却を示す情報である。例えば、返却情報には、返却された設備関連物品、返却された日時、返却者の識別情報が含まれる。
グループウェアサーバ装置１００は、連携装置３００から受信した返却情報を記録する（シーケンスＳ４１９）。

図３５は、連携装置３００が行う設備関連物品の返却時の処理の手順の第２例を示すシーケンス図である。図３５は、設備関連物品の返却が遅延した場合の例を示している。
図３５の処理で、連携装置３００は、設備関連物品の返却を監視する（シーケンスＳ４６１）。図３５の例では、利用終了予定時刻から返却督促時間経過するまでには設部関連物品は返却されていない。

この場合、連携装置３００は、返却督促メールを利用者全員に送信する（シーケンスＳ４６２）。ここでいう返却完了通知メールは、設備関連物品の返却を督促するメールである。
利用者の携帯端末装置８００は、受信した返却督促メールを表示する（シーケンスＳ４６３）。

また、連携装置３００は、設備関連物品が返却されていない旨をグループウェアサーバ装置１００に通知する（シーケンスＳ４６４）。
グループウェアサーバ装置１００は、連携装置３００からの通知に従って、設備関連物品が未返却となっている設備の予約の受付を停止する（シーケンスＳ４６５）。例えば、グループウェアサーバ装置１００は、連携装置３００から通知を受け取ってから１日以内の期間に利用開始予定時間がかかるスケジュールの予約の受付を停止する。

また、連携装置３００は、設備関連物品の返却を引き続き監視する（シーケンスＳ４６６）。上記のように、連携装置３００は、設備関連物品の返却を検知するまで監視を継続する。シーケンスＳ４６６でも、連携装置３００は、設備関連物品の返却を検知して監視を終了している。
設備関連物品が返却されたことを検知した連携装置３００は、返却完了通知メールを利用者全員に送信する（シーケンスＳ４６７）。
利用者の携帯端末装置８００は、受信した返却完了通知メールを表示する（シーケンスＳ４６８）。

また、連携装置３００は、返却情報をグループウェアサーバ装置１００に通知する（シーケンスＳ４６９）。
グループウェアサーバ装置１００は、連携装置３００から受信した返却情報を記録する（シーケンスＳ４７０）。
さらに、グループウェアサーバ装置１００は、シーケンスＳ４６５での予約受付停止を解除する（シーケンスＳ４７１）。

図３６は、連携装置３００が行う設備関連物品の返却時の処理の手順の第３例を示すシーケンス図である。図３５は、設備関連物品が利用終了予定時刻前に返却された場合の例を示している。
図３６の処理で、連携装置３００は、設備関連物品の返却を監視する（シーケンスＳ５１１）。ここでは、連携装置３００は、利用終了予定時刻前に設備関連物品の返却を検知している。

設備関連物品の返却を検知した連携装置３００は、返却完了通知メールを利用者全員に送信する（シーケンスＳ５１２）。あるいは、連携装置３００が、利用者のうち返却者以外に返却完了通知メールを送信するようにしてもよい。
利用者の携帯端末装置８００は、受信した返却完了通知メールを表示する（シーケンスＳ５１３）。

返却情報を受信したグループウェアサーバ装置１００は、当該返却情報を記録する（シーケンスＳ５１５）。
また、グループウェアサーバ装置１００は、返却情報に応じてスケジュールを変更する（シーケンスＳ５１６）。具体的には、グループウェアサーバ装置１００は、設備関連物品が返却された設備の予約における利用終了予定時刻を、設備関連物品が返却された時刻に繰上げる。

また、連携装置３００は、グループウェアサーバ装置１００が管理するスケジュールを参照して、次の利用者の有無を確認（判定）する（シーケンスＳ５１７）。例えば、連携装置３００は、繰上げ前の利用終了予定時刻から３時間以内のスケジュールの有無を確認する。図３６の例では、連携装置３００は、次の利用者を検知している。
次の利用者を検知した連携装置３００は、検知した次の利用者が設備関連物品を取出可能になる時刻を繰上げる（シーケンスＳ５１８）。

繰上げられた時刻が到来すると、連携装置３００は、取出可能通知メールを利用者全員に送信する（シーケンスＳ５１９）。ここでいう取出可能通知メールは、設備関連物品が取り出し可能になったことを通知するメールである。
利用者の携帯端末装置８００は、受信した取出可能通知メールを表示する（シーケンスＳ５２０）。

図３７は、物品管理装置２００が設備関連物品の返却漏れの警報を出力する処理手順の例を示すフローチャートである。設備関連物品の返却操作が行われた際、物品管理装置２００は、返却漏れの有無を判定し、返却漏れがあると判定すると警報を出力する。特に物品管理装置２００は、設備関連物品が複数ある場合に、複数の設備関連物品が全て返却されたか否かを判定し、返却漏れがあると判定すると警報を出力する。

図３７の処理で、物品管理装置２００は、設備関連物品の返却状況を確認する（ステップＳ５６１）。ここで、物品管理装置２００は、設備関連物品のうち利用者に対して取出可能にする設備関連物品の指示を連携装置３００から受けている。物品管理装置２００は、セットになっている設備関連物品の情報を連携装置３００からの指示にて通知されている。

物品管理装置２００は、設備関連物品の返却を受け、物品管理装置２００自らの扉が閉じられると、返却された設備関連物品とセットになっている設備関連物品の各々について、当該設備関連物品が返却されたか否かを判定する。
そして、物品管理装置２００は、セットになっている設備関連物品が全て返却されたか否かを判定する（ステップＳ５６２）。全て返却されたと判定した場合（ステップＳ５６２：ＹＥＳ）、図３７の処理を終了する。
一方、セットになっている設備関連物品のうち、返却されていない設備関連物品があると判定した場合（ステップＳ５６２：ＮＯ）、物品管理装置２００は、返却漏れの設備関連物品がある旨の警報を出力する（ステップＳ５６３）。ステップＳ５６３の後、図３７の処理を終了する。

以上のように、物品管理装置２００は、設備を利用するための設備関連物品（鍵等）を格納する。スケジュール管理部１９１は、設備の予約を管理する。連携部３８０は、設備の予約における利用開始予定時刻より所定の第１事前通知時間前に設備関連物品が物品管理装置２００に存在することを検知した場合に、設備関連物品が取り出し可能になった旨を設備の予約における利用者に通知し、かつ、物品管理装置２００に対して利用者が設備関連物品を取出し可能な設定にするよう指示する。
連携部３８０が、設備関連物品が物品管理装置２００に存在することを検知して利用者に通知を行うことで、利用者は、設備の利用開始時刻が近づいたことを認識するとともに、設備を利用可能であることを把握できる。これにより、利用者が予約を忘れてしまい、予約された設備が使われないような事態の発生を防止することができる。また、利用者が、物品管理装置２００から設備関連物品を取り出そうとしても設備関連物品が無く無駄足に終わってしまうことが無い点で、利用者の利便性が高まることが期待される。
予約管理システム１によれば、この点で、設定されたスケジュールに従って鍵等の物品の貸出を管理でき、かつ、貸出対象の利用率の向上を図ることができる。

また、連携部３８０は、利用開始予定時刻から所定のキャンセル時間が経過するまでに物品管理装置２００から設備関連物品の取り出しが無かった場合、予約を取り消す旨を利用者に通知し、かつ、スケジュール管理部１９１に予約を取り消させる。
スケジュール管理部１９１が連携部３８０の指示に従って予約を取り消すことで、予約を取り消された時間帯にかかる予約を新たに登録して当該設備を利用することが可能となる。
予約管理システム１によれば、この点で、設定されたスケジュールに従って鍵等の物品の貸出を管理でき、かつ、貸出対象の利用率の向上を図ることができる。

また、連携部３８０は、利用開始予定時刻から、キャンセル時間よりも短い所定のキャンセル予告時間が経過するまでに物品管理装置２００から設備関連物品の取出が無かった場合、利用者に予約の取消の予告を通知する。
これにより、利用者が不意に予約を取り消されて不利益を受ける可能性を低減させることができる。予約の取消予告通知を受けた利用者は、例えば、予約が取り消される前に設備関連物品の取出を行う、あるいは、新たな予約を登録するといった対応を行うことができる。

また、連携部３８０は、利用開始予定時刻からキャンセル時間が経過するまでに、予約時間の範囲内で利用開始予定時刻が更新された場合、更新前の利用開始予定時刻に基づく処理を中止し、更新後の利用開始予定時刻に基づいて処理を行う。
これにより、利用者は、利用開始予定時刻を繰り下げることで予約の取り消しを回避することができる。

また、連携部３８０は、利用開始予定時刻よりも所定の第２事前通知時間前に、設備関連物品が物品管理装置２００に返却されていない場合、設備関連物品が返却されていない旨を利用者に通知する。
設備関連物品が返却されていない場合、利用者が物品管理装置２００に出向いても設備関連物品を取り出すことは出来ず無駄足になってしまう。これに対し、連携部３８０が、設備関連物品が返却されていない旨を利用者に通知することで、利用者は、物品管理装置２００に出向く無駄を回避することができる。また、利用者は、予約した設備を利用できない対応策として、他の設備を予約する等の措置を講じることができる。

また、物品管理装置２００のユーザ特定部（カードリーダ３３、物品管理側制御部２１１、および、物品管理側記憶部２１２の組み合わせ）は、設備関連物品の取出時に取出者を特定する。連携部３８０は、予約における利用者が複数であり、かつ、物品管理装置２００から設備関連物品が取り出された場合、複数の利用者のうち少なくとも物品管理装置２００が特定した取出者以外の者に、設備関連物品が取り出された旨を通知する。
これにより、利用者は設備関連物品が既に取り出されたことを把握することができる。利用者が、設備関連物品が既に取り出されたことを把握することで、自ら設備関連物品を取り出すために物品管理装置２００に出向いて無駄足となる可能性を低減させることができる。

また、物品管理装置２００は、１つの設備に対して複数の前記設備関連物品を格納しており、かつ、複数の設備関連物品のうち一部のみが取り出された場合、警報を出力する。
これにより、設備関連物品の取出漏れが生じる可能性を低減させることができる。

また、連携部３８０は、予約における利用終了予定時刻から所定の終了予告時間前に、利用終了予定時刻が近づいている旨を利用者に通知する。
利用者は、このメールを参照して適切に行動することができる。例えば、設備が会議室であり利用者が会議を行っている場合、利用終了予定時刻が近づいている旨のメッセージを参照した利用者は、会議を早く終了させるよう、進行を速めることができる。また、設備が社用車であり渋滞に巻き込まれている場合、利用者は、利用終了予定時刻までに帰社できるか否かを判定し、利用終了予定時刻までに帰社できないと判定した場合は遅れる旨を会社に連絡することができる。

また、スケジュール管理部１９１は、予約の延長要求を受け、かつ、要求された延長期間の予約が無い場合、延長要求に従って予約を延長する。
これにより、利用者は設備の利用を継続することができる。予約管理システム１によればこの点で、設備の運用を柔軟に行うことができる。

また、連携部３８０は、予約における利用終了予定時刻から所定の返却督促時間経過後に設備関連物品が物品管理装置２００に返却されていない場合、利用者に返却の督促を通知し、かつ、スケジュール管理部１９１に、設備の新規予約の登録を停止させる。
連携部３８０が利用者に設備関連物品の返却を督促することで、設備関連物品が返却されることが期待される。また、スケジュール管理部１９１が、設備の新規予約の登録を停止することで、当該設備の予約を新規登録したが設備関連物品がされておらず利用できないという事態を回避することができる。ユーザは、当該設備に代えて他の設備の予約を行う等の対応策を講じることができる。

また、物品管理装置２００のユーザ特定部（カードリーダ３３、物品管理側制御部２１１、および、物品管理側記憶部２１２の組み合わせ）は、設備関連物品の取出時に取出者を特定する。連携部３８０は、予約における利用者が複数であり、かつ、物品管理装置２００に設備関連物品が返却された場合、複数の利用者のうち少なくとも物品管理装置２００が特定した返却者以外の者に、設備関連物品が返却された旨を通知する。
これにより、利用者は設備関連物品が返却されたことを把握することができ、以後、設備関連物品の返却のフォローをする必要がない。この点で、利用者の負担を軽減することができる。

また、物品管理装置２００は、１つの設備に対して複数の設備関連物品が取り出されており、かつ、複数の設備関連物品のうち一部のみが返却された場合、警報を出力する。
これにより、設備関連物品の返却漏れが生じる可能性を低減させることができる。

また、連携部３８０は、ある設備の設備関連物品が、利用終了予定時刻よりも前に物品管理装置２００に返却され、かつ、当該利用終了予定時刻から後、所定の繰上げ対象時間以内に、当該設備の次の予約が登録されている場合、当該設備を繰上げ利用可能である旨を当該次の予約における利用者に通知する。
ここで、次の利用者は、既に予約が登録されていたために所望の時間帯よりも後ろ倒しの時間帯で設備を予約している可能性がある。この場合、設備を繰上げ利用可能である旨の通知を受けた次の利用者は、より好適な時間帯に繰上げて設備を利用することができる。

また、連携部３８０は、次の予約における利用開始予定時刻を繰上げる。これにより、次の利用者は、時間帯繰上げのための手続きを行う必要無しに、より好適な時間帯に繰上げて設備を利用することができる。

また、連携部３８０は、スケジュール管理部１９１に、当該次の予約における利用者以外の者による、次の予約以前の、当該設備の予約の新規登録を停止させる。
これにより、次の利用者が当該設備の利用開始予定時刻を繰上げようとしたときに、既に他の新たな予約が登録されていて繰上げを行えないという事態を回避することができる。

また、連携部３８０は、物品管理装置２００に、当該次の予約における利用者による当該次の予約における利用開始予定時刻前の、当該設備に関する設備関連物品の取出しを許可させる。
これにより、次の利用者は、時間帯繰上げのための手続きを行う必要無しに、より好適な時間帯に繰上げて設備を利用することができる。また、予約自体は変更されないことから、連携部３８０は、利用者の意に反して予約が取り消されることを回避するための処理を行う必要がなく、この点で連携部３８０の負荷が軽くて済む。

ここで、スケジュール管理部１９１が自動的に利用開始予定時刻を繰上げる場合、それに伴って予約が自動的に取り消される時刻も繰上がると、かえって利用者の不利益となる可能性がある。この場合、連携部３８０（またはスケジュール管理部１９１）が、利用者の不利益が生じないように、予約の取消時刻を元のままにしておく等の処理を行う必要がある。
これに対し、上記の場合、予約自体は変更されないことから、連携部３８０は、利用者の意に反して予約が取り消されることを回避するための処理を行う必要がない。

また、連携部３８０は、物品管理装置２００からの設備関連物品の取出し履歴および返却履歴に基づいて、設備が実際に利用された日時の情報を含む利用履歴情報を生成する。
ここで、物品管理装置２００からの設備関連物品の取出し履歴および返却履歴の方が、予約情報に示されるスケジュールよりも設備の利用実績をより反映していると考えられる。この点で、連携部３８０は、より精度の高い利用実績情報を生成することができる。

また、連携部３８０は、設備の利用履歴の統計情報を生成する。
連携部３８０が、上記の利用実績情報に基づいて統計情報を生成することで、より精度の高い統計情報を生成することができる。

なお、連携装置３００が行う処理の全部または一部の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することで各部の処理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。
また、「コンピュータシステム」は、ＷＷＷシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）も含むものとする。
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ－ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。また上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるものであっても良い。

以上、本発明の実施形態を図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計変更等も含まれる。
例えば、以下のような変形例が考えられる。
（変形例１）
物品管理装置２００は、社用車の鍵や、薬品や危険物等の保管庫の鍵等を取り出し可能にする場合に、有効な免許を有する者であることを確認できた場合にのみ、鍵を取り出し可能にするようにしてもよい。例えば、物品管理装置２００は、社用車の鍵を取り出し可能にする前に、カードリーダ３３にて運転免許証のＩＣチップからデータを読み込み、有効である（有効期間内か、行政処分等で免停や取消になっていないかなど）と判断した場合に、鍵の取り出しを許可するように制御する。この確認の有無は、物品管理装置２００の物品管理側記憶部２１２にホルダーＮｏ．毎に設定情報として予め記憶しておいてもよいし、連携装置３００からの指示を受けて行うようにしてもよい。
（変形例２）
また、上記実施形態では、物品管理装置２００からある設備を利用するための設備関連物品を取り出す際には予約を行うことになるが、当該設備関連物品に対応する設備の予約が入っていない場合には、短時間利用（例えば１０分間や３０分間など）に限って予約手続き無しで物品管理装置２００から設備関連物品を取り出し可能にしてもよい。この場合、物品管理装置２００は、利用者により取り出そうとする設備関連物品にかかるホルダーＮｏ．の指定を受けた場合に、連携装置３００に当該ホルダーＮｏ．にかかる設備関連物品に対応する設備について短時間利用が可能かどうか予約の有無を問い合わせる。連携装置３００は、予約情報を確認して当該設備について予約が無い場合には短時間利用を許可する通知を物品管理装置２００に送信する。物品管理装置２００は、この許可通知を受けた場合に、指定されたホルダーＮｏ．に対応する設備関連物品を取り出し可能にする。この短時間利用についても、上記実施形態と同様に、連携装置３００は、物品管理装置２００からの設備関連物品の取出し履歴および返却履歴に基づいて、設備の利用履歴情報を生成することが可能である。さらに、連携装置３００は、物品管理装置２００に短時間利用の許可通知を送信した場合に、グループウェアサーバ装置１００にもその旨を通知するようにしてもよい。これにより、グループウェアサーバ装置１００において、短時間利用についてもスケジュール管理にて管理することができるため、設備の利用予約に重複を生じないように管理することが可能になる。

上記の実施形態の一部または全部は、以下の付記のようにも記載され得るが、以下には限定されない。

（付記１）
設備を利用するための設備関連物品を格納する物品管理装置と、
前記設備の予約を管理するスケジュール管理部と、
前記設備の予約における利用開始予定時刻より所定の第１事前通知時間前に前記設備関連物品が前記物品管理装置に存在することを検知した場合に、前記設備関連物品が取り出し可能になった旨を前記設備の予約における利用者に通知し、かつ、前記物品管理装置に対して前記利用者が前記設備関連物品を取出し可能な設定にするよう指示する連携部と、
を備える予約管理システム。

（付記２）
前記連携部は、前記利用開始予定時刻から所定のキャンセル時間が経過するまでに前記物品管理装置から前記設備関連物品の取り出しが無かった場合、前記予約を取り消す旨を前記利用者に通知し、かつ、前記スケジュール管理部に前記予約を取り消させる
付記１に記載の予約管理システム。

（付記３）
前記連携部は、前記利用開始予定時刻よりも所定の第２事前通知時間前に、前記設備関連物品が前記物品管理装置に返却されていない場合、設備関連物品が返却されていない旨を前記利用者に通知する、
付記１に記載の予約管理システム。

（付記４）
前記物品管理装置は、１つの前記設備に対して複数の前記設備関連物品を格納しており、かつ、複数の前記設備関連物品のうち一部のみが取り出された場合、警報を出力する、
付記１から３の何れか一つに記載の予約管理システム。

（付記５）
前記連携部は、前記予約における利用終了予定時刻から所定の終了予告時間前に、利用終了予定時刻が近づいている旨を前記利用者に通知する、
付記１から４の何れか一つに記載の予約管理システム。

（付記６）
前記連携部は、前記予約における利用終了予定時刻から所定の返却督促時間経過後に前記設備関連物品が前記物品管理装置に返却されていない場合、利用者に返却の督促を通知し、かつ、前記スケジュール管理部に、前記設備の新規予約の登録を停止させる、
付記１から５の何れか一つに記載の予約管理システム。

（付記７）
前記物品管理装置は、１つの前記設備に対して複数の前記設備関連物品が取り出されており、かつ、複数の前記設備関連物品のうち一部のみが返却された場合、警報を出力する、
付記１から６の何れか一つに記載の予約管理システム。

（付記８）
ある設備の設備関連物品が、利用終了予定時刻よりも前に前記物品管理装置に返却され、かつ、当該利用終了予定時刻から後、所定の繰上げ対象時間以内に、当該設備の次の予約が登録されている場合、前記連携部は、当該設備を繰上げ利用可能である旨を当該次の予約における利用者に通知する、
付記１から７の何れか一つに記載の予約管理システム。

（付記９）
前記連携部は、前記物品管理装置からの前記設備関連物品の取出し履歴および返却履歴に基づいて、前記設備が実際に利用された日時の情報を含む利用履歴情報を生成する、
付記１から６の何れか一つに記載の予約管理システム。

（付記１０）
設備の予約における利用開始予定時刻より所定の第１事前通知時間前に、前記設備を利用するための設備関連物品が物品管理装置に存在することを検知した場合に、前記設備関連物品が取り出し可能になった旨を設備の予約における利用者に通知し、かつ、前記物品管理装置に対して前記利用者が前記設備関連物品を取出し可能な設定にするよう指示することを含む
予約管理方法。

（付記１１）
設備を利用するための設備関連物品を格納する物品管理装置と、
前記設備の予約を管理するスケジュール管理部と、
を連携して動作させるコンピュータに、
前記設備の予約における利用開始予定時刻より所定の第１事前通知時間前に前記設備関連物品が前記物品管理装置に存在することを検知した場合に、前記設備関連物品が取り出し可能になった旨を設備の予約における利用者に通知させ、かつ、前記物品管理装置に対して前記利用者が前記設備関連物品を取出し可能な設定にするように指示を行わせるためのプログラム。

１ 予約管理システム
１００ グループウェアサーバ装置
１１０ グループウェア側通信部
１８０ グループウェア側記憶部
１９０ グループウェア側制御部
１９１ スケジュール管理部
２００ 物品管理装置
３００ 連携装置
３１０ 連携側通信部
３２０ 連携側表示部
３３０ 連携側操作部
３６０ 連携側記憶部
３７０ 連携側制御部
３８０ 連携部
３８１ 事前通知処理部
３８２ 繰上げ処理部
３８３ 取出通知処理部
３８４ 取消予告処理部
３８５ 取消処理部
３８６ 返却通知処理部
３８７ 返却遅延処理部
３９１ 履歴情報生成部
３９２ 統計情報生成部
４００ グループウェアクライアント装置
５００ 内部ネットワーク
６００ ゲートウェイ装置
７００ 外部ネットワーク
８００ 携帯端末装置

Claims (2)

1. 設備を利用するための設備関連物品を格納する物品管理装置と、
   前記設備の予約を管理するスケジュール管理部と、
   前記物品管理装置に対して前記設備の予約に基づいて当該予約の利用者が前記設備関連物品を取出し可能な設定にするよう指示する連携部と
   を備え、
   前記物品管理装置は、予約のない利用者から所定時間以内の短時間利用として前記設備関連物品を取り出す指示を受けた場合に、前記連携部に当該設備関連物品にかかる設備について短時間利用が可能かどうか予約の有無を問い合わせ、前記連携部から短時間利用を許可する通知を受けた場合に、当該設備関連物品を取り出し可能にする
   ことを特徴とする予約管理システム。
2. 前記連携部は、前記物品管理装置に短時間利用を許可する通知を送信した場合に、当該設備関連物品にかかる設備について短時間利用を許可した旨を前記スケジュール管理部に通知する
   ことを特徴とする請求項１に記載の予約管理システム。

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