JP7015565B2 - 書類作成プログラム、書類作成方法および書類作成装置 - Google Patents

書類作成プログラム、書類作成方法および書類作成装置 Download PDF

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Description

本発明は、書類作成プログラム、書類作成方法および書類作成装置に関する。
見積書や契約書などの書類を短時間で作成するのは容易ではない。
https://www.homes-sys.co.jp/product/19_product.html
本発明の課題は、簡易に書類を作成できる書類作成プログラム、書類作成方法および書類作成装置を提供することである。
本発明の一態様によれば、入力インターフェースおよびディスプレイを有するコンピュータを、書類の作成に必要な情報の設定を第1ユーザから受け付けるための質問画面を前記ディスプレイに表示させる質問画面表示手段と、前記入力インターフェースを介して、前記書類の作成に必要な情報の設定を前記第1ユーザから受け付ける情報受付手段と、前記受け付けた情報に応じて、前記第1ユーザとは異なる第2ユーザによる承認の要否を判定する承認要否判定手段と、前記受け付けた情報を用いて書類を作成する書類作成手段と、前記作成された書類を前記ディスプレイに表示させる書類出力手段と、として機能させ、 前記書類は、販売等事業拡大に関する書面、採用に関する書面、購買に関する書面および会計上必要となる法的書面のいずれかである、書類作成プログラムが提供される。
前記書類作成手段は、前記第2ユーザによる承認が得られた場合に、前記書類を作成するのが望ましい。
前記コンピュータを、前記承認要否判定手段によって要承認と判定された場合に、前記設定された情報の少なくとも一部を前記第2ユーザに通知する通知手段として機能させるのが望ましい。
前記情報受付手段は、前記第1ユーザによって設定された情報の修正を前記第2ユーザから受け付け、前記書類作成手段は、前記第2ユーザによって修正された情報を用いて前記書類を作成するのが望ましい。
前記質問画面表示手段は、ユーザによる指示に基づいて前記質問画面を設定し、設定された前記質問画面を表示させるのが望ましい。
また、本発明の別の態様によれば、入力インターフェースと、ディスプレイと、書類の作成に必要な情報の設定を第1ユーザから受け付けるための質問画面を前記ディスプレイに表示させる質問画面表示手段と、前記入力インターフェースを介して、前記書類の作成に必要な情報の設定を前記第1ユーザから受け付ける情報受付手段と、前記受け付けた情報に応じて、前記第1ユーザとは異なる第2ユーザによる承認の要否を判定する承認要否判定手段と、前記受け付けた情報を用いて書類を作成する書類作成手段と、前記作成された書類を前記ディスプレイに表示させる書類出力手段と、を備え、前記書類は、販売等事業拡大に関する書面、採用に関する書面、購買に関する書面および会計上必要となる法的書面のいずれかである、書類作成装置が提供される。
また、本発明の別の態様によれば、質問画面表示手段が、書類の作成に必要な情報の設定を第1ユーザから受け付けるための質問画面をディスプレイに表示させるステップと、情報受付手段が、入力インターフェースを介して、前記書類の作成に必要な情報の設定を前記第1ユーザから受け付けるステップと、承認要否判定手段が、前記受け付けた情報に応じて、前記第1ユーザとは異なる第2ユーザによる承認の要否を判定するステップと、書類作成手段が、前記受け付けた情報を用いて書類を作成するステップと、書類出力手段が、前記作成された書類を前記ディスプレイに表示させるステップと、を備え、前記書類は、販売等事業拡大に関する書面、採用に関する書面、購買に関する書面および会計上必要となる法的書面のいずれかであ書類作成方法が提供される。
簡易に書類を作成できる。
一実施形態に係る書類作成装置の概略構成を示す図。 書類作成装置の処理動作の一例を示すフローチャート。 見積書作成用の質問画面の一例を示す図。 図3Aの質問画面に対して書類作成者が回答を入力した後の画面の一例を示す図。 図3Bのように入力された情報に基づいて作成される見積書の一例を示す図。 人事採用を行う際に、採用を望む部門(例えば事業部)から採用を管理する部門(例えば人事部門や経営陣)に届ける書類作成用の質問画面の一例を示す図。 オファーレター作成用の質問画面の一例を示す図。 業務委託契約書作成用の質問画面の一例を示す図。 秘密保持契約書作成用の質問画面の一例を示す図。 質問画面を設定するための画面例を示す図。 質問画面を設定するための画面例を示す図。 見積書作成用の質問画面(図3)を設定するために図10の画面に入力される情報を説明する図。 見積書作成用の質問画面(図3)を設定するために図10の画面に入力される情報を説明する図。
以下、本発明に係る実施形態について、図面を参照しながら具体的に説明する。
図1は、一実施形態に係る書類作成装置の概略構成を示す図である。この書類作成装置は、見積書や契約書、その他法的効力を有する書類を作成するのに必要な事項を質問形式で書類作成者に提示し、書類作成者からの回答に基づいて自動的に書類を作成するものである。書類作成装置はパーソナルコンピュータやスマートフォンなど任意のコンピュータであり、2以上の装置から構成されてもよい。書類作成装置は、公知の入力インターフェース11(キーボード、マウス、タッチパッド等)、ディスプレイ12およびメモリ13と、制御手段14とを備えている。
制御手段14は、質問画面表示手段141と、情報受付手段142と、承認要否判定手段143と、通知手段144と、書類作成手段145と、書類出力手段146とを有する。これら各手段の少なくとも一部は、書類作成装置のプロセッサ(不図示)がメモリ13に記憶された所定のプログラムを実行することによって実現されてもよい。
質問画面表示手段141は書類の作成に必要な情報の設定を書類作成者(第1ユーザ)から受け付けるための質問画面をディスプレイ12に表示させる。質問画面は、予め設定されたものでもよいし、後述するようにユーザが設定可能であってもよい。後者の場合、質問画面表示手段141はユーザによる指示に基づいて質問画面を設定する。
情報受付手段142は入力インターフェース11を介して書類の作成に必要な情報の設定を書類作成者から受け付ける。受け付けた情報はメモリ13に記憶される。
承認要否判定手段143は、設定された情報に応じて、書類作成者とは異なる所定の承認者(第2ユーザ)による承認の要否を判定する。承認者とは、例えば上長、役員、経営者など書類作成者とは異なる者である。
通知手段144は、承認要否判定手段143によって要承認と判定された場合に、その旨をディスプレイ12に表示させたり承認者に通知したりする。承認者に通知する場合、承認者が承認可否を判断しやすいよう、通知手段144は設定された情報の少なくとも一部を承認者に通知してもよい。
書類作成手段145は、情報受付手段142が受け付けてメモリ13に記憶されている情報を用いて、書類を作成する。
書類出力手段146は作成された書類をディスプレイ12に表示させたり、作成された書類を所定のメールアドレスに送付したりする。
図2は、書類作成装置の処理動作の一例を示すフローチャートである。
書類作成者からの求めに応じて、質問画面表示手段141は質問画面をディスプレイ12に表示させる(ステップS1)。質問画面の具体例は後述するが、質問画面は、書類の作成に必要な情報を書類作成者が簡易に設定できるよう、質問形式となっている。質問形式は、例えば入力インターフェース11におけるキーボードを用いた直接入力や、予め定められてメモリ13に記憶された選択肢からの選択である。
書類作成者は、質問画面における各質問に対して、入力インターフェース11を用いて回答する。これにより、情報受付手段142は書類の作成に必要な情報を受け付ける(ステップS2)。
ここで、承認要否判定手段143は、受け付けた情報の内容に応じて、承認者による承認が必要か否かを判定する(ステップS3)。なお、承認要否判定を行うタイミングは任意であり、特定の質問事項に対する回答が受け付けられた時点でもよいし、質問画面において必要な情報の入力が完了した後でもよい。
承認者による承認が必要と判定された場合(ステップS3のYES)、通知手段144は承認が必要な旨を通知する(ステップS4)。具体的には、通知手段144は、承認が必要であることをディスプレイ12に表示することによって通知してもよいし、承認が必要であること予め定めた承認者のメールアドレスに送信することによって通知してもよい。後者の場合、通知手段144は、情報受付手段142が受け付けた全ての情報のうち、少なくとも承認可否の判断に必要となる情報を承認者に通知するのが望ましい。
通知を受けた承認者は承認可否を判断し、その判断結果を書類作成装置に設定する。具体的には、承認者が書類作成装置の入力インターフェース11を用いて書類作成装置に承認可否を入力してもよい。あるいは、承認者が別の装置を介して書類作成装置に承認可否を入力可能であってもよい。承認する際、承認者は書類作成者によって入力された情報の一部を修正し、修正内容を情報受付手段142が受け付けてもよい。
質問画面に対して必要な回答が揃い、承認者による承認が不要と判定された場合(ステップS3のNO)、あるいは、承認者による承認が必要と判定され(ステップS3のYES)、かつ、承認が得られた場合(ステップS5のYES)、書類作成手段145は情報受付手段142が受け付けた情報に応じて書類を作成する(ステップS6)。そして、書類出力手段146は作成された書類をディスプレイ12に表示させる(ステップS7)。一方、承認者による承認が得られない場合(ステップS5のNO)、書類作成手段145は書類を作成しなくてもよい。
以下、見積書を作成する場合について、具体的に説明する。
図3Aは、見積書作成用の質問画面の一例を示す図である。図3Bは、図3Aの質問画面に対して書類作成者が回答を入力した後の画面の一例を示す図である。
図3Aの質問画面は、法人情報入力欄31、サービス名入力欄32および送付先入力欄33を含む。法人情報入力欄31に対して、書類作成者は、取引先の法人名、本社所在地、代表取締役名などを直接入力する。図3Bでは、単に「株式会社ABC」と入力されている。また、サービス名入力欄32および送付先入力欄33に対して、書類作成者は、サービス名と、取引先のメールアドレスをそれぞれ直接入力する。図3Bでは、「XYZ一式」および「***.***.jp」と入力されている。これら入力された情報は見積書に反映される。また、書類出力手段146は送付先入力欄33に入力された送付先に見積書を送付するようにしてもよい。
さらに、図3Aの質問画面は、値引き有無入力欄34を含む。値引き有無入力欄34に対して、書類作成者は値引きの有無を選択する。図示していないが、値引き有りの場合、書類作成者は自身の権限内の値引きであるか否かをさらに選択する。権限内でない場合、書類作成者は値引きの内容(例えば値引額)および権限外値引きの理由を入力する。権限内でない場合、承認要否判定手段143は承認者による承認が必要であると判定する(図2のステップS3のYES)。ステップS4においては、権限外値引きがあること、値引きの内容および理由が承認者に通知される。
また、図3Aの質問画面は、サービス数を入力するためのサービス数入力欄35、必要な対象商品の種類を入力する欄36、必要な対象商品の数を入力する欄37を含む。図3Bでは、これらの欄にそれぞれ「3」、「端末P」および「2」と入力されている。これら入力された情報は見積書に反映される。
なお、図3Aは例示にすぎず、一部の質問事項を省略してもよいし、他の質問事項を含んでいてもよい。また、一部の質問事項は任意回答であってもよい。
図4は、図3Bのように入力された情報に基づいて作成される見積書の一例を示す図である。図示のように、図3Bで入力された法人情報、サービス名、送付先、サービス数、対象商品の種類および数が見積書に反映される。
図5は、人事採用を行う際に、採用を望む部門(例えば事業部)から採用を管理する部門(例えば人事部門や経営陣)に届ける書類作成用の質問画面の一例を示す図である。この質問画面は、雇用が必要な部署、採用したい雇用形態、採用したいポジション/ロールおよび想定しているディスクリプションの入力を受け付ける。これら各項目への入力が全て受け付けられると、承認要否判定手段143は承認が必要と判断する。そして、通知手段144が採用管理部門への通知を行うとともに、書類作成手段145が採用したい雇用形態等を記載した書類を作成して採用管理部門へ送付する。採用管理部門によって承認されると、採用活動が開始される。採用活動によって採用候補者が現れると、オファーレターの作成が行われる。
図6は、オファーレター作成用の質問画面の一例を示す図である。図6の質問画面は、採用候補者の雇用形態・勤務形態の入力を受け付ける。受け付けた情報に基づいて(例えば、正社員なのかパート・タイムなのか)、書類作成手段145はオファーレターの種類を選択する。また、図6の質問画面は、採用部署等を入力する欄、給与額入力欄および入社日登録欄を含む。入力された情報がオファーレターに記載される。
これら各項目への入力が全て受け付けられると、承認要否判定手段143は承認が必要と判断し、通知手段144が採用管理部門への通知を行う。情報受付手段142は、必要に応じて、採用管理部門による給与額や入社日などの修正を受け付けてもよい。
そして、採用管理部門によって承認されると、書類作成手段145は、質問画面に入力された情報に応じて(修正が行われた場合、修正された情報に応じて)、オファーレターを作成する。オファーレターには入社承諾書が付随しているのが望ましい。このオファーレターは採用候補者へ送付される。
図7は、業務委託契約書作成用の質問画面の一例を示す図である。図7の質問画面は、成果物の有無を入力する欄を含む。この欄に入力された情報に基づいて、書類作成手段145は書類の種類を選択する。図7の質問画面は、法人情報入力欄、業務委託内容を入力または仕様書を添付する欄、(成果物がある場合の)成果物の締め切り入力欄、業務委託料入力欄を含む。入力された情報が業務委託契約書に記載される。また、図7の質問画面は、外注の必要性を入力する欄を含んでいる。入力された情報は承認者に通知される。
図8は、秘密保持契約書作成用の質問画面の一例を示す図である。図8の質問画面は、自社および先方のいずれの情報を主に開示するのかを入力する欄と、開示する情報の種類を入力する欄とを含む。これらの欄に入力された情報に基づいて、書類作成手段145は書類の種類を選択する。また、図8の質問画面は、秘密保持契約締結の目的を入力する欄と、情報を開示する(した)日を入力する欄とを含む。入力された情報が秘密保持契約書に反映される。
ところで、図3Aなどに例示される質問画面は、予め設定されたものでもよいし、ユーザ(例えば、管理者)が設定可能であってもよい。以下、後者について説明する。
図9および図10は、質問画面を設定するための画面例を示す図である。
まず、質問画面表示手段141は図9に示す画面をディスプレイ12に表示させる。この画面において、取引先相手の種類およびテンプレートの設定をユーザから受け付ける。具体例として、質問画面表示手段141は、取引先相手として、法人あるいは個人のいずれかの選択をユーザから受け付ける。また、質問画面表示手段141は、テンプレートとして、見積書、オファーレター、業務委託契約書および秘密保持契約書のいずれかの書類のテンプレートの選択をユーザから受け付ける。1つの書類(例えば見積書)に対して、複数種類のテンプレートが予め用意されており、そのうちの1つを選択可能であるのが望ましい。
図9の「登録」ボタンが押下されると、質問画面表示手段141は図10の画面をディスプレイ12に表示させる。この画面は1つの質問事項と、その回答形式などを設定するための画面である。
図10の画面は質問文入力欄51を含む。この質問文入力欄51には、ユーザは入力インターフェース11を介して任意のテキストを入力可能である。入力されたテキストが質問事項として質問画面に表示される。
図10の画面は回答形式選択欄52を含む。回答形式選択欄52において、「直接入力」および「選択肢入力」のいずれかをユーザは選択可能である。「直接入力」が選択された場合、書類作成者は、表示された質問画面において、回答を直接入力することとなる。一方、「選択肢入力」が選択された場合、書類作成者は、表示された質問画面において、予め選択肢マスタ(後述)に定められた選択肢から回答を選択することとなる。
図10の画面は、「直接入力」が選択された場合において、複数回答形式にするか否かを設定する欄53を含む。複数回答形式を可とする旨の選択をユーザが行った場合、各回答についてさらに質問を追加可能となる。
図10の画面は、「選択肢入力」が選択された場合において、選択肢マスタを設定する欄54を含む。ユーザは予め複数の選択肢を選択肢マスタとしてメモリ13に登録しておき、この欄に設定する。書類作成者が回答する際に、メモリ13から選択肢マスタが読み出され、選択肢を書類作成者が選択できるようになる。
図10の画面はOCR入力に対応するか否かを設定する欄55を含む。OCR入力を可とする旨の設定をユーザが行った場合、OCR入力により回答を入力可能となる。例えば法人情報を回答する際に、取引先の名刺をOCRで読み取って入力可能であると書類作成者にとって手間が省けて便宜である。
図10の画面は質問に対する回答がメールアドレスであるか否かを設定する欄56を含む。メールアドレスである場合、作成された書類を書類出力手段146が当該メールアドレスにメール送信することができる。
図10の画面は回答内容に基づいて承認要否判定を行うか否かを設定する欄57を含む。承認要否判定が必要である旨の設定をユーザが行った場合、質問に対してどのような回答がなされた場合に、承認要否判定手段143が要承認と判定するかをさらにユーザは設定する。
図10は1つの質問事項を作成する画面であるから、さらなる別の質問事項を作成する場合、ユーザは「保存して次の質問を作成」ボタン58を押下する。これに応じて、質問画面表示手段141は、各欄51~57に設定された内容をメモリ13に保存するとともに、新たな質問事項の作成を可能とするために、図10の画面を表示させる。
すべての質問事項の作成が完了した場合、ユーザは「保存して終了」ボタン59を押下する。これに応じて、質問画面表示手段141は質問画面を確定する。確定した質問画面が図2のステップS1にて表示される。さらに、書類作成手段145は、図9で選択されたテンプレートのおけるどこに、質問画面に対して入力された回答を転記するかを割り当てる。
以下、図10の画面を用いて見積書作成用の質問画面(図3)を設定する場合の具体例を説明する。
図3の法人情報入力欄31を生成すべく、図10の画面における各欄51~57に対して、ユーザは図11Aに示すように入力を行い、「保存して次の質問を作成」ボタン58を押下する。サービス名入力欄32についても同様である。送付先入力欄33についても、メールアドレスであるか否かを設定する欄56において、「はい」と設定すべき点を除き、同様である。
さらに、図3の値引き有無入力欄34を生成すべく、図10の画面における各欄51~57に対して、ユーザは図11Bに示すように入力を行う。承認要否判定を行うか否かを設定する欄57が「はい」に設定されるため、質問に対してどのような回答がなされた場合に、承認要否判定手段143が要承認と判定するかをさらにユーザは設定する。具体例として、権限内値引きであるか否か、および、値引額の入力を受け付けるようにし、権限外値引きであり、かつ、値引額が所定値以上である場合に、要承認であると設定する。以上の入力が完了すると、ユーザは「保存して次の質問を作成」ボタン58を押下する。
以下同様にして、図10の画面を利用して、図3のサービス数入力欄35、必要な対象商品の種類を入力する欄36および必要な対象商品の数を入力する欄37を生成するための設定をユーザが行う。必要な端末の数を入力する欄37の設定が完了すると、ユーザは「保存して終了」ボタン59を押下する。これにより、図3に示す見積書作成用の質問画面が生成される。
見積書の他、オファーレター、業務委託契約書および秘密保持契約書その他任意の書類を作成するための質問画面を図10の画面を用いて設定可能である。
以上述べたように、本実施形態では、書類を作成するために必要な質問事項を含む画面を表示し、書類作成者から質問に対する回答を受け付ける。そして、受け付けた回答に基づいて、書類作成手段145が自動で書類を作成する。そのため、書類作成者の手間を抑え、かつ、必要な事項が漏れなく盛り込まれた書類を作成できる。また、承認要否判定手段143を設けることにより、書類作成者とは異なる承認者の承認が必要な場合であっても自動的に(すなわち、書類作成者による作業なしで)承認者に通知がなされるため、書類作成者の手間を省ける。
なお、作成する書類としては、見積書や利用規約等の販売等事業拡大に関する書面、オファーレター等の採用に関する書面、業務委託契約書等の購買に関する書面および秘密保持契約書等の会計上必要となる法的書面が例示されるが、これらに限られるものではない。
上述した実施形態は、本発明が属する技術分野における通常の知識を有する者が本発明を実施できることを目的として記載されたものである。上記実施形態の種々の変形例は、当業者であれば当然になしうることであり、本発明の技術的思想は他の実施形態にも適用しうることである。したがって、本発明は、記載された実施形態に限定されることはなく、特許請求の範囲によって定義される技術的思想に従った最も広い範囲とすべきである。
11 入力インターフェース
12 ディスプレイ
13 メモリ
14 制御手段
141 質問画面表示手段
142 情報受付手段
143 承認要否判定手段
144 通知手段
145 書類作成手段
146 書類出力手段

Claims (7)

  1. 入力インターフェースおよびディスプレイを有するコンピュータを、
    書類の作成に必要な情報の設定を第1ユーザから受け付けるための質問画面を前記ディスプレイに表示させる質問画面表示手段と、
    前記入力インターフェースを介して、前記書類の作成に必要な情報の設定を前記第1ユーザから受け付ける情報受付手段と、
    どのような情報が受け付けられた場合に前記第1ユーザとは異なる第2ユーザによる承認が必要となるかが設定されており、前記受け付けた情報に応じて、前記第2ユーザによる承認の要否を判定する承認要否判定手段と、
    前記第2ユーザによる承認が不要と判断された場合、または、前記第2ユーザによる承認が必要と判断され、かつ、前記第2ユーザによる承認が得られた場合、前記受け付けた情報を用いて書類を作成する書類作成手段と、
    前記作成された書類を前記ディスプレイに表示させる書類出力手段と、として機能させ、
    前記書類は、販売等事業拡大に関する書面、採用に関する書面、購買に関する書面および会計上必要となる法的書面のいずれかである、書類作成プログラム。
  2. 前記情報受付手段は、どのような情報が受け付けられた場合に前記第2ユーザによる承認を必要とするかの設定を前記第1ユーザから受け付ける、請求項1に記載の書類作成プログラム。
  3. 前記コンピュータを、前記承認要否判定手段によって要承認と判定された場合に、前記設定された情報の少なくとも一部を前記第2ユーザに通知する通知手段として機能させる、請求項1または2に記載の書類作成プログラム。
  4. 前記情報受付手段は、前記第1ユーザによって設定された情報の修正を前記第2ユーザから受け付け、
    前記書類作成手段は、前記第2ユーザによって修正された情報を用いて前記書類を作成する、請求項3に記載の書類作成プログラム。
  5. 前記質問画面表示手段は、ユーザによる指示に基づいて前記質問画面を設定し、設定された前記質問画面を表示させる、請求項1乃至4のいずれかに記載の書類作成プログラム。
  6. 入力インターフェースと、ディスプレイと、
    書類の作成に必要な情報の設定を第1ユーザから受け付けるための質問画面を前記ディスプレイに表示させる質問画面表示手段と、
    前記入力インターフェースを介して、前記書類の作成に必要な情報の設定を前記第1ユーザから受け付ける情報受付手段と、
    どのような情報が受け付けられた場合に前記第1ユーザとは異なる第2ユーザによる承認が必要となるかが設定されており、前記受け付けた情報に応じて、前記第2ユーザによる承認の要否を判定する承認要否判定手段と、
    前記第2ユーザによる承認が不要と判断された場合、または、前記第2ユーザによる承認が必要と判断され、かつ、前記第2ユーザによる承認が得られた場合、前記受け付けた情報を用いて書類を作成する書類作成手段と、
    前記作成された書類を前記ディスプレイに表示させる書類出力手段と、を備え、
    前記書類は、販売等事業拡大に関する書面、採用に関する書面、購買に関する書面および会計上必要となる法的書面のいずれかである、書類作成装置。
  7. 質問画面表示手段が、書類の作成に必要な情報の設定を第1ユーザから受け付けるための質問画面をディスプレイに表示させるステップと、
    情報受付手段が、入力インターフェースを介して、前記書類の作成に必要な情報の設定を前記第1ユーザから受け付けるステップと、
    どのような情報が受け付けられた場合に前記第1ユーザとは異なる第2ユーザによる承認が必要となるかが設定されており、承認要否判定手段が、前記受け付けた情報に応じて、前記第2ユーザによる承認の要否を判定するステップと、
    前記第2ユーザによる承認が不要と判断された場合、または、前記第2ユーザによる承認が必要と判断され、かつ、前記第2ユーザによる承認が得られた場合、書類作成手段が、前記受け付けた情報を用いて書類を作成するステップと、
    書類出力手段が、前記作成された書類を前記ディスプレイに表示させるステップと、を備え、
    前記書類は、販売等事業拡大に関する書面、採用に関する書面、購買に関する書面および会計上必要となる法的書面のいずれかである、書類作成方法。
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