JP6348719B2 - 業務管理装置、業務管理方法および業務管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、業務管理装置、業務管理方法および業務管理プログラムに関する。

従来、企業における様々な業務においては、業務を効率的に行なう為に、業務システムが利用されている。このような業務システムでは、作業者に作業の実施を促す方法として、メールで通知する手法が利用されている。例えば、業務システムは、メールを送信する対象となる処理とメールの送信先を予め保持しておき、該当処理が実施されたことを検出した場合、対応する送信先にメールを送信する。

具体例を挙げると、販売管理システムでは、特定の受注の入力等が行われたら上司にメールを送信する。社内業務システムでは、従業員から交通費の申請が起票されるとその上司に承認の依頼メールを送信する。会員管理システムでは、新規会員の登録処理がされたら、該当会員に登録完了メール等を送信する。

近年では、メールで作業者に作業を気づかせる技術が知られている。具体的には、事前に作業を行なう場所や作業者、作業内容を業務システムに登録しておく。そして、業務システムは、登録された作業者がその場所に近づいたら作業者に対して、登録しておいた作業通知文を送信する。この手法により、作業者は、設定された場所に近づいてメールを受信することで自身の作業を思い出し、宛先を他人に設定しておくことで、他人に作業を促すこともできる。

特開２００４−１３３７４６号公報

しかしながら、上記技術を用いたメール通知では、メール送信者と受信者との間で情報を共有することが難しい。

例えば、業務システムは、様々な業務が存在することから、取り扱うデータも膨大である。また、業務システムの業務処理には、決済や承認など様々な内容の処理も存在する。このようなことから、上司が部下からメールを受信したとしても、どの業務のどの処理に関する内容かを把握することが難しい。このため、上記技術を用いたメール通知では、メールを受信した上司とメールを送信した送信者との間の意図疎通は容易ではない。

１つの側面では、効率的な情報共有を実現できる業務管理装置、業務管理方法および業務管理プログラムを提供することを目的とする。

本願の開示する業務管理装置は、一つの態様において、所定の業務に関する業務情報が入力された業務画面を表示し、前記業務画面を介して通知メールの送信ルールを設定する設定要求を受け付ける要求受付部を有する。業務管理装置は、前記設定要求が受け付けられた場合に、前記所定の業務に含まれる各処理のうち前記通知メールの送信契機に設定する処理の選択を受け付ける契機受付部を有する。業務管理装置は、前記送信契機に設定された処理で実行される処理内容のうち、前記通知メールの送信条件に設定する処理内容を受け付ける条件受付部を有する。業務管理装置は、前記通知メールの宛先を受け付ける宛先受付部を有する。業務管理装置は、前記送信契機に設定された処理が実行されて前記送信条件に設定された処理内容の実行が検出された場合に前記宛先に前記所定の業務に関連した情報を通知する、前記送信ルールを生成する生成部を有する。

１実施形態によれば、効率的な情報共有を実現できる。

図１は、実施例１に係るシステムの全体構成例を示す図である。 図２は、実施例１に係る業務管理装置の機能構成を示す機能ブロック図である。 図３は、伝票テーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図４は、業務データテーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図５は、送信契機テーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図６は、送信契機ユーザ設定テーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図７は、送信条件テーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図８は、汎用検索設定テーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図９は、送信条件ユーザ設定テーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図１０は、ユーザ情報テーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図１１は、メール送信宛先テーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図１２は、メールひな形テーブルに記憶される情報の例を示す図である。 図１３は、業務画面の例を示す図である。 図１４は、送信契機の設定画面例を示す図である。 図１５は、送信契機の設定画面から表示させる検索画面例を示す図である。 図１６は、送信条件の設定画面例を示す図である。 図１７は、送信条件の設定画面から表示させる検索画面例を示す図である。 図１８は、動作条件の設定画面例を示す図である。 図１９は、送信メールの例を示す図である。 図２０は、通知メール設定処理の全体的な流れを示すフローチャートである。 図２１は、送信契機設定処理の流れを示すフローチャートである。 図２２は、送信条件設定処理の流れを示すフローチャートである。 図２３は、動作設定処理の流れを示すフローチャートである。 図２４は、メール送信処理の流れを示すフローチャートである。 図２５は、ハードウェア構成例を示す図である。

以下に、本願の開示する業務管理装置、業務管理方法および業務管理プログラムの実施例を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施例によりこの発明が限定されるものではない。

［全体構成］
図１は、実施例１に係るシステムの全体構成例を示す図である。図１に示す業務管理装置１０は、業務処理を管理するサーバなどの装置である。本実施例では、一例として、業務管理装置１０、業務管理機能とメール送信機能とを有する例で説明するが、各機能を別々のサーバで実行することもできる。また、本実施例で用いる業務としては、受注管理や仕入管理などがあり、これらは伝票番号等によって識別される。

業務管理装置１０は、Ｗｅｂブラウザ等を介してユーザ端末からアクセスを受け付けると、ログイン画面をユーザ端末に表示させる。そして、業務管理装置１０は、ログインを許可すると、業務管理装置１０が提供する各機能の使用を許可する。

このような業務管理装置１０は、所定の業務に関する業務情報が入力された業務画面を表示し、業務画面を介して通知メールの設定要求を受け付ける。続いて、業務管理装置１０は、設定要求が受け付けられた場合に、所定の業務に含まれる各処理のうち通知メールの送信契機に設定する処理の選択を受け付ける。そして、業務管理装置１０は、送信契機に設定された処理で実行される処理内容のうち、通知メールの送信条件に設定する処理内容を受け付ける。また、業務管理装置１０は、通知メールの宛先を受け付ける。

その後、業務管理装置１０は、送信契機に設定された処理が実行されて送信条件に設定された処理内容の実行が検出された場合に宛先に当該処理内容を通知する、通知メールの送信設定を実行する。

つまり、業務管理装置１０は、図１に示すように、ユーザが業務情報を入力する業務画面上から通知メールの設定要求を受け付けた場合に、当該業務情報に関連付けられるメールの送信契機や送信条件を表示する。そして、業務管理装置１０は、メールの送信契機、送信条件、宛先などの設定をユーザから受け付ける。このようにして、業務管理装置１０は、業務画面に入力される業務に関連付けたメールの自動送信を設定する。

その後、業務管理装置１０は、予め設定された送信契機および送信条件に一致する業務処理の実行を検出すると、予め設定された宛先であるユーザ端末１に対して、該当する業務処理が実行されたことを電子メールで通知する。この結果、ユーザ端末１は、業務管理装置１０が管理する業務処理の実行結果を監視することなく、該当する業務処理の実行を確認することができる。

例えば、担当ユーザが、上司に報告する業務処理の実行を業務管理装置１０に登録しておく。この結果、当該業務処理が実行された場合に、業務処理の実行および業務処理の内容を含む電子メールが、上司と自分に自動で通知される。したがって、上記処理を実行する業務管理装置１０を利用することで、電子メールの送信者と受信者との間で情報を共有することができ、効率的な情報共有を実現できる。

［業務管理装置の機能構成］
図２は、実施例１に係る業務管理装置の機能構成を示す機能ブロック図である。図２に示すように、業務管理装置１０は、通信制御部１１、記憶部２０、制御部５０を有する。なお、ここで示した機能部は例示であり、これら以外にも、業務管理装置１０は、マウスなどの入力部やディスプレイなどの表示部を有していてもよい。

通信制御部１１は、他の装置の間の通信を制御する処理部であり、例えばネットワークインタフェースカードなどである。例えば、通信制御部１１は、Ｗｅｂブラウザ等によって、ユーザ端末と業務管理装置１０とのセッションを確立し、各種情報を送受信する。

記憶部２０は、各種テーブルを記憶する記憶装置であり、例えばメモリやハードディスクなどである。この記憶部２０は、伝票テーブル２１、業務データテーブル２２、送信契機テーブル２３、送信契機ユーザ設定テーブル２４、送信条件テーブル２５、汎用検索設定テーブル２６を記憶する。また、記憶部２０は、送信条件ユーザ設定テーブル２７、ユーザ情報テーブル２８、メール送信宛先テーブル２９、メールひな形テーブル３０を記憶する。なお、記憶部２０は、ログインに必要なユーザＩＤとパスワードとの対応付けなども記憶する。

伝票テーブル２１は、業務画面に入力された業務データを記憶するテーブルである。具体的には、伝票テーブル２１は、担当ユーザが業務画面に入力した受注情報や見積情報などを記憶する。図３は、伝票テーブルに記憶される情報の例を示す図である。図３に示すように、伝票テーブル２１は、「伝票名、得意先コード、得意先名称、商品コード、商品名、数量、単価」などを記憶する。これらの情報は、後述する業務画面で受け付けられた情報である。なお、ここで図示した情報は一例であり、任意に追加変更できる。

「伝票名」は、伝票テーブル２１に記憶される業務データを識別する識別子である。「得意先コード」は、取引先である得意先を識別する識別子である。「得意先名称」は、得意先の名称である。「商品コード」は、受注や見積もりなど取引対象の商品を識別する識別子である。「商品名」は、受注や見積もりなど取引対象の商品の名称である。「数量」は、取引対象の商品の数量であり、「単価」は、取引対象の商品の単価である。

図３の１行目は、伝票名が「直送受注伝票」である業務データを示している。この業務データは、得意先コード「ＴＯＫＵ００００１」である得意先名称「株式会社ＡＢＣ」から、商品コードが「ＨＩＮ００１」である単価「１５０」円の商品名「オレンジジュース」を数量「１００」個受注したことを示している。

業務データテーブル２２は、業務画面に入力された業務データに関する情報を記憶するテーブルである。具体的には、業務データテーブル２２は、受注や見積もりなどの業務処理が完了した場合にユーザが入力した業務情報を特定する情報を記憶する。図４は、業務データテーブルに記憶される情報の例を示す図である。図４に示すように、業務データテーブル２２は、「プログラムコード、作業ユーザＩＤ、操作区分、伝票ＩＤ」を記憶する。ここで記憶される情報は、後述する業務画面で受け付けられた情報に含まれる。

ここで記憶される「プログラムコード」は、業務処理を実行するプログラムを識別する識別子である。「作業ユーザＩＤ」は、業務処理を実行したユーザを識別する識別子である。「操作区分」は、業務処理の具体的な操作を特定する情報であり、情報の登録は「Ｅ」、情報の更新は「Ｕ」、情報の削除は「Ｄ」が設定される。「伝票ＩＤ」は、業務処理の対象となる伝票を識別する識別子である。

図４の場合、作業ユーザＩＤ「Ｕｓｅｒ０１」が、伝票ＩＤ「Ｄ−００１」で特定される業務データに情報の登録処理「Ｅ」を実行する、「ＪＴ２１０１」のプログラムコードに対応するプログラムを実行したことを示している。

送信契機テーブル２３は、通知メールの送信契機を記憶するマスタテーブルである。具体的には、送信契機テーブル２３は、業務に対応付けて、当該業務に含まれる送信契機の候補となる処理を記憶する。図５は、送信契機テーブルに記憶される情報の例を示す図である。図５に示すように、送信契機テーブル２３は、「送信契機コード、送信契機説明、プログラムコード、操作列挙」を対応付けて記憶する。

ここで記憶される「送信契機コード」は、送信契機を識別する識別子である。「送信契機説明」は、送信契機の候補となる処理の内容であり、各処理の内容には具体的な操作を設定する領域が含まれる。「プログラムコード」は、送信契機の候補となる処理を実行するプログラムを識別する識別子である。「操作列挙」は、具体的な操作を特定する情報であり、上記Ｅ、Ｕ、Ｄ以外にも印刷を示すＰなどが設定される。

例えば、図５の１行目は、送信契機コード「Ｔ０００１」は、プログラム「ＪＴ２１０１」によって実行される処理であることを示す。この送信契機コード「Ｔ０００１」は、「直送受注伝票が登録または更新または削除された時」を送信契機とすることを示す。なお、図５に示す「＄［ＸＸＸＸ］」に、操作列挙で特定される操作が挿入される。

送信契機ユーザ設定テーブル２４は、ユーザが設定した通知メールの送信ルールを記憶するテーブルである。図６は、送信契機ユーザ設定テーブルに記憶される情報の例を示す図である。図６に示すように、送信契機ユーザ設定テーブル２４は、「送信ルールＩＤ、ユーザＩＤ、送信契機コード、操作区分、自己操作区分」を記憶する。

ここで記憶される「送信ルールＩＤ」は、通知メールの送信ルールを識別する識別子である。「ユーザＩＤ」は、送信ルールを設定したユーザを識別する識別子である。「送信契機コード」は、設定された送信ルールに含まれる送信契機を特定する識別子である。「操作区分」は、送信ルールに設定された操作を特定する情報である。「自己操作区分」は、送信ルールの適用を自分の操作、すなわちユーザＩＤに設定されるユーザに限定するか否かを示す。

図６の例では、ユーザＩＤ「Ｕｓｅｒ０１」が設定した送信ルールＩＤ「１」を示しており、いずれかのユーザが送信契機コード「Ｔ０００１」で特定される送信契機のうち「登録」または「更新」を実行した場合に、通知メールを送信することを示している。

送信条件テーブル２５は、送信契機に設定された処理で実行される処理内容であり、通知メールの送信条件の候補を記憶するマスタテーブルである。具体的には、送信条件テーブル２５は、通知メールの送信条件として設定する具体的な処理内容を記憶する。図７は、送信条件テーブルに記憶される情報の例を示す図である。

図７に示すように、送信条件テーブル２５は、「送信契機コード、送信条件番号、条件項目説明、条件文字列、汎用検索コード、検索方法区分」を記憶する。ここで記憶される「送信契機コード」は、送信契機を特定する識別である。「送信条件番号」は、送信契機コードで特定される送信契機に対応付けられた送信条件の識別子であり、送信契機内で一意である。

「条件項目説明」は、送信契機となる具体的な処理内容を示し、所定の文字列の設定領域を含む。「条件文字列」は、条件項目説明に設定する文字列の種別を示す。「汎用検索コード」は、条件文字列として設定する文字列の検索に使用する情報である。「検索方法区分」は、条件文字列の検索方法を特定する情報であり、条件文字列が一致するか検索する場合は１（イコール）、条件文字が含まれるかを検索する場合は１（ＩＮ）などが設定される。なお、図７に示す「＄［ＸＸＸＸ］」に、条件文字列に該当する文字列が挿入される。

図７の１行目は、送信契機コードが「Ｔ０００１」である送信契機のうち、送信条件番号が「３」である送信条件を示している。この送信条件は、「「得意先」が＄［ＸＸＸＸ］の場合」において、汎用検索コード「Ｋ００２」で検索される条件文字列「得意先コード」が＄［ＸＸＸＸ］に設定された条件と一致する処理が実行された場合に通知メールを送信することを示している。

また、図７の４行目は、送信契機コードが「Ｑ０００１」である送信契機のうち、送信条件番号が「１」である送信条件を示している。この送信条件は、「見積参照伝票区分が＄［ＸＸＸＸ］の場合」において、汎用検索コード「ＳＭＭ１１０３Ｔ２＿１０」で検索される「参照伝票区分」が設定される条件が含まれる処理が実行された場合に通知メールを送信することを示している。

汎用検索設定テーブル２６は、送信条件テーブル２５に記憶される条件文字列に設定する文字列を検索するマスタテーブルである。図８は、汎用検索設定テーブルに記憶される情報の例を示す図である。図８に示すように、汎用検索設定テーブル２６は、「汎用検索コード、コード項目名、名称項目名」を記憶する。

ここで記憶される「汎用検索コード」は、送信条件テーブル２５に記憶される汎用検索コードと同義である。「コード項目名」は、汎用検索コードで検索されるコード名であり、「名称項目名」は、汎用検索コードで検索される項目名である。

図８の場合、汎用検索コード「Ｋ００２」をキーにして、得意先コードおよび得意先名称が検索されることを示す。例えば、業務管理装置１０は、ユーザが汎用検索コード「Ｋ００２」を指定した場合、記憶部２０等に予め記憶する業務システムのデータベースから、得意先コードおよび得意先名称の一覧を取得して表示する。そして、業務管理装置１０は、得意先コードおよび得意先名称の選択を受け付ける。

送信条件ユーザ設定テーブル２７は、ユーザによって設定された送信条件を記憶するテーブルである。図９は、送信条件ユーザ設定テーブルに記憶される情報の例を示す図である。図９に示すように、送信条件ユーザ設定テーブル２７は、「送信ルールＩＤ、送信条件番号、条件文字列、名称項目名」を記憶する。

ここで記憶される情報は、いずれもユーザによって選択された情報であって、送信条件テーブル２５に記憶される「送信条件番号」および「条件文字列」、汎用検索設定テーブル２６を用いて検索された「名称項目名」を用いて生成される。なお、これらの情報の組み合わせは、送信契機ユーザ設定テーブル２４に設定された「送信ルールＩＤ」によって識別される。

図９の１行目は、送信ルールＩＤが「１」で識別される送信契機コード「Ｔ０００１」で指定される送信契機のうち送信条件番号「３」に該当する条件項目説明「得意先が＄［ＸＸＸＸ］」に、条件文字列「ＴＯＫＵ００００１」を設定した送信条件を設定している。

ユーザ情報テーブル２８は、業務管理装置１０に登録されているユーザ情報を記憶するマスタテーブルである。図１０は、ユーザ情報テーブルに記憶される情報の例を示す図である。図１０に示すように、ユーザ情報テーブル２８は、「ユーザＩＤ、メールアドレス」等を記憶する。ここで記憶される「ユーザＩＤ」は、ユーザを識別する情報であり、「メールアドレス」は、ユーザのメールアドレスである。

図１０の場合、ユーザＩＤ「Ｍａｎａｇｅｒ」のメールアドレスが「ｍａｎａｇｅｒ＠ｊｐ．ｆｕｊｉｔｓｕ．ｃｏｍ」であることを示している。なお、他の情報としてユーザ名、所属会社、所属部署などを対応付けることもできる。

メール送信宛先テーブル２９は、通知メールの宛先を記憶するテーブルである。図１１は、メール送信宛先テーブルに記憶される情報の例を示す図である。図１１に示すように、メール送信宛先テーブル２９は、「送信ルールＩＤ、宛先ユーザＩＤ」を対応付けて記憶する。

ここで記憶される「送信ルールＩＤ」は、送信契機ユーザ設定テーブル２４に設定された送信ルールＩＤであり、「宛先ユーザＩＤ」は、ユーザ情報テーブル２８に記憶されるユーザＩＤに対応する。図１１の例は、送信ルールＩＤ「１」で識別される契機条件と送信条件との組み合わせが検出された場合に、Ｕｓｅｒ０１、Ｍａｎａｇｅｒ、Ｕｓｅｒ０２に通知メールを送信することを示す。なお、「宛先ユーザＩＤ」をキーにしてユーザ情報テーブル２８を検索することで、「メールアドレス」を特定できる。

メールひな形テーブル３０は、通知メールのひな形を記憶するマスタテーブルである。図１２は、メールひな形テーブルに記憶される情報の例を示す図である。図１２に示すように、メールひな形テーブル３０は、「送信契機コード、メール件名ひな形、メール本文ひな形」を記憶する。

ここで記憶される「送信契機コード」は、送信契機を特定する識別である。「メール件名ひな形」は、通知メールの件名に設定される情報であり、「メール本文ひな形」は、通知メールの本文に設定される情報である。

図１２の例では、送信契機コード「Ｔ０００１」に対応する送信ルール（送信契機＋送信条件）が検出された場合に、件名に「直送受注伝票起票」、本文に「直送受注伝票の承認をお願いします。・・・・」が設定された通知メールが送信されることを示す。

なお、本文には、受注伝票番号、出荷予定日、検品予定日、検収予定日などが設定されるが、これらの情報は、伝票テーブル２１から取得することができる。例えば、送信条件テーブル２５に設定された得意先コード等を用いて、伝票テーブル２１を検索して、該当する業務データ（レコード）を特定する。そして、特定した業務データの中から該当する情報が取得される。

また、本文には、業務システムのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を含ませることができる。このＵＲＬにアクセスすると、アクセス元のユーザ端末の画面に、送信条件テーブル２５に設定された得意先コード等を用いて、伝票テーブル２１から検索された業務データが入力された業務画面が表示される。この結果、通知メールの受信者は、通知メールが業務の詳細な情報を簡単に閲覧することができる。

制御部５０は、業務管理装置１０全体を司る処理部であり、業務受付部５１、要求受付部５２、契機受付部５３、条件受付部５４、宛先受付部５５、設定部５６、検出部５７、メール送信部５８を有する。なお、制御部５０は、例えばプロセッサなどである。また、各処理部は、プロセッサが実行するプロセスやプロセッサが有する電子回路などである。

業務受付部５１は、ユーザから業務情報を受け付ける処理部である。具体的には、業務受付部５１は、ログインが許可されたユーザに業務画面を出力し、業務画面上で業務情報の入力を受け付ける。そして、業務受付部５１は、受け付けた業務情報に伝票ＩＤ等を付加して伝票テーブル２１に格納する。

また、業務受付部５１は、受け付けた業務情報にしたがってプログラムコードを特定するとともに、業務情報からユーザＩＤ、操作区分、伝票ＩＤを抽出する。そして、業務受付部５１は、これらの情報を対応付けて業務データテーブル２２に格納する。

つまり、業務受付部５１は、実行された受注処理等の業務処理に関する業務情報を伝票テーブル２１に格納するとともに、実行された業務情報を特定する関連情報を業務データテーブル２２に格納する。なお、業務受付部５１は、伝票ＩＤ等の情報とプログラムＩＤとの対応付けを記憶部２０等に予め保持しているものとする。

図１３は、業務画面の例を示す図である。業務受付部５１は、図１３に示した業務画面Ａを表示させて、ユーザから業務情報を受け付ける。図１３に示すように、業務画面Ａは、受注伝票番号、受注日、引継伝票番号、出荷予定日、納品予定日などの入力を受け付ける画面である。また、業務画面Ａは、取引の区分を示す取引区分、商品コード、商品名、単位、入数、受注数、受注単価などの情報を受け付ける。そして、業務受付部５１は、図１３で受け付けた業務に関する情報を、伝票名や伝票ＩＤなどに対応付けて伝票テーブル２１に格納する。なお、図１３において※印が付加されている項目は、入力必須項目であり、業務の生成にはこれらの項目の入力が必要である。

要求受付部５２は、所定の業務に関する業務情報が入力された業務画面Ａを介して通知メールの送信ルールを設定する設定要求を受け付ける処理部である。具体的には、要求受付部５２は、図１３に示した業務画面Ａ上でファンクションキー６（Ｆ６）が押下された場合に、通知メールの設定要求を受け付けたことを契機受付部５３に通知する。

また、要求受付部５２は、通知メールの設定要求が受け付けられた時点で業務画面Ａに入力された業務情報にしたがって、業務データテーブル２２に記憶される情報と同様の情報を抽出し、記憶部２０の一時領域等に格納する。つまり、要求受付部５２は、通知メールの対象となる業務処理に関する関連情報を、通知メールの送信条件等を設定する間、一時的に保持する。

契機受付部５３は、設定要求が受け付けられた場合に、業務画面Ａに入力された所定の業務に含まれる各処理のうち、通知メールの送信契機として設定する処理の選択を受け付ける処理部である。具体的には、契機受付部５３は、受注処理の業務画面Ａ上で通知メールの設定要求が受け付けられた場合、受注処理に含まれる各処理の中から、送信契機に設定する処理の選択を受け付ける。そして、契機受付部５３は、受け付けた情報を送信契機ユーザ設定テーブル２４に登録する。

例えば、契機受付部５３は、記憶部２０等に予め記憶される処理とプログラムコードとの対応付け一覧等から、受注処理に該当するプログラムコードが「ＪＴ」で始まることを特定する。続いて、契機受付部５３は、送信契機テーブル２３に記憶される情報から「ＪＴ」で始まるプログラムコードと対応付けられている各「送信契機コード」を特定する。そして、契機受付部５３は、特定した各「送信契機コード」で特定される「送信契機説明」の一覧を、図１４に示す画面で表示させてユーザの選択を受け付ける。

図１４は、送信契機の設定画面例を示す図である。図１４に示すように、送信契機の設定画面Ｂは、ステップ１の領域とステップ２の領域とを有する。契機受付部５３は、ステップ１の領域に、プログラムコードで絞り込んだ各「送信契機コード」で特定される「送信契機説明」の一覧を表示する。

そして、契機受付部５３は、図１４のステップ１の領域に表示される「送信契機説明」のいずれかが選択された場合、選択された「送信契機説明」へ代入する操作を送信契機テーブル２３に記憶される「操作列挙」から特定してステップ２の領域に表示する。ここで、図１４に示すように、ステップ２の領域に表示される「受注伝票が登録・更新・削除された時」などの送信契機説明において下線が引かれている「登録・更新・削除」が、送信契機テーブル２３に記憶される「操作列挙」から特定されたものである。

また、契機受付部５３は、この「登録・更新・削除」が選択された場合に、図１５に示す検索画面を表示する。図１５は、送信契機の設定画面から表示させる検索画面例を示す図である。この検索画面Ｃは、コードの区分値を検索する領域と、コードの区分値を選択させる領域とを含む。契機受付部５３は、検索画面Ｃ上で選択された区分値を、図１４のステップ２の領域に表示される下線部分に挿入する。

例えば、契機受付部５３は、区分値として「登録、更新」が選択された場合、図１４のステップ２の領域に表示される「受注伝票が登録・更新・削除」を「受注伝票が登録・更新」に変更する。

このようにして、契機受付部５３は、送信契機の選択を受け付ける。また、契機受付部５３は、受け付けた送信契機を特定する情報を送信契機ユーザ設定テーブル２４に格納する。具体的には、契機受付部５３は、ステップ１で選択された「送信契機説明」に対応する「送信契機コード」と、検索画面Ｃで選択された「区分値」と、ログイン中の「ユーザＩＤ」と、一意な「送信ルールＩＤ」と対応付けたレコードを送信契機ユーザ設定テーブル２４に格納する。

条件受付部５４は、送信契機に設定された処理で実行される処理内容のうち、通知メールの送信条件として設定する処理内容を受け付ける処理部である。具体的には、条件受付部５４は、図１６に示す設定画面をユーザ端末に表示して、送信契機に設定する処理内容の設定を設定画面上で受け付ける。そして、条件受付部５４は、受け付けた情報を送信条件ユーザ設定テーブル２７に登録する。

図１６は、送信条件の設定画面例を示す図である。図１６に示すように、送信条件の設定画面Ｄは、ステップ１の領域、ステップ２の領域、ステップ３の領域を有する。図１６に示すステップ１の領域は、送信契機として設定された操作を設定ユーザ、すなわち「自分」の操作に限定するか否かを選択させる領域である。条件受付部５４は、ここで選択された情報を送信契機ユーザ設定テーブル２４の「自己操作区分」に設定する。

また、ステップ２の領域は、送信条件の設定を受け付ける領域である。条件受付部５４は、送信契機ユーザ設定テーブル２４に登録された送信契機コードに対応する「条件項目説明」を送信条件テーブル２５から特定し、図１６に示すステップ２の領域に表示させる。

ステップ３の領域は、図１４および図１５で設定された送信契機に加えて、ステップ２で表示される送信条件の詳細を表示して、送信ルールを設定する領域である。条件受付部５４は、図１６のステップ２の領域に表示される「条件項目説明」のいずれかが選択された場合、選択された「条件項目説明」へ代入する文字列を送信条件テーブル２５に記憶される「条件文字列」から特定してステップ３の領域に表示する。

ここで、条件受付部５４が、図１６に示すように、ステップ２の領域で「明細に、商品コード［ＸＸＸＸ］が含まれている場合」の選択を受け付けたとする。すると、条件受付部５４は、送信条件テーブル２５を参照して、選択された「明細に、商品コード［ＸＸＸＸ］が含まれている場合」に対応付けられる条件文字列が「商品コード」であることを特定する。そして、条件受付部５４は、図１６に示すように、設定画面Ｄのステップ３の領域に、「商品コードがＹＹＹＹの場合」を表示させる。

また、条件受付部５４は、この「ＹＹＹＹ」が選択された場合に、図１７に示す検索画面を表示する。図１７は、送信条件の設定画面から表示させる検索画面例を示す図である。この検索画面Ｅは、コードの区分値を検索する検索領域と、コードの区分値を選択させる一覧領域とを含む。

ここで、検索画面Ｅの一覧領域には、該当するコードで絞り込まれた情報が表示される。具体的には、条件受付部５４は、ステップ２の領域で選択された「明細に、商品コード［ＸＸＸＸ］が含まれている場合」に対応付けられる「汎用検索コード＝Ｋ００３」を送信条件テーブル２５から特定する。さらに、条件受付部５４は、「汎用検索コード＝Ｋ００３」と対応付けられる「コード項目名＝商品コード、名称項目名＝商品名称」を、汎用検索設定テーブル２６から特定する。そして、条件受付部５４は、「商品コード、商品名称」を伝票テーブル２１から取得して、検索画面Ｅの一覧領域に表示させる。

その後、条件受付部５４は、検索画面Ｅ上で選択された区分値を、図１６のステップ３の領域に表示される「ＹＹＹＹ」に挿入する。このようにして、条件受付部５４は、通知メールの送信条件の設定を受け付ける。

また、条件受付部５４は、設定された送信条件を送信条件ユーザ設定テーブル２７に登録する。具体的には、条件受付部５４は、ステップ２で選択された「明細に、商品コード［ＸＸＸＸ］が含まれている場合」に対応付けられる「送信条件番号」と、ステップ３で選択された「商品コード、商品名」と、設定対象となっている送信契機コードに対応付けられる「送信ルールＩＤ」とを対応付けたレコードを、送信条件ユーザ設定テーブル２７に格納する。

宛先受付部５５は、通知メールの宛先を設定する処理部である。具体的には、宛先受付部５５は、契機受付部５３によって受け付けられた送信契機および条件受付部５４によって受け付けられた送信条件とから構成される送信ルールに対応付けて、通知メールを送信する宛先などを含む動作条件の設定を実行する。

具体的には、宛先受付部５５は、図１８に示す動作条件の設定画面をユーザ端末に表示して、宛先の設定を設定画面上で受け付ける。そして、宛先受付部５５は、受け付けた情報をメール送信宛先テーブル２９に登録する。

図１８は、動作条件の設定画面例を示す図である。図１８に示すように、動作条件の設定画面Ｆは、ステップ１の領域とステップ２の領域とを有する。ステップ１の領域は、通知メールを自分宛に送るか否か、通知メールを他人に送るか否かの設定を受け付ける領域である。

ステップ２の領域は、上述した送信契機および送信条件から構成される送信ルールに加えて、ステップ１の領域で選択された内容を表示させる領域である。宛先受付部５５は、ステップ１の領域で「自分宛にメールを送信する」が選択された場合に、「自分宛にメールを送信する」ことをステップ２の領域に表示される送信ルールに追記する。また、宛先受付部５５は、ステップ１の領域で「［ＸＸＸＸ］宛にメールを送信する」が選択された場合に、「［ＸＸＸＸ］宛にメールを送信する」ことをステップ２の領域に表示される送信ルールにさらに追記する。

ここで、宛先受付部５５は、ステップ２の領域に表示される［ＸＸＸＸ］が選択された場合、ユーザ情報テーブル２８に記憶されるユーザＩＤを、アクセス元のユーザ端末に表示させる。そして、宛先受付部５５は、ユーザが選択したユーザＩＤに対応付けられるメールアドレスを、ステップ２の領域に表示される［ＸＸＸＸ］に挿入する。

さらに、宛先受付部５５は、設定された宛先をメール送信宛先テーブル２９に登録する。具体的には、宛先受付部５５は、ステップ２で選択されたメールアドレスに対応するユーザＩＤと、設定対象となっている送信契機コードに対応付けられる「送信ルールＩＤ」とを対応付けたレコードを、メール送信宛先テーブル２９に格納する。

設定部５６は、送信契機に設定された処理が実行されて送信条件に設定された処理内容の実行が検出された場合に宛先に当該処理内容を通知する、通知メールの送信設定を実行する処理部である。つまり、設定部５６は、上述した送信ルールの設定を有効にして、検出部５７に送信ルールの適用判定の開始を指示する。

上記例で説明すると、設定部５６は、『受注伝票が「登録・更新」された時、操作者が自分かつ商品コードが「Ｔ１２３４５」の場合、自分宛にメールを送信する。さらに「富士通花子」宛にメールを送信する』という送信ルールを有効にする。また、設定部５６は、送信ルールを設定したユーザや関連する他のユーザから、設定済みの送信ルールの変更を受け付けて、変更内容を送信ルールに反映させる。

検出部５７は、業務処理の実行を監視し、設定部５６が有効にした送信ルールを満たす業務処理の発生を検出する処理部である。上記例では、検出部５７は、『受注伝票が「登録・更新」された時、操作者が自分かつ商品コードが「Ｔ１２３４５」』である業務処理の発生を監視する。

例えば、上述した各テーブルを用いて具体例を説明する。検出部５７は、業務データテーブル２２に業務データが格納された場合、当該業務データの「プログラムコード＝ＪＴ２１０１」、「操作区分＝Ｅ」、「伝票ＩＤ＝Ｄ−００１」を抽出する。続いて、検出部５７は、抽出した「プログラムコード＝ＪＴ２１０１」および「操作区分＝Ｅ」に対応付けられる「送信契機コード＝Ｔ０００１」を送信契機テーブル２３から特定する。さらに、検出部５７は、検出した「送信契機コード＝Ｔ０００１」が送信契機ユーザ設定テーブル２４に記憶されているか否かを判定する。

ここで、検出部５７は、検出した「送信契機コード＝Ｔ０００１」が送信契機ユーザ設定テーブル２４に記憶されていない場合、発生した業務処理は送信契機に合致しないと判定し、引き続き監視処理を実行する。

一方で、検出部５７は、検出した「送信契機コード＝Ｔ０００１」が送信契機ユーザ設定テーブル２４に記憶されている場合、発生した業務処理が送信契機に合致すると判定し、続けて送信条件の一致を判定する。

具体的には、検出部５７は、「送信契機コード＝Ｔ０００１」に対応付けられる「送信ルールＩＤ＝１」を送信契機ユーザ設定テーブル２４から取得し、「送信ルールＩＤ＝１」に対応付けられる「送信条件番号＝３、４」および「条件文字列＝ＴＯＫＵ００００１、ＨＩＮ００１、ＨＩＮ００２」を送信条件ユーザ設定テーブル２７から特定する。

さらに、検出部５７は、「送信契機コード＝Ｔ０００１」および「送信条件番号＝３、４」の組に対応付けられる「条件文字列＝得意先コード、検索方法区分＝イコール」と「条件文字列＝商品コード、検索方法区分＝ＩＮ」を送信条件テーブル２５から特定する。

また、検出部５７は、伝票テーブル２１を参照して、「伝票ＩＤ＝００１」に対応付けられる業務データの中から「得意先コード＝ＴＯＫＵ００００１、商品名＝ＨＩＮ００１」と、「得意先コード＝ＴＯＫＵ００００１、商品名＝ＨＩＮ００２」とを取得する。

その後、検出部５７は、送信契機ユーザ設定テーブル２４から取得した「条件文字列」と業務データから取得した「得意先コード」とが一致し、送信契機ユーザ設定テーブル２４から取得した「条件文字列」が業務データから取得した「商品名」に含まれるかを判定する。ここで、検出部５７は、この条件を満たさないと判定した場合、送信条件が不一致として、引き続き監視処理を実行する。

ここでは、検出部５７は、送信契機ユーザ設定テーブル２４から取得した「条件文字列＝ＴＯＫＵ００００１」と業務データから取得した「得意先コード＝ＴＯＫＵ００００１」とが一致すると判定する。さらに、検出部５７は、送信契機ユーザ設定テーブル２４から取得した「条件文字列＝ＨＩＮ００１またはＨＩＮ００２」が業務データから取得した「商品名」に含まれると判定する。

この結果、検出部５７は、発生した業務処理が送信条件に合致すると判定する。したがって、検出部５７は、発生した業務処理が送信契機および送信条件を満たすことになるので、通知メールを送信すると判定する。そして、検出部５７は、上記処理で検出した「送信ルールＩＤ＝１」や「送信契機コード＝Ｔ０００１」などをメール送信部５８に出力する。

メール送信部５８は、送信ルールに合致する業務処理が発生した場合に、通知メールを送信する処理部である。例えば、メール送信部５８は、検出部５７から「送信ルールＩＤ＝１」や「送信契機コード＝Ｔ０００１」などを受信する。すると、メール送信部５８は、「送信契機コード＝Ｔ０００１」に対応付けられるメールひな形をメールひな形テーブル３０から取得して、通知メールを作成する。

また、メール送信部５８は、「送信ルールＩＤ＝１」に対応付けられる「ユーザＩＤ＝Ｕｓｅｒ０１、Ｍａｎａｇｅｒ、Ｕｓｅｒ０２」をメール送信宛先テーブル２９から特定する。さらに、メール送信部５８は、ユーザ情報テーブル２８を参照して、各ユーザＩＤに対応する各メールアドレスを特定し、作成した通知メールの宛先に設定する。その後、メール送信部５８は、作成した通知メールを各宛先に送信する。

図１９は、送信メールの例を示す図である。図１９に示す送信メールの送信元には、業務管理装置１０のメールアドレスが設定され、宛先には、メール送信宛先テーブル２９から特定されたメールアドレスが設定される。また、図１９に示す送信メールの件名には、特定されたひな形のメール件名ひな形が設定され、本文には、特定されたひな形のメール本文ひな形が設定される。なお、本文の詳細には、該当する伝票テーブル２１から取得された情報が設定され、さらに、該当する伝票テーブル２１に記憶される業務データが入力された業務画面ＡのＵＲＬが設定される。

［処理の流れ］
続いて、業務管理装置１０が実行する各処理の流れについて説明する。ここでは、通知メール設定処理の全体的な流れ、送信契機設定処理の流れ、送信条件設定処理の流れ、動作設定処理の流れ、メール送信処理の流れについて説明する。

（全体的な流れ）
図２０は、通知メール設定処理の全体的な流れを示すフローチャートである。図２０に示すように、業務受付部５１は、Ｗｅｂアクセスを受け付けたユーザ端末のログインを許可すると（Ｓ１０１：Ｙｅｓ）、業務画面Ａをユーザ端末に表示させる（Ｓ１０２）。

続いて、業務受付部５１は、表示させた業務画面Ａ上で業務情報の入力を受け付ける（Ｓ１０３）。業務画面Ａを表示させた状態で、要求受付部５２は、業務画面Ａ上で通知メールの設定要求を受け付けると（Ｓ１０４：Ｙｅｓ）、業務情報の一時データを記憶部２０等に出力する（Ｓ１０５）。その後、契機受付部５３が送信契機設定処理を開始する（Ｓ１０６）。

（送信契機設定処理の流れ）
図２１は、送信契機設定処理の流れを示すフローチャートである。図２１に示すように、契機受付部５３は、要求受付部５２によって出力された業務情報の一時データから、対象業務を特定する（Ｓ２０１）。例えば、契機受付部５３は、プログラムコードを特定する。

続いて、契機受付部５３は、送信契機テーブル２３に記憶される送信契機から対象業務に対応付けられる送信契機を絞り込み（Ｓ２０２）、絞り込んだ送信契機の一覧を含む送信契機の設定画面Ｂをユーザ端末に表示させる（Ｓ２０３）。

そして、契機受付部５３は、表示させた一覧の中から送信契機の選択をユーザから受け付けると（Ｓ２０４：Ｙｅｓ）、送信契機の設定画面Ｂ上に、選択された送信契機の詳細情報を表示させる（Ｓ２０５）。

その後、契機受付部５３は、送信契機の設定画面Ｂに表示される送信契機の詳細情報において操作部分を設定するための検索要求を受け付けると（Ｓ２０６：Ｙｅｓ）、操作区分の検索画面Ｃをユーザ端末に表示させる（Ｓ２０７）。

そして、契機受付部５３は、検索画面Ｃ上で操作区分の選択を受け付けると（Ｓ２０８：Ｙｅｓ）、選択された送信契機や操作区分を含むレコードを、送信契機ユーザ設定テーブル２４に登録する（Ｓ２０９）。

その後、送信条件の設定要求として、送信契機の設定画面Ｂ上で「次へ」などの操作が実行されると（Ｓ２１０：Ｙｅｓ）、条件受付部５４は、送信条件設定処理を開始する（Ｓ２１１）。

（送信条件設定処理の流れ）
図２２は、送信条件設定処理の流れを示すフローチャートである。図２２に示すように、条件受付部５４は、送信条件設定処理を開始すると、送信条件の設定画面Ｄをユーザ端末に表示させる（Ｓ３０１）。

続いて、条件受付部５４は、設定画面Ｄ上で自分の操作に限定する設定を受け付けると（Ｓ３０２：Ｙｅｓ）、自分の操作に限定する設定を送信契機ユーザ設定テーブル２４の該当レコードに設定する（Ｓ３０３）。

一方、条件受付部５４は、設定画面Ｄ上で自分の操作に限定しない設定を受け付けると（Ｓ３０２：Ｎｏ）、自分の操作に限定しない設定を送信契機ユーザ設定テーブル２４の該当レコードに設定する（Ｓ３０４）。

Ｓ３０３またはＳ３０４の後、条件受付部５４は、送信条件テーブル２５に記憶される送信条件から、送信契機設定処理で選択された送信契機で絞り込んだ送信条件を設定画面Ｄ上に表示させる（Ｓ３０５とＳ３０６）。

その後、条件受付部５４は、設定画面Ｄ上で送信条件の選択を受け付けると（Ｓ３０７：Ｙｅｓ）、選択された送信条件の詳細情報を設定画面Ｄに表示させる（Ｓ３０８）。そして、条件受付部５４は、送信条件の詳細情報内の未設定部分に対する操作を受け付けると（Ｓ３０９：Ｙｅｓ）、コード番号等の設定内容を検索する検索画面Ｅをユーザ端末に表示させる（Ｓ３１０）。

その後、条件受付部５４は、検索画面Ｅ上で設定内容の選択を受け付けると（Ｓ３１１：Ｙｅｓ）、Ｓ３０８で選択された送信条件に、選択された設定内容を登録する（Ｓ３１２）。

そして、条件受付部５４は、他にも未設定部分がある場合は（Ｓ３１３：Ｙｅｓ）、Ｓ３１１以降を繰り返す。一方で、条件受付部５４は、他に未設定部分がない場合は（Ｓ３１３：Ｎｏ）、設定された送信条件に関する各情報を含むレコードを送信条件ユーザ設定テーブル２７に登録する（Ｓ３１４）。

その後、条件受付部５４は、送信条件の設定画面Ｄ上で「次へ」などの操作が実行されると（Ｓ３１５：Ｙｅｓ）、宛先受付部５５は、動作設定処理を開始する（Ｓ３１６）。

（動作設定処理の流れ）
図２３は、動作設定処理の流れを示すフローチャートである。図２３に示すように、宛先受付部５５は、動作設定処理を開始すると、宛先等を設定する動作条件の設定画面Ｆをユーザ端末に表示させる（Ｓ４０１）。

続いて、宛先受付部５５は、動作条件の設定画面Ｆ上で処理方法の選択を受け付けると（Ｓ４０２：Ｙｅｓ）、自分が選択されたか否かを判定する（Ｓ４０３）。ここで、宛先受付部５５は、自分が選択されていない場合（Ｓ４０３：Ｎｏ）、Ｓ４０４を実行することなくＳ４０５を実行する。

一方、宛先受付部５５は、自分が選択されている場合（Ｓ４０３：Ｙｅｓ）、図２１および図２２を用いて設定された送信ルールで送信される通信メールの宛先に自分を追加する（Ｓ４０４）。

さらに、宛先受付部５５は、動作条件の設定画面Ｆ上で処理方法の選択で、他人が選択されたか否かを判定する（Ｓ４０５）。ここで、宛先受付部５５は、他人が選択されていない場合（Ｓ４０５：Ｎｏ）、処理を終了する。

一方で、宛先受付部５５は、他人が選択されている場合（Ｓ４０５：Ｙｅｓ）、ユーザＩＤ等を記載したユーザ検索画面をユーザ端末に表示させる（Ｓ４０６）。

そして、宛先受付部５５は、ユーザ検索画面上で宛先ユーザが選択されると（Ｓ４０７：Ｙｅｓ）、図２１および図２２を用いて設定された送信ルールで送信される通信メールの宛先に、選択された宛先ユーザを追加する（Ｓ４０８）。

その後、宛先受付部５５は、動作条件の設定画面Ｆ上で確定などのボタンが押下されると、設定終了と判断し（Ｓ４０９：Ｙｅｓ）、処理を終了する。一方、宛先受付部５５は、設定終了の動作が検出されない場合（Ｓ４０９：Ｎｏ）、Ｓ４０６以降の処理を繰り返す。

（メール送信処理の流れ）
図２４は、メール送信処理の流れを示すフローチャートである。図２４に示すように、業務受付部５１は、ログインが許可されたユーザ端末に表示した業務画面Ａで業務情報の登録を受け付けると（Ｓ５０１：Ｙｅｓ）、伝票テーブル２１に業務情報を登録する（Ｓ５０２）。

続いて、業務受付部５１は、受け付けた業務情報から生成した業務データを業務データテーブル２２に出力する（Ｓ５０３）。すると、検出部５７は、登録された業務データからプログラムコードを取得する（Ｓ５０４）。

そして、検出部５７は、登録された業務情報で特定される業務処理が、プログラムコード等を用いて特定される送信ルールの送信契機で指定された要求を満たすか否かを判定する（Ｓ５０５）。ここで、検出部５７は、当該業務処理が、送信契機で指定された要求を満たない場合（Ｓ５０５：Ｎｏ）、処理を終了する。

一方、検出部５７は、登録された業務情報で特定される業務処理が、送信契機で指定された要求を満たす場合（Ｓ５０５：Ｙｅｓ）、業務情報を登録したユーザが、送信ルールに設定される操作対象のユーザであるか否かを判定する（Ｓ５０６）。ここで、検出部５７は、業務情報を登録したユーザが、送信ルールに設定される操作対象のユーザではない場合（Ｓ５０６：Ｎｏ）、処理を終了する。

一方、検出部５７は、業務情報を登録したユーザが、送信ルールに設定される操作対象のユーザである場合（Ｓ５０６：Ｙｅｓ）、登録された業務情報で実行された操作が送信ルールに設定される操作と一致するかを判定する（Ｓ５０７）。ここで、検出部５７は、登録された業務情報において実行された操作が送信ルールに設定される操作と一致しない場合（Ｓ５０７：Ｎｏ）、処理を終了する。

一方、検出部５７は、登録された業務情報において実行された操作が送信ルールに設定される操作と一致する場合（Ｓ５０７：Ｙｅｓ）、登録された業務情報で特定される業務処理が、設定された送信ルール送信条件を満たすか否かを判定する（Ｓ５０８）。ここで、検出部５７は、当該業務処理が、送信条件で指定された要求を満たない場合（Ｓ５０８：Ｎｏ）、処理を終了する。

一方、メール送信部５８は、当該業務処理が、送信条件で指定された要求を満たす場合（Ｓ５０８：Ｙｅｓ）、該当する宛先をメール送信宛先テーブル２９から特定する（Ｓ５０９）。続いて、メール送信部５８は、メールひな形テーブル３０から該当するメールひな形を特定し、件名および本文を設定するとともに、宛先を設定する（Ｓ５１０）。

その後、メール送信部５８は、Ｓ５０９およびＳ５１０で作成した通知メールを、宛先に送信する（Ｓ５１１）。

［効果］
このように、業務管理装置１０は、メールを送信する対象となる業務処理や対象となるデータを詳細にルールとして指定できるので、複雑な業務がある販売管理システムでも対応することができる。また、業務管理装置１０は、業務画面からルール設定画面に遷移するので、作業中の画面が引き継がれ、簡易にルールを設定することができる。

また、業務管理装置１０は、実施された業務処理すなわち登録された業務情報で特定される業務処理に応じて、メールを送信する宛先を判断して送信するので、スピーディな作業依頼と情報共有を実現できる。また、業務管理装置１０は、送信するメールの本文に記載されているシステムへ直接アクセス出来るリンクにより、対象のデータがセットされる状態でシステムを起動できるので、業務情報の確認にかかる時間等を削減できる。また、業務管理装置１０は、送信するメールの本文にシステムから取得した情報を通知することで、スピーディな作業把握と情報共有を実現できる。

さて、これまで本発明の実施例について説明したが、本発明は上述した実施例以外にも、種々の異なる形態にて実施されてよいものである。そこで、以下に異なる実施例を説明する。

（画面例）
実施例１で図示した画面の構成等は任意に変更することができる。また、どの項目を入力させて、どの項目をプルダウンメニューやリストから選択させるかについても、任意に変更することができる。また、どの項目を必須入力項目とするかについても、任意に変更することができる。さらに、業務管理装置１０は、一度作成した送信ルール等についても、ユーザから任意にタイミングで修正等を受け付けることができる。

（メール内容）
実施例１で例示したメール本文等は例示であり、任意に設定することができる。例えば、業務管理装置１０は、送信契機や送信条件の設定情報が入力された画面のＵＲＬをメール本文に追記して送信することができる。メール受信者は、このＵＲＬにアクセスすることで、送信ルールを設定変更することができる。また、送信ルールの変更は、随時実行することができる。

（スマートフォン対応）
また、業務管理装置１０は、宛先のメールアドレスのドメインが携帯会社のドメインである場合、つまり、登録されているメールアドレスが携帯電話やスマートフォンのメールアドレスである場合、ひな形本文を編集して送信することができる。例えば、業務管理装置１０は、改行を少なくした本文や要約した本文等に編集して送信する。

（ユーザの絞り込み）
実施例１では、予め登録されているユーザ情報の一覧から宛先ユーザを選択させる例を説明したが、これに限定されるものではない。例えば、業務管理装置１０は、部長、課長、主任など階層構造でユーザ情報を表示させることもできる。また、業務管理装置１０は、業務処理のセキュリティレベルによって、表示させるユーザ情報を絞り込むことができる。例えば、業務管理装置１０は、セキュリティレベルが高い業務については管理職以上のユーザ情報を表示させることもできる。

（システム）
また、本実施例において説明した各処理のうち、自動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を手動的におこなうこともできる。あるいは、手動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的におこなうこともできる。この他、上記文書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

また、図示した各装置の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、各装置の分散や統合の具体的形態は図示のものに限られない。つまり、その全部または一部を、各種の負荷や使用状況などに応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。さらに、各装置にて行なわれる各処理機能は、その全部または任意の一部が、ＣＰＵおよび当該ＣＰＵにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。

（ハードウェア）
図２５は、ハードウェア構成例を示す図である。図２５に示すハードウェア構成は、図１等に示した業務管理装置１０のハードウェア構成である。図２５に示すように、業務管理装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１、メモリ１０２、記憶装置１０３、通信インタフェース１０４を有する。また、図２５に示した各部は、バス等で相互に接続される。

通信インタフェース１０４は、ネットワークインタフェースカードなどである。記憶装置１０３は、ハードディスクなどの記憶装置であり、図２に示した機能を動作させるプログラム、図３から図１２に示した各テーブルを記憶する。記録装置の例としては、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の他のコンピュータが読み取り可能な記録媒体に各種プログラムを格納しておき、コンピュータに読み取らせることとしてもよい。なお、記録媒体を遠隔地に配置し、コンピュータが、その記憶媒体にアクセスすることでプログラムを取得して利用してもよい。また、その際、取得したプログラムをそのサーバ自身の記録媒体に格納して用いてもよい。

ＣＰＵ１０１は、図２に示した各処理部と同様の処理を実行するプログラムを記憶装置１０３等から読み出してメモリ１０２に展開することで、図２等で説明した各機能を実行するプロセスを動作させる。すなわち、ＣＰＵ１０１は、業務受付部５１、要求受付部５２、契機受付部５３、条件受付部５４、宛先受付部５５、設定部５６、検出部５７、メール送信部５８と同様の機能を有するプログラムを記憶装置１０３等から読み出す。そして、ＣＰＵ１０１は、各処理部と同様の処理を実行するプロセスを実行する。

このように業務管理装置１０は、プログラムを読み出して実行することで業務管理方法を実行する情報処理装置として動作する。また、業務管理装置１０は、媒体読取装置によって記録媒体から上記プログラムを読み出し、読み出された上記プログラムを実行することで上記した実施例と同様の機能を実現することもできる。なお、この他の実施例でいうプログラムは、業務管理装置１０によって実行されることに限定されるものではない。例えば、他のコンピュータまたはサーバがプログラムを実行する場合や、これらが協働してプログラムを実行するような場合にも、本発明を同様に適用することができる。

１０ 業務管理装置
１１ 通信制御部
２０ 記憶部
２１ 伝票テーブル
２２ 業務データテーブル
２３ 送信契機テーブル
２４ 送信契機ユーザ設定テーブル
２５ 送信条件テーブル
２６ 汎用検索設定テーブル
２７ 送信条件ユーザ設定テーブル
２８ ユーザ情報テーブル
２９ メール送信宛先テーブル
３０ メールひな形テーブル
５０ 制御部
５１ 業務受付部
５２ 要求受付部
５３ 契機受付部
５４ 条件受付部
５５ 宛先受付部
５６ 設定部
５７ 検出部
５８ メール送信部

Claims (9)

1. 所定の業務に関する業務情報が入力された業務画面を表示し、前記業務画面を介して通知メールの送信ルールを設定する設定要求を受け付ける要求受付部と、
   前記設定要求が受け付けられた場合に、前記所定の業務に含まれる各処理のうち前記通知メールの送信契機に設定する処理の選択を受け付ける契機受付部と、
   前記送信契機の候補である各処理で実行される操作毎に予め設定される、操作の実行に関連する複数の処理内容のうち、前記送信契機として選択された処理と対応付けられる複数の処理内容を表示して、前記通知メールの送信条件に設定する処理内容の選択を受け付ける条件受付部と、
   前記通知メールの宛先を受け付ける宛先受付部と、
   前記送信契機に設定された処理が実行されて前記送信条件に設定された処理内容の実行が検出された場合に前記宛先に前記所定の業務に関連した情報を通知する、前記送信ルールを生成する生成部と
   を有することを特徴とする業務管理装置。
2. 各業務に対応付けて、前記通知メールの送信契機を記憶する契機記憶部をさらに有し、
   前記契機受付部は、前記契機記憶部に記憶される前記送信契機の中から前記所定の業務に対応付けられる送信契機の一覧を表示させて、前記送信ルールの前記送信契機に設定する処理の選択を受け付けることを特徴とする請求項１に記載の業務管理装置。
3. 前記各業務に含まれる各処理に対応付けて、当該処理の処理内容に関する所定の文字列が設定可能な送信条件を記憶する条件記憶部をさらに有し、
   前記条件受付部は、前記条件記憶部に記憶される送信条件の中から、前記送信契機に設定された処理に対応付けられる送信条件の一覧を表示させて、前記送信ルールに設定する前記送信条件の選択および選択された送信条件に設定する前記所定の文字列を受け付けることを特徴とする請求項２に記載の業務管理装置。
4. 前記生成部によって生成された前記送信ルールに設定される前記送信契機、および、前記送信ルールに設定される前記送信条件を満たす業務処理の実行を検出する検出部と、
   前記検出部によって前記送信契機および前記送信条件を満たす前記業務処理が検出された場合、前記送信ルールに設定される宛先に、検出された業務処理に関連した情報を含む前記通知メールを送信するメール送信部をさらに有することを特徴とする請求項１に記載の業務管理装置。
5. 前記メール送信部は、前記検出部によって検出された業務処理に関する業務情報が入力された業務画面の所在情報を前記通知メールに付加し、前記業務画面の所在情報が付加された前記通知メールを、前記宛先に送信することを特徴とする請求項４に記載の業務管理装置。
6. 前記メール送信部は、前記送信ルールに設定される前記送信契機、前記送信条件、前記宛先の各情報が入力されたルール設定画面の所在情報を前記通知メールに付加し、前記ルール設定画面の所在情報が付加された前記通知メールを、前記宛先に送信することを特徴とする請求項４に記載の業務管理装置。
7. 前記通知メールの受信者が前記ルール設定画面にアクセスして前記送信契機、前記送信条件、前記宛先のいずれかを変更した場合に、変更された内容で前記送信ルールを更新する設定部をさらに有することを特徴とする請求項６に記載の業務管理装置。
8. 業務画面を表示部に表示して前記業務画面への入力受け付けるコンピュータにより実行される業務管理方法において、
   所定の業務に関する業務情報が入力された業務画面を表示し、前記業務画面を介して通知メールの送信ルールを設定する設定要求を受け付ける処理と、
   前記設定要求が受け付けられた場合に、前記所定の業務に含まれる各処理のうち前記通知メールの送信契機に設定する処理の選択を受け付ける処理と、
   前記送信契機の候補である各処理で実行される操作毎に予め設定される、操作の実行に関連する複数の処理内容のうち、前記送信契機として選択された処理と対応付けられる複数の処理内容を表示して、前記通知メールの送信条件に設定する処理内容の選択を受け付ける処理と、
   前記通知メールの宛先を受け付ける処理と、
   前記送信契機に設定された処理が実行されて前記送信条件に設定された処理内容の実行が検出された場合に前記宛先に前記所定の業務に関連した情報を通知する、前記送信ルールを生成する処理と、を含む業務管理方法。
9. 業務画面を表示部に表示して前記業務画面への入力受け付ける業務管理装置としてコンピュータを機能させるための業務管理プログラムにおいて、
   前記コンピュータを、
   所定の業務に関する業務情報が入力された業務画面を表示し、前記業務画面を介して通知メールの送信ルールを設定する設定要求を受け付ける手段と、
   前記設定要求が受け付けられた場合に、前記所定の業務に含まれる各処理のうち前記通知メールの送信契機に設定する処理の選択を受け付ける手段と、
   前記送信契機の候補である各処理で実行される操作毎に予め設定される、操作の実行に関連する複数の処理内容のうち、前記送信契機として選択された処理と対応付けられる複数の処理内容を表示して、前記通知メールの送信条件に設定する処理内容の選択を受け付ける手段と、
   前記通知メールの宛先を受け付ける手段と、
   前記送信契機に設定された処理が実行されて前記送信条件に設定された処理内容の実行が検出された場合に前記宛先に前記所定の業務に関連した情報を通知する、前記送信ルールを生成する手段として機能させるための業務管理プログラム。

Images