JP6131586B2 - 情報処理装置及び情報処理システム - Google Patents

Description

本開示は、会議の準備作業を自動的に行う技術に関する。

通常、会議においては、会議の発表者が作成した資料をプロジェクタなどの映像出力装置に投影して会議の参加者と情報を共有したりしている。また、発表者が作成した資料を画像形成装置で印刷して会議の参加者と情報を共有したりしている。その場合、発表者は、会議室に入室してから映像出力装置の電源を入れ、資料を投影できるようにしたり、参加人数分の資料を画像形成装置で印刷したりするなどの準備作業が必要となる。

しかし、上記の準備作業は人手操作で行うため、準備作業に手間がかかり、参加者を待たせてしまうことになる。このため、会議開始時に上記の準備作業を自動的に行う技術がある。

例えば、特許文献１（特開2004−013632号公報）には、予約データをデータベースに登録し、そのデータベースに登録した情報を基に、会議開始前準備（例えば、ファイル転送、チェック、ファイルの解凍、アプリ自動起動など）、開始直前準備（例えば、プロジェクタスタンバイ、投影用アプリ起動など）を自動的に行う技術について開示されている。

しかし、上記の特許文献１などの技術では、予約データをデータベースに予め登録しておく必要がある。そのため、実際の会議開始時間がデータベースに予め登録した予定とずれた場合、例えば、実際の会議開始時間が予定より遅れた場合は、参加者がいなくてもデータベースに予め登録した時間にプロジェクタなどの映像出力装置の電源が入ってしまうことになる。また、予め登録した時間に資料が画像形成装置で印刷されてしまうことになる。逆に、実際の会議開始時間が予定より早まった場合は、準備作業が自動的に行われないため、人手操作で映像出力装置の電源を入れることになる。また、人手操作で画像形成装置から資料を印刷することになる。

このため、実際の会議の開始時間が変動した場合でも、その変動した実際の会議の開始時間に応じて会議に必要な準備作業を自動的に行うことが可能な仕組みが必要視される。

本開示の目的は、実際の会議開始時間に応じて会議に必要な準備作業を自動的に行うことが可能な情報処理装置を提供することにある。

本開示の一態様にかかる情報処理装置は、
会議室で発表するユーザ名を記録する登録情報記録手段と、
会議室名と、会議室で使用するデバイス機器を特定するデバイス情報と、を紐付けて記録するデバイス情報記録手段と、
会議室に入室するユーザを検知する入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合に、前記ユーザが入室した会議室名に紐付けられて前記デバイス情報記録手段に記録されているデバイス情報のデバイス機器を制御する処理判断手段と、
を有し、
前記登録情報記録手段は、会議室で使用する資料と、前記ユーザ名と、入室回数と、を紐付けて記録し、
前記処理判断手段は、前記入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合に、前記ユーザ名に紐付けられた資料を、前記デバイス情報のデバイス機器に送信し、前記入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合は、前記入室回数に応じて、前記資料を削除する、ことを特徴とする。

本開示の一態様によれば、実際の会議開始時間に応じて会議に必要な準備作業を自動的に行うことができる。

本実施形態の情報処理システムのシステム構成例を示す図である。 登録情報記録部101に記録される情報例を示す図である。 デバイス情報記録部102に記録される情報例を示す図である。 資料の登録処理動作例を示す図である。 デバイス情報の登録処理動作例を示す図である。 情報処理システムの一連の処理動作例を示す図である。 処理判断部103の処理動作例を示す図である。 入室人数のリセットの処理動作例を示す図である。 入室人数のリセットを行うカウントリセットボタン401の例を示す図である。 登録情報記録部101に記録される情報例を示す図である。 資料の削除処理動作例を示す図である。 登録情報記録部101に記録された資料の会議順序を示す第１の図である。 登録情報記録部101に記録された資料の会議順序を示す第２の図である。 資料を会議順序で出力する処理動作例を示す図である。 デバイス情報記録部102に記録される情報例を示す図である。 データ形式を変換する変換テーブルの構成例を示す図である。 情報処理システムの一連の処理動作例を示す図である。 資料変換部104の処理動作例を示す図である。

（本開示の一態様にかかる情報処理システムの実施形態の概要）
まず、図１を参照しながら、本開示の一態様にかかる情報処理システムの実施形態の概要について説明する。

本開示の一態様にかかる情報処理システムは、情報処理装置100と、デバイス機器300、400と、入室検知装置500と、を有して構成する。情報処理装置100は、サーバ100に相当する。デバイス機器300、400は、映像出力装置300や画像形成装置400に相当する。入室検知装置500は、会議室に入室するユーザを検知する装置である。

本開示の一態様にかかる情報処理装置100は、登録情報記録手段101と、デバイス情報記録手段102と、処理判断手段103と、を有して構成する。

登録情報記録手段101は、会議室で発表するユーザ名を記録する。デバイス情報記録手段102は、会議室名と、会議室で使用するデバイス機器300、400を特定するデバイス情報と、を紐付けて記録する。処理判断手段103は、入室検知装置500で検知したユーザのユーザ名が登録情報記録手段101に記録されている場合に、ユーザが入室した会議室名に紐付けられてデバイス情報記録手段102に記録されているデバイス情報のデバイス機器300、400を制御する。登録情報記録手段101は、登録情報記録部101が機能する。デバイス情報記録手段102は、デバイス情報記録部102が機能する。処理判断手段103は、処理判断部103が機能する。

本開示の一態様にかかる情報処理システムは、入室検知装置500で検知したユーザのユーザ名が登録情報記録手段101に記録されている場合に、ユーザが入室した会議室名に紐付けられてデバイス情報記録手段102に記録されているデバイス情報のデバイス機器300、400を制御する。これにより、登録情報記録手段101に資料を記録したユーザが会議室に入室した場合に、その会議室のデバイス機器300、400を制御することができる。その結果、実際の会議の開始時間が変動した場合でも、その変動した実際の会議の開始時間に応じて準備作業を自動的に行うことができる。準備作業とは、デバイス機器300、400を制御する作業を意味する。以下、添付図面を参照しながら、本開示の一態様にかかる情報処理システムの実施形態について詳細に説明する。

（第１の実施形態）
＜情報処理システムのシステム構成例＞
まず、図１を参照しながら、本実施形態の情報処理システムのシステム構成例について説明する。図１は、本実施形態の情報処理システムのシステム構成例を示す図である。

本実施形態の情報処理システムは、図１に示すように、サーバ100、ユーザ端末200、映像出力装置300、画像形成装置400、入室検知装置500、カード600、を有して構成する。

サーバ100、ユーザ端末200、映像出力装置300、画像形成装置400、入室検知装置500は、ネットワークNWを介して接続しており、互いに通信可能になっている。入室検知装置500とカード600とは近距離通信が可能になっている。

サーバ100は、会議に使用する各種情報を記憶する。サーバ100は、登録情報記録部101、デバイス情報記録部102、処理判断部103、資料変換部104、通信部105、を有して構成する。

登録情報記録部101は、会議で使用する資料を記録する。登録情報記録部101は、図２に示すように、ユーザ名と資料とを紐付けて記録している。ユーザ名は、資料を登録したユーザを特定する情報である。資料は、会議で使用する電子化されたデータである。図２は、登録情報記録部101に記録される情報例を示す。

デバイス情報記録部102は、会議で使用するデバイス情報を記録する。デバイス情報としては、例えば、会議室に設置されている映像出力装置300、画像形成装置400、入室検知装置500の情報があげられる。映像出力装置300は、登録情報記録部101に登録されている資料を投影する機器である。画像形成装置400は、資料を印刷する機器である。入室検知装置500は、会議室に入室したユーザを検知する機器である。

デバイス情報記録部102は、図３に示すように、会議室名、入室検知装置情報、映像出力装置情報、画像形成装置情報を紐付けて記録している。入室検知装置情報は、入室検知装置500を特定するための情報である。映像出力装置情報は、映像出力装置300を特定するための情報である。画像形成装置情報は、画像形成装置400を特定するための情報である。入室検知装置情報、映像出力装置情報、画像形成装置情報は、各装置を特定することが可能な情報であり、例えば、IPアドレスなどを記録する。図３は、デバイス情報記録部102に記録される情報例を示す。

処理判断部103は、入室検知装置500から受け付けた情報を基に、映像出力装置300や画像形成装置400を制御する。

資料変換部104は、登録情報記録部101に記録されている資料を映像出力装置300や画像形成装置400から出力可能なデータ形式に変換する。

通信部105は、登録情報記録部101に記録されている資料を映像出力装置300や画像形成装置400に送信する。また、ユーザ端末200から各種入力情報を受け付ける。また、入室検知装置500から各種情報を受け付ける。

ユーザ端末200は、ユーザ操作を受け付け、サーバ100に資料やデバイス情報などを登録する。ユーザ端末200としては、PCなどがあげられる。

映像出力装置300は、資料を投影する。映像出力装置300としては、例えば、プロジェクタなどがあげられる。

画像形成装置400は、資料を印刷する。画像形成装置400としては、例えば、プリンタなどがあげられる。

入室検知装置500は、入室者のユーザ名をカード600から取得し、サーバ100に送信する。入室検知装置500は、例えば、RFIDリーダなどがあげられる。

カード600は、ユーザ名を記録している。カード600としては、例えば、RFIDタグなどがあげられる。ユーザがカード600を入室検知装置500にかざすと、カード600に記録されているユーザ名が入室検知装置500に送られる。

＜情報処理システムの処理動作例＞
次に、本実施形態の情報処理システムの処理動作例について説明する。

＜資料の登録処理動作例＞
まず、図４を参照しながら、サーバ100の登録情報記録部101に資料を登録する処理動作例について説明する。図４は、登録情報記録部101に資料を登録する処理動作例を示す図である。

ユーザは、ユーザ端末200を操作し、ユーザ名、資料、をサーバ100に送信する（ステップA1）。サーバ100の通信部105は、ユーザ端末200から受信した情報を登録情報記録部101に記録する（ステップA2）。これにより、登録情報記録部101に、ユーザ名、資料が紐付いて記録されることになる。

＜デバイス情報の登録処理動作例＞
次に、図５を参照しながら、サーバ100のデバイス情報記録部102にデバイス情報を登録する処理動作例について説明する。図５は、デバイス情報記録部102にデバイス情報を登録する処理動作例を示す図である。

ユーザは、ユーザ端末200を操作し、会議室名、デバイス情報、をサーバ100に送信する（ステップB1）。デバイス情報としては、例えば、会議室で使用する映像出力装置300の情報である映像出力装置情報、画像形成装置400の情報である画像形成装置情報があげられる。通信部105は、ユーザ端末200から受信した情報をデバイス情報記録部102に記録する（ステップB2）。これにより、デバイス情報記録部102に、会議室名、デバイス情報が紐付いて記録されることになる。

また、ユーザは、ユーザ端末200を操作し、会議室名、会議室に設置されている入室検知装置500の情報である入室検知装置情報、をサーバ100に送信する（ステップB3）。通信部105は、ユーザ端末200から受信した情報をデバイス情報記録部102に記録する（ステップB4）。これにより、デバイス情報記録部102に、会議室名、入室検知装置情報が紐付いて記録されることになる。

なお、図５に示す処理動作では、ユーザがユーザ端末200を操作し、会議室名、デバイス情報を紐付けてデバイス情報記録部102に記録することにしている。しかし、サーバ100から会議室名、その会議室に設置されている入室検知装置500の情報である入室検知装置情報、映像出力装置300の情報である映像出力装置情報、画像形成装置400の情報である画像形成装置情報、をユーザ端末200に送信してユーザ端末200の表示部に表示する。そして、ユーザは、ユーザ端末200の表示部に表示された情報を基に、会議で使用する会議室名、デバイス情報を選択してデバイス情報記録部102に記録することも可能である。

＜情報処理システムの一連の処理動作例＞
次に、図６を参照しながら、情報処理システムの一連の処理動作例について説明する。図６は、ユーザが会議室に入室した際に、サーバ100が映像出力装置300の電源をONにし、資料を映像出力装置300に送信したり、資料を画像形成装置400に送信したりする際の処理動作例を示す図である。

ユーザが会議室に入室する際に、入室検知装置500にカード600をかざすと、入室検知装置500は、カード600からユーザ名を取得する（ステップC1）。

入室検知装置500は、カード600から取得したユーザ名と、入室検知装置500の情報である入室検知装置情報と、をサーバ100に送信する。サーバ100が入室検知装置500から受信した情報は、処理判断部103に送られる（ステップC2、C3）。

処理判断部103は、入室検知装置情報を基に、デバイス情報記録部102から、入室検知装置情報に紐付いている会議室名を取得する（ステップC4）。

また、処理判断部103は、会議室名を基に、デバイス情報記録部102から、会議室に紐付いているデバイス情報を取得する（ステップC5）。

また、処理判断部103は、ユーザ名を基に、登録情報記録部101から、ユーザ名に紐付いている資料の情報を取得する（ステップC6）。

次に、処理判断部103は、デバイス情報記録部102から取得したデバイス情報、登録情報記録部101から取得した資料の情報を基に、どの装置に対して処理を行うかを判断する（ステップC7）。処理判断部106は、上記の判断結果に応じた処理を行う（ステップC8〜C13）。

例えば、処理判断部103は、デバイス情報記録部102から映像出力装置情報を取得した場合は、その映像出力装置情報を基に、映像出力装置300に対して電源ON指令を送信し、映像出力装置300の電源をONにする（ステップC8、C9）。電源ON指令は、例えば、PJLinkなどを用いて行うことが可能である。また、処理判断部103は、登録情報記録部101から取得した資料の情報を基に、映像出力装置300に対して資料を送信し、映像出力装置300から資料を投影する（ステップC10、C11）。資料送信は、例えば、httpなどを用いて行うことが可能である。

また、処理判断部103は、デバイス情報記録部102から画像形成装置情報を取得した場合は、その画像形成装置情報を基に、画像形成装置400に対して資料を送信し、画像形成装置300から資料を印刷する（ステップC12、C13）。

このように、本実施形態の情報処理システムは、入室検知装置500がユーザ名を取得した場合に、そのユーザ名と、入室検知装置500の情報である入室検知装置情報と、をサーバ100に送信する。これにより、入室検知装置500は、会議室にユーザが入室した旨をサーバ100に通知することができる（ステップC1、C2）。サーバ100は、会議室にユーザが入室した旨を入室検知装置500から受け付けたタイミングで、入室検知装置500から受信したユーザ名が登録情報記録部101に記録されているか否かを判断する（ステップC3〜C7）。サーバ100は、入室検知装置500から受信したユーザ名が登録情報記録部101に記録されている場合は、登録情報記録部101に資料を登録したユーザであると判断する。この場合は、入室検知装置500から受信した入室検知装置情報に紐付けられてデバイス情報記録部102に記録されている会議室名を特定する。そして、その特定した会議室名に紐付けられているデバイス情報の機器を制御し、そのデバイス情報の機器に対して資料を送信し、デバイス情報の機器から資料を出力する（ステップC8〜C13）。デバイス情報の機器としては、会議室に設置されている映像出力装置300や画像形成装置400があげられる。デバイス情報の機器に対する制御としては、例えば、会議室で使用する映像出力装置300に資料を送信して映像出力装置300から資料を投影する制御がある。また、会議室で使用する画像形成装置400に対して資料を送信して画像形成装置400から資料を印刷する制御がある。

これにより、登録情報記録部101に記録されているユーザ名のユーザが会議室に入室したタイミングで、会議室で使用する映像出力装置300や画像形成装置400を制御し、映像出力装置300から資料を投影したり、画像形成装置400から資料を印刷したりすることができる。その結果、実際の会議開始時間に応じて会議に必要な準備作業を自動的に行うことができる。準備作業とは、会議室で使用する映像出力装置300や画像形成装置400を制御することを意味する。

＜処理判断部103での処理動作例＞
次に、図７を参照しながら、処理判断部103で行う処理動作例について説明する。図７は、処理判断部103の処理動作例を示す図である。

処理判断部103は、ユーザ名、入室検知装置情報を受信した場合に（ステップS1）、その入室検知装置情報を基に、デバイス情報記録部102から会議室名、デバイス情報を取得する。また、ユーザ名を基に、登録情報記録部101から資料の情報を取得する（ステップS2）。但し、登録情報記録部101にユーザ名が登録されていない場合は、資料の情報を取得することができない。

処理判断部103は、ステップS2で取得したデバイス情報に映像出力装置情報が含まれている場合は（ステップS3/Yes）、会議室で映像出力装置300を使用すると判定する。処理判断部103は、会議室で映像出力装置300を使用する場合は、ステップS2において登録情報記録部101から資料の情報を取得したか否かを判定する（ステップS4）。処理判断部103は、登録情報記録部101から資料の情報を取得した場合は（ステップS4/Yes）、会議室に入室したユーザが登録情報記録部101に資料を記録したユーザであると判断する。この場合、処理判断部103は、映像出力装置情報を基に映像出力装置300に電源状態を問い合わせ（ステップS5）、映像出力装置300が電源OFF状態か否かを判定する（ステップS6）。

処理判断部103は、映像出力装置300が電源OFF状態の場合は（ステップS6/Yes）、映像出力装置300に電源ON指令を送信し（ステップS7）、映像出力装置300の電源をONにする。そして、処理判断部103は、映像出力装置300に資料を送信し（ステップS8）、映像出力装置300から資料を投影し、処理を終了する（End）。また、映像出力装置300が電源ON状態の場合は（ステップS6/No）、映像出力装置300に電源ON指令を送信せず、資料を送信し（ステップS7）、映像出力装置300から資料を投影し、処理を終了する（End）。これにより、登録情報記録部101に資料を記録したユーザが会議室に入室したタイミングで、資料が映像出力装置300から投影されることになる。

また、ステップS4において資料の情報を取得していないと判定した場合は（ステップS2/No）、会議室に入室したユーザが登録情報記録部101に資料を記録したユーザでないと判断し、処理を終了する（End）。

また、ステップS3においてデバイス情報に映像出力装置情報が含まれていない場合は（ステップS3/No）、デバイス情報に画像形成装置情報が含まれているか否かを判定する（ステップS9）。処理判断部103は、デバイス情報に画像形成装置情報が含まれている場合は（ステップS9/Yes）、入室人数を１人カウントアップする（ステップS10）。入室人数は、会議室に入室した人数を意味する。これにより、会議室に入室した人数を計数して把握することができる。

処理判断部103は、ステップS10でカウントアップした人数分の印刷指示が完了済みか否かを判定する（ステップS11）。処理判断部103は、印刷指示が完了済みでない場合は（ステップS11/No）、ステップS2で登録情報記録部101から資料の情報を取得したか否かを判定する（ステップS4）。処理判断部103は、登録情報記録部101から資料の情報を取得した場合は（ステップS13/Yes）、会議室に入室したユーザが登録情報記録部101に資料を記録したユーザであると判断する。この場合は、処理判断部103は、ステップS10でカウントアップした人数分の印刷指示を画像形成装置400に送信する（ステップS14）。これにより、登録情報記録部101に資料を記録したユーザが会議室に入室したタイミングで、それまで会議室に入室した人数分の資料が画像形成装置400から印刷されることになる。

また、ステップS11において印刷指示が完了済みの場合は（ステップS11/Yes）、既に会議室に入室している人数分の資料の印刷が終っているため、会議室に新たに入室した１人のユーザ分の印刷指示を画像形成装置400に送信する（ステップS12）。これにより、会議室に入室した１人のユーザ分の資料が画像形成装置400から印刷されることになる。その結果、登録情報記録部101に資料を記録したユーザが会議室に入室した以降は、１人の参加者が会議室に入室する度に、１部ずつ資料が画像形成装置400から印刷されることになる。

＜入室人数のリセットの処理動作例＞
次に、図８を参照しながら、入室人数のリセットの処理動作例について説明する。図８は、入室人数のリセットの処理動作例を示す図である。

本実施形態では、画像形成装置400から資料を印刷する場合は、図７に示すように、入室人数をカウントする（ステップS10）。そして、登録情報記録部101に資料を記録したユーザが会議室に入室した際に、そのカウントした人数分の資料を画像形成装置400から印刷する（ステップS11/No、S13/Yes、S14）。この場合、会議終了後に、次の会議の参加者が会議室に入室した場合は、前の会議の資料が印刷されてしまう状況が発生する。

このため、本実施形態では、図８に示すように、会議が終った時点で、参加者は、画像形成装置400の操作部から入室人数のリセット指示をサーバ100に送る（ステップD1）。サーバ100は、画像形成装置400から入室人数のリセット指示を受け付けた場合に、入室人数をリセットする（ステップD2）。これにより、処理判断部103は、画像形成装置400の情報に紐付けられた会議室名での会議が終了したと判断し、会議室に入室した人数をリセットすることができる。その結果、前の会議で使用した資料が画像形成装置400から印刷されてしまう状況を防止することができる。

なお、上記の処理動作を実現する方法としては、例えば、サーバ100と通信するためのアプリケーションを画像形成装置400にインストールしておく。ユーザは、画像形成装置400の操作部からアプリケーションを立ち上げ、サーバ100のアドレスを入力するなどし、画像形成装置400とサーバ100とが通信できるようにしておく。そして、ユーザは、会議終了時に画像形成装置400の操作部からアプリケーションを立ち上げ、画像形成装置400の操作部に、図９に示すようなカウントリセットボタン401を表示する。そして、ユーザは、表示部に表示されたカウントリセットボタン401を押下し、サーバ100の処理判断部103でカウントした入室人数をリセットする。図９は、画像形成装置400の操作部に表示するカウントリセットボタン401の表示例を示す図である。

＜本実施形態の情報処理システムの作用・効果＞
本実施形態の情報処理システムは、サーバ100のデバイス情報記録部102に会議室名、入室検知装置情報、デバイス情報を紐付けて記録する。また、登録情報記録部101にユーザ名、資料を紐付けて記録する。入室検知装置500は、会議室に入室したユーザ名をカード600から取得し、その取得したユーザ名と入室検知装置500の情報である入室検知装置情報をサーバ100に送信する。サーバ100の処理判断部103は、入室検知装置500から受信したユーザ名を基に、登録情報記録部101を参照し、ユーザ名に紐付けられた資料を登録情報記録部101から取得する。また、入室検知装置500から受信した入室検知装置情報を基に、デバイス情報記録部102を参照し、入室検知装置情報に紐付けられた映像出力装置情報や画像形成装置情報をデバイス情報記録部102から取得する。処理判断部103は、登録情報記録部101から取得した資料を、デバイス情報記録部102から取得した映像出力装置情報の映像出力装置300に送信し、その映像出力装置300から資料を投影する。また、登録情報記録部101から取得した資料を、デバイス情報記録部102から取得した画像形成装置情報の画像形成装置400に送信し、その画像形成装置400から資料を印刷する。

これにより、登録情報記録部101に資料を記録したユーザが会議室に入室した場合に、その登録情報記録部101に記録した資料を映像出力装置300から投影したり、画像形成装置400から印刷したりすることができる。その結果、実際の会議の開始時間が変動した場合でも、その変動した実際の会議の開始時間に応じて準備作業を自動的に行うことができる。準備作業とは、会議室で使用する映像出力装置300や画像形成装置400を制御することを意味する。

また、本実施形態では、入室検知装置500で検知したユーザの人数をカウントしておき、登録情報記録部101に資料を記録したユーザが会議室に入室した場合に、それまでカウントしたユーザの人数分の資料を画像形成装置400から印刷することにしている。これにより、登録情報記録部101に資料を記録したユーザが会議室に入室するまでに会議室に入室した参加者の資料を自動的に印刷することができるため、資料を余分に印刷してしまうことを回避することができる。また、資料の印刷部数が足りないという事態も回避することができる。

（第２の実施形態）
次に、第２の実施形態について説明する。

第１の実施形態では、登録情報記録部101は、図２に示すように、ユーザ名、資料を紐付けて記録する。そして、登録情報記録部101に記録しているユーザ名のユーザが会議室に入室した際に、そのユーザ名に紐付けた資料を映像出力装置300や画像形成装置400から出力することにしている。しかし、登録情報記録部101に記録した資料は、ユーザ端末200から操作して削除しなければ、登録情報記録部101に資料が記録されたままになる。

本実施形態では、登録情報記録部101は、図１０に示すように、ユーザ名、資料、削除フラグ、入室回数を紐付けて記録し、登録情報記録部101に記録しているユーザ名のユーザが会議室に入室した入室回数に応じて資料を登録情報記録部101から削除する。これにより、登録情報記録部101に記録した資料をユーザの入室回数に応じて自動的に削除することができる。その結果、登録情報記録部101に記録した資料をユーザ端末200から操作して削除しなくとも、サーバ100側で自動的に削除することができる。以下、図１０、図１１を参照しながら、本実施形態の処理動作例について説明する。

本実施形態の登録情報記録部101は、図１０に示すように、ユーザ名、資料、削除フラグ、入室回数を紐付けて記録している。削除フラグは、資料を削除するか否かを特定するフラグであり、ONの場合は、資料を削除することを意味し、OFFの場合は、資料を削除しないことを意味している。削除フラグは、例えば、ユーザがユーザ端末200を経由して予め設定することができる。入室回数は、ユーザ名のユーザが会議室に入室した回数を意味している。

本実施形態では、登録情報記録部101に記録されているユーザ名のユーザの入室回数が２回以上になった資料は、既に別の会議で使用した使用済みの資料を意味する。このため、処理判断部103は、登録情報記録部101に記録されている削除フラグがONの場合に、登録情報記録部101から資料を削除する。但し、削除フラグがOFFの場合は、資料を削除せずに登録情報記録部101に記録したままにする。このため、本実施形態では、削除フラグのON、OFFによって、１つの会議のみで使用する資料と、複数の会議で使用する資料と、を区別することができる。

＜資料の削除処理動作例＞
次に、図１１を参照しながら、登録情報記録部101に記録されている資料の削除処理動作例について説明する。図１１は、会議で使用済みの資料を登録情報記録部101から削除する処理動作例を示す図である。

処理判断部103は、ユーザ名、入室検知装置情報を受信した場合に（ステップS21）、その入室検知装置情報を基に、デバイス情報記録部102から会議室名、デバイス情報を取得する。また、ユーザ名を基に、登録情報記録部101から資料の情報を取得する（ステップS22）。但し、登録情報記録部101にユーザ名が登録されていない場合は、資料の情報を取得することができない。

処理判断部103は、ステップS22で登録情報記録部101から資料の情報を取得した場合は（ステップS23/Yes）、登録情報記録部101の入室回数を１回加算する（ステップS24）。

次に、処理判断部103は、登録情報記録部101を参照し、入室回数が２回以上の資料があるか否かを判定し（ステップS25）、入室回数が２回以上の資料がない場合は（ステップS25/No）、処理を終了する（End）。

また、入室回数が２回以上の資料がある場合は（ステップS25/Yes）、その２回以上の資料に紐付けられている削除フラグがONになっているか判定する（ステップS26）。そして、削除フラグがONになっている場合は（ステップS26/Yes）、その資料を登録情報記録部101から削除し（ステップS27）、処理を終了する（End）。また、削除フラグがOFFになっている場合は（ステップS26/No）、資料を削除せずに処理を終了する（End）。

＜本実施形態の情報処理システムの作用・効果＞
本実施形態の情報処理システムは、図１０に示すように、ユーザ名、資料、削除フラグ、入室回数を紐付けて登録情報記録部101に記録する。そして、登録情報記録部101に記録しているユーザ名のユーザが会議室に入室した入室回数に応じて資料を登録情報記録部101から削除する。これにより、登録情報記録部101に記録した資料をユーザの入室回数に応じて自動的に削除することができる。その結果、登録情報記録部101に記録した資料をユーザ端末200から操作して削除しなくとも、サーバ100側で自動的に削除することができる。その結果、サーバ100のメモリ容量を軽減することができる。また、本実施形態では、入室回数が２回以上の資料を削除するため、次の会議時に前の会議の資料を自動的に削除することができる。

（第３の実施形態）
次に、第３の実施形態について説明する。

本実施形態では、登録情報記録部101は、図１２、図１３に示すように、ユーザ名、資料、会議順序を紐付けて記録する。そして、登録情報記録部101に記録しているユーザ名のユーザが会議室に入室した際に、会議順序に応じた資料を映像出力装置300や画像形成装置400から出力する。これにより、複数の資料を登録情報記録部101に記録した場合でも、会議順序に応じた資料を映像出力装置300や画像形成装置400から出力することができる。以下、図１２〜図１４を参照しながら、本実施形態の処理動作例について説明する。

本実施形態では、登録情報記録部101は、図１２、図１３に示すように、ユーザ名、資料、会議順序が紐付けられて記録されている。会議順序は、会議の順番を特定する情報である。例えば、Ａさんが次の会議で資料Ａ、Ｂを使い、次の次の会議で資料Ｃ、Ｄを使い、次の次の次の会議で資料Ｅを使う場合は、図１２（ａ）のように会議順序を設定する。処理判断部103は、Ａさんが会議室に入室した場合に、会議順序１の資料を探し、該当する資料Ａ、Ｂを映像出力装置300や画像形成装置400に送信する。その後、処理判断部103は、図１２（ｂ）のように登録情報記録部101の会議順序を１だけ減算する。その結果、次の会議の会議室にＡさんが入室した場合は、資料Ｃ、Ｄが会議順序１となるため、その該当する資料Ｃ、Ｄを映像出力装置300や画像形成装置400に送信することになる。

また、次の会議には資料は使わず、次の次の会議に資料を使う場合は、図１３（ａ）のように次の次の会議に使う資料の会議順序を２として登録する。この場合、次の会議室にＡさんが入室した際に、会議順序が１だけ減算され、会議順序が図１３（ｂ）の状態となり、次の次の会議にＡさんが入室した場合に、会議順序１になった資料Ａ、Ｂが映像出力装置300や画像形成装置400に送信される。なお、登録情報記録部101に記録する会議順序は、例えば、ユーザがユーザ端末200を経由して設定することができる。図１２、図１３は、登録情報記録部101に記録された資料の会議順序を示す図である。

＜資料を会議順序で出力する処理動作例＞
次に、図１４を参照しながら、資料を会議順序で出力する処理動作例について説明する。図１４は、資料を会議順序で出力する処理動作例を示す図である。

処理判断部103は、ユーザ名、入室検知装置情報を受信した場合に（ステップS31）、入室検知装置情報を基に、デバイス情報記録部102から会議室名、デバイス情報を取得する。また、ユーザ名を基に、登録情報記録部101から資料の情報を取得する（ステップS32）。但し、登録情報記録部101にユーザ名が登録されていない場合は、資料の情報を取得することができない。

処理判断部103は、ステップS32で登録情報記録部101から資料の情報を取得した場合は（ステップS33/Yes）、ユーザ名を基に、登録情報記録部101を参照し、会議順序１の資料があるか否かを判定する（ステップS34）。処理判断部103は、会議順序１の資料がない場合は（ステップS34/No）、ユーザ名に紐付けられた資料の会議順序を１だけ減算し（ステップS39）、処理を終了する（End）。

また、処理判断部103は、ステップS34において会議順序１の資料がある場合は（ステップS34/Yes）、デバイス情報記録部102から取得した映像出力装置情報を基に映像出力装置300に電源状態を問い合わせる（ステップS35）。そして、問い合わせた結果を基に、映像出力装置300が電源OFF状態か否かを判定する（ステップS36）。

処理判断部103は、映像出力装置300が電源OFF状態の場合は（ステップS36/Yes）、映像出力装置300に電源ON指令を送信し（ステップS37）、映像出力装置300の電源をONにする。そして、処理判断部103は、映像出力装置300に資料を送信し（ステップS38）、映像出力装置300から資料を投影する。そして、処理判断部103は、ユーザ名に紐付けられた資料の会議順序を１だけ減算し（ステップS39）、処理を終了する（End）。また、映像出力装置300が電源ON状態の場合は（ステップS36/No）、映像出力装置300に電源ON指令を送信せず、資料を映像出力装置300に送信し（ステップS37）、映像出力装置300から資料を投影する。そして、処理判断部103は、ユーザ名に紐付けられた資料の会議順序を１だけ減算し（ステップS39）、処理を終了する（End）。

なお、上記処理動作では、映像出力装置300に資料を送信する場合の例を説明している。しかし、画像形成装置400に資料を送信する場合も上記と同様に行うことになる。

＜本実施形態の情報処理システムの作用・効果＞
本実施形態の情報処理システムは、図１２、図１３に示すように、ユーザ名、資料、会議順序を紐付けて登録情報記録部101に記録する。そして、登録情報記録部101に記録しているユーザ名のユーザが会議室に入室した際に、会議順序に応じた資料を映像出力装置300や画像形成装置400から出力する。これにより、複数の資料を登録情報記録部101に記録した場合でも、会議順序に応じた資料を映像出力装置300や画像形成装置400から出力することができる。

（第４の実施形態）
次に、第４の実施形態について説明する。

本実施形態では、登録情報記録部104にユーザが記録した資料のデータ形式が、映像出力装置300や画像形成装置400で出力できないデータ形式の場合は、映像出力装置300や画像形成装置400で出力可能なデータ形式に変換する。これにより、登録情報記録部104に記録した資料のデータ形式が、映像出力装置300や画像形成装置400で出力できないデータ形式の場合であっても、映像出力装置300や画像形成装置400から資料を出力することができる。以下、図１５〜図１８を参照しながら、本実施形態の処理動作例について説明する。

本実施形態では、デバイス情報記録部102は、図１５に示すように、会議室名、映像出力装置情報、映像出力装置の対応データ形式、画像形成装置情報、画像形成装置の対応データ形式を紐付けて記録している。図１５は、デバイス情報記録部102に記録される情報例を示す図である。

資料変換部104は、資料のデータ形式を変換する図１６に示す変換テーブルを持っており、その図１６に示す変換テーブルを基に、資料のデータ形式を映像出力装置300や画像形成装置400で出力可能なデータ形式に変換する。図１６に示す変換テーブルは、変換前のデータ形式と、変換後のデータ形式と、を対応付けて記録している。資料変換部104は、会議室に入室したユーザのユーザ名を基に登録情報記録部101を参照し、ユーザ名に紐付けられた資料のデータ形式をファイル拡張子から確認する。資料変換部104は、会議室名を基に、図１５に示すデバイス情報記録部102を参照し、会議室名に紐付けられたデバイス情報のデータ形式を確認する。そして、資料のデータ形式と、デバイス情報のデータ形式と、が同じデータ形式か否かを確認する。資料のデータ形式と、デバイス情報のデータ形式と、が同じ場合は、データ形式の変換が不要であるため、資料のデータ形式でデバイス情報のデバイス機器から出力する。デバイス機器は、映像出力装置300や画像形成装置400を意味する。また、資料のデータ形式と、デバイス情報のデータ形式と、が異なる場合は、データ形式の変換が必要であるため、資料変換部104は、図１６に示す変換テーブルを参照し、資料のデータ形式を、デバイス情報のデータ形式に変換する。そして、変換後のデータ形式の資料をデバイス情報のデバイス機器から出力する。なお、データ形式の変換処理は、既存のファイル変換ツールや、プリンタドライバの機能を用いて行うことができる。

＜資料のデータ形式の変換処理動作例＞
次に、図１７、図１８を参照しながら、資料のデータ形式の変換処理動作例について説明する。図１７は、データ形式を変換した資料を映像出力装置300から投影したり、画像形成装置400から印刷したりする場合の処理動作例を示す。図１８は、資料変換部104での処理動作例を示す。

本実施形態では、図１７に示すように、処理判断部103は、資料変換要求を資料変換部104に送信し、資料変換部104において資料のデータ形式を映像出力装置300が投影可能なデータ形式に変換している。また、資料のデータ形式を画像形成装置400が印刷可能なデータ形式に変換している（ステップC20）。そして、処理判断部103は、資料変換部104においてデータ形式を変換した資料を映像出力装置300に送信し、映像出力装置300から資料を投影する（ステップC10、C11）。これにより、登録情報記録部101に記録されている資料のデータ形式を映像出力装置300で投影可能なデータ形式に変換して投影することができる。

また、処理判断部103は、資料変換部104においてデータ形式を変換した資料を画像形成装置400に送信し、画像形成装置400から資料を印刷する（ステップC12、C13）。これにより、登録情報記録部101に記録されている資料のデータ形式を画像形成装置400で印刷可能なデータ形式に変換して印刷することができる。

資料変換部104は、処理判断部103から資料変換要求を受け付けた場合は、図１８に示す処理動作を行う。

まず、資料変換部104は、ユーザ名に紐付けられた資料のデータ形式を確認する（ステップS41）。また、会議室名に紐付けられたデバイス情報のデータ形式を確認する（ステップS42）。

資料変換部104は、資料のデータ形式がデバイス情報のデータ形式と同じ場合は（ステップS43/Yes）、データ形式の変換を行わず、処理を終了する（End）。

また、資料変換部104は、資料のデータ形式がデバイス情報のデータ形式と異なる場合は（ステップS43/No）、図１６に示す変換テーブルを参照し、資料のデータ形式をデバイス情報のデータ形式に変換可能か否かを判定する（ステップS44）。資料変換部104は、資料のデータ形式をデバイス情報のデータ形式に変換不可能な場合は、データ形式の変換を行わず、処理を終了する（End）。この場合は、処理判断部103に対し、資料のデータ形式がデバイス情報のデバイス機器で対応不可能なデータ形式である旨を通知し、その旨の情報を映像出力装置300に送信して会議室のユーザに通知することが好ましい。

また、資料のデータ形式がデバイス情報のデータ形式に変換可能な場合は（ステップS44/Yes）、資料のデータ形式をデバイス情報のデータ形式に変換し（ステップS45）、処理を終了する（End）。

＜本実施形態の情報処理システムの作用・効果＞
このように、本実施形態の情報処理システムは、登録情報記録部104にユーザが記録した資料のデータ形式が、映像出力装置300や画像形成装置400で出力できないデータ形式の場合は、映像出力装置300や画像形成装置400で出力可能なデータ形式に変換する。これにより、登録情報記録部104に記録した資料のデータ形式が、映像出力装置300や画像形成装置400で出力できないデータ形式の場合であっても、映像出力装置300や画像形成装置400から資料を出力することができる。

なお、上述する実施形態は、本発明の好適な実施形態であり、上記実施形態のみに本発明の範囲を限定するものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において種々の変更を施した形態での実施が可能である。

例えば、上述する実施形態では、入室検知装置500は、カード600に記録されているユーザ名を取得し、その取得したユーザ名をサーバ100に送信している。しかし、入室検知装置500が会議室に入室するユーザをカメラで撮像し、その撮像した画像を解析してユーザ名を特定することも可能である。この場合は、入室検知装置500でユーザ名を管理する必要がある。即ち、入室検知装置500で会議室に入室したユーザ名を特定することが可能であれば、ユーザ名の特定方法は特に限定せず、任意の方法が適用可能である。例えば、指紋認証などのユーザ認証を入室検知装置500で行い、入室検知装置500でユーザ名を特定する方法もある。

また、上記実施形態の情報処理システムを構成する各装置における制御動作は、ハードウェア、ソフトウェア、あるいは、両者の複合構成を用いて実行することも可能である。

なお、ソフトウェアを用いて処理を実行する場合には、処理シーケンスを記録したプログラムを、専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータ内のメモリにインストールして実行させることが可能である。あるいは、各種処理が実行可能な汎用コンピュータ内のメモリにインストールして実行させることが可能である。

例えば、プログラムは、記録媒体としてのハードディスクやROM（Read Only Memory）に予め記録しておくことが可能である。あるいは、プログラムは、リムーバブル記録媒体に一時的、あるいは、永続的に格納（記録）しておくことが可能である。このようなリムーバブル記録媒体は、いわゆるパッケージソフトウエアとして提供することが可能である。リムーバブル記録媒体は、磁気ディスク、半導体メモリなどの各種記録媒体があげられる。

なお、プログラムは、上述したようなリムーバブル記録媒体からコンピュータにインストールすることになる。また、ダウンロードサイトからコンピュータに無線転送することになる。また、ネットワークを介してコンピュータに有線で転送することになる。

また、上記実施形態の情報処理システムを構成する各装置は、上記実施形態で説明した処理動作に従って時系列的に処理を実行するだけに限定するものでない。例えば、処理を実行する装置の処理能力、あるいは、必要に応じて並列的にあるいは個別に処理を実行するように構築することも可能である。

１００ サーバ
１０１ 登録情報記録部
１０２ デバイス情報記録部
１０３ 処理判断部
１０４ 資料変換部
１０５ 通信部
２００ ユーザ端末
３００ 映像出力装置
４００ 画像形成装置
４０１ カウントリセットボタン
５００ 入室検知装置
６００ カード

特開２００４−０１３６３２号公報

Claims (6)

1. 会議室で発表するユーザ名を記録する登録情報記録手段と、
   会議室名と、会議室で使用するデバイス機器を特定するデバイス情報と、を紐付けて記録するデバイス情報記録手段と、
   会議室に入室するユーザを検知する入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合に、前記ユーザが入室した会議室名に紐付けられて前記デバイス情報記録手段に記録されているデバイス情報のデバイス機器を制御する処理判断手段と、
   を有し、
   前記登録情報記録手段は、会議室で使用する資料と、前記ユーザ名と、入室回数と、を紐付けて記録し、
   前記処理判断手段は、前記入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合に、前記ユーザ名に紐付けられた資料を、前記デバイス情報のデバイス機器に送信し、前記入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合は、前記入室回数に応じて、前記資料を削除する、ことを特徴とする情報処理装置。
2. 前記入室検知装置で検知したユーザの人数を計数する計数手段を有し、
   前記処理判断手段は、前記入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合は、前記計数手段で計数したユーザの人数分の資料を前記デバイス情報のデバイス機器から出力する、ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記計数手段で計数した前記ユーザの人数を０に戻すリセット手段を有することを特徴とする請求項２記載の情報処理装置。
4. 前記登録情報記録手段は、前記資料と、前記ユーザ名と、前記資料の会議順序と、を紐付けて記録し、
   前記処理判断手段は、前記入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合は、前記資料の会議順序に応じた前記資料を、前記デバイス情報のデバイス機器に送信する、ことを特徴とする請求項２、又は請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記資料のデータ形式と、前記デバイス情報のデバイス機器で出力可能なデータ形式と、が異なる場合は、前記資料のデータ形式を前記デバイス情報のデバイス機器で出力可能なデータ形式に変換する資料変換手段を有することを特徴とする請求項２から請求項４の何れか１項に記載の情報処理装置。
6. 情報処理装置と、デバイス機器と、会議室に入室するユーザを検知する入室検知装置と、を有して構成する情報処理システムであって、
   前記情報処理装置は、
   会議室で発表するユーザ名を記録する登録情報記録手段と、
   会議室名と、会議室で使用する前記デバイス機器を特定するデバイス情報と、を紐付けて記録するデバイス情報記録手段と、 前記入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合に、前記ユーザが入室した会議室名に紐付けられて前記デバイス情報記録手段に記録されているデバイス情報の前記デバイス機器を制御する処理判断手段と、
   を有し、
   前記登録情報記録手段は、会議室で使用する資料と、前記ユーザ名と、入室回数と、を紐付けて記録し、
   前記処理判断手段は、前記入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合に、前記ユーザ名に紐付けられた資料を、前記デバイス情報のデバイス機器に送信し、前記入室検知装置で検知したユーザのユーザ名が前記登録情報記録手段に記録されている場合は、前記入室回数に応じて、前記資料を削除する、ことを特徴とする情報処理システム。

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