JP6119107B2 - 宛先アドレスの妥当性を判定するためのプログラム、宛先アドレスの妥当性の判定を支援するためのプログラム、方法、および情報処理装置 - Google Patents

Description

本発明は、送信しようとする電子メールの宛先の妥当性を判定するための処理に関する。

例えば株式会社富士通ソーシアルサイエンスラボラトリ製のＳＨｉｅｌｄＭａｉｌＣｈｅｃｋｅｒ（シールドメールチェッカー）（登録商標）のような既知のメール誤送信防止用のソフトウェアは、送信される電子メールの宛先アドレス情報中のドメイン情報に基づいてその宛先の妥当性を検証する。

既知の情報の送信方法では、発信履歴記憶手段が、操作入力された着信端末の宛先号と過去の記憶の宛先番号とを照合し、発信履歴の有無を表示手段で発信者に通知する。また、その送信方法では、通信制御手段が、発信履歴が有りの場合に、記憶手段に記憶された宛先番号を発信して接続された着信端末に、各種情報に発信端末の電話番号またはメール・アドレスを付加して送信する。さらに、その送信方法では、出力情報削除命令手段が、発信端末が各種情報を間違った着信端末に対して誤送信したとき、接続中の回線に送信した各種情報を消去させる削除命令信号を出力する。さらに、その送信方法では、受信情報削除手段が、着信端末の通信制御手段が回線から受信した削除命令信号に従って、この通信で記憶手段に記憶された各種情報をメモリから削除させる。それによって、発信端末が、間違った相手端末に送信した情報を消去させ、その情報が悪用されるのを防止することができる。

既知の返信メール作成装置では、メール・サーバが提供するメール交換サービスを利用する各ユーザに標準メール・アドレスが割り当てられ、各ユーザは、ゲーム・サーバが提供するネットワーク・ゲームで使用しているキャラクタ名を含む拡張メール・アドレスも使用できる。ユーザが使用できる拡張メール・アドレスは、ユーザの選択により変更、削除される。ユーザがメール・サーバから受信した先の受信メールに対して返信メールを作成する際に、先の受信メールの送信元アドレスを返信メールの宛先アドレスに設定し、それにともに先の受信メールの宛先アドレスを“ｔｏ”、“ｃｃ”、“ｂｃｃ”の指定の優先順で返信メールの送信先アドレスに設定する。先の受信メールの宛先アドレスが全て使用不能であるとき、標準メール・アドレスを送信元アドレスに設定する。それによって、受信メールに対して返信メールを作成する際に、その返信メールの送信元アドレスとして適切なメール・アドレスを設定することができる。

特開２００１−３３９５３５号公報 特開２００５−１１５８６６号公報

情報処理端末上の電子メール・クライアントの使用者（ユーザ）は、ネットワークを介して外部から受信した電子メールの送信元アドレスおよび同報宛先アドレスを宛先アドレスとして応答電子メールを送信してよいかどうかの判断に迷うことがある。一方、既知の情報の送信方法では、使用者の電子メール・クライアントのみにおける宛先アドレスへの電子メールの送信履歴の有無に応じて、今回の電子メールの情報の全てまたはその一部だけを送信する。一方、組織で業務を行う場合、使用者の電子メール・クライアントでは受信電子メールの送信元アドレスおよび同報宛先が組織外の未知のものであっても、そのアドレスを宛先アドレスとする電子メールの送信記録が組織内の別の電子メール・クライアントの送信者の送信記録として存在することがある。従って、電子メール・クライアントの使用者が今回送信しようとする電子メールにおいて先の受信電子メールの送信元アドレスおよび同報宛先アドレスを宛先アドレスとすることの妥当性を判定する際に、使用者の電子メール・クライアントにおける過去の送信記録を使用するだけでは充分とはいえない。

発明者たちは、使用者の電子メール・クライアントにおける送信電子メールにおける宛先アドレスの妥当性の判定を、組織内の他の電子メール・クライアントにおける他の送信者の電子メールの送信記録に基づいて、自動的に行いまたは支援することが有用である、と認識した。

実施形態の目的は、電子メールの宛先の妥当性の判定を自動的に行うための処理を実現することである。
実施形態の別の目的は、電子メールの宛先の妥当性の判定を支援するための処理を実現することである。

実施形態の一観点によれば、ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定するためのプログラムであって、その電子メールの宛先アドレスが、その情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、その宛先アドレスがその第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における第２の送信記録情報に基づいて、その第２の送信記録情報における前記使用者以外の者を送信元とする前記宛先アドレスへの送信に関する情報部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、その第２の送信記録情報の前記情報部分がその送信条件を満たすと判定された場合に、その宛先アドレスが妥当であると判定する処理をその情報処理装置に実行させるためのプログラムが提供される。

実施形態の一観点によれば、電子メールの宛先の妥当性の判定を自動的に行うための処理を実現することができ、また、電子メールの宛先の妥当性の判定を支援するための処理を実現することができる。

図１は、実施形態が適用可能な、内部ネットワークに接続されるサーバ装置および複数の情報処理端末、および外部ネットワークに接続されるメール・サーバ装置および外部の情報処理端末を含むシステムの概略的な構成（configuration）の例を示している 図２は、各情報処理端末の概略的な構成（configuration）の例を示している。 図３は、サーバ装置の概略的な構成（configuration）の例を示している。 図４は、各情報処理端末のプロセッサの概略的な構成（configuration）の例を示している。 図５は、サーバ装置のプロセッサの概略的な構成（configuration）の例を示している。 図６Ａおよび６Ｂは、使用者（ユーザ）の情報処理端末の送信記録ファイルに格納される各情報レコードのデータ構造の例を示している。 図７Ａおよび７Ｂは、サーバ装置の送信記録ファイルおよび情報処理端末の送信記録ファイルに格納される宛先に関する情報レコードのデータ構造の例を示している。 図８Ａは、サーバ装置の送信記録ファイルおよび情報処理端末の送信記録ファイルに格納される送信元に関する送信記録情報レコードのデータ構造の例を示している。 図８Ｂは、サーバ装置の人事情報ファイルおよび情報処理端末の人事情報ファイルに格納される送信元プロフィール情報のレコードのデータ構造の例を示している。 図９Ａは、図６Ａのデータ構造の情報レコードを有する、情報処理端末の内部の送信記録ファイルに格納される宛先に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。 図９Ｂは、図６Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末の内部の送信記録ファイルに格納される宛先プロフィール情報のテーブルの例を示している。 図１０Ａは、図７Ａのデータ構造の情報レコードを有する、情報処理端末の外部にあるサーバ装置の送信記録ファイルに格納される宛先に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。 図１０Ｂは、図７Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末の外部にあるサーバ装置の送信記録ファイルに格納される宛先プロフィール情報のテーブル例を示している。 図１１Ａは、図８Ａのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末の外部にあるサーバ装置の送信記録ファイルに格納される送信元に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。 図１１Ｂは、図８Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末の外部にあるサーバ装置の人事情報ファイルに格納される送信元プロフィール情報のテーブルの例を示している。 図１２Ａ〜１２Ｃは、実施形態による、各情報処理端末によって実行される、使用者によって送信操作された電子メールの宛先アドレスが宛先として妥当かどうかに関する判定を支援しおよびその判定を自動的に行う処理のためのフローチャートの例を示している。 (図12Aで説明) (図12Aで説明) 図１３は、各情報処理端末によって実行される、各情報処理端末の送信記録ファイル、およびサーバ装置の送信記録ファイルにおける或る宛先アドレスに関する不要な送信記録情報を削除する処理のためのフローチャートの例を示している。 図１４は、情報処理端末の送信記録ファイル中の宛先に関する送信記録情報を確認するための表示画面の例を示している。 図１５Ａは、組織内の送信記録情報の表示画面の例を示している。 図１５Ｂは、或る宛先アドレスに電子メールを送信した送信元アドレスに関する詳細情報の表示画面の例を示している。 図１６は、送信記録ファイル中に送信記録情報がないことを表す表示画面の例を示している。 図１７は、情報処理端末の送信記録ファイルおよびサーバ装置の送信記録ファイルにおける送信記録情報を削除するための表示画面の例を示している。 図１８は、図１２Ｂのステップ４３０における電子メールの送信可否の自動判定に使用される条件を設定するための表示画面の例を示している。

発明の目的および利点は、請求の範囲に具体的に記載された構成要素および組み合わせによって実現され達成される。
前述の一般的な説明および以下の詳細な説明は、典型例および説明のためのものであって、本発明を限定するためのものではない、と理解される。

本発明の非限定的な実施形態を、図面を参照して説明する。図面において、同様のコンポーネントおよび要素には同じ参照番号が付されている。

送信側の送信電子メールには、送信宛先アドレスのフィールドとして“ｔｏ”（直接的な宛先）、“ｃｃ”（同報宛先）および“ｂｃｃ”（匿名同報宛先）が含まれることがある。これらの宛先は、或る宛先アドレスのリストから一括して選択されて“ｔｏ”、“ｃｃ”および／または“ｂｃｃ”のフィールドに挿入されることがある。また、その受信側の受信電子メールには、送信元アドレスのフィールド“ｆｒｏｍ”および同報宛先アドレスのフィールド“ｃｃ”が含まれることがある。その受信電子メールに対する“全員へ返信”による返信電子メールには、送信宛先アドレスのフィールドとして“ｔｏ” および“ｃｃ”が含まれることがある。しかし、送信者は、それらの宛先アドレスまたは受信者に関する情報を持たず、その宛先アドレスが送信電子メールの宛先として妥当かを判断できないことがある。

発明者たちは、送信または返信の電子メールにおける各宛先アドレスの宛先としての妥当性の判定を、組織内の他の電子メール・クライアントにおける他の送信者の電子メールの送信記録に基づいて、自動的に行えるようにすることが有用である、と認識した。また、発明者たちは、組織内の他の電子メール・クライアントにおける他の送信者の電子メールの送信記録に基づいて、送信または返信の電子メールにおける各宛先アドレスの宛先としての妥当性の判定を支援することが有用である、と認識した。

実施形態の目的は、送信または返信の電子メールにおける各宛先アドレスの宛先としての妥当性の判定を自動的に行う処理を実現することである。また、実施形態の別の目的は、送信または返信の電子メールにおける各宛先アドレスの宛先としての妥当性の判定を支援するための処理を実現することである。

図１は、実施形態が適用可能な、内部ネットワーク５に接続されるサーバ装置１０および情報処理端末２２〜２６、および外部ネットワーク１５に接続されるメール・サーバ装置３０および外部の情報処理端末３２、３４を含むシステムの概略的な構成（configuration）の例を示している。内部ネットワーク５は、外部ネットワーク１５に接続可能である。

図１において、例えば会社および官公庁のような組織内のサーバ装置１０および複数の情報処理端末２２、２４、．．．２６が内部ネットワーク５に接続されている。また、メール・サーバ装置３０、および外部の情報処理端末３２、３４等が外部ネットワーク１５に接続されている。内部ネットワーク５上のサーバ装置１０および複数の情報処理端末２２〜２６は、例えばファイアウォール、ＤＭＺ等を介して、外部ネットワーク１５およびメール・サーバ装置３０および外部の情報処理端末３２、３４等に接続されてもよい。サーバ装置１０は、ＤＭＺに配置されていて、ハブを介して内部ネットワーク５と外部ネットワーク１５の双方に接続されてもよい。

外部ネットワーク１５は、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、パケット交換網（ＰＳＮ）、ＩＳＤＮ（Integrated Services Digital Network）、移動体通信網、および／または専用回線を含んでいてもよい。内部ネットワーク５は、有線ＬＡＮ、無線ＬＡＮ、構内交換電話網、構内パケット交換網、および／または専用回線を含んでいてもよい。

図２は、情報処理端末２２〜２６の各々の概略的な構成（configuration）の例を示している。

情報処理端末２２〜２６は、情報処理装置であり、例えば、プロセッサ２０２、メモリ２１４、内部バス、ネットワーク・インタフェース（ＮＷ Ｉ／Ｆ）２１４、等を含むコンピュータであってもよい。情報処理端末２２〜２６は、さらに、表示装置２２２、スピーカ２２４、および入力部２２６を含んでいる。表示装置２２２は、例えば、液晶表示装置、または有機ＥＬ表示装置であってもよい。入力部２２６は、例えば、キーボード、マウスまたはタッチパッドのようなポインティング・デバイス、およびタッチパネルを含んでいてもよい。

情報処理端末２２〜２６は、さらに、内部バスに結合された、記録媒体読み取り用のドライブ２２８、およびデータベースを含むハードディスク・ドライブ（ＨＤＤ）のような記憶装置２６０を含んでいる。ドライブ２２８は、ソフトウェアが記録された例えば光ディスクのような記録媒体２２９を読み取るために設けられている。そのソフトウェアは、例えば、ＯＳ、データベース管理システム（ＤＢＭＳ）、アプリケーション・プログラム、等を含んでいてもよい。

プロセッサ２０２は、コンピュータ用のＣＰＵ（Central Processing Unit）であってもよい。メモリ２１４には、例えば、主記憶装置および半導体メモリ等が含まれる。

プロセッサ２０２は、メモリ２１４および／または記憶装置２６０に格納されたそのソフトウェアに従って動作するものであってもよい。そのソフトウェアは、記録媒体２２９に格納されていて、ドライブ２２８によって記録媒体２２９から読み出されて情報処理端末２２〜２６にインストールされてもよい。また、代替形態として、プロセッサ２０２は、上述のソフトウェアの機能の少なくとも一部を含む例えば集積回路として実装された専用のプロセッサであってもよい。

情報処理端末２２〜２６は、ネットワーク・インタフェース２１４を介し、さらに内部ネットワーク５および／または外部ネットワーク１５を介して、組織内部のサーバ装置１０、組織外部の電子メール・サーバ装置１０および情報処理端末３２、３４等に接続され得る。

図３は、サーバ装置１０の概略的な構成（configuration）の例を示している。
サーバ装置１０は、組織の管理用の情報処理装置であり、例えば、プロセッサ１０２、メモリ１０４、内部バス、ネットワーク・インタフェース（ＮＷ Ｉ／Ｆ）１０８、等を含むコンピュータであってもよい。サーバ装置１０は、さらに、内部バスに結合された、記録媒体読み取り用のドライブ１０６、およびデータベース１６２を含むハードディスク・ドライブ（ＨＤＤ）のような記憶装置１６を含んでいる。ドライブ１０６は、ソフトウェアが記録された例えば光ディスクのような記録媒体１６０を読み取るために設けられている。そのソフトウェアは、例えば、ＯＳ、データベース管理システム（ＤＢＭＳ）、アプリケーション・プログラム、等を含んでいてもよい。

プロセッサ１０２は、コンピュータ用のＣＰＵ（Central Processing Unit）であってもよい。メモリ１０４には、例えば、主記憶装置および半導体メモリ等が含まれる。

プロセッサ１０２は、メモリ１０４および／または記憶装置１６に格納されたそのソフトウェアに従って動作するものであってもよい。そのソフトウェアは、記録媒体１６０に格納されていて、ドライブ１０６によって記録媒体１６０から読み出されてサーバ装置１０にインストールされてもよい。また、代替形態として、プロセッサ１０２は、上述のソフトウェアの機能の少なくとも一部を含む例えば集積回路として実装された専用のプロセッサであってもよい。

サーバ装置１０は、ネットワーク・インタフェース１０８を介し、さらに内部ネットワーク５および／または外部ネットワーク１５を介して、内部の情報処理端末２２〜２６、および外部の情報処理端末３２、３４等に接続され得る。

図４は、情報処理端末２２〜２６の各々のプロセッサ２０２の概略的な構成（configuration）の例を示している。

プロセッサ２０２は、制御部２２２０を含み、さらに、電子メール・クライアント部２２２４、電子メール・チェック部２２２６、送信記録管理部２３０、およびその他の処理部２２４０を含みまたはその一部を含んでいてもよい。電子メール・チェック部２２２６は、各情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録に関する情報をチェック（検査）する内部情報チェック部２２２７、および情報処理端末２２〜２６の外部にある送信記録に関する情報をチェックする外部情報チェック部２２２８を含んでいてもよい。制御部２２２０は、電子メール・クライアント部２２２４、電子メール・チェック部２２２６、送信記録管理部２２８、および処理部２２４０に制御信号を供給して、これらの要素の動作を制御してもよい。

記憶装置２６０は、安全なドメイン情報のファイル２６２、電子メール・クライアントのアドレスブック・ファイル２６４、および各情報処理端末２２〜２６内の電子メールに関する送信記録ファイルまたは送信ログ・ファイル２６６を含んでいる。各情報処理端末２２〜２６（例、２２）の記憶装置２６０は、さらに、組織内の他の情報処理端末（例、２４〜２６）における他の送信者の電子メールの送信記録情報および人事情報をそれぞれ一時的に格納する送信記録ファイル２６８および人事情報ファイル２７０を含んでいてもよい。送信記録ファイル２６６は、送信記録が追加、更新または削除されまたは送信記録情報が要求される度に全体の送信記録を統計的に処理して得られた情報を含んでいてもよい。

図５は、サーバ装置１０のプロセッサ１０２の概略的な構成（configuration）の例を示している。

プロセッサ１０２は、制御部１２２０を含み、さらに、送信記録管理部１２２４、人事情報管理部１２２６、およびその他の処理部１２４０を含みまたはその一部を含んでいてもよい。制御部１２２０は、送信記録管理部１２２４、人事情報管理部１２２６、および処理部１２４０に制御信号を供給して、これらの要素の動作を制御してもよい。記憶装置１６は、データベース１６２の一部として、組織内の電子メールに関する送信記録ファイルまたは送信ログ・ファイル１６４、および人事情報ファイル１６６を含んでいる。送信記録ファイル１６４は、例えば、過去の電子メールの、送信日時、“ｔｏ”、“ｃｃ”および“ｂｃｃ”のフィールドにおける宛先アドレスおよび送信元アドレスを含む送信記録を含んでいる。その宛先アドレスには受信者の表示名が付加されていてもよい。送信記録ファイル１６４は、送信記録が追加、更新または削除されまたは送信記録情報が要求される度に全体の送信記録を統計的に処理して得られた情報を含んでいてもよい。

各情報処理端末２２〜２６（例えば、２２）は、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４から、他の情報処理端末（例えば、２４〜２６）の送信者の電子メールに関する送信記録情報を取得して一時的に送信記録ファイル２６８に格納してもよい。また、各情報処理端末２２〜２６（例えば、２２）は、サーバ装置１０の人事情報ファイル１６６から、他の情報処理端末（例えば、２４〜２６）の送信者の人事情報を取得して一時的に人事情報ファイル２７０に格納してもよい。

送信記録管理部１２２４は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応じて、送信記録ファイル１６４を管理し、送信記録ファイル１６４に送信記録情報を記録し、または送信記録ファイル１６４における送信記録情報を更新する。また、送信記録管理部１２２４は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、送信記録ファイル１６４中の送信記録情報の一部を送信する。人事情報管理部１２２６は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応じて、人事情報ファイル１６６を管理し、人事情報ファイル１６６を更新する。また、人事情報管理部１２２６は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、人事情報ファイル１６６中の人事情報の一部を情報処理端末２２〜２６に送信する。

図６Ａおよび６Ｂは、使用者（ユーザ）の情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録情報用の送信記録ファイル２６６に格納される各情報レコードのデータ構造の例を示している。図６Ａおよび６Ｂの情報は、各情報処理端末２２〜２６における送信電子メールの送信記録を統計的に処理した情報を含んでいる。

図６Ａは、送信記録ファイル２６６に格納される宛先に関する送信記録情報のレコードのデータ構造の例を示している。宛先に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス、初回の送信日時、最新の送信日時、および送信回数のフィールドを含んでいる。

図６Ｂは、送信記録ファイル２６６に格納される宛先プロフィール情報または受信者情報のレコードのデータ構造の例を示している。宛先プロフィール情報は、例えば、宛先アドレス、およびその複数の表示名のフィールドを含んでいる。各表示名は、送信しようとする電子メールのヘッダの“ｔｏ”、“ｃｃ”、“ｂｃｃ”のフィールドにおいて指定された表示名（display name）を取り出したもので、例えば、電子メールで使用された新しい日時の順に配置しても、または最新の送信日時から或る時間期間（例、３箇月）以内の送信電子メールにおける使用頻度の順に配置してもよい。ここで、“ｔｏ”、“ｃｃ”、“ｂｃｃ”のフィールドは、ＲＦＣ２８２２規格において、［ｄｉｓｐｌａｙｎａｍｅ］＜ａｄｄｒ−ｓｐｅｃ＞と規定されており、表示名は［ｄｉｓｐｌａｙｎａｍｅ］の部分に対応する。

図７Ａおよび７Ｂは、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４および情報処理端末２２〜２６の一時的な送信記録ファイル２６８に格納される宛先に関する情報レコードのデータ構造の例を示している。図７Ａおよび７Ｂの情報は、組織内の全ての情報処理端末２２〜２６からの送信電子メールの送信記録を統計的に処理した情報を含んでいる。

図７Ａは、送信記録ファイル１６４および２６８に格納される宛先に関する送信記録情報のレコードのデータ構造の例を示している。宛先に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス、初回の送信日時、最新の送信日時、送信回数、および送信者数のフィールドを含んでいる。

図７Ｂは、送信記録ファイル１６４および２６８に格納される宛先プロフィール情報のレコードのデータ構造の例を示している。宛先プロフィール情報は、例えば、宛先アドレス、およびその複数の表示名（１〜５）のフィールドを含んでいる。

図８Ａは、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４および情報処理端末２２〜２６の送信記録ファイル２６８に格納される送信元に関する送信記録情報レコードのデータ構造の例を示している。図８Ｂは、サーバ装置１０の人事情報ファイル１６６および情報処理端末２２〜２６の人事情報ファイル２７０に格納される送信元プロフィール情報または送信者情報のレコードのデータ構造の例を示している。

送信元に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス、送信者の送信元アドレス、初回の送信日時、最新の送信日時、および送信回数のフィールドを含んでいる。送信元に関する送信記録情報は、宛先アドレスと送信元アドレスの各組合せの電子メールの送信日時および送信回数等の情報を含んでいる。送信元プロフィール情報は、例えば、送信元アドレス、および、組織における送信元アドレスの送信者の所属部署、氏名および連絡先（例、内線電話番号）のフィールドを含んでいる。

図９Ａは、図６Ａのデータ構造の情報レコードを有し、各情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録ファイル２６６に格納される宛先に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。宛先に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス“ｂ＠ｄｅｆ．ｃｏｍ”、および、その宛先アドレスへの初回の送信日時“２００９年２月２８日”、最新の送信日時“２０１１年９月３０日”および送信回数“１００回”のような情報を含んでいる。ここで、宛先アドレスは、送信記録ファイル２６６に存在する宛先として使用された電子メール・アドレスを表す。

情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２（またはその送信記録管理部２２３０）は、電子メールが送信される度に、または宛先アドレスに関する送信記録情報が検索または要求される度に、その送信記録情報を生成して送信記録ファイル２６６に格納してもよい。また、情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、電子メールが送信される度に、または宛先アドレスに関する送信記録情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル２６６のその送信記録情報を更新してもよい。

図９Ｂは、図６Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録ファイル２６６に格納される宛先プロフィール情報のテーブルの例を示している。宛先プロフィール情報は、例えば、宛先アドレス“ｂ＠ｄｅｆ．ｃｏｍ”、表示名１“ＤＥＦ社）馬場”、表示名２“馬場次郎”、および表示名３“Ｊ．ｂａｂａ”のような情報を含んでいる。

情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、電子メールが送信される度に、または宛先プロフィール情報が検索または要求される度に、その宛先プロフィール情報を生成して送信記録ファイル２６６に格納してもよい。また、情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、電子メールが送信される度に、または宛先プロフィール情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル２６６のその宛先プロフィール情報を更新してもよい。

図１０Ａは、図７Ａのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の外部にあるサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４に格納される宛先に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。宛先に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス“ａ＠ａｂｃ．ｃｏｍ”、初回の送信日時“２０１０年１月１日”、最新の送信日時“２０１１年９月３０日”、送信回数“５００回”、および送信者数または送信元アドレス数“５０”のような情報を含んでいる。ここで、宛先アドレスは、送信記録ファイル１６４に存在する送信記録における宛先として使用された電子メール・アドレスを表す。

サーバ装置１０のプロセッサ１０２（またはその送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または宛先アドレスに関する送信記録情報が検索または要求される度に、その送信記録情報を生成して送信記録ファイル１６４に格納してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または宛先アドレスに関する送信記録情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル１６４のその送信記録情報を更新してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、その送信記録情報を情報処理端末２２〜２６に送信または供給する。

図１０Ｂは、図７Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の外部にあるサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４に格納される宛先プロフィール情報のテーブル例を示している。宛先プロフィール情報は、例えば、宛先アドレス“ａ＠ａｂｃ．ｃｏｍ”、およびその表示名１“ＡＢＣ社）荒木”、表示名２“Ａｒａｋｉ”、表示名３“荒木一郎”、表示名４“Ｉｃｈｉｒｏ Ａｒａｋｉ”および表示名５“Ｉ．Ａｒａｋｉ”のような情報を含んでいる。ここで、表示名は、例えば宛先フィールドにおける“ＡＢＣ社）荒木＜ａ＠ａｂｃ．ｃｏｍ＞”中の“ＡＢＣ社）荒木”のように、電子メールの宛先アドレスとともにその前に表示される表示名を表す。表示名には、１つの電子メール・アドレスに対して、元々送信者が付したものと、元々受信者が付したものとがあり、複数存在し得る。

サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または宛先プロフィール情報が検索または要求される度に、その宛先プロフィール情報を生成して送信記録ファイル２６６に格納してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または宛先プロフィール情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル１６４の宛先プロフィール情報を更新してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、その宛先プロフィール情報を情報処理端末２２〜２６に送信または供給する。

図１１Ａは、図８Ａのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の外部にあるサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４に格納される送信元に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。送信元に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス“ａ＠ａｂｃ．ｃｏｍ”、送信元アドレス“ｘ＠ｊｐ．ｆｊ．ｃｏｍ”、および宛先と送信元アドレスの組合せに対する、初回の送信日時“２０１０年１月１日”、最新の送信日時“２０１０年４月１日”および送信回数“５回”の情報を含んでいる。ここで、送信元アドレスは、送信記録ファイル１６４に存在する送信記録における１つの宛先アドレスに対する１つ以上の送信元の電子メール・アドレスの中のいずれかを表す。

サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または送信元に関する送信記録情報が検索または要求される度に、その送信記録情報を生成して送信記録ファイル１６４に格納してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または送信元に関する送信記録情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル１６４のその送信記録情報を更新してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、その送信記録情報を情報処理端末２２〜２６に送信または供給する。

図１１Ｂは、図８Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の外部にあるサーバ装置１０の人事情報ファイル１６６に格納される送信元プロフィール情報のテーブルの例を示している。送信元プロフィール情報は、例えば、送信元アドレス“ｘ＠ｊｐ．ｆｊ．ｃｏｍ”、およびその送信元アドレスが割り当てられた送信者の氏名“島野松男”および連絡先（例、内線電話番号）“１００１”の情報を含んでいる。

サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、管理者の操作に従って、人事情報ファイル１６６を生成しまたは更新する。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、人事情報ファイル１６６からその送信元プロフィール情報を抽出して情報処理端末２２〜２６に送信または供給する。

図１２Ａ〜１２Ｃは、実施形態による、各情報処理端末２２〜２６によって実行される、使用者によって送信操作された電子メールの宛先アドレスが宛先として妥当かどうかに関する判定を支援しおよびその判定を自動的に行う処理のためのフローチャートの例を示している。以下、１つの情報処理端末２２について説明するが、他の情報処理端末２４〜２６は、情報処理端末２２と同様に動作し処理を実行する。情報処理端末２２の説明は、情報処理端末２４〜２６に同様に適用される。

情報処理端末２２上の電子メール・クライアントによる表示装置２２２の画面上で、その使用者が電子メールを作成して送信するよう操作すると、そのプロセッサ２０２（またはその電子メール・クライアント部２２２４）はその電子メールの送信を開始するよう動作する。それによって、情報処理端末２２のプロセッサ２０２（またはその電子メール・チェック部２２２６）によって図１２Ａ〜１２Ｃのフローチャートの実行が開始される。

図１２Ａを参照すると、ステップ３８０において、情報処理端末２２のプロセッサ２０２（または電子メール・チェック部２２２６の内部情報チェック部２２２７）は、ドメイン情報ファイル２６２を参照して、送信する電子メールの宛先アドレスのドメイン情報の妥当性を検証する。この場合、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、送信しようとする電子メールのヘッダ中の全ての宛先アドレスについて、それぞれのドメイン情報が妥当かどうか検証する。ここで、宛先アドレスは、電子メールにおける“ｔｏ”、“ｃｃ”および“ｂｃｃ”のフィールドに含まれている全ての電子メール・アドレスの各電子メール・アドレスである。ドメイン情報が、ドメイン情報ファイル２６２における、例えば、会社内のドメイン情報またはその関連会社を表すドメイン情報、または予め登録された取引先等を表すドメイン情報であれば、その宛先アドレスは妥当であると判定される。

ステップ３８２において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、全ての宛先アドレスが妥当と判定されたかどうかを判定する。いずれかの宛先アドレスが妥当でない判定された場合は、手順はステップ４００に進む。全ての宛先アドレスが妥当と判定された場合は、手順はステップ４４０に進む。代替形態として、ステップ３８０および３８２が実行されることなく、ステップ４００から処理が開始されてもよい。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、検証済みの電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して宛先の外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。

ステップ４００において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、送信しようとする電子メールの全ての宛先アドレスについて、アドレスブック２６４を検索する。その宛先アドレスは、ステップ３８２において妥当でないと判定された電子メール・アドレスであってもよい。

ステップ４０２において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、各宛先アドレスが電子メール・クライアント部２２２４のアドレスブック２６４に存在するかどうかを判定する。いずれかの宛先アドレスがアドレスブック２６４に存在しないと判定された場合は、手順はステップ４０４に進む。全ての宛先アドレスがアドレスブック２６４に存在すると判定された場合は、手順はステップ４４０（電子メール送信処理）に進む。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、チェック済みの電子メールを、外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して宛先の外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。その後、手順は図１２Ｃのステップ４５２に進む。

ステップ４０４において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、アドレスブック・ファイル２６４に存在しなかったその宛先アドレスについて、情報処理端末２２の内部の送信記録ファイル２６６を検索する。

ステップ４０６において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、その宛先アドレスが送信記録ファイル２６６中に存在するかどうかを判定する。その全ての宛先アドレス（またはアドレスブック・ファイル２６４にない宛先アドレス）が送信記録ファイル２６６に存在すると判定された場合は、手順はステップ４０８に進む。いずれかの宛先アドレスが送信記録ファイル２６６中に存在しないと判定された場合は、手順は図１２Ｂのステップ４２２に進む。

図１４は、情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録ファイル２６６中の宛先に関する送信記録情報を確認するための表示画面の例を示している。

ステップ４０８において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、情報処理端末２２の送信記録ファイル２６６における、各宛先アドレスに関する初回の送信日時、最新の送信日時、および送信回数の送信記録情報を表示する。その送信記録情報は、アドレスブック・ファイル２６４中に存在せずかつ送信記録ファイル２６６中に存在する宛先アドレスに関するものであってもよい。その表示の画面は、例えば、図１４のような表示画面であってもよい。

図１４の表示画面において、使用者が、宛先に関する送信記録情報を確認して、例えば入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の“確認”ボタンをクリックすると、手順はステップ４４０（電子メール送信処理）に進む。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、チェック済みの電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。その後、手順は図１２Ｃのステップ４５２に進む。

図１２Ｂを参照すると、図１２Ａのステップ４０６の後のステップ４２２において、プロセッサ２０２（または電子メール・チェック部２２２６の外部情報チェック部２２２８）は、内部ネットワーク５を介して組織内のサーバ装置１０に接続する。次いで、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、情報処理端末２２の内部のアドレスブック・ファイル２６４と送信記録ファイル２６６のいずれにも存在しない各宛先アドレスについてサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４を検索する。

ステップ４２４において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、宛先アドレスへの電子メールの送信の可否を自動的に判定するための自動判定機能が使用者によって予め“有効”に設定されているかどうかを判定する。自動判定機能の“有効”の設定情報は、例えば、記憶装置２６０におけるその設定情報用の記憶領域に保存されてもよい。自動判定機能が“有効”でないまたは“無効”であると判定された場合は、手順はステップ４２６に進む。自動判定機能が“有効”であると判定された場合は、手順はステップ４３０に進む。

ステップ４３０において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、内部ネットワーク５を介してサーバ装置１０に接続して、送信記録ファイル１６４におけるその宛先アドレスに関する送信記録情報をサーバ装置１０に要求し取得して送信記録ファイル２６８に格納する。この場合、その送信記録情報は、組織内の他の送信者の過去の送信記録情報である。プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、取得した宛先アドレスに関する送信記録情報を参照して、判定用の条件または閾値に基づいて宛先アドレスへの電子メールの送信の可否またはその宛先アドレスの妥当性を自動的に判定する。

その判定方法は、例えば、組織内の送信記録ファイル１６４における他の送信者の送信記録情報において、期間的な条件としての１つの宛先アドレスへの最新送信日時から遡って或る時間期間（例えば、３箇月）以内のその宛先アドレスへの電子メールについてだけ判定してもよい。その判定方法は、判定条件として、その電子メールの送信数（合計）が、閾値としての送信数（例えば、１００通）を超えているか、および／または、その電子メールの送信者の数が、閾値としての送信者数（例えば、３人）を超えているか、を判定するものであってもよい。その判定方法は、その送信数と送信者数がその両方またはいずれかの閾値を超えている場合に、その宛先アドレスが妥当でありその宛先アドレスへの送信が可であると判定してもよい。その判定は、或る時間期間において、組織内の情報処理端末２２の使用者以外の他の送信者によるその宛先アドレスへの送信数が閾値を超えている場合、および／またはその送信者数が閾値を超えている場合に、その送信実績に基づいてその宛先アドレスの妥当性を信頼する。また、その判定方法は、或る時間期間において、その送信数と送信者数がその両方またはいずれかの閾値を超えていない場合に、その宛先アドレスが妥当でなくその宛先への送信が不可であると判定してもよい。

その条件に基づく判定に用いる送信記録ファイル１６４におけるその送信記録情報または統計的情報は、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）の要求に応答して、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）によって生成されて情報処理端末２２に送信されてもよい。また、その送信記録情報または統計的情報は、情報処理端末２２によって受信されて送信記録ファイル２６８に格納されてもよい。

ステップ４３２において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、自動判定の結果が判定対象の全ての宛先への送信が可であるかどうかを判定する。その全ての宛先への送信が可と判定された場合に、手順は図１２Ａのステップ４４０（電子メール送信処理）へ進む。いずれかの宛先への送信が可でないまたは不可と判定された場合には、手順はステップ４２６へ進む。代替形態として、いずれかの宛先への送信が可でないまたは不可と判定された場合に、ステップ４４２に進んでもよい。

ステップ４２６において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、ステップ４２２の検索の結果として、その宛先アドレスが送信記録ファイル１６４の送信記録情報中に存在するかどうかを判定する。その全ての宛先アドレスが送信記録ファイル１６４の送信記録情報中に存在すると判定された場合は、手順はステップ４３４に進む。そのいずれかの宛先アドレスが送信記録ファイル１６４の送信記録情報中に存在しないと判定された場合は、手順はステップ４３６に進む。

図１５Ａは、組織内の送信記録情報の表示画面の例を示している。

ステップ４３４において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、例えば図１５Ａのような送信記録ファイル１６６における組織内の各宛先アドレスに関する送信記録情報をサーバ装置１０から取得して表示し、使用者に送信の可否を判断させる。その送信記録情報は、例えば、ステップ４３０における条件を満たさない１つ以上の宛先アドレス、および、その宛先アドレスへの初回の送信日時、最新の送信日時、送信回数および送信者数を含んでいてもよい。

それらの送信時日、送信回数および送信者数等の統計的な情報は、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）の要求に応答して、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（またはその送信記録管理部１２２４）によって生成されて情報処理端末２２に送信されてもよい。また、それらの送信時日、送信回数および送信者数等の統計的な情報は、情報処理端末２２によって受信されて送信記録ファイル２６８に格納されてもよい。

使用者が、例えば図１５Ａのような組織内の、宛先に関する送信記録情報を確認して、例えば入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の“送信”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が可として設定される。一方、使用者が、その組織内の送信記録情報を確認して、画面中の“キャンセル”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が不可として設定される。その後、手順はステップ４３８に進む。

ステップ４３４において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、図１５Ａの表示画面における使用者の“照会”ボタン操作に応答して、サーバ装置１０に接続する。プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、さらに、人事情報ファイル１６６中の宛先アドレスへの電子メールの送信元アドレスまたは送信者の詳細情報をサーバ装置１０に要求して取得し、送信記録ファイル２６８に格納してもよい。プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、取得された詳細情報として、例えば、送信元アドレス、組織内の所属部署、氏名、連絡先等の送信元プロフィール情報と、送信記録情報（例、初回の送信日時、最新の送信日時および送信回数）とを表示装置２２２に表示してもよい。それによって、使用者に組織内の他の送信者の情報を参照させて、使用者にその宛先アドレスへの電子メールの送信の可否をより適正に判断させることができる。

それらの送信元プロフィール情報は、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）の要求に応答して、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（またはその人事情報管理部１２６４）によって人事情報ファイル１６６から抽出されて情報処理端末２２に送信されてもよい。また、それらの送信元プロフィール情報は、情報処理端末２２によって受信されて人事情報ファイル２７０に格納されてもよい。また、それらの送信時日および送信回数等の統計的情報は、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）の要求に応答して、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）によって生成されて情報処理端末２２に送信されてもよい。また、それらの統計的情報は、情報処理端末２２によって受信されて送信記録ファイル２６８に格納されてもよい。

図１５Ｂは、或る宛先アドレスに電子メールを送信した送信者または送信元アドレスに関する詳細情報の表示画面の例を示している。

図１５Ａの表示画面において、使用者が、宛先に関する送信記録情報を確認して、例えば、入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の各宛先アドレスに関する詳細情報を表示するための“照会”ボタンをクリックすると、１つの宛先アドレスに関して図１５Ｂの画面が表示される。

図１５Ｂの表示画面において、宛先アドレスの各表示名が、電子メールの新しい送信日時の順にまたは最新の送信日時から或る時間期間以内の送信電子メールにおける使用頻度の順に、最大５個まで表示される。例えば、表示名として、“ＡＢＣ）荒木”、“Ａｒａｋｉ”、“荒木一郎”、“Ｉｃｈｉｒｏ Ａｒａｋｉ”、“Ｉ．Ａｒａｋｉ”が表示される。また、その表示画面に、宛先アドレスに宛てられた各電子メールの１つ以上の送信元アドレスと、その送信元アドレスが割り当てられた組織内の送信者の所属部署、氏名、連絡先、およびその送信者によるその宛先アドレスへの送信の、初回の送信日時、最新の送信日時および送信回数が表示される。それによって、使用者は、宛先アドレスの受信者の所属、およびその受信者と組織内の他の送信者の間の関係を概略的に把握することができる。また、使用者は、組織内の送信者に直接連絡してその受信者と自己の組織との関係を問い合わせることもできる。

使用者が、例えば図１５Ｂのような宛先アドレスの表示名および組織内の送信元に関するプロフィール情報を確認して、例えば入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の“送信”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が可として設定される。一方、使用者が、宛先アドレスの表示名および組織内の送信元に関するプロフィール情報を確認して、画面中の“キャンセル”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が不可として設定される。その後、手順はステップ４３８に進む。

図１６は、送信記録ファイル１６４中に送信記録情報がないことを表す表示画面の例を示している。

ステップ４３６において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、送信記録に関する情報が存在しないことを表す情報、例えば図１６のような表示画面を、表示装置２２２に表示する。それによって、使用者にその宛先アドレスへの電子メールの送信の可否を判断させることができる。

使用者が、例えば図１６のような送信記録に関する情報が存在しないことを表す情報を確認して、それでもなお、例えば入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の“送信”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が可として設定される。一方、使用者が、送信記録に関する情報が存在しないことを表す情報を確認して、画面中の“キャンセル”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が不可として設定される。その後、手順はステップ４３８に進む。

ステップ４３８において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、使用者の判断の結果に基づいて、電子メールを送信するかどうかを判定する。送信しないと判定された場合は、手順はステップ４４２に進む。送信すると判定された場合は、手順は図１２Ａのステップ４４０に進む。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、チェック済みの電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。

ステップ４４２において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、送信しようとする電子メールの送信を中止する。この場合、プロセッサ２０２０（電子メール・クライアント部２２２４）によって電子メール・クライアントまたはメーラ・ソフトウェアの画面上で、その電子メールの送信が失敗したものとして処理されまたは表示される。その後、手順は図１２Ｃのステップ４７０（終了）へ進む。

代替形態として、ステップ４４２において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、妥当でない宛先アドレスを、送信しようとする電子メールの宛先から削除して、それでも妥当な宛先アドレスが存在する場合にその電子メールを送信するようにしてもよい。この場合、その後、手順はステップ１２Ａのステップ４４０へ進む。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、妥当な宛先アドレスを有する電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。

このように、図１２Ｂのステップ４２２〜４３８の処理によって、情報処理端末２２のアドレスブック２６４と送信記録ファイル２６６に無い宛先アドレスに関して、組織内の送信記録ファイル１６６に基づいて電子メール送信の可否を自動的に判定しまたは使用者の判断を支援することができる。

図１２Ａを再び参照すると、ステップ４４０において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２７または外部情報チェック部２２２８）は、チェック済みの電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。

図１２Ｃを参照すると、図１２Ｂのステップ４４０の後のステップ４５２において、プロセッサ２０２（またはその送信記録管理部２２３０）は、送信された電子メールの各宛先アドレスが使用者の送信記録ファイル２６６中に存在するかどうかを判定する。宛先アドレスが送信記録ファイル２６６中に存在しないと判定された場合は、手順はステップ４５４に進む。宛先アドレスが送信記録ファイル２６６中に存在すると判定された場合は、手順はステップ４５６に進む。

ステップ４５４において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル２６６に新しい宛先アドレスに関する送信記録を格納する。送信記録は、例えば、１つ以上の宛先アドレスおよび送信日時を含んでいる。プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、さらにその送信記録を処理して、例えば図９Ａおよび９Ｂに示されたような、宛先に関する送信記録情報、および宛先プロフィール情報を生成して格納してもよい。

ステップ４５６において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル２６６においてその宛先アドレスに関する送信記録を追加し更新する。追加される送信記録は、例えば、１つ以上の宛先アドレスおよび送信日時を含んでいる。プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、さらにその送信記録を処理して、送信記録ファイル２６６における宛先に関する送信記録情報および宛先プロフィール情報を更新してもよい。

ステップ４６２において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信された電子メールの各宛先アドレスが組織内の送信記録ファイル１６４中に存在するかどうかを判定する。宛先アドレスが送信記録ファイル１６４中に存在しないと判定された場合は、手順はステップ４６４に進む。宛先アドレスが送信記録ファイル１６４中に存在すると判定された場合は、手順はステップ４６６に進む。

ステップ４６４において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル１６４に新しい宛先アドレスに関する送信記録を格納する。送信記録は、例えば、１つ以上の宛先アドレス、送信元アドレスおよび送信日時を含んでいる。

プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、さらにその送信記録を処理して、例えば図１０Ａ、１０Ｂおよび１１Ａに示された、宛先に関する送信記録情報、宛先プロフィール情報、および送信元に関する送信記録情報を生成して送信記録ファイル１６４に格納してもよい。あるいは、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、その送信記録情報を、情報処理端末２２によって要求されたときに生成して送信記録ファイル１６４に格納し情報処理端末２２に送信してもよい。

ステップ４６６において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル１６４においてその宛先アドレスに関する送信記録を追加し更新する。追加される送信記録は、例えば、１つ以上の宛先アドレス、送信元アドレスおよび送信日時を含んでいる。

プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、さらにその送信記録を処理して、送信記録ファイル１６４における宛先に関する送信記録情報、宛先プロフィール情報、および送信元に関する送信記録情報を更新してもよい。あるいは、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル１６４におけるその送信記録情報を、情報処理端末２２によって要求されたときに更新して情報処理端末２２に送信してもよい。

図１２Ｃのステップ４５２〜４６６の処理によって、送信された各電子メールに関する新しい送信記録を送信記録ファイル２６６および１６４に格納することができ、送信記録ファイル２６６および１６４における送信記録情報を更新することができる。それによって、送信記録ファイル２６６および１６４は、その後送信される電子メールの宛先アドレスの妥当性の判定に使用できるようになる。

図１３は、各情報処理端末２２〜２６によって実行される、各情報処理端末２２〜２６の送信記録ファイル２６６、およびサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４における或る宛先アドレスに関する不要な送信記録情報を削除する処理のためのフローチャートの例を示している。

使用者は、情報処理端末２２上で、先に送信された電子メールの或る宛先アドレスに関して、情報処理端末２２内の送信記録ファイル２６６およびサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４中の不要な送信記録情報を削除することができる。例えば、先に送信された電子メールの或る宛先アドレスが誤っていた場合または使用されなくなった場合に、使用者は、その宛先アドレスを削除するであろう。情報処理端末２２内の送信記録ファイル２６８はサーバ装置１０から受け取った送信記録情報を一時的に格納するだけなので、その或る宛先アドレスに関する送信記録情報を削除しなくてもよい。

図１７は、情報処理端末２２〜２６の送信記録ファイル２６６およびサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４における送信記録情報を削除するための表示画面の例を示している。

図１３を参照すると、ステップ５０２において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、例えば図１７のような電子メール送信記録情報を削除するための表示画面を表示し、使用者の送信元アドレスと、電子メールの送信記録情報が削除される宛先アドレスとを入力させる。使用者の送信元アドレスは、デフォルトで表示されてもよい。

使用者が、電子メールの送信記録情報を削除する対象の宛先アドレスを入力し、“確認”ボタンをクリック操作する。プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、“確認”ボタンのクリック操作に応答して、情報処理端末２２内の送信記録ファイル２６６およびサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４にアクセスして、対象となる送信記録情報と照合する。プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、その宛先アドレスに対応する送信記録情報が存在し削除可能であれば、“削除”ボタンを表示する。使用者は、表示された“削除”ボタンをクリック操作する。

ステップ５０４において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、その“削除”ボタンのクリック操作に応答して、情報処理端末２２内の送信記録ファイル２６６にアクセスして、その宛先アドレス、およびその宛先アドレスのみに関する送信記録情報を削除する。

ステップ５０６において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４にアクセスして、その宛先アドレスのみに関する送信記録情報を削除する。

図１３の処理によって、使用者の送信元アドレスの電子メールに関して、送信不可とする宛先アドレスのみに関する送信記録情報（例えば、その宛先アドレス）を、送信記録ファイル２６６および１６４から削除することができる。

図１８は、図１２Ｂのステップ４３０における電子メールの送信可否の自動判定に使用される条件を設定するための表示画面の例を示している。

プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、例えば図１８のような電子メールの送信可否の自動判定における条件を設定するための表示画面を表示し、例えば時間期間および閾値等を入力させる。図１８において、例えば、電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定する対象の“検索対象電子メールの時間期間”として最新の送信日時から過去３箇月以内が設定される。また、例えば、電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定するための閾値として同一宛先への送信数１００通、および同一宛先への送信者数３人が設定される。使用者は、設定された時間期間または閾値を確認して“設定”ボタンをクリックする。それによって、その時間期間および閾値に基づいて、電子メールの宛先の妥当性が、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４中の送信記録情報に基づいて自動的に判定できるようになる。

上述の実施形態によれば、電子メールの宛先フィールドの各宛先アドレスに電子メールを送信してよいかどうかを自動的に判定できる処理を実現することができる。また、上述の実施形態によれば、電子メールの宛先フィールドの各宛先アドレスに電子メールを送信してよいかどうかの判定を支援するための処理を実現することができる。

上述の実施形態では、情報処理端末における処理として説明したが、同様の処理は、例えばシンクライアント・システムのようなクライアント−サーバ・システムにおけるサーバ装置における処理として実現することもできる。その場合、情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２の諸機能および処理は、例えば、サーバ装置１０のような情報処理装置において実行されてもよい。その際、複数の情報処理端末２２〜２６のドメイン情報ファイル２６２、アドレスブック・ファイル２６４、送信記録ファイル２６６、送信記録ファイル２６８および人事情報ファイル２７０は、記憶装置１６における互いに異なるそれぞれの記憶領域に格納されてもよい。また、ドメイン情報ファイル２６２、アドレスブック・ファイル２６４、送信記録ファイル２６６、送信記録ファイル２６８および人事情報ファイル２７０は、送信記録ファイル１６４および人事情報ファイル１６６の記憶領域とは異なる記憶領域に格納されてもよい。

ここで挙げた全ての例および条件的表現は、発明者が技術促進に貢献した発明および概念を読者が理解するのを助けるためのものであり、ここで具体的に挙げたそのような例および条件に限定することなく解釈され、また、明細書におけるそのような例の編成は本発明の優劣を示すこととは関係ない、と理解される。本発明の実施形態を詳細に説明したが、本発明の精神および範囲から逸脱することなく、それに対して種々の変更、置換および変形を施すことができる、と理解される。

以上の実施例を含む実施形態に関して、さらに以下の付記を開示する。
（付記１） ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定するためのプログラムであって、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に基づいて、前記宛先アドレスに関する前記第２の送信記録情報の部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、
前記宛先アドレスに関して前記第２の送信記録情報の部分が前記送信条件を満たすと判定された場合に、前記宛先アドレスが妥当であると判定する
処理を前記情報処理装置に実行させるためのプログラム。
（付記２） 前記送信条件は、或る期間において前記宛先アドレスに送信された電子メールの数が閾値より多いこと、または前記或る期間において前記アドレスに送信された電子メールの異なる送信元アドレスの数が閾値より多いことであることを特徴とする、付記１に記載のプログラム。
（付記３） さらに、前記宛先アドレスに関して前記第２の送信記録情報が前記送信条件を満たさないと判定された場合に、前記宛先アドレスに関する第２の送信記録情報の部分が存在するかどうかを判定し、
前記第２の送信記録情報の前記部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記部分を前記情報処理装置の表示装置に表示させて、使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる、
処理を前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、付記１または２に記載のプログラム。
（付記４） ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性の判定を支援するためのプログラムであって、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に前記宛先アドレスに関する部分が存在するかどうかを判定し、
前記第２の送信記録情報に前記部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記部分を取得して前記情報処理装置の表示装置に表示させて、使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる
処理を前記情報処理装置に実行させるためのプログラム。
（付記５） さらに、前記第２の送信記録情報の前記部分に加えて、前記別の装置における前記宛先アドレスへの送信者に関する情報を前記の表示装置に表示させる処理を、前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、付記３または４に記載のプログラム。
（付記６） さらに、前記宛先アドレスが妥当であると判定された場合に前記電子メールの送信を許容し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定され、かつ前記宛先アドレスが妥当でないと判定された場合に、前記電子メールの送信を中止する処理を前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、付記１乃至５のいずれかに記載のプログラム。
（付記７） さらに、前記電子メールが送信された場合に、前記第１の送信記録情報および第２の送信記録情報に前記電子メールの送信記録を格納し、または前記電子メールの送信に関して前記第１の送信記録情報および第２の送信記録情報を更新する処理を前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、付記１乃至６のいずれかに記載のプログラム。
（付記８） ネットワークに接続可能な情報処理装置であって、
使用者の第１の送信記録情報を格納する記憶装置と、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の前記記憶装置に格納された前記第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定する第１の判定部と、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、前記ネットワークを介してアクセス可能な別の装置における第２の送信記録情報に基づいて、前記宛先アドレスに関する前記第２の送信記録情報の部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、前記宛先アドレスに関して前記第２の送信記録情報の前記部分が前記送信条件を満たすと判定された場合に前記宛先アドレスが妥当であると判定する第２の判定部と、
を含むことを特徴とする、情報処理装置。
（付記９） ネットワークに接続可能な情報処理装置であって、
使用者の第１の送信記録情報を格納する記憶装置と、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の前記記憶装置に格納された前記第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定する第１の判定部と、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に前記宛先アドレスに関する部分が存在するかどうかを判定し、前記第２の送信記録情報に前記部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記部分を取得して前記情報処理装置の表示装置に表示させて、使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる第２の判定部と、
を含むことを特徴とする、情報処理装置。
（付記１０） ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定する方法であって、
前記情報処理装置が、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に基づいて、前記宛先アドレスに関する前記第２の送信記録情報の部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、
前記宛先アドレスに関して前記第２の送信記録情報の部分が前記送信条件を満たすと判定された場合に、前記宛先アドレスが妥当であると判定する
処理を実行することを特徴とする方法。
（付記１１） ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性の判定を支援する方法であって、
前記情報処理装置が、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に前記宛先アドレスに関する部分が存在するかどうかを判定し、
前記第２の送信記録情報に前記部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記部分を取得して前記情報処理装置の表示装置に表示させて、使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる
処理を実行することを特徴とする方法。

５ 内部ネットワーク
１５ 外部ネットワーク
１０ サーバ装置
２２、２４、２６ 組織内の情報処理端末
３０ メール・サーバ装置
３２、３４ 外部の情報処理端末
２２２４ 電子メール・クライアント部
２２２６ 電子メール・チェック部
２２２７ 内部情報チェック部
２２２８ 外部情報チェック部
２２４０ 送信記録管理部
２６４ アドレスブック・ファイル
２６６、１６４ 送信記録ファイル
１６６ 人事情報ファイル

Claims (9)

1. ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定するためのプログラムであって、
   前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
   前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における第２の送信記録情報に基づいて、前記第２の送信記録情報における前記使用者以外の者を送信元とする前記宛先アドレスへの送信に関する情報部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、
   前記第２の送信記録情報の前記情報部分が前記送信条件を満たすと判定された場合に、前記宛先アドレスが妥当であると判定する
   処理を前記情報処理装置に実行させるためのプログラム。
2. 前記送信条件は、或る期間において前記宛先アドレスに送信された電子メールの数が閾値より多いこと、または前記或る期間において前記宛先アドレスに送信された電子メールの異なる送信元アドレスの数が閾値より多いことであることを特徴とする、請求項１に記載のプログラム。
3. さらに、前記宛先アドレスに関して前記第２の送信記録情報が前記送信条件を満たさないと判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記情報部分が存在するかどうかを判定し、
   前記第２の送信記録情報の前記情報部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記情報部分を前記情報処理装置の表示装置に表示させて、前記使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる、
   処理を前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、請求項１または２に記載のプログラム。
4. ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性の判定を支援するためのプログラムであって、
   前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
   前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における第２の送信記録情報に前記使用者以外の者を送信元とする前記宛先アドレスへの送信に関する情報部分が存在するかどうかを判定し、
   前記第２の送信記録情報に前記情報部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記情報部分を取得して前記情報処理装置の表示装置に表示させて、前記使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる
   処理を前記情報処理装置に実行させるためのプログラム。
5. さらに、前記第２の送信記録情報の前記情報部分に加えて、前記別の装置における前記宛先アドレスへの送信者に関する情報を前記表示装置に表示させる処理を、前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、請求項３または４に記載のプログラム。
6. ネットワークに接続可能な情報処理装置であって、
   使用者の第１の送信記録情報を格納する記憶装置と、
   電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の前記記憶装置に格納された前記第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定する第１の判定部と、
   前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、前記ネットワークを介してアクセス可能な別の装置における第２の送信記録情報に基づいて、前記第２の送信記録情報における前記使用者以外の者を送信元とする前記宛先アドレスへの送信に関する情報部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、前記第２の送信記録情報の前記情報部分が前記送信条件を満たすと判定された場合に前記宛先アドレスが妥当であると判定する第２の判定部と、
   を含むことを特徴とする、情報処理装置。
7. ネットワークに接続可能な情報処理装置であって、
   使用者の第１の送信記録情報を格納する記憶装置と、
   電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の前記記憶装置に格納された前記第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定する第１の判定部と、
   前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における第２の送信記録情報に前記使用者以外の者を送信元とする前記宛先アドレスへの送信に関する情報部分が存在するかどうかを判定し、前記第２の送信記録情報に前記情報部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記情報部分を取得して前記情報処理装置の表示装置に表示させて、前記使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる第２の判定部と、
   を含むことを特徴とする、情報処理装置。
8. ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定する方法であって、
   前記情報処理装置が、
   前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
   前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における第２の送信記録情報に基づいて、前記第２の送信記録情報における前記使用者以外の者を送信元とする前記宛先アドレスへの送信に関する情報部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、
   前記第２の送信記録情報の前記情報部分が前記送信条件を満たすと判定された場合に、前記宛先アドレスが妥当であると判定する
   処理を実行することを特徴とする方法。
9. ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性の判定を支援する方法であって、
   前記情報処理装置が、
   前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
   前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における第２の送信記録情報に前記使用者以外の者を送信元とする前記宛先アドレスへの送信に関する情報部分が存在するかどうかを判定し、
   前記第２の送信記録情報に前記情報部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記情報部分を取得して前記情報処理装置の表示装置に表示させて、前記使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる
   処理を実行することを特徴とする方法。

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