JP6119107B2

JP6119107B2 - Program for determining validity of destination address, program, method, and information processing apparatus for supporting determination of validity of destination address

Info

Publication number: JP6119107B2
Application number: JP2012079784A
Authority: JP
Inventors: 渡日向野; 小林　孝司; 孝司小林; 浩二戸田
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2012-03-30
Filing date: 2012-03-30
Publication date: 2017-04-26
Anticipated expiration: 2032-03-30
Also published as: JP2013210779A

Description

本発明は、送信しようとする電子メールの宛先の妥当性を判定するための処理に関する。 The present invention relates to a process for determining the validity of a destination of an electronic mail to be transmitted.

例えば株式会社富士通ソーシアルサイエンスラボラトリ製のＳＨｉｅｌｄＭａｉｌＣｈｅｃｋｅｒ（シールドメールチェッカー）（登録商標）のような既知のメール誤送信防止用のソフトウェアは、送信される電子メールの宛先アドレス情報中のドメイン情報に基づいてその宛先の妥当性を検証する。 For example, known mail erroneous transmission prevention software such as ShieldMailChecker (registered trademark) manufactured by Fujitsu Social Science Laboratories is based on the domain information in the destination address information of the transmitted email. Validate the destination.

既知の情報の送信方法では、発信履歴記憶手段が、操作入力された着信端末の宛先号と過去の記憶の宛先番号とを照合し、発信履歴の有無を表示手段で発信者に通知する。また、その送信方法では、通信制御手段が、発信履歴が有りの場合に、記憶手段に記憶された宛先番号を発信して接続された着信端末に、各種情報に発信端末の電話番号またはメール・アドレスを付加して送信する。さらに、その送信方法では、出力情報削除命令手段が、発信端末が各種情報を間違った着信端末に対して誤送信したとき、接続中の回線に送信した各種情報を消去させる削除命令信号を出力する。さらに、その送信方法では、受信情報削除手段が、着信端末の通信制御手段が回線から受信した削除命令信号に従って、この通信で記憶手段に記憶された各種情報をメモリから削除させる。それによって、発信端末が、間違った相手端末に送信した情報を消去させ、その情報が悪用されるのを防止することができる。 In the known information transmission method, the transmission history storage means collates the destination number of the incoming terminal that has been input with the destination number in the past storage, and notifies the caller of the presence or absence of the transmission history by the display means. In addition, in the transmission method, when there is a call history, the communication control means sends the destination number stored in the storage means to the incoming terminal connected, and various information includes the telephone number of the calling terminal or mail / Add the address and send. Further, in the transmission method, the output information deletion command means outputs a deletion command signal for deleting the various information transmitted to the connected line when the transmitting terminal erroneously transmits various information to the wrong receiving terminal. . Further, in the transmission method, the received information deleting means deletes various information stored in the storage means by this communication from the memory in accordance with the delete command signal received from the line by the communication control means of the receiving terminal. Thereby, it is possible to prevent the transmitting terminal from erasing information transmitted to the wrong partner terminal and to prevent the information from being misused.

既知の返信メール作成装置では、メール・サーバが提供するメール交換サービスを利用する各ユーザに標準メール・アドレスが割り当てられ、各ユーザは、ゲーム・サーバが提供するネットワーク・ゲームで使用しているキャラクタ名を含む拡張メール・アドレスも使用できる。ユーザが使用できる拡張メール・アドレスは、ユーザの選択により変更、削除される。ユーザがメール・サーバから受信した先の受信メールに対して返信メールを作成する際に、先の受信メールの送信元アドレスを返信メールの宛先アドレスに設定し、それにともに先の受信メールの宛先アドレスを“ｔｏ”、“ｃｃ”、“ｂｃｃ”の指定の優先順で返信メールの送信先アドレスに設定する。先の受信メールの宛先アドレスが全て使用不能であるとき、標準メール・アドレスを送信元アドレスに設定する。それによって、受信メールに対して返信メールを作成する際に、その返信メールの送信元アドレスとして適切なメール・アドレスを設定することができる。 In a known reply mail creation device, a standard mail address is assigned to each user who uses a mail exchange service provided by a mail server, and each user is a character used in a network game provided by a game server. You can also use an extended email address that includes a name. The extended mail address that can be used by the user is changed or deleted by the user's selection. When creating a reply mail for the previous received mail that the user received from the mail server, set the source address of the previous received mail to the destination address of the reply mail, and together with that the destination address of the previous received mail Is set as the destination address of the reply mail in the specified priority order of “to”, “cc”, “bcc”. When the destination address of the previous received mail is not usable, the standard mail address is set as the source address. As a result, when creating a reply mail for the received mail, an appropriate mail address can be set as the source address of the reply mail.

特開２００１−３３９５３５号公報JP 2001-339535 A 特開２００５−１１５８６６号公報JP 2005-115866 A

情報処理端末上の電子メール・クライアントの使用者（ユーザ）は、ネットワークを介して外部から受信した電子メールの送信元アドレスおよび同報宛先アドレスを宛先アドレスとして応答電子メールを送信してよいかどうかの判断に迷うことがある。一方、既知の情報の送信方法では、使用者の電子メール・クライアントのみにおける宛先アドレスへの電子メールの送信履歴の有無に応じて、今回の電子メールの情報の全てまたはその一部だけを送信する。一方、組織で業務を行う場合、使用者の電子メール・クライアントでは受信電子メールの送信元アドレスおよび同報宛先が組織外の未知のものであっても、そのアドレスを宛先アドレスとする電子メールの送信記録が組織内の別の電子メール・クライアントの送信者の送信記録として存在することがある。従って、電子メール・クライアントの使用者が今回送信しようとする電子メールにおいて先の受信電子メールの送信元アドレスおよび同報宛先アドレスを宛先アドレスとすることの妥当性を判定する際に、使用者の電子メール・クライアントにおける過去の送信記録を使用するだけでは充分とはいえない。 Whether the user (user) of the e-mail client on the information processing terminal can send a response e-mail with the source address and the broadcast destination address of the e-mail received from outside via the network as the destination address May be at a loss. On the other hand, in the known information transmission method, all or only a part of the information of the current e-mail is transmitted according to the presence / absence of the e-mail transmission history to the destination address only in the user's e-mail client. . On the other hand, when business is performed in an organization, even if the source address of the received email and the broadcast destination are unknown outside the organization in the user's email client, A transmission record may exist as a transmission record of the sender of another email client in the organization. Therefore, when the e-mail client user determines the validity of using the source address and the broadcast destination address of the previous received e-mail as the destination address in the e-mail to be transmitted this time, It is not enough to use past transmission records in an email client.

発明者たちは、使用者の電子メール・クライアントにおける送信電子メールにおける宛先アドレスの妥当性の判定を、組織内の他の電子メール・クライアントにおける他の送信者の電子メールの送信記録に基づいて、自動的に行いまたは支援することが有用である、と認識した。 The inventors have determined the validity of the destination address in the outgoing email in the user's email client based on the transmission records of other senders' emails in other email clients in the organization, Recognized that it is useful to do or support automatically.

実施形態の目的は、電子メールの宛先の妥当性の判定を自動的に行うための処理を実現することである。
実施形態の別の目的は、電子メールの宛先の妥当性の判定を支援するための処理を実現することである。 An object of the embodiment is to realize processing for automatically determining validity of an e-mail destination.
Another object of the embodiment is to realize a process for supporting determination of validity of an e-mail destination.

実施形態の一観点によれば、ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定するためのプログラムであって、その電子メールの宛先アドレスが、その情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、その宛先アドレスがその第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における第２の送信記録情報に基づいて、その第２の送信記録情報における前記使用者以外の者を送信元とする前記宛先アドレスへの送信に関する情報部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、その第２の送信記録情報の前記情報部分がその送信条件を満たすと判定された場合に、その宛先アドレスが妥当であると判定する処理をその情報処理装置に実行させるためのプログラムが提供される。 According to one aspect of the embodiment, a program for determining the validity of an e-mail destination address in an information processing apparatus connectable to a network, in which the e-mail destination address is stored in the information processing apparatus It is determined whether or not it exists in the first transmission record information of the user stored in the device, and when it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, another device is transmitted. based on the second transmission record information that put determines the information part concerning transmission to the destination address of the person other than the user at the second transmission record information the sender whether transmission conditions are satisfied , when the information part of the second transmission record information of that is determined to the transmission condition is satisfied, executes a process of determining the destination address to be valid in the information processing apparatus Program for causing is provided.

実施形態の一観点によれば、電子メールの宛先の妥当性の判定を自動的に行うための処理を実現することができ、また、電子メールの宛先の妥当性の判定を支援するための処理を実現することができる。 According to one aspect of the embodiment, a process for automatically determining the validity of an e-mail destination can be realized, and a process for supporting the determination of the validity of an e-mail destination Can be realized.

図１は、実施形態が適用可能な、内部ネットワークに接続されるサーバ装置および複数の情報処理端末、および外部ネットワークに接続されるメール・サーバ装置および外部の情報処理端末を含むシステムの概略的な構成（configuration）の例を示しているFIG. 1 is a schematic diagram of a system including a server device and a plurality of information processing terminals connected to an internal network, and a mail server device and an external information processing terminal connected to an external network, to which the embodiment can be applied. Shows an example configuration 図２は、各情報処理端末の概略的な構成（configuration）の例を示している。FIG. 2 shows an example of a schematic configuration of each information processing terminal. 図３は、サーバ装置の概略的な構成（configuration）の例を示している。FIG. 3 shows an example of a schematic configuration of the server device. 図４は、各情報処理端末のプロセッサの概略的な構成（configuration）の例を示している。FIG. 4 shows an example of a schematic configuration of the processor of each information processing terminal. 図５は、サーバ装置のプロセッサの概略的な構成（configuration）の例を示している。FIG. 5 shows an example of a schematic configuration of the processor of the server device. 図６Ａおよび６Ｂは、使用者（ユーザ）の情報処理端末の送信記録ファイルに格納される各情報レコードのデータ構造の例を示している。6A and 6B show an example of the data structure of each information record stored in the transmission record file of the information processing terminal of the user (user). 図７Ａおよび７Ｂは、サーバ装置の送信記録ファイルおよび情報処理端末の送信記録ファイルに格納される宛先に関する情報レコードのデータ構造の例を示している。7A and 7B show an example of the data structure of an information record related to a destination stored in the transmission record file of the server device and the transmission record file of the information processing terminal. 図８Ａは、サーバ装置の送信記録ファイルおよび情報処理端末の送信記録ファイルに格納される送信元に関する送信記録情報レコードのデータ構造の例を示している。図８Ｂは、サーバ装置の人事情報ファイルおよび情報処理端末の人事情報ファイルに格納される送信元プロフィール情報のレコードのデータ構造の例を示している。FIG. 8A shows an example of the data structure of the transmission record information record related to the transmission source stored in the transmission record file of the server device and the transmission record file of the information processing terminal. FIG. 8B shows an example of the data structure of the record of the sender profile information stored in the personnel information file of the server device and the personnel information file of the information processing terminal. 図９Ａは、図６Ａのデータ構造の情報レコードを有する、情報処理端末の内部の送信記録ファイルに格納される宛先に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。図９Ｂは、図６Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末の内部の送信記録ファイルに格納される宛先プロフィール情報のテーブルの例を示している。FIG. 9A shows an example of a table of transmission record information relating to a destination stored in a transmission record file inside the information processing terminal, which has an information record of the data structure of FIG. 6A. FIG. 9B shows an example of a table of destination profile information having an information record of the data structure of FIG. 6B and stored in a transmission record file inside the information processing terminal. 図１０Ａは、図７Ａのデータ構造の情報レコードを有する、情報処理端末の外部にあるサーバ装置の送信記録ファイルに格納される宛先に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。図１０Ｂは、図７Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末の外部にあるサーバ装置の送信記録ファイルに格納される宛先プロフィール情報のテーブル例を示している。FIG. 10A shows an example of a table of transmission record information relating to a destination stored in a transmission record file of a server device outside the information processing terminal, which has an information record of the data structure of FIG. 7A. FIG. 10B shows an example of a table of destination profile information that has the information record of the data structure of FIG. 7B and is stored in the transmission record file of the server device outside the information processing terminal. 図１１Ａは、図８Ａのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末の外部にあるサーバ装置の送信記録ファイルに格納される送信元に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。図１１Ｂは、図８Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末の外部にあるサーバ装置の人事情報ファイルに格納される送信元プロフィール情報のテーブルの例を示している。FIG. 11A shows an example of a table of transmission record information related to a transmission source that has an information record of the data structure of FIG. 8A and is stored in a transmission record file of a server device outside the information processing terminal. FIG. 11B shows an example of a table of transmission source profile information that has the information record of the data structure of FIG. 8B and is stored in the personnel information file of the server device outside the information processing terminal. 図１２Ａ〜１２Ｃは、実施形態による、各情報処理端末によって実行される、使用者によって送信操作された電子メールの宛先アドレスが宛先として妥当かどうかに関する判定を支援しおよびその判定を自動的に行う処理のためのフローチャートの例を示している。12A to 12C support and automatically perform the determination regarding whether the destination address of the e-mail transmitted by the user is valid as a destination, which is executed by each information processing terminal, according to the embodiment. An example of a flowchart for processing is shown. (図12Aで説明)(Explained in Fig. 12A) (図12Aで説明)(Explained in Fig. 12A) 図１３は、各情報処理端末によって実行される、各情報処理端末の送信記録ファイル、およびサーバ装置の送信記録ファイルにおける或る宛先アドレスに関する不要な送信記録情報を削除する処理のためのフローチャートの例を示している。FIG. 13 is an example of a flowchart for processing to delete unnecessary transmission record information relating to a certain destination address in the transmission record file of each information processing terminal and the transmission record file of the server device, which is executed by each information processing terminal. Is shown. 図１４は、情報処理端末の送信記録ファイル中の宛先に関する送信記録情報を確認するための表示画面の例を示している。FIG. 14 shows an example of a display screen for confirming transmission record information related to the destination in the transmission record file of the information processing terminal. 図１５Ａは、組織内の送信記録情報の表示画面の例を示している。FIG. 15A shows an example of a display screen of transmission record information in the organization. 図１５Ｂは、或る宛先アドレスに電子メールを送信した送信元アドレスに関する詳細情報の表示画面の例を示している。FIG. 15B shows an example of a detailed information display screen related to a source address that has sent an e-mail to a certain destination address. 図１６は、送信記録ファイル中に送信記録情報がないことを表す表示画面の例を示している。FIG. 16 shows an example of a display screen indicating that there is no transmission record information in the transmission record file. 図１７は、情報処理端末の送信記録ファイルおよびサーバ装置の送信記録ファイルにおける送信記録情報を削除するための表示画面の例を示している。FIG. 17 shows an example of a display screen for deleting the transmission record information in the transmission record file of the information processing terminal and the transmission record file of the server device. 図１８は、図１２Ｂのステップ４３０における電子メールの送信可否の自動判定に使用される条件を設定するための表示画面の例を示している。FIG. 18 shows an example of a display screen for setting conditions used for automatic determination of whether or not an electronic mail can be transmitted in step 430 of FIG. 12B.

発明の目的および利点は、請求の範囲に具体的に記載された構成要素および組み合わせによって実現され達成される。
前述の一般的な説明および以下の詳細な説明は、典型例および説明のためのものであって、本発明を限定するためのものではない、と理解される。 The objects and advantages of the invention will be realized and attained by means of the elements and combinations particularly pointed out in the appended claims.
It is understood that the foregoing general description and the following detailed description are exemplary and explanatory only and are not intended to limit the invention.

本発明の非限定的な実施形態を、図面を参照して説明する。図面において、同様のコンポーネントおよび要素には同じ参照番号が付されている。 Non-limiting embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. In the drawings, similar components and elements have the same reference numerals.

送信側の送信電子メールには、送信宛先アドレスのフィールドとして“ｔｏ”（直接的な宛先）、“ｃｃ”（同報宛先）および“ｂｃｃ”（匿名同報宛先）が含まれることがある。これらの宛先は、或る宛先アドレスのリストから一括して選択されて“ｔｏ”、“ｃｃ”および／または“ｂｃｃ”のフィールドに挿入されることがある。また、その受信側の受信電子メールには、送信元アドレスのフィールド“ｆｒｏｍ”および同報宛先アドレスのフィールド“ｃｃ”が含まれることがある。その受信電子メールに対する“全員へ返信”による返信電子メールには、送信宛先アドレスのフィールドとして“ｔｏ” および“ｃｃ”が含まれることがある。しかし、送信者は、それらの宛先アドレスまたは受信者に関する情報を持たず、その宛先アドレスが送信電子メールの宛先として妥当かを判断できないことがある。 The transmission e-mail on the transmission side may include “to” (direct destination), “cc” (broadcast destination), and “bcc” (anonymous broadcast destination) as fields of the transmission destination address. These destinations may be collectively selected from a list of destination addresses and inserted in the “to”, “cc” and / or “bcc” fields. The received e-mail on the receiving side may include a source address field “from” and a broadcast destination address field “cc”. The reply e-mail by “reply to all” for the received e-mail may include “to” and “cc” as fields of the transmission destination address. However, the sender may not have information regarding their destination address or recipient, and may not be able to determine whether the destination address is valid as a destination for outgoing e-mail.

発明者たちは、送信または返信の電子メールにおける各宛先アドレスの宛先としての妥当性の判定を、組織内の他の電子メール・クライアントにおける他の送信者の電子メールの送信記録に基づいて、自動的に行えるようにすることが有用である、と認識した。また、発明者たちは、組織内の他の電子メール・クライアントにおける他の送信者の電子メールの送信記録に基づいて、送信または返信の電子メールにおける各宛先アドレスの宛先としての妥当性の判定を支援することが有用である、と認識した。 Inventors automatically determine the validity of each destination address in a sent or returned email based on the records of other senders' emails sent by other email clients in the organization. Recognized that it would be useful to be able to The inventors also determine the validity of each destination address as a destination in a sent or returned email based on other senders' email records in other email clients in the organization. Recognized that it was useful to support.

実施形態の目的は、送信または返信の電子メールにおける各宛先アドレスの宛先としての妥当性の判定を自動的に行う処理を実現することである。また、実施形態の別の目的は、送信または返信の電子メールにおける各宛先アドレスの宛先としての妥当性の判定を支援するための処理を実現することである。 An object of the embodiment is to realize a process of automatically determining the validity of each destination address as a destination in a sent or returned electronic mail. Another object of the embodiment is to realize a process for supporting determination of validity as a destination of each destination address in a sent or returned electronic mail.

図１は、実施形態が適用可能な、内部ネットワーク５に接続されるサーバ装置１０および情報処理端末２２〜２６、および外部ネットワーク１５に接続されるメール・サーバ装置３０および外部の情報処理端末３２、３４を含むシステムの概略的な構成（configuration）の例を示している。内部ネットワーク５は、外部ネットワーク１５に接続可能である。 FIG. 1 illustrates a server device 10 and information processing terminals 22 to 26 connected to the internal network 5 and a mail server device 30 connected to the external network 15 and an external information processing terminal 32, to which the embodiment can be applied. An example of a schematic configuration of a system including 34 is shown. The internal network 5 can be connected to the external network 15.

図１において、例えば会社および官公庁のような組織内のサーバ装置１０および複数の情報処理端末２２、２４、．．．２６が内部ネットワーク５に接続されている。また、メール・サーバ装置３０、および外部の情報処理端末３２、３４等が外部ネットワーク１５に接続されている。内部ネットワーク５上のサーバ装置１０および複数の情報処理端末２２〜２６は、例えばファイアウォール、ＤＭＺ等を介して、外部ネットワーク１５およびメール・サーバ装置３０および外部の情報処理端末３２、３４等に接続されてもよい。サーバ装置１０は、ＤＭＺに配置されていて、ハブを介して内部ネットワーク５と外部ネットワーク１５の双方に接続されてもよい。 In FIG. 1, for example, a server apparatus 10 and a plurality of information processing terminals 22, 24,. . . 26 is connected to the internal network 5. A mail server device 30 and external information processing terminals 32 and 34 are connected to the external network 15. The server device 10 and the plurality of information processing terminals 22 to 26 on the internal network 5 are connected to the external network 15, the mail server device 30, the external information processing terminals 32, 34, etc. via a firewall, DMZ, etc., for example. May be. The server device 10 is arranged in the DMZ and may be connected to both the internal network 5 and the external network 15 via a hub.

外部ネットワーク１５は、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、パケット交換網（ＰＳＮ）、ＩＳＤＮ（Integrated Services Digital Network）、移動体通信網、および／または専用回線を含んでいてもよい。内部ネットワーク５は、有線ＬＡＮ、無線ＬＡＮ、構内交換電話網、構内パケット交換網、および／または専用回線を含んでいてもよい。 The external network 15 includes, for example, a LAN (Local Area Network), the Internet, a public switched telephone network (PSTN), a packet switched network (PSN), an ISDN (Integrated Services Digital Network), a mobile communication network, and / or a dedicated line. May be included. The internal network 5 may include a wired LAN, a wireless LAN, a private branch exchange telephone network, a private packet exchange network, and / or a dedicated line.

図２は、情報処理端末２２〜２６の各々の概略的な構成（configuration）の例を示している。 FIG. 2 shows an example of a schematic configuration of each of the information processing terminals 22 to 26.

情報処理端末２２〜２６は、情報処理装置であり、例えば、プロセッサ２０２、メモリ２１４、内部バス、ネットワーク・インタフェース（ＮＷＩ／Ｆ）２１４、等を含むコンピュータであってもよい。情報処理端末２２〜２６は、さらに、表示装置２２２、スピーカ２２４、および入力部２２６を含んでいる。表示装置２２２は、例えば、液晶表示装置、または有機ＥＬ表示装置であってもよい。入力部２２６は、例えば、キーボード、マウスまたはタッチパッドのようなポインティング・デバイス、およびタッチパネルを含んでいてもよい。 The information processing terminals 22 to 26 are information processing apparatuses, and may be computers including a processor 202, a memory 214, an internal bus, a network interface (NW I / F) 214, and the like. The information processing terminals 22 to 26 further include a display device 222, a speaker 224, and an input unit 226. The display device 222 may be, for example, a liquid crystal display device or an organic EL display device. The input unit 226 may include, for example, a keyboard, a pointing device such as a mouse or a touch pad, and a touch panel.

情報処理端末２２〜２６は、さらに、内部バスに結合された、記録媒体読み取り用のドライブ２２８、およびデータベースを含むハードディスク・ドライブ（ＨＤＤ）のような記憶装置２６０を含んでいる。ドライブ２２８は、ソフトウェアが記録された例えば光ディスクのような記録媒体２２９を読み取るために設けられている。そのソフトウェアは、例えば、ＯＳ、データベース管理システム（ＤＢＭＳ）、アプリケーション・プログラム、等を含んでいてもよい。 The information processing terminals 22 to 26 further include a storage medium reading drive 228 coupled to an internal bus and a storage device 260 such as a hard disk drive (HDD) including a database. The drive 228 is provided to read a recording medium 229 such as an optical disc on which software is recorded. The software may include, for example, an OS, a database management system (DBMS), an application program, and the like.

プロセッサ２０２は、コンピュータ用のＣＰＵ（Central Processing Unit）であってもよい。メモリ２１４には、例えば、主記憶装置および半導体メモリ等が含まれる。 The processor 202 may be a CPU (Central Processing Unit) for a computer. The memory 214 includes, for example, a main storage device and a semiconductor memory.

プロセッサ２０２は、メモリ２１４および／または記憶装置２６０に格納されたそのソフトウェアに従って動作するものであってもよい。そのソフトウェアは、記録媒体２２９に格納されていて、ドライブ２２８によって記録媒体２２９から読み出されて情報処理端末２２〜２６にインストールされてもよい。また、代替形態として、プロセッサ２０２は、上述のソフトウェアの機能の少なくとも一部を含む例えば集積回路として実装された専用のプロセッサであってもよい。 The processor 202 may operate in accordance with its software stored in the memory 214 and / or the storage device 260. The software may be stored in the recording medium 229, read from the recording medium 229 by the drive 228, and installed in the information processing terminals 22 to 26. Further, as an alternative, the processor 202 may be a dedicated processor that is implemented as an integrated circuit, for example, including at least a part of the software functions described above.

情報処理端末２２〜２６は、ネットワーク・インタフェース２１４を介し、さらに内部ネットワーク５および／または外部ネットワーク１５を介して、組織内部のサーバ装置１０、組織外部の電子メール・サーバ装置１０および情報処理端末３２、３４等に接続され得る。 The information processing terminals 22 to 26 are connected to the server device 10 inside the organization, the electronic mail server device 10 outside the organization, and the information processing terminal 32 via the network interface 214 and the internal network 5 and / or the external network 15. , 34, etc.

図３は、サーバ装置１０の概略的な構成（configuration）の例を示している。
サーバ装置１０は、組織の管理用の情報処理装置であり、例えば、プロセッサ１０２、メモリ１０４、内部バス、ネットワーク・インタフェース（ＮＷＩ／Ｆ）１０８、等を含むコンピュータであってもよい。サーバ装置１０は、さらに、内部バスに結合された、記録媒体読み取り用のドライブ１０６、およびデータベース１６２を含むハードディスク・ドライブ（ＨＤＤ）のような記憶装置１６を含んでいる。ドライブ１０６は、ソフトウェアが記録された例えば光ディスクのような記録媒体１６０を読み取るために設けられている。そのソフトウェアは、例えば、ＯＳ、データベース管理システム（ＤＢＭＳ）、アプリケーション・プログラム、等を含んでいてもよい。 FIG. 3 shows an example of a schematic configuration of the server device 10.
The server apparatus 10 is an information processing apparatus for managing an organization, and may be a computer including a processor 102, a memory 104, an internal bus, a network interface (NW I / F) 108, and the like. The server device 10 further includes a storage device 16 such as a hard disk drive (HDD) including a drive 106 for reading a recording medium and a database 162 coupled to an internal bus. The drive 106 is provided to read a recording medium 160 such as an optical disc in which software is recorded. The software may include, for example, an OS, a database management system (DBMS), an application program, and the like.

プロセッサ１０２は、コンピュータ用のＣＰＵ（Central Processing Unit）であってもよい。メモリ１０４には、例えば、主記憶装置および半導体メモリ等が含まれる。 The processor 102 may be a CPU (Central Processing Unit) for a computer. The memory 104 includes, for example, a main storage device and a semiconductor memory.

プロセッサ１０２は、メモリ１０４および／または記憶装置１６に格納されたそのソフトウェアに従って動作するものであってもよい。そのソフトウェアは、記録媒体１６０に格納されていて、ドライブ１０６によって記録媒体１６０から読み出されてサーバ装置１０にインストールされてもよい。また、代替形態として、プロセッサ１０２は、上述のソフトウェアの機能の少なくとも一部を含む例えば集積回路として実装された専用のプロセッサであってもよい。 The processor 102 may operate according to its software stored in the memory 104 and / or the storage device 16. The software may be stored in the recording medium 160, read from the recording medium 160 by the drive 106, and installed in the server device 10. Further, as an alternative, the processor 102 may be a dedicated processor that is implemented as an integrated circuit, for example, including at least a part of the software functions described above.

サーバ装置１０は、ネットワーク・インタフェース１０８を介し、さらに内部ネットワーク５および／または外部ネットワーク１５を介して、内部の情報処理端末２２〜２６、および外部の情報処理端末３２、３４等に接続され得る。 The server device 10 can be connected to the internal information processing terminals 22 to 26 and the external information processing terminals 32 and 34 via the network interface 108 and further via the internal network 5 and / or the external network 15.

図４は、情報処理端末２２〜２６の各々のプロセッサ２０２の概略的な構成（configuration）の例を示している。 FIG. 4 shows an example of a schematic configuration of each processor 202 of the information processing terminals 22 to 26.

プロセッサ２０２は、制御部２２２０を含み、さらに、電子メール・クライアント部２２２４、電子メール・チェック部２２２６、送信記録管理部２３０、およびその他の処理部２２４０を含みまたはその一部を含んでいてもよい。電子メール・チェック部２２２６は、各情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録に関する情報をチェック（検査）する内部情報チェック部２２２７、および情報処理端末２２〜２６の外部にある送信記録に関する情報をチェックする外部情報チェック部２２２８を含んでいてもよい。制御部２２２０は、電子メール・クライアント部２２２４、電子メール・チェック部２２２６、送信記録管理部２２８、および処理部２２４０に制御信号を供給して、これらの要素の動作を制御してもよい。 The processor 202 includes a control unit 2220, and may further include or include an e-mail client unit 2224, an e-mail check unit 2226, a transmission record management unit 230, and other processing units 2240. . The e-mail check unit 2226 checks the information related to the transmission records inside the information processing terminals 22 to 26, and the internal information check unit 2227 for checking (inspecting) the information related to the transmission records inside the information processing terminals 22 to 26. An external information check unit 2228 to be checked may be included. The control unit 2220 may supply control signals to the e-mail / client unit 2224, the e-mail / check unit 2226, the transmission record management unit 228, and the processing unit 2240 to control the operation of these elements.

記憶装置２６０は、安全なドメイン情報のファイル２６２、電子メール・クライアントのアドレスブック・ファイル２６４、および各情報処理端末２２〜２６内の電子メールに関する送信記録ファイルまたは送信ログ・ファイル２６６を含んでいる。各情報処理端末２２〜２６（例、２２）の記憶装置２６０は、さらに、組織内の他の情報処理端末（例、２４〜２６）における他の送信者の電子メールの送信記録情報および人事情報をそれぞれ一時的に格納する送信記録ファイル２６８および人事情報ファイル２７０を含んでいてもよい。送信記録ファイル２６６は、送信記録が追加、更新または削除されまたは送信記録情報が要求される度に全体の送信記録を統計的に処理して得られた情報を含んでいてもよい。 The storage device 260 includes a secure domain information file 262, an e-mail client address book file 264, and a transmission record file or transmission log file 266 relating to the e-mail in each information processing terminal 22-26. . The storage device 260 of each information processing terminal 22 to 26 (eg, 22) further includes the transmission record information and personnel information of the emails of other senders in other information processing terminals (eg, 24 to 26) in the organization. May be included in the transmission recording file 268 and the personnel information file 270 for temporarily storing them. The transmission record file 266 may include information obtained by statistically processing the entire transmission record each time a transmission record is added, updated, or deleted or transmission record information is requested.

図５は、サーバ装置１０のプロセッサ１０２の概略的な構成（configuration）の例を示している。 FIG. 5 shows an example of a schematic configuration of the processor 102 of the server device 10.

プロセッサ１０２は、制御部１２２０を含み、さらに、送信記録管理部１２２４、人事情報管理部１２２６、およびその他の処理部１２４０を含みまたはその一部を含んでいてもよい。制御部１２２０は、送信記録管理部１２２４、人事情報管理部１２２６、および処理部１２４０に制御信号を供給して、これらの要素の動作を制御してもよい。記憶装置１６は、データベース１６２の一部として、組織内の電子メールに関する送信記録ファイルまたは送信ログ・ファイル１６４、および人事情報ファイル１６６を含んでいる。送信記録ファイル１６４は、例えば、過去の電子メールの、送信日時、“ｔｏ”、“ｃｃ”および“ｂｃｃ”のフィールドにおける宛先アドレスおよび送信元アドレスを含む送信記録を含んでいる。その宛先アドレスには受信者の表示名が付加されていてもよい。送信記録ファイル１６４は、送信記録が追加、更新または削除されまたは送信記録情報が要求される度に全体の送信記録を統計的に処理して得られた情報を含んでいてもよい。 The processor 102 includes a control unit 1220, and may further include a transmission record management unit 1224, a personnel information management unit 1226, and other processing unit 1240, or may include a part thereof. The control unit 1220 may supply control signals to the transmission record management unit 1224, the personnel information management unit 1226, and the processing unit 1240 to control the operation of these elements. The storage device 16 includes, as a part of the database 162, a transmission record file or transmission log file 164 related to electronic mail in the organization, and a personnel information file 166. The transmission record file 164 includes, for example, a transmission record including the transmission date and time, the destination address and the transmission source address in the fields “to”, “cc”, and “bcc” of the past electronic mail. The recipient's display name may be added to the destination address. The transmission record file 164 may include information obtained by statistically processing the entire transmission record each time a transmission record is added, updated or deleted or transmission record information is requested.

各情報処理端末２２〜２６（例えば、２２）は、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４から、他の情報処理端末（例えば、２４〜２６）の送信者の電子メールに関する送信記録情報を取得して一時的に送信記録ファイル２６８に格納してもよい。また、各情報処理端末２２〜２６（例えば、２２）は、サーバ装置１０の人事情報ファイル１６６から、他の情報処理端末（例えば、２４〜２６）の送信者の人事情報を取得して一時的に人事情報ファイル２７０に格納してもよい。 Each information processing terminal 22 to 26 (for example, 22) acquires transmission record information related to the sender's e-mail of another information processing terminal (for example, 24 to 26) from the transmission record file 164 of the server device 10. It may be temporarily stored in the transmission record file 268. Further, each information processing terminal 22 to 26 (for example, 22) acquires the personnel information of the senders of other information processing terminals (for example, 24 to 26) from the personnel information file 166 of the server device 10 and temporarily stores them. May be stored in the personnel information file 270.

送信記録管理部１２２４は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応じて、送信記録ファイル１６４を管理し、送信記録ファイル１６４に送信記録情報を記録し、または送信記録ファイル１６４における送信記録情報を更新する。また、送信記録管理部１２２４は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、送信記録ファイル１６４中の送信記録情報の一部を送信する。人事情報管理部１２２６は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応じて、人事情報ファイル１６６を管理し、人事情報ファイル１６６を更新する。また、人事情報管理部１２２６は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、人事情報ファイル１６６中の人事情報の一部を情報処理端末２２〜２６に送信する。 The transmission record management unit 1224 manages the transmission record file 164 in response to requests from the information processing terminals 22 to 26, records transmission record information in the transmission record file 164, or records transmission record information in the transmission record file 164. Update. Further, the transmission record management unit 1224 transmits a part of the transmission record information in the transmission record file 164 in response to requests from the information processing terminals 22 to 26. The personnel information management unit 1226 manages the personnel information file 166 and updates the personnel information file 166 in response to requests from the information processing terminals 22 to 26. In addition, the personnel information management unit 1226 transmits part of the personnel information in the personnel information file 166 to the information processing terminals 22 to 26 in response to requests from the information processing terminals 22 to 26.

図６Ａおよび６Ｂは、使用者（ユーザ）の情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録情報用の送信記録ファイル２６６に格納される各情報レコードのデータ構造の例を示している。図６Ａおよび６Ｂの情報は、各情報処理端末２２〜２６における送信電子メールの送信記録を統計的に処理した情報を含んでいる。 6A and 6B show an example of the data structure of each information record stored in the transmission record file 266 for transmission record information inside the information processing terminals 22 to 26 of the user (user). The information in FIGS. 6A and 6B includes information obtained by statistically processing transmission records of transmission e-mails in the respective information processing terminals 22 to 26.

図６Ａは、送信記録ファイル２６６に格納される宛先に関する送信記録情報のレコードのデータ構造の例を示している。宛先に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス、初回の送信日時、最新の送信日時、および送信回数のフィールドを含んでいる。 FIG. 6A shows an example of the data structure of a record of transmission record information related to the destination stored in the transmission record file 266. The transmission record information related to the destination includes, for example, fields of a destination address, an initial transmission date and time, a latest transmission date and time, and a transmission count.

図６Ｂは、送信記録ファイル２６６に格納される宛先プロフィール情報または受信者情報のレコードのデータ構造の例を示している。宛先プロフィール情報は、例えば、宛先アドレス、およびその複数の表示名のフィールドを含んでいる。各表示名は、送信しようとする電子メールのヘッダの“ｔｏ”、“ｃｃ”、“ｂｃｃ”のフィールドにおいて指定された表示名（display name）を取り出したもので、例えば、電子メールで使用された新しい日時の順に配置しても、または最新の送信日時から或る時間期間（例、３箇月）以内の送信電子メールにおける使用頻度の順に配置してもよい。ここで、“ｔｏ”、“ｃｃ”、“ｂｃｃ”のフィールドは、ＲＦＣ２８２２規格において、［ｄｉｓｐｌａｙｎａｍｅ］＜ａｄｄｒ−ｓｐｅｃ＞と規定されており、表示名は［ｄｉｓｐｌａｙｎａｍｅ］の部分に対応する。 FIG. 6B shows an example of the data structure of a record of destination profile information or recipient information stored in the transmission record file 266. The destination profile information includes, for example, a destination address field and a plurality of display name fields. Each display name is obtained by extracting the display name specified in the “to”, “cc”, and “bcc” fields of the header of the email to be sent. They may be arranged in the order of the new date and time, or may be arranged in the order of the frequency of use in the transmission e-mail within a certain time period (eg, 3 months) from the latest transmission date and time. Here, the fields “to”, “cc”, and “bcc” are defined as [displayname] <addr-spec> in the RFC2822 standard, and the display name corresponds to the part of [displayname].

図７Ａおよび７Ｂは、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４および情報処理端末２２〜２６の一時的な送信記録ファイル２６８に格納される宛先に関する情報レコードのデータ構造の例を示している。図７Ａおよび７Ｂの情報は、組織内の全ての情報処理端末２２〜２６からの送信電子メールの送信記録を統計的に処理した情報を含んでいる。 7A and 7B show an example of the data structure of the information record regarding the destination stored in the transmission record file 164 of the server device 10 and the temporary transmission record files 268 of the information processing terminals 22 to 26. 7A and 7B includes information obtained by statistically processing transmission records of transmission e-mails from all the information processing terminals 22 to 26 in the organization.

図７Ａは、送信記録ファイル１６４および２６８に格納される宛先に関する送信記録情報のレコードのデータ構造の例を示している。宛先に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス、初回の送信日時、最新の送信日時、送信回数、および送信者数のフィールドを含んでいる。 FIG. 7A shows an example of the data structure of the record of the transmission record information relating to the destination stored in the transmission record files 164 and 268. The transmission record information regarding the destination includes, for example, fields of a destination address, an initial transmission date and time, a latest transmission date and time, the number of transmissions, and the number of senders.

図７Ｂは、送信記録ファイル１６４および２６８に格納される宛先プロフィール情報のレコードのデータ構造の例を示している。宛先プロフィール情報は、例えば、宛先アドレス、およびその複数の表示名（１〜５）のフィールドを含んでいる。 FIG. 7B shows an example of the data structure of the record of the destination profile information stored in the transmission record files 164 and 268. The destination profile information includes, for example, fields of a destination address and a plurality of display names (1 to 5) thereof.

図８Ａは、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４および情報処理端末２２〜２６の送信記録ファイル２６８に格納される送信元に関する送信記録情報レコードのデータ構造の例を示している。図８Ｂは、サーバ装置１０の人事情報ファイル１６６および情報処理端末２２〜２６の人事情報ファイル２７０に格納される送信元プロフィール情報または送信者情報のレコードのデータ構造の例を示している。 FIG. 8A shows an example of the data structure of the transmission record information record related to the transmission source stored in the transmission record file 164 of the server device 10 and the transmission record files 268 of the information processing terminals 22 to 26. FIG. 8B shows an example of the data structure of the sender profile information or the sender information record stored in the personnel information file 166 of the server device 10 and the personnel information file 270 of the information processing terminals 22 to 26.

送信元に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス、送信者の送信元アドレス、初回の送信日時、最新の送信日時、および送信回数のフィールドを含んでいる。送信元に関する送信記録情報は、宛先アドレスと送信元アドレスの各組合せの電子メールの送信日時および送信回数等の情報を含んでいる。送信元プロフィール情報は、例えば、送信元アドレス、および、組織における送信元アドレスの送信者の所属部署、氏名および連絡先（例、内線電話番号）のフィールドを含んでいる。 The transmission record information related to the transmission source includes, for example, fields of a destination address, a transmission source address of the sender, an initial transmission date and time, a latest transmission date and time, and a transmission count. The transmission record information relating to the transmission source includes information such as the transmission date and time and the number of transmissions of the electronic mail of each combination of the destination address and the transmission source address. The sender profile information includes, for example, fields of a sender address, a department to which the sender of the sender address in the organization belongs, a name, and a contact information (for example, an extension telephone number).

図９Ａは、図６Ａのデータ構造の情報レコードを有し、各情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録ファイル２６６に格納される宛先に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。宛先に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス“ｂ＠ｄｅｆ．ｃｏｍ”、および、その宛先アドレスへの初回の送信日時“２００９年２月２８日”、最新の送信日時“２０１１年９月３０日”および送信回数“１００回”のような情報を含んでいる。ここで、宛先アドレスは、送信記録ファイル２６６に存在する宛先として使用された電子メール・アドレスを表す。 FIG. 9A shows an example of a table of transmission record information relating to the destination having the information record of the data structure of FIG. 6A and stored in the transmission record file 266 inside each information processing terminal 22-26. The transmission record information regarding the destination includes, for example, the destination address “b@def.com”, the first transmission date and time “February 28, 2009”, and the latest transmission date and time “September 30, 2011”. "And the number of transmissions" 100 times ". Here, the destination address represents an e-mail address used as a destination existing in the transmission record file 266.

情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２（またはその送信記録管理部２２３０）は、電子メールが送信される度に、または宛先アドレスに関する送信記録情報が検索または要求される度に、その送信記録情報を生成して送信記録ファイル２６６に格納してもよい。また、情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、電子メールが送信される度に、または宛先アドレスに関する送信記録情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル２６６のその送信記録情報を更新してもよい。 The processor 202 (or the transmission record management unit 2230) of the information processing terminals 22 to 26 stores the transmission record information every time an e-mail is transmitted or whenever transmission record information related to a destination address is retrieved or requested. It may be generated and stored in the transmission record file 266. The processor 202 (transmission record management unit 2230) of the information processing terminals 22 to 26 stores the transmission record file 266 each time an e-mail is transmitted or whenever transmission record information related to a destination address is retrieved or requested. The transmission record information may be updated.

図９Ｂは、図６Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録ファイル２６６に格納される宛先プロフィール情報のテーブルの例を示している。宛先プロフィール情報は、例えば、宛先アドレス“ｂ＠ｄｅｆ．ｃｏｍ”、表示名１“ＤＥＦ社）馬場”、表示名２“馬場次郎”、および表示名３“Ｊ．ｂａｂａ”のような情報を含んでいる。 FIG. 9B shows an example of a table of destination profile information that has the information record of the data structure of FIG. 6B and is stored in the transmission record file 266 inside the information processing terminals 22 to 26. The destination profile information includes, for example, information such as destination address “b@def.com”, display name 1 “DEF company) Baba”, display name 2 “Jiro Baba”, and display name 3 “J.baba”. It is out.

情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、電子メールが送信される度に、または宛先プロフィール情報が検索または要求される度に、その宛先プロフィール情報を生成して送信記録ファイル２６６に格納してもよい。また、情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、電子メールが送信される度に、または宛先プロフィール情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル２６６のその宛先プロフィール情報を更新してもよい。 The processor 202 (transmission record management unit 2230) of the information processing terminals 22 to 26 generates the destination profile information every time an e-mail is transmitted, or every time the destination profile information is searched or requested, and transmits and records the destination profile information. The file 266 may be stored. In addition, the processor 202 (transmission record management unit 2230) of the information processing terminals 22 to 26 receives the destination profile of the transmission record file 266 every time an e-mail is transmitted or whenever destination profile information is searched or requested. Information may be updated.

図１０Ａは、図７Ａのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の外部にあるサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４に格納される宛先に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。宛先に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス“ａ＠ａｂｃ．ｃｏｍ”、初回の送信日時“２０１０年１月１日”、最新の送信日時“２０１１年９月３０日”、送信回数“５００回”、および送信者数または送信元アドレス数“５０”のような情報を含んでいる。ここで、宛先アドレスは、送信記録ファイル１６４に存在する送信記録における宛先として使用された電子メール・アドレスを表す。 FIG. 10A shows an example of a table of transmission record information related to the destination having the information record of the data structure of FIG. 7A and stored in the transmission record file 164 of the server device 10 outside the information processing terminals 22 to 26. Yes. The transmission record information regarding the destination includes, for example, the destination address “a@abc.com”, the first transmission date and time “January 1, 2010”, the latest transmission date and time “September 30, 2011”, and the transmission count “500 times”. ", And information such as the number of senders or the number of source addresses" 50 ". Here, the destination address represents an e-mail address used as a destination in the transmission record existing in the transmission record file 164.

サーバ装置１０のプロセッサ１０２（またはその送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または宛先アドレスに関する送信記録情報が検索または要求される度に、その送信記録情報を生成して送信記録ファイル１６４に格納してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または宛先アドレスに関する送信記録情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル１６４のその送信記録情報を更新してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、その送信記録情報を情報処理端末２２〜２６に送信または供給する。 The processor 102 (or the transmission record management unit 1224) of the server device 10 generates the transmission record information every time an e-mail is transmitted or whenever transmission record information related to a destination address is searched or requested. It may be stored in the transmission record file 164. Further, the processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 transmits the transmission record of the transmission record file 164 each time an e-mail is transmitted or whenever transmission record information related to the destination address is retrieved or requested. Information may be updated. The processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 transmits or supplies the transmission record information to the information processing terminals 22 to 26 in response to requests from the information processing terminals 22 to 26.

図１０Ｂは、図７Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の外部にあるサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４に格納される宛先プロフィール情報のテーブル例を示している。宛先プロフィール情報は、例えば、宛先アドレス“ａ＠ａｂｃ．ｃｏｍ”、およびその表示名１“ＡＢＣ社）荒木”、表示名２“Ａｒａｋｉ”、表示名３“荒木一郎”、表示名４“ＩｃｈｉｒｏＡｒａｋｉ”および表示名５“Ｉ．Ａｒａｋｉ”のような情報を含んでいる。ここで、表示名は、例えば宛先フィールドにおける“ＡＢＣ社）荒木＜ａ＠ａｂｃ．ｃｏｍ＞”中の“ＡＢＣ社）荒木”のように、電子メールの宛先アドレスとともにその前に表示される表示名を表す。表示名には、１つの電子メール・アドレスに対して、元々送信者が付したものと、元々受信者が付したものとがあり、複数存在し得る。 FIG. 10B shows an example of a table of destination profile information that has the information record of the data structure of FIG. 7B and is stored in the transmission record file 164 of the server device 10 outside the information processing terminals 22 to 26. The destination profile information includes, for example, a destination address “a@abc.com” and its display name 1 “ABC Inc.) Araki”, display name 2 “Araki”, display name 3 “Ichiro Araki”, display name 4 “Ichiro Araki” "And the display name 5" I. Araki ". Here, the display name is displayed before the e-mail destination address, for example, “ABC company) Araki in“ ABC company ”Araki <a@abc.com>” in the destination field. Represents. There are two or more display names, one originally given by the sender and one originally given by the receiver for one e-mail address.

サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または宛先プロフィール情報が検索または要求される度に、その宛先プロフィール情報を生成して送信記録ファイル２６６に格納してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または宛先プロフィール情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル１６４の宛先プロフィール情報を更新してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、その宛先プロフィール情報を情報処理端末２２〜２６に送信または供給する。 The processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 generates the destination profile information and sends it to the transmission record file 266 each time an e-mail is transmitted, or whenever destination profile information is retrieved or requested. It may be stored. Further, the processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 updates the destination profile information of the transmission record file 164 every time an e-mail is transmitted or each time the destination profile information is retrieved or requested. May be. The processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 transmits or supplies the destination profile information to the information processing terminals 22 to 26 in response to requests from the information processing terminals 22 to 26.

図１１Ａは、図８Ａのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の外部にあるサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４に格納される送信元に関する送信記録情報のテーブルの例を示している。送信元に関する送信記録情報は、例えば、宛先アドレス“ａ＠ａｂｃ．ｃｏｍ”、送信元アドレス“ｘ＠ｊｐ．ｆｊ．ｃｏｍ”、および宛先と送信元アドレスの組合せに対する、初回の送信日時“２０１０年１月１日”、最新の送信日時“２０１０年４月１日”および送信回数“５回”の情報を含んでいる。ここで、送信元アドレスは、送信記録ファイル１６４に存在する送信記録における１つの宛先アドレスに対する１つ以上の送信元の電子メール・アドレスの中のいずれかを表す。 FIG. 11A shows an example of a table of transmission record information related to the transmission source having the information record of the data structure of FIG. 8A and stored in the transmission record file 164 of the server device 10 outside the information processing terminals 22 to 26. ing. The transmission record information related to the transmission source is, for example, the first transmission date and time “2010” for the destination address “a@abc.com”, the transmission source address “x@jp.fj.com”, and the combination of the destination and the transmission source address. The information includes “January 1”, the latest transmission date and time “April 1, 2010”, and the number of transmissions “5 times”. Here, the transmission source address represents one of one or more transmission source e-mail addresses for one destination address in the transmission record existing in the transmission record file 164.

サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または送信元に関する送信記録情報が検索または要求される度に、その送信記録情報を生成して送信記録ファイル１６４に格納してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、電子メールが送信される度に、または送信元に関する送信記録情報が検索または要求される度に、送信記録ファイル１６４のその送信記録情報を更新してもよい。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、その送信記録情報を情報処理端末２２〜２６に送信または供給する。 The processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 generates the transmission record information every time an e-mail is transmitted, or whenever transmission record information related to the transmission source is searched or requested, and transmits and records the transmission record information. The file 164 may be stored. Further, the processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 transmits the transmission record of the transmission record file 164 each time an e-mail is transmitted or whenever transmission record information relating to the transmission source is retrieved or requested. Information may be updated. The processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 transmits or supplies the transmission record information to the information processing terminals 22 to 26 in response to requests from the information processing terminals 22 to 26.

図１１Ｂは、図８Ｂのデータ構造の情報レコードを有し、情報処理端末２２〜２６の外部にあるサーバ装置１０の人事情報ファイル１６６に格納される送信元プロフィール情報のテーブルの例を示している。送信元プロフィール情報は、例えば、送信元アドレス“ｘ＠ｊｐ．ｆｊ．ｃｏｍ”、およびその送信元アドレスが割り当てられた送信者の氏名“島野松男”および連絡先（例、内線電話番号）“１００１”の情報を含んでいる。 FIG. 11B shows an example of a table of transmission source profile information that has the information record of the data structure of FIG. 8B and is stored in the personnel information file 166 of the server device 10 outside the information processing terminals 22 to 26. . The sender profile information includes, for example, the sender address “x@jp.fj.com”, the name of the sender assigned with the sender address “Matsuo Shimano”, and the contact (eg, extension telephone number) “1001”. Information.

サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、管理者の操作に従って、人事情報ファイル１６６を生成しまたは更新する。また、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）は、情報処理端末２２〜２６からの要求に応答して、人事情報ファイル１６６からその送信元プロフィール情報を抽出して情報処理端末２２〜２６に送信または供給する。 The processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 generates or updates the personnel information file 166 according to the operation of the administrator. Further, the processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10 extracts the transmission source profile information from the personnel information file 166 in response to the request from the information processing terminals 22 to 26, and processes the information processing terminals 22 to 26. 26 is transmitted or supplied.

図１２Ａ〜１２Ｃは、実施形態による、各情報処理端末２２〜２６によって実行される、使用者によって送信操作された電子メールの宛先アドレスが宛先として妥当かどうかに関する判定を支援しおよびその判定を自動的に行う処理のためのフローチャートの例を示している。以下、１つの情報処理端末２２について説明するが、他の情報処理端末２４〜２６は、情報処理端末２２と同様に動作し処理を実行する。情報処理端末２２の説明は、情報処理端末２４〜２６に同様に適用される。 FIGS. 12A to 12C support the determination as to whether or not the destination address of an e-mail transmitted by a user is valid as a destination, which is executed by each information processing terminal 22 to 26 according to the embodiment, and automatically performs the determination. 5 shows an example of a flowchart for processing performed automatically. Hereinafter, although one information processing terminal 22 will be described, the other information processing terminals 24 to 26 operate in the same manner as the information processing terminal 22 and execute processing. The description of the information processing terminal 22 is similarly applied to the information processing terminals 24 to 26.

情報処理端末２２上の電子メール・クライアントによる表示装置２２２の画面上で、その使用者が電子メールを作成して送信するよう操作すると、そのプロセッサ２０２（またはその電子メール・クライアント部２２２４）はその電子メールの送信を開始するよう動作する。それによって、情報処理端末２２のプロセッサ２０２（またはその電子メール・チェック部２２２６）によって図１２Ａ〜１２Ｃのフローチャートの実行が開始される。 When the user operates to create and send an e-mail on the screen of the display device 222 by the e-mail client on the information processing terminal 22, the processor 202 (or the e-mail client unit 2224) Operates to start sending email. As a result, the execution of the flowcharts of FIGS. 12A to 12C is started by the processor 202 of the information processing terminal 22 (or its electronic mail check unit 2226).

図１２Ａを参照すると、ステップ３８０において、情報処理端末２２のプロセッサ２０２（または電子メール・チェック部２２２６の内部情報チェック部２２２７）は、ドメイン情報ファイル２６２を参照して、送信する電子メールの宛先アドレスのドメイン情報の妥当性を検証する。この場合、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、送信しようとする電子メールのヘッダ中の全ての宛先アドレスについて、それぞれのドメイン情報が妥当かどうか検証する。ここで、宛先アドレスは、電子メールにおける“ｔｏ”、“ｃｃ”および“ｂｃｃ”のフィールドに含まれている全ての電子メール・アドレスの各電子メール・アドレスである。ドメイン情報が、ドメイン情報ファイル２６２における、例えば、会社内のドメイン情報またはその関連会社を表すドメイン情報、または予め登録された取引先等を表すドメイン情報であれば、その宛先アドレスは妥当であると判定される。 Referring to FIG. 12A, in step 380, the processor 202 of the information processing terminal 22 (or the internal information check unit 2227 of the e-mail check unit 2226) refers to the domain information file 262 and sends the destination address of the e-mail to be transmitted. Validate domain information for. In this case, the processor 202 (internal information check unit 2227) verifies whether the domain information is valid for all the destination addresses in the header of the electronic mail to be transmitted. Here, the destination address is each e-mail address of all e-mail addresses included in the “to”, “cc”, and “bcc” fields in the e-mail. If the domain information is domain information in the domain information file 262, for example, domain information in the company or domain information representing the affiliated company, or domain information representing a business partner registered in advance, the destination address is valid. Determined.

ステップ３８２において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、全ての宛先アドレスが妥当と判定されたかどうかを判定する。いずれかの宛先アドレスが妥当でない判定された場合は、手順はステップ４００に進む。全ての宛先アドレスが妥当と判定された場合は、手順はステップ４４０に進む。代替形態として、ステップ３８０および３８２が実行されることなく、ステップ４００から処理が開始されてもよい。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、検証済みの電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して宛先の外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。 In step 382, the processor 202 (internal information check unit 2227) determines whether or not all destination addresses are determined to be valid. If any destination address is determined to be invalid, the procedure proceeds to step 400. If all destination addresses are determined valid, the procedure proceeds to step 440. Alternatively, processing may begin at step 400 without steps 380 and 382 being performed. In step 440, the processor 202 (internal information check unit 2227) transmits the verified electronic mail to the external information processing terminals 32, 34, etc., via the external server 15 and the mail server device 30.

ステップ４００において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、送信しようとする電子メールの全ての宛先アドレスについて、アドレスブック２６４を検索する。その宛先アドレスは、ステップ３８２において妥当でないと判定された電子メール・アドレスであってもよい。 In step 400, the processor 202 (internal information check unit 2227) searches the address book 264 for all the destination addresses of the electronic mail to be transmitted. The destination address may be an email address that was determined to be invalid at step 382.

ステップ４０２において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、各宛先アドレスが電子メール・クライアント部２２２４のアドレスブック２６４に存在するかどうかを判定する。いずれかの宛先アドレスがアドレスブック２６４に存在しないと判定された場合は、手順はステップ４０４に進む。全ての宛先アドレスがアドレスブック２６４に存在すると判定された場合は、手順はステップ４４０（電子メール送信処理）に進む。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、チェック済みの電子メールを、外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して宛先の外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。その後、手順は図１２Ｃのステップ４５２に進む。 In step 402, the processor 202 (internal information check unit 2227) determines whether each destination address exists in the address book 264 of the e-mail client unit 2224. If it is determined that any destination address does not exist in the address book 264, the procedure proceeds to step 404. If it is determined that all destination addresses exist in the address book 264, the procedure proceeds to step 440 (e-mail transmission process). In step 440, the processor 202 (internal information check unit 2227) transmits the checked electronic mail to the external information processing terminals 32, 34, etc., via the external server 15 and the mail server device 30. Thereafter, the procedure proceeds to Step 452 in FIG. 12C.

ステップ４０４において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、アドレスブック・ファイル２６４に存在しなかったその宛先アドレスについて、情報処理端末２２の内部の送信記録ファイル２６６を検索する。 In step 404, the processor 202 (internal information check unit 2227) searches the transmission record file 266 inside the information processing terminal 22 for the destination address that did not exist in the address book file 264.

ステップ４０６において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、その宛先アドレスが送信記録ファイル２６６中に存在するかどうかを判定する。その全ての宛先アドレス（またはアドレスブック・ファイル２６４にない宛先アドレス）が送信記録ファイル２６６に存在すると判定された場合は、手順はステップ４０８に進む。いずれかの宛先アドレスが送信記録ファイル２６６中に存在しないと判定された場合は、手順は図１２Ｂのステップ４２２に進む。 In step 406, the processor 202 (internal information check unit 2227) determines whether or not the destination address exists in the transmission record file 266. If it is determined that all the destination addresses (or destination addresses not in the address book file 264) exist in the transmission record file 266, the procedure proceeds to step 408. If it is determined that any destination address does not exist in the transmission record file 266, the procedure proceeds to step 422 in FIG. 12B.

図１４は、情報処理端末２２〜２６の内部の送信記録ファイル２６６中の宛先に関する送信記録情報を確認するための表示画面の例を示している。 FIG. 14 shows an example of a display screen for confirming transmission record information related to a destination in the transmission record file 266 inside the information processing terminals 22 to 26.

ステップ４０８において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、情報処理端末２２の送信記録ファイル２６６における、各宛先アドレスに関する初回の送信日時、最新の送信日時、および送信回数の送信記録情報を表示する。その送信記録情報は、アドレスブック・ファイル２６４中に存在せずかつ送信記録ファイル２６６中に存在する宛先アドレスに関するものであってもよい。その表示の画面は、例えば、図１４のような表示画面であってもよい。 In step 408, the processor 202 (internal information check unit 2227) displays the transmission record information of the first transmission date and time, the latest transmission date and time, and the number of transmissions for each destination address in the transmission record file 266 of the information processing terminal 22. . The transmission record information may relate to a destination address that does not exist in the address book file 264 and exists in the transmission record file 266. The display screen may be, for example, a display screen as shown in FIG.

図１４の表示画面において、使用者が、宛先に関する送信記録情報を確認して、例えば入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の“確認”ボタンをクリックすると、手順はステップ４４０（電子メール送信処理）に進む。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２２７）は、チェック済みの電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。その後、手順は図１２Ｃのステップ４５２に進む。 In the display screen of FIG. 14, when the user confirms the transmission record information regarding the destination and clicks the “confirm” button on the screen with the pointing device of the input unit 226, for example, the procedure is step 440 (e-mail transmission processing). ) In step 440, the processor 202 (internal information check unit 2227) transmits the checked electronic mail to the external information processing terminals 32 and 34 via the mail server device 30 via the external network 15. Thereafter, the procedure proceeds to Step 452 in FIG. 12C.

図１２Ｂを参照すると、図１２Ａのステップ４０６の後のステップ４２２において、プロセッサ２０２（または電子メール・チェック部２２２６の外部情報チェック部２２２８）は、内部ネットワーク５を介して組織内のサーバ装置１０に接続する。次いで、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、情報処理端末２２の内部のアドレスブック・ファイル２６４と送信記録ファイル２６６のいずれにも存在しない各宛先アドレスについてサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４を検索する。 Referring to FIG. 12B, in step 422 after step 406 in FIG. 12A, the processor 202 (or the external information check unit 2228 of the e-mail check unit 2226) communicates with the server apparatus 10 in the organization via the internal network 5. Connecting. Next, the processor 202 (external information check unit 2228) searches the transmission record file 164 of the server device 10 for each destination address that does not exist in either the address book file 264 or the transmission record file 266 inside the information processing terminal 22. To do.

ステップ４２４において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、宛先アドレスへの電子メールの送信の可否を自動的に判定するための自動判定機能が使用者によって予め“有効”に設定されているかどうかを判定する。自動判定機能の“有効”の設定情報は、例えば、記憶装置２６０におけるその設定情報用の記憶領域に保存されてもよい。自動判定機能が“有効”でないまたは“無効”であると判定された場合は、手順はステップ４２６に進む。自動判定機能が“有効”であると判定された場合は、手順はステップ４３０に進む。 In step 424, whether or not the processor 202 (external information check unit 2228) has previously set “valid” by the user as an automatic determination function for automatically determining whether or not to send an e-mail to the destination address. Determine. For example, the “valid” setting information of the automatic determination function may be stored in a storage area for the setting information in the storage device 260. If it is determined that the automatic determination function is not “valid” or “invalid”, the procedure proceeds to step 426. If it is determined that the automatic determination function is “valid”, the procedure proceeds to step 430.

ステップ４３０において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、内部ネットワーク５を介してサーバ装置１０に接続して、送信記録ファイル１６４におけるその宛先アドレスに関する送信記録情報をサーバ装置１０に要求し取得して送信記録ファイル２６８に格納する。この場合、その送信記録情報は、組織内の他の送信者の過去の送信記録情報である。プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、取得した宛先アドレスに関する送信記録情報を参照して、判定用の条件または閾値に基づいて宛先アドレスへの電子メールの送信の可否またはその宛先アドレスの妥当性を自動的に判定する。 In step 430, the processor 202 (external information check unit 2228) connects to the server apparatus 10 via the internal network 5, requests the server apparatus 10 for transmission record information related to the destination address in the transmission record file 164, and acquires it. And stored in the transmission record file 268. In this case, the transmission record information is past transmission record information of other senders in the organization. The processor 202 (external information check unit 2228) refers to the transmission record information relating to the acquired destination address, and determines whether or not to send an e-mail to the destination address based on the determination condition or threshold, or the validity of the destination address. Is automatically determined.

その判定方法は、例えば、組織内の送信記録ファイル１６４における他の送信者の送信記録情報において、期間的な条件としての１つの宛先アドレスへの最新送信日時から遡って或る時間期間（例えば、３箇月）以内のその宛先アドレスへの電子メールについてだけ判定してもよい。その判定方法は、判定条件として、その電子メールの送信数（合計）が、閾値としての送信数（例えば、１００通）を超えているか、および／または、その電子メールの送信者の数が、閾値としての送信者数（例えば、３人）を超えているか、を判定するものであってもよい。その判定方法は、その送信数と送信者数がその両方またはいずれかの閾値を超えている場合に、その宛先アドレスが妥当でありその宛先アドレスへの送信が可であると判定してもよい。その判定は、或る時間期間において、組織内の情報処理端末２２の使用者以外の他の送信者によるその宛先アドレスへの送信数が閾値を超えている場合、および／またはその送信者数が閾値を超えている場合に、その送信実績に基づいてその宛先アドレスの妥当性を信頼する。また、その判定方法は、或る時間期間において、その送信数と送信者数がその両方またはいずれかの閾値を超えていない場合に、その宛先アドレスが妥当でなくその宛先への送信が不可であると判定してもよい。 For example, in the transmission record information of other senders in the transmission record file 164 in the organization, the determination method is a period of time (eg, for example) retroactive from the latest transmission date and time to one destination address as a periodical condition. You may determine only about the e-mail to the destination address within three months. In the determination method, as a determination condition, the number of transmissions of the email (total) exceeds the number of transmissions (for example, 100) as a threshold, and / or the number of senders of the email is It may be determined whether the number of senders as a threshold (for example, three) is exceeded. The determination method may determine that the destination address is valid and transmission to the destination address is possible when the number of transmissions and the number of senders exceed both or either threshold. . The determination is made when the number of transmissions to the destination address by a sender other than the user of the information processing terminal 22 in the organization exceeds a threshold value during a certain period of time and / or the number of senders is When the threshold is exceeded, the validity of the destination address is trusted based on the transmission result. In addition, the determination method is such that if the number of transmissions and the number of senders do not exceed both or either threshold during a certain period of time, the destination address is not valid and transmission to the destination is impossible. You may determine that there is.

その条件に基づく判定に用いる送信記録ファイル１６４におけるその送信記録情報または統計的情報は、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）の要求に応答して、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）によって生成されて情報処理端末２２に送信されてもよい。また、その送信記録情報または統計的情報は、情報処理端末２２によって受信されて送信記録ファイル２６８に格納されてもよい。 The transmission record information or statistical information in the transmission record file 164 used for the determination based on the condition is in response to a request from the processor 202 (external information check unit 2228), and the processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server device 10. ) And may be transmitted to the information processing terminal 22. Further, the transmission record information or statistical information may be received by the information processing terminal 22 and stored in the transmission record file 268.

ステップ４３２において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、自動判定の結果が判定対象の全ての宛先への送信が可であるかどうかを判定する。その全ての宛先への送信が可と判定された場合に、手順は図１２Ａのステップ４４０（電子メール送信処理）へ進む。いずれかの宛先への送信が可でないまたは不可と判定された場合には、手順はステップ４２６へ進む。代替形態として、いずれかの宛先への送信が可でないまたは不可と判定された場合に、ステップ４４２に進んでもよい。 In step 432, the processor 202 (external information check unit 2228) determines whether transmission to all destinations whose determination results are automatic determination is possible. If it is determined that transmission to all the destinations is possible, the procedure proceeds to step 440 (e-mail transmission processing) in FIG. 12A. If it is determined that transmission to any destination is not possible or impossible, the procedure proceeds to step 426. As an alternative, if it is determined that transmission to any destination is not possible or not possible, the process may proceed to step 442.

ステップ４２６において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、ステップ４２２の検索の結果として、その宛先アドレスが送信記録ファイル１６４の送信記録情報中に存在するかどうかを判定する。その全ての宛先アドレスが送信記録ファイル１６４の送信記録情報中に存在すると判定された場合は、手順はステップ４３４に進む。そのいずれかの宛先アドレスが送信記録ファイル１６４の送信記録情報中に存在しないと判定された場合は、手順はステップ４３６に進む。 In step 426, the processor 202 (external information check unit 2228) determines whether or not the destination address exists in the transmission record information of the transmission record file 164 as a result of the search in step 422. If it is determined that all the destination addresses are present in the transmission record information of the transmission record file 164, the procedure proceeds to step 434. If it is determined that one of the destination addresses does not exist in the transmission record information of the transmission record file 164, the procedure proceeds to step 436.

図１５Ａは、組織内の送信記録情報の表示画面の例を示している。 FIG. 15A shows an example of a display screen of transmission record information in the organization.

ステップ４３４において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、例えば図１５Ａのような送信記録ファイル１６６における組織内の各宛先アドレスに関する送信記録情報をサーバ装置１０から取得して表示し、使用者に送信の可否を判断させる。その送信記録情報は、例えば、ステップ４３０における条件を満たさない１つ以上の宛先アドレス、および、その宛先アドレスへの初回の送信日時、最新の送信日時、送信回数および送信者数を含んでいてもよい。 In step 434, the processor 202 (external information check unit 2228) obtains and displays transmission record information regarding each destination address in the organization in the transmission record file 166 as shown in FIG. 15A, for example, and displays it to the user. Determine whether transmission is possible. The transmission record information may include, for example, one or more destination addresses that do not satisfy the condition in Step 430, the first transmission date and time, the latest transmission date and time, the number of transmissions, and the number of senders to the destination address. Good.

それらの送信時日、送信回数および送信者数等の統計的な情報は、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）の要求に応答して、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（またはその送信記録管理部１２２４）によって生成されて情報処理端末２２に送信されてもよい。また、それらの送信時日、送信回数および送信者数等の統計的な情報は、情報処理端末２２によって受信されて送信記録ファイル２６８に格納されてもよい。 Statistical information such as the date of transmission, the number of transmissions, and the number of senders is sent to the processor 102 (or its transmission record management unit 1224) of the server device 10 in response to a request from the processor 202 (external information check unit 2228). ) And may be transmitted to the information processing terminal 22. Further, statistical information such as the date of transmission, the number of transmissions, and the number of senders may be received by the information processing terminal 22 and stored in the transmission record file 268.

使用者が、例えば図１５Ａのような組織内の、宛先に関する送信記録情報を確認して、例えば入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の“送信”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が可として設定される。一方、使用者が、その組織内の送信記録情報を確認して、画面中の“キャンセル”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が不可として設定される。その後、手順はステップ４３８に進む。 When the user confirms the transmission record information related to the destination in the organization as shown in FIG. 15A and clicks the “Send” button on the screen with the pointing device of the input unit 226, for example, the e-mail can be sent. Set as On the other hand, when the user confirms the transmission record information in the organization and clicks the “cancel” button in the screen, the transmission of the e-mail is set to be impossible. Thereafter, the procedure proceeds to Step 438.

ステップ４３４において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、図１５Ａの表示画面における使用者の“照会”ボタン操作に応答して、サーバ装置１０に接続する。プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、さらに、人事情報ファイル１６６中の宛先アドレスへの電子メールの送信元アドレスまたは送信者の詳細情報をサーバ装置１０に要求して取得し、送信記録ファイル２６８に格納してもよい。プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、取得された詳細情報として、例えば、送信元アドレス、組織内の所属部署、氏名、連絡先等の送信元プロフィール情報と、送信記録情報（例、初回の送信日時、最新の送信日時および送信回数）とを表示装置２２２に表示してもよい。それによって、使用者に組織内の他の送信者の情報を参照させて、使用者にその宛先アドレスへの電子メールの送信の可否をより適正に判断させることができる。 In step 434, the processor 202 (external information check unit 2228) connects to the server device 10 in response to the user's “inquiry” button operation on the display screen of FIG. 15A. The processor 202 (external information check unit 2228) further requests the server device 10 to acquire the sender address of the e-mail to the destination address in the personnel information file 166 or the detailed information of the sender, and acquires the transmission record file 268. May be stored. The processor 202 (external information check unit 2228), as the acquired detailed information, for example, transmission source profile information such as a transmission source address, department in the organization, name, contact information, and transmission record information (for example, first time The transmission date and time, the latest transmission date and time, and the number of transmissions) may be displayed on the display device 222. This allows the user to refer to information on other senders in the organization, and allows the user to more appropriately determine whether or not to send an e-mail to the destination address.

それらの送信元プロフィール情報は、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）の要求に応答して、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（またはその人事情報管理部１２６４）によって人事情報ファイル１６６から抽出されて情報処理端末２２に送信されてもよい。また、それらの送信元プロフィール情報は、情報処理端末２２によって受信されて人事情報ファイル２７０に格納されてもよい。また、それらの送信時日および送信回数等の統計的情報は、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）の要求に応答して、サーバ装置１０のプロセッサ１０２（送信記録管理部１２２４）によって生成されて情報処理端末２２に送信されてもよい。また、それらの統計的情報は、情報処理端末２２によって受信されて送信記録ファイル２６８に格納されてもよい。 The source profile information is extracted from the personnel information file 166 by the processor 102 (or its personnel information management unit 1264) of the server device 10 in response to a request from the processor 202 (external information check unit 2228), and processed as information processing. It may be transmitted to the terminal 22. Further, the transmission source profile information may be received by the information processing terminal 22 and stored in the personnel information file 270. In addition, statistical information such as the date of transmission and the number of transmissions is generated by the processor 102 (transmission record management unit 1224) of the server apparatus 10 in response to a request from the processor 202 (external information check unit 2228). It may be transmitted to the information processing terminal 22. Such statistical information may be received by the information processing terminal 22 and stored in the transmission record file 268.

図１５Ｂは、或る宛先アドレスに電子メールを送信した送信者または送信元アドレスに関する詳細情報の表示画面の例を示している。 FIG. 15B shows an example of a display screen of detailed information regarding a sender or a sender address that has sent an e-mail to a certain destination address.

図１５Ａの表示画面において、使用者が、宛先に関する送信記録情報を確認して、例えば、入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の各宛先アドレスに関する詳細情報を表示するための“照会”ボタンをクリックすると、１つの宛先アドレスに関して図１５Ｂの画面が表示される。 In the display screen of FIG. 15A, the user confirms the transmission record information regarding the destination, and, for example, displays a detailed information regarding each destination address on the screen with the pointing device of the input unit 226. When clicked, the screen in FIG. 15B is displayed for one destination address.

図１５Ｂの表示画面において、宛先アドレスの各表示名が、電子メールの新しい送信日時の順にまたは最新の送信日時から或る時間期間以内の送信電子メールにおける使用頻度の順に、最大５個まで表示される。例えば、表示名として、“ＡＢＣ）荒木”、“Ａｒａｋｉ”、“荒木一郎”、“ＩｃｈｉｒｏＡｒａｋｉ”、“Ｉ．Ａｒａｋｉ”が表示される。また、その表示画面に、宛先アドレスに宛てられた各電子メールの１つ以上の送信元アドレスと、その送信元アドレスが割り当てられた組織内の送信者の所属部署、氏名、連絡先、およびその送信者によるその宛先アドレスへの送信の、初回の送信日時、最新の送信日時および送信回数が表示される。それによって、使用者は、宛先アドレスの受信者の所属、およびその受信者と組織内の他の送信者の間の関係を概略的に把握することができる。また、使用者は、組織内の送信者に直接連絡してその受信者と自己の組織との関係を問い合わせることもできる。 In the display screen of FIG. 15B, each display name of the destination address is displayed in a maximum order of five in the order of the new transmission date / time of the email or the usage frequency in the transmission email within a certain time period from the latest transmission date / time. The For example, “ABC) Araki”, “Araki”, “Ichiro Araki”, “Ichiro Araki”, “I. Araki” are displayed as display names. In addition, on the display screen, one or more sender addresses of each e-mail addressed to the destination address, the department, name, contact information of the sender in the organization to which the sender address is assigned, and its The first transmission date and time, the latest transmission date and time, and the number of transmissions of transmission to the destination address by the sender are displayed. Thereby, the user can roughly grasp the affiliation of the recipient of the destination address and the relationship between the recipient and other senders in the organization. The user can also contact the sender in the organization directly to inquire about the relationship between the recipient and his organization.

使用者が、例えば図１５Ｂのような宛先アドレスの表示名および組織内の送信元に関するプロフィール情報を確認して、例えば入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の“送信”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が可として設定される。一方、使用者が、宛先アドレスの表示名および組織内の送信元に関するプロフィール情報を確認して、画面中の“キャンセル”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が不可として設定される。その後、手順はステップ４３８に進む。 When the user confirms the display name of the destination address as shown in FIG. 15B and the profile information regarding the transmission source in the organization and clicks the “Send” button on the screen with the pointing device of the input unit 226, for example, The mail can be sent. On the other hand, when the user confirms the display name of the destination address and the profile information regarding the transmission source in the organization and clicks the “Cancel” button on the screen, the transmission of the electronic mail is set to be impossible. Thereafter, the procedure proceeds to Step 438.

図１６は、送信記録ファイル１６４中に送信記録情報がないことを表す表示画面の例を示している。 FIG. 16 shows an example of a display screen indicating that there is no transmission record information in the transmission record file 164.

ステップ４３６において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、送信記録に関する情報が存在しないことを表す情報、例えば図１６のような表示画面を、表示装置２２２に表示する。それによって、使用者にその宛先アドレスへの電子メールの送信の可否を判断させることができる。 In step 436, the processor 202 (external information check unit 2228) displays information indicating that there is no information related to transmission recording, for example, a display screen as shown in FIG. As a result, the user can determine whether or not the electronic mail can be transmitted to the destination address.

使用者が、例えば図１６のような送信記録に関する情報が存在しないことを表す情報を確認して、それでもなお、例えば入力部２２６のポインティング・デバイスで画面中の“送信”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が可として設定される。一方、使用者が、送信記録に関する情報が存在しないことを表す情報を確認して、画面中の“キャンセル”ボタンをクリックすると、電子メールの送信が不可として設定される。その後、手順はステップ４３８に進む。 When the user confirms the information indicating that there is no information regarding the transmission record as shown in FIG. 16, for example, and still clicks the “Send” button in the screen with the pointing device of the input unit 226, for example, the electronic The mail can be sent. On the other hand, when the user confirms the information indicating that there is no information regarding the transmission record and clicks the “cancel” button in the screen, the transmission of the e-mail is set to be impossible. Thereafter, the procedure proceeds to Step 438.

ステップ４３８において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、使用者の判断の結果に基づいて、電子メールを送信するかどうかを判定する。送信しないと判定された場合は、手順はステップ４４２に進む。送信すると判定された場合は、手順は図１２Ａのステップ４４０に進む。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、チェック済みの電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。 In step 438, the processor 202 (external information check unit 2228) determines whether or not to send an e-mail based on the result of the user's determination. If it is determined not to transmit, the procedure proceeds to step 442. If it is determined to be transmitted, the procedure proceeds to Step 440 in FIG. 12A. In step 440, the processor 202 (external information check unit 2228) transmits the checked electronic mail to the external information processing terminals 32, 34, etc. via the external network 15 and the mail server device 30.

ステップ４４２において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、送信しようとする電子メールの送信を中止する。この場合、プロセッサ２０２０（電子メール・クライアント部２２２４）によって電子メール・クライアントまたはメーラ・ソフトウェアの画面上で、その電子メールの送信が失敗したものとして処理されまたは表示される。その後、手順は図１２Ｃのステップ４７０（終了）へ進む。 In step 442, the processor 202 (external information check unit 2228) stops the transmission of the electronic mail to be transmitted. In this case, the processor 2020 (e-mail client unit 2224) processes or displays the transmission of the e-mail as failed on the e-mail client or mailer software screen. Thereafter, the procedure proceeds to Step 470 (End) in FIG. 12C.

代替形態として、ステップ４４２において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、妥当でない宛先アドレスを、送信しようとする電子メールの宛先から削除して、それでも妥当な宛先アドレスが存在する場合にその電子メールを送信するようにしてもよい。この場合、その後、手順はステップ１２Ａのステップ４４０へ進む。ステップ４４０において、プロセッサ２０２（外部情報チェック部２２２８）は、妥当な宛先アドレスを有する電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。 As an alternative, in step 442, the processor 202 (external information check unit 2228) deletes the invalid destination address from the destination of the email to be transmitted, and if there is still a valid destination address, the electronic address is checked. An email may be sent. In this case, the procedure then proceeds to step 440 of step 12A. In step 440, the processor 202 (external information check unit 2228) transmits an e-mail having a proper destination address to the external information processing terminals 32 and 34 via the mail server device 30 via the external network 15.

このように、図１２Ｂのステップ４２２〜４３８の処理によって、情報処理端末２２のアドレスブック２６４と送信記録ファイル２６６に無い宛先アドレスに関して、組織内の送信記録ファイル１６６に基づいて電子メール送信の可否を自動的に判定しまたは使用者の判断を支援することができる。 As described above, the processing in steps 422 to 438 in FIG. 12B determines whether or not e-mail transmission can be performed based on the transmission record file 166 in the organization regarding the destination address not included in the address book 264 and the transmission record file 266 of the information processing terminal 22. It is possible to automatically determine or support the user's judgment.

図１２Ａを再び参照すると、ステップ４４０において、プロセッサ２０２（内部情報チェック部２２７または外部情報チェック部２２２８）は、チェック済みの電子メールを外部ネットワーク１５を介しメール・サーバ装置３０を介して外部の情報処理端末３２、３４等へ送信する。 Referring back to FIG. 12A, in step 440, the processor 202 (internal information check unit 227 or external information check unit 2228) sends the checked electronic mail to the external information via the external server 15 and the mail server device 30. It transmits to the processing terminals 32, 34, etc.

図１２Ｃを参照すると、図１２Ｂのステップ４４０の後のステップ４５２において、プロセッサ２０２（またはその送信記録管理部２２３０）は、送信された電子メールの各宛先アドレスが使用者の送信記録ファイル２６６中に存在するかどうかを判定する。宛先アドレスが送信記録ファイル２６６中に存在しないと判定された場合は、手順はステップ４５４に進む。宛先アドレスが送信記録ファイル２６６中に存在すると判定された場合は、手順はステップ４５６に進む。 Referring to FIG. 12C, in step 452 after step 440 in FIG. 12B, the processor 202 (or its transmission record management unit 2230) indicates that each destination address of the transmitted email is in the user's transmission record file 266. Determine if it exists. If it is determined that the destination address does not exist in the transmission record file 266, the procedure proceeds to step 454. If it is determined that the destination address exists in the transmission record file 266, the procedure proceeds to step 456.

ステップ４５４において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル２６６に新しい宛先アドレスに関する送信記録を格納する。送信記録は、例えば、１つ以上の宛先アドレスおよび送信日時を含んでいる。プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、さらにその送信記録を処理して、例えば図９Ａおよび９Ｂに示されたような、宛先に関する送信記録情報、および宛先プロフィール情報を生成して格納してもよい。 In step 454, the processor 202 (transmission record management unit 2230) stores the transmission record relating to the new destination address in the transmission record file 266. The transmission record includes, for example, one or more destination addresses and transmission date / time. The processor 202 (transmission record management unit 2230) may further process the transmission record to generate and store transmission record information about the destination and destination profile information, for example, as shown in FIGS. 9A and 9B. Good.

ステップ４５６において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル２６６においてその宛先アドレスに関する送信記録を追加し更新する。追加される送信記録は、例えば、１つ以上の宛先アドレスおよび送信日時を含んでいる。プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、さらにその送信記録を処理して、送信記録ファイル２６６における宛先に関する送信記録情報および宛先プロフィール情報を更新してもよい。 In step 456, the processor 202 (transmission record management unit 2230) adds and updates the transmission record related to the destination address in the transmission record file 266. The transmission record to be added includes, for example, one or more destination addresses and transmission date / time. The processor 202 (transmission record management unit 2230) may further process the transmission record to update transmission record information and destination profile information regarding the destination in the transmission record file 266.

ステップ４６２において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信された電子メールの各宛先アドレスが組織内の送信記録ファイル１６４中に存在するかどうかを判定する。宛先アドレスが送信記録ファイル１６４中に存在しないと判定された場合は、手順はステップ４６４に進む。宛先アドレスが送信記録ファイル１６４中に存在すると判定された場合は、手順はステップ４６６に進む。 In step 462, the processor 202 (transmission record management unit 2230) determines whether the processor 202 (transmission record management unit 2230) has each destination address of the transmitted email in the transmission record file 164 in the organization. judge. If it is determined that the destination address does not exist in the transmission record file 164, the procedure proceeds to step 464. If it is determined that the destination address exists in the transmission record file 164, the procedure proceeds to step 466.

ステップ４６４において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル１６４に新しい宛先アドレスに関する送信記録を格納する。送信記録は、例えば、１つ以上の宛先アドレス、送信元アドレスおよび送信日時を含んでいる。 In step 464, the processor 202 (transmission record management unit 2230) stores the transmission record relating to the new destination address in the transmission record file 164. The transmission record includes, for example, one or more destination addresses, a transmission source address, and a transmission date and time.

プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、さらにその送信記録を処理して、例えば図１０Ａ、１０Ｂおよび１１Ａに示された、宛先に関する送信記録情報、宛先プロフィール情報、および送信元に関する送信記録情報を生成して送信記録ファイル１６４に格納してもよい。あるいは、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、その送信記録情報を、情報処理端末２２によって要求されたときに生成して送信記録ファイル１６４に格納し情報処理端末２２に送信してもよい。 The processor 202 (transmission record management unit 2230) further processes the transmission record, for example, the transmission record information regarding the destination, the destination profile information, and the transmission record information regarding the transmission source shown in FIGS. 10A, 10B, and 11A. It may be generated and stored in the transmission record file 164. Alternatively, the processor 202 (transmission record management unit 2230) may generate the transmission record information when requested by the information processing terminal 22, store it in the transmission record file 164, and transmit it to the information processing terminal 22.

ステップ４６６において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル１６４においてその宛先アドレスに関する送信記録を追加し更新する。追加される送信記録は、例えば、１つ以上の宛先アドレス、送信元アドレスおよび送信日時を含んでいる。 In step 466, the processor 202 (transmission record management unit 2230) adds and updates the transmission record related to the destination address in the transmission record file 164. The transmission record to be added includes, for example, one or more destination addresses, a transmission source address, and a transmission date and time.

プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、さらにその送信記録を処理して、送信記録ファイル１６４における宛先に関する送信記録情報、宛先プロフィール情報、および送信元に関する送信記録情報を更新してもよい。あるいは、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、送信記録ファイル１６４におけるその送信記録情報を、情報処理端末２２によって要求されたときに更新して情報処理端末２２に送信してもよい。 The processor 202 (transmission record management unit 2230) may further process the transmission record to update the transmission record information regarding the destination, the destination profile information, and the transmission record information regarding the transmission source in the transmission record file 164. Alternatively, the processor 202 (transmission record management unit 2230) may update the transmission record information in the transmission record file 164 and transmit it to the information processing terminal 22 when requested by the information processing terminal 22.

図１２Ｃのステップ４５２〜４６６の処理によって、送信された各電子メールに関する新しい送信記録を送信記録ファイル２６６および１６４に格納することができ、送信記録ファイル２６６および１６４における送信記録情報を更新することができる。それによって、送信記録ファイル２６６および１６４は、その後送信される電子メールの宛先アドレスの妥当性の判定に使用できるようになる。 12C can store new transmission records for each transmitted email in the transmission record files 266 and 164, and update the transmission record information in the transmission record files 266 and 164. it can. Thereby, the transmission record files 266 and 164 can be used to determine the validity of the destination address of the e-mail to be transmitted thereafter.

図１３は、各情報処理端末２２〜２６によって実行される、各情報処理端末２２〜２６の送信記録ファイル２６６、およびサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４における或る宛先アドレスに関する不要な送信記録情報を削除する処理のためのフローチャートの例を示している。 FIG. 13 shows unnecessary transmission record information relating to a certain destination address in the transmission record file 266 of each information processing terminal 22 to 26 and the transmission record file 164 of the server device 10, which is executed by each information processing terminal 22 to 26. The example of the flowchart for the process to delete is shown.

使用者は、情報処理端末２２上で、先に送信された電子メールの或る宛先アドレスに関して、情報処理端末２２内の送信記録ファイル２６６およびサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４中の不要な送信記録情報を削除することができる。例えば、先に送信された電子メールの或る宛先アドレスが誤っていた場合または使用されなくなった場合に、使用者は、その宛先アドレスを削除するであろう。情報処理端末２２内の送信記録ファイル２６８はサーバ装置１０から受け取った送信記録情報を一時的に格納するだけなので、その或る宛先アドレスに関する送信記録情報を削除しなくてもよい。 On the information processing terminal 22, the user relates to a certain destination address of the previously transmitted e-mail, and an unnecessary transmission record in the transmission record file 266 in the information processing terminal 22 and the transmission record file 164 in the server device 10. Information can be deleted. For example, if a destination address of a previously sent email is incorrect or no longer used, the user will delete that destination address. Since the transmission record file 268 in the information processing terminal 22 only temporarily stores the transmission record information received from the server device 10, it is not necessary to delete the transmission record information relating to the certain destination address.

図１７は、情報処理端末２２〜２６の送信記録ファイル２６６およびサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４における送信記録情報を削除するための表示画面の例を示している。 FIG. 17 shows an example of a display screen for deleting the transmission record information in the transmission record file 266 of the information processing terminals 22 to 26 and the transmission record file 164 of the server device 10.

図１３を参照すると、ステップ５０２において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、例えば図１７のような電子メール送信記録情報を削除するための表示画面を表示し、使用者の送信元アドレスと、電子メールの送信記録情報が削除される宛先アドレスとを入力させる。使用者の送信元アドレスは、デフォルトで表示されてもよい。 Referring to FIG. 13, in step 502, the processor 202 (transmission record management unit 2230) displays a display screen for deleting e-mail transmission record information as shown in FIG. Then, the destination address from which the e-mail transmission record information is deleted is input. The user's source address may be displayed by default.

使用者が、電子メールの送信記録情報を削除する対象の宛先アドレスを入力し、“確認”ボタンをクリック操作する。プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、“確認”ボタンのクリック操作に応答して、情報処理端末２２内の送信記録ファイル２６６およびサーバ装置１０の送信記録ファイル１６４にアクセスして、対象となる送信記録情報と照合する。プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、その宛先アドレスに対応する送信記録情報が存在し削除可能であれば、“削除”ボタンを表示する。使用者は、表示された“削除”ボタンをクリック操作する。 The user inputs the destination address of the e-mail transmission record information to be deleted and clicks the “Confirm” button. In response to the click operation of the “confirm” button, the processor 202 (transmission record management unit 2230) accesses the transmission record file 266 in the information processing terminal 22 and the transmission record file 164 of the server device 10 and becomes a target. Check with the transmission record information. If the transmission record information corresponding to the destination address exists and can be deleted, the processor 202 (transmission record management unit 2230) displays a “delete” button. The user clicks the displayed “Delete” button.

ステップ５０４において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、その“削除”ボタンのクリック操作に応答して、情報処理端末２２内の送信記録ファイル２６６にアクセスして、その宛先アドレス、およびその宛先アドレスのみに関する送信記録情報を削除する。 In step 504, the processor 202 (transmission record management unit 2230) accesses the transmission record file 266 in the information processing terminal 22 in response to the click operation of the “delete” button, the destination address, and the destination Delete transmission record information related to address only.

ステップ５０６において、プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４にアクセスして、その宛先アドレスのみに関する送信記録情報を削除する。 In step 506, the processor 202 (transmission record management unit 2230) accesses the transmission record file 164 of the server device 10 and deletes the transmission record information relating only to the destination address.

図１３の処理によって、使用者の送信元アドレスの電子メールに関して、送信不可とする宛先アドレスのみに関する送信記録情報（例えば、その宛先アドレス）を、送信記録ファイル２６６および１６４から削除することができる。 With the processing in FIG. 13, the transmission record information (for example, the destination address) relating only to the destination address that cannot be transmitted can be deleted from the transmission record files 266 and 164 for the electronic mail of the user's transmission source address.

図１８は、図１２Ｂのステップ４３０における電子メールの送信可否の自動判定に使用される条件を設定するための表示画面の例を示している。 FIG. 18 shows an example of a display screen for setting conditions used for automatic determination of whether or not an electronic mail can be transmitted in step 430 of FIG. 12B.

プロセッサ２０２（送信記録管理部２２３０）は、例えば図１８のような電子メールの送信可否の自動判定における条件を設定するための表示画面を表示し、例えば時間期間および閾値等を入力させる。図１８において、例えば、電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定する対象の“検索対象電子メールの時間期間”として最新の送信日時から過去３箇月以内が設定される。また、例えば、電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定するための閾値として同一宛先への送信数１００通、および同一宛先への送信者数３人が設定される。使用者は、設定された時間期間または閾値を確認して“設定”ボタンをクリックする。それによって、その時間期間および閾値に基づいて、電子メールの宛先の妥当性が、サーバ装置１０の送信記録ファイル１６４中の送信記録情報に基づいて自動的に判定できるようになる。 For example, the processor 202 (transmission record management unit 2230) displays a display screen for setting conditions for automatic determination of whether or not to transmit an e-mail as shown in FIG. 18, for example, and inputs a time period and a threshold value. In FIG. 18, for example, within the past three months from the latest transmission date and time is set as the “time period of the search target e-mail” for determining the validity of the destination address of the e-mail. Also, for example, 100 transmissions to the same destination and 3 senders to the same destination are set as thresholds for determining the validity of the destination address of the e-mail. The user confirms the set time period or threshold and clicks the “Set” button. Thereby, the validity of the destination of the e-mail can be automatically determined based on the transmission record information in the transmission record file 164 of the server device 10 based on the time period and the threshold value.

上述の実施形態によれば、電子メールの宛先フィールドの各宛先アドレスに電子メールを送信してよいかどうかを自動的に判定できる処理を実現することができる。また、上述の実施形態によれば、電子メールの宛先フィールドの各宛先アドレスに電子メールを送信してよいかどうかの判定を支援するための処理を実現することができる。 According to the above-described embodiment, it is possible to realize a process capable of automatically determining whether or not an e-mail may be transmitted to each destination address in the e-mail destination field. In addition, according to the above-described embodiment, it is possible to realize a process for assisting in determining whether or not an e-mail may be transmitted to each destination address in the e-mail destination field.

上述の実施形態では、情報処理端末における処理として説明したが、同様の処理は、例えばシンクライアント・システムのようなクライアント−サーバ・システムにおけるサーバ装置における処理として実現することもできる。その場合、情報処理端末２２〜２６のプロセッサ２０２の諸機能および処理は、例えば、サーバ装置１０のような情報処理装置において実行されてもよい。その際、複数の情報処理端末２２〜２６のドメイン情報ファイル２６２、アドレスブック・ファイル２６４、送信記録ファイル２６６、送信記録ファイル２６８および人事情報ファイル２７０は、記憶装置１６における互いに異なるそれぞれの記憶領域に格納されてもよい。また、ドメイン情報ファイル２６２、アドレスブック・ファイル２６４、送信記録ファイル２６６、送信記録ファイル２６８および人事情報ファイル２７０は、送信記録ファイル１６４および人事情報ファイル１６６の記憶領域とは異なる記憶領域に格納されてもよい。 In the above-described embodiment, the processing in the information processing terminal has been described. However, similar processing can also be realized as processing in a server device in a client-server system such as a thin client system. In that case, various functions and processes of the processor 202 of the information processing terminals 22 to 26 may be executed in an information processing apparatus such as the server apparatus 10, for example. At this time, the domain information file 262, the address book file 264, the transmission recording file 266, the transmission recording file 268, and the personnel information file 270 of the plurality of information processing terminals 22 to 26 are stored in different storage areas in the storage device 16. It may be stored. Further, the domain information file 262, the address book file 264, the transmission recording file 266, the transmission recording file 268, and the personnel information file 270 are stored in a storage area different from the storage areas of the transmission recording file 164 and the personnel information file 166. Also good.

ここで挙げた全ての例および条件的表現は、発明者が技術促進に貢献した発明および概念を読者が理解するのを助けるためのものであり、ここで具体的に挙げたそのような例および条件に限定することなく解釈され、また、明細書におけるそのような例の編成は本発明の優劣を示すこととは関係ない、と理解される。本発明の実施形態を詳細に説明したが、本発明の精神および範囲から逸脱することなく、それに対して種々の変更、置換および変形を施すことができる、と理解される。 All examples and conditional expressions given here are intended to help the reader understand the inventions and concepts that have contributed to the promotion of technology, such examples and It is understood that the present invention is not limited to the conditions, and that the organization of such examples in the specification is not related to the superiority or inferiority of the present invention. Although embodiments of the present invention have been described in detail, it will be understood that various changes, substitutions and variations can be made thereto without departing from the spirit and scope of the invention.

以上の実施例を含む実施形態に関して、さらに以下の付記を開示する。
（付記１）ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定するためのプログラムであって、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に基づいて、前記宛先アドレスに関する前記第２の送信記録情報の部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、
前記宛先アドレスに関して前記第２の送信記録情報の部分が前記送信条件を満たすと判定された場合に、前記宛先アドレスが妥当であると判定する
処理を前記情報処理装置に実行させるためのプログラム。
（付記２）前記送信条件は、或る期間において前記宛先アドレスに送信された電子メールの数が閾値より多いこと、または前記或る期間において前記アドレスに送信された電子メールの異なる送信元アドレスの数が閾値より多いことであることを特徴とする、付記１に記載のプログラム。
（付記３）さらに、前記宛先アドレスに関して前記第２の送信記録情報が前記送信条件を満たさないと判定された場合に、前記宛先アドレスに関する第２の送信記録情報の部分が存在するかどうかを判定し、
前記第２の送信記録情報の前記部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記部分を前記情報処理装置の表示装置に表示させて、使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる、
処理を前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、付記１または２に記載のプログラム。
（付記４）ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性の判定を支援するためのプログラムであって、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に前記宛先アドレスに関する部分が存在するかどうかを判定し、
前記第２の送信記録情報に前記部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記部分を取得して前記情報処理装置の表示装置に表示させて、使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる
処理を前記情報処理装置に実行させるためのプログラム。
（付記５）さらに、前記第２の送信記録情報の前記部分に加えて、前記別の装置における前記宛先アドレスへの送信者に関する情報を前記の表示装置に表示させる処理を、前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、付記３または４に記載のプログラム。
（付記６）さらに、前記宛先アドレスが妥当であると判定された場合に前記電子メールの送信を許容し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定され、かつ前記宛先アドレスが妥当でないと判定された場合に、前記電子メールの送信を中止する処理を前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、付記１乃至５のいずれかに記載のプログラム。
（付記７）さらに、前記電子メールが送信された場合に、前記第１の送信記録情報および第２の送信記録情報に前記電子メールの送信記録を格納し、または前記電子メールの送信に関して前記第１の送信記録情報および第２の送信記録情報を更新する処理を前記情報処理装置に実行させることを特徴とする、付記１乃至６のいずれかに記載のプログラム。
（付記８）ネットワークに接続可能な情報処理装置であって、
使用者の第１の送信記録情報を格納する記憶装置と、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の前記記憶装置に格納された前記第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定する第１の判定部と、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、前記ネットワークを介してアクセス可能な別の装置における第２の送信記録情報に基づいて、前記宛先アドレスに関する前記第２の送信記録情報の部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、前記宛先アドレスに関して前記第２の送信記録情報の前記部分が前記送信条件を満たすと判定された場合に前記宛先アドレスが妥当であると判定する第２の判定部と、
を含むことを特徴とする、情報処理装置。
（付記９）ネットワークに接続可能な情報処理装置であって、
使用者の第１の送信記録情報を格納する記憶装置と、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の前記記憶装置に格納された前記第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定する第１の判定部と、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に前記宛先アドレスに関する部分が存在するかどうかを判定し、前記第２の送信記録情報に前記部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記部分を取得して前記情報処理装置の表示装置に表示させて、使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる第２の判定部と、
を含むことを特徴とする、情報処理装置。
（付記１０）ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性を判定する方法であって、
前記情報処理装置が、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に基づいて、前記宛先アドレスに関する前記第２の送信記録情報の部分が送信条件を満たすかどうかを判定し、
前記宛先アドレスに関して前記第２の送信記録情報の部分が前記送信条件を満たすと判定された場合に、前記宛先アドレスが妥当であると判定する
処理を実行することを特徴とする方法。
（付記１１）ネットワークに接続可能な情報処理装置における電子メールの宛先アドレスの妥当性の判定を支援する方法であって、
前記情報処理装置が、
前記電子メールの宛先アドレスが、前記情報処理装置の記憶装置に格納された使用者の第１の送信記録情報中に存在するかどうかを判定し、
前記宛先アドレスが前記第１の送信記録情報中に存在しないと判定された場合に、別の装置における他者の第２の送信記録情報に前記宛先アドレスに関する部分が存在するかどうかを判定し、
前記第２の送信記録情報に前記部分が存在すると判定された場合に、前記第２の送信記録情報の前記部分を取得して前記情報処理装置の表示装置に表示させて、使用者に前記宛先アドレスが妥当であるかどうかの判定を表す情報を入力させる
処理を実行することを特徴とする方法。 Regarding the embodiment including the above examples, the following additional notes are further disclosed.
(Supplementary note 1) A program for determining the validity of a destination address of an electronic mail in an information processing apparatus connectable to a network,
Determining whether the destination address of the e-mail exists in the first transmission record information of the user stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, the second transmission record information related to the destination address based on the second transmission record information of another person in another device To determine whether the part satisfies the transmission condition,
A program for causing the information processing apparatus to execute processing for determining that the destination address is valid when it is determined that the portion of the second transmission record information regarding the destination address satisfies the transmission condition.
(Supplementary Note 2) The transmission condition is that the number of e-mails sent to the destination address in a certain period is greater than a threshold value, or different source addresses of e-mails sent to the address in the certain period The program according to appendix 1, wherein the number is greater than a threshold value.
(Additional remark 3) Furthermore, when it is determined that the second transmission record information does not satisfy the transmission condition with respect to the destination address, it is determined whether there is a portion of the second transmission record information regarding the destination address. And
When it is determined that the portion of the second transmission record information exists, the portion of the second transmission record information is displayed on the display device of the information processing apparatus, and the destination address is valid for the user. To input information that indicates whether or not
The program according to appendix 1 or 2, which causes the information processing apparatus to execute processing.
(Supplementary Note 4) A program for supporting the determination of the validity of an e-mail destination address in an information processing apparatus connectable to a network,
Determining whether the destination address of the e-mail exists in the first transmission record information of the user stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, it is determined whether or not a portion related to the destination address exists in the second transmission record information of another person in another device;
When it is determined that the part exists in the second transmission record information, the part of the second transmission record information is acquired and displayed on the display device of the information processing apparatus, and the user is notified of the destination. A program for causing the information processing apparatus to execute a process of inputting information indicating determination of whether an address is valid.
(Additional remark 5) Furthermore, in addition to the part of the second transmission record information, the information processing apparatus performs processing for causing the display device to display information about the sender to the destination address in the other device. The program according to appendix 3 or 4, wherein the program is executed.
(Appendix 6) Further, when it is determined that the destination address is valid, transmission of the e-mail is permitted,
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information and the destination address is determined to be invalid, the information processing apparatus is caused to execute processing for stopping the transmission of the e-mail. The program according to any one of appendices 1 to 5, characterized in that:
(Supplementary note 7) Further, when the electronic mail is transmitted, the electronic mail transmission record is stored in the first transmission record information and the second transmission record information, or the electronic mail transmission The program according to any one of appendices 1 to 6, which causes the information processing apparatus to execute a process of updating one transmission record information and second transmission record information.
(Appendix 8) An information processing apparatus connectable to a network,
A storage device for storing the first transmission record information of the user;
A first determination unit that determines whether a destination address of the e-mail exists in the first transmission record information stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, the second address information related to the destination address is determined based on second transmission record information in another device accessible via the network. 2 determines whether the portion of the transmission record information satisfies a transmission condition, and the destination address is valid when it is determined that the portion of the second transmission record information satisfies the transmission condition with respect to the destination address. A second determination unit that determines that there is,
An information processing apparatus comprising:
(Supplementary note 9) An information processing apparatus connectable to a network,
A storage device for storing the first transmission record information of the user;
A first determination unit that determines whether a destination address of the e-mail exists in the first transmission record information stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, it is determined whether or not a portion related to the destination address exists in the second transmission record information of another person in another device; When it is determined that the part exists in the second transmission record information, the part of the second transmission record information is acquired and displayed on the display device of the information processing apparatus, and the user is notified of the destination. A second determination unit for inputting information indicating determination of whether the address is valid;
An information processing apparatus comprising:
(Supplementary Note 10) A method for determining the validity of a destination address of an electronic mail in an information processing apparatus connectable to a network,
The information processing apparatus is
Determining whether the destination address of the e-mail exists in the first transmission record information of the user stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, the second transmission record information related to the destination address based on the second transmission record information of another person in another device To determine whether the part satisfies the transmission condition,
A method, comprising: determining that the destination address is valid when it is determined that the second transmission record information portion satisfies the transmission condition with respect to the destination address.
(Supplementary note 11) A method for supporting the determination of the validity of an e-mail destination address in an information processing apparatus connectable to a network,
The information processing apparatus is
Determining whether the destination address of the e-mail exists in the first transmission record information of the user stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, it is determined whether or not a portion related to the destination address exists in the second transmission record information of another person in another device;
When it is determined that the part exists in the second transmission record information, the part of the second transmission record information is acquired and displayed on the display device of the information processing apparatus, and the user is notified of the destination. A method of executing a process of inputting information indicating determination of whether an address is valid.

５内部ネットワーク
１５外部ネットワーク
１０サーバ装置
２２、２４、２６組織内の情報処理端末
３０メール・サーバ装置
３２、３４外部の情報処理端末
２２２４電子メール・クライアント部
２２２６電子メール・チェック部
２２２７内部情報チェック部
２２２８外部情報チェック部
２２４０送信記録管理部
２６４アドレスブック・ファイル
２６６、１６４送信記録ファイル
１６６人事情報ファイル 5 Internal network 15 External network 10 Server device 22, 24, 26 Information processing terminal in organization 30 Mail server device 32, 34 External information processing terminal 2224 E-mail client unit 2226 E-mail check unit 2227 Internal information check unit 2228 External information check unit 2240 Transmission record management unit 264 Address book file 266, 164 Transmission record file 166 Personnel information file

Claims

A program for determining the validity of an e-mail destination address in an information processing apparatus connectable to a network,
Determining whether the destination address of the e-mail exists in the first transmission record information of the user stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, a person other than the user in the second transmission record information based on the second transmission record information in another device To determine whether the information part related to transmission to the destination address with a transmission condition satisfies the transmission condition,
A program for causing the information processing apparatus to execute a process of determining that the destination address is valid when it is determined that the information part of the second transmission record information satisfies the transmission condition.

The transmission condition is that the number of e-mails sent to the destination address in a certain period is greater than a threshold value, or the number of different source addresses of e-mails sent to the destination address in the certain period is a threshold value. The program according to claim 1, wherein the program is more.

Further, when it is determined that the second transmission record information does not satisfy the transmission condition with respect to the destination address, it is determined whether or not the information part of the second transmission record information exists,
When it is determined that the information part of the second transmission record information is present, the information part of the second transmission record information is displayed on the display device of the information processing device, and the destination is displayed to the user. Enter information to determine if the address is valid,
The program according to claim 1, wherein the information processing apparatus executes processing.

A program for supporting the determination of the validity of an e-mail destination address in an information processing apparatus connectable to a network,
Determining whether the destination address of the e-mail exists in the first transmission record information of the user stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, transmission to the destination address having a person other than the user as the transmission source in the second transmission record information in another device To determine if there is an information part about
When it is determined that the information part is present in the second transmission record information, the information part of the second transmission record information is acquired and displayed on the display device of the information processing apparatus, and the user A program for causing the information processing apparatus to execute processing for inputting information indicating determination of whether or not the destination address is valid.

Furthermore, in addition to the information part of the second transmission record information, the information processing apparatus is caused to execute a process of causing the display device to display information related to the sender to the destination address in the another device. The program according to claim 3 or 4, wherein the program is characterized.

An information processing apparatus connectable to a network,
A storage device for storing the first transmission record information of the user;
A first determination unit that determines whether a destination address of an e-mail exists in the first transmission record information stored in the storage device of the information processing apparatus;
If it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, the second transmission record is based on second transmission record information in another device accessible via the network. It is determined whether an information part related to transmission to the destination address whose source is a person other than the user in the information satisfies a transmission condition, and the information part of the second transmission record information satisfies the transmission condition A second determination unit that determines that the destination address is valid when it is determined that
An information processing apparatus comprising:

An information processing apparatus connectable to a network,
A storage device for storing the first transmission record information of the user;
A first determination unit that determines whether a destination address of an e-mail exists in the first transmission record information stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, transmission to the destination address having a person other than the user as the transmission source in the second transmission record information in another device The information part of the second transmission record information is acquired and the information processing is performed when it is determined that the information part is present in the second transmission record information. A second determination unit that is displayed on a display device of the apparatus and causes the user to input information indicating determination of whether the destination address is valid;
An information processing apparatus comprising:

A method for determining the validity of an e-mail destination address in an information processing apparatus connectable to a network,
The information processing apparatus is
Determining whether the destination address of the e-mail exists in the first transmission record information of the user stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, a person other than the user in the second transmission record information based on the second transmission record information in another device To determine whether the information part related to transmission to the destination address with a transmission condition satisfies the transmission condition,
A method of executing a process of determining that the destination address is valid when it is determined that the information part of the second transmission record information satisfies the transmission condition.

A method for supporting validity determination of an e-mail destination address in an information processing apparatus connectable to a network,
The information processing apparatus is
Determining whether the destination address of the e-mail exists in the first transmission record information of the user stored in the storage device of the information processing apparatus;
When it is determined that the destination address does not exist in the first transmission record information, transmission to the destination address having a person other than the user as the transmission source in the second transmission record information in another device To determine if there is an information part about
When it is determined that the information part is present in the second transmission record information, the information part of the second transmission record information is acquired and displayed on the display device of the information processing apparatus, and the user A process of executing a process of inputting information indicating determination of whether or not the destination address is valid.