JP5615593B2 - 電子文書管理装置、表示方法、表示プログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、電子文書が格納された複数の格納領域に関する表示画面を表示する電子文書管理装置、表示方法、表示プログラムおよび記録媒体に関する。

従来、パーソナル・コンピュータなどのコンピュータを用いて、電子文書を作成したり、管理したりすることが広くおこなわれている。たとえば、作成された電子文書は、利用者により指定された格納領域（たとえば「フォルダ」）に格納されて管理される。また、このような格納領域を利用者は必要に応じて複数設けることができる。たとえば、利用者は、電子文書の種類（たとえば文書データや画像データ）に応じて、電子文書を格納する格納領域を変えることで電子文書の管理を容易化することができた。

また、近年では、ネットワーク上にファイルサーバを設け、ネットワークを介して、ファイルサーバへアクセスすることで、ファイルサーバ上の格納領域に格納された電子文書を複数人の利用者により共有化できる技術があった（たとえば下記特許文献１を参照。）。このように、ファイルサーバ上の格納領域に電子文書を格納することで、この電子文書を複数人の利用者が利用することができた。

特開２００７−３２３５６６号公報

しかしながら、複数の格納領域を設けることで格納領域の数が増え、それぞれの格納領域に電子文書が分散してしまい、かえって、電子文書の管理に手間や時間がかかってしまうことがあった。また、電子文書の管理を怠ると、不必要な電子文書までそのまま残ってしまって、必要な電子文書を探そうとしたときの労力が増大してしまったり、限られた記憶容量を圧迫して記憶容量を増やす必要が生じてコストがかかったりしてしまっていた。特に、この問題は、複数人の利用者がアクセスするようなファイルサーバで生じ易い。

本発明は、上記の従来技術による問題点を解消するため、複数の電子文書の管理を容易におこなわせることができ、電子文書の管理にかかる手間や時間を削減できる電子文書管理装置、表示方法、表示プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とする。

前述の課題を解決し、目的を達成するため、本発明にかかる電子文書管理装置は、格納領域に格納された複数の電子文書に関する一覧表示をおこなう電子文書管理装置において、前記複数の電子文書に対して、前記電子文書同士が類似しているかを示す項目について分析された分析結果に基づいて、類似している電子文書同士を示唆するためにグループ化させた一覧を表示させる表示制御手段と、前記表示制御手段により表示制御された表示をおこなう表示手段と、を備えることを特徴とする。

また、上記の発明において、前記表示制御手段は、複数の端末がアクセスするファイルサーバ上に設けられた複数の前記格納領域に格納された前記電子文書に対して分析された前記分析結果に基づいて、前記一覧を表示させることを特徴とする。

また、上記の発明において、前記表示制御手段は、前記電子文書の内容に関する項目、前記電子文書の名称に関する項目、または前記電子文書のデータ容量に関する項目の少なくともいずれか一つの項目により分析された前記分析結果に基づいて、前記一覧を表示させることを特徴とする。

また、上記の発明において、前記表示制御手段は、複数の前記項目について分析された前記分析結果に基づいて、前記複数の項目のうちのいずれか一つの項目により絞り込んでグループ化させた前記一覧を表示させることを特徴とする。

また、上記の発明において、前記表示制御手段は、複数の前記項目について分析された前記分析結果に基づいて、前記電子文書と、当該電子文書に対する前記分析結果とをそれぞれ対応させた前記一覧を表示させることを特徴とする。

また、上記の発明において、前記表示制御手段は、前記類似している電子文書同士を強調表示した前記一覧を表示させることを特徴とする。

また、上記の発明において、前記表示制御手段は、前記電子文書同士が類似している度合いに応じて、強調表示の内容を異ならせることを特徴とする。

また、上記の発明において、前記表示制御手段は、グループ化された前記電子文書同士をそれぞれの更新日によりソートした前記一覧を表示させることを特徴とする。

また、上記の発明において、前記表示制御手段は、グループ名と当該グループに属するグループ化された前記電子文書を数とを対応づけた一覧を表示させ、管理者によりグループが指定されると、当該グループに属するグループ化された前記電子文書の一覧を表示させる。

また、本発明にかかる表示方法は、格納領域に格納された複数の電子文書に関する一覧表示をおこなう電子文書管理装置がおこなう表示方法において、前記複数の電子文書に対して、前記電子文書同士が類似しているかを示す項目について分析された分析結果に基づいて、類似している電子文書同士を示唆するためにグループ化させた一覧を表示手段に表示させる表示工程を含むことを特徴とする。

また、本発明にかかる表示プログラムは、上記に記載の表示方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。

また、本発明にかかる記録媒体は、上記に記載の表示プログラムを記録したことを特徴とする。

本発明によれば、複数の電子文書の管理を容易におこなわせることができ、電子文書の管理にかかる手間や時間を削減できるという効果を奏する。

本発明の実施の形態にかかる電子文書システムの概要構成を示す説明図である。 本発明の実施の形態にかかるコンピュータ装置のハードウェア構成を示す説明図である。 本発明の実施の形態にかかる電子文書システムの機能的構成を示す説明図である。 本実施の形態の分析部による分析の分析結果の一例を示す説明図である。 分析対象設定処理の処理内容を示すフローチャートである。 クロールリストの一例を示す説明図である。 分析・集計処理の処理内容を示すフローチャートである。 重複判定の処理概要を示す説明図である。 分析対象格納領域一覧表示処理の処理内容を示すフローチャートである。 電子文書一覧表示処理の処理内容を示すフローチャートである。 本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その１）である。 本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その２）である。 本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その３）である。 本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その４）である。 本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その５）である。 本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その６）である。 本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その７）である。 本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その８）である。 本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その９）である。

以下に添付図面を参照し、本発明にかかる電子文書管理装置、表示方法、表示制御プログラムおよび記録媒体の好適な実施の形態を詳細に説明する。以下に示す実施の形態では、本発明にかかる電子文書管理装置を、複数の端末がアクセスするファイルサーバ上に設けられた複数の格納領域に関する表示画面を表示するコンピュータ装置に適用した例である。

（電子文書システムの概要構成）
まず、本発明の実施の形態にかかる電子文書システムの概要構成について説明する。図１は、本発明の実施の形態にかかる電子文書システムの概要構成を示す説明図である。図１に示すように、電子文書システム１００は、端末１０１と、ファイルサーバ１０２と、管理サーバ１０３と、管理者端末１０４とがネットワーク１１０により接続されて構成される。

端末１０１は、液晶ディスプレイなどの表示機器や、キーボードやマウスなどの入力デバイスを備えている。端末１０１の利用者（以下「電子文書利用者」という）は、端末１０１が備える表示機器および入力デバイスを用いて、電子文書の閲覧や編集をおこなうことができる。たとえば、ここで、電子文書は、文書データ（たとえばドキュメントやテキスト）や、画像データ（たとえばＪＰＥＧやＰＤＦ）や、音声データ（たとえばＷＡＶやＡＡＣ）とすることができる。端末１０１は、パーソナル・コンピュータなどのコンピュータ装置により実現される。

また、端末１０１は、ネットワーク１１０を介して、ファイルサーバ１０２へアクセスすることができる。たとえば、電子文書利用者は、端末１０１からファイルサーバ１０２へアクセスすることで、ファイルサーバ１０２の格納領域に電子文書を格納したり、ファイルサーバ１０２に格納された電子文書を閲覧・編集したり、ファイルサーバ１０２に格納された電子文書を自身が使用中の端末１０１へダウンロードしたりすることができる。

ファイルサーバ１０２は、ハードディスクなどの記憶装置を備えている。ファイルサーバ１０２は、この記憶装置の記憶領域内に電子文書を格納するための格納領域を設けて、この格納領域に電子文書を格納して記憶することができる。ファイルサーバ１０２は、自身が管理する記憶装置を、ネットワーク１１０を介してアクセスしてきた端末１０１と共有して利用できるようにする。

これにより、前述したように、ファイルサーバ１０２は、端末１０１を使用中の電子文書利用者からの指示にしたがって自身が管理する記憶装置の格納領域に電子文書を格納したり、格納中の電子文書を閲覧や編集させたりすることができる。ファイルサーバ１０２については公知の技術であるために詳細な説明は省略する。ファイルサーバ１０２は、ワークステーションやＮＡＳ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ａｔｔａｃｈｅｄ Ｓｔｏｒａｇｅ）などによって実現される。

管理サーバ１０３は、ネットワーク１１０を介して、ファイルサーバ１０２に接続されて、ファイルサーバ１０２上の複数の格納領域に対して、電子文書の格納状態をあらわすための複数の項目に関する分析をおこなう。さらに、管理サーバ１０３は、分析結果に基づいて、それぞれの項目ごとに集計をおこなうこともできる。管理サーバ１０３がおこなう分析や集計の内容については後述する。また、管理サーバ１０３は、表示機器を備えており、おこなった分析の分析結果や、おこなった集計の集計結果を表示させることもできる。管理サーバ１０３はワークステーションなどのコンピュータ装置により実現される。

管理者端末１０４は、電子文書システム１００の管理者（以下「システム管理者」という）が利用する端末であり、端末１０１と同様に、表示機器や入力デバイスを備えている。また、管理者端末１０４は、ネットワーク１１０を介して、ファイルサーバ１０２や管理サーバ１０３へアクセスすることができる。システム管理者は、管理者端末１０４により管理サーバ１０３へアクセスして、管理サーバ１０３に分析結果や集計結果の表示要求をすることで、管理者端末１０４が備える表示機器に分析結果や集計結果を表示させることができる。管理者端末１０４は、パーソナル・コンピュータなどのコンピュータ装置により実現される。

（コンピュータ装置のハードウェア構成）
つぎに、本発明の実施の形態にかかるコンピュータ装置（たとえば端末１０１、管理サーバ１０３、管理者端末１０４）のハードウェア構成について説明する。図２は、本発明の実施の形態にかかるコンピュータ装置のハードウェア構成を示す説明図である。

図２において、コンピュータ装置２００は、ＣＰＵ２０１と、ＲＯＭ２０２と、ＲＡＭ２０３と、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０４と、ＨＤ（ハードディスク）２０５と、ＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）２０６と、着脱可能な記録媒体の一例としてのＦＤ（フレキシブルディスク）２０７と、ディスプレイ２０８と、Ｉ／Ｆ（インターフェース）２０９と、キーボード２１０と、マウス２１１とを備えている。また、各構成部はバス２２０によってそれぞれ接続されている。

ここで、ＣＰＵ２０１は、コンピュータ装置２００の全体の制御を司る。ＲＯＭ２０２は、ブートプログラムなどの各種プログラムを記憶している。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用される。ＨＤＤ２０４は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ２０５に対するデータのリード／ライトを制御する。ＨＤ２０５は、ＨＤＤ２０４の制御で書き込まれたデータを記憶する。

ＦＤＤ２０６は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＦＤ２０７に対するデータのリード／ライトを制御する。ＦＤ２０７は、ＦＤＤ２０６の制御で書き込まれたデータを記憶したり、ＦＤ２０７に記憶されたデータをコンピュータ装置に読み取らせたりする。

また、着脱可能な記録媒体として、ＦＤ２０７のほか、ＣＤ−ＲＯＭ（ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ）、ＭＯ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、メモリーカードなどであってもよい。ディスプレイ２０８は、カーソル、アイコンあるいはツールボックスをはじめ、文書、画像、機能情報などのデータを表示する。このディスプレイ２０８は、たとえば、ＣＲＴ、ＴＦＴ液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイなどを採用することができる。

Ｉ／Ｆ２０９は、通信回線を通じてインターネットなどのネットワーク１１０に接続され、このネットワーク１１０を介して他のコンピュータ装置に接続される。そして、Ｉ／Ｆ２０９は、ネットワーク１１０と内部のインターフェースを司り、他のコンピュータ装置からのデータの入出力を制御する。Ｉ／Ｆ２０９には、たとえば、モデムやＬＡＮアダプタなどを採用することができる。

キーボード２１０は、文字、数字、各種指示などの入力のためのキーを備え、データの入力をおこなう。また、タッチパネル式の入力パッドやテンキーなどであってもよい。マウス２１１は、カーソルの移動や範囲選択、あるいはウィンドウの移動やサイズの変更などをおこなう。ポインティングデバイスとして同様に機能を備えるものであれば、トラックボールやジョイスティックなどであってもよい。

（電子文書システムの機能的構成）
つぎに、電子文書システムの機能的構成について説明する。図３は、本発明の実施の形態にかかる電子文書システムの機能的構成を示す説明図である。図３に示すように、電子文書システム１００は、分析対象設定部３０１と、分析部３０２と、集計部３０３と、表示制御部３０４と、表示部３０５とを備える。

分析対象設定部３０１は、分析対象設定部３０１に接続された複数の格納領域（図３中の符号３１０で示す格納領域群）の中から、分析部３０２による分析の対象となる格納領域（以下「分析対象格納領域」という）を設定する機能を有する。たとえば、分析対象設定部３０１は、システム管理者からの操作に基づいて、ファイルサーバ１０２の記憶領域内に設けられた複数の格納領域の中から分析対象格納領域を設定する。

分析部３０２は、分析対象設定部３０１により設定された分析対象格納領域に対して、電子文書の格納状態をあらわすための複数の項目に関する分析をおこなう機能を有する。たとえば、分析部３０２は、分析対象格納領域に格納された各電子文書に対して、予め定めた複数の項目で分析をおこなう。以下、このように、分析部３０２が分析に用いる項目を「分析項目」という。

（分析部による分析の分析結果の一例）
ここで、分析部３０２による分析の分析結果の一例について説明する。図４は、本実施の形態の分析部による分析の分析結果の一例を示す説明図である。図４に示すように、分析部３０２は、分析をおこなうに際して、分析対象格納領域に格納された電子文書の、名称４０１、パス４０２、サイズ４０３、作成日４０４、更新日４０５、アクセス日４０６、作成者４０７、所有者４０８などを示す情報を取得する。以下、これらを示す情報を「属性情報」という。たとえば、属性情報は電子文書がメタデータとして保持しており、分析部３０２はこのメタデータから属性情報を取得することができる。

ここで、名称４０１は、電子文書に付与された名称で、たとえば、電子文書の作成時または更新時に設定された任意の文字列とすることができる（たとえば図示の例ではＦｉｌｅ１１＿１．ｄｏｃ）。また、名称４０１には、電子文書の種類を示すための拡張子も含まれる（たとえば図示の例では．ｄｏｃ）。パス４０２は、ファイルサーバ１０２において電子文書が格納された格納領域を示す文字列（たとえばこの電子文書へアクセスするためのＵＲＬを示す文字列）とすることができる（たとえば図示の例では「Ａ／Ｆｏｌｄｅｒ１）。

サイズ４０３は、電子文書のデータ容量を示す（たとえば図示の例では２３６．０ＫＢ）。作成日４０４は、電子文書が作成された日時を示す（たとえば図示の例では２００９年５月１０日、２０：２８：２２）。更新日４０５は、電子文書が最後に更新された日時を示す（たとえば図示の例では２００９年５月２８日、１０：１３：１０）。アクセス日４０６は、電子文書が最後にアクセスされた（たとえば閲覧された）日時を示す（たとえば図示の例では２００９年５月２８日、１０：１３：１０）。

作成者４０７は、この電子文書を作成した作成者名を示す（たとえば図示の例ではｕｓｅｒ１）。所有者４０８は、電子文書を所有している所有者名を示す（たとえば図示の例ではｕｓｅｒ１）。

分析部３０２は、上記のような属性情報を取得すると、この属性情報に基づいて、電子文書の種類４０９、陳腐化４１０、未参照４１１、不要な種類４１２、重複４１３を示す情報を設定する。このように属性情報に基づいて設定される、電子文書の種類４０９、陳腐化４１０、未参照４１１、不要な種類４１２、重複４１３を示す情報を、本実施の形態では以下「電子文書管理情報」という。

ここで、電子文書の種類４０９は、電子文書のカテゴリをあらわす項目とすることができ、電子文書の拡張子に応じて予め定められた番号が設定される。たとえば、分析部３０２は、名称４０１を参照して、電子文書の拡張子が「．ｔｍｐ」などの一時データであれば、電子文書の種類４０９に「０」を設定する。

また、分析部３０２は、電子文書の拡張子が「．ｄｏｃ」などの文書データであれば、電子文書の種類４０９に「１」を設定し、「．ＪＰＧ」や「．ＷＡＶ」などの画像データや音声データであれば、電子文書の種類４０９に「２」を設定する。それ以外の拡張子であれば、電子文書の種類４０９に「３」を設定する。図示の例では、名称４０１が「Ｆｉｌｅ１１＿１．ｄｏｃ」であるため、電子文書の種類４０９に「１」が設定されている。

陳腐化４１０は、電子文書の活用状況を示す項目とすることができる。たとえば、分析部３０２は、更新日４０５を参照して、更新日４０５が分析時の日時より３年以上前の電子文書（所定期間内に活用されていない電子文書）であれば、陳腐化４１０に「１」を設定する。更新日４０５が分析時の日時より３年以上前の電子文書でなければ（所定期間内に活用されている電子文書であれば）、陳腐化４１０に「０」を設定する。図示の例では、分析をおこなった日時が「２０１０年５月１８日」であるものとして、陳腐化４１０に「０」が設定されている。

未参照４１１は、陳腐化４１０と同様に、電子文書の活用状況を示す項目とすることができる。たとえば、分析部３０２は、作成日４０４または更新日４０５を参照して、作成日４０４以降に参照されていない電子文書、または更新日４０５以降に参照されていない電子文書であれば「１」を設定する。作成日４０４以降に参照されていたり、更新日４０５以降に参照されていたりする電子文書であれば「０」を設定する。図示の例では、更新日４０５以降にアクセスがあったため、未参照４１１に「０」が設定されている。

不要な種類４１２は、電子文書の拡張子に応じて設定される項目である。たとえば、分析部３０２は、電子文書の種類４０９を参照して、電子文書の種類４０９が「０」の電子文書（本実施の形態では拡張子が「．ｔｍｐ」などの一時データ）であれば、不要な種類４１２に「１」を設定する。電子文書の種類４０９が「０」の電子文書でなければ、不要な種類４１２に「０」を設定する。また、分析部３０２は、画像データや音声データなど、電子文書の種類４０９が「２」の電子文書であっても不要な種類４１２に「１」を設定するようにしてもよい。図示の例では、電子文書の種類４０９が「１」であるため、不要な種類４１２に「０」が設定されている。

重複４１３は、本文・属性重複４１３ａと、名称類似４１３ｂとからなる。分析部３０２は、分析対象格納領域内に本文または属性情報が重複する他の電子文書があるときに、本文・属性重複４１３ａに「１」を設定する。分析対象格納領域内に本文または属性が重複する他の電子文書がないときに、本文・内容重複４１３ａに「０」を設定する。分析部３０２は、分析対象格納領域内に名称が類似する他の電子文書があるときに、名称類似４１３ｂに「１」を設定する。名称が類似する他の電子文書がないときに、名称類似４１３ｂに「０」を設定する。

また、本文・属性重複４１３ａや名称類似４１３ｂに、重複または類似していることを示す「１」を設定した場合、分析部３０２は、重複または類似した電子文書同士が同一グループとなるようにグループ番号の設定をおこなう。たとえば、分析部３０２は、「Ｆｉｌｅ１１＿１．ｄｏｃ」と、「Ｆｉｌｅ１１＿２．ｄｏｃ」とが重複していると判定したとする。この場合、「Ｆｉｌｅ１１＿１．ｄｏｃ」と「Ｆｉｌｅ１１＿２．ｄｏｃ」との本文・属性重複４１３ａに「１」を設定し、グループをあらわす「グループ１」を設定する。グループ番号は、各々のグループが識別可能なように、重複しない任意の番号が設定される。本文または属性が重複する他の電子文書があるか否かを判定するための処理の概要や、名称が類似する他の電子文書があるか否かを判定するための処理の概要については後述する。

ここでは、電子文書のメタデータにより属性情報を取得したが、分析部３０２は、電子文書の内容から属性情報を取得することにしてもよい。たとえば、分析部３０２は、文書データである電子文書の本文を参照して、この本文に予め定められたキーワードがいくつ含まれるかをカウントし、このカウント値を属性情報として取得するようにしてもよい。そして、このカウント値が所定値以上であった場合は、機密対象の電子文書とするような電子文書管理情報を設定するようにしてもよい。

また、分析部３０２は、図３に示すように、分析項目設定部３０２ａを備えてもよい。ここで、分析項目設定部３０２ａは、分析項目を設定する機能を有する。たとえば、分析項目設定部３０２ａは、システム管理者からの操作に基づいて、分析項目を設定する。これにより、システム管理者は、所望の分析項目についてのみ分析することで、分析に必要となる所要時間を短縮させたり、所望の分析結果のみを確認できるようにしたりすることができる。分析部３０２は、上記に示した分析を、分析対象格納領域内のすべての電子文書におこない、これらの分析結果を集計部３０３へ出力する。

集計部３０３は、分析部３０２からの分析結果を受け付けて、分析対象格納領域において、分析項目が所定条件を満たす電子文書を集計する機能を有する。また、集計部３０３は、分析対象格納領域において、分析項目が所定条件を満たす電子文書が占める割合を集計してもよい。

たとえば、集計部３０３は、分析対象格納領域ごとに、陳腐化４１０、未参照４１１、不要な種類４１２、本文・属性重複４１３ａ、名称類似４１３ｂのそれぞれの分析項目に対して「１」が設定された電子文書の数をカウントする。また、集計部３０３は、分析対象格納領域ごとに、格納された全電子文書の数をカウントして、この数と、それぞれの分析項目において「１」が設定された電子文書との割合を算出することもできる。集計部３０３は、集計をおこなうと、集計結果を表示制御部３０４へ出力する。

表示制御部３０４は、表示制御部３０４により表示制御された表示をおこなう表示部３０５と接続される。表示制御部３０４は、分析部３０２から分析結果を受け付けると、この分析結果に基づいて、複数の分析対象格納領域と、それぞれの分析対象格納領域に対する分析結果とをそれぞれ対応させて、表示部３０５に表示させる機能を有する。たとえば、表示制御部３０４は、表示画面上の所定軸（たとえば縦軸）に沿って分析対象格納領域の一覧を配置し、所定軸と直交する軸（たとえば横軸）に沿ってそれぞれの分析対象格納領域に対する分析結果を配置した表示画面を表示させる。

また、表示制御部３０４は、集計部３０３から集計結果を受け付けると、この集計結果に基づいて、複数の分析対象格納領域と、それぞれの分析対象格納領域に対する集計結果とをそれぞれ対応させて、表示部３０５に表示させることもできる。この場合も、上記と同様に、たとえば、表示制御部３０４は、所定軸に沿って分析対象格納領域の一覧を配置し、所定軸と直交する軸に沿ってそれぞれの分析対象格納領域に対する集計結果を配置した表示画面を表示させる（図１１などを参照）。

さらに、集計部３０３がそれぞれの分析対象格納領域において分析結果が所定条件を満たす電子文書が占める割合を集計すれば、表示制御部３０４は、それぞれの分析対象格納領域に対応させて、当該格納領域における所定条件を満たす電子文書が占める割合を表示させることもできる。この場合も、表示制御部３０４は、所定軸に沿って分析対象格納領域の一覧を配置し、所定軸と直交する軸に沿ってそれぞれの分析対象格納領域において所定条件を満たす電子文書が占める割合を配置して表示させる（図１２などを参照）。ここで、割合は、数値によりあらわしてもよいが、数値を模式的にあらわしたインジケータなどを用いて画像によりあらわしてもよい。このように、画像を用いてあらわすことで、視認性を向上させたり、直感的に把握しやすくしたりすることができる。

また、所定条件を満たす電子文書が占める割合を表示する際に、表示制御部３０４は、割合が高い格納領域ほど上となるようにソートして表示させることができる。こうすることで、所定条件を満たす電子文書（たとえばシステム利用者により確認が必要だと思われる電子文書）が上（先に目に入る位置）に配置されるため、システム利用者による電子文書の確認作業を省力化することができる。

ところで、上記のように、表示制御部３０４は、分析対象格納領域など、任意の格納領域を表示している際に、システム管理者などによりいずれかの格納領域が指定されると、この格納領域に格納された電子文書と、当該電子文書に対する分析結果を表示させることができる。この場合、表示制御部３０４は、表示画面上の所定軸（たとえば縦軸）に沿って指定された格納領域に格納された電子文書の一覧を配置し、所定軸と直交する軸（たとえば横軸）に沿ってそれぞれの電子文書に対する分析結果を配置した表示画面を表示させる（図１３などを参照）。以下、このように電子文書と分析結果とが表示される表示画面を「電子文書一覧画面」という。

電子文書一覧画面を表示させる際に、表示制御部３０４は、分析結果が所定の条件を満たす電子文書群を、類似（または重複）する電子文書群として、グループ化して表示させることができる。ここで、グループ化して表示させるとは、たとえば、分析結果が所定の条件を満たす電子文書を、集合させて表示させたり、グループであることを示唆するように色付け表示させたりすることである。また、電子文書一覧画面において、表示制御部３０４は、複数の分析項目を並べて配置することもできるし、一つの分析項目だけを配置することもできる。なお、表示制御部３０４による表示制御の内容については、図１１〜図１９を用いて後述する。

さらに、図３に示すように、電子文書システム１００は判定部３０６を備えてもよい。ここで、判定部３０６は、集計部３０３による集計結果に基づいて、分析対象格納領域において、所定条件を満たす電子文書が占める割合が予め定められた閾値以上であるか否かを判定する機能を有する。たとえば、判定部３０６は、所定条件を満たす電子文書が占める割合が４０％以上であるかを判定する。

また、判定部３０６は、段階的に評価するための複数の閾値を用いて、段階的な判定をおこなってもよい。たとえば、判定部３０６は、所定条件を満たす電子文書が占める割合が２０％未満であるか、２０％以上４０％未満であるか、４０％以上であるか、の３段階の判定をおこなう。判定部３０６を備えた場合、表示制御部３０４は、判定部３０６による判定結果に応じて、該当する分析対象格納領域を強調表示することができる（たとえば図１２参照）。これにより、所定条件を満たす電子文書（たとえばシステム利用者により確認が必要だと思われる電子文書）を目立たせることができ、システム利用者の注意をひくことができるとともに電子文書の確認作業を省力化することができる。

また、図３に示すように、電子文書システム１００は、通知部３０７を備えてもよい。ここで、通知部３０７は、判定部３０６による判定結果に応じて、所定条件を満たす電子文書が占める割合が閾値以上となった分析対象格納領域を、任意のコンピュータ装置（たとえば管理者端末１０４）へ通知する機能を有する。

たとえば、通知部３０７には、管理者端末１０４宛のＥ−ｍａｉｌアドレスが予め設定されており、所定条件を満たす電子文書が占める割合が閾値以上となった分析対象格納領域を示す文字列を記載したＥ−ｍａｉｌを管理者端末１０４へ送信することができる。こうすることで、電子文書システム１００は、所定条件を満たす電子文書が占める割合が閾値以上となった分析対象格納領域があることと、その分析対象格納領域の名称やパスをシステム管理者に通知することができる。

上記の分析対象設定部３０１と、分析部３０２と、集計部３０３と、表示制御部３０４とは、たとえば、管理サーバ１０３としてのコンピュータ装置２００のＣＰＵ２０１が、予め用意されたプログラムを実行することにより、その機能を実現することができる。また、表示部３０５は、管理サーバ１０３としてのコンピュータ装置２００のディスプレイ２０８により、その機能を実現することができる。

また、表示制御部３０４は、たとえば、管理者端末１０４としてのコンピュータ装置２００のＣＰＵ２０１が、予め用意されたプログラムを実行することにより、その機能を実現してもよく、この場合、表示部３０５は、管理者端末１０４としてのコンピュータ装置２００のディスプレイ２０８により、その機能を実現することができる。

また、本実施の形態では、ネットワーク１１０を用いた電子文書システム１００に本発明の電子文書管理装置を適用しているが、これに限るものではない。たとえば、１台のコンピュータ装置であっても本発明の電子文書管理装置を実現することができる。この場合、電子文書管理装置としてのコンピュータ装置は、自身のハードディスクなどに記憶された格納領域に格納された電子文書に対して分析・集計をおこない、自身のディスプレイに分析結果や集計結果などを表示する。

（管理サーバがおこなう処理）
つぎに、管理サーバ１０３がおこなう処理について説明する。たとえば、管理サーバ１０３は、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２に記憶されたプログラムを実行することで以下に示す各処理をおこなうことができる。

（分析対象設定処理）
図５は、分析対象設定処理の処理内容を示すフローチャートである。管理サーバ１０３は、図５に示す分析対象設定処理を所定周期で（たとえば一ヶ月毎に）実行したり、システム管理者による実行指示があった場合に実行したりする。

図５に示すように、分析対象設定処理において、管理サーバ１０３は、まず、分析対象設定部３０１による設定を参照し、分析対象格納領域を特定する（ステップＳ５０１）。つぎに、特定された分析対象格納領域の一覧および分析対象格納領域に格納された電子文書の一覧を取得する（ステップＳ５０２）。そして、ステップＳ５０２で取得された分析対象格納領域の一覧および電子文書の一覧からクロールリスト（図６参照）を生成し、生成されたクロールリストを保存し（ステップＳ５０３）、分析対象設定処理を終了する。

（クロールリスト）
分析対象設定処理で生成・保存されたクロールリストの一例について説明する。図６は、クロールリストの一例を示す説明図である。図６に示すように、クロールリスト６００は、クロールＮｏ６０１と、名称６０２と、パス６０３とを対応づけて構成される。クロールＮｏ６０１は、各電子文書のクロールする順序を示す。名称６０２は、図４に示した名称４０１と同様に電子文書の名称を示す。パス６０３は、図４に示したパス４０２と同様に電子文書のパスを示す。

たとえば、管理サーバ１０３は、それぞれの分析対象格納領域に格納された電子文書の一覧を結合することで、クロールリスト６００を生成する。また、管理サーバ１０３は、それぞれの分析対象格納領域に格納された所定の拡張子の電子文書のみを抽出して、この拡張子の電子文書のみのクロールリスト６００を生成してもよい。さらに、クロールの対象となる電子文書（たとえば前回のクロール時より新たに作成された電子文書や、更新された電子文書）のみのクロールリスト６００を生成してもよい。

（分析・集計処理）
図７は、分析・集計処理の処理内容を示すフローチャートである。管理サーバ１０３は、図７に示す分析・集計処理を所定周期で実行したり、システム管理者による実行指示があった場合に実行したりする。

図７に示すように、分析・集計処理において、管理サーバ１０３は、まず、クロールリスト６００を参照し（ステップＳ７０１）、クロールの進捗状況を示すカウンタＣのカウント値が「１」であるかを判定する（ステップＳ７０２）。カウンタＣのカウント値が「１」であれば（ステップＳ７０２：Ｙｅｓ）、クロールリスト６００においてクロールＮｏ「１」の電子文書の属性情報（図４参照）を取得し（ステップＳ７０３）、ステップＳ７０５へ移行する。カウンタＣのカウント値が「１」でなければ（ステップＳ７０２：Ｎｏ）、カウンタＣのカウント値「Ｎ」に基づいて、クロールＮｏ「Ｎ」の電子文書の属性情報を取得し（ステップＳ７０４）、ステップＳ７０５へ移行する。

つぎに、管理サーバ１０３は、ステップＳ７０３またはステップＳ７０４で取得された属性情報の名称４０１、サイズ４０３、更新日４０５のそれぞれの文字列を結合して生成した文字列から、ハッシュ値を生成する（ステップＳ７０５）。たとえば、管理サーバ１０３は、予め用意されたハッシュ関数（たとえばＭＤ５やＳＨＡ）に、上記で結合して生成された文字列を入力して、規定ｂｉｔ数（たとえば６４ｂｉｔや１２８ｂｉｔ）のハッシュ値を生成する。以下、このように、名称４０１、サイズ４０３、更新日４０５のそれぞれの文字列を結合して生成した文字列から生成されたハッシュ値を「属性ハッシュ値」という。

また、ステップＳ７０５において、管理サーバ１０３は、名称４０１の文字列に対して、パターンマッチング（正規表現。公知の技術のため詳細な説明は省略）を適用して得られた文字列から、ハッシュ値を生成する。たとえば、管理サーバ１０３は、予め用意されたハッシュ関数に、名称４０１の文字列に対してパターンマッチングを適用して得られた文字列を入力して、規定ｂｉｔ数のハッシュ値を生成する。以下、このように、名称４０１のパターンマッチングを適用して得られた文字列から生成されたハッシュ値を「名称ハッシュ値」という。

つぎに、管理サーバ１０３は、電子文書が文書データであるかを判定する（ステップＳ７０６）。文書データでなければ（ステップＳ７０６：Ｎｏ）、そのままステップＳ７０８へ移行する。文書データであれば（ステップＳ７０６：Ｙｅｓ）、電子文書の本文全文の文字列を所定の文書フィルタ（公知の技術のため説明は省略）を通して生成された文字列を、ステップＳ７０５と同様に、予め用意されたハッシュ関数に入力して、規定ｂｉｔ数（たとえば６４ｂｉｔや１２８ｂｉｔ）のハッシュ値を生成する（ステップＳ７０７）。以下、このように、電子文書の本文から生成されたハッシュ値を「本文ハッシュ値」という。

つぎに、管理サーバ１０３は、上記の各ステップにおける処理結果を、それぞれ対応づけて保存する（ステップＳ７０８）。たとえば、ステップＳ７０８において、管理サーバ１０３は、ステップＳ７０３またはステップＳ７０４で取得された属性情報と、ステップＳ７０５やステップＳ７０７（文書データの場合のみ）で生成されたハッシュ値とを対応づけて保存する。

つぎに、管理サーバ１０３は、カウンタＣのカウント値が「Ｎｅｎｄ（クロールリストにおける最後のクロールＮｏと同値となる値）」となったかを判定する（ステップＳ７０９）。カウンタＣのカウント値が「Ｎｅｎｄ」でなければ（ステップＳ７０９：Ｎｏ）、カウンタＣの現在のカウント値Ｎに「１」加算した値を、新たなカウント値Ｎとし（ステップＳ７１０）、ステップＳ７０４へ移行する。カウンタＣのカウント値が「Ｎｅｎｄ」であれば（ステップＳ７０９：Ｙｅｓ）、クロールＮｏ「１」からクロールＮｏ「Ｎｅｎｄ」までの電子文書に対してステップＳ７０８で保存された処理結果をインデックス化するインデキシング処理をおこなう（ステップＳ７１１）。インデックス化するためのインデキシング処理の処理内容については、公知の技術のため説明は省略する。

つぎに、管理サーバ１０３は、ステップＳ７１１でインデックス化された処理結果に対して、分析項目が所定条件を満たす電子文書を検索し、電子文書管理情報を設定する（ステップＳ７１２）。たとえば、ステップＳ７１２において、管理サーバ１０３は、ステップＳ７１１でインデックス化された処理結果に対して、陳腐化の条件とされる「更新日４０５が分析時の日時より３年以上前の電子文書」を検索する。そして、検索された電子文書に対して、電子文書管理情報の陳腐化４１０を「１」に設定する。検索されなかった他の電子文書に対しては、電子文書管理情報の陳腐化４１０を「０」に設定する。

同様に、未参照４１１、不要な種類４１２についても、それぞれの分析項目の条件ごとに電子文書を検索し、条件を満たせば「１」を設定し、条件を満たさなければ「０」を設定する。さらに、管理サーバ１０３は、属性ハッシュ値や、本文ハッシュ値などを用いて、電子文書同士の重複や名称類似を判定して、条件を満たせば「１」およびグループを設定する。管理サーバ１０３による電子文書の重複判定については後述する。

つぎに、管理サーバ１０３は、属性情報と、電子文書管理情報とからなる分析結果を保存して（ステップＳ７１３）、それぞれの分析項目ごとに、所定条件を満たす電子文書の数をカウントする集計をおこなって、この集計結果を保存し（ステップＳ７１４）、分析・集計処理を終了する。

ここで、管理サーバ１０３による重複判定について説明する。図８は、重複判定の処理概要を示す説明図である。管理サーバ１０３は、分析・集計処理で取得された属性ハッシュ値や本文ハッシュ値などを用いた重複判定をおこなうことができる。たとえば、属性が重複しているか否かを判定するための属性重複判定（図８中（１））において、管理サーバ１０３は、前述したように、分析対象格納領域に格納された各電子文書の、名称４０１、サイズ４０３、更新日４０５のそれぞれを示す文字列を結合して生成された文字列を、ハッシュ関数に入力することで生成される属性ハッシュ値同士を比較することで、属性が重複しているか否かを判定する。具体的には、管理サーバ１０３は、属性ハッシュ値が一致している電子文書同士は属性が重複していると判定する。

また、本文が重複しているか否かを判定するための本文重複判定（図８中（２））において、管理サーバ１０３は、前述したように、分析対象格納領域に格納された文書データの、本文を示す文字列をハッシュ関数に入力することで生成される本文ハッシュ値同士を比較することで、本文が重複しているか否かを判定する。具体的には、管理サーバ１０３は、本文ハッシュ値が一致している電子文書（文書データ）同士は本文が重複していると判定する。

さらに、名称４０１が類似しているかを判定する名称類似判定（図８中（３））において、管理サーバ１０３は、前述したように、名称４０１の文字列に対して、パターンマッチングを適用して得られた文字列を、ハッシュ関数に入力することで生成される名称ハッシュ値同士を比較することで、名称が類似しているか否かを判定する。具体的には、管理サーバ１０３は、名称ハッシュ値が一致している電子文書同士は名称が類似していると判定する。

（分析対象格納領域一覧表示処理）
図９は、分析対象格納領域一覧表示処理の処理内容を示すフローチャートである。管理サーバ１０３は、図９に示す分析対象格納領域一覧表示処理をシステム管理者による実行指示があった場合に実行する。図９に示すように、分析対象格納領域一覧表示処理において、管理サーバ１０３は、まず、分析・集計処理により保存された分析結果および集計結果を読み込む（ステップＳ９０１）。

つぎに、管理サーバ１０３は、分析対象格納領域をソートして表示するためのソート条件を参照する（ステップＳ９０２）。管理サーバ１０３において、分析対象格納領域のソート条件は、分析項目（たとえば陳腐化や重複）により予め設定されている。そして、ソート条件に基づいて、分析対象格納領域をソートする（ステップＳ９０３）。たとえば、ステップＳ９０３において、管理サーバ１０３は、予め設定された一つの分析項目について、この分析項目を満たす電子文書が多い分析対象格納領域が上となるように、ソートする。具体的には、たとえば、管理サーバ１０３は、陳腐化の条件を満たす電子文書が多く格納された分析対象格納領域が上となるように、降順でソートする。いずれの分析項目についてソートするかは、システム管理者が任意で設定できるものとしてよい。

つぎに、管理サーバ１０３は、分析項目ごとに設定された閾値を参照する（ステップＳ９０４）。そして、格納された電子文書の数と、分析項目が所定の条件を満たした電子文書の数との割合が、閾値を超える分析対象格納領域があるかを判定する（ステップＳ９０５）。閾値を超える分析対象格納領域があれば（ステップＳ９０５：Ｙｅｓ）、強調表示するための強調表示フラグを設定し（ステップＳ９０６）、分析対象格納領域一覧画面を表示させて（ステップＳ９０７）、分析対象格納領域一覧表示処理を終了する。また、閾値を超える分析対象格納領域がなければ（ステップＳ９０５：Ｎｏ）、そのままステップＳ９０７へ移行する。

分析対象格納領域一覧画面を表示する際に、強調フラグが設定されていれば、管理サーバ１０３は、強調表示フラグにしたがって閾値を超えた分析対象格納領域を強調表示させる。また、分析対象格納領域一覧画面の表示に際して、管理サーバ１０３は、自身のディスプレイ２０８に表示させてもよいし、管理者端末１０４から分析対象格納領域一覧画面の表示要求があった場合は管理者端末１０４のディスプレイ２０８に表示させるようにしてもよい。

（電子文書一覧表示処理）
図１０は、電子文書一覧表示処理の処理内容を示すフローチャートである。管理サーバ１０３は、図１０に示す電子文書一覧表示処理をシステム管理者による実行指示があった場合に実行する。ここで、電子文書一覧表示処理の実行指示とは、たとえば、分析対象格納領域一覧で、いずれかの分析対象格納領域がシステム利用者により選択されたときなど、電子文書一覧を表示する格納領域が指定されたときとすることができる。

図１０に示すように、電子文書一覧表示処理において、管理サーバ１０３は、まず、システム利用者により選択された分析対象格納領域に格納された電子文書のソート条件を参照する（ステップＳ１００１）。ここで、電子文書のソート条件は、システム管理者が、分析項目などを条件に設定することができる。

つぎに、電子文書のソート条件にしたがって、電子文書をソートする（ステップＳ１００２）。たとえば、重複・類似（グループが設定されていること）をソート条件とした場合、属する電子文書の数が多いグループの電子文書が上になるようにソートする。また、さらに、同一のグループ内の電子文書間においては、更新日４０５が新しい電子文書が上になるようにソートする。

つぎに、グループがあるか（グループ番号が設定されているか）否かを判定する（ステップＳ１００３）。グループがある場合には（ステップＳ１００３：Ｙｅｓ）、グループに対して、グループごとに異なるグループ色を設定して（ステップＳ１００４）、電子文書一覧画面を表示させ（ステップＳ１００５）、電子文書一覧表示処理を終了する。

グループがない場合には（ステップＳ１００３：Ｎｏ）、グループ色を設定せず（ステップＳ１００４）、電子文書一覧画面を表示させ（ステップＳ１００５）、電子文書一覧表示処理を終了する。グループ色が設定されて表示された電子文書と、グループ色が設定されず表示された電子文書との表示の違いについては図１３を用いて後述する。

（電子文書管理装置による表示画面の一例）
つぎに、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例について説明する。図１１は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その１）である。たとえば、本実施の形態において以下に示す表示例は、管理サーバ１０３はシステム管理者からの要求に応じて、自身のディスプレイ２０８などに表示させる。また、管理者端末１０４が管理サーバ１０３から分析結果や集計結果を受け付けることで、管理者端末１０４のディスプレイ２０８に表示してもよい。

図１１に示すように、分析対象格納領域一覧画面１１００では、縦軸１１０１に沿って分析対象格納領域が配置され、それぞれの分析対象格納領域に対応するように、横軸１１０２に沿って分析項目の集計結果が配置されている。ここで、縦軸１１０１に沿って配置された分析対象格納領域は、システム管理者などにより予め定められた分析項目によりソートされて配置される。

具体的に、図１１に示す例では、重複（属性・本文重複）の条件を満たす電子文書が多く格納された分析対象格納領域が上となるようにソートされている。具体的に、図１１で示す例では、「Ｆｏｌｄｅｒ１」には重複の条件を満たす電子文書が９個、「Ｆｏｌｄｅｒ５」には重複の条件を満たす電子文書が７個、「Ｆｏｌｄｅｒ４」には重複の条件を満たす電子文書が２個、「Ｆｏｌｄｅｒ２」には重複の条件を満たす電子文書が１個、「Ｆｏｌｄｅｒ３」には重複の条件を満たす電子文書が０個、格納されている。このため、上から「Ｆｏｌｄｅｒ１」→「Ｆｏｌｄｅｒ５」→「Ｆｏｌｄｅｒ４」→「Ｆｏｌｄｅｒ２」→「Ｆｏｌｄｅｒ３」となるようにソートされている。

また、ここでは、重複の条件を満たす電子文書が占める割合が高い分析対象格納領域が上となるようにソートしてもよい。前述したように、いずれの分析項目を用いてソートするかはシステム管理者の任意によって設定することができる。また、図１１に示すように、それぞれの分析対象格納領域に対応するように、横軸１１０２に沿って格納領域のサイズ（データ容量）や格納された電子文書の数（図１１中「電子文書数」）などを配置してもよい。

図１１に示す例では、分析項目として、陳腐化、未参照、不要な種類、重複、名称類似を表示しているがこれに限らない。システム管理者は、任意の分析項目を設定することにより、横軸１１０２に沿って配置される分析項目を変更することができる。たとえば、分析項目として、陳腐化および重複を設定した場合、横軸１１０２に沿っては陳腐化および重複の２項目のみが配置される。また、分析項目として、陳腐化、未参照、不要な種類、重複、名称類似を設定した場合、横軸１１０２に沿ってはこれら５項目が配置される。

図１２は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その２）である。図１１では、それぞれの分析対象格納領域に対応するように、分析項目を数値によって表示したが、システム管理者にとって視覚的に分かり易いように、割合を模式的にあらわしたインジケータにより表示してもよい。

図１２に示すように、分析対象格納領域一覧画面１２００では、図１１に示した分析対象格納領域一覧画面１１００と同様に、縦軸１１０１に沿って分析対象格納領域が配置され、それぞれの分析対象格納領域に対応するように、横軸１１０２に沿って分析項目の集計結果が配置されている。

たとえば、図１２において、電子文書が「２０個」格納された「Ｆｏｌｄｅｒ１」には、重複（属性・本文重複）の条件を満たす電子文書が「９個」格納されている。このため、図１２に示すように、９／２０をあらわすような（たとえば図示のように９／２０の割合で黒く塗りつぶされた）インジケータ１２０４を表示させる。

また、「Ｆｏｌｄｅｒ１」には、陳腐化の条件を満たす電子文書が「８個」格納されている。このため、図１２に示すように、８／２０をあらわすような（たとえば図示のように８／２０の割合で黒く塗りつぶされた）インジケータ１２０１を表示する。以下、同様に、未参照、不要な種類、名称類似についても、「Ｆｏｌｄｅｒ１」に格納された電子文書数と、それぞれの項目の条件を満たす電子文書との割合をあらわしたインジケータ１２０２とインジケータ１２０３とインジケータ１２０５とを表示させることができる。

また、前述したように、本発明の実施の形態にかかる電子文書管理装置では、所定条件を満たす電子文書が占める割合に対する閾値を予め設定しておくことで、この割合が閾値以上となった分析対象格納領域を強調表示することができる。たとえば、４０％以上の分析対象格納領域「Ｆｏｌｄｅｒ１」には「●」１２０６を表示することで、強調表示をおこなっている。また、複数の閾値を用いて強調表示をおこなう場合、たとえば、４０％以上の分析対象格納領域には「●（たとえば赤色）」１２０６を表示し、２０％以上４０％未満の分析対象格納領域には「○（たとえば黄色）」１２０７を表示するようにして、段階的な強調表示をおこなってもよい。また、このように、閾値を設定することで、図１２中の符号１２０８で示すチェックボックスにチェックを入れることで閾値を超えた分析対象格納領域だけを絞り込んで表示させることもできる。

図１３は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その３）である。たとえば、分析対象格納領域一覧画面１１００において、いずれかの分析対象格納領域がシステム利用者により選択（指定）されることで、図１３に示す電子文書一覧画面１３００が表示される。

図１３に示すように、電子文書一覧画面１３００では、縦軸１３０１に沿って指定された分析対象格納領域に格納された電子文書が配置され、それぞれの電子文書に対応するように、横軸１３０２に沿って分析項目が配置されている。ここで、縦軸１３０１に沿って配置された電子文書は、システム管理者などにより予め定められた分析項目によりソートされて配置される。

具体的に、図１３に示す例では重複を条件にソートされる。また、このとき、重複した電子文書同士は集合して表示されるようになっており、どこからどこまでが重複した電子文書であるかをシステム利用者に示唆するために、グループごとに設定されたグループ色を用いて、色分けして強調表示をおこなう。たとえば、図１３に示すように、重複した電子文書同士の集合の名称の背景色を、他の電子文書の背景色とは異ならせる（図１３中のハッチング部分）。また、同一のグループ内の電子文書同士は、更新日が新しい電子文書が上となるようにソートされる。

また、たとえば、管理サーバ１０３が、公知の技術による電子文書の類似度を判定するアルゴリズム（電子文書同士の類似している度合いを数値化できるアルゴリズム）を実装しており、電子文書同士の類似度を判定できる場合には、たとえば、それぞれの類似度が所定の閾値以上となる電子文書同士をグループ化して表示させるようにしてもよい。また、類似度を評価するための閾値を複数設定して、複数段階で類似度を評価し、段階ごとに強調表示の内容を異なるようにしてもよい。たとえば、類似度が高い（たとえば類似度が９０％以上の）電子文書同士のグループは背景色が赤くなるように強調表示し、類似度がやや高い（たとえば類似度が７０％以上９０％未満の）電子文書同士のグループは背景色が黄色くなるように強調表示するようにしてもよい。

図１４は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その４）である。図１５は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その５）である。図１３の電子文書一覧画面１３００では、複数の分析項目を並べて表示したが、たとえば、システム管理者は、それぞれの分析項目ごとにさらに絞り込んで表示させることができる。図１４に示す電子文書一覧画面１４００は、電子文書一覧画面１３００を、重複の分析項目にて絞り込んだ後の電子文書一覧画面である。図１５に示す電子文書一覧画面１５００は、電子文書一覧画面１３００を、陳腐化の分析項目にて絞り込んだ後の電子文書一覧画面である。

図１６は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その６）である。図１３で示した電子文書一覧画面１３００などでは、縦軸１３０１に沿って電子文書を配置したが、電子文書の数が多い場合などはグループごとに表示した方が簡潔な表示となり、システム管理者にとって視覚的に分かり易いようにすることができる。

図１６（１）に示すように、グループ一覧画面１６００では、縦軸１６０１に沿って指定された分析対象格納領域に格納された電子文書群によるグループが配置される。また、それぞれのグループ名の右には、それぞれのグループに属する電子文書の数が表示されている（グループ１は［９］、グループ２は［２］）。

図１６（１）に示すとき、システム管理者は、グループ名の左に配置された展開ボタン（図中の「＋」マーク）１６０２や展開ボタン１６０３を押下すると、ツリー表示で対応するグループを展開させて、グループに属する電子文書の一覧を表示させることができる。たとえば、図１６（２）では、グループ１に対応して設けられた展開ボタン１６０２が押下されたため、グループ１に属する電子文書の一覧が表示されている。ここで、グループ１は図１４に示す電子文書群とすると、展開ボタン１６０２が押下されることにより、図１６（２）に示すような電子文書の一覧が表示される。

図１７は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その７）である。たとえば、電子文書一覧画面１３００などにおいて、システム管理者は所定の操作をおこなうことで、図１７に示す電子文書整理画面１７００を呼び出すことができる。

図１７に示すように、電子文書整理画面１７００において、システム管理者は、分析対象格納領域一覧画面１１００で選択した格納領域内の全電子文書、または電子文書一覧画面１３００で選択した電子文書を、任意のコピー先にそのままコピーしたり、圧縮ファイルにしてコピーしたり、削除したりすることができる。

図１８は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その８）である。前述したように、本実施の形態において、システム管理者は、任意の分析項目を設定することができる。システム管理者は所定の操作をおこなうことで、図１８に示す分析項目設定画面１８００を呼び出すことができる。

図１８に示すように、分析項目設定画面１８００において、システム管理者は、たとえば、アプリケーションのインストール時の初期状態で設定された分析項目である、陳腐化と、未参照と、不要な種類と、重複と、名称類似との有効性を設定および解除することができる。たとえば、システム管理者は、有効性を変更したい分析項目の変更ボタンを押下することで、有効性が設定されている分析項目であれば有効性を解除することができる。

図１９は、本実施の形態の電子文書管理装置による表示画面の一例を示す説明図（その９）である。前述したように、本実施の形態において、システム管理者は、任意の分析項目を設定することができる。図１８に示した分析項目設定画面１８００では、初期状態で設定された分析項目の有効性を変更することで分析項目を設定できたが、図１９に示した分析項目設定画面１９００では一層と自由度の高い分析項目の設定をおこなうことができる。

たとえば、図１９に示すように、分析項目設定画面１９００では、システム管理者は、名称４０１に任意の文字列を含む電子文書を分析するような分析項目を設定することができる（図１９中符号１９０１）。また、電子文書のカテゴリによっても、そのカテゴリに含まれる電子文書を分析するような分析項目を設定することができる（図１９中符号１９０２）。さらに、拡張子、作成者、所有者、サイズなど、電子文書が属性情報として有する項目についても分析項目として設定することができる（図１９中符号１９０３）。

以上に説明したように、本実施の形態の電子文書管理装置は、分析対象格納領域に設定された格納領域に格納された電子文書を分析し、分析結果に基づいて、分析対象格納領域一覧画面１１００を表示することができる。ここで、分析対象格納領域一覧画面１１００では、縦軸１１０１に沿って複数の分析対象格納領域が配置され、それぞれの分析対象格納領域に対応するように、当該格納領域の分析結果（またはその集計結果）が横軸１１０２に沿って配置されている。これにより、システム管理者は分析対象格納領域一覧画面１１００により、複数の分析対象格納領域における電子文書の格納状態を同時に把握することができるため、分析対象格納領域の管理を容易化することができる。

また、本実施の形態の電子文書管理装置は、それぞれの分析対象格納領域において所定の条件を満たす電子文書が占める割合をインジケータ１２０１〜１２０５であらわすこともできる。これにより、本実施の形態の電子文書管理装置は、数値で表示した場合に比べて、システム管理者にとって視覚的に分かり易いように表示することができ、分析対象格納領域の管理を一層と容易化することができる。

さらに、本実施の形態の電子文書管理装置は、所定の条件を満たす電子文書が占める割合が、所定の閾値以上である分析対象格納領域を強調表示することができる。これにより、強調表示しない場合に比べて、システム管理者にとって視覚的に分かり易いように表示することができ、分析対象格納領域の管理を一層と容易化することができる。また、閾値を段階的に設定することとすれば、強調表示も段階的におこなうことができるようになるので、システム管理者にとって視覚的に分かり易いように表示することができ、分析対象格納領域の管理を一層と容易化することができる。

そして、本実施の形態の電子文書管理装置は、所定の条件を満たす電子文書が多く格納された分析対象格納領域や、所定の条件を満たす電子文書が占める割合が高い分析対象格納領域が上となるようにソートして表示することができる。これにより、所定条件を満たす電子文書が多く格納された分析対象格納領域（たとえばシステム利用者により確認が必要だと思われる格納領域）が上（先に目に入る位置）に配置され、システム利用者などによる格納領域の確認作業を省力化することができる。

本実施の形態では、分析項目を、所定期間活用されていない陳腐化した電子文書や未参照の電子文書、本文や属性が重複した電子文書や名称が類似した電子文書（重複した電子文書である可能性が高い電子文書）とした。これにより、削除しても問題が生じにくいような電子文書（システム管理者が削除したいと思うような電子文書）の削除作業を省力化することができ、このような電子文書によるファイルサーバ１０２の記憶容量の圧迫を防止することができる。また、ファイルサーバ１０２に格納された電子文書の削減を促すことができ、必要な電子文書を探そうとしたときの労力を低減させることができる。

また、本実施の形態の電子文書管理装置は、電子文書一覧画面１３００において、重複した電子文書や類似した電子文書をグループ化して表示することができる。これにより、システム管理者はどこからどこまでが同じような電子文書であるのかを容易に把握することができ、同じような電子文書の中から必要な電子文書を探す労力を低減させたり、同じような電子文書をまとめて削除したりすることができる。

さらに、本実施の形態の電子文書管理装置は、電子文書一覧画面１３００において、複数の分析項目を並べて表示したり、一つの分析項目にて絞り込んだりすることができる。これにより、システム管理者は総合的にそれぞれの電子文書の状態を確認したり、所望の条件でのみ電子文書の状態を確認したりすることができ、電子文書管理時の状況に応じた確認作業をおこなえ、確認作業の省力化や高精度化を図ることができる。

なお、本実施の形態で説明した表示方法は、予め用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーションなどのコンピュータ装置で実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤなどのコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。また、このプログラムは、インターネットなどのネットワークを介して配布することが可能な媒体であってもよい。

以上に説明したように、本発明にかかる電子文書管理装置、表示方法、表示プログラムおよび記録媒体によれば、複数の電子文書の管理を容易におこなわせることができ、電子文書の管理にかかる手間や時間を削減できる。

以上に説明したように、本発明にかかる電子文書管理装置、表示方法、表示プログラムおよび記録媒体は、電子文書の管理に有用であり、特に、複数の格納領域に格納された電子文書の管理に適している。

１００ 電子文書システム
１０１ 端末
１０２ ファイルサーバ
１０３ 管理サーバ
１０４ 管理者端末

Claims (11)

1. 格納領域に格納されるとともに、各々が他の電子文書ファイルと類似しているか否かを示すために所定の項目について分析された複数の電子文書ファイルに関する一覧表示をおこなう電子文書管理装置において、
   各々の電子文書ファイル毎に、当該電子文書ファイルの分析結果を対応づけた一覧を表示させる表示制御手段と、
   前記表示制御手段により表示制御された表示をおこなう表示手段と、
   を備え、
   前記表示制御手段は、
   表示画面の縦軸に沿って各々の電子文書ファイルを配置し、前記縦軸と直交する横軸に沿って各々の電子文書ファイルの分析結果を配置した前記一覧を表示させるとともに、
   類似している電子文書ファイル同士があった場合、当該類似している電子文書ファイル同士を前記一覧上でグループ化して、グループ化されていない他の電子文書ファイルよりも前記表示画面において上に配置されるようにソートして表示させることを特徴とする電子文書管理装置。
2. 前記表示制御手段は、複数の端末がアクセスするファイルサーバ上に設けられた複数の前記格納領域に格納された前記複数の電子文書ファイルの分析結果に基づいて、前記一覧を表示させることを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置。
3. 前記表示制御手段は、各々の電子文書ファイルの内容に関する項目、各々の電子文書ファイルの名称に関する項目、または各々の電子文書ファイルのデータ容量に関する項目の少なくともいずれか一つの項目により分析された分析結果に基づいて、前記一覧を表示させることを特徴とする請求項１または２に記載の電子文書管理装置。
4. 前記表示制御手段は、複数の項目について分析された分析結果に基づいて、前記複数の項目のうちのいずれか一つの項目により絞り込んでグループ化させた前記一覧を表示させることを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
5. 前記表示制御手段は、前記類似している電子文書ファイル同士を強調表示させることによりグループ化して表示させることを特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
6. 前記表示制御手段は、前記類似している電子文書ファイル同士の類似している度合いに応じて、強調表示の内容を異ならせることを特徴とする請求項５に記載の電子文書管理装置。
7. 前記表示制御手段は、グループ化された前記類似している電子文書ファイル同士をそれぞれの更新日によりソートした前記一覧を表示させることを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
8. 前記表示制御手段は、グループ名と当該グループに属するグループ化された電子文書ファイルの数とを対応づけた一覧を表示させ、管理者によりグループが指定されると、当該グループに属するグループ化された電子文書ファイルの一覧を表示させることを特徴とする請求項１〜７のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
9. 格納領域に格納されるとともに、各々が他の電子文書ファイルと類似しているか否かを示すために所定の項目について分析された複数の電子文書ファイルに関する一覧表示をおこなう電子文書管理装置がおこなう表示方法において、
   各々の電子文書ファイル毎に、当該電子文書ファイルの分析結果を対応づけた一覧を表示手段に表示させる表示工程を含み、
   前記表示工程では、
   表示画面の縦軸に沿って各々の電子文書ファイルを配置し、前記縦軸と直交する横軸に沿って各々の電子文書ファイルの分析結果を配置した前記一覧を表示させるとともに、
   類似している電子文書ファイル同士があった場合、当該類似している電子文書ファイル同士を前記一覧上でグループ化して、グループ化されていない他の電子文書ファイルよりも前記表示画面において上に配置されるようにソートして表示させることを特徴とする表示方法。
10. 請求項９に記載の表示方法をコンピュータに実行させることを特徴とする表示プログラム。
11. 請求項１０に記載の表示プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータに読み取り可能な記録媒体。

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