JP5781618B2 - 文書ファイル共有方法、システム、及びサーバ - Google Patents

Description

本発明は、文書ファイル共有方法およびシステムに係り、特に計算機システムにおける検索サーバを利用した文書共有技術に関する。

企業などの組織において業務を効率よく行うためには、構成員の間で効率よく情報共有が行われなければならず、文書ファイル共有システムが広く使われている。一方で共有されるファイルについては、セキュリティ上の理由から、アクセス可能なユーザに対するファイルアクセス権限を適切に設定する必要がある。

例えばある組織において、業務出張を行った出張者が出張報告書を作成した場合、出張者の部署内や、出張者が認識している関係者に対してのみ出張報告書が共有される。しかし、他の部署においてもその出張報告の内容が有用である場合など、出張報告書を参照したいユーザがその他にもいる場合がある。その場合、そもそもその文書があることに気付けない、または、存在に気付いたとしても当該文書にアクセス権限が無いため内容を閲覧することができない、という問題がある。さらに、他部署のユーザが出張報告書を参照するためには、報告書の作成者にコンタクトをとり、作成者が文書へのアクセス権限の設定を行う必要がある。関連する先行技術として下記の特許文献１、特許文献２がある。

特開２００７−１１８４４号公報 特開２０１０−０３９９１７号公報

特許文献１では、ファイルに対して一定回数以上のアクセスを行ったユーザへ、ファイルの所有権限(アクセス権限を設定する権限)を移転させることにより、文書作成者のアクセス権限設定作業を軽減する方法が開示されている。しかし本方式では、アクセス権限設定作業を行うユーザは異なるが、設定作業にかかる作業の総量は軽減されていない。

特許文献２では、メール検索システムにおけるメール検索時に、検索ヒットしたメールに対する閲覧権限がなかった場合に、メールの送受信者に対して公開依頼を行って、メールの内容を開示する方法が開示されている。しかし本方式では、検索時にメールの内容を閲覧するためには、送受信者が公開許可の操作を行う必要があり、即座に必要なメールの内容を閲覧することができない。

これらの関連技術はいずれもファイル作成者または所有者がアクセス権限の設定を行う必要があり、ファイル作成者または所有者の負担が大きい。ファイルに対して新たなユーザがアクセスを要望する度に、アクセス権限の設定を追加する必要がある。そのため、文書ファイル作成者/所有者が煩雑なアクセス権設定を行うことなく、文書を必要とするユーザに対して当該文書への適切なアクセス権限を設定することが必要である。

本発明の目的は、上記の課題を解決し、文書を必要とするユーザに対して適切なアクセス権限を設定することが可能な文書ファイル共有方法、システム、及びサーバを提供することにある。

上記の目的を達成するため、本発明においては、検索サーバを用い、文書ファイルを共有するシステムにおける文書ファイル共有方法であって、検索サーバは、ユーザからの文書ファイルの検索履歴を保存する検索履歴保存ステップと、ユーザが新たに作成した文書ファイルを保存する際に、検索履歴を用いて、新たに作成した文書ファイルに対するアクセス権限を付与する候補ユーザのリストを生成する候補ユーザ抽出ステップを実行する文書ファイル共有方法を提供する。

また、上記の目的を達成するため、本発明においては、文書ファイルを共有する文書ファイル共有システムであって、ユーザが文書ファイルを作成または編集操作を行う端末装置と、キーワードに基づき文書ファイルの検索を行う検索処理部及び文書ファイルの検索履歴を保存する検索履歴保存部とを有する検索サーバと、を備え、検索サーバは、端末装置において新たに作成された文書ファイルに対するアクセス権限を付与する候補ユーザを、新たに作成された文書ファイルのキーワードと、検索履歴保存部に保存された検索履歴を用いて生成する候補ユーザ抽出部を更に備える構成の文書ファイル共有システムを提供する。

更に、上記の目的を達成するため、本発明においては、文書ファイルを検索するサーバであって、キーワードに基づき文書ファイルの検索を行う検索処理部と、文書ファイルの検索履歴を保存する検索履歴保存部と、新たに作成された文書ファイルに対するアクセス権限を付与する候補ユーザを、当該新たに作成された文書ファイルのキーワードと、検索履歴保存部に保存された検索履歴を用いて生成するする候補ユーザ抽出部とを備える構成のサーバを提供する。

ファイル作成者や所有者の負担を増やすことなく、当該ファイルへのアクセスが見込まれるユーザに対するアクセス権設定を一括して行うことができる。これにより、新たなファイルを作成した際に、情報を必要とするユーザとの情報共有が促進される。

各実施例に係るシステム構成の一例を表す図である。 実施例１に係る、検索時の処理の流れの一例を表す図である。 実施例１に係る、ファイル作成時の処理の流れの一例を表す図である。 実施例１に係る、検索履歴テーブルの一例を示す図である。 実施例１に係る、候補ユーザ抽出部の動作を表すフローチャートの一例を示す図である。 実施例１に係る、文書中キーワードテーブルの一例を示す図である。 実施例１に係る、クエリ適合度テーブルの一例を示す図である。 実施例１に係る、検索クエリ重みテーブルの一例を示す図である。 実施例１に係る、ユーザ適合度テーブルの一例を示す図である。 実施例１に係る、共有処理部の動作を表すフローチャートの一例を示す図である。 実施例２に係る、候補ユーザ抽出部の動作を表すフローチャートの一例を示す図である。 実施例２に係る、組織構成の一例を示す図である。 実施例２に係る、ユーザ適合度テーブルの一例を示す図である。

以下、本発明の実施形態を添付図面に基づいて説明する。

図１は各実施例に係るシステム構成の一例を示し、計算機システムのハードウェア構成を示すブロック図である。

図１の計算機システムにおいて、ネットワーク１０１にはユーザが業務を行う複数の端末装置であるクライアントパーソナルコンピュータ(Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ：ＰＣ)１１０および１３０と、ファイルを格納および共有するための共有ファイルサーバ１５０と、ファイル検索を行う検索サーバ１７０が接続されている。クライアントＰＣ１１０および１３０、共有ファイルサーバ１５０、検索サーバ１７０は、以下順次説明するように、それぞれが通常のコンピュータ構成を備えている。図１のシステム構成では、これらの構成要素は別のコンピュータとして示されているが、複数の構成要素を一つの構成要素で実現することも可能である。例えば、クライアントＰＣ１０１とクライアントＰＣ１３０とは一つの端末装置であっても良いし、或いは共有ファイルサーバ１５０と検索サーバ１７０とは一つのサーバであっても良い。

クライアントＰＣ１１０は、演算処理を行う中央処理部(Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ：ＣＰＵ)１１１と、プログラムやデータを格納するメモリ１１２と、ネットワーク１０１を介して他のサーバと通信を行う通信インターフェース１１５と、ファイルを格納するローカルディスク１１４と、ローカルディスク１１４を制御するためのディスクコントローラ１１３を備える端末装置である。

クライアントＰＣ１１０のメモリ１１２には、業務処理を行う業務アプリケーションプログラム１２１と、ユーザの操作支援を行う操作支援モジュール１２２が、プログラムとして存在する。ここで、業務アプリケーションプログラム１２１は、例えば、文書作成（ワードプロセッサ）プログラムや表計算処理（スプレッドシート）、プレゼンテーション作成プログラムである。操作支援モジュール１２２は、クライアントＰＣ１１０におけるユーザの操作内容を収集および記録するユーザ操作収集部１２３を備える。また、操作支援モジュール１１７は、文書ファイルの内容を解析してキーワードを抽出するキーワード抽出部１２４、および、文書ファイルを共有するためのアクセス権限を設定する共有処理部１２５を備える。

クライアントＰＣ１１０の処理部であるＣＰＵ１１１は、記憶部であるメモリ１１２に記憶される業務アプリケーションプログラム１２１と操作支援モジュール１２２を処理することにより、それらの機能を実現する。他の端末装置やサーバにおいても同様である。

クライアントＰＣ１３０には、クライアントＰＣ１１０と同様、処理部であるＣＰＵ１１１と、メモリ１１２と、通信インターフェース１１５と、ローカルディスク１１４と、ローカディスクコントローラ１１３とを備える端末装置である。

クライアントＰＣ１３０のメモリ１１２には、業務処理を行う業務アプリケーションプログラム１２１と、ユーザの操作支援を行う操作支援モジュール１２２が、プログラムとして存在する。操作支援モジュール１２２は、クライアントＰＣにおけるユーザの操作内容を収集および記録するユーザ操作収集部１２３を備える。またクライアントＰＣ１３０のメモリ１１２には、検索サーバ１７０の検索処理部１７２へアクセスしてファイル検索操作を行うための、Ｗｅｂブラウザ１３１を備える。

共有ファイルサーバ１５０は、クライアントＰＣ１１０と同様に、処理部であるＣＰＵ１１１と、メモリ１１２と、通信インターフェース１１５と、ローカルディスク１１４と、ローカディスクコントローラ１１３とを備える。

共有ファイルサーバ１５０のメモリ１１２には、クライアントＰＣ１１０やクライアントＰＣ１３０、検索サーバ１７０からの要求に応じて、ローカルディスク１１４へファイルの読み書きを行うファイルサーバ制御部１５１を備える。さらに、要求に応じてファイルの読み書きを行う際に、クライアントＰＣもしくはユーザを識別してファイルに対するアクセス制御を行うアクセス制御部１５２を備える。

検索サーバ１７０は、クライアントＰＣ１１０と同様に、処理部であるＣＰＵ１１１と、メモリ１１２と、通信インターフェース１１５と、ローカルディスク１１４と、ローカディスクコントローラ１１３とを備える。

検索サーバ１７０のメモリ１１２には、共有ファイルサーバ１５０に格納されているファイルを取得および解析し、検索インデクス１７４を生成するインデクス生成処理部１７１と、クライアントＰＣ１３０からの要求に応じて検索インデクス１７４を検索し、検索要求に該当するファイルの一覧を返却する検索処理部１７２を備える。さらにメモリ１１２には、クライアントＰＣ１１０において作成したファイルに対してアクセス権限の設定先となるユーザの一覧を生成する候補ユーザ抽出部１７３を備える。

メモリ１１２に記憶されたプログラムであるインデクス生成処理部１７１、検索処理部１７２、候補ユーザ抽出部１７３は、適宜、処理部であるＣＰＵ１１１で処理されることにより、その機能を実現する。また、ローカルディスク１１４には、検索インデクス１７４、および、検索処理部１７２が処理した検索要求を記録する検索履歴テーブル１７５が格納される。

図２は、実施例１のクライアントＰＣ１３０において、ユーザがファイルを検索する際の動作を模式的に表すシステム構成図である。
同図において、ユーザが実際の検索操作を行う前に、検索サーバ１７０のインデクス生成処理部１７１は、共有ファイルサーバ１５０に格納されているファイルを定期的に収集して読み込み（Ｓ２０１）、検索インデクス１７４を生成する（Ｓ２０２）。

クライアントＰＣ１３０では、操作支援モジュール１２２のユーザ操作収集部１２３が、業務アプリケーション１２１やＷｅｂブラウザ１３１がユーザにどのように使用されているか、情報を収集している（Ｓ２１１、Ｓ２１２）。

クライアントＰＣ１３０のユーザがあるファイルを検索したい場合、ユーザがＷｅｂブラウザ１３１を使用して検索サーバ１７０の検索処理部１７２にアクセスし、検索キーワードを入力する（Ｓ２１３）。入力された検索キーワードは、ユーザ操作収集部１２３が収集したアプリケーション利用情報とともに、検索サーバ１７０の検索処理部に送られる（Ｓ２１４）。検索処理部１７２は、検索キーワードにより検索インデクス１７４を検索し、検索結果のファイルリストを生成する（Ｓ２１５）。このとき同時に、検索キーワードおよび検索結果を検索履歴テーブル１７５に格納する（Ｓ２１６）。その後、検索結果をＷｅｂブラウザ１３１へ送信し（Ｓ２１７）、Ｗｅｂブラウザ１３１は検索結果をユーザへ表示する（Ｓ２１８）。

上記の処理により、ユーザが検索キーワードによりファイルを検索した際に、その検索キーワードや、同時に使用していたアプリケーションの情報が検索履歴テーブル１７５に蓄積される。

図３は、実施例１のクライアントＰＣ１１０において、ユーザがファイルを作成する際の動作を表すシステム構成図である。
ユーザはクライアントＰＣ１１０において、業務アプリケーション１２１を用いて文書ファイルを作成する（Ｓ３０１）。

操作支援モジュール１２２のユーザ操作収集部１２３は業務アプリケーション１２１の利用状況を収集しており、ユーザが新たに作成・編集した文書ファイルを保存しようとした場合にそれを検知する（Ｓ３０２）。ファイルが共有ファイルサーバ１５０に書き込まれた場合、ユーザ操作収集部１２３はファイルの内容をキーワード抽出部１２４に送信する（Ｓ３０４）。キーワード抽出部１２４は、ファイルの内容を解析し、ファイルに含まれるキーワードを抽出して、共有処理部１２５へ送信する（Ｓ３０５）。

共有処理部１２５はファイルから抽出したキーワードを、検索サーバ１７０の候補ユーザ抽出部１７３に送信する（Ｓ３０６）。候補ユーザ抽出部１７３は、受信したキーワードと、検索履歴テーブル１７５を用いて、アクセス権限の設定先候補となるユーザのリストを生成し（Ｓ３０７）、共有処理部１２５へ送信する（Ｓ３０８）。

なお本実施例では、文書ファイルからのキーワード抽出をクライアントＰＣ１１０において行っているが、文書ファイルを検索サーバ１７０へ送信し、検索サーバ１７０においてキーワード抽出を行ってもよい。

このように、操作支援モジュール１２２によってユーザの文書保存を検知してアクセス権限の設定先候補ユーザリストを生成することにより、ユーザが後からアクセス権限の設定を行うことなく、他のユーザへ速やかに文書ファイルを公開することができる。

図４に、本実施例の検索履歴テーブルの一例を示す。
検索履歴テーブル４００には、ユーザが実行した検索クエリを一意に識別するためのクエリＩＤ４０１、検索が実行された日時である検索日時４０２、検索を実行したユーザを識別するためのユーザＩＤ４０３、検索されたキーワード４０４、検索キーワードに対してヒットした文書ファイルの件数４０５、ユーザが検索した際に使用していた業務アプリケーション４０６、ユーザが行っていた業務の種別４０７が記録される。

図５に、本実施例の検索サーバ１７０における候補ユーザ抽出部１７３の候補ユーザ抽出処理のフローチャートの一例を示す。
候補ユーザ抽出部１７３は、クライアントＰＣ１１０からの候補ユーザ抽出要求として、新たに生成された文書中のキーワードのリストを受信すると、検索履歴テーブル１７５に適合度を未算出の検索クエリが存在するか判定し（Ｓ５０１）、未算出の検索クエリが存在する場合は、検索履歴テーブル１７５から適合度を未算出の検索クエリを１件取得する（Ｓ５０２）。取得した検索クエリの検索キーワード４０４の全てのキーワードが、受信した文書中キーワードのリストに含まれているか判定し（Ｓ５０３）、含まれている場合は後述する算出式により当該検索クエリにおける適合度を算出する（Ｓ５０４）。Ｓ５０３でキーワードが含まれていない場合はＳ５０１に戻り、全ての検索クエリについてクエリ適合度の算出を繰り返す。

検索履歴テーブル１７５に含まれる全ての検索クエリに対しＳ５０１からＳ５０４の繰り返しが完了した後に、各ユーザに対しての適合度の算出を行う。適合度を未算出のユーザが存在するか判定し（Ｓ５０５）、未算出のユーザに対して、当該ユーザが検索を実行した全ての検索クエリについて、クエリ適合度を合計する（Ｓ５０６）。全てのユーザについて適合度の算出が完了した後に、適合度が閾値以上のユーザを抽出し（Ｓ５０７）、候補ユーザリストとしてクライアントＰＣ１１０の共有処理部１２５へ送信する。

Ｓ５０４における適合度の算出式の例を、下式に示す。

この式の特徴としては、文書中の検索キーワード出現回数が大きい場合に適合率が高くなる点がある。また検索日時と現在日時が近い場合、つまり、検索時点からの経過時間が短いほど、適合度が大きくなる。さらに、検索ヒット件数が小さいキーワードに対して適合度が大きくなるため、既存の文書ファイルが少ない検索キーワードに対して高い適合度を付与することができる。これにより、検索回数が大きいにもかかわらず既存の文書ファイルが少ない検索キーワードを含む文書の適合度が向上し、文書の共有をより促すことができる。

また、図８において説明する検索クエリ重みを利用することで、業務アプリケーションや業務種別に応じて検索クエリに対する適合度に重みを付与することができる。

本実施例で示した適合度の算出式は一例であり、さらに、作成文書ファイルの長さ、作成文書ファイルに含まれるキーワードの個数、検索キーワードの個数や検索回数などを用いて算出してもよい。

図６に、本実施例における文書中キーワードテーブルの一例を示す。
文書中キーワードテーブル６００は、クライアントＰＣ１１０のキーワード抽出部１２４が、文書ファイルの内容を解析して生成するテーブルである。このテーブルがＳ３０６において候補ユーザ抽出部１７３へ送信される。

文書中キーワードテーブルは、文書ファイルに含まれるキーワード６０１と、その文書ファイル内の出現回数６０２で構成される。

図７に、本実施例のクエリ適合度テーブルの一例を示す。
クエリ適合度テーブル７００は、候補ユーザ抽出部１７３が、図５のＳ５０１からＳ５０４において一時的に生成するテーブルである。

クエリ適合度テーブル７００は、検索履歴テーブル１７５，４００のクエリＩＤ４０１およびユーザＩＤ４０３と同一のクエリＩＤ７０１およびユーザＩＤ７０２と、Ｓ５０３において検索クエリの検索キーワードが文書中キーワードに含まれているか否かを判定した結果である文書ヒット判定結果７０３と、Ｓ５０４において算出された適合度７０４が格納される。

図８に、本実施例の検索クエリ重みテーブルの一例を示す。
検索クエリ重みテーブル８００は、作業中アプリケーション８０１と作業種別８０２の組合せに対して、検索クエリ重み８０３が定義されている。

作業中アプリケーション８０１と作業種別８０２は、図４における検索履歴テーブル１７５の作業中アプリケーション４０６と作業種別４０７に対応しており、検索クエリにおける適合度の算出時（Ｓ５０４）の式１において、対応する検索クエリ重み８０３の値を使用する。対応する作業中アプリケーション８０１と作業種別８０２の組合せが検索クエリ重みテーブルに定義されていない場合には、デフォルトの検索クエリ重みとして１．０を使用する。

このように、検索クエリにおける適合度の算出時（Ｓ５０４）において、検索時に使用していた業務アプリケーションや業務種別に応じて検索クエリを重みづけすることにより、特定の業務において検索されたキーワードにヒットする文書ファイルの適合度を上げることができる。例として、プレゼンテーションを作成中に、プレゼンテーション素材を探すためにキーワード検索を行った場合、当該キーワードに対する文書ファイルの必要性が高いとみなして、当該キーワードを含む文書ファイルが共有されやすくすることができる。

図９に、本実施例のユーザ適合度テーブルの一例を示す。
ユーザ適合度テーブル９００は、候補ユーザ抽出部１７３が図５のＳ５０５からＳ５０６において一時的に生成するテーブルである。

ユーザ適合度テーブルは、クエリ適合度テーブルに７００含まれる全てのユーザＩＤ７０２からなるユーザＩＤ９０１と、各ユーザＩＤについてクエリ適合度テーブルの適合度７０４を合計した適合度計９０２と、各ユーザＩＤについてクエリ適合度テーブル７００において最も適合度が大きいクエリＩＤ７０１に対応する検索キーワード９０３が格納される。図９の適合度計９０２は、ユーザＩＤ９０１の各ユーザのユーザ適合度を示している。

以上の実施例構成により、ユーザが文書ファイルを作成した際に、それ以前に検索サーバ１７０に対して行われた検索の履歴を利用して、当該ファイルに興味を持つユーザを抽出することが可能となる。これにより、当該ファイルを必要とするユーザの候補リストを自動的に生成でき、文書ファイル作成ユーザが各ユーザへ個別にアクセス権限を設定する煩雑さを軽減することが可能となる。また、本来文書を開示すべきユーザに対して文書作成ユーザがアクセス権限の設定を忘れることを防ぐことが可能となる。

なお、本実施例における図５および図７の説明においては、全ての検索クエリについて適合度の算出を行うものとして説明したが、検索履歴テーブル１７５に記録されている検索クエリ数が多い場合は、一定数もしくは一定期間の検索クエリのみを対象として適合度の算出を行ってもよい。

図１０に、本実施例のクライアントＰＣ１１０における共有処理部１２５で実行される処理のフローチャートの一例を示す。
共有処理部１２５は、キーワード抽出部１２４から文書中キーワードを受信すると、文書中キーワードを検索サーバ１７０の候補ユーザ抽出部１７３に送信する（Ｓ３０６、Ｓ１００１）。候補ユーザ抽出部１７３が生成した候補ユーザリストを受信すると（Ｓ１００２）、ユーザが作成した文書ファイルの保存先を判定する（Ｓ１００３）。

保存先が共有ファイルサーバである場合は、当該文書ファイルを共有ファイルサーバへ保存する（Ｓ１００４）。更に、受信した候補ユーザリストをユーザへ提示し（Ｓ１００５）、ユーザが指定したユーザに対してアクセス権限を設定する（Ｓ１００６）。保存先がクライアントＰＣ１１０のローカルディスク１１４である場合は、候補ユーザリスト内に適合度が閾値以上のユーザが存在するか判定し（Ｓ１００７）、存在する場合は作成された文書ファイルを共有ファイルサーバ１５０へ保存することをユーザへ提案する（Ｓ１００８）。もしユーザが共有ファイルサーバ１５０へ保存することを許可した場合は、文書ファイルを共有ファイルサーバ１５０へ保存し（Ｓ１００４）、以降ステップＳ１００５からＳ１００６は同様である。Ｓ１００７において適合度が閾値以上のユーザが存在しない場合や、Ｓ１００９においてユーザが共有ファイルサーバへの保存を許可しなかった場合は、文書ファイルをクライアントＰＣ１１０のローカルディスク１１４へ保存する（Ｓ１０１０）。

上記の処理フローにより、ユーザが作成した文書ファイルをローカルディスクに保存しようとした場合に、文書ファイルを必要とするユーザが存在することを文書作成ユーザに通知し、文書ファイルの共有を促すことができる。これにより、共有可能な文書ファイルがユーザのクライアントＰＣのみに格納される問題を防ぐことが可能となる。

また、本フローではローカルディスクに保存される文書ファイルを共有ファイルサーバに保存したが、その際にはローカルディスクも同一の文書ファイルを保存してもよいし、しなくともよい。さらに、本実施例では、アクセス権限の設定単位として文書ファイルを対象として説明したが、文書ファイルを格納するディレクトリ（フォルダ）を単位としてアクセス権限の設定を行ってもよい。

実施例２では、実施例１の構成に加えて、既に共有ファイルサーバに格納されている文書ファイルへ設定されているアクセス権限情報、および、組織の階層構造の情報を利用して、アクセス権限設定先の候補ユーザを抽出する文書ファイル共有方法を示す。

図１１は、実施例２における候補ユーザ抽出部１７３の動作の一例を表すフローチャートである。はじめに、実施例１におけるＳ５０１からＳ５０７の手順により、候補ユーザリストを生成する（Ｓ１１０１）。次に、文書中キーワードの上位Ｎ件のキーワードを指定して、検索処理１７２により文書ファイルの検索を行う（Ｓ１１０２）。

検索して得られた検索結果のうち、上位Ｍ件の文書ファイルについて、以下のステップＳ１１０４からＳ１１０６を繰り返す（Ｓ１１０３、Ｓ１１０７）。文書ファイルについて、当該文書ファイルへアクセス可能なユーザＩＤのリストを、共有ファイルサーバ１５０のアクセス制御部１５２から取得する（Ｓ１１０４）。取得したアクセス可能ユーザＩＤリストに、候補ユーザＩＤリストに含まれるユーザＩＤが一定の閾値以上の件数含まれており、さらにそれらの適合度の合計が閾値以上であるかを判定し（Ｓ１１０５）、いずれも閾値を上回った場合は、アクセス可能ユーザＩＤリストに含まれるユーザＩＤを候補ユーザリストへ追加する（Ｓ１１０６）。

以上のステップにより、ユーザが作成した文書ファイルと類似のキーワードを持つ文書ファイルにアクセス可能なユーザＩＤが、候補ユーザリストに追加される。

次に、組織構造を考慮してアクセス権限設定先の候補ユーザを抽出する。
ファイル作成者が所属する組織、および、その上位組織に所属するユーザを、候補ユーザリストへ追加する（Ｓ１１０８）。次に、候補ユーザリストに含まれる全てのユーザについて、以下のステップＳ１１１０からＳ１１１１を繰り返す（Ｓ１１０９、Ｓ１１１２）。候補ユーザリストに含まれるユーザについて、そのユーザが所属する組織内で、一定の閾値以上のユーザが候補ユーザリストに含まれており、さらにそれらユーザの適合度の合計が閾値以上であるか判定し（Ｓ１１１０）、いずれも閾値を上回った場合は、当該組織に含まれる全てのユーザを候補ユーザリストへ追加する（Ｓ１１１１）。

上記のフローにおいて、Ｓ１１０２からＳ１１０７のステップによって、ユーザが新たに文書ファイルを作成した場合に、作成した文書ファイルに類似した内容を含む文書ファイルに既に設定されているアクセス権限の設定を、新たに作成した文書ファイルに反映させることが可能となる。

また上記のフローにおいて、Ｓ１１０８からＳ１１１２のステップによって、文書ファイルを作成したユーザや候補先ユーザリストに含まれるユーザに関連する部署のユーザへ、自動的にアクセス権限を設定することが可能である。さらに、本フローチャートのＳ１１０２においては検索キーワードを使用してファイル検索を行ったが、特開２０００−１５５７５８において開示されている連想検索技術を用いてファイル検索を行っても構わない。

図１２および図１３を用いて、組織構造が候補ユーザリストの生成に反映される様子を説明する。図１２は、組織構造の一例を示す図である。ＡＡＡ本部（１２０１）の下部組織として、ＢＢＢ部（１２０２）およびＣＣＣ部（１２０５）があり、さらにそれらの下部組織としてＤＤＤ課（１２０３）、ＥＥＥ課（１２０４）、ＦＦＦ課（１２０６）がある。それぞれの組織内にユーザがおり、例として、ＡＡＡ本部（１２０１）にはＵｓｅｒ＿Ａ１、ＤＤＤ課（１２０３）にはＵｓｅｒ＿Ｄ１、Ｕｓｅｒ＿Ｄ２、Ｕｓｅｒ＿Ｄ３がいる。本例ではＵｓｅｒ＿Ｄ１が文書ファイルを新たに作成したとする。

図１３のテーブルを用いて、図１１のフローチャートにより候補ユーザリストにユーザが追加される様子を示す。図１３の左部のテーブルは、図１１のフローチャートにおいてＳ１１０１が出力した候補ユーザリストである。この候補ユーザリストに対し、Ｓ１１０８の処理により、文書ファイル作成者であるＵｓｅｒ＿Ｄ１の所属する組織ＤＤＤ課のユーザＵｓｅｒ＿Ｄ２、Ｕｓｅｒ＿Ｄ３が候補ユーザリストへ追加される。同様に、組織ＤＤＤ課の上位組織であるＢＢＢ部およびＡＡＡ本部のユーザであるＵｓｅｒ＿Ｂ１およびＵｓｅｒ＿Ａ１も候補ユーザリストへ追加される。これにより候補ユーザリストは図１３の中央のテーブル通りとなる。

続いて、Ｓ１１１０の処理において、既に候補ユーザリストに含まれているユーザ数の閾値Ｗ＝２である場合、ユーザ２人が図１３の中央のテーブルに含まれるＦＦＦ課が、組織内の適合度の合計の算出対象となる。ＦＦＦ課のユーザについて、既に候補ユーザリストに含まれているユーザであるＵｓｅｒ＿Ｆ１とＵｓｅｒ＿Ｆ２の適合度を合計すると３．０となる。Ｓ１１１０における適合度合計の閾値が２．０だった場合、Ｓ１１１０の条件が成立し、Ｓ１１１１の処理により組織ＦＦＦ課のユーザが全て候補ユーザリストに追加される。これによりＵｓｅｒ＿Ｆ３が追加され、候補ユーザリストは図１３の右部のテーブルの通りとなる。

以上の処理により、本実施例では、ユーザが新たに文書ファイルを作成した場合に、作成した文書ファイルに類似した内容を含む文書ファイルに既に設定されているアクセス権限の設定を、新たに作成した文書ファイルに反映させることが可能である。また、文書ファイルを作成したユーザや候補先ユーザリストに含まれるユーザに関連する部署のユーザへ、自動的にアクセス権限を設定することが可能である。さらに、候補ユーザリストへ追加する際に、ユーザ適合度を利用しているため、高い精度で関連ユーザを抽出することができる。

また、本実施例では既存文書ファイルのアクセス権限情報の利用、および、組織情報の利用を同時に行っているが、一方のみを利用してもよい。

なお、本発明は上記した実施例に限定されるものではなく、様々な変形例が含まれる。例えば、上記した実施例は本発明を分かりやすく説明するために詳細に説明したものであり、必ずしも説明した全ての構成を備えるものに限定されるものではない。また、ある実施例の構成の一部を他の実施例の構成に置き換えることが可能であり、また、ある実施例の構成に他の実施例の構成を加えることも可能である。また、各実施例の構成の一部について、他の構成の追加・削除・置換をすることが可能である。また、上記の各構成、機能、処理部、処理手段等は、それらの一部又は全部を、例えば集積回路で設計する等によりハードウェアで実現してもよい。また、上記の実施例においては、各構成、機能等は、主にプロセッサがそれぞれの機能を実現するプログラムを解釈し、実行することにより実現しているが、各機能を実現するプログラム、テーブル、ファイル等の情報は、メモリや、ハードディスク、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）等の記録装置の他、ＩＣカード、ＳＤカード、ＤＶＤ等の記録媒体に置くことができる。

また、制御線や情報線は説明上必要と考えられるものを示しており、製品上必ずしも全ての制御線や情報線を示しているとは限らない。実際には殆ど全ての構成が相互に接続されていると考えてもよい。

１０１ ネットワーク
１１０、１３０ クライアントＰＣ
１１１ ＣＰＵ
１１２ メモリ
１１３ ディスクコントローラ
１１４ ローカルディスク
１２１ 業務アプリケーション
１２２ 操作支援モジュール
１２３ ユーザ操作収集部
１２４ キーワード抽出部
１２５ 共有処理部
１３１ Ｗｅｂブラウザ
１５０ 共有ファイルサーバ
１５１ ファイルサーバ制御部
１５２ アクセス制御部
１７０ 検索サーバ
１７１ インデクス生成処理部
１７２ 検索処理部
１７３ 候補ユーザ抽出部
１７４ 検索インデクス
１７５，４００ 検索履歴テーブル
６００ 文書中キーワードテーブル
７００ クエリ適合度テーブル
８００ 検索クエリ重みテーブル
９００ ユーザ適合度テーブル

Claims (10)

1. 検索サーバを用い、文書ファイルを共有するシステムにおける文書ファイル共有方法であって、
   前記検索サーバは、
   ユーザからの文書ファイルの検索履歴を保存する検索履歴保存ステップと、
   ユーザが新たに作成した文書ファイルを保存する際に、前記検索履歴を用いて、前記新たに作成した文書ファイルに対するアクセス権限を付与する候補ユーザのリストを生成する候補ユーザ抽出ステップを実行し、
   前記候補ユーザ抽出ステップは、
   前記新たに作成した文書ファイルを解析してキーワードを抽出するステップと、
   抽出された前記キーワードで文書ファイル検索を実行するファイル検索ステップと、
   前記ファイル検索ステップにより得られた文書ファイルについてアクセス権限を持つユーザのリストを取得するステップと、
   前記アクセス権限を持つユーザのリストに一定以上の前記候補ユーザが含まれている場合は、前記アクセス権限を持つユーザのリストのユーザを前記候補ユーザのリストに追加するステップを、
   実行することを特徴とする文書ファイル共有方法。
2. 請求項１に記載の文書ファイル共有方法であって、
   前記候補ユーザ抽出ステップは、
   前記検索履歴に対して、前記新たに作成した文書ファイルを解析して抽出したキーワードのクエリ適合度を算出するステップと、
   前記クエリ適合度からユーザ毎のユーザ適合度を算出するステップと、
   前記ユーザ適合度が閾値以上のユーザを前記候補ユーザとするステップと、
   を有する、
   ことを特徴とする文書ファイル共有方法。
3. 請求項２に記載の文書ファイル共有方法であって、
   前記検索履歴保存ステップは、
   ファイル検索時にユーザが使用している業務アプリケーション名および業務種別を収集して保存するステップを含み、
   前記クエリ適合度を算出するステップは、
   前記業務アプリケーション名および業務種別を用いて前記クエリ適合度を算出するステップを含む、
   ことを特徴とする文書ファイル共有方法。
4. 請求項１に記載の文書ファイル共有方法であって、
   前記システムは共有ファイルサーバを更に備え、
   前記候補ユーザ抽出ステップにおいて生成した前記候補ユーザの前記ユーザ適合度が閾値を超えた場合に、前記文書ファイルを作成したユーザに対して、当該文書ファイルの前記共有ファイルサーバへの保存を提案する、
   ことを特徴とする文書ファイル共有方法。
5. 請求項１に記載の文書ファイル共有方法であって、
   前記候補ユーザ抽出ステップは、
   前記新たに作成した文書ファイルを作成したユーザの所属する組織、およびその上位組織に所属するユーザを、前記候補ユーザのリストに追加するステップと、
   前記候補ユーザのリストに含まれるユーザが所属する組織において、一定以上の前記候補ユーザが含まれている場合は、前記組織の全てのユーザを前記候補ユーザのリストに追加するステップ、
   を有することを特徴とする文書ファイル共有方法。
6. 文書ファイル共有システムであって、
   ユーザが文書ファイルを作成または編集操作を行う端末装置と、
   キーワードに基づき文書ファイルの検索を行う検索処理部、及び前記文書ファイルの検索履歴を保存する検索履歴保存部を有する検索サーバと、を備え、
   前記端末装置は、
   ユーザのファイル保存操作を検出するユーザ操作収集部と、前記文書ファイルからキーワードを抽出するキーワード抽出部と、前記文書ファイルに対するアクセス権限の設定を行う共有処理部とを備え、前記キーワード抽出部で抽出された前記キーワードを前記検索サーバに送信し、
   前記検索サーバは、
   前記端末装置において新たに作成された文書ファイルに対するアクセス権限を付与する候補ユーザを、前記新たに作成された文書ファイルのキーワードと、前記検索履歴保存部に保存された前記検索履歴を用いて抽出する候補ユーザ抽出部を更に備え、
   前記候補ユーザ抽出部は、
   前記検索履歴に対して、前記端末装置から受信した前記キーワードのクエリ適合度を算出し、前記クエリ適合度から算出した、ユーザ毎のユーザ適合度が閾値以上のユーザを前記候補ユーザとし、
   前記端末装置から受信したキーワードで前記文書ファイル検索を実行し、
   当該文書ファイル検索により得られた文書ファイルについてアクセス権限を持つユーザのリストを取得し、
   前記アクセス権限を持つユーザのリストに一定以上の前記候補ユーザが含まれている場合は、前記アクセス権限を持つユーザのリストのユーザを前記候補ユーザのリストに追加する、
   ことを特徴とする文書ファイル共有システム。
7. 請求項６に記載の文書ファイル共有システムであって、
   前記検索サーバの前記検索履歴保存部は、
   前記検索履歴として、ファイル検索時にユーザが使用している業務アプリケーション名及び業務種別を蓄積し、
   前記検索サーバの前記候補ユーザ抽出部は、
   蓄積された前記業務アプリケーション名および業務種別を用いて前記クエリ適合度を算出する、
   ことを特徴とする文書ファイル共有システム。
8. 請求項６に記載の文書ファイル共有システムであって、
   共有ファイルサーバを更に備え、
   前記端末装置の前記共有処理部は、
   新たに作成した前記文書ファイルを保存する際に、前記候補ユーザの前記ユーザ適合度が閾値を超えた場合に、前記ユーザに対し、前記文書ファイルの前記共有ファイルサーバへの保存を提案する、
   ことを特徴とする文書ファイル共有システム。
9. 請求項６に記載の文書ファイル共有システムであって、
   前記検索サーバの前記候補ユーザ抽出部は、
   前記文書ファイルの作成者の所属する組織およびその上位組織に所属するユーザを、前記候補ユーザのリストに追加し、
   前記候補ユーザのリストに含まれるユーザが所属する組織において、一定以上の候補ユーザが含まれている場合は、当該組織の全てのユーザを前記候補ユーザのリストに追加する、
   ことを特徴とする文書ファイル共有システム。
10. 文書ファイルを検索するサーバであって、
    キーワードに基づき前記文書ファイルの検索を行う検索処理部と、
    前記文書ファイルの検索履歴を保存する検索履歴保存部と、
    新たに作成された文書ファイルに対するアクセス権限を付与する候補ユーザを、当該新たに作成された文書ファイルのキーワードと、前記検索履歴保存部に保存された前記検索履歴を用いて生成する候補ユーザ抽出部とを備え、
    前記検索履歴保存部は、
    前記検索履歴として、前記文書ファイル検索時にユーザが使用している業務アプリケーション名および業務種別を蓄積し、
    前記候補ユーザ抽出部は、
    前記候補ユーザを生成する際に、前記検索履歴に対して、蓄積された前記業務アプリケーション名および業務種別を用いて、前記新たに作成された文書ファイルのキーワードのクエリ適合度を算出し、前記クエリ適合度から算出した、ユーザ毎のユーザ適合度が閾値以上のユーザを、前記候補ユーザとする、
    ことを特徴とするサーバ。

Images